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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ii
NDICE
INTRODUCCIN 3
CAMPO DE APLICACIN 4
DESCRIPCIN DE LA UNIDAD 6
MISIN 6
VISIN 6
FUNCIONES 6
OBJETIVOS 7
GENERAL 7
ESPECFICOS 7
BASE LEGAL 8
POLTICAS DE LA UNIDAD 9
SIMBOLOGA UTILIZADA 10
LISTA DE PROCEDIMIENTOS 11
PROCESO No. 1: ATENCIN AL PBLICO (ATP) 11
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC) 11
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP) 11
PROCESO No. 4: SECRETARA (SCR) 11
i
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC) 21
2.01 Ingreso de nuevos registros, Formas No. 1 Inhabilitaciones 21
2.02 Revisin y autorizacin de homnimos o elaboracin de ficha de
Antecedentes Penales 24
2.03 Trmite para rehabilitacin de Antecedentes Penales 27
2.04 Trmite para correccin y/o ampliacin de nombre o datos a
registros en el sistema 30
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP) 33
3.01 Emisin de Carencia de Antecedentes Penales por medio de
Formas No. 3 33
3.02 Envo de materiales y suministros a Delegaciones Departamentales 36
3.03 Cuadre de boletas y recibos diarios por delegado 38
3.04 Recepcin y revisin de cuadres 40
PROCESO No. 4: SECRETARA (SCR) 42
4.01 Elaboracin de autnticas de boletas de Carencia de
Antecedentes Penales 42
GLOSARIO 44
ANEXOS 45
ii
INTRODUCCIN
La Unidad de Antecedentes Penales fue creada en el ao de 1932, por el decreto No. 1,568 bajo el
nombre de Direccin de Estadstica Judicial ubicada en el edificio de la Corte Suprema de Justicia.
El 1 de febrero del ao 2002, fue trasladada a su actual ubicacin en el Edifico El Jade zona 9 y se
estableci como Unidad de Antecedentes Penales del Organismo Judicial, segn Acuerdo No. 37-
2002 de Presidencia del Organismo Judicial.
Los registros de la base de datos de esta Unidad son utilizados para extender Constancias de
Carencia de Antecedentes Penales o Fichas de Antecedentes Penales a Instituciones de Justicia,
Juzgados, Profesionales del Derecho, Empresas e Instituciones y Personas Individuales que lo
soliciten.
Su objetivo principal es brindar un servicio eficiente y de calidad, para lograr la satisfaccin del
pblico que visita las instalaciones de la Unidad. Asimismo, servir de apoyo al rea jurisdiccional
del Organismo Judicial y otras instituciones del rea a travs de brindar informacin oportuna y
confiable respecto a personas sentenciadas.
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OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL
Contar con un documento que permita establecer en forma clara, sencilla y sistemtica las
actividades que se realizan en esta Unidad.
Poder orientar al personal por medio de una capacitacin tcnica de los procedimientos en el
manejo de documentos, actualizacin y archivo.
Lograr eficiencia y eficacia en las actividades, que permita una mxima utilizacin de los
recursos existentes.
CAMPO DE APLICACIN
Proporcionar una copia a cada empleado de la Unidad para que sea conocido por todos y sirva
de gua al momento de ejecutar sus actividades.
Deber hacerse una revisin del contenido cada ao para mantenerlo actualizado con relacin
a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los
procedimientos que se establecen.
Servir como medio de comunicacin entre los empleados y el encargado de la Unidad.
Deber emplearse como herramienta de control.
La documentacin que envan los rganos Jurisdiccionales debe ser enviada va oficial.
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La documentacin que enven los rganos Jurisdiccionales debe ser enviada con fecha
reciente, de no ms de tres meses posterior a la fecha de emisin del documento.
La Formas No. 1 o Aviso de Inhabilitacin debe contener los siguientes datos:
o Nombres y apellidos del procesado,
o Cdula de vecindad No. de Orden y Registro,
o Lugar de nacimiento,
o Nombres y Apellidos del padre,
o Nombres y Apellidos de la madre,
o Hijo de matrimonio,
o Nacionalidad,
o Edad (aos cumplidos),
o Sexo,
o Lee y escribe,
o Estado Civil: Soltero, casado, unido de hecho, divorciado o viudo.
o Profesin y oficio,
o Lugar de residencia,
o Lugar donde trabaja,
o Educacin: Primaria, Secundaria, Superior, Otras.
o Denominacin del delito,
o Grado de delito: Consumado o tentativa.
o Fecha en que se cometi el Delito,
o Lugar donde se cometi el Delito,
o Fecha de Medida Sustitutiva,
o Calidad de delincuente: a) Primario, Reincidente, Habitual; b) Autor o Cmplice.
o Estado Patolgico: Psquico, Fsico, Delito cometido en estado de ebriedad.
o Fecha del Auto de Prisin,
o Fecha de Sentencia de 1ra. Instancia,
o Fecha de Sentencia de 2da. Instancia,
o Fecha Sentencia Casacin,
o Juzgado que dict la Sentencia, Causa o Ejecutoria, Oficial.
o Pena impuesta.
o Observaciones
o Impresiones Dactilares: Serie, Seccin.
Sellos Tribunal,
Lugar y fecha,
Firma y Nombre Completo del Secretario,
Firma y Nombre Completo del Juez.
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DESCRIPCIN DE LA UNIDAD
La Unidad de Antecedentes Penales, fue creada para llevar un registro detallado y exacto de las
personas que por cualquier delito fueron condenadas en los diferentes Juzgados y Tribunales del
pas, contando con la informacin de las personas, sus delitos, sentencias, fechas relevantes y
estatus de cada uno. Dicho registro se utiliza para la emisin, por medio de consultas a la base de
datos de esta Unidad, de constancias de carencia de Antecedentes Penales o fichas de
Antecedentes Penales a cualquier Institucin de Justicia, Juzgados, Profesionales del Derecho,
Empresas e Instituciones y Personas Individuales que lo soliciten.
Se encuentra estructurada por la Direccin, Secretara y tres Secciones especficas, siendo stas:
Seccin de Atencin al Pblico, Seccin de Archivo y Seccin de Delegaciones Departamentales,
tal como se muestra en el organigrama de dicha Unidad.
MISIN
Proporcionar a toda persona particular o Entidades Pblicas o Privadas de la Repblica, la
informacin veraz y exacta, sobre la existencia o carencia de antecedentes penales de una
persona, brindando este servicio de forma rpida, amable y con alta calidad en el servicio al
usuario, contando para ello con una base tecnolgica acorde a este accionar y el personal
capacitado para desarrollar dicho trabajo.
VISIN
Ser una Unidad con alta vocacin de servicio al usuario, moderna, con personal capacitado, que
brinde informacin confiable, rpida, exacta y actualizada de la existencia o no de antecedentes
penales, por medio de la ms alta tecnologa informtica en todos los Departamentos de la
Repblica y los principales Municipios de la Ciudad Capital; con total transparencia y apegados a la
ley, garantizando un servicio eficiente, descentralizado y a la entera satisfaccin del usuario.
FUNCIONES
Mantener registro actualizado de las personas que son sentenciadas a cumplir una condena y con
base a ste, emitir informes de antecedentes penales a las personas que los soliciten.
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Atender la solicitud de:
Constancias de antecedentes penales hechas por los usuarios de todo el pas, siendo el
trmite personal o familiar, debiendo presentar los interesados, su cdula de vecindad
completa o Documento Personal de Identificacin DPI en buen estado o una certificacin
del asiento de la cdula reciente o fotocopia completa de cdula y/o DPI autenticada y
reciente, para extranjeros pasaporte vigente o fotocopia autenticada y reciente y cancelar
el costo de la constancia.
Informes de antecedentes penales sin costo solicitados por:
Juzgados y Tribunales,
Junta Regional de Prisiones,
Ministerio Pblico
Instituto de la Defensa Pblica Penal
Los cuales debern realizarse por medio de formato establecido para el efecto,
remitindose a los interesados a travs de la recepcin, segn el orden en que fueron
solicitados.
OBJETIVOS
GENERAL
Garantizar y generar la emisin de Antecedentes Penales e informacin relacionada; prestando un
servicio ptimo al usuario, para mantener una imagen de excelencia en el servicio al usuario,
representando adecuadamente al Organismo Judicial y funcionando de acuerdo a su misin,
garantizando la extensin de informes sobre antecedentes penales de forma eficiente y eficaz.
ESPECFICOS
Extender Constancias de antecedentes penales a cualquier Institucin de Justicia, entidad
privada, profesionales y usuarios en general que las soliciten, conociendo lo que de ellas
consta, en los archivos y registros de la Unidad.
Mantener archivo y registros eficientes de los antecedentes penales existentes que coadyuven
a la agilizacin de los informes respectivos.
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BASE LEGAL
Acuerdo nmero 9-93 de fecha 3 de agosto de 1993, emitido por la Corte Suprema de Justicia,
que en su Artculo 6 literalmente indica Con base en sus archivos, fichas y registros, la DEJ
proporciona, conforme a la ley, los informes de su competencia que solicitan, llenando los
requisitos preestablecidos, los Juzgados de la Repblica de Guatemala dentro de su funcin
jurisdiccional, los rganos administrativos y las entidades autorizadas por la Presidencia del
Organismo Judicial y extiende las constancias solicitadas por toda persona interesada en
conocer lo que de ella conste en los mismos, en cumplimiento del mandato contenido en el
artculo 31 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
Acuerdo nmero 037-002 de fecha 17 de junio de 2002, emitido por la Presidencia del
Organismo Judicial, que en su Artculo 6 literalmente indica En el nuevo esquema la
Direccin de Estadstica Judicial se denomina Unidad de Antecedentes Penales (UNAP),
desligndose de la misma, la funcin de estadsticas judiciales.
Acuerdo 001-2003 de fecha 15 de enero 2003 emitido por la Corte Suprema de Justicia que en
su Artculo 2 establece .. que por cada solicitud de constancia relacionada con antecedentes
se cobrar la cantidad de TREINTA QUETZALES (Q 30.00)..
Acuerdo nmero 81/005 de fecha 15 de noviembre de 2005, emitido por la Presidencia del
Organismo Judicial, que en su Artculo 3 literalmente indica La Direccin de Servicios de
Apoyo Jurisdiccional, coordinar las funciones administrativas de las siguientes unidades:
Servicio Mdico Forense, Departamento de Sicologa, Unidad de Antecedentes Penales.
Acuerdo nmero 11/009 de fecha 10 de febrero de 2009, emitido por la Presidencia del
Organismo Judicial, que en su Artculo 7 literalmente indica: Organigrama. El Centro
Nacional de Documentacin (CENADOJ), la Unidad de Resolucin Alternativa de Conflictos
(RAC) y la Unidad de Antecedentes Penales (UNAP), a partir de la vigencia de este Acuerdo
dependern de la Presidencia del Organismo Judicial...
Artculo 22 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
Cdigo Procesal Penal Decreto Legislativo 51-92.
Ley del Organismo Judicial Decreto Legislativo 11-93.
Acuerdo Nmero 2-2011, Artculo 2. emitido por la Corte Suprema de Justicia, de fecha 26 de
enero de 2011, por medio del cual se exceptan del pago correspondiente las solicitudes de
antecedentes penales del Ministerio Pblico y del Instituto de la Defensa Pblica Penal,
relacionados con los procesos penales que estn a su cargo.
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ORGANIGRAMA, UNIDAD DE ANTECEDENTES PENALES
POLTICAS DE LA UNIDAD
9
SIMBOLOGA UTILIZADA
10
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
11
PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIN Y DIAGRAMAS DE FLUJO)
12
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Obtiene recibo del banco y se presenta a la ventanilla de atencin al pblico.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Requiere al usuario: el recibo de pago y documento de identificacin
(Cdula de vecindad, DPI, pasaporte vigente, certificacin de asiento de
cdula o fotocopias autenticadas). Verifica que el recibo se encuentre
sellado, firmado y certificado por el banco.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Revisa si el recibo est correcto.
Si: Contina en paso nmero 5.
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Devuelve recibo al usuario para que realice trmite de correccin en el
banco y contina en paso nmero 1.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Verifica que el documento de identificacin presentado sea original y se
encuentre en condiciones aceptables para poder realizar el trmite.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Revisa si el documento es correcto.
Si: Contina en paso nmero 8.
No. Contina en paso nmero 7.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Rechaza documento e informa a usuario los requisitos necesarios para
poder reiniciar el trmite y la validez de su recibo de pago para el efecto.
Reinicia en paso nmero 5.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Consulta en el sistema de consulta e impresin de antecedentes penales,
los nombres y apellidos del usuario para constatar si figura en la base de
datos de antecedentes penales.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Verifica si el registro figura en la base de datos.
Si: Contina en paso nmero 10.
No: Contina en paso nmero 12.
13
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Informa a usuario respecto al tiempo del trmite, e ingresa a men de
consulta de homnimos, ingresa datos de documento de identificacin y
queda a la espera de la respuesta de archivo. Contina en procedimiento:
Revisin y autorizacin de homnimos o elaboracin de ficha de
antecedentes penales (ARC-2.02).
No. OPERACIN : 11
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Viene de procedimiento: Revisin y autorizacin de homnimos o
elaboracin de ficha de antecedentes penales (ARC 2.02).
Obtiene respuesta de homnimo y autorizacin para impresin de boleta de
carencia de antecedentes penales.
No. OPERACIN : 12
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Imprime boleta de carencia de antecedentes penales, revisa y entrega a
usuario para que constate sus datos.
No. OPERACIN : 13
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Recibe boletas de carencia de antecedentes penales, documento de
identificacin y verifica datos.
No. OPERACIN : 14
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Revisa si la boleta de carencia de antecedentes penales est correcta.
Si: Contina en paso nmero 16.
No: Contina en paso nmero 15.
No. OPERACIN : 15
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Recibe boletas de carencia y documento de identificacin para corregir
error. Contina en paso nmero 12.
No. OPERACIN : 16
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Archiva copia amarilla del recibo de pago. Finaliza el procedimiento.
14
1.02 Razonamiento de boleta de Carencia de Antecedentes Penales
15
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Solicita razonamiento en boleta de Carencia de Antecedentes Penales y
entrega documento de identificacin.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Elabora razonamiento y lo firma.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Revisa si coinciden los datos.
Si: Contina en paso nmero 6.
No. Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Devuelve boleta para correccin.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Anula boleta y emite una nueva para correccin. Regresa al paso nmero 2.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Firma y sella boleta y la adjunta al documento presentado por el usuario.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Entrega documento presentado por usuario y boleta.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Recibe boleta razonada y documento presentado.
16
1.03 Distribucin de boletas de Antecedentes Penales a operadores de la Unidad de
Antecedentes Penales (UNAP)
17
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Solicita boletas de Antecedentes Penales.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Revisa numeracin de boletas a entregar y anota rango de boletas en el
libro de control.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Asigna boletas al operador en el sistema.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Revisa si el nmero de las boletas es correlativo y si estn completas segn
la cantidad que solicit.
Si: Contina en paso nmero 6.
No: Contina en paso nmero 5.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Reporta a la Jefatura de su rea y se levanta el acta respectiva para hacer
constar el faltante por parte de la Empresa que se encarga de la impresin
de dichas boletas.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Firma de conformidad con lo recibido y finaliza el procedimiento.
18
1.04 Cuadre diario de recibos y boletas
19
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Cuenta los recibos de pago, las boletas de Antecedentes Penales utilizadas
y anuladas y cuadra.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Verifica si los documentos cuadran
Si: Contina en paso nmero 4.
No: Contina en paso nmero 3.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Llena recibo 220-C por el valor del recibo faltante, deposita en el banco y
adjunta a hoja de cuadre.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Ingresa datos en hoja de cuadre e imprime.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Revisa cuadre entregado por el Operador contra el sistema.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico.
DESCRIPCIN : Revisa si coinciden los datos del cuadre entregado y el sistema.
Si: Contina en paso nmero 7.
No: Contina en paso nmero 1.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Jefe de Atencin al Pblico
DESCRIPCIN : Sella y firma de Visto Bueno la hoja de cuadre y archiva.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Recibe y archiva copia firmada y sellada de hoja de cuadre y finaliza
procedimiento.
20
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC)
21
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : rgano Jurisdiccional
DESCRIPCIN : Emite aviso de inhabilitacin de personas sentenciadas y remite a Unidad de
Antecedentes Penales, el cual debe contener los siguientes datos: Nombres
y apellidos del procesado, cdula de vecindad, lugar de nacimiento,
nombres y apellidos del padre, nombres y apellidos de la madre, edad,
denominacin del delito, fecha en que cometi el delito, lugar donde cometi
el delito, fecha de medida sustitutiva, fecha sentencia de 1ra. Instancia, 2da.
Instancia, casacin, juzgado que dict la sentencia y la pena impuesta.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Recepcin
DESCRIPCIN : Recibe Forma 1/Oficio de Inhabilitacin, elabora conocimiento y traslada al
Archivo de Unidad de Antecedentes Penales.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Recibe Forma 1/Oficio de Inhabilitacin y verifica los datos segn lo indicado
en paso nmero 1.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Verifica que los datos estn completos.
Si: Contina en paso nmero 6.
No: Contina en paso nmero 5.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Se opera y elabora oficio solicitando los datos pendientes al rgano
Jurisdiccional que corresponde.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Consulta en el sistema los nombres y apellidos de la persona sentenciada
para constatar si ya cuenta con registro.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Verifica si figura en la base de datos.
Si: Contina en paso nmero 10
No: Contina en paso nmero 8.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Ingresa al sistema, graba registro y coloca sello de registro en Forma 1/
Oficio de Inhabilitacin.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Elabora tarjeta kardex a registro nuevo y contina en paso nmero 12.
22
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Busca y actualiza tarjeta kardex con informacin reciente, asigna nmero de
libro y folio a Forma 1/Oficio de Inhabilitacin.
No. OPERACIN : 11
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Complementa datos en registro del sistema de antecedentes penales.
No. OPERACIN : 12
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Archiva tarjeta kardex en donde corresponde y archiva Forma 1/Oficio de
Inhabilitacin en libro correspondiente, finalizando el procedimiento.
23
2.02 Revisin y autorizacin de homnimos o elaboracin de ficha de Antecedentes
Penales
24
No. OPERACIN : Inicio
RESPONSABLE :
DESCRIPCIN : Viene de los Procedimientos: Emisin de Carencia de Antecedentes
Penales (ARC-1.01) y Emisin de carencia de Antecedentes Penales por
medio de Formas No. 3 (DDP-3.01)
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Jefe del Archivo
DESCRIPCIN : Verifica en la pantalla del sistema la consulta efectuada por los operadores,
imprime y asigna al operador de Archivo.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Operadores Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Recibe consulta, verifica nombre y compara datos en el sistema.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Verifica si hay similitud de datos.
Si: Contina en paso nmero 6.
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Coloca resultado de homnimo en consulta impresa y entrega a Jefe.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Registra resultado de homnimo en sistema y autoriza impresin de boleta y
contina en Procedimientos: Emisin de Carencia de Antecedentes Penales
(ARC-1.01) y Emisin de carencia de Antecedentes Penales por medio de
Formas No. 3 (DDP-3.01).
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Consulta tarjeta kardex y Forma 1 (fsico) para comparar datos.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Verifica si son los mismos datos.
Si: Contina en paso nmero 8.
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Requiere otro documento de identificacin a usuario para descartar o
confirmar ficha.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Presenta documentacin requerida.
25
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Confirma si coinciden los datos.
Si: Contina en paso nmero 11.
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 11
RESPONSABLE : Operador Seccin de Archivo
DESCRIPCIN : Elabora ficha u oficio informando lo relativo a la sentencia registrada y la
traslada al Jefe.
No. OPERACIN : 12
RESPONSABLE : Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Registra resultado de consulta en sistema, firma ficha y traslada para su
distribucin, finalizando el procedimiento.
26
2.03 Trmite para rehabilitacin de Antecedentes Penales
27
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : rgano Jurisdiccional
DESCRIPCIN : Emite resolucin de rehabilitacin, elabora solicitud y traslada.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Recepcin
DESCRIPCIN : Recibe, registra, elabora conocimiento y traslada al Archivo.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Recibe solicitud de rehabilitacin con documentacin soporte, asigna
operador y traslada.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Recibe solicitud y verifica en el sistema, si los datos estn registrados segn
resolucin y solicitud emitidos por el rgano jurisdiccional.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Evala si coinciden los datos.
Si: Contina en paso nmero 9.
No: Contina en paso nmero 6.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Elabora oficio de devolucin, anota en libro de control y traslada.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Revisa, firma y traslada para envo.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Recepcin
DESCRIPCIN : Recibe, registra y remite a dependencia solicitante, contina en paso
nmero 1.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Elabora informe interno de rehabilitacin, elabora tarjeta rosada de
rehabilitacin y adjunta a tarjeta blanca, anota rehabilitacin en tarjeta
blanca y traslada para revisin.
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Recibe y revisa datos de nueva tarjeta conforme a solicitud de rehabilitacin.
28
No. OPERACIN : 11
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Revisa si todo est correcto.
Si: Contina en paso nmero 13.
No: Contina en paso nmero 12.
No. OPERACIN : 12
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Recibe, corrige y traslada.
No. OPERACIN : 13
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Da visto bueno y traslada para visto bueno.
No. OPERACIN : 14
RESPONSABLE : Director Unidad de Antecedentes Penales
DESCRIPCIN : Recibe, verifica, da visto bueno a tarjetas y devuelve expediente al archivo.
No. OPERACIN : 15
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Recibe documentos, archiva tarjeta rosada en kardex fsico, adjunta tarjeta
blanca a expediente interno de rehabilitacin, anota en libro de control y
archiva, finalizando el procedimiento.
29
2.04 Trmite para correccin y/o ampliacin de nombre o datos a registros en el
sistema
30
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : rgano Jurisdiccional
DESCRIPCIN : Emite oficio solicitando correccin y/o ampliacin y traslada.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Recepcin Unidad de Antecedentes Penales
DESCRIPCIN : Recibe, registra, emite listado y traslada al Archivo.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Recibe listado y solicitud de correccin y/o ampliacin, registra en control
interno, verifica e imprime registro actual en el sistema y asigna.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Recibe y verifica si la correccin y/o ampliacin es al nombre o a otro dato
del registro.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Determina si es correccin o ampliacin de nombre.
Si: Contina en paso nmero 6.
No: Contina en paso nmero 7.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Crea nuevo registro en el sistema con el nombre remitido, elabora nueva
tarjeta blanca actualizando nicamente el nombre modificado, imprime
nuevo identificador y traslada junto con documentos para revisin.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Ubica el nmero de identificador del registro grabado, corrige y/o actualiza
los datos segn solicitud, razona tarjeta blanca segn datos corregidos o
modificados, imprime identificador y traslada junto con documentos para
revisin.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Recibe y revisa registro nuevo y/o correccin/ampliacin a datos del registro
actual.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Revisa si es correcta la informacin.
Si: Contina en paso nmero 11.
No: Contina en paso nmero 10.
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Recibe, revisa, hace correcciones y traslada, contina en paso nmero 8.
31
No. OPERACIN : 11
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
DESCRIPCIN : Da visto bueno y traslada para conocimiento de la Direccin.
No. OPERACIN : 12
RESPONSABLE : Director Unidad de Antecedentes Penales
DESCRIPCIN : Recibe, verifica cambios operados en sistema y tarjetas, da visto bueno y
devuelve.
No. OPERACIN : 13
RESPONSABLE : Seccin de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
DESCRIPCIN : Recibe expediente, archiva tarjeta blanca en kardex fsico, adjunta solicitud
en folio de registro original y archiva finalizando el procedimiento.
32
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP)
33
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Recepcionista
DESCRIPCIN : Recibe solicitud por medio de Forma 3 registra y traslada a operador.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Recibe solicitud y verifica que la Forma 3 cumpla con los requisitos mnimos
para el trmite.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Revisar si la informacin es correcta.
Si: Contina en paso nmero 6.
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Devuelve oficio de rechazo a recepcin para que sea devuelta a solicitante.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Recepcionista
DESCRIPCIN : Recibe y devuelve a solicitante, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Consulta en el sistema los nombres y apellidos del usuario y constata
registro.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Revisa si figura en la base de datos.
Si: Contina en paso nmero 8.
No: Contina en paso nmero 10.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Ingresa a men Consulta de Homnimos, ingresa datos y espera
respuesta de Archivo. Contina con el procedimiento: Revisin y
autorizacin de homnimos o elaboracin de ficha de Antecedentes
Penales. (ARC-2.02).
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Obtiene respuesta de homnimo y autorizacin para imprimir boleta.
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Operador
DESCRIPCIN : Imprime boleta de carencia de antecedentes penales o recibe ficha, revisa y
traslada a recepcin por conocimiento.
34
No. OPERACIN : 11
RESPONSABLE : Recepcin
DESCRIPCIN : Recibe boleta o ficha, elabora oficio y entrega a solicitante por conocimiento,
finalizando el procedimiento.
35
3.02 Envo de materiales y suministros a Delegaciones Departamentales
36
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Delegado / UNAP
DESCRIPCIN : Llena y enva por fax solicitud de materiales a la central. La solicitud puede
incluir solicitud de cajas de boletas de carencia de Antecedentes Penales y
recibos de pago.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Operador de fax / UNAP
DESCRIPCIN : Recibe solicitud y analiza si es posible despachar lo solicitado.
Si: Contina en paso nmero 4.
No: Contina en paso nmero 3.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Operador de fax / UNAP
DESCRIPCIN : Realiza ajustes a solicitud segn disponibilidad.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Operador de Fax / UNAP
DESCRIPCIN : Empaca materiales y anota lo enviado en el libro de registro de control.
Contina en Procedimiento: Servicio de mensajera y paquetera. Unidad de
Transportes (1.17).
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Delegado / UNAP
DESCRIPCIN : Recibe envo.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Delegado / UNAP
DESCRIPCIN : Al momento de recibir revisa si los materiales corresponden a lo que solicit.
Si: Contina en paso nmero 8.
No: Contina en paso nmero 7.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Delegado / UNAP
DESCRIPCIN : Informa a la Central y elabora Acta.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Delegado / UNAP
DESCRIPCIN : Enva confirmacin de recibo del envo y archiva documentos y suministros
recibidos finalizando el procedimiento.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Operador de Fax / UNAP
DESCRIPCIN : Recibe, sella y archiva la hoja de confirmacin y finaliza el procedimiento.
37
3.03 Cuadre de boletas y recibos diarios por delegado
38
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Delegado Departamental UNAP
DESCRIPCIN : Detalla recibos de pago operados y boletas emitidas y enva cuadre por fax
o correo.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Jefatura Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Revisa si cuadran los recibos y boletas de carencia de Antecedentes
Penales emitidas.
Si: Contina en paso nmero 3
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Delegado Departamental UNAP
DESCRIPCIN : Recibe cuadre con Visto Bueno de revisado y archiva.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Jefatura Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Determina qu hace falta.
Recibos de pago: Contina en paso nmero 6.
Boletas de Constancia de carencia de Antecedentes Penales: Contina en
paso nmero 5.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Jefatura Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Da aviso al Delegado y se levanta acta de lo encontrado y toma las
medidas, segn el caso lo amerite y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Delegado Departamental UNAP
DESCRIPCIN : Elabora recibo 220-C por el valor del recibo faltante, deposita en el banco y
finaliza el procedimiento.
39
3.04 Recepcin y revisin de cuadres
40
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Delegado Departamental
DESCRIPCIN : Enva por medio de fax o correo interno, el cuadre de boletas, recibos,
formas 3 y explicaciones de errores.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Jefatura de Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Imprime el reporte registrado en el sistema de boletas y recibos utilizados
por delegado.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Jefatura de Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Revisa si la correlatividad de las boletas es correcta.
Si: Contina en paso nmero 5.
No: Contina en paso nmero 4.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Delegado Departamental
DESCRIPCIN : Corrige los errores y contina en el paso nmero 1.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Jefatura de Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Revisa si la cantidad de boletas y recibos son acordes al reporte del
sistema.
Si: Contina en paso nmero 6.
No: Contina en paso nmero 7
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Jefatura de Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Firma cuadres y los enva va fax, contina en el paso nmero 9.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Jefatura de Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Verifica qu documento hace falta.
Boletas de Carencia de Antecedentes Penales: Contina en paso nmero
10.
Recibos: Contina en paso nmero 8.
No. OPERACIN : 8
RESPONSABLE : Delegado Departamental
DESCRIPCIN : Elabora recibo 220-C por el valor del recibo faltante y deposita en el banco.
No. OPERACIN : 9
RESPONSABLE : Delegado Departamental
DESCRIPCIN : Archiva los cuadres y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIN : 10
RESPONSABLE : Jefatura de Delegaciones Departamentales
DESCRIPCIN : Da aviso al Delegado y levanta acta de lo encontrado, toma las medidas,
segn el caso lo amerite y finaliza el procedimiento.
41
PROCESO No. 4: SECRETARA (SCR)
42
No. OPERACIN : 1
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Solicita la elaboracin de autntica en las boletas de Carencia de
Antecedentes Penales.
No. OPERACIN : 2
RESPONSABLE : Secretara
DESCRIPCIN : Revisa si la boleta de carencia de Antecedentes Penales es reciente, la
impresin debe ser legible y ocupando los espacios designados.
Si: Contina en paso nmero 3.
No: Contina en paso nmero 7.
No. OPERACIN : 3
RESPONSABLE : Secretara
DESCRIPCIN : Llena boleta de constancia de firma autntica y adjunta boleta de carencia
de Antecedentes Penales.
No. OPERACIN : 4
RESPONSABLE : Director
DESCRIPCIN : Firma y sella la boleta de carencia de Antecedentes Penales y la boleta de
constancia de firma autntica.
No. OPERACIN : 5
RESPONSABLE : Secretara
DESCRIPCIN : Devuelve documentos e indica al usuario que el trmite contina en el
Registro de Procesos Sucesorios del Organismo Judicial. (Este es un
procedimiento que continuar en la Secretara de la Corte Suprema de
Justicia).
No. OPERACIN : 6
RESPONSABLE : Usuario
DESCRIPCIN : Recibe boleta de carencia de Antecedentes Penales y boleta de constancia
de firma autntica y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIN : 7
RESPONSABLE : Secretara
DESCRIPCIN : Rechaza documentos y los entrega al usuario y finaliza el procedimiento.
43
GLOSARIO
Autntica: Son constancias de antecedentes penales que estn firmadas y selladas en original por el Director
de la Unidad y luego el interesado debe llevar el antecedente a la oficina de Procesos Sucesorios ubicada en
el edificio de la Corte Suprema de Justicia, para que se certifique su autenticidad, para trmites en el
extranjero.
Boleta de Carencia de Antecedentes Penales: Es el documento en donde consta que al interesado no le
aparecen antecedentes penales.
Boleta de Constancia de firma autntica: Es requerida por el Registro de Procesos Sucesorios del Organismo
Judicial, para continuar el trmite en la Secretara General de la Presidencia del Organismo Judicial.
Ficha: Es la Constancia o Informe de Antecedente Penal, ste indica que el interesado s tiene antecedentes
penales y detalla los mismos.
Fichas Canceladas: Es la carencia de antecedentes penales que se da a la persona que ha tenido
antecedentes penales, pero ya hizo su trmite de rehabilitacin.
Formas 1: Es el formulario que utilizan los Juzgados con todos los datos del proceso por el cual fue
condenada la persona que tiene antecedentes penales y que se enva a esta Unidad para su grabacin.
Formas 3: Son solicitudes de antecedentes penales, enviadas por Juzgados y Tribunales, Defensa Pblica y
Ministerio Pblico. Son hojas de solicitud que deben contener las generales del interesado, firma y sello de la
entidad solicitante, nmero de proceso etc. Estas constancias no tienen costo.
Homnimo: Indica que el interesado se llama igual que una persona que s tiene antecedentes penales, pero
las generales varan.
Recibo de Pago: Es el documento que se utiliza como comprobante del pago de Q.30.00, realizado en los
bancos autorizados para cobrar el trmite de antecedentes penales.
Rehabilitacin: El trmite legal utilizado para cancelar los antecedentes penales de las personas que han sido
condenadas.
Tarjeta: Es una hoja tamao media carta que se utiliza para anotar los datos principales de las personas que
tienen antecedentes penales y poder realizar las consultas de vases, homnimos y fichas en base a ellas.
Tarjeta Blanca: Es la tarjeta en la que se hacen constar todos los datos de la persona que aparece con
antecedentes, luego de recibir la Forma No. 1 se elabora esta tarjeta con todas las generales del reo y del
juzgado que llev el caso, as como del juzgado que dict sentencia, se confrontan y se adjunta al archivo
fsico.
Tarjeta Rosada: Es la tarjeta que se redacta despus de que el incidente de rehabilitacin pas por la revisin
correspondiente y fue aceptada, se utiliza para la cancelacin de ficha (Rehabilitacin del delito cometido), en
esta se incluyen los datos del reo, nombres y apellidos completos del rehabilitado, los datos de identidad del
mismo, los nmeros de libro y folio de la Forma No. 1, fecha, juzgado, delito y fechas de sentencia, as como
la fecha en que se cancel la ficha del reo, para luego ser archivada en el archivo fsico de la Seccin de
Archivo de la Unidad de Antecedentes Penales.
Vase: Es la consulta que se hace al archivo fsico, en caso de dudas sobre si la persona tiene homnimo o
ficha por coincidir varios de los nombres del interesado, con personas que si tienen antecedentes penales.
44
45
1.01 EMISIN DE CARENCIA DE ANTECEDENTES PENALES
46
MEN CONSULTA DE HOMNIMOS
47
BOLETA DE CARENCIA DE ANTECEDENTES PENALES
48
1.02 RAZONAMIENTO DE BOLETA DE CARENCIA DE
ANTECEDENTES PENALES
RAZON: Segn cdula de vecindad presentada con nmero de orden A guin uno y
registro xxxxxx, extendida por el Alcalde municipal de Guatemala, del departamento
de Guatemala, se hace constar que los nombres de: xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx y
xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx, corresponden e identifican a la persona que aparece
en el anverso del presente documento. Guatemala diecisiete de mayo de dos mil
once.-----------------------------------------------------
49
1.04 CUADRE DIARIO DE RECIBOS Y BOLETAS EN LA SECCIN DE
ATENCIN AL PBLICO
50
RECIBO 220-C UTILIZADO PARA REPONER EL VALOR DE LA COPIA
AMARILLA DE UN RECIBO, FALTANTE EN CUADRE DE ATENCIN
AL PBLICO
51
52
2.01 INGRESO DE NUEVOS REGISTROS
FORMAS No. 1
53
2.01 INGRESO DE NUEVOS REGISTROS
FORMA DE INHABILITACIN
54
TARJETA KARDEX (BLANCA), PARA REGISTRO NUEVO
55
2.02 REVISIN Y AUTORIZACIN DE HOMNIMOS O
ELABORACIN DE FICHA DE ANTECEDENTES PENALES
56
2.03 TRMITE PARA REHABILITACIN DE ANTECEDENTES
PENALES
OFICIO CON SOLICITUD DE REHABILITACIN DE ANTECEDENTES
PENALES O CANCELACIN DE FICHA
57
INFORME INTERNO CON DETALLE DE LA REHABILITACIN
58
TARJETA KARDEX (ROSADA)
59
2.04 CORRECCIN AL REGISTRO DE ANTECEDENTES PENALES
60
2.04 AMPLIACIN AL REGISTRO DE ANTECEDENTES PENALES
61
62
3.01 EMISIN DE CARENCIA DE ANTECEDENTES PENALES
FORMA 3
63
3.02 ENVO DE MATERIALES Y SUMINISTROS A DELEGACIONES
DEPARTAMENTALES
64
CONFIRMACIN DE PAPELERA RECIBIDA
(MATERIALES Y SUMINISTROS)
65
3.03 CUADRE DE BOLETAS Y RECIBOS DIARIOS, POR DELEGADO
66
3.04 RECEPCIN Y REVISIN DE CUADRES
CUADRE DIARIO DE FORMAS 3
67
68
4.01 ELABORACIN DE AUTNTICAS DE BOLETAS DE CARENCIA
DE ANTECEDENTES PENALES
69