PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08

Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 1 de 11

CONTROL DE DOCUMENTOS

Revisin: 00

CODIGO: PR-A&C-08

COPIA CONTROLADA N :

DESTINATARIO :

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

NOMBRE
CARGO Supervisor MASS Jefe MASS Director Gerente
EMPRESA
FECHA 16-10-2014 16-10-2014 16-10-2014

FIRMA

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 1 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 2 de 11

CONTROL DE CAMBIOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

REVISION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA
POR POR POR
00 Emitido para su Ejecucin 16/10/14

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 2 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 3 de 11

CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCES

3. DEFINICIONES

4. REFERENCIAS

5. RESPONSABLES

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7. REGISTROS

1. OBJETIVO

Definir el mtodo para asegurar el adecuado control para la identificacin, emisin,

revisin, aprobacin, distribucin y control de los documentos que conforman el

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 3 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 4 de 11

Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional para asegurar la utilizacin

de documentos vigentes.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que son parte del Sistema de Gestin de Seguridad y
Salud Ocupacional y que se encuentran en la Lista Maestra de Documentos.

3. DEFINICIONES

Documentacin Externa: Documentacin proveniente de organismos

externos y del estado.

Revisin Valida: Ultima emisin o edicin de un documento vigente al

momento de ser utilizada.

Copia Controlada : Copia del documento vigente

Copia Obsoleta : Copia de una revisin no vigente

Lista de Distribucin : Listado de la copias controladas de cada documento ,

con indicacin de las personas que la tienen en uso.

4. REFERENCIAS

DS N 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo

5. RESPONSABLES

Coordinador General del Sistema de Gestin de la SST

Mantener el Control de la documentacin del Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo, de acuerdo al presente procedimiento.

Responsables de reas

Los Gerentes y Jefes de rea son responsables de los documentos

controlados a su cargo, incluyendo la responsabilidad de que no se efecten
modificaciones fuera del presente procedimiento

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 4 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 5 de 11

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

6.1 DOCUMENTACION DEL SISTEMA

Los documentos del sistema de gestin de la SST de Aceros y

Concretos S.A.C, se encuentran en la Lista Maestra de la
Documentacin

El Coordinador General del Sistema de Gestin de Seguridad y

Salud en el Trabajo, es el responsable del estado de revisin y fecha
de los procedimientos, instructivos y Reglamento de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

6.2 PREPARACION, APROBACION Y EMISION DE LA

DOCUMENTACION

Los Gerentes y Jefes de rea son responsables de coordinar el

desarrollo de los procedimientos, diagramas de flujo, formatos e
instructivos de trabajo correspondientes a su rea.

El Coordinador General del SGSST es responsable de mantener la

actualizacin y vigencia del Manual de Seguridad y Salud en el
Trabajo, la elaboracin, Revisin y Aprobacin de Documentos del
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

Todos los documentos nuevos y/o modificados que son aprobados

por el Gerente General respectivamente se derivan al Coordinador
General del SGSST, quien es responsable de su emisin, control,
distribucin y archivo.

6.3. CONTROL Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

La distribucin de todos los documentos (fsico y va intranet) del

SGSST es realizada por el Coordinador General del SGSSO.

Aquellos usuarios que deseen imprimir los documentos (va Intranet),

podr realizarlo y dichas impresiones ser consideradas Copias No
Controladas.

El Coordinador General del SGSSO controla el nmero de copias de

cada documento y las personas que las tienen en uso, la fecha y
firma de recepcin.

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 5 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 6 de 11

Con cada cambio en los documentos, el Coordinador General del

SGSST entrega a los usuarios las copias controladas con la nueva
revisin aprobada y retira las copias anteriores, para su destruccin.

Destruccin: Se considera proceso de destruccin al rompimiento

de los documentos y su respectivo deshecho.

La Listado Maestro de la documentacin, se actualizar siempre

que se hagan modificaciones a los documentos o se creen nuevos
documentos.

Es responsabilidad de los Gerentes y Jefes definir el nmero de

copias controladas de los distintos documentos y los usuarios de las
mismas, para cumplir con el principio: La documentacin estar
disponible y accesible en los lugares donde se les necesite .

6.4 MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Cuando se realizan modificaciones en los documentos, estas son

revisadas y aprobadas por las mismas personas que lo hicieron con
las revisiones anteriores.

Para identificar las modificaciones de documentos se har uso de la

Hoja de Control de modificaciones que se incluye en cada
documento.

Cualquier modificacin a una parte de un proceso o procedimiento

requerir la modificacin del estado de revisin del documento
completo.

Cada Hoja de Control de Modificaciones se incluir en las copias

controladas de la nueva versin del procedimiento y se repartir a
cada usuario.

6.5 IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS CONTROLADOS Y NO

CONTROLADOS

Los originales de los documentos son identificados con un sello con

la leyenda ORIGINAL(todas las hojas traseras parte inferior
izquierda) y estn siempre en custodia del Coordinador General del
SGSST.

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 6 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 7 de 11

Las copias controladas son selladas (todas las hojas parte inferior
derecha) por el Coordinador General del SGSST con sello Copia
Controlada N, asignando un nmero a cada usuario.

El Coordinador General del SGSST conserva los originales de los

documentos y la Lista de Distribucin de Documentos, adems
conserva los originales, los que identifica como Obsoleto .

En los casos que se necesiten copias extras de un

documento, a solicitud del Jefe o Gerente de rea para fines de
instruccin o entrega a clientes (como la Poltica del SGSST)
stas son selladas con Copia No Controlada .

Para el caso de copias No Controladas que se distribuyen a

proveedores, clientes; no se controla la actualizacin de las
respectivas copias. Para las impresiones va Intranet (que son
consideradas copias no controladas) por cualquier usuario de la
empresa, el Coordinador General del SGSST se responsabilizar
que las respectivas versiones de los documentos se encuentren
vigentes.

Las copias que no lleven ningn sello, se considerarn Copias No

Controladas.

No se permite la circulacin de copias fotostticas de Documentos

controlados al no poderse garantizar su estado de actualizacin o
vigencia.

6.6. REVISION DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

La revisin de los documentos controlados se efectuar en los

procesos de auditoras internas de SST.

El Coordinador General del SGSST revisar como mnimo 1 vez al

mes los documentos originales con la respectiva Hoja de Control
de Modificaciones, a fin de asegurar el control de los documentos
obsoletos y las copias controladas. Se tendr registros de
evidencia de control.

Cualquier deficiencia encontrada ser corregida de inmediato y se

aplicar el procedimiento PR-GSS-014: Acciones Correctivas y
Acciones Preventivas.

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 7 de 11

 PROCEDIMIENTO Cdigo PR-A&C-08
Revisin 00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Pgina 8 de 11

6.7 DOCUMENTOS EXTERNOS

Aceros y Concretos S.A.C controla los Documentos Externos, de

acuerdo al Listado de Documentos Externos .

7. REGISTROS

RE-GSS-061: Listado maestro de la documentacin

RE-GSS-062 Listado de Documentos de Procedencia Externa

PR-A&C-08 Rev. 00 Fecha: 16 / 10 /14 Pgina 8 de 11