Dalam penyelenggaraan kegiatan usahanya persediaan bahan baku merupakan hal

penting agar perusahaan dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan
konsumen. Selain itu, dengan adanya persediaan bahan baku yang cukup tersedia di gudang,
juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan-kegiatan produksi dan pelayanan kepada
konsumen dan perusahaan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku.

Persediaan merupakan aset bagi perusahaan. Persediaan barang menunjukkan barang-

barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan unttuk di jual kembali atau digunakan untuk
keperluan perusahaan tersebut. Kesalahan dalam pencatatan persediaan barang di suatu
organisasi dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian dan mengurangi pelayanan
terhadap konsumen yang menimbulkan ketidak puasan pelanggan. Untuk itu diperlukan
system pengelolahan persediaan barang yang mampu menghasilkan informasi mengenai
persediaan barang secara actual, tepat dan dapat dihandalkan.

Sistem persediaan barang merupakan suatu system yang menjelaskan bagaimana

transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang yang berisi tentang status, stok
barang itu sendiri yang dapat membantu meningkatkan produktivitas perusahaan.

System informasi persediaan barang bertujuan untuk :

1. Mendukung rutinitas kerja dalam suatu bagian suatu perusahaan

2. Mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang mengatur control

persediaan

3. Mendukung persiapan laporan-laporan internal dan laporan eksternal

System persediaan mendukung rutin kerja dalam bagian control persediaan, yaitu dengan
menangkap dan mencatat data berhubungan dengan system persediaan, misalnya transaksi
pembelian barang dan transaksi penjualan barang.
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Pengelolaan persediaan barang pada perusahaan X ditangani oleh kepala gudang. Kepala
Gudang bertugas untuk melakukan pengecekan persediaan saat penerimaan dari pembelian
barang, selain itu juga melakukan control terhadap jumlah barang setiap kali terjadi keluar
masuk barang. Apabila terjadi jumlah persediaan yang tidak mencukupi maka kepala gudang
bertanggung jawab untuk menentukan jumlah pesanan dan jenis barang serta melakukan
pemesanan. Jumlah stok yang keluar dan masuk harus dicatat dan dari pencatatan tersebut
persediaan barang harus dicek agar jumlahnya sesuai.

Bagian penjualan menangani transaksi penjualan kepada konsumen secara langsung,

prosedur penjualan dilakukan sebagai berikut:

1. Konsumen datang dan melakukan pemesanan

2. Bagian penjualan menghubungi bagian gudang untuk mengetahui dan memastikan

apakah barang yang akan dipesan masih tersedia.

3. Jika barang tersedia maka akan terjadi transaksi penjualan sesuai dengan jumlah dan
jenis barang yang dipesan.

4. Kemudian bagian penjualan menghubungi kembali bagian gudang untuk mengirim

barang pesanan.

Dalam melakukan transaksi penjualan bagian penjualan diawasi oleh supervisor supaya
tidak terjadi kecurangan atau kesalahan dalam transaksinya.

Berdasarkan keputusan dari kepala gudang dan pemilik untuk melakukan dan pemesanan
barang maka bagian pembelian menghubungi supplier untuk melakukan pengecekan harga,
jenis barang, dan ketersediaan barang untuk memutuskan pembeliaan dari supplier supplier.
Bagian pembelian menjalin hubungan dengan supplier, pemesanan barang dapat di lakukan
secara berkala atau tergantung kebutuhan.

Dari transakasi penjualan dan pembelian yang dilakukan manager keuangan akan
memeriksa laporan stok transaksi pembelian dan penjualan, yang menjadi basis dalam
pengelolahan keuangan. Dari laporan-laporan ini manager keuangan dapat menyusun laporan
keuangan yang menggambarkan laba rugi perusahaan. Manager keuangan juga mengelola
pembayaran kepada supplier.
 // system pengelolahan secara manual bagaimana dan kekurangan-kekurangannya lalu
perlu untuk membangun system informasi persediaan berbasis komputer

Perusahaan X adalah perusahaan yang bergerak di bidang xxxx? Dalam menjalankan

usahanya, perusahaan mengelola persediaannya masih menggunakan sistem manual. Sistem
ini mencatat data stok masuk dan stok keluar pada kartu stok barang. Penggunaan dengan
sistem manual sangat menyulitkan bagi administrasi gudang, karena untuk mendapatkan
suatu informasi mengenai update data stok, admin membutuhkan waktu untuk mencari
jumlah stok yang ada pada saat customer bertanya mengenai stok barang yang dipesan.

Sistem Baru

Sistem yang akan dirancang adalah sistem berbasis web (online). // Ini untuk mendukung
komunikasi antara lokasi di outlet-outlet penjualan yang berbeda lokasi dan komunikasi
dengan pihak gudang. Sistem ini mengelola apo b?

Kebutuhan Fungsional

1. Login

2. Mengelola data supplier

3. Mengelola data barang

4. Mengelola transaksi penjualan

5. Mengelola transaksi pembelian

6. Mengelola transaksi retur

7. Laporan

8. Mengelola data pengguna

Fungsi Pemilik

a. Login

b. Laporan

Pemilik hanya bisa melihat laporan.

c. Mengelola data pengguna

 Pemilik dapat menambah, menghapus, mengedit dan melihat data pengguna.

Fungsi Kepala Gudang

a. Login

b. Mengelola Data Supplier

Kepala Gudang dapat menambah, menghapus, mengedit dan melihat data supplier.

c. Mengelola Data Barang

Kepala Gudang dapat menambah, menghapus, mengedit dan melihat data barang.

d. Mengelola transaksi retur

Kepala Gudang dapat menambah, mengedit dan melihat transaksi retur.

e. Laporan

Kepala Gudang hanya dapat melihat laporan.

Fungsi Bagian Penjualan

a. Login

b. Mengelola data barang

Bagian Penjualan hanya dapat melihat data barang.

c. Mengelola transaksi penjualan

Bagian Penjualan hanya dapat menambah dan melihat transaksi penjualan.

Fungsi Manajer Keuangan

a. Login

b. Laporan

Manajer Keuangan hanya dapat melihat laporan.

Fungsi Bagian Pembelian

a. Login

b. Mengelola data supplier

 Bagian Pembelian hanya dapat melihat data supplier.

c. Mengelola data barang

Bagian Pembelian hanya dapat melihat data barang..

d. Mengelola transaksi pembelian

Bagian Pembelian hanya dapat menambah dan melihat transaksi pembelian.

Fungsi Supervisor

a. Login

b. Mengelola transaksi penjualan

Supervisor hanya dapat melakukan edit, hapus transaksi penjualan.

c. Mengelola transaksi pembelian

Supervisor hanya dapat melakukan edit, hapus transaksi pembelian.

Kebutuhan Hardware
1) 1 unit komputer :
Processor : Intel Pentium IV
Memory : 128 Mb
Hardisk : 20 Gb
CD Room : 52 X
Monitor : 15 Inc

2) 1 unit Printer
4.1.2 Kebutuhan Software
1) Bahasa Pemrograman
Bahasa pemrograman yaitu bahasa yang digunakan atau berfungsi sebagai alat
pengembangan program aplikasi. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Borland
Delphi 7.0.
2) Software Sistem
Software sistem adalah program yang dirancang sebagai perantara hardware dengan
program aplikasi. Software sistem yang digunakan untuk mendukung sistem informasi
pengolahan data inventori / stok ini adalah Windows XP.
3) Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Untuk mendukung semua proses sistem yang berjalan, maka kebutuhan sumber daya
manusia dalam pengembangan sistem informasi pengolahan data inventori barang
adalah sebagi berikut :
a. Sistem Analis
Analis adalah seseorang yang mempunyai kemampuan dalam menganalisis dan
merancang suatu sistem komputerisasi dan penyusunan spesifikasi sistem komputer dan
program aplikasi untuk selanjutnya digunakan program.
b. Programmer
Programmer adalah seseorang yang mempunyai kemampuan dalam menyusun dan
mengembangkan suatu program aplikasi dalam salah satu bahasa pemrograman.
Progammer akan membuat suatu program aplikasi yang telah dirancang oleh sistem
analis.
c. Operator
Operator adalah seseorang yang mempunyai kemampuan dalam mengoperasikan
komputer ataupun memasukkan data dengan baik dalam komputer. Operator dapat
diambil dari bagian yang terlibat dalam pengoperasian sistem tersebut. //bagian
penjualan
d. Teknisi Komputer
Teknisi komputer adalah seseorang yang mempunyai pengetahuan dalam hal perawatan
sistem dan perbaikan komputer maupun sistem jaringan. Suatu instalasi yang
menggunakan sistem komputer sanagt memerlukan adanya teknisi komputer, karena
jika terjadi kerusakan pada jaringan komputer maka masalah dapat segera diatasi

Kebutuhan nonfunctional yang telah diuraikan di atas dapat dirangkum dalam tabel di
bawah ini, dengan klasifikasi PIECES framework:
Jenis Kebutuhan
Non-Functional
Penjelasan
1. Perfomance - Pekerjaan diharapkan dapat
diselesaikan dengan cepat
- Akurasi terhadap data tepat
2. Information
- Menghasilkan informasi yang tepat kepada konsumen
- Sistem yang sudah saling terintegrasi dengan baik
- Data yang konsisten
- Informasi yang relevan
3. Economic
- Penghematan biaya operasional
- Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tidak melebihi budget yang
sudah ditentukan
4. Control
- Pengendaian kinerja apotek
- Pengwasan terhadap pengelolaan data dan stock obat
- Membuat log dari setiap aktivitas user.
- Melakukan back up terhadap data
5. Eficiency
- Mengurangi duplikasi data
- Menghasilkan laporan yang cepat dan akurat
6. Service
- Memberikan pelayanan yang baik dan tepat kepada konsumen
- Menggunakan GUI yang bersifat user friendly