Ao del buen servicio al ciudadano

ESCUELA DE EDUCACIN SUPERIOR TCNICA

PROFESIONAL PNP PUCALLPA

ADMINISTRACION Y TRAMITE
DOCUMENTARIO

CATEDRTICO : SS(r) PNP AGUILAR DELGADO PEDRO GENARO

CURSO : DOCUMENTACION POLICIAL

PROMOCIN : CENTINELAS DE LA LEY

INTEGRANTES : A2 PNP ASPOR SAAVEDRA JESUS

A2 PNP BONIFAZ GOMEZ ANTHONNY
A2 PNP CAMPOS SERAFIN ELFREDO
A2 PNP ZEBALLOS GOEZ JHEN
A2 PNP VIDEYRA DEL AGUILA RONY
A2 PNP CERDAN VARGAS FLAVIO
A2 PNP VELA TREJO IMER
A2 PNP SANCHEZ CHOTA ESTEFANY

Pucallpa Per
2017
DEDICATORIA

A Dios por haberme permitido llegar

hasta este punto y haberme dado
salud, ser el manantial de vida y darme
lo necesario para seguir adelante da a
da para lograr mis objetivos, adems
de su infinita bondad y amor.
 INTRODUCCION

En las organizaciones modernas, el ingreso, creacin y envi de documentos

es una tarea de ejecucin diaria. La administracin del flujo de estos
documentos y la ubicacin de los mismos se ha convertido en una tarea
titnica, si no imposible. Esta situacin lleva a que se dupliquen esfuerzos y se
malgasten recursos generando mltiples veces los mismos documentos o que
la imagen de la organizacin se deteriore al no responder a los requerimientos
con diligencia y oportunidad

Trmite Documentario es una aplicacin que permite a las organizaciones tener

el control de la ubicacin fsica y estatus, actual y pasado de la documentacin
que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar
estadsticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y
los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la
organizacin.
 ADMINISTRACION Y TRMITE
DOCUMENTARIO

1.- OBJETO DEL MANUAL

 Dar a conocer a los Participantes del Curso de Administracin
Documentaria, las normas y procedimientos generales y especficos
sobre el Sistema de Publicaciones, as como la clasificacin, confeccin,
trmite, archivo y seguridad de la documentacin que se maneja en la
Institucin.

Asimismo, poner a disposicin de los participantes las tcnicas

necesarias para la estructuracin y manejo de la documentacin, de
acuerdo a las disposiciones normativas contenidas en las diversas
publicaciones como ordenanzas, manuales, directivas y memorndums.

2.- FINALIDAD DEL MANUAL

Lograr que los participantes del Curso de Administracin Documentaria,

al adquirir conocimientos bsicos sobre el Sistema de Publicaciones, las
Tcnicas de Ortografa y Redaccin, la Formulacin de Documentos y
las Tcnicas de Clasificacin y Archivo; puedan contribuir con eficiencia
en el desempeo de las labores administrativas que se les encomiende
durante su permanencia en la Fuerza Area del Per.

3.- ASPECTOS GENERALES

La Administracin Documentaria es el conjunto de tcnicas y

conocimientos utilizados para la confeccin, trmite, seguridad y archivo
de la documentacin que constituye la correspondencia de la Institucin.

Con dicho propsito es ineludible estar bien informado sobre los

contenidos de las disposiciones que norman y regulan la estructuracin
de los documentos, as como su tramitacin, las tcnicas de archivo y
las medidas de seguridad que garanticen su eficiencia en el manejo y
guardiana de la documentacin.
 Para ello se requiere que el personal encargado de manipular la
documentacin, se encuentre debidamente preparado y capacitado, de
tal manera que la informacin documentada llegue a su destino con
seguridad

4.- FORMALIZACION DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

a.- Aspectos Generales:

El Decreto Supremo No. 043-2006-PCM del 26 de Julio del 2006,

establece los lineamientos para la elaboracin y aprobacin del
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) por las Entidades de la
Administracin Pblica.

En concordancia con el Decreto Supremo anteriormente indicado, la

Comandancia General de la Fuerza Area, ha emitido la Ordenanza 23-1
del 24 de Abril del 2008, que establece las normas y procedimientos
para la formalizacin de los Sistemas Administrativos de la Institucin.

La Ordenanza anteriormente citada, ha sido emitida con la finalidad de

promover que la Institucin funcione bajo un enfoque sistmico y
armnico en sus diferentes campos de accin; as como, fijar y
uniformizar los criterios para la formulacin y trmite de aprobacin de
las Ordenanzas de Sistemas Administrativos de la FAP (OSAD).

La Ordenanza 23-2 del 24 de Junio del 2008 que anula a la Ordenanza

5-1 del 01 de junio del 2001, establece el Sistema de Publicaciones de
la FAP y seala como publicaciones componentes del Sistema, las
Ordenanzas de Sistemas Administrativos que son generadas por las
Unidades y Dependencias.
b.- Conceptos y Definiciones Bsicas:

1) Sistema.- Es el conjunto de elementos heterogneos que cumplen

funciones diferentes pero interrelacionadas entre si, para lograr un
propsito comn.

2) Subsistema.- Es el sistema componente de un sistema de mayor

jerarqua. Cada una de las partes de un sistema es un
subsistema. Es decir, el subsistema es un conjunto de partes e
interrelaciones que se encuentra estructural y funcionalmente en
un sistema mayor y posee sus propias caractersticas.
3) Sistema Administrativo.- Es el conjunto de elementos orgnicos,
normativos y tcnicos que debidamente interrelacionados,
permiten el funcionamiento de los diversos procesos que
desarrolla la Fuerza Area en el rea administrativa, operativa,
logstica, tcnica y otras, en sus diferentes niveles.

4) rgano Rector.- Es la Unidad de mayor nivel orgnico de la

Fuerza Area, que tiene como misin dirigir el Sistema
Administrativo y que, de acuerdo con el mbito de su
competencia, puede agrupar a otros subsistemas con el propsito
de asegurar el cumplimiento eficaz de los objetivos de la
Institucin.

5) rganos de Coordinacin.- Son todos aquellos elementos

orgnicos que, de acuerdo con las directivas del rgano Rector;
planean, promueven y centralizan las acciones necesarias, para el
funcionamiento de un Sistema Administrativo.

6) rganos de Ejecucin.- Son todos aquellos elementos orgnicos

que, de acuerdo con las directivas del rgano Rector y
planteamiento de los rganos de Coordinacin, desarrollan
acciones que permiten el adecuado funcionamiento de un Sistema
Administrativo.
 7) rganos Complementarios.- Son todos aquellos elementos
orgnicos que, en adicin a los elementos de coordinacin y
ejecucin, pueden contribuir al adecuado funcionamiento del
Sistema Administrativo.

8) Relacin Funcional.- Es la conexin que se presenta entre los

elementos orgnicos de un sistema administrativo, caracterizada
por el enlace existente entre ellos, tanto en sentido vertical
superior, vertical inferior y lateral.

9) Relacin Jerrquica.- Es la conexin que se presenta entre los

elementos orgnicos de un sistema administrativo, caracterizada
por la autoridad vertical y directa que ejercen los rganos
ubicados en los niveles superiores sobre los que se encuentran
en los niveles inferiores.

c.- Constitucin de los Sistemas Administrativos:

1) Elementos Orgnicos:

Son el conjunto de Unidades y Dependencias que tienen una

tarea asociada a la finalidad de los sistemas administrativos, los
cuales estn comprendidos por los Elementos Orgnicos de
Primer Nivel, Segundo Nivel y Tercer Nivel, los que a su vez
consisten en lo siguiente:

a) Elemento Orgnico de Primer Nivel :

rgano Rector del Sistema.
A. Destinatarios de la Documentacin
La documentacin debe ser dirigida al Director o Jefe de la Dependencia
Policial, en la entidad pblica o privada a quien remite la documentacin.
Cuando el documento fuente va dirigido al destinatario, solo se adjuntar
al expediente el documento de respuesta quedando el documento fuente
en la unidad de destino, y cuando el documento fuente tiene otro
destinatario, pero por funcin es enviada a la Dependencia Policial que
tiene la informacin, esta remitir el documento fuente original con el
documento de respuesta.

B. Conducto regular
La documentacin observar el conducto regular hasta llegar a su
destinatario, exceptundose aquella que por razones de urgencia debe
ser de conocimiento inmediato del comando: pudiendo utilizarse los
medios ms eficientes (correo electrnico. fax, personalmente u otros),
manteniendo la confidencialidad que cada caso amerite; sin perjuicio de
cumplir con el diligenciamiento pertinente y de remitir una copia a los
escalones superiores inmediatos correspondientes.

C. Responsabilidad de los comandos intermedios

EI conducto regular implica el conocimiento, trmite y control de los
documentos por los comandos intermedios, los que tendrn en cuenta lo
siguiente:

1. Si el documento en trmite a la superioridad no se ajusta a las

prescripciones reglamentarias, lo devolver indicando las
observaciones e instrucciones del caso para su subsanacin.
2. La documentacin que los comandos tramiten a la superioridad,
consignar opinin sobre la materia, cuando corresponda.
3. La documentacin proveniente de la superioridad dirigida a los
escalones inferiores, ser tramitada segn corresponda; incluyendo
disposiciones para su cumplimiento.
 4. Toda solicitud presentada por el personal de la Institucin, deber
ser tramitada obligatoriamente hasta el destinatario que resuelva.
D. Solicitudes Personales
Las peticiones de ndole personal como son beneficios econmicos,
carnet identidad familiar, anexar documentos al legajo personal, se
tramitarn directamente a la Direccin Policial correspondiente.

E. Plazos y Trminos
Se cumplen conforme a lo sealado en la Ley N 27444 - Ley del
Procedimiento Administrativo General. (Artculos: 131, 132, 133, 134,
135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 142, 143.)

1. Todo el personal policial debe cumplir con los plazos y trminos

de la documentacin a su cargo, as como supervisar que los
subordinados cumplan con los propios de su nivel.

2. De conformidad a Ley N 27444, Ley del Procedimiento

Administrativo General, se tendr en consideracin lo siguiente:

a) Para la recepcin y derivacin de un escrito a la unidad

competente: dentro del mismo da de su presentacin.
b) Para actos de mero trmite y decidir peticiones de ese
carcter: en TRES (03) das.
c) Para emisin de dictmenes, peritajes, informes y
similares: dentro de SIETE (07) das despus de solicitados,
pudiendo ser prorrogado a TRES (03) das ms si la diligencia
requiere el traslado fuera de su sede o la asistencia de terceros.
d) Para actos de cargo del administrado requeridos por la
autoridad, como entrega de informacin, respuesta a las
cuestiones sobre las cuales deban pronunciarse: dentro de los
DIEZ (10) das de solicitados.
e) El trmino para la interposicin de los recursos
administrativos es de QUINCE (15) das perentorios, y debern
resolverse en el plazo de TREINTA (30) das.
 FASES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

A Recepcin

Consiste en la verificacin de la conformidad del destinatario y la

integridad del documento; as como la suscripcin del cargo
correspondiente.

Despus de verificar la documentacin a recepcionar, se procede a

estampar el sello de "RECIBIDO, en el cargo y en la primera pgina del
documento, con la firma, grado y nombre del que recibe, folios, fecha y
hora de recepcin.

La Oficina de Trmite Documentario o Mesa de Partes, orientar al

administrado sobre la presentacin de los documentos; quedando
obligado a recibir y dar ingreso para iniciar o impulsar los
procedimientos, sin calificar, negar o diferir su admisin.

Al reverso superior izquierdo del documento se consignara el grado,

nombres y apellidos, nmero telefnico, CIP o DNI, correo electrnico,
segn corresponda de la persona que entrega el documento.
En los casos no previstos, la Dependencia Policial correspondiente al
momento de la recepcin de las solicitudes, har las observaciones que
hubiere lugar, solicitando la subsanacin en un plazo mximo de
CUARENTA Y OCHO (48) horas, transcurrido el cual, se entender por
no admitida la solicitud. (Ley N 27444).

B. Registro

Acto de registrar en el Sistema Digital de Tramite Documentario o anotar

en el libro de Registro, generando un nmero de orden de ingreso nico,
fecha, hora de recepcin, denominacin, asunto, procedencia y destino.
C. Clasificacin

Consiste en determinar si la documentacin por su contenido es

COMUN o CLASIFICADO (RESERVADO, CONFIDENCIAL Y
SECRETO) y por la prioridad URGENTE o MUY URGENTE.

D. Procesamiento o diliqenciamiento

Accin mediante el cual el oficial procesador luego del anlisis

documental correspondiente procede a realizar el documento de accin
o atencin a fin de dar respuesta a la informacin requerida y el
diligenciamiento del expediente.

E. Distribucin

Consiste en la entrega del documento al destinatario, mediante el cargo

de recepcin correspondiente.

F. Archivo

Consiste en clasificar, ordenar, conservar y custodiar los documentos

que han cumplido su trmite y que podran ser utilizados posteriormente,
debiendo observar su tiempo de duracin conforme a lo estipulado en el
Decreto Ley N 19414 - Ley de Defensa, Conservacin e incremento del
Patrimonio Documental
 CONSTANCIA DE BUEN TRATO

A. DEFINICIN

Documento que acredita actos, hechos o diligencias relacionados con la

funcin policial

B. ESTRUCTURA

1. Encabezamiento

a. Membrete
b. Denominacin del documento

2. Cuerpo

a. Grado y cargo de la autoridad que expide el documento

b. Nombre apellidos y numero del documento de identidad del
interesado
c. Detalle del acto, hecho o diligencia polica realizada
d. Hora de inicio y termino de la diligencia

3. Termino

a. lugar y fecha
b. sello redondo , firma y post firma de la autoridad policial
correspondiente.
 ACTAS POLICIALES

A. Definicin:
Es la descripcin detallada de una actuacin o hecho relacionado con la
funcin policial cuya finalidad es dejar constancia de lo acontecido. Su
denominacin variar dependiendo del acto del cual se da fe.

B. Clases de Actas:

1. Acta de Audiencia
2. Acta de Aislamiento de Persona
3. Acta de Allanamiento y Registro
4. Acta de Cadena de Custodia
5. Acta de Detencin
6. Acta de Entrega y Recepcin
7. Acta de Hallazgo y Recojo
8. Acta de Incautacin
9. Acta de Informacin de Derechos y Deberes de la
Vctima/Agraviado/Testigo
10. Acta de Ingreso, Aislamiento, Proteccin y Traslado del
Reconocedor
11. Acta de Inmovilizacin
12. Acta de Intervencin Policial
13. Acta de Lacrado de Droga
14. Acta de Lectura de Derechos al Imputado
15. Acta de Lectura de Obligaciones del Testigo
16. Acta de Levantamiento de Cadver
17. Acta de Llegada a la Escena del Delito
18. Acta de Recepcin de Persona por Arresto Ciudadano
19. Acta de Recepcin de Denuncia Verbal
20. Acta de Reconocimiento Fsico Fotogrfico videogrfico
 21. Acta de Registro Bienes Muebles (Naves o Aeronaves) o
Inmuebles e Incautacin
22. Acta de Registro de Equipaje e Incautacin
23. Acta de Registro y Verificacin Domiciliaria
24. Acta de Registro Personal e Incautacin
25. Acta de Registro de Vehculo e Incautacin

C. Consideraciones para su formulacin:

1. Precisar el lugar, fecha y hora de inicio, identificacin de los

funcionarios y generales de ley de los participantes segn
corresponda.
2. Detallar la forma y circunstancias del hecho; se concluye
indicando la hora y fecha del trmino de la diligencia, firmando e
imprimiendo el ndice derecho de los participantes; los
funcionarios suscribirn con su firma y postfirma.
3. De ser el caso se consignara la fecha y hora y medio de
comunicacin al Ministerio Publico, precisndose el nombre del
Fiscal que recibe la comunicacin.
4. Describir detalladamente las caractersticas de los objetos si
hubieran.
5. Las Actas no deben tener enmendaduras.
6. En caso que alguna persona se negara a firmar, se har constar
en el documento, de ser posible este acto ser corroborado por
testigos.
7. Pueden formularse segn corresponda a manuscrito o impresin,
segn las circunstancias en que se desarrolle la diligencia, las
Actas deben ser formuladas IN SITU.
8. Todas las actas tendr una numeracin correlativa y
denominacin correspondiente.
D Estructura

1. Encabezamiento

Est constituido por la denominacin del documento, en letras

maysculas, subrayada y ubicada en la parte central y
superior del documento seguida del nmero y siglas
correspondientes.

2 Cuerpo

En esta parte debe consignarse lo siguiente:

a. Los datos identificatorios: localidad, fecha, hora,

descripcin del lugar donde se lleva a cabo la actuacin
o hecho, identificacin de las autoridades intervinientes.
b. Las generales de ley de los intervenidos y testigos.
c. Motivacin de la actuacin policial.
d. Forma, modo, circunstancias, caractersticas,
especificaciones, entre otros, del hecho y objetos as
como el dispositivo legal que fundamente la intervencin.
e. De ser necesario, se indicar el destino o disposicin de
lo actuado, concluyendo con la anotacin de la hora en
que finaliza el acto.

3. Trmino

a. Fecha y hora de la conclusin de la diligencia

b. Firma y post firma de los funcionarios
b) Firma e impresin digital del ndice derecho de los
intervenidos.
 OFICIO
A. Definicin:

Documento de atencin que se emplea para comunicar, gestionar,

requerir, trasmitir rdenes, disposiciones, consultar o coordinar.
Cuando el documento se enva a ms de una Dependencia Policial se
denomina Oficio Mltiple.

B. Consideraciones para su formulacin:

1. Se dirige al titular de la Dependencia.

2. Debe referirse de preferencia a un asunto o materia.
3. Se redactar en tercera persona.
4. Ser firmado por el titular de la Dependencia.
5. Todos los ejemplares del Oficio Mltiple llevarn la misma
numeracin.

C. Clases de Oficios:
1. Oficio comn:
Es el que se dirige a una sola autoridad, persona o entidad.

2. Oficio mltiple:
Es el que se dirige a ms de una autoridad, persona o entidad.
D. Estructura:
1. Encabezamiento
Membrete.
Lugar y fecha, ubicado en la parte superior derecha.
Denominacin (Oficio u Oficio Mltiple), nmero y siglas de la
Dependencia, en el margen superior izquierdo.
 Destinatario.
Asunto.
Referencia, si lo hubiera.

2. Cuerpo
Cuando el documento es dirigido a un superior se inicia con la
frase Tengo el honor, .... Cuando es dirigido a una mismo
escaln o subalterno Me dirijo a usted, ...., cuando es
dirigido a una entidad extrainstitucional se usar la frase
Tengo el agrado, . ..
Se divide en 2 partes: el primer prrafo contiene la sumilla y el
segundo prrafo las acciones o medidas adoptadas o
solicitadas.
Contiene la parte expositiva directamente relacionada con el
propsito del documento.
Se usara el trmino "Es propicia la oportunidad para
expresarle los sentimientos de mi consideracin.

3. Trmino
La frase "Dios guarde a Ud.
Sello redondo, firma y post firma del titular.
Siglas de identificacin personal
Distribucin (slo en caso de Oficios Mltiples).
Numero de folios, si lo hubiera.
Numero de Hoja de Tramite.
 MEMORNDUM

A. Definicin:

Documento con el que un superior en grado o antigedad, imparte una

orden o hace conocer las disposiciones a un escaln subordinado de la
Unidad. Cuando la disposicin impartida es dirigida a ms de un
destinatario se denomina Memorndum Mltiple, el mismo que lleva en
la parte final izquierda la distribucin donde se especifica el nombre de la
Unidad y nmero de ejemplares.

B. Consideraciones para su formulacin:

1. Se emplea para impartir o comunicar disposiciones de ejecucin
inmediata.
3. Ser dirigido en forma personal al que debe cumplir la orden.
4. Su contenido debe ser concreto y breve.

C. Estructura

Encabezamiento
a. Membrete.
b. Denominacin, nmero de documento y siglas de la Dependencia
ubicada en la parte superior y cntrica.
c. Lugar y fecha.
d. Destinatario.

Cuerpo

Contiene la (s) orden (es) o disposicin (es) que se imparten.

Trmino
 Sello redondo, firma y post firma del que dispone la formulacin del
documento.
Siglas de identificacin personal.