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CURSO:
MANTENIMIENTO HOTELERO.
TEMA:
DEPARTAMENTO DE RECEPCIN.
CICLO:
II y III
PROFESOR:
ALUMNAS:
2014
DEPARTAMENTO DE RECEPCIN. 1
I. NDICE
I. NDICE ..................................................................................................................................... 2
II. INTRODUCCIN .............................................................................................................. 3
III. PRESENTACIN.............................................................................................................. 4
IV. MARCO TERICO ........................................................................................................... 5
CAPITULO I .................................................................................................................................. 5
GENERALIDADES .................................................................................................................. 5
4.1. CONCEPTO .................................................................................................................. 5
4.2. UBICACIN .................................................................................................................. 5
4.3. FUNCIONES: ................................................................................................................ 6
4.4. IMPORTANCIA: ........................................................................................................... 6
4.5. REAS ........................................................................................................................... 7
4.6. PERSONAL: ............................................................................................................... 11
4.7. NORMAS DE CONDUCTA: ..................................................................................... 12
4.8. FORMATOS QUE SE UTILIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE RECEPCIN
15
4.9. MATERIALES ............................................................................................................. 16
4.10. EMERGENCIAS ..................................................................................................... 17
CAPITULO II ............................................................................................................................... 18
POSIBLES PROBLEMAS QUE SE PUEDEN PRESENTAR EN EL DPTO DE
RECEPCIN ............................................................................................................................. 18
1. PROBLEMAS EN LA ENTRADA DEL HUSPED .................................................. 18
2. PROBLEMAS A LA SALIDA DEL HUSPED ......................................................... 19
3. PROBLEMAS EN CAMBIOS DE HABITACIN ...................................................... 19
4. PERSONAS RECHAZADAS ....................................................................................... 20
V. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 21
VI. BIBLIOGRAFA............................................................................................................... 22
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II. INTRODUCCIN
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III. PRESENTACIN
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IV. MARCO TERICO
CAPITULO I
GENERALIDADES
4.1. CONCEPTO
El nombre del departamento viene del latn receptum, que significa dar acogida, y
se denomina as porque es el rea encargada de recibir, en nombre del hotel, a
todas las personas que, con reservacin y sin ella, llegan en busca de alojamiento.
La misin del departamento ser atender siempre con autntico espritu de servicio
y hospitalidad a todos los clientes por igual, respetando sus reservaciones y
buscando en todo momento la mejor forma de atender a sus necesidades durante
la estancia del husped.
4.2. UBICACIN
La Recepcin de un hotel debe estar ubicada en un lugar donde el cliente tenga fcil
acceso a ella desde donde se tenga una amplia visin de la entrada principal del
hotel y al rea habitacional (puertas, elevadores, escaleras, etc.). De esta forma
podemos tener control directo de las personas que entren o salgan del rea
habitacional, para garantizar la seguridad de los huspedes. Tambin garantizar
que ninguna persona abandone la instalacin sin haber liquidado correctamente sus
adeudos con el hotel.
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4.3. FUNCIONES:
Control de habitations
Realizar reportes generales sobre habitaciones ocupadas, vacantes, y la
posible ocupacin.
Dar atencin integral al husped y al cliente durante la llegada la estancia y
la salida.
Realizar estadsticas de previsin, estancia e ndices de salida, con el fin de
enviarles a todos los departamentos para organizar las tareas de trabajo.
Manejar y procesar las novedades, quejas, cambios de habitacin, peticiones
del cliente.
Preservar en todo momento la imagen del hotel.
4.4. IMPORTANCIA:
Este departamento se le conoce por ser el corazn del hotel, su importancia radica
en representa la fuente de ingresos para la organizacin, y por otra parte porque es
la conexin directa que tiene el husped con el hotel.
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4.5. REAS
Conocida tambin como Front desk, es en esta rea en donde se tiene contacto
directo con el husped. Opera las 24 horas del da.
Funciones:
Asignar habitaciones
dar entrada a los clientes (check- in)
archivar informacin sobre clientes
cuadrar habitaciones con otros departamentos
dar salida de clientes (check-out)
cobrar facturas y controlar las cajas fuertes
Mostrador:
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Caja:
Tareas Previstas a la llegada: Son las tareas que deben realizarse antes
de que el husped arribe el hotel.
Previsin de ocupaciones: Tener el control delas posibles habitaciones
para evitar el overbooking.
Control de habitaciones: Permite conocer el estado real de las
habitaciones para as evitar asignar habitaciones disponibles.
Asignacin de Habitaciones: consiste en entregarle al husped una
habitacin que est acorde a sus necesidades. Durante la asignacin de
habitacin se hace el registro del husped y la entrega de su respectiva
llave.
Tareas de turno: se divide en tres turnos: maana tarde y noche. Durante
el turno de la maana se organizan las salidas de los huspedes y el
control de las habitaciones. En el turno de la tarde es uno de los turnos
ms dinmico, porque durante l se efectan tanto las salidas como las
llegadas. En el turno noche mayormente son las tareas de control.
Tareas de check in: representa la entrada de los huspedes al hotel,
incluyendo su registro y asignacin de habitacin. Puede efectuarse de
dos maneras una con reserva que viene hacer una notificacin previa
de ocupacin de habitaciones y la otra huspedes in walk que viene
hacer las entradas que no poseen reservacin previa.
Tareas de estancia: son aquellas que son realizadas durante la estancia
de los huspedes.
Tareas del check out: representa la salida y fin de la prestacin de
servicio de hospedaje. Por lo general puede ser provistas e improvistas.
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4.5.2. BACK-OFFICE:
Funciones:
*Podemos definir "Reservas" como: "la accin mediante la cual una persona en su
nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o ms habitaciones,
de caractersticas determinadas durante unas fechas concreta.
Funciones:
MANO-CORRIENTE
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Se divide en:
a) Los datos concernientes del cliente y de la habitacin. Tales datos son los
siguientes:
Nmero de habitacin.
Nmero de factura abierta.
Apellidos y nombre del cliente.
Cantidad de personas registradas en la habitacin
b) Cantidades de los importes de los servicios consumidos por los clientes
Pensin alimenticia.
Desayuno.
Restaurante almuerzo.
Restaurante comida.
Restaurante extras
c) Recoge los datos correspondientes a la cancelacin de la factura, arrastres
y observaciones:
Total da.
Total anterior.
Subtotal.
Total general.
Descuentos.
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4.6. PERSONAL:
Funciones:
Funciones:
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4.6.3. Ayudante de recepcin: Cmo su nombre indica es el que colabora en
las funciones del recepcionista.
Funciones:
Contestar telfonos.
Controlar llaves de los cuartos.
Distribuir recados y correspondencia.
Dar informacin a los huspedes.
Asistir al recepcionista en el registro de los huspedes.
4.6.4. Cajero:
Es el responsable del cobro de facturas, pago a proveedores, cajas de
seguridad y cambio de moneda.
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Si cometemos errores, admitirlos honestamente, disculparnos y subsanarlos. Si el
error es del husped restarle importancia y no hacer comentarios o crticas sobre l.
Mantenerse de pie, evitando recostarse al mostrador.
Actuar con prontitud y eficiencia.
Atender de inmediato a todo aquel que llega a recepcin.
Atender rpidamente al llamado del telfono.
Moderar el tono de voz cada vez que hablemos.
Saber escuchar, permitir que la persona que nos hable, termine de expresar su idea.
Mirar a los ojos a la persona que nos habla, no mirar hacia otros lugares
demostrando poco inters.
Evitar los gestos y ademanes innecesarios.
Tomar nota inmediatamente cuando recibimos una queja o tenemos conocimiento
de un problema planteado por un husped, hacerlo en su presencia para que se
marche tranquilo, no dejar nada a la memoria.
Captar el estado de nimos de los clientes y actuar en consecuencia.
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Tener a la mano un directorio de extensiones y telfonos importantes para
dar una mejor informacin
Dejar que la persona que llama cuelgue primero.
Hablar con voz agradable y entusiasta.
Contestar lo ms rpido posible.
En caso de tomar recados, anotarlos de manera completa, anotando fecha y
hora.
No sorber bebidas, comer ni fumar.
Se debe estar siempre informado sobre quin es la persona o ejecutivo que
est de guardia en el hotel.
Siempre que se reciban datos numricos como fechas y horas de llegada,
horarios y habitaciones para despertar, etc., se deben repetir los datos al
husped antes de colgar para confirmarlos.
Agradecer la llamada cuando se trate de solicitudes de habitaciones u otros
pedidos.
No llamar a los huspedes en horas inoportunas, excepto cuando se trate de
llamadas urgentes. Cuidar estos detalles contribuye a dar un mejor servicio
en el hotel.
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4.8. FORMATOS QUE SE UTILIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE
RECEPCIN
ESTADO DE CUENTA: El recepcionista utiliza este formato para llenar los datos
del husped, basndose en la informacin de la tarjeta de registro y solicita su
firma con identificacin, posteriormente lo enva a caja para q lleve el control de
consumos.
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4.9. MATERIALES
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4.10. EMERGENCIAS
Polica, bomberos, compaa elctrica, servicios de agua potable, cruz Roja, mdico
para huspedes, abogado del hotel, ejecutivos del hotel, concesionarios en el hotel
(agencia de viajes, tabaquera, florera, etc.).
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CAPITULO II
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2. PROBLEMAS A LA SALIDA DEL HUSPED
.El husped se niega a pagar una llamada de larga distancia que, segn
l, no realiz.
Se perdi el pagar de la tarjeta que el husped dej firmado a la
entrada.
El husped est disgustado por el servicio del hotel
El husped indica que no consumi una cerveza del servibar de la
habitacin.
El ama de llaves avisa que el husped se rob una toalla.
El ama de llaves avisa que el husped rompi el espejo del bao.
El husped extravi la llave de la habitacin.
El husped indica que la cuenta la pagar otro husped que est
hospedado.
El husped solicita un descuento o la tarifa comercial que siempre le han
dado.
La tarjeta de crdito del husped est boletinada.
El husped sale a las 5:30 p.m. y no tena autorizacin para salir tarde.
El husped desea que se le enve la cuenta a su lugar de residencia.
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4. PERSONAS RECHAZADAS
b) Personas cuya reservacin venci a las 6:00 p.m.: Se les explica que
este tipo de reservaciones vence a dicha hora, segn se especifica en la
boleta de reservaciones del husped. Se intenta conseguirle habitacin en
otro hotel.
Se debe tener cuidado con las personas que dicen tener reservacin pero
nunca la hicieron. Se recomienda llevar un conteo y registro de las personas
rechaza-das, pues esta informacin es importante para el hotel.
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V. CONCLUSIONES
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VI. BIBLIOGRAFA
Disponible en:
http://www.slideshare.net/PresentacionesCARO/recepcin-7769292
[Citado 13/03/14]
Disponible en:
http://yesicaburgausatahotelera.blogspot.com/2012/09/departament
ode-recepcion-la-la-carta-de.html [Citado 14/03/14]
Disponible en:
http://www.slideshare.net/robinsonhotelturismo/departamento-
recepcionhotel-7515996 [Citado 14/03/14]
Disponible en:
http://www.slideshare.net/Maricarmencodina/organizacin-del-
departamento-de-recepcin-20501689 [Citado 14/03/04]
Disponible en:
http://es.scribd.com/doc/49603573/Hoteleria-de-Sixto-Baez-Casillas
[Citado 14/03/14]
Disponible en:
http://www.concatur.com/home/pdf/manualderecepcionista.pdf
[Citado 15/03/14]
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