Project Charter

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Id del Documento PP001
Propietario del documento StakeHolders Team.
Fecha del asunto 2015-07-17
Fecha ultima modificacin 2015-08-06
Nombre del archivo 2.Project-Charter-Sydney Water rev2.doc

Historia del Documento

Versin Fecha Cambios

1.0 2015-07-18 Elaboracin del documento
2.0 2015-08-06 Conclusin del documento

Empresa de Desarrollo Stake Holders. i

Tabla de Contenidos

1 RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................... 2

2 DEFINICIN DEL PROYECTO ................................................................................... 2
2.1 VISIN .......................................................................................................................................... 2
2.2 OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 2
2.3 ALCANCE. ...................................................................................................................................... 3
2.4 ENTREGABLES ................................................................................................................................ 3

3 ORGANIZACIN DEL PROYECTO .............................................................................. 5

3.1 CLIENTES ...................................................................................................................................... 5
3.2 STAKEHOLDERS .............................................................................................................................. 5
3.3 ROLES .......................................................................................................................................... 6
3.4 RESPONSABILIDADES........................................................................................................................ 6
3.5 ESTRUCTURA.................................................................................................................................. 8

4 PLAN DEL PROYECTO ........................................................................................... 9

4.1 ENFOQUE ...................................................................................................................................... 9
4.2 PLAN FINANCIERO ......................................................................................................................... 10
4.3 PLAN DE CALIDAD .......................................................................................................................... 10
4.4 CORRESPONDENCIA ENTRE GRUPOS Y PROCESOS. .............................................................................. 11
4.5 FRAMEWORK DE DESARROLLO ......................................................................................................... 11

5 CONSIDERACIONES DEL PROYECTO....................................................................... 13

5.1 RIESGOS ..................................................................................................................................... 13
5.2 TEMAS ........................................................................................................................................ 13
5.3 SUPUESTOS ................................................................................................................................. 14
5.4 RESTRICCIONES ............................................................................................................................ 14

Empresa de Desarrollo Stake Holders. ii

1 Resumen Ejecutivo
A continuacin se enuncian sucintamente, las secciones en el presente documento

Definicin.

Organizacin y Plan.

Riesgos y temas.

Suposiciones y Restricciones.

2 Definicin del Proyecto

El presente proyecto busca integrar los sistemas legados de la firma, para proveer la
integracin con los sistemas actuales. Permitiendo con lo anterior la comunicacin de la
informacin contenida en los sistemas legados y disponer de esta en forma transversal en los
sistemas de la firma, permitiendo la generacin de informacin consolidada para la toma de
decisiones.

2.1 Visin

Proveer una plataforma nica para la obtencin de informacin en la firma. Permitiendo la

disponibilidad de los datos histricos de la empresa, para una mejor toma de decisiones.

2.2 Objetivos

Objetivos del Negocio:

Disponer del 100% de la informacin, recolectada en los sistemas legados de la

empresa.
Obtener informacin en lnea, de cualquier rea integrada en los sistemas de
disponibles.

Objetivos Tecnolgicos:

Mantener el 100% de los datos de la firma en sistema gestor de base de datos

comn.
Migrar el 100% de los sistemas bajo la plataforma de desarrollo utilizada en la
empresa.

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2.3 Alcance.

Procesos que sern afectados:

o Compra de insumos
o Emisin de facturas
o Registro de pagos en sucursal
o Registro de clientes
reas organizacionales que sern afectadas
o Atencin al cliente
o Compras
Ubicacin geogrfica que ser afectada.
o Oficina central
o Sucursales que tengan atencin al cliente.
Datos que sern alterados
o Los datos que estn en los sistemas actuales no sern alterados, si no que
estarn centralizados en el sistema de base de datos definido para la
organizacin.
Aplicaciones que sern instaladas y/o modificadas
o Se dispondr en el sitio corporativo de nuevas secciones, que son:
Registro de compra de insumos.
Emisin de facturas.
Registro de pagos en sucursal.
Registro de clientes.
Tecnologas que sern instaladas y /o retiradas
o Se utilizar la plataforma tecnolgica on-line que actualmente se esta
ocupando, solo se implementaran las nuevas funcionalidades del sistema, lo
que permitir reutilizar todos los servicios arquitectnicos y de software que
actualmente se encuentran en uso.
o Se retiraran los sistemas aislados correspondientes a:
Sistema de facturacin, este incluye pagos y clientes.
Sistema de compras.

El resto de las reas dentro de la empresa podrn tener acceso a la informacin de acuerdo
a los perfiles de acceso que tengan para cada caso.

2.4 Entregables
A continuacin se describen los entregables correspondientes a la reconstruccin de
sistemas legados.

Item Componentes Descripcin

Registro Registro de proveedores Se ingresaran los nuevos proveedores al
de compra sistema, los proveedores registrados en el
de sistema anterior sern migrados.
insumos Registro de compras de Se registraran los insumos comprados, y se
insumos actualizara la tabla de stock, que actualmente
maneja el sistema de bodega.
Control de los pagos de los Se registraran los pagos asociados a los
insumos productos entregados, una vez confirmada la
llegada de estos a la bodega.
Mdulo de Ordenes de Permitir la emisin de ordenes de compra
compra. para la concrecin de las cotizaciones
solicitadas por los clientes.

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Emisin de Mdulo de emisin de facturas
factura
Mdulo de notas de crditos
Mdulo de notas de debito
Nuevo modulo de emisin de facturas, Adems
se podr realizar auditorias de facturas
anteriores
Permitir la emisin de notas de crdito para la
compensacin por facturas mal emitidas.
Permitir la emisin de notas de debito para el
cargo por facturas mal emitidas.

Registro Pago de facturas Permitir el pago de las facturas emitidas.

de pagos Adems se podr realizar pagos parciales para
en Observacin de factura evitar cortes de servicio por mora.
sucursal Se podrn registrar observaciones respecto de
los cobros asociados a la factura, as tambin
de inconformidades o no ejecucin de servicios
facturados

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3 Organizacin del Proyecto

3.1 Clientes

Los clientes estn definidos como las personas o un conjunto de estas, que usaran los
entregables que generar el proyecto propuesto.

Cliente Representante
rea de Compras Jefe de rea Williams Winters
rea de Atencin al cliente Jefe de rea Scarlet Simpson

3.2 Stakeholders
Los Stakeholders son los que tienen relacin con el proyecto y tienen intereses en diversas
perspectivas de la implementacin del proyecto a ejecutar.

Stakeholder Intereses
CEO Alineacin con la visin y estrategia de la firma.
Finanzas Alineacin con el presupuesto de la firma, Cobro, Pago
y recoleccin de los importes correspondientes.
Recursos Humanos Alineacin con los horarios y estndares de trabajo.
rea Legal Validez de los procesos segn la legislacin y los entes
controladores correspondientes
rea Gestin Operativa Aseguramiento de la continuidad del trabajo operativo
diario.
Compras Continuidad y validacin de los procesos de compra
Atencin al cliente Mejora de los procesos relativos a la interaccin y
comunicacin con los clientes.

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3.3 Roles

Los roles se definen como los entes que estn relacionados en el proyecto y tienen directa
participacin en el, ya sea en labores de ejecucin o control.

Role Empresa Nombre Estatus Fecha del estatus

Promotor Sydney Water Charles Brown Asignada 2015-06-01
Revisor Sydney Water Scarlet Simpson Asignada 2015-06-01
JP Sydney Waeter Member No asignada 2015-06-01
Analista StakeHolders Ltda Members No Asignado 2015-06-01
Dis / Prog StakeHolders Ltda Members No Asignado 2015-06-01

3.4 Responsabilidades

A continuacin se describirn las principales responsabilidades identificadas para cada rol

establecido.

Promotor

El promotor es el principal interesado en el proyecto y dentro de sus responsabilidades

estn:

Definir la visin y los objetivos de alto nivel del proyecto.

Aprobacin de los requerimientos.
Asignacin de recursos.
Aprobacin del plan de calidad.
Definicin de los riesgos claves del proyecto.
Resolver temas escalados por el Jefe de Proyectos.
Dar la aprobacin final de la solucin para la finalizacin del proyecto.
Aprobar los tiempos involucrados en el levantamiento de requerimientos y bsqueda de
informacin en la empresa.
Definir las caractersticas de calidad.

Revisor:

Su misin es asegurar que el proyecto se esta ejecutando segn lo proyectado, y que se

cumple cabalmente con los objetivos planteados. Dentro de sus responsabilidades se
encuentran:

Apoyar al Promotor con la definicin de la visin y objetivos del proyecto.

Realizar las revisiones de calidad previo al termino de cada etapa del proyecto.
Asegurar la identificacin de los riesgos, y la administracin respectiva.
Asegurar la conformidad de los estndares y procesos identificados en el plan de
calidad.
Revisar la documentacin contractual entre la prestadora de servicios previo al inicio del
proyecto.
Establecer reuniones de control con el jefe de proyecto para asegurar el oportuno
termino del proyecto.

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Jefe de Proyectos

El jefe de proyectos debe velar por la ejecucin diaria de las actividades relativas a la
concrecin del proyecto en las fechas, recursos y requisitos previamente establecidos,
teniendo en consideracin el nivel de calidad definido en el plan de calidad. Dentro de las
actividades definidas se encuentran:

Documentacin en detalle del proyecto y del plan de calidad.

Asegurar la correcta asignacin de recursos para la ejecucin de las tareas del plan.
Administrar los recursos de acuerdo a los alcances del proyecto.
Implementar el seguimiento de los procesos:
o Tiempo
o Costo
o Calidad
o Cambios
o Riesgos
o Asuntos
o Obtencin
o Comunicacin
o Gestin de aceptacin
Monitoreo y reportes del avance del proyecto, agenda costo, calidad y riesgo.
Asegurar conformidad con los procesos y estndares delineados en plan de calidad.
Reportar y escalar los riesgos y asuntos.
Administracin de las dependencias del proyecto.
Registrar los avances del proyecto y ajustar el progreso para visualizar el avance real en
cualquier etapa del proyecto.

Analista

Esta encargado de realizar los procesos relacionados con IR, para determinar los
requerimientos especficos de los proyectos. Entre sus responsabilidades se encuentran:

Hacer procesos de ingeniera inversa en los proyectos que actualmente estn en

funcionamiento
Levantar funciones y procesos esenciales para el desarrollo de los nuevos mdulos.
Establecer documento de SRS para que sea aprobado.

Diseador / Programador

Encargado de realizar las tareas necesarias para disear, construir e implementar la solucin
final. Sus actividades claves son:

Ejecutar todas las tareas indicadas por el jefe de proyectos.

Reportar los progresos en la ejecucin de las tareas, con frecuencia establecida.
Mantener la documentacin relacionada a la ejecucin de las delas tareas
establecidas.
Escalar los riesgos y asuntos para que sean resueltos por el Jefe de proyectos.

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3.5 Estructura

Organigrama que detalla la relacin de dependencia entre los actores descritos anteriormente.

Organigrama

Promotor

Revisor

Jefe de Proyectos

Analista

Diseador/Programador

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4 Plan del Proyecto
4.1 Enfoque

Describe el enfoque para implementar cada una de los entregables comprometidos en el

proyecto.

A continuacin se indica como sern abordadas cada una de las fases establecidas en la
ejecucin del proyecto.

Fase Enfoque
Inicio Se define la metodologa con la que el proyecto ser implementado, la estrategia de
recoleccin y el establecimiento de los requerimientos.
Planificacin Se definirn los planes de accin para la ejecucin y la calidad, debe tambin
establecer los enlaces y contactos con proveedores. Adems de los criterios de
aprobacin.
Ejecucin Parte con el diseo de interfaces y datos para continuar con la programacin de
condigo en conjunto a las pruebas de los mdulos, implementando los entregables,
para luego entrar una etapa de monitoreo del comportamiento de los mdulos
entregados.
Cierre Se validaran los contratos con terceros para luego cerrar estos, y se hace un cierre
financiero que determinara los costos finales del proyecto.

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4.2 Plan Financiero
Se muestra un resumen ejecutivo del presupuesto considerado en la ejecucin del Proyecto,
con los antecedentes que se conocen preliminarmente.

Categora Costo Valor

Organizacin Salario de PJ, Analistas $ 48.000.000

Organizacional Tiempo Perdido en Operacin $2.812.500

Total $50.812.500

Un plan financiero detallado ser entregado durante la etapa de planificacin del presente
proyecto.

4.3 Plan de Calidad

La calidad del proyecto se garantizara por medio de testeo en toda la etapa de ejecucin,
para minimizar los errores en el software, adems permitir un control sobre el cumplimiento
adecuado de los requerimientos de los usuarios.

Un plan de calidad detallado ser definido durante la etapa de Planificacin del proyecto.
Donde se detallaran los puntos 12, 13, 14, 15 que estn considerados en la carta Gantt ya
expuesta.

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 4.4 Correspondencia Entre Grupos y Procesos.

Segn PMBOOK se muestra la correspondencia entre grupos y procesos detectados, en el

project Planning se detallara la correspondencia completa

reas de Procesos de la Gestin de Proyectos

reas de Grupo de Proceso Grupo de Proceso Grupo de Proceso Grupo de Proceso Grupo de Proceso
Conocimiento de Inicio de Planificacin de Ejecucin de Monitoreo y de Cierre
Control

Integracin Project Charter Project Planning

Alcance Definir SRS Desarrollar Plan

Estudio de del Proyecto.
factibilidad
Tiempo Project Charter Generar contrato Construccin
con terceros.
Costo Definir contrato Generar contrato Cierre contrato
con terceros con terceros de terceros
Project Charter Cierre Financiero
Calidad Aprobacin Desarrollar Plan Diseo Monitoreo y
de Calidad Test Control
Aprobacin Aprobacin Aprobacin

4.5 Framework de Desarrollo

El marco de desarrollo utilizado es propio, pero basado en 2 frameworks ampliamente

utilizados. Para la gestin de la cartera de proyectos se utilizo el Project Governance
Framework, y para la ejecucin especifica del Proyecto se basa en el Project Development
and Management Framework.

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En la etapa de planificacin se ahondara en el desarrollo del Framework.

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5 Consideraciones del Proyecto

5.1 Riesgos

Resumen de los riesgos mas importantes asociados al proyecto.

Descripcin Probabilidad Impacto Acciones de Mitigacin

Imposibilidad de baja Muy Alta Se ha realizado investigacin previa de los
migrar los datos sistemas y se cuenta con la documentacin
y acceso a la definicin de las bases de
datos
No aceptacin del Medium Alta Se migrara a una plataforma de software ya
proyecto usada por el personal de la empresa, se
planifica capacitaciones que mostraran las
ventajas del proyecto a los usuarios,
promover la participacin de los usuarios en
la definicin de interfaces y caractersticas
de usabilidad de la aplicacin
Retraso en la Medium Baja Atendida la gestin del portafolio de
ejecucin proyectos, el atraso en la ejecucin de uno
de los proyectos no afecta directamente el
resultado de la gestin del portafolio.

En la etapa de planificacin se establecer el documento completo de riesgos asociados a la

ejecucin del proyecto.

5.2 Temas

Se vera un resumen de temas de importancia en la ejecucin del proyecto.

Descripcin Prioridad Acciones para Resolver los Temas

Ingeniera Inversa de los sistemas Alta Se consolido toda la informacin
actuales asociada a la construccin de los
sistemas, y se solicito a la empresa de
desarrollo los antecedentes de las
estructura de los sistemas.
Capacitacin Medium Se diseara un cronograma de
capacitaciones para los usuarios
Se disearan los manuales de usuario
para auto capacitar a los nuevos
usuarios que se incorporen al sistema.

En la etapa de panificacin se dar a conocer un listado completo de los temas relevantes

respecto de la ejecucin del proyecto.

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5.3 Supuestos
Los supuestos mas importantes de la elaboracin del proyecto son:

No habr cambios legislativos, en la estrategia del negocio durante la duracin del

proyecto.
Los requerimientos no cambiaran durante la construccin del proyecto.
Los trabajadores de la empresa estar disponibles para colaborar con el proyecto.
Se cuenta con el presupuesto necesario para la ejecucin del proyecto.
Se cuenta con todos los recursos Software y Hardware necesario para la
implementacin del proyecto.

5.4 Restricciones

Se listaran las mayores restricciones que posee el presente proyecto:

No se podr exceder el en mas de un 15% el presupuesto inicial definido en el Project

Planning.
Los recursos humanos involucrados solo sern los que se presupuestaron para el
proyecto.
Se utilizaran las tecnologas estndares utilizadas en la empresa.
El desarrollo quedara alojado en los servidores de la empresa y deber acoplarse a los
sistemas integrados ya existentes.

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