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AMENDIS
Rapport de stage
Lanalyse critique des achats
Encadrant professionnel : KADOUSSI Ibrahim
Encadrant pdagogique : BOUJADDAINE Maria
2014
Sommaire......3
Introduction...5
Notons que la clientle interne du Service Achats est l'ensemble des agents
dAmendis qui adressent des Besoins d'Achats ce service, en supports
papiers physiques de format A4 (annexe 1) qui matrialisent le dsir pour
un employ dAmendis, d'acqurir des biens ou de bnficier de prestations
de services dans le cadre de l'exercice professionnel pour le compte de la
dite socit.
L'objectif de cette tude sous thme analysse critique des achats est
d'valuer la capacit du Service Achats satisfaire, dans les meilleurs
dlais ,sa clientle interne et de dterminer les voies emprunter ainsi que
les actions mener en vue d'une ventuelle amlioration.
Tous ces lments mont permis de structurer mon plan en deux parties :
La stratgie dachat nous explique les rgles quon doit ,cette stratgie a un rle important
dans les entreprises industrielles et de distribution o le cout et la qualit sont les deux
facteurs principaux.
1. Dfinition :
La fonction achat constitue une dmarche intgrative qui prend en compte les objectifs de
lentreprise ainsi que les diffrentes sensibilits de tous les acteurs prenant part la
dcision.
2. Le processus dachat
Le processus dachat dune entreprise est dcortique en six phases principales, et chaque
phase contient des taches oprationnelles excutes de faon chronologique, et doit tre
abord avec rigueur et mthodologie.
a. Lorigine du besoin
Lacheteur est oblig davoir une vision globale est claire sur lensemble des processus
appartenant ou non lentreprise, et qui participent formellement ou informellement
tout ou une partie du processus dachat et exercent de ce fait, une influence sur la
dcision dachat.
Durant cette tape lacheteur est charg de collecter les informations ncessaires en
interrogeant les intervenants chacun dans sa comptence pour obtenir la fin des
lments de base dits dimension des besoins :
Souvent, les besoins sont exprims dans un cahier de charges. Or, lacheteur procde en
interne un audit de la politique pratique pour le domaine concern, et fait une enqute
auprs des utilisateurs.
Comme chaque tape du processus achat, cette phase comprend aussi un nombre
de processus respecter.
a. La recherche du fournisseur
Pour que cette recherche soit efficace, elle doit se baser sur des critres prcis comme le
prix, la qualit, respect des dlais, services proposs, en plus lacheteur est concern
non seulement dy rependre, mais aussi dobtenir le plus que possible davantages
remises ; rabais ; rductions .
Et plusieurs sources dinformations pouvant facilit la tache comme :
Aprs la collecte des informations ncessaires concernant les fournisseurs, lacheteur doit
sadresser au segment des fournisseurs prslectionns pour un besoin prcis.
La demande de prix prend la forme dun crit (lettre ; document pr imprim ; fax) ou un
contact tlphonique. Quant au contenu, il comporte des informations fixes (les
coordonns de lmetteur) et des informations variables (caractristiques du produit :
quantits, prix ; et dlai de la livraison et de paiement, ainsi que la date limite de
rponse). Annexe 2 .
Mais parfois, malgr touts les efforts effectus il reste des carts entre loffre et la
demande, ce moment l lacheteur intervienne pour ngocier et obtenir les conditions
dachat prvues.
1.3 La ngociation :
La direction achat mne des ngociations avec les fournisseurs en vue dobtenir les
conditions technico-conomiques optimales.
La commande est attribue aux fournisseurs ayant prsent la meilleure offre sur le plan
technico-conomiques
En cas dchec, le service achat (lacheteur) choisie un autre fournisseur partir des offres
reues par lentreprise.
1.4 La commande
La commande peut tre dfinie comme tant un ordre dachat prononc verbalement
par tlphone, mais il doit tre confirm par un document appel Bon de Commande .
Dans un dlai qui ne dpasse pas 21 jours, si non elle se transforme une demande non
conforme.
a. Le bon de commande
Le bon de commande est un document manant du client, tabli son entte et adress
par ses soins au fournisseur ; il contient les articles commands on dtaille et toutes les
conditions utiles la bonne excution de lordre donn.
Il est complt en deux exemplaires au minimum, loriginal est envoy au fournisseur, le
double est conserv par lentreprise.
Il faut souligner que pour les achats des travaux, les commandes comportent galement
les spcifications particulires en matire de scurit (SPMS).
b. Le suivi de la commande
Une rception manuelle est la premire tape effectue, avant llaboration dun bon de
rception qui contient toutes les informations ncessaires dj cites dans le bon de
livraison.
- Le contrle quantitatif :
Cest un contrle de quantit, qui repose sur le comptage du nombre des articles
commands par rapport ce qui a t sur le bon de livraison, et galement un comptage
des quantits livres de chaque rfrence.
- Le contrle qualitatif :
Le contrle qualitatif repose sur ltat des marchandises. Lacheteur ou lutilisateur doit
vrifier ltat extrieur des articles livrs, ainsi que ltat interne. Il a le droit de refuser
toutes les marchandises dtriores et mentionner les anomalies sur le bon de rception.
Cette phase a pour objet de faire une rcapitulation de tout ce qui est pass durant tous le
processus dachat, pour savoir le degr de la russite obtenu, et aussi pour enregistrer et
mmoriser toutes les observations utiles pour len pratiquer ultrieurement, ainsi, cest
une occasion pour dtecter toutes les petites erreurs viter dans les prochaines achats.
Rappelons quAmendis a opt pour une centralisation des Achats. En d'autres termes,
tous les achats de la totalit de ses agences sont effectus par une seule et mme entit : le
Service Approvisionnements et magasins.
Ces achats sont effectus par trois Acheteurs sous la supervision du Chef du Service
Achats.
En dpit de tous ces efforts, force est de reconnatre que le niveau de satisfaction de la
clientle interne n'est gure satisfaisant.
Le service dispose d'une imprimante laser (HP 4200) tirages rapides, mise en rseau
avec quatre des cinq ordinateurs du service pour les impressions ordinaires.
1- Un dficit de personnel
Les Acheteurs, malgr le grand sacrifice consenti, n'arrivent pas traiter tous leurs
dossiers temps.
2- Un manque de communication
Mes observations mont aussi montr que la longueur de la dure de traitement des
Besoins d'Achats est galement due au temps que mettent les bons en signature avant
d'tre valids par les diffrents responsables. Cela est surtout d au rattachement des
Achats la Direction Financire.
En effet tous les services achats qui dpendent directement de la Direction Financire
manquent d'autonomie et perdent une partie de l'essence mme de leur rle : acheter au
meilleur prix les produits qui correspondent le mieux aux attentes des demandeurs tout
en ngociant les dlais de livraison et les conditions de rglement les plus avantageux.
La Direction Financire est plus sensible aux modalits de rglement et au prix d'achat
qu' tout autre paramtre. Elle accorde de ce fait un intrt particulier la rduction des
prix d'achat des biens et services, ce qui l'amne trs souvent retarder certaines
commandes de grosse valeur en dpit de leur extrme urgence. Il en rsulte un
mcontentement des demandeurs.
Le chef ne doit pas perdre de vue que l'homme quelque soit son rang manifeste certains
besoins . Le Manager qui sait satisfaire ces besoins tire toujours le meilleur de ses
collaborateurs . La satisfaction de ces besoins ne cote parfois que le prix d'une apprciation,
d'une reconnaissance ou mme d'un simple sourire.
- Respect et Apprciation ;
Il faudra galement les associer aux dispositions relatives l'organisation de leur travail ainsi
qu'aux prises de dcisions. Cela permettra de les imprgner davantage des objectifs viss par
la direction.
Surprendre le personnel du Service Achats par des rcompenses, des apprciations publiques,
ont des effets qui marquent et motivent.
2.Runions de service
Le chef de service est le reprsentant de ses collaborateurs auprs de la hirarchie, il doit donc
s'enqurir des proccupations de ceux-ci, recueillir leurs critiques et suggestions et rflchir
ensemble aux voies et moyens pour amliorer sans cesse la qualit des prestations du Service
Achats.
Nous recommandons donc au chef de service de renouer avec des runions avec ses
administrs.
a- E-Sourcing
LE-Sourcing vise rduire le cot gnral des achats, en automatisant les processus
concerns. Depuis l'avnement de l'Internet, le E-sourcing s'effectue via cet outil de
communication indispensable, ce qui lui a valu le nouveau qualificatif d'E-sourcing.
Prsentation du E-sourcing
La plateforme dispose d'une assistance en ligne pour la rdaction des dossiers de consultation.
L'utilisation de cet assistance facilite la rdaction des courriers de consultations car il s'agit
souvent uniquement de champs remplir ou d'lments slectionner dans une liste
droulante de choix prtablie par les prestataires.
Les RFI (Request For Informations), les RFQ (Request For Quotation) et les Enchres
inverses sont les principales fonctionnalits du e-sourcing.
Les RFI
Aprs avoir accder l'espace de ngociation rserv sur la plateforme, les fournisseurs
invits visualisent le formulaire de demande d'informations et procdent son renseignement
suivant les modalits prdfinies par l'Acheteur. Cela facilite ce dernier l'activit de
comparaison des diffrents formulaires de rponse.
- L'outil pour le classement des rponses reues selon les paramtres techniques et
conomiques demands (Mmos de slection en ligne).
Les RFQ
Les Request For Quotation : Demandes de prix suivent le schma classique des appels d'offres
ordinaires (Demandes de prix = Offres commerciales). Elles s'effectuent entre Acheteurs et
Fournisseurs via Internet. Les fournisseurs rpondent aux demandes de cotation lances en
ligne par l'Acheteur qui comparent les offres selon des critres bien dfinis avant d'attribuer le
march un ou plusieurs fournisseurs.
- De crer des attributions des offres selon les caractristiques techniques et conomiques
souhaites ;
- D'associer des notes aux paramtres techniques afin de classer automatiquement les
diffrentes offres proposes par les fournisseurs ;
Cette fonctionnalit permet l'Acheteur de rencontrer une date et une heure tablies et
connues de tous, l'ensemble des fournisseurs invits sur la plateforme. Ces derniers
s'affrontent en modifiant simultanment leurs offres la baisse en vue de l'obtention du
march et ce, jusqu' la fin des enchres.
Bien avant la rencontre avec l'Acheteur, tous les fournisseurs invits accdent aux mmes
informations relatives aux besoins exprims par l'Acheteur (Cahier des charges, conditions de
rglements, dlais de livraison, garanties ventuelles) en toute bonne foi, transparence et
galit de traitement.
L'Acheteur suit l'volution des offres partir de son ordinateur. L'enchre se termine suivant
les modalits d'attribution indiques pralablement aux fournisseurs.
b- E-Procurement
Catalogue en ligne ;
Commandes en ligne ;
Suivi de livraison ;
Facturation ;
Paiements.
Autant de lacunes qui ont pour consquences, d'allonger la dure de traitement des B.A ;
d'accrotre le nombre de B.A en retard de traitement ; d'augmenter le nombre de commandes
non conformes aux exigences des demandeurs. En somme, de dtriorer le niveau de
satisfaction de la clientle du Service Achats dAMENDIS.
Jose esprer que les critiques et suggestions formules dans le prsent rapport , seront prises
en compte dans la prochaine politique de restructuration du Service Achats.
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