Implementacin de la Gestin de Activos desde la etapa de diseo 'Asset &

Project Management'
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Marzo de 2015

Luis Amendola, Ph.D

Para mejorar la disponibilidad de una instalacin, se hace necesario aplicar conceptos, metas y
procedimientos de Gestin de Activos.

1. Consideraciones de la gestin de activos desde el diseo

Las consideraciones que justifican y explican la importancia de aplicar los conceptos de gestin
de activos desde la etapa de diseo en los proyectos de ingeniera, as como ciertos aspectos
conceptuales relacionados con el tema es uno de los dolores de cabeza de las organizaciones de
proyectos en la industria.

Recientemente, se ha reconocido que uno de los enfoques ms importantes para incrementar

valor de los activos, es mejorando la disponibilidad o la utilizacin de los misma. El enfoque
tradicional comnmente utilizado para incrementar valor ha sido aumentar el volumen de las
ventas y la capacidad de manufactura del activo, reducir costos, la apertura de nuevos mercados
o la combinacin de estos factores. Un incremento en la disponibilidad se puede lograr
mejorando los procedimientos de operacin y mantenimiento de los activos y con la
confiabilidad intrnseca de la instalacin.

A raz del reconocimiento de este nuevo enfoque, ha surgido el concepto de Utilizacin de

Activo (UA) [2], el cual toma en consideracin las ventas y la disponibilidad. El objetivo
primordial de una instalacin es maximizar la UA o maximizar el valor del dinero invertido a lo
largo del ciclo de vida del proyecto.

Al realizarse benchmarking con otras compaas, se ha encontrado que la prdida de

oportunidad de UA se debe a problemas que estn distribuidos equitativamente entre
Operaciones, Mantenimiento y Diseo. Para mejorar la disponibilidad de una instalacin, se hace
necesario aplicar conceptos, metas y procedimientos de gestin de activos a lo largo de toda la
vida del proyecto, basado en indicadores tcnicos financieros. Esto es lo que se conoce como la
Gestin de Activos Desde Diseo (GADD) [2] [19].

La clave para obtener una instalacin que sea costo-efectiva y tener un producto/instalacin
confiable es a travs de la aplicacin de los conceptos de la gestin de activos desde la etapa ms
temprana del proyecto o en la etapa de diseo (particularmente en la etapa de Definicin y
Desarrollo). Es en esta etapa cuando la aplicacin de gestin de activos tiene mayor impacto u
oportunidad de afectar los resultados, ya que el proyecto es lo suficientemente flexible para ser
modificado o rediseado sin un impacto elevado en los costos. De lo contrario, si las mejoras por
fiabilidad se aplican una vez que se haya congelado el diseo, cualquier cambio o
modificacin tendr un impacto sustancial en los costos.

Al observarse la curva de oportunidades de reduccin de costo/programacin en un proyecto

Figura.1, existe un paralelismo entre esta oportunidad y la correspondiente a la aplicacin de los
conceptos de gestin de activos. Como se aprecia, hay mucha ms oportunidad de influenciar los
resultados de costo y tiempo durante las etapas tempranas del proyecto, cuando los desembolsos
son relativamente mnimos que en las etapas subsiguientes, cuando se construye y opera la
instalacin. Lo mismo sucede al aplicar confiabilidad a las instalaciones, si los conceptos son
aplicados tempranamente, la influencia que puede tener en el nivel de confiabilidad del
producto/instalacin ser mucho mayor que cuando se aplique en una fase intermedia o tarda del
proyecto.

La aplicacin de la gestin de activos en la fase de diseo de un proyecto, requiere de la

participacin de las experiencias y habilidades multidisciplinarias de diferentes
especialistas. Para lograr un mximo valor, se requiere una combinacin de prcticas de
gerencia, financiera, de ingeniera, construccin y otras prcticas aplicadas a activos en bsqueda
de un costo de ciclo de vida econmico. Este concepto tiene que ver directamente con Gestin de
Activos Desde Diseo (GADD) y Mantenibilidad de Activos (instalaciones).

Un aspecto a considerar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto es lograr un balance adecuado entre
productividad y seguridad a un costo ptimo, esto tiene un efecto directo en la gestin de activos, y por
lo tanto debe considerarse como parte de los aspectos de confiabilidad a ser aplicados en el ciclo de vida
del proyecto y se consigue a travs de gerencia del riesgo definiendo las estrategias para cada uno de los
siguientes aspectos, algunos de los cuales estn estrechamente relacionados:

Diseo (Diseo robusto vs. Diseo de bajo costo).

Estrategia de gestin de activos y operacin.
Gerencia de eventos anormales.
Desincorporacin del activo.
Manejo de personal y cultura corporativa.
Responsabilidad en seguridad y medio ambiente.
Gerencia de escasez de recursos.
Actitud ante agentes reguladores (entes gubernamentales).

2. Indicadores de gestin
Los indicadores tcnicos financieros parten de la visin y estrategias de la empresa con todos
los departamentos alineados con el negocio y creando una sinergia entre las reas de
operaciones, mantenimiento, ingeniera y los sistemas financieros de la empresa. A partir de all
se definen los objetivos tcnicos y financieros requeridos para alcanzar la visin en los proyectos
desde la etapa de diseo, y stos a su vez sern el resultado de los mecanismos y estrategias que
rijan nuestros resultados con los clientes (Internos y Externos de la Organizacin) [5] [6]. Los
procesos internos se planifican para satisfacer los requerimientos tcnicos y financieros y los de
los clientes.

Finalmente, nuestra experiencia en la implementacin industrial reconoce que el

aprendizaje organizacional es la plataforma donde reposa todo el sistema y donde se
definen los objetivos estratgicos.

La ventaja primordial de la implementacin de sistemas de indicadores desde la etapa de diseo

en proyectos, es el seguimiento y control del proyecto en su conjunto. De esta forma es posible
establecer una cadena Causa - Efecto que permita tomar las iniciativas necesarias a cada fase de
la ingeniera para aplicar las mejores prcticas [7].

La metodologa Figura.2,, permite determinar objetivos especficos para cada uno de los
diferentes centros de responsabilidad en la organizacin de operaciones, mantenimiento e
ingeniera. La descentralizacin supone dividir la organizacin en diferentes unidades
organizativas y otorgar una mayor responsabilidad a las personas encargadas de gestionar en
cada unidad [9]. Esto permite que la direccin pueda delegar las operaciones del da a da y
concentrarse en tareas de carcter ms estratgico.
Desde la perspectiva del control de cada organizacin (mantenimiento, operaciones e ingeniera)
es necesario identificar las caractersticas de cada centro de responsabilidad (personas, funciones,
jerarquas, responsabilidades, grado de descentralizacin de las decisiones, relacin con otras
unidades, mecanismos de coordinacin) para realizar su control, pues ste debe hacerse en
funcin de su grado de responsabilidad en las variables de decisin que afectan el resultado y que
por tanto estn bajo su influencia.
3. Factores claves para la implementacin del Modelo Integral de Gestin de Activos
Los factores de xito de un buen diseo e implementacin son: el liderazgo por parte de la alta
direccin del proyecto de gestin de activos, una buena comunicacin y participacin, y la
adecuada constitucin y esfuerzo de los equipos de trabajo, as como considerar las barreras del
cambio y responsabilidades de las personas. El enfoque integrador y global proporcionado por
las normas y estndares hace que su implantacin no sea sencilla, pero no es imposible. Se trata
de tener claros los aspectos que puedan allanar el camino de esa implantacin.

Cules son esos ingredientes?

1. Un modelo simple. El objetivo principal del modelo no es el de aadir burocracia o
complicaciones, sino, el de simplificar la gestin de proyectos al centrarse en aquello que es
importante. La palabra clave es priorizacin. Se trata de ordenar la informacin, los proyectos y
los recursos de forma eficiente para la organizacin.

2. Lenguaje comn. El nombre que se le d al modelo, a las perspectivas y a los diferentes

elementos que lo componen, es lo de menos. Lo importante es que las personan que han de
utilizarlo lo consensen, es decir, que haya un lenguaje comn en la organizacin de activos
fsicos (por ejemplo, que el modelo se llame Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es
indiferente). stos pueden ser desde simples listas de indicadores hasta modelos de gestin
basados en la estrategia y utilizados a lo largo y ancho de la organizacin.

3. Entender el modelo. No hay dos empresas iguales y tampoco dos implantaciones idnticas.
Las empresas han adaptado el modelo a sus propias necesidades. En principio, todos los
elementos del modelo deben cumplir con un papel y es importante que ste sea entendido. Las
desviaciones del modelo pueden estar en algunos casos justificadas, pero la justificacin nunca
debe ser la ignorancia. Es por eso importante que sea entendido bien el modelo al iniciar un
proyecto de implantacin de gestin de activos fsicos.
4. Liderazgo. Es necesario trasmitir la relevancia del proyecto a la organizacin y ste debe ser
liderado y apoyado por el mximo nivel de la empresa, siendo adems continuado y no slo en la
fase inicial del proyecto de gestin de activos fsicos.

5. Comunicacin. Para que el modelo sea aceptado ste debe ser entendido e interiorizado por
parte de las personas que trabajan en la organizacin; por ello es necesario un buen proceso de
comunicacin (tanto vertical como transversal).

6. Participacin. Tambin ayuda en la interiorizacin del modelo la participacin de

determinadas personas que puedan aportar valor, que adems enriquecen el diseo de los
diferentes elementos que lo componen.

7. Equipo de proyecto de gestin de activos. Es vital asignar un equipo de trabajo o

facilitadores que gestione la implantacin. Su cometido es facilitar el conocimiento, guiar en el
proceso de diseo e implantacin, proporcionar metodologa y efectuar el seguimiento del
proyecto.

4. Buenas practicas

La correcta y completa aplicacin de la fiabilidad desde la etapa de diseo de un

proyecto, permitira una mejor utilizacin del activo (UA) o maximizar el valor del
dinero invertido en una instalacin hasta la Fase de Desincorporacin de un proyecto.
La metodologa planteada es susceptible a evolucionar en el tiempo en la medida que se
adquiera mayor experiencia en su aplicacin, nuestra experiencia en el sector de la
energa (Gas, Petrleo, Refinacin, Petroqumica y Generacin Elctrica) nos ha llevado
a un proceso de mejora continua a fin de lograr las mejores prcticas de la fiabilidad
adaptadas a nuestra realidad y a nuestra manera de hacer las cosas, y as lograr
instalaciones que sean de clase mundial.

Los aspectos de fiabilidad van dirigidos a centrar el alcance del proyecto de una manera ms
eficiente ya que permite identificar tareas, acciones y actividades innecesarios [2]. Esto llevara a
identificar reas incompletas del diseo conceptual y un mejor entendimiento de los
requerimientos de mantenimiento y operaciones de las instalaciones (mantenimiento en diseo)
lo que redunda en el futuro en una reduccin de costes de mantenimiento y operaciones, una
mejor aplicacin de las actividades de mantenimiento donde sea requerido y reduccin de la tasa
de fallos.

La etapa de diseo de un proyecto no est limitada nicamente a la etapa de Definicin y

Desarrollo, tambin se encuentra la etapa de implantacin que comprende la ingeniera de
detalle, aprovisionamiento de materiales y la construccin. Sin embargo, si los conceptos
de fiabilidad son aplicados a cabalidad desde Definicin y Desarrollo, las consideraciones
de fiabilidad en las etapas posteriores sern de poco impacto en la instalacin, ya que es
en las etapas inciales del proyecto donde se tiene mayor efecto.

No se puede esperar obtener el 100% del beneficio potencial la primera vez que se
aplique la fiabilidad en la fase de diseo de proyectos. Esto requiere de un proceso de
 aprendizaje y cada uno de los participantes debe internalizar el proceso de aplicacin
de la fiabilidad desde esta fase.
La aplicacin de la fiabilidad en la fase de diseo de proyectos debe llevar implcito el
balance entre la productividad, seguridad y riesgo. Este balance debe tomar en cuenta los
lineamientos de diseo y las estrategias de mantenimiento. Sin un adecuado balance entre
productividad, seguridad y riesgo, se puede comprometer la integridad mecnica
(seguridad) de la instalacin al momento de tomar decisiones operacionales.
Generar un banco de datos, el cual sera obtenido con la informacin de cierre de cada
proyecto. Esta informacin debera ir complementada con fuentes externas de
informacin. Este banco de datos debe de incluir informacin de procesos, tecnologas
asociadas, datos de confiabilidad e informacin de costes.

FIN