UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES

COORDINACIN DE INGENIERA DE PRODUCCIN
Y ORGANIZACIN EMPRESARIAL

FORMULACIN Y APLICACIN DE UN PROCESO DE BENCHMARKING A

ORGANIZACIONES ESTUDIANTILES DE LA UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

Por:

Mara Alejandra Bulart Povea

PROYECTO DE GRADO
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin

Sartenejas, septiembre de 2010

 UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
COORDINACIN DE INGENIERA DE PRODUCCIN
Y ORGANIZACIN EMPRESARIAL

FORMULACIN Y APLICACIN DE UN PROCESO DE BENCHMARKING A

ORGANIZACIONES ESTUDIANTILES DE LA UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

Por:
Mara Alejandra Bulart Povea

Realizado con la asesora de:

Profesor Fernando Torre

PROYECTO DE GRADO
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin

Sartenejas, septiembre de 2010

 Resumen

El proyecto de grado Formulacin y Aplicacin de un proceso de benchmarking a las

Organizaciones Estudiantiles de la Universidad Simn Bolvar, consiste en el levantamiento de
la informacin referente a procedimientos especficos, con la finalidad de comparar aquella
organizacin que posea las mejores prcticas con las dems. Los resultados de este benchmarking
se compilan en un informe de consultora con las acciones correctivas para que dichas
agrupaciones las lleven a cabo para que aumenten su eficiencia, productividad, calidad, captacin
de miembros, reduccin del tiempo de ejecucin de sus tareas, costos de operacin, entre otras.
Para ello, se identificaron las organizaciones estudiantiles para la aplicacin del proceso de
benchmarking, que se inici estructurando, validando y aplicando una metodologa para la
recopilacin de datos referente a la ejecucin de los procedimientos. Estos datos se analizaron
mediante el uso de una matriz FODA e indicadores de evaluacin de desempeo y se compararon
entre las organizaciones estudiantiles participantes en este proyecto, con la finalidad de
determinar cules son las mejores prcticas y dar recomendaciones factibles para que las mismas
aumenten su productividad y eficiencia. El producto de esa comparacin proporcion resultados
de cules son las organizaciones estudiantiles que poseen las mejores prcticas, y el modo en que
ejecutan sus procedimientos ser utilizado para mejorar aquellos en que los indicadores posean
una brecha distante al valor ptimo.

Palabras clave: benchmarking, comparacin de mejores prcticas, incremento de la productividad

y eficiencia.

iv
Con orgullo. A la mujer que me dio la vida,
a la que vel para que nunca me faltara nada
y a la que me cuida ahora desde el cielo

Te extrao
 Agradecimientos
A mi novio, por levantarme cuando tropec con la piedra ms grande en mi camino.
A mi padre, por apoyarme en la decisin de estudiar una segunda carrera.
A mis amistades, por el apoyo incondicional en todos los mbitos de mi vida.
A mi tutor, por creer en mi potencial y esfuerzo.
 ndice general

Resumen ......................................................................................................................................... iii

Introduccin ..................................................................................................................................... 1

Antecedentes ................................................................................................................................ 1

Trabajos de grado previos sobre el tema en la Universidad Simn Bolvar ................................ 3

Justificacin e importancia .......................................................................................................... 7

Planteamiento del problema ......................................................................................................... 7

Objetivo general ........................................................................................................................... 8

Objetivos especficos ................................................................................................................... 8

Alcance ........................................................................................................................................ 8

CAPTULO 1 .................................................................................................................................. 9

MARCO TERICO..................................................................................................................... 9

1.1. Aspectos generales del benchmarking .......................................................................... 9

1.2. Importancia de ejecutar un proceso de Benchmarking ............................................... 10

1.3. Aplicacin de un proceso de benchmarking ............................................................... 11

1.4. Indicadores para la evaluacin de desempeo para las organizaciones estudiantiles . 12

1.5. Diseo de sistemas de medicin de desempeo eficaces ............................................ 15

1.6. Ejecucin de una lluvia de ideas o brainstorming ....................................................... 17

1.7. Uso de la matriz FODA ............................................................................................... 17

1.8. Mtodos de recopilacin de informacin .................................................................... 19

1.9. Mejora continua........................................................................................................... 20

1.10. Planificacin estratgica .......................................................................................... 21

CAPTULO 2 ................................................................................................................................ 22

DISEO EXPERIMENTAL Y METODOLOGA ................................................................... 22

 2.1. Etapas del benchmarking a aplicar a organizaciones estudiantiles de la Universidad
Simn Bolvar ........................................................................................................................ 22

2.2. Diseo y validacin de encuestas y formularios para la recopilacin de la informacin

28

2.3. Formulacin de indicadores de evaluacin de desempeo ......................................... 31

2.4. Entrevistas al Departamento de Actividades y Organizaciones Estudiantiles ............ 37

2.5. Seleccin de las Organizaciones Estudiantiles objeto de benchmarking .................... 37

2.6. Reuniones con las Organizaciones Estudiantiles seleccionadas, a fin de obtener

aprobacin de las mismas en cuanto al sometimiento del proceso de benchmarking ............ 39

CAPTULO 3 ................................................................................................................................ 40

RESULTADOS Y DISCUSIN ............................................................................................... 40

3.1. Organizaciones estudiantiles seleccionadas ................................................................ 40

3.2. Resultados obtenidos del formulario de suministro de informacin ........................... 44

3.3. Resultados obtenidos del cuestionario de datos demogrficos y numricos ............... 45

3.4. Anlisis FODA ............................................................................................................ 52

3.5. Resultados obtenidos de los indicadores de desempeo para el benchmarking del

anexo C. Cuestionario de datos demogrficos y numricos para indicadores de evaluacin de
desempeo .............................................................................................................................. 60

Conclusiones.................................................................................................................................. 76

Recomendaciones .......................................................................................................................... 77

Referencias .................................................................................................................................... 83

ANEXO A. Encuesta preliminar ................................................................................................... 85

ANEXO B. Formulario de suministro de informacin.................................................................. 86

ANEXO C. Cuestionario de datos demogrficos y numricos para los indicadores de evaluacin

de desempeo ................................................................................................................................ 87

ANEXO D. Formulario matriz FODA .......................................................................................... 89

ANEXO E. Formulario de comparacin de prcticas organizacionales ....................................... 90

ANEXO F. Presentacin ante las agrupaciones estudiantiles con la descripcin del proyecto .... 91

ANEXO G. Documentacin de los procedimientos objeto de benchmarking para cada

organizacin estudiantil participante en el proyecto ..................................................................... 93

ANEXO H. Material publicitario ................................................................................................ 132

 ndice de tablas

Tabla 1.1. Ventajas y desventajas de los mtodos de recopilacin de informacin ...................... 19

Tabla 2.2. Organizaciones estudiantiles seleccionadas ................................................................. 38

Tabla 3.1. Organizaciones estudiantiles que aprobaron participar en el benchmarking .............. 40

Tabla 3.2. Descripcin de las organizaciones estudiantiles participantes en el proyecto...41

Tabla 3.3. Resultados del formulario de suministro de informacin............................................. 44

Tabla 3.4. Matriz FODA (ASEIQ-USB) ....................................................................................... 53

Tabla 3.5. Matriz FODA (AJE) ..................................................................................................... 54

Tabla 3.6. Matriz FODA (Grupo Editorial) ................................................................................... 55

Tabla 3.7. Matriz FODA (Grupo Escalera) ................................................................................... 56

Tabla 3.8. Matriz FODA (GADE) ................................................................................................. 57

Tabla 3.9. Matriz FODA (IEEE) ................................................................................................... 58

Tabla 3.10. Matriz FODA (Frmula SAE) .................................................................................... 59

Tabla 3.11. Cuadro comparativo de indicadores entre las organizaciones estudiantiles ............... 60

Tabla 3.12. Resumen de las mejores prcticas .............................................................................. 75

 ndice de figuras

Figura 1.1. Esquema de los indicadores de desempeo para el benchmarking ............................. 14

Figura 1.2. Pasos del ciclo de Deming ......................................................................................... 21

Figura 2.1. Etapas del benchmarking ............................................................................................ 22

Figura 2.2. Estructura del equipo de benchmarking para este proyecto ........................................ 26

Figura 3.1. Cantidad de miembros activos de las organizaciones estudiantiles ............................ 45

Figura 3.2. Promedio de edad de los miembros de las organizaciones estudiantiles .................... 46

Figura 3.3. Estimado de miembros que hablan ingls ................................................................... 47

Figura 3.4. Estimado de miembros con vehculo propio ............................................................... 48

Figura 3.5. ndice requerido para pertenecer a la agrupacin estudiantil ...................................... 49

Figura 3.6. Gnero de los miembros.............................................................................................. 50

Figura 3.7. Cohorte de las agrupaciones estudiantiles................................................................... 51

Figura 3.8. Composicin de las carreras........................................................................................ 52

Figura 3.9. Grfico radial para el indicador ciclo de orden de compra ......................................... 62

Figura 3.10. Grfico radial para el indicador periodo de retardo de captacin de ingresos .......... 63

Figura 3.11. Grfico radial para el indicador donacin de promedio anual .................................. 64

Figura 3.12. Grfico radial para el indicador relacin de captacin de aspirantes anual .............. 65

Figura 3.13. Grfico radial para el indicador relacin de miembros anual ................................... 66

Figura 3.14. Grfico radial para el indicador programa de motivacin a los miembros ............... 67

Figura 3.15. Grfico radial para el indicador capacitacin y adiestramiento ................................ 68

Figura 3.16. Grfico radial para el indicador relacin de actividades anuales efectivas ............... 69

Figura 3.17. Grfico radial para el indicador relacin de reuniones anuales de la junta directiva
efectivas ..................................................................................................................................... 70

Figura 3.18. Grfico radial para el indicador existencia de polticas, misin, visin y valores .... 71
Figura 3.19. Grfico radial para el indicador documentacin de normas...................................... 72

Figura 3.20. Grfico radial para el indicador relacin de actividades anuales efectivas ............... 73

Figura 3.21. Grfico radial para el indicador organizacin de los equipos de trabajo .................. 74
 Lista de smbolos

Terminal:
INICIO
Indica el inicio del proceso

Operacin:

Representa la ejecucin de una actividad

Decisin:

Indica un punto en el flujo en el que son posibles varias

alternativas

Direccin del flujo:

Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar

las diversas operaciones

Terminal:
FIN
Indica el fin del proceso
 Introduccin

En la actualidad es de gran importancia que las organizaciones sean productivas y

eficientes en la ejecucin de sus actividades. Para ello deben mejorar continuamente sus prcticas
organizacionales para garantizar su competitividad.

Existen diversas herramientas para mejorar la calidad de productos y servicios. Entre ellas
tenemos el benchmarking, que consiste en comparar las prcticas organizacionales de la empresa
objeto de mejora, con otra de la misma especialidad que posea procedimientos ms eficientes.

A pesar de que hace varios aos se empez a utilizar esta herramienta de manera formal,
la misma se basa en una serie de actividades que no son novedosas como aprender de otros,
imitar, comparar, evaluar, mejorar y superarse son atributos intrnsecos a la naturaleza,
no solo de cualquier actividad organizativa y empresarial, sino humana (Intxaurburu C. y Ochoa
L. s.f.).

El benchmarking se ha utilizado desde hace 20 aos en grandes y pequeas empresas y en

proyectos de carcter acadmico. A continuacin se presenta varios antecedentes que ilustran la
utilidad e importancia de aplicar un proceso de benchmarking.

Antecedentes

Benchmarking aplicado a empresas

El benchmarking tuvo un interesante comienzo donde diversas empresas alrededor del

mundo mostraron inters por aplicar este proceso para mejorar su productividad. Es un concepto
que empez a utilizarse hace unos veinte aos. En muchos casos ms de forma terica que
prctica.
 2

Pero no ha sido hasta entrado en la dcada de los 90 que las principales empresas a nivel
mundial comienzan a interesarse por este tema. La competencia cada vez mayor a la que se ven
sometidas muchas compaas las ha obligado a buscar recursos y tcnicas novedosas con las que
poder competir. Una de estas tcnicas es el Benchmarking. Al principio, en la dcada de los 80 la
idea del Benchmarking era comparar a las empresas norteamericanas con las japonesas. En la
actualidad la tendencia del Benchmarking consiste en comparar a una empresa, con la mejor de
ese mismo rango (Spendolini 2005).

En el ao 1982, Michael Spendolini fue a Rochester, Nueva York, a participar en una

reunin de especialistas en capacitacin y desarrollo organizacional de la Corporacin Xerox. La
expresin benchmarking competitivo se utiliz en la discusin sobre la inmensa diferencia que
esta empresa haba identificado entre su desempeo y el de sus competidores. Se identificaron
estndares especficos de mediciones en reas tales como los costos de produccin, tiempo de los
ciclos, costos de operaciones, precios de ventas al por menor y caractersticas de los productos,
luego el rendimiento de los productos de la mencionada empresa se clasific con respecto a los
principales competidores en el mercado (Spendolini 2005).

Xerox continu desarrollando el concepto de benchmarking competitivo durante los aos

80, estableciendo capacitacin formal en el tema y presentndoles el concepto a otras empresas
por medio de clientes, proveedores, artculos escritos por personal de la empresa y contactos en
asociaciones profesionales (Spendolini 2005).

Otras compaas como GTE, comenzaron a usar la palabra en 1983, pero no fue hasta
fines de los aos 80 cuando benchmarking comenz a convertirse en lo que es hoy. Hasta ese
entonces, el nmero de publicaciones en revistas, libros, entre otras, sobre la materia no era
superior a treinta, y solamente existan unos pocos expertos en la prctica del benchmarking. Dos
eventos de significacin fueron los que motivaron al cambio. Uno de ellos fue la introduccin del
Premio Nacional de la Calidad Malcolm Baldrige. El propsito de este premio es promover los
conocimientos de eficacia, reconocer los logros en calidad de las compaas estadounidenses y
hacerles la publicidad a las estrategias exitosas de calidad (Spendolini 2005).
 3

Un hecho que impuls el premio Baldrige fue el de las comparaciones externas. Los
usuarios de estos criterios se motivan a considerar la naturaleza y la eficacia de sus prcticas y
resultados de calidad en relacin con los de otras organizaciones que son consideradas
simplemente como las mejores en su clase o de clase mundial (Spendolini 2005).

Otro evento de gran importancia tuvo lugar en 1989 fue que Robert Camp, de Xerox,
ingeniero experto en logstica, escribi el libro Benchmarking: The Search for Industry Best
Practices that Lead to Superior Performance, en el cual describe en forma detallada sus siete
aos de experiencia en actividades de benchmarking en esa empresa (Spendolini 2005).

Trabajos de grado previos sobre el tema en la Universidad Simn Bolvar

La Universidad Simn Bolvar cuenta con varios trabajos (tesis y pasanta) referentes al
tema de Benchmarking, entre los cuales se encuentran:

Anlisis comparativo (Benchmarking) de desempeo en el rea de Calidad-Costos en

empresas distribuidoras (Fase I). Trabajo de grado elaborado por Edwin Julio Chiquin
Martnez (carrera: Ingeniera Elctrica, septiembre 2000).
Desarrollo de un modelo para realizar Benchmarking financiero de distribuidores.
Trabajo de grado elaborado por Alexandra Cremades Rotundo (carrera: Ingeniera de
Produccin, octubre 2001).
Portafolio de propuestas para mejorar la productividad de la empresa Servicios
Dialnett C.A. apoyado en un proceso de Benchmarking. Trabajo de grado elaborado por
Deyanira Beatrz Garca Gonzlez (carrera: Organizacin Empresarial, enero 2005).

A continuacin, se indicarn los aspectos ms relevantes de estos trabajos de grado.

 4

Anlisis comparativo (Benchmarking) de desempeo en el rea de Calidad-Costos en

empresas distribuidoras (Fase I) de Edwin Julio Chiquin Martnez (2000)

Este trabajo de grado consisti en una tesis realizada por un egresado en ingeniera
elctrica, el cual consisti en compilar informacin bibliogrfica sobre los mtodos de
Benchmarking con la finalidad de que la Electricidad de Caracas contara con herramientas
factibles para mejorar su desempeo y aumentar su productividad en la realizacin de posteriores
proyectos. Los aspectos ms relevantes de este trabajo estarn contemplados en los prrafos
siguientes (Chiqun 2000).

Se observ que una gran cantidad de distribuidoras internacionales de electricidad que

componen la muestra de estudio (Bolivia, Chile, Estados Unidos, Per, Nueva Zelanda, Noruega,
Espaa, Australia, Reino Unido, Holanda), entregan un servicio de alta disponibilidad a bajos
costos (de operacin y mantenimiento), lo cual seala un grupo potencial de empresas con las
cuales establecer comparaciones (Chiqun 2000).

Algunas conclusiones de este trabajo de grado fueron las siguientes (Chiqun 2000):

Los datos recopilados mostraron que las empresas distribuidoras en Estados Unidos
presentan un mayor grado de disponibilidad en comparacin con el promedio mundial
(periodo 1994-1999).
Se evidenci que la mayora de las empresas presentan un desempeo sobresaliente al
entregar un servicio de alta disponibilidad a bajos costos (de operacin y mantenimiento).
Por lo tanto se pudo establecer un grupo concreto de empresas con las cuales sera posible
realizar futuros estudios comparativos Benchmarking de tipo competitivo (procesos,
productos, servicios, etc.).
La comparacin directa de la Electricidad de Caracas en contraste con empresas de
Estados Unidos, est supeditada a la disponibilidad de los datos de indicadores basados en
el cliente, sin embargo, estos datos muestran que existen oportunidades de mejora con
relacin a la calidad del servicio tcnico.
 5

Desarrollo de un modelo para realizar Benchmarking financiero de distribuidores de

Alexandra Cremades Rotundo (2001)

Este trabajo de pasanta realizado por una egresada en ingeniera de produccin, a favor
de los distribuidores de una empresa lder en el mercado de licores (Guinness UDV). Esta
organizacin es la encargada de comercializar los productos Johnnie Walker, Old Par, Ginebra
Tanqueray, entre otros (Cremades 2001).

El propsito general de este trabajo fue desarrollar un modelo de comparacin de ndices

financieros entre los distribuidores Guinness UDV, con la finalidad de obtener las mejores
prcticas financieras y generar sugerencias que permitan la adopcin y adaptacin de las mismas
en el resto de la red de distribucin, bajo un contexto de benchmarking (Cremades 2001).

Para el logro del objetivo planteado, se establecieron los indicadores financieros a utilizar,
posteriormente se trabaj con la contabilidad de cada distribuidor y se desarroll una herramienta
que permitiera calcular dichos indicadores y compararlos. Finalmente se llevaron a cabo
recomendaciones a cada distribuidor con el fin de obtener mejores resultados (Cremades 2001).

Algunas conclusiones de este trabajo fueron las siguientes (Cremades 2001):

A pesar de que se compararon empresas similares, se pueden encontrar mejores prcticas

financieras entre ellas, es decir, entre los distribuidores de Guinness UDV.
Este proyecto es tan slo el inicio de un proceso de benchmarking entre los
distribuidores Guinness UDV, proceso que debe continuarse para asegurar la obtencin de
ventajas que todo benchmarking trae consigo.
 6

Portafolio de propuestas para mejorar la productividad de la empresa Servicios Dialnett, C.A.

apoyado en un proceso de Benchmarking por Deyanira Beatrz Garca Gonzlez (2005)

Este trabajo de investigacin fue realizado por una egresada en Organizacin Empresarial
para la empresa Servicios Dialnett, C.A. y tuvo por objeto, la elaboracin de un portafolio de
propuestas de mejora debido a la baja productividad, con la finalidad de dar a la misma
herramienta que le permitan solucionar dicha problemtica con la finalidad de lograr una ventaja
competitiva. Se levant la informacin mediante la observacin directa, entrevistas cerradas y
encuestas, mediante las cuales, se hizo el estudio de comparacin utilizando el proceso del
Benchmarking en donde se realiz el diagnostico de la situacin actual utilizando un diagrama
causa-efecto. Luego se compararon los indicadores a partir de los cuales se determinaron las
brechas existentes entre la empresa objeto de estudio y la competencia. Esto permiti determinar
las debilidades y fortalezas, as como las amenazas y oportunidades del entorno, facilitando la
identificacin de diversas estrategias (Garca 2005).

Este trabajo de grado tuvo como objetivo general:

Elaborar un portafolio de propuestas de mejora apoyado en el proceso Benchmarking para la

empresa Servicios Dialnett C.A (Garca 2005).

Y tuvo como objetivos especficos:

Diagnosticar la situacin actual de la empresa Servicios Dialnett C.A.

Estudiar la variabilidad de las propuestas.
Proponer un portafolio de mejora de la productividad (Garca 2005).
 7

Justificacin e importancia

El proyecto de grado Formulacin y Aplicacin de un Proceso de Benchmarking a las

Organizaciones Estudiantiles de la Universidad Simn Bolvar, permitir a las organizaciones
involucradas a mejorar su rendimiento y eficiencia, as como captar un mayor nmero de
miembros y ser ms competitivas entre ellas. Todo esto a travs de la identificacin y
comparacin de las mejores prcticas organizacionales y de la aplicacin de propuestas de mejora
para aumentar la productividad.

Planteamiento del problema

En la actualidad, gracias a la innovacin y desarrollo de nuevas tecnologas, es de vital

importancia la adopcin de prcticas organizacionales que aumenten la productividad y eficiencia
de una organizacin. Existen diversas herramientas que ayudan a lo anteriormente planteado. Una
de ellas consiste en un benchmarking entre varias organizaciones, en donde se identifiquen las
mejores prcticas a travs de una comparacin de procesos y se formulen propuestas factibles
para que aumenten su rendimiento.

La Universidad Simn Bolvar cuenta con una variedad de agrupaciones estudiantiles sin
fines de lucro que desarrollan las habilidades organizativas de sus miembros. Dichas
agrupaciones tienen la necesidad de competir entre ellas, captar la mayor cantidad de miembros e
ingresos, reducir costos y aumentar su productividad y eficiencia. Es por ello que una
comparacin de sus procesos e identificacin de las mejores prcticas, ayudarn
considerablemente a lo anteriormente planteado.

Al finalizar este proyecto de grado, las organizaciones estudiantiles que se sometieron al

proceso de benchmarking lograrn una mayor competencia entre ellas, que se ver reflejado en
despertar el inters de la comunidad universitaria en pertenecer a una agrupacin determinada.
 8

Objetivo general

Desarrollar y aplicar un proceso de benchmarking para comparar el desempeo de las

Organizaciones estudiantiles de la Universidad Simn Bolvar, con la finalidad de que stas
aumenten su productividad, calidad, reduccin de tiempos de ejecucin de tareas, reduccin de
costos de operacin, aumento en la captacin de miembros, entre otras. Apoyndose en la mejora
continua de procesos.

Objetivos especficos

Identificar las organizaciones estudiantiles a aplicar el benchmarking

Organizar, estructurar y validar una metodologa eficiente para la recopilacin de
datos
Recopilar datos mediante entrevistas, encuestas e investigacin en archivos
Analizar los datos recopilados
Proponer soluciones a las organizaciones estudiantiles para que mejoren su
rendimiento

Alcance

Este trabajo de investigacin est comprendido desde la seleccin de las organizaciones

estudiantiles candidatas a aplicar el proceso de benchmarking, hasta la propuesta de soluciones
factibles que permitan a las mismas tener un mejor desempeo organizacional. La etapa de actuar
ser llevada a cabo por medio de actividades de las organizaciones estudiantiles en conjunto.
 CAPTULO 1

MARCO TERICO

1.1. Aspectos generales del benchmarking

Gracias a la globalizacin, avances tecnolgicos y mayor competencia en el mercado, las

empresas tienen que lidiar no slo con aquellas de la misma regin, sino que se presenta una
competencia cada vez mayor con organizaciones de otros lugares y pases. Es por lo anterior que
las organizaciones deben buscar formas o frmulas que las dirijan hacia una productividad y
calidad mayor para lograr mantenerse en el mercado. Una de estas herramientas o frmulas es el
Benchmarking.

El Benchmarking es un proceso sistemtico y continuo que permite evaluar los productos,

servicios y procesos de trabajo de las organizaciones entre s y stas con aquellas que son
reconocidas como representantes de las mejores prcticas, con la finalidad de realizar: mejoras
organizacionales, una comparacin organizacional, igualar o superar las mejores prcticas
industriales, desarrollar objetivos de productos o de procesos, establecer prioridades, objetivos,
metas, entre otras (Spendolini 2005).

Las organizaciones ponen en ejecucin el Benchmarking como parte total de un proceso

global de solucin de problemas con el claro propsito de mejorar su desempeo. Tambin se
pone en prctica este proceso como un mecanismo activo para mantenerse actualizadas en las
habilidades y destrezas ms modernas del negocio (Mota R. s.f.).
 10

La aplicacin de un proceso de benchmarking trae consigo una serie de beneficios que si

se aplica de manera eficiente, se podr aumentar la productividad de una empresa, predecir el
potencial de cada competidor, identificar las mejores prcticas, entre otros.

1.2. Importancia de ejecutar un proceso de Benchmarking

Planificacin estratgica: se requiere un amplio conocimiento del mercado, las probables

actividades de la competencia, los requerimientos financieros para negociar en un
mercado, las necesidades de los clientes, etc. Es por ello que el Benchmarking es una
herramienta til para recopilar informacin durante el proceso de la planificacin
estratgica. Este tipo de informacin puede moldear una estrategia en una direccin tal
que permita identificar los riesgos de hacer negocios en determinados mercados, todo esto
con base a la tendencia del consumidor (Spendolini 2005).
Pronsticos: la informacin del Benchmarking puede ser utilizada con frecuencia para
comparar el estado del mercado y predecir el potencial de cada competidor. Tambin
proporciona una fuente de informacin respecto al cambio de direccin que pueden estar
dando los participantes claves en el mercado, tendencias en el desarrollo de productos y
servicios, patrones del comportamiento del consumidor, entre otras. La prediccin de
actividades pueden proporcionar a los competidores y a las compaas de servicios de
asesora una poderosa informacin sobre las implicaciones futuras para su negocio
(Spendolini 2005).
Nuevas ideas: el Benchmarking requiere que los individuos establezcan contactos
formales fuera de sus organizaciones. En muchos casos, el proceso comprende visitas
personales a sitios fuera de la empresa. Estas visitas son una experiencia poco comn para
los empleados que participan en este proceso, lo cual los expone a la trasmisin de
diferentes ideas y enfoques para dirigir los negocios (Spendolini 2005).
Comparacin producto-proceso: involucra la recopilacin de informacin sobre
productos o procesos de los competidores o de las empresas de mayor rango. Esta
informacin se selecciona y se utiliza como estndar de comparacin para productos o
servicios similares en la organizacin del benchmarking. Tambin se puede utilizar para
 11

obtener informacin interna de factores tales como diseo, calidad del producto, servicio
postventa o procesos de produccin (Spendolini 2005).
Fijacin de objetivos: el benchmarking se utiliza como un medio para identificar las
mejores prcticas. Las empresas utilizan informacin para establecer objetivos especficos
para sus productos o procesos. En muchos casos, los estndares establecidos por las
compaas lderes definen los objetivos en una escala de desempeo en relacin con las
prcticas ms avanzadas. Estos objetivos pueden ayudar a las organizaciones a acelerar
sus curvas de desempeo a medida que luchan por la mejora continua. Algunas
organizaciones les han pedido a sus proveedores que utilicen la prctica del benchmarking
para ayudarles a lograr los objetivos de calidad y produccin (Spendolini 2005).

1.3. Aplicacin de un proceso de benchmarking

El benchmarking es de gran utilidad ya que se puede aplicar a las siguientes reas:

Productos y servicios: productos terminados, caractersticas del producto y el servicio.

Procesos de trabajo: en qu forma un producto o servicio se produce o recibe apoyo.
Funciones de apoyo: al trabajo indirecto, es decir, a aquellas actividades no asociadas
directamente al proceso de produccin, como pueden ser por ejemplo financiamiento
y recursos humanos.
Desempeo organizacional: costos, ingresos, indicadores de produccin e indicadores
de calidad.
Estrategia: Planes a largo plazo, proceso de planificacin (Spendolini 2005).

Para este trabajo de grado se aplica el benchmarking a cada una de estas reas, lo que permite
comparar diversos procedimientos con la finalidad de determinar las mejores prcticas que llevan
a cabo las organizaciones estudiantiles.
 12

1.4. Indicadores para la evaluacin de desempeo para las organizaciones estudiantiles

En toda empresa es necesario el uso de indicadores que permitan medir cuantitativamente

el desempeo de un proceso especfico. Esto con la finalidad de determinar si las actividades
cotidianas estn llevndose a cabo segn los objetivos establecidos por la organizacin.

A fines del benchmarking a las organizaciones estudiantiles de la Universidad Simn

Bolvar, es necesario formular una serie de indicadores que permitan compararlas entre ellas y
determinar cul es la que posee las mejores prcticas.

Luego de la formulacin de los indicadores, se debe proceder a la recopilacin de datos

consistentes, exactos y oportunos. Los datos son representaciones de hechos de un tipo de
proceso de medicin especfico. La medicin es el acto de cuantificar las dimensiones de
desempeo de los procesos de las agrupaciones estudiantiles. Los indicadores se refieren a la
informacin numrica que resulta de la medicin. El objetivo de la medicin y el anlisis es guiar
a una organizacin hacia el logro de los objetivos, as como anticipar y responder a los cambios
internos o externos rpidos o inesperados (Evans y Lindsay 2008).

1.4.1. Balanced scorecard

El balanced scorecard es un concepto que se desarroll en Analog Devices, Art

Scheneiderman en 1987. Robert Kaplan y David Norton, de la facultad de Administracin de
Harvard, estudiaron Analog Devices y promovieron el concepto en artculos de Harvard Business
Review (Evans y Lindsay 2008).
 13

El balanced scorecard o cuadro de mando integral es la herramienta de gestin que permite

dirigir una empresa en forma pro-activa consolidando los dos aspectos fundamentales de toda
organizacin: La Direccin Estratgica y La Evaluacin de Desempeo (Guerra s.f.).

Esta herramienta proporciona una metodologa para traducir la estrategia en trminos

operacionales y acompaa la visin con las mediciones, iniciativas y objetivos de las perspectivas
financieras, de procesos internos, del aprendizaje y del crecimiento de las organizaciones
estudiantiles participantes en este proyecto de grado.

Existe una versin que define las perspectivas de los clientes, los accionistas, los
procesos y las personas. Los criterios de Malcolm Baldrige para la categora de los resultados
de excelencia en el desempeo clasifican los indicadores en seis grupos (Evans y Lindsay
2008):

Clientes
Productos y servicios
Financieros y de mercado
Recursos humanos
Eficiencia organizacional
Responsabilidad social

Para este trabajo de grado, se formul una serie de indicadores de evaluacin de desempeo
para cada procedimiento acordado con las organizaciones estudiantiles que van a ser objeto de
benchmarking. Los indicadores se asignaron a los grupos pertinentes segn los criterios de
Malcolm Baldrige sealados anteriormente.

A continuacin, se presenta la figura 1.1 con el mapa estratgico o esquema de los

indicadores de evaluacin de desempeo basados en los criterios de Malcolm Baldrige, para las
organizaciones estudiantiles que se sometern al proceso de benchmarking.
 14

Ciclo de orden de
Cliente compra

Captacin de ingresos
Financieros
Donacin

Captacin de aspirantes
Relacin de miembros
Recursos Humanos Motivacin a los
miembros
Desempeo Capacitacin y
adiestramiento

Actividades anuales
Servicios efectivas

Relaciones anuales
efectivas
Planificacin estratgica
Eficiencia
Documentacin de
organizacional normas y procedimientos
Organizacin de equipos
de trabajo

Figura 1.1. Esquema de los indicadores de desempeo para este trabajo de investigacin

Se puede observar de la figura anterior, que se agruparon diversos indicadores de evaluacin

de desempeo a los cinco criterios pertinentes. Esto con la finalidad de comparar procedimientos
entre las organizaciones estudiantiles de una manera ms eficiente.
 15

1.5. Diseo de sistemas de medicin de desempeo eficaces

Existen diversas finalidades para utilizar un sistema de medicin en una organizacin. Una de
ellas consiste en que suministra direccin y apoyo en la mejora continua de procesos. Otras, que
identifica las tendencias y el progreso, permite comparar el desempeo entre las organizaciones
objeto de benchmarking, facilita el entendimiento de las relaciones existentes entre la causa y el
efecto, y por ltimo, ofrece una perspectiva del pasado, presente y futuro de la organizacin
(Evans y Lindsay 2008).

Los indicadores deben ser fciles de entender para la mayora de los empleados para que sean
usados correctamente y llegar a conclusiones correctas. Deben proporcionar informacin en
tiempo real para las decisiones y apoyar el aprendizaje del personal y la organizacin (Evans y
Lindsay 2008).

Las organizaciones deben disear cuidadosamente los indicadores de evaluacin de

desempeo, identificando los verdaderos motivadores de la satisfaccin del cliente, definirlos de
manera apropiada para enfocar la atencin en las partes de los procesos en que tendrn el mayor
impacto (Evans y Lindsay 2008).

La solucin de problemas dentro de una organizacin, requiere que se combine la visin con
los indicadores de medicin. Siempre y cuando se midan las caractersticas clave para el
desempeo de la organizacin y tomar indicadores relevantes y consistentes (Evans y Lindsay
2008).

1.5.1. Lineamientos para disear un sistema de medicin de desempeo

Identificar las variables que son clave para la organizacin y concentrarse en medir solo
aquellas.
 16

Los indicadores de evaluacin de desempeo deben estar relacionados con los factores
clave para el xito.
Los indicadores deben estar formulados tomando en cuenta hechos del pasado, presente y
futuro.
Los indicadores deben ser diseados segn los requerimientos de los clientes y personas
de gran importancia para la consecucin de los objetivos de la organizacin.
Los indicadores deben fluir de un nivel superior y fluir hacia abajo, hasta llegar a todos
los niveles de empleados en la organizacin.
Se pueden utilizar varios indicadores para medir un mismo procedimiento.
Los indicadores deben actualizarse conforme se logren los objetivos.
Por ltimo, los indicadores deben tener metas u objetivos basados en la investigacin y no
en cifras arbitrarias (Evans y Lindsay 2008).

1.5.2. Identificacin y seleccin de los indicadores de procesos

Para construir indicadores de evaluacin de desempeo eficaces, es necesario adoptar un

proceso sistemtico que incluya:

Identificar a todos los clientes del sistema y determinar sus requisitos y expectativas.
Definir el proceso de trabajo que proporciona el producto o servicio. Para esto es
necesario el uso de diagramas de flujo para identificar los pasos del proceso y
relacionarlos con clientes y proveedores internos.
Definir las actividades que agregan valor y que forman parte del proceso. Las actividades
que ni agregan valor ayudan a aumentar el desperdicio.
Desarrollar indicadores especficos de desempeo.
Evaluar los indicadores de medicin de desempeo para asegurar su utilidad y adaptarlo
conforme a la consecucin de objetivos de la organizacin (Evans y Lindsay 2008).
 17

1.6. Ejecucin de una lluvia de ideas o brainstorming

La lluvia o tormenta de ideas es una herramienta de trabajo grupal creada para facilitar la
aparicin de nuevas ideas sobre un tema o problema especfico. Fue creada en el ao 1941 por
Alex Osborne y es una de las tcnicas ms conocidas para generar una gran cantidad de ideas,
partiendo de incorporar todos los aspectos posibles de un problema, tanto los previstos como los
imprevistos, y contando con los componentes de un equipo de trabajo (Mateo C. 2006).

Para llevar a cabo un brainstorming o lluvia de ideas, es necesario dotar a la reunin de

una estructura abierta y flexible, y con base en esta lista es posible generar muchas ideas fuera de
lo comn y a menudo tiles (Mateo C. 2006).

Despus de proponer un grupo de ideas, es necesario evaluarlas y seleccionar las ms

promisorias. Este proceso incluye la confirmacin de que la solucin propuesta tendr impacto
positivo en las variables del proceso (Evans y Lindsay 2008).

1.7. Uso de la matriz FODA

La matriz FODA, Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas, indica factores

externos (amenazas y oportunidades) como internos (debilidades y oportunidades). Se define
como una herramienta de auditora de la organizacin, con el fin de detectar tanto el impacto
presente y futuro del entorno, como los problemas propios de la organizacin. Plantea un
procedimiento inductivo de gestin (Vidal A. 2004).

En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del
programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al
programa o proyecto de otros de igual clase.
 18

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el

entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una
adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden
atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia
adecuada para poder sortearla.

1.7.1. Auditora externa

Los miembros de la organizacin elaboran un listado de las oportunidades y amenazas

que provienen del entorno, por ejemplo, los aspectos polticos, econmicos, sociales,
tecnolgicas, culturales, medio ambientales, entre otras (Vidal A. 2004).

1.7.2. Auditora interna

Los participantes en la construccin de la matriz FODA realizan un examen de las

debilidades y fortalezas de la organizacin por reas funcionales. Estas reas comprende la
financiera, humana, planeacin, entre otras (Vidal A. 2004).

Es necesario insistir que el objetivo principal de la matriz FODA no es slo identificar los
problemas, es tambin darles importancia y el valor para enfrentarlos con el tiempo (priorizarlos)
(Vidal A. 2004).

1.8. Mtodos de recopilacin de informacin
A continuacin, se presenta una tabla donde se indican las ventajas y desventajas de los
mtodos de recopilacin de informacin.
Tabla 1.1. Ventajas y desventajas de los mtodos de recopilacin de informacin
(Spendolini 2005)
Mtodo Ventajas
-Fciles de planificar y de realizar
-Permiten ponerse en contacto con
un gran nmero de recursos
Entrevistas telefnicas -Se pueden realizar casi en
cualquier momento
-Relativamente baratas
-Establecen relaciones personales
y profesionales
Entrevistas personales -Permiten ms dedicacin
-Es probable que produzcan buena
cantidad de informacin
-Fciles de estructurar
-Relativamente baratas
-Es fcil transferir informacin
Encuestas para el anlisis
-De fcil recopilacin (interna)
-Recopilacin poco costosa
Investigacin en archivos
19
Desventajas
-Las llamadas fras pueden
consumir mucho tiempo
-Es difcil lograr que devuelvan
las llamadas
-Puede haber interrupciones
-Es menos probable que la gente
gaste mucho tiempo en el
telfono
-Costosas
-Consumen tiempo
-Puede haber dificultades de
programacin
-Cuestionable la validez de
alguna informacin
-Deben ser muy breves
-Poca posibilidad de respuestas
detalladas
-Faltan datos
-Datos deficientemente
organizados
-Se podra gastar mucho tiempo
 20

1.9. Mejora continua

La mejora continua es una herramienta de incremento de la productividad que favorece un

crecimiento estable y consistente en todos los segmentos de un proceso. La mejora continua
asegura la estabilizacin del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y
desarrollo en una organizacin o comunidad, es necesaria la identificacin de todos los procesos
y el anlisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas
incluyen las acciones correctivas, preventivas y el anlisis de la satisfaccin en los miembros o
clientes. Se trata de la forma ms efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las
organizaciones (Deming, Medina y Gonzalbe 1989).

Como una estrategia de mejora continua, tenemos el ciclo de Shewhart, aplicado en Japn
como ciclo de Deming, que consiste en cuatro pasos que permitirn llevar a cabo la misma
(Deming, Medina y Gonzalbe 1989).

El ciclo de Deming consiste de una secuencia lgica de cuatro pasos repetidos que se
deben llevar a cabo consecutivamente. Estos pasos son: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Los pasos de la mejora continua se pueden observar en la figura 1.2 que se encuentra a
continuacin. Dicha figura corresponde a una adaptacin de Borrego de los pasos del ciclo de
Deming.
 21

Planificar Hacer
Establecer los
objetivos de mejora
Detallar las Aplicar
especificaciones de soluciones
los resultados Documentar las
esperados acciones
Identificar los realizadas
puntos de medicin

Realizar los ajustes Vigilar los cambios

necesarios que se hayan
Aplicar nuevas realizado
mejoras Obtener
Actuar Documentar retroalimentacin Verificar

Figura 1.2. Adaptacin de Borrego de los pasos del ciclo de Deming (Borrego s.f.)

1.10. Planificacin estratgica

En el aspecto crtico de la organizacin que requiere la atencin del liderazgo. Por medio de
sta, los lderes moldean el futuro de una organizacin y manejan el cambio al centrar la atencin
en una visin ideal de lo que la organizacin debe y podra ser a mediano o largo plazo. El
objetivo de la planificacin estratgica es identificar una postura que se atan fuerte en las formas
selectivas, que la organizacin logre sus metas a pesar de las fuerzas externas impredecibles
(Evans-Lindsay, 2008).
 CAPTULO 2

DISEO EXPERIMENTAL Y METODOLOGA

2.1. Etapas del benchmarking a aplicar a organizaciones estudiantiles de la Universidad

Simn Bolvar

En la figura 2.1 se engloba cada una de las etapas que se deben seguir para llevar a cabo un
proceso de benchmarking que permita aumentar la productividad de una organizacin.

Determinar a
qu se le va a
hacer
benchmarking

Formar un
Actuar equipo

Recopilar y Identificar los

analizar la socios de
informacin benchmarking

Figura 2.1. Etapas del benchmarking (Spendolini 2005)

 23

2.1.1. Etapa I: A qu se le va a hacer benchmarking?

La Universidad Simn Bolvar, cuenta con diversas agrupaciones estudiantiles

que tienen como objetivo contribuir con la formacin integral del estudiante a travs de
su participacin en grupos recreativos, culturales, cientficos y deportivos con la
finalidad de promover el desarrollo de nuevos intereses, conocimientos, habilidades y
valores relacionados con el trabajo en equipo.

Las organizaciones estudiantiles representan a la Universidad en diferentes

eventos tanto nacionales como internacionales y las mismas estn adscritas a la
Direccin de Desarrollo Estudiantil. Actualmente existen en la Institucin alrededor de
cuarenta y dos (42) agrupaciones estudiantiles (DIDE s.f.).

2.1.1.1. Principales Organizaciones Estudiantiles de la USB

Las siguientes agrupaciones estudiantiles fueron seleccionadas para este proyecto

de grado ya que poseen una estructura jerrquica como una organizacin con fines de
lucro, poseen el mayor nmero de afiliados, estrategias para captacin de fondos, mayor
antigedad como agrupacin, presentan mayor continuidad en sus actividades y son
comparables entre ellas mismas a nivel de productividad, eficiencia, presupuesto,
contacto de patrocinantes, producto, etc. Estas Organizaciones Estudiantiles son
entidades participantes del trabajo de investigacin.

Grupo Excursionista OIKOS

Centro Submarinista USB (CESUSIBO)
Club de Surf Nal
Centro de Exploraciones Espeleolgicas (CEE)
Asociacin de Aeronutica Experimental (AAE)
Grupo Editorial USB (GEUSB)
Club de Animacin Japonesa (ANI-USB)
 24

USB Scrabble
Club de Msica
Club de Igo (CIGO)
Asociacin de Estudiantes de Ingeniera Qumica (AESEIQ-USB)
Equipo Frmula SAE-USB
Grupo carro solar-USB
Equipo Baja SAE
ASME USB
Grupo de Apoyo para el Desarrollo Estudiantil (GADE)
Grupo Escalera
Asociacin de Jvenes Empresarios (AJE-USB)

En esta etapa se deben determinar las necesidades de informacin de

benchmarking de las organizaciones estudiantiles. Es importante la realizacin de
reuniones donde se realicen tormentas de ideas y entrevistas con cada una sobre sus
necesidades, con la finalidad de llegar a un diagnstico de la situacin actual. El
propsito de las mismas, es asegurar que las agrupaciones comprometidas con el proceso
de comparacin, hayan entendido claramente sus necesidades y permitan formalizar los
requerimientos de las organizaciones.

El tipo de benchmarking a realizar en las organizaciones estudiantiles consiste en

uno funcional, que comprende la identificacin de productos, servicios y procesos de
trabajo de dichas organizaciones, que podran ser o no competidoras directas entre ellas.
El objetivo del benchmarking funcional es identificar las mejores prcticas de cualquier
tipo de empresa que se haya ganado una reputacin de excelencia en el rea especfica
que se est sometiendo a este proceso.
 25

2.1.2. Etapa II: Formar un equipo de benchmarking

Esta etapa comprende una evaluacin para tomar la decisin de qu clase de

personas y cuntas van a realizar la actividad de benchmarking. Es necesario que este
proceso se lleve a cabo en equipos de trabajo, ya que los mismos suelen estar motivados
para participar en la investigacin de benchmarking y hacerla a conciencia y con
sentido. Otra buena razn para el uso de equipos es el nivel de pericia funcional y
experiencia laboral que cada equipo representa. Diferentes perspectivas, habilidades
especiales, variedad de relaciones comerciales son dimensiones que cada miembro del
equipo puede aportar al proceso (Spendolini 2005).

A continuacin se muestra la figura 2.2 con la estructura del equipo del

benchmarking necesario para la ejecucin este proyecto de grado. El mismo est
integrado por el tesista, el tutor acadmico, el Departamento de Actividades y
Organizaciones Estudiantiles, el cliente que representa a las organizaciones estudiantiles
y una unidad de apoyo al proyecto.
 26

Tutor

Apoyo al proyecto:
Tesista: -Capacitacin
-Recopilador de datos -Servicios de biblioteca
-Analista de informacin -Asistencia administrativa
-Presentador de plan de -Apoyo de personal de
accin y recomendaciones oficina
-Alta directiva de las
Benchmarking organizaciones

Dpto. de Actividades Cliente: Org.

y Organizaciones
Estudiantiles Estudiantiles

Figura 2.2. Estructura del equipo de benchmarking para este proyecto

2.1.3. Etapa III: Identificar los socios del benchmarking

Un socio de benchmarking es cualquier persona u organizacin que le

proporcionara al tesista informacin relacionada con la investigacin. El trmino socio
implica a una persona aliada. Las empresas que han asumido este enfoque de asociacin
informan de altos niveles de cooperacin y de resultados positivos con las
organizaciones que han contactado. Un enfoque directo de persona a persona, cuando se
trata de colegas funcionales (en este caso, alianzas entre estudiantes y tesista), han dado
mayores resultados en cuanto a la informacin recopilada de cantidad y calidad. El
punto central de esta etapa es la informacin que dan los integrantes de las
organizaciones estudiantiles.
 27

Esta etapa comprende la bsqueda de actividades funcionales o de resultados que

se puedan considerar como los ms eficientes en su clase o que representen las mejores
prcticas. La premisa bsica del benchmarking es aprender algo de valor de alguien o de
otro sitio, algo que pueda ayudar a actuar con ms eficiencia o eficacia. En esta etapa se
determinar aquellas organizaciones estudiantiles que posean las mejores prcticas, con
la finalidad de compararlas entre ellas y as orientarlas en el uso de las mismas que
conllevara a aumentar su productividad.

2.1.4. Etapa IV: Recopilar y analizar la informacin del benchmarking

Esta etapa comprende los mtodos a utilizar para el levantamiento de los datos y
el anlisis de la informacin. Estos mtodos son:

Entrevistas telefnicas
Entrevistas personales, visitas a las organizaciones
Aplicacin de encuestas
Investigacin en archivos de DIDE y del Departamento de Actividades y
Organizaciones Estudiantiles
Reuniones conjuntas sobre informacin especfica

Estos mtodos deben utilizarse de una manera eficiente, ya que el levantamiento

de los datos origina una interrupcin de las actividades cotidianas de las personas a
entrevistar o a aplicar encuestas, y si este levantamiento no se lleva a cabo de manera
que responda a casi todas o a todas las interrogantes, se estara perdiendo en cierta forma
un tiempo muy valioso necesario para el entrevistador y para el entrevistado. Para ello,
se debe tener en cuenta las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. A continuacin,
se muestra una tabla con las ventajas y desventajas de los mtodos a utilizar para el
levantamiento de la informacin en este trabajo de investigacin.
 28

2.1.5. Etapa V: Actuar

La ltima etapa del benchmarking consiste en llevar a cabo la accin del proceso.
En cuanto a este proyecto de investigacin, slo se contemplan las etapas I al IV y la
presentacin de soluciones y recomendaciones a las agrupaciones estudiantiles, ya que la
etapa de implementacin sera de responsabilidad de las agrupaciones estudiantiles.

Es necesario nombrar el plan de accin al haber culminado con el proceso de

benchmarking:

Producir un informe, donde se coloque los resultados del benchmarking y

las recomendaciones que deben llevar a cabo las organizaciones
estudiantiles para mejorar su eficiencia.
Buscar oportunidades para mejorar los procedimientos existentes
Llevar a las organizaciones estudiantiles nuevos conceptos e ideas
Formar redes funcionales
Estimular los esfuerzos para monitorear la implantacin de las
recomendaciones
Introducir nuevos temas relacionados para hacer benchmarking

Este plan de accin debe tener como soporte un enfoque de mejora continua.

2.2. Diseo y validacin de encuestas y formularios para la recopilacin de la

informacin

Se elaboraron y validaron una serie de encuestas para facilitar la recopilacin de la

informacin a usar en el benchmarking entre las organizaciones estudiantiles
seleccionadas.
 29

Dichas encuestas son las siguientes:

Encuesta preliminar
Formulario de suministro de informacin
Cuestionario de datos demogrficos y numricos para indicadores de
evaluacin de desempeo
Formulario matriz FODA
Comparacin de prcticas organizacionales

2.2.1. Encuesta preliminar

La encuesta de recopilacin de informacin preliminar, fue diseada con la

finalidad de recolectar datos preliminares de las organizaciones estudiantiles que deseen
participar en el proceso de benchmarking. Esta encuesta se distribuy a todas las
organizaciones estudiantiles que participaron en la Semana de Organizaciones
Estudiantiles que se celebr a comienzos del trimestre Septiembre-Diciembre del ao
2009. Adems de la distribucin de esta encuesta, se dieron charlas informativas a los
integrantes de las agrupaciones sobre el desarrollo y beneficios del proyecto.

En el Anexo A se puede observar el formulario encuesta preliminar, el cual

cuenta con una breve descripcin del trabajo de grado, objetivo general y el alcance,
seguido de un par de preguntas adems de campos donde se deben colocar los datos
generales de la organizacin estudiantil en caso que desee participar en el mismo.

2.2.2. Formulario de suministro de informacin

El formulario de suministro de informacin, fue realizado con la finalidad de

indagar los procedimientos que las organizaciones estudiantiles estaran dispuestas a
someter al proceso de benchmarking. Para la mayora de las organizaciones, existen
procedimientos de carcter confidencial que no se consideraron aptos para someterlos al
 30

proyecto. Gracias a este formulario, cada organizacin colocar una marca de chequeo,
dependiendo si desea suministrar o no informacin sobre un procedimiento determinado.

En el Anexo B se puede observar las partes de ste formulario. El mismo posee

una breve explicacin de llenado, celdas donde se deben colocar los datos generales de
la organizacin estudiantil. Por ltimo, posee un listado de procedimientos que se deben
marcar con un S o con un No dependiendo de la decisin de la organizacin en
suministrar la informacin correspondiente.

2.2.3. Cuestionario de datos demogrficos y numricos para indicadores de

evaluacin de desempeo

Este cuestionario fue diseado con la finalidad de levantar informacin referente

a datos demogrficos de las organizaciones, al igual que la misin, visin, estructura
jerrquica y datos numricos para los indicadores de evaluacin de desempeo.

En el Anexo C se puede observar las partes que conforman este cuestionario. El

mismo posee una parte donde se colocan datos numricos, otra con datos demogrficos
y una ltima con una escala de valoracin que le debe asignar cada organizacin
estudiantil dependiendo del caso.

2.2.4. Formulario matriz FODA

El formulario matriz FODA, fue diseado con el propsito de establecer

fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de los procedimientos a comparar
entre las organizaciones estudiantiles. Esto con la finalidad de formular
recomendaciones factibles para mejorar el desempeo de las organizaciones.
 31

Este formulario se encuentra en el Anexo D, donde se puede observar una breve

explicacin de la informacin que se debe colocar en cada celda de la matriz.

2.2.5. Formulario de comparacin de prcticas organizacionales

El formulario de comparacin de prcticas organizacionales, se dise para

concluir de una manera resumida, qu organizacin estudiantil posee la mejor prctica
en un procedimiento determinado, adems de plasmar recomendaciones para disminuir
las brechas. Dicho formulario se encuentra en el Anexo E.

2.3. Formulacin de indicadores de evaluacin de desempeo

2.3.1. Indicadores enfocados hacia el proveedor

Para esta categora se asigna la facilidad que tienen las organizaciones

estudiantiles para tratar con sus proveedores.

2.3.1.1. Procedimiento: procura de materiales (compra de materiales)

Los siguientes indicadores permitirn medir la eficiencia del proveedor.

Indicador: ciclo de orden de compra (COC)

Este indicador permite medir el tiempo que transcurre entre la generacin de la orden
de compra (pedido al proveedor) y la recepcin fsica del producto.

2.1

 32

2.3.2. Indicadores financieros

2.3.1.2. Procedimientos: obtencin de ingresos y captacin de

patrocinantes

Estos indicadores permitirn medir la eficiencia en cuanto a la toma de decisin de

los patrocinantes de colaborar o no en la ejecucin de un proyecto determinado por parte
de la organizacin estudiantil.

Indicador: periodo de retraso de captacin de ingresos (PRCI)

Este indicador permite medir qu tan eficiente es el proceso de captar a un

patrocinante determinado, en relacin al tiempo en que tarda el mismo en tomar la
decisin de contribuir con la donacin o patrocinio.

2.2

Indicador: donacin promedio al ao (DPA)

Este indicador permite observar la cantidad de dinero donada por parte de los
patrocinantes en un ao.

2.3
 33

2.3.3. Indicadores de recursos humanos

2.3.3.1. Procedimiento: captacin de miembros

Estos indicadores permitirn medir la eficiencia del proceso de captacin de miembros.

Indicador: relacin de captacin de aspirantes anual (RCAA)

Mide la relacin de cuantas personas se preinscribieron como aspirantes de la

agrupacin, de acuerdo a la cantidad de posibles aspirantes que se contactaron a
travs de publicidad y otros medios para que pertenezcan a la agrupacin.

2.4

Indicador: relacin de miembros anual (RMA)

Mide la relacin que existe entre los aspirantes a la agrupacin y cuntos de ellos
fueron aceptados como miembros.

2.5

2.3.3.2. Procedimiento: programa de motivacin a los miembros

Segn el tipo de procedimiento, es necesario medirlos con una escala de valoracin,

asignando un puntaje del 1 al 5, al grado de motivacin que posee la organizacin
en la ejecucin de las actividades cotidianas que realiza.
 34

1: nada motivado

2: poco motivado

3: moderadamente motivado

4: bastante motivado

5: muy motivado

2.3.3.3. Procedimiento: capacitacin y adiestramiento

Segn el tipo de procedimiento, es necesario medirlos con una escala de valoracin,

asignando una puntuacin de acuerdo a si le parece importante o no a la
organizacin, la capacitacin de nuevos miembros y el adiestramiento continuo de
los mismos.

1: nada importante

2: poco importante

3: moderadamente importante

4: bastante importante

5: muy importante

2.3.4. Indicadores de servicios

2.3.4.1. Procedimiento: organizacin de actividades anuales

Indicador: relacin de actividades anuales efectivas (RAAE)

Este indicador permite medir la cantidad de actividades realizadas anualmente en

relacin con la cantidad planificada.
 35

2.6.

2.3.5. Indicadores de eficiencia organizacional

2.3.5.1. Procedimiento: toma de decisiones

Indicador: relacin de reuniones anuales de junta directiva efectivas

(RRJD)

Este indicador mide la relacin de las reuniones que se planificaron al ao con las
reuniones que se lograron llevar a cabo.

2.7.

2.3.5.2. Procedimiento: existencia de polticas, misin, visin y valores

(planificacin estratgica)

Segn el tipo de procedimiento, es necesario medirlos con una escala de valoracin

asignando una puntuacin de acuerdo al grado de importancia que le da la organizacin
estudiantil al poseer una planificacin estratgica.

1: nada importante

2: poco importante

3: moderadamente importante

4: bastante importante

5: muy importante
 36

2.3.5.3. Procedimiento: documentacin de normas

Segn el tipo de procedimiento, es necesario medirlos con una escala de valoracin

asignando una puntuacin de acuerdo al grado de importancia que le da la organizacin
estudiantil al tener las normas documentadas.

1: nada importante

2: poco importante

3: moderadamente importante

4: bastante importante

5: muy importante

2.3.5.4. Procedimiento: documentacin de procedimientos

Segn el tipo de procedimiento, es necesario medirlos con una escala de valoracin

asignando una puntuacin de acuerdo al grado de importancia que le da la organizacin
estudiantil al tener una documentacin de sus procedimientos.

1: nada importante

2: poco importante

3: moderadamente importante

4: bastante importante

5: muy importante

2.3.5.5. Procedimiento: organizacin de los equipos de trabajo

Segn el tipo de procedimiento, es necesario medirlos con una escala de valoracin

asignando una puntuacin de acuerdo a la importancia que le da la organizacin estudiantil al
 37

organizarla en equipos de trabajo, para que faciliten la consecucin de objetivos de la

manera ms eficiente.

1: nada importante

2: poco importante

3: moderadamente importante

4: bastante importante

5: muy importante

2.4. Entrevistas al Departamento de Actividades y Organizaciones Estudiantiles

Se realizaron entrevistas con el Departamento de Actividades y Organizaciones Estudiantiles

con la finalidad de obtener informacin de contacto. La misma fue suministrada a travs de un
directorio con la ubicacin, persona de contacto y correo electrnico de las organizaciones
estudiantiles, adems de una clasificacin segn el tipo de actividad que realizan.

2.5. Seleccin de las Organizaciones Estudiantiles objeto de benchmarking

Se llev a cabo visitas a los puestos informativos que fueron ubicados en el conjunto de
auditorios hasta la semana dos del trimestre septiembre-diciembre del 2009, con la finalidad de
indagar un poco en el tipo de actividad que realizan las organizaciones. Dicha visita permiti
tener una base para la seleccin de las organizaciones candidatas a participar en el proyecto de
grado.

Se distribuy el formulario de informacin preliminar (ver Anexo A) para obtener

informacin de las organizaciones estudiantiles interesadas en participar en el proyecto.

De acuerdo al tipo de actividad que realizan las organizaciones estudiantiles se determin

seleccionar aquellas que presenten una sede de fcil acceso al igual que tengan una estructura
 38

organizativa definida. Esto con la finalidad de realizar el proceso de benchmarking de una

manera ms eficiente.

Luego de analizar la informacin suministrada por el Departamento de Actividades y

Organizaciones Estudiantiles, se seleccionaron las organizaciones candidatas para participar en el
proceso de benchmarking. Las mismas se encuentran en la tabla 2.2.

Tabla 2.2. Organizaciones estudiantiles seleccionadas

Tipo de Organizacin Estudiantil Nombre de la Agrupacin Estudiantil

Grupos Recreativos-Cientficos AIESEC

AJE

GADE

Grupo Escalera

ASME-USB

ASEIQ-USB

BAJA-USB

CITE
Grupos Cientficos
Equipo Frmula SAE

IEEE

Grupo Editorial

USB Solar

Grupos Recreativos-Deportivos Grupo de Excursionismo OIKOS

Club de Juegos de Rol

Club de Animacin Japonesa

Grupos Recreativos
ANIME USB
 39

2.6. Reuniones con las Organizaciones Estudiantiles seleccionadas, a fin de obtener

aprobacin de las mismas en cuanto al sometimiento del proceso de benchmarking

Se convoc a una charla informativa que se realiz en la mini concha de la Casa del
Estudiante en conjunto con la Coordinacin de Actividades y Organizaciones Estudiantiles, en
donde se explic con detalle una presentacin con los objetivos y beneficios de este proyecto de
grado, al igual que se aclararon dudas referentes al tema.

Se realizaron reuniones con la junta directiva de las organizaciones estudiantiles que no

pudieron asistir a la charla, con la finalidad de explicar los objetivos y beneficios del proyecto de
grado al igual que se aclararon dudas.

Luego de la charla informativa y de las reuniones con la junta directiva de cada

organizacin estudiantil, se entreg material publicitario (ver anexo H) donde se explicaba en
forma general, cmo se iba a desarrollar este proyecto y de los beneficios que conllevara para las
organizaciones interesadas en la participar. Este material publicitario consisti en trpticos,
propaganda y tarjeta de presentacin con informacin de contacto del tesista.

Adems de la entrega del material publicitario, se envi a las organizaciones estudiantiles

seleccionadas, una presentacin en PowerPoint (ver Anexo F) con una breve explicacin de las
fases del proyecto, al igual que un cuestionario electrnico (ver anexo A) donde ellas respondan
si estaban interesadas en la participacin en el mismo.
 CAPTULO 3

RESULTADOS Y DISCUSIN

3.1. Organizaciones estudiantiles seleccionadas

Luego de entregar el material publicitario descrito en el captulo anterior, se determinaron

finalmente las organizaciones estudiantiles que van a participar en este proyecto de grado.

Dichas agrupaciones son las siguientes:

Tabla 3.1. Organizaciones estudiantiles que aprobaron participar en el benchmarking

Tipo de Organizacin Estudiantil Nombre de la Agrupacin Estudiantil

AJE

Grupos Recreativos-Cientficos GADE

Grupo Escalera

ASEIQ-USB

Equipo Frmula SAE

Grupos Cientficos IEEE

Grupo Editorial

En la Tabla 3.2 que se presenta a continuacin, se encuentra una breve descripcin de

cada organizacin estudiantil, adems de su misin y visin.
 41

Tabla 3.2. Descripcin de las organizaciones estudiantiles participantes en el proyecto de grado

Nombre de la
organizacin
Descripcin Misin Visin
La Asociacin de Jvenes Empresarios es Brindar las herramientas y oportunidades Consolidarnos como la Asociacin
una organizacin estudiantil dedicada a que fomenten el desarrollo de criterios y Estudiantil lder en la formacin de
aportar conocimientos a la comunidad aptitudes para la formacin de jvenes jvenes emprendedores (Zanabria
AJE universitaria en las reas referidas a emprendedores mediante la realizacin de 2010).
gerencia, emprendimiento, liderazgo, proyectos de alta calidad que consoliden el
entre otros. enlace Universidad-Empresa (Zanabria
2010).
GADE (Grupo de Apoyo para el Facilitar la adaptacin y el desarrollo de Mejorar la adaptacin de los
Desarrollo Estudiantil) es una agrupacin los estudiantes a la vida universitaria estudiantes de la USB a su entorno
estudiantil sin fines de lucro, sin filiacin dentro de la USB (Montoya 2010). universitario. Incentivar a la
partidista, ni religiosa, destinada a continua bsqueda del desarrollo
GADE
realizar actividades que faciliten la persona, acadmico y profesional
adaptacin, integracin y desarrollo de de cada uno de nuestros miembros
los estudiantes de la Universidad Simn (Montoya 2010).
Bolvar.
El Grupo Escalera es una Realizar proyectos con pertinencia social, Nuestro propsito es ayudar a los
organizacin estudiantil apoltica y sin de corte acadmico o logstico para el miembros de nuestra agrupacin,
fines de lucro que busca el desarrollo desarrollo de las comunidades. Dentro de as como a nuestros colaboradores
personal y el crecimiento integral de estos proyectos se encuentra el desarrollo y participantes en el curso, en
Grupo
todos sus miembros, mediante la de un Curso a bajo costo, orientado a la adquisicin y mejoramiento de
Escalera
realizacin de actividades grupales reforzar los conocimientos adquiridos en el conocimientos, vivencias y
relacionadas con el rea acadmica, transcurso de la educacin media (Grupo destrezas que puedan aplicar en
logstica y manejo de grupos. (Grupo Escalera s.f.). situaciones individuales o grupales.
Escalera s.f.). (Grupo Escalera s.f.)
 42

Tabla 3.2. Descripcin de las organizaciones estudiantiles participantes en el proyecto de grado (continuacin)

Nombre de la
organizacin Descripcin
ASEIQ-USB (Asociacin de Estudiantes
de Ingeniera Qumica de la Universidad
Simn Bolvar), es una organizacin para
Ingenieros Qumicos que busca
relacionar y promover la Ingeniera
ASEIQ- Qumica como una de las carreras de
USB mayor importancia. ASEIQ-USB
relaciona al estudiante con su futuro
como Ingeniero Qumico y genera
destrezas organizativas en cada miembro
por medio de congresos y otras
actividades (Salazar 2010).
El Equipo F-SAE USB est conformado
por estudiantes de diversas carreras de la
Universidad simn Bolvar. Su objetivo
es disear, construir y probar cada ao un
vehculo tipo Frmula, diseado
especialmente para pistas de autocross
Equipo
(circuitos de asfalto), con altas
Frmula
prestaciones en materia de agarre en
SAE
curvas y altas aceleraciones. La finalidad
de esta actividad es competir anualmente
en la competencia Frmula SAE, llevada
a cabo en Michigan, EE. UU. donde
participan alrededor de 140 universidades
a nivel mundial (Frmula SAE-USB s.f.).
Misin
Trabajar por el desarrollo integral y
profesional de los estudiantes de ingeniera
qumica en todo el pas, cuyos objetivos
fundamentales son impulsar el desarrollo
de sus aspectos cientficos, tcnicos y
profesionales (Salazar 2010).
Ofrecer al pas profesionales
emprendedores, competitivos,
innovadores, con alta capacidad de
liderazgo, trabajo en equipo y solucin de
problemas, as como tambin con
cualidades ticas y de responsabilidad
social, que contribuyan de forma activa al
desarrollo del pas (Frmula SAE-USB
s.f.).
Visin
Se busca crear el inters y la
participacin del estudiante de la
carrera en actividades que
promuevan el desarrollo
profesional y personal, tales como
congresos, seminarios, charlas,
foros y actividades de integracin
grupal (Salazar 2010).
Ofrecer al estudiante una educacin
integral mediante la participacin
en un proyecto de ingeniera,
basado en la construccin de un
prototipo monoplaza de alto
desempeo para participar
anualmente en la competencia
internacional de Frmula SAE,
representando a Venezuela y a la
Universidad Simn Bolvar
(Frmula SAE-USB s.f.).

Tabla 3.2. Descripcin de las organizaciones estudiantiles participantes en el proyecto de grado (continuacin)
Nombre de la
organizacin Descripcin
El Instituto de Ingenieros en Electricidad,
Electrnica y Computacin (IEEE),
fundado en 1884, es la asociacin tcnica
y profesional sin fines de lucro ms
grande del mundo. Bajo su lema:
Conectando al mundo", el IEEE sirve a
unos 380.000 miembros en 150 pases,
organizados geogrficamente en diez
Regiones, con ms de 340 Secciones y
unas 1400 Ramas Estudiantiles. De este
IEEE
conjunto existen alrededor de 70.000
miembros estudiantiles, esenciales para el
crecimiento y la vitalidad del Instituto
Gracias a sus miembros, el IEEE es lder
mundial en reas tcnicas que van desde
ingeniera en computacin, tecnologa aos, la Rama ha trabajado continuamente
biomdica y telecomunicaciones, hasta
ingeniera elctrica de potencia e
industria aeroespacial, entre otras (RE-
IEEE-USB s.f.).
El Grupo Editorial Papel Cebolla, es una
agrupacin que se encarga de elaborar
medios impresos para la comunidad
Grupo
universitaria para promover su
Editorial
integracin.
Misin
La Misin de la Rama Estudiantil IEEE de
la Universidad Simn Bolvar (RE IEEE
USB), es la de hacer partcipe a sus
miembros en las actividades que puedan
desarrollar tanto la Rama como el IEEE,
con la finalidad primordial de propiciar el
acercamiento de los estudiantes de
Ingeniera Elctrica, Electrnica y
Computacin con el medio profesional, a
travs de la organizacin de diversas
actividades extra acadmicas, todo ello con
la intencin de contribuir a elevar la
calidad de la formacin de nuestros
compaeros estudiantes y futuros colegas.
Una prueba de ello es que a lo largo de tres
por darse un lugar dentro de la comunidad
universitaria y fuera de ella,
mantenindose vigente en el contexto del
IEEE (RE-IEEE-USB s.f.).
Convertirnos en el principal medio de
expresin dentro de la USB, y ser
conocidos en el ambiente estudiantil a lo
largo del territorio nacional, por medio de
nuestra publicacin impresa Papel Cebolla
y la pgina web de mismo nombre (Infante
2010).
43
Visin
La Visin de la Rama Estudiantil
de la Universidad Simn Bolvar
(RE IEEE USB), es la de formar
profesionales que sean lderes
conocedores de la realidad en la
que se desenvuelven, capaces de
tomar decisiones acertadas de
acuerdo a sus conocimientos y
experiencias adquiridas durante su
perodo de participacin en la
Rama (RE-IEEE-USB s.f.).
Crear medios de comunicacin
impresos y digitales que
promuevan la integracin de la
comunidad universitaria a travs de
la informacin y el entretenimiento
(Infante 2010).
 44

3.2. Resultados obtenidos del formulario de suministro de informacin

Gracias a los resultados obtenidos del formulario de suministro de informacin (Anexo

B), se tom la decisin de qu procedimientos utilizar en el proceso de benchmarking. Para ello
se estableci que se sometern aquellos con un porcentaje de 60% de respuestas afirmativas,
levantando los procedimientos respectivos a efectos de documentarlos.

Por el contrario, aquellos procedimientos que posean un porcentaje inferior del 60% de
respuestas afirmativas, no se sometern a comparacin.

En la tabla 3.1 se puede observar los porcentajes de respuestas afirmativas de las

organizaciones estudiantiles a favor de comparar un procedimiento especfico y de respuestas
negativas en contra de la misma.

Tabla 3.3. Resultados del formulario de suministro de informacin

Procedimiento S NO
Procedimiento de captacin de miembros 87% 13%

Procedimiento de obtencin de ingresos 87% 13%

Procedimiento de capacitacin y adiestramiento 87% 13%

Procedimiento de administracin de recursos humanos 87% 13%

Procedimiento de procura de materiales (compra de materiales) 87% 13%

Documentacin de procedimientos 87% 13%

Documentacin de normas 87% 13%

Procedimiento de captacin de patrocinantes 62% 38%

 45

Tabla 3.3. Resultados del formulario de suministro de informacin (continuacin)

Procedimiento S NO
Programa de motivacin a los miembros (reconocimientos por
62% 38%
desempeo)

Modelo de toma de decisiones 62% 38%

Organizacin de actividades anuales (cursos, congresos, viajes en

representacin de la organizacin, demostracin de prototipos, 100% 0%
entre otras)

Organizacin de los equipos de trabajo 100% 0%

Existencia de poltica de calidad , misin, visin, valores 75% 25%

3.3. Resultados obtenidos del cuestionario de datos demogrficos y numricos

Del cuestionario de datos demogrficos y numricos (Anexo C) se obtuvo los siguientes

resultados para las organizaciones estudiantiles colaboradoras en este proyecto.

La figura 3.1 muestra la cantidad de miembros activos para cada organizacin estudiantil.

Cantidad de miembros activos

200 100%
90%
150 80%
70%
60%
100 50%
40%
50 30% Miembros activos
20%
10% Acumulado %
0 0%

Figura 3.1. Cantidad de miembros activos de las organizaciones estudiantiles

 46

Se puede observar a partir de la figura anterior que la organizacin estudiantil GADE,

posee la mayor cantidad de miembros activos (34,83% 70 miembros), seguido por Equipo
Frmula SAE con 35 miembros 17,41%.

La cantidad de miembros activos de una organizacin estudiantil, va a depender del

requerimiento de los mismos segn la naturaleza de las actividades que realizan. GADE posee la
mayor cantidad de miembros, ya que los Vivenciales (actividades de integracin para las cohortes
recin ingresadas a la Universidad Simn Bolvar) demanda personal que debe ser agrupado para
la ejecucin ptima de los mismos.

Para el caso del Equipo Frmula SAE, se necesita ms de 35 miembros ya que el

ensamblaje del carro de frmula, representaciones en el extranjero y actividades administrativas
requiere contar con un personal amplio para cumplir con sus objetivos trimestrales.

Es necesario conocer el promedio de edad que poseen los miembros de las organizaciones
estudiantiles colaboradoras en este proyecto. Para ello se puede observar la figura 3.2.

Promedio de edad
25

20

15

10

Figura 3.2. Promedio de edad de los miembros de las organizaciones estudiantiles

 47

De la figura anterior, se puede observar que el promedio de edad de los miembros es

mayor para las agrupaciones IEEE y para el Grupo Escalera con 22 aos, seguido por AJE con un
promedio de 21 aos de edad.

Para las agrupaciones estudiantiles IEEE, Grupo Escalera, AJE y Equipo Frmula SAE es
importante poseer un promedio de edad mayor o igual a 20 aos. Debido a que las actividades
que realizan implican cierto grado de madurez y responsabilidad.

Otra variable que es importante estudiar consiste en el estimado de los miembros que
hablan ingls. Esto con la finalidad de indagar un poco en el desenvolvimiento de la organizacin
con estudiantes de otros pases. Para ello se puede observar la figura 3.3 donde se representa el
este estimado.

Estimado de miembros que hablan ingls

140 100%
90%
120 80%
100 70%
60%
80
50%
60 40%
40 30%
20%
20 10%
0 0%
Miembros que hablan
ingls
Acumulado

Figura 3.3. Estimado de miembros que hablan ingls

 48

De la figura anterior se puede observar que la agrupacin estudiantil GADE posee la

cantidad ms elevada de miembros que hablan ingls (56 del total de sus miembros). Luego se
encuentran IEEE y Equipo Frmula SAE con 15 miembros 12,93%.

Una de las ventajas que poseen estas agrupaciones al tener una cantidad elevada de
miembros bilinges, consiste en lograr una comunicacin ms efectiva con agrupaciones de otros
pases. Para el caso de IEEE y para el Equipo Frmula SAE es de vital importancia ya que son
organizaciones a nivel mundial.

Gracias a la demanda de tiempo que se requiere para estudiar en la Universidad Simn

Bolvar, es necesario cumplir con las actividades de las organizaciones estudiantiles los fines de
semana. Una variable que ayudara a ejecutar una actividad determinada, consiste en poseer un
vehculo propio debido a que el transporte pblico de esta universidad no labora los fines de
semana.

El cuestionario del anexo C permiti indagar sobre la variable anterior y se puede

observar de la figura 3.4, la cantidad de miembros que poseen vehculo propio.

Porcentaje de los miembros con automvil

100%
60
90%
50 80%
70%
40 60%
30 50%
40%
20 30%
10 20%
10%
0 0%
Miembros con
automvil
Acumulado

Figura 3.4. Estimado de miembros con vehculo propio

 49

La figura anterior muestra un estimado de los miembros de las organizaciones

estudiantiles objeto de benchmarking, que poseen vehculo propio. Se puede observar que GADE
posee un estimado mayor de los mismos (21 miembros 33,33%), seguidamente por IEEE con
16 miembros (25,40%) y Equipo Frmula SAE con 14,29%.

Por otro lado, las agrupaciones GADE, Grupo Escalera, ASEIQ-USB y Grupo Editorial
tienen como poltica un ndice promedio necesario para pertenecer a la agrupacin. Esto se debe a
que los miembros con un ndice promedio especfico, garantiza su habilidad de ejecutar las
actividades designadas dentro de la agrupacin junto con el cumplimiento de sus
responsabilidades acadmicas, sin descuidar ninguna.

La variable anterior se puede observar en la figura 3.5, donde se grafica los ndices
requeridos por cada organizacin estudiantil para pertenecer a la misma.

ndice necesario para pertenecer a la agrupacin

4
3,5
3
2,5
2
1,5
1 ndice promedio
0,5
0

Figura 3.5. ndice requerido para pertenecer a la agrupacin estudiantil

 50

Se puede observar de la figura anterior, que la agrupacin Grupo Editorial exige un

promedio de 3,69 para pertenecer a la misma. El Grupo Escalera exige 3,5, para pertenecer a
GADE es necesario contar con un promedio mayor de 3,2 y para ASEIQ-USB se necesita no caer
en periodo de prueba (ndice menor a 3). Adems, se puede observar que las agrupaciones IEEE,
Equipo Frmula SAE y AJE no poseen este requerimiento.

Otra de las variables que se estudiaron en el cuestionario del anexo C fue el gnero de los
miembros. La figura 3.6 muestra el porcentaje de mujeres y hombres de cada organizacin
estudiantil participante en el proyecto.

Gnero de los miembros

80%
70%
60%
50%
40%
30%
Hombres
20%
10% Mujeres

0%

Figura 3.6. Gnero de los miembros

De acuerdo a la figura anterior, se puede observar que para la agrupacin GADE el 43,30%
de los miembros son mujeres y 27,72 son hombres. Para ASEIQ-USB el 15,46% son mujeres
mientras que 7,92% son hombres. Luego contina la agrupacin AJE con un 11.34% de
miembros mujeres y 5,94% de hombres, seguidamente del Grupo Escalera y el Equipo Frmula
SAE con 9,28% de mujeres. Por ltimo tenemos a IEEE con 8,25% de mujeres y 12,87% de
hombres y el Grupo Editorial con 3,09% de mujeres y 6,93% de hombres.
 51

Por otro lado, la figura 3.7 muestra el porcentaje de estudiantes que pertenecen a una cohorte
en especfico, tomando la sumatoria de todos los miembros de las agrupaciones participantes
como la poblacin total.

Cohorte de los miembros

60 100%
90%
50 80%
40 70%
60% Cantidad por cohorte
30 50%
Acumulado
40%
20 30%
10 20%
10%
0 0%
08 07 06 05 09 04 02 03

Figura 3.7. Cohorte de las agrupaciones estudiantiles

Se puede observar de la figura anterior, que la mayor cantidad de integrantes pertenecen a

la cohorte 2008 (54 miembros), seguidamente por la cohorte 2007 con 44 del total de miembros.
Por ltimo se tiene la cohorte 2003 con 2 miembros.

Como ltima variable en este cuestionario, se estudi la composicin de las carreras

existentes para una poblacin que corresponde al total de miembros de todas las agrupaciones
objeto de estudio. Dicha variable se puede observar en la figura 3.8.

En esta figura, el porcentaje mayor lo ocupa la carrera de Ingeniera Mecnica con el 24%
de los miembros totales, seguido por el 19% de Ingenieros Qumicos, el 11% de Ingenieros
Elctricos, el 9% de Ingenieros Electrnicos, el 8% de Ingenieros en Produccin, el 7% de
Arquitectos y el 6% de Ingenieros en Materiales y Urbanistas. Por ltimo se tiene las carreras de
Licenciatura en matemtica e Ingeniera de Computacin con un 3% y 2% respectivamente.
 52

0%
Composicin de carreras
2% 1%
2% 1% 1% Ing. Mecnica
3%
Ing. Qumica
6% 24% Ing. Elctrica
Ing. Electrnica
6%
Ing. Produccin
7% Arquitectura
Ing. Materiales
8% 19% Urbanismo
Lic. Matemtica
9%
11% Ing. Computacin
Gestin de la Hospitalidad

Figura 3.8. Composicin de las carreras

3.4. Anlisis FODA

Para la realizacin de un anlisis mediante la matriz FODA (fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas), se utilizaron los procedimientos de cada organizacin estudiantil objeto
de benchmarking que se encuentran en el anexo G.

Este anlisis result en las siguientes tablas:

 53

3.4.1. Organizacin estudiantil: ASEIQ-USB

Tabla 3.4. Matriz FODA (ASEIQ-USB)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Oportunidades
Poseen diversas actividades para la Poseen alianzas con otras
obtencin de ingresos: cursos, organizaciones de Ingeniera Qumica a
congresos, entre otras. nivel nacional. Esto es una oportunidad
Las reuniones de la Junta Directiva se debido a que pueden adoptar prcticas
realizan semanalmente. que ayuden la consecucin de sus
objetivos.
Debilidades Amenazas
No existe un control para el Utilizan solo un medio para la
procedimiento de compra de materiales. captacin de miembros (publicidad de
Es decir, la agrupacin no guarda las la agrupacin). No aprovechan otros
facturas o soportes de la compra. medios que permitan llamar la atencin
No existe documentacin alguna de los de ms estudiantes. Esto se convierte en
procedimientos. una amenaza porque genera pocos
Inexistencia de un control para la toma ingresos de miembros a la agrupacin.
de decisiones. No se realiza una minuta
de reunin.
No se lleva un control de las actividades
que se organizan anualmente.
 54

3.4.2. Organizacin estudiantil: AJE

Tabla 3.5. Matriz FODA (AJE)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Oportunidades
Se utiliza ms de una va para la Se dictan talleres impartidos por
obtencin de ingresos: preventa y venta asesores externos a los miembros de la
de entradas de congreso y patrocinio del organizacin. Esto es una oportunidad
evento. ya que brindan herramientas tiles para
Se lleva un registro clasificado de los la asociacin, as como de conocer las
miembros activos, pasivos y asesores de generaciones pasadas y la dinmica de
la agrupacin. aos anteriores.
Existen programas de motivacin a los
miembros activos, pasivos y asesores:
certificado al mejor organizador de un
evento especfico, miembro del ao y
celebraciones de los cumpleaos de
cada miembro.
Se realizan minutas de reunin para
monitorear la toma de decisiones.
Realizan informes financieros al final
de cada evento que permite evaluar la
eficiencia y productividad del mismo.
Debilidades Amenazas
Existencia de manuales de La captacin de nuevos miembros se
procedimientos desactualizados. realiza una vez al ao mediante el
evento en la semana de las
agrupaciones estudiantiles en el
Conjunto de Auditorios. En caso de no
contar con la cantidad estimada de
aspirantes, realizan publicidad
informativa. Esta publicidad debe
realizarse durante todo el ao.

3.4.3. Organizacin estudiantil: Grupo Editorial
Tabla 3.6. Matriz FODA (Grupo Editorial)
Factores internos
Fortalezas
Si al realizar una actividad determinada
no se cumplieron los objetivos, se
fomenta un compromiso para que cada
uno de los participantes mejoren los
aspectos deficientes.
Debilidades
No poseen un control para el monitoreo
del procedimiento de obtencin de
ingresos.
Inexistencia de controles para
administracin de recursos humanos.
No poseen un control para monitorear
el procedimiento de motivacin a los
miembros. Es decir, no llevan un
registro de los incentivos otorgados a
los miembros que se merecen un
reconocimiento especial
desempeo.
No existe un control para monitorear la
toma de decisiones, por ejemplo una
minuta de reunin.
55
Factores externos
Oportunidades
Utilizan diversas herramientas a lo
largo del ao para la captacin de
miembros: volantes publicitarios,
instalacin en la semana de
agrupaciones estudiantiles y mediante
la edicin impresa de la agrupacin.
Amenazas
No poseen una fuente de ingreso
formal. Es decir, los ingresos obtenidos
son debido a que la agrupacin posee
la un recipiente destinado a la recoleccin
de ingresos. En cada reunin, cada
miembro cancela 1.5 Bs si asiste a la
misma y 3 Bs si no asisti. Esto se
presenta como una amenaza ya que si
en una reunin no asiste la mayora de
la Junta Directiva, los ingresos de esa
por semana van a ser mnimos y podran no
ser suficientes para la compra de
insumos.
 56

3.4.4. Organizacin estudiantil: Grupo Escalera

Tabla 3.7. Matriz FODA (Grupo Escalera)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Oportunidades
Poseen un formato de informe de Numerosa inscripcin de estudiantes
actividades donde se colocan los para el curso de nivelacin, lo cual
objetivos generales y especficos de genera altos ingresos para la
cada actividad que llevan a cabo, as organizacin.
como una descripcin de su ejecucin y
recomendaciones de mejora de la
misma.
La fuente de ingreso de la agrupacin es
por medio del curso de nivelacin. Este
curso genera los ingresos necesarios
para cubrir con los gastos de la
organizacin.
Debilidades Amenazas
Inexistencia de controles para Uso de un solo mtodo de captacin de
monitorear el procedimiento de procura miembros (mediante la instalacin
de materiales y de alianzas con otras anual de agrupaciones estudiantiles en
organizaciones. el Conjunto de Auditorios).
No poseen documentacin de los
procedimientos.
Inexistencia de controles para
monitorear el procedimiento de
organizacin de actividades anuales.
Deficiencias en la coordinacin de las
inscripciones de los estudiantes.
No hay renovacin del material que se
imparte a los estudiantes.
 57

3.4.5. Agrupacin estudiantil: GADE

Tabla 3.8. Matriz FODA (GADE)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Oportunidades
Motivar a sus miembros con un Poseen la iniciativa de crear un comit
certificado que premia el desempeo de para la elaboracin y actualizacin de
los ms destacados del trimestre. manuales de procedimientos, con la
Realizar convivencias entre los finalidad de facilitar la induccin a
miembros de la agrupacin, para nuevos miembros.
fortalecer alianzas entre ellos y
aumentar la motivacin que se ver
reflejado en un mejor desempeo de las
actividades cotidianas.
Realizar un Programa de Intercambio
de Agrupaciones Estudiantiles (PIAE)
en el cual intercambian informacin en
cuanto a ejecucin de actividades
cotidianas.
Utilizan varias formas de obtencin de
ingresos: profondos, eventos
particulares y cobro de cuota trimestral
a los miembros.
Debilidades Amenazas
Las reuniones de junta directiva son Baja motivacin por parte de otras
realizadas al inicio y al final del organizaciones estudiantiles para asistir
trimestre. al PIAE (Programa de Intercambio de
Inexistencia de controles para el Agrupaciones Estudiantiles).
programa de motivacin a los
miembros.
No se evala la ejecucin de metas de
las actividades realizadas.
 58

3.4.6. Organizacin estudiantil: IEEE

Tabla 3.9. Matriz FODA (IEEE)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Oportunidades
Utilizan dos mtodos de obtencin de Realizan alianzas con el Centro de
ingresos: patrocinios y actividades Estudiantes de Ingeniera Elctrica e
diarias.
Ingeniera de Produccin para la
ejecucin de un evento en especfico
o actividades comunes.
Debilidades Amenazas
No realizan seguimiento del Utilizan slo un medio para captar la
procedimiento de captacin de atencin de los estudiantes. Este
miembros. Lo cual es una deficiencia,
medio consiste en convocar a los
ya que no se puede evaluar el
mismos a reuniones informativas.
desempeo del mismo en cuanto a la
cantidad de posibles miembros.
No estn documentadas las normas en
los estatutos de la organizacin.
No se lleva un control de los
reconocimientos por desempeo
otorgados a los miembros de la
organizacin.
Se realiza una sola reunin a principio
del trimestre para la toma de decisiones.
Tampoco se lleva un control de dicho
procedimiento por medio de una minuta
de reunin.
No se realiza un control del
procedimiento de organizacin de las
actividades anuales a llevar a cabo.
 59

3.4.7. Organizacin estudiantil: Frmula SAE

Tabla 3.10. Matriz FODA (Frmula SAE)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Oportunidades
Realizan seguimiento de las actividades Brindan a la comunidad universitaria
asignadas a cada miembro mediante un (miembros o no), materias electivas
diagrama de Gantt en Microsoft Project. (Diseo Automotriz I, II y III) que
Las reuniones de la junta directiva se permiten indagar sobre aspectos de
realizan semanalmente. Lo que permite diseo del vehculo, adems de contar
monitorear la ejecucin de las con unidades de crdito necesarios para
actividades en cuanto a la consecucin cumplir con el pensum de estudio. Estas
de metas. materias pueden generar motivacin de
Utilizan dos medios de obtencin de los estudiantes para pertenecer a esta
ingresos: donaciones y patrocinios y organizacin estudiantil.
aportes LOCTI.
Debilidades Amenazas
No poseen un control que permita Utilizan un nico medio para captar
monitorear el procedimiento de nuevos miembros, que consiste en la
capacitacin y adiestramiento. invitacin a la comunidad
La misin y visin de la organizacin universitaria por medio de la
no son modificadas a medida que se instalacin en el Conjunto de
logran los objetivos y metas. Auditorios de agrupaciones
estudiantiles, a una conferencia donde
exponen el proyecto a llevar a cabo
en el ao en curso.
 60

3.5. Resultados obtenidos de los indicadores de desempeo para el benchmarking del anexo C. Cuestionario de datos
demogrficos y numricos para indicadores de evaluacin de desempeo

Tabla 3.11. Cuadro comparativo de indicadores (cuantitativos) entre las organizaciones estudiantiles

Organizacin / Mejor
GADE ESCALERA IEEE SAE ASEIQ EDITORIAL AJE Meta
indicador prctica
Ciclo de orden de
N/A N/A 71,43 100 50 30 N/A 100% SAE
compra (COC)
Periodo de retardo
de captacin de N/A N/A 50 58,33 75 50 43,86 100% ASEIQ
ingresos (PRCI)
Donacin promedio
18,06 N/A 8,33 9,72 5,55 2,2 8,33 N/A N/A
anual (DPA)
Relacin de
captacin de
40 55,00 7,5 60 94,12 76,92 50 100% ASEIQ
aspirantes anual
(RCAA)
Relacin de
miembros anual 62,5 63,64 100 100 58,33 80 62,5 100% IEEE, SAE
(RMA)
Relacin de
GADE, IEEE,
actividades anuales 100 98 100 100 62,5 77,77 100 100%
SAE, AJE
efectivas (RAAE)
Relacin de
reuniones anuales de GADE, SAE,
100 75 50 100 100 94,44 100 100%
junta directiva ASEIQ, AJE
efectivas (RRJD)
 61

Tabla 3.11. Cuadro comparativo de indicadores (cualitativos) entre las organizaciones estudiantiles (continuacin)

Organizacin / Mejor
GADE ESCALERA IEEE SAE ASEIQ EDITORIAL AJE Meta
indicador prctica
Programa de
motivacin a los 4 4 4 5 4 4 3 5 SAE
miembros
Capacitacin y
5 5 5 5 4 5 5 5 Todas
adiestramiento
GADE,
Documentacin de ESCALERA,
5 5 4 5 5 5 4 5
normas SAE, ASEIQ,
EDITORIAL
Documentacin de
4 4 3 5 5 3 4 5 SAE, ASEIQ
procedimientos
GADE,
ESCALERA,
Organizacin de los
5 5 5 5 4 5 5 5 IEEE, SAE,
equipos de trabajo
EDITORIAL,
AJE
 62

El origen de la tabla anterior (Tabla 3.11) se deriva de los resultados obtenidos por el
cuestionario de datos numricos del anexo C, que fueron procesados en la formulacin de los
indicadores de evaluacin de desempeo ubicados en el captulo 2.

La seleccin de las organizaciones estudiantiles que poseen la mejor prctica de la tabla

3.11, consisti en tomar los tres valores ms cercanos a la meta, realizando los diagramas radiales
que se encuentran a continuacin, con los valores que arrojaron los indicadores de evaluacin de
desempeo para visualizar mejor los resultados.

3.5.1. Grficos comparativos de los indicadores de evaluacin de desempeo

3.5.1.1. Indicadores enfocados hacia el cliente

Procedimiento: procura de materiales (compra de materiales)

La figura 3.9 muestra un grfico radial de los resultados arrojados por el indicador de ciclo de
orden de compra (COC) desarrollado en el captulo nmero dos.

Ciclo de orden de compra (COC)

GADE
100%
80%
AJE 60% ESCALERA
40%
20%
0%
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.9. Grfico radial para el indicador ciclo de orden de compra

 63

En este grfico se puede observar que Frmula SAE posee la mejor prctica en el
procedimiento de compras de materiales. Esto se debe a que el indicador ciclo de orden de
compra para esta agrupacin, se encuentra sobre la meta del 100%. Luego se posiciona la
agrupacin IEEE con un 71,43% de eficiencia.

Para eliminar la brecha existente entre las agrupaciones con un porcentaje de eficiencia
menor y el valor meta, es necesario afianzar las relaciones con los proveedores y establecer una
comunicacin efectiva. Esto permitir recibir los materiales solicitados en el tiempo estipulado y
evitar de esta forma los retrasos.

3.5.1.2. Indicadores financieros

Procedimientos: obtencin de ingresos y captacin de patrocinantes

La figura 3.10 muestra el grfico radial correspondiente al procedimiento de obtencin de

ingresos. Sus valores se obtuvieron de los indicadores financieros desarrollados en el capitulo2.

Periodo de retardo de captacin de ingresos (PRCI)

GADE
80%
60%
AJE ESCALERA
40%
20%
0%
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.10. Grfico radial para el indicador periodo de retardo de captacin de ingresos
 64

En este grfico, se puede observar que la agrupacin ASEIQ posee un 75% de eficiencia
en el proceso de obtencin de ingresos. Dicha agrupacin utiliza medios innovadores y tiles para
captar la mayor cantidad de ingresos posible, ya que realizan eventos sociales donde est invitada
toda la comunidad universitaria.

La figura 3.11 que se encuentra a continuacin, muestra la relacin promedio de dinero

que los patrocinantes donan a las organizaciones estudiantiles objeto de benchmarking.

Donacin promedio anual (DPA)

GADE
0,10
0,08
AJE 0,06 ESCALERA
0,04
0,02
0,00
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.11. Grfico radial para el indicador donacin de promedio anual

El procedimiento de obtencin de ingresos por medio de patrocinios no posee un valor

meta en que se pueda comparar. Esto se debe a que el monto estimado que dona un patrocinante
es muy variante dependiendo de su disponibilidad de capital y de la naturaleza del evento que la
agrupacin estudiantil desee llevar a cabo.
 65

3.5.1.3. Indicadores de recursos humanos

Procedimiento: captacin de miembros

En la figura 3.12 que se encuentra a continuacin, se puede observar la relacin de captacin

de aspirantes al ao de cada organizacin estudiantil que determina las mejores prcticas para los
procedimientos asociados a los recursos humanos.

Relacin de captacin de aspirantes anual (RCAA)

GADE
100%
80%
AJE 60% ESCALERA
40%
20%
0%
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.12. Grfico radial para el indicador relacin de captacin de aspirantes anual

La agrupacin estudiantil que posee la mejor prctica del procedimiento de captacin de

aspirantes consiste en ASEIQ con 94,12% de eficiencia. En esta agrupacin se preinscriben casi
en su totalidad las personas que fueron captadas a travs de diversos medios publicitarios. Esto
quiere decir que los medios publicitarios usados son eficientes y captan la atencin de los
estudiantes. Alguno de ellos son volantes y fiestas a final de las semanas crticas de estudio.
 66

La siguiente agrupacin es el Grupo Editorial, con un 76,92% de eficiencia. Esta

agrupacin utiliza las publicaciones mensuales (peridico Papel Cebolla) para darse a conocer
dentro de la universidad.

La figura 3.13 muestra la eficiencia que existe en el procedimiento de recursos humanos,

segn la cantidad de aspirantes que son aceptados como miembros de las agrupaciones.

Relacin de miembros anual (RMA)

GADE
100%
80%
AJE 60% ESCALERA
40%
20%
0%
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.13. Grfico radial para el indicador relacin de miembros anual

Las organizaciones que poseen un 100% de eficiencia de este indicador son Frmula SAE
y IEEE. En estas agrupaciones, la misma cantidad de aspirantes son aceptados como miembros.

Estas agrupaciones presentan este porcentaje de eficiencia, debido a que no poseen un

ndice de promedio como requisito para pertenecer a la agrupacin. Cada estudiante es
responsable del cumplimiento de sus tareas dentro de la agrupacin y de cumplir con sus
obligaciones acadmicas.
 67

Procedimiento: programa de motivacin a los miembros

El la figura 3.14 que se encuentra a continuacin, se puede observar el grfico radial

correspondiente al procedimiento de motivacin a los miembros de las agrupaciones objeto de
benchmarking.

Programa de motivacin a los miembros

GADE
5
4
AJE 3 ESCALERA
2
1
0
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.14. Grfico radial para el indicador programa de motivacin a los miembros

Este procedimiento se mide con una escala de valoracin que le asignan los miembros de
las agrupaciones, segn el grado de importancia que posee el mismo para su desarrollo a nivel
gerencial y logro de objetivos.

Se puede observar que Frmula SAE le otorga una puntuacin mxima. Esto se debe a
que esta agrupacin reconoce el desempeo de algunos de sus miembros, envindolos al
extranjero para que presenten el carro de frmula. Los miembros que no son enviados al
extranjero, poseen la misma motivacin al esforzarse ms para ser candidatos a presentar el carro
el ao entrante.
 68

Procedimiento: capacitacin y adiestramiento

La figura 3.15 a continuacin, muestra el grfico radial correspondiente al procedimiento de

capacitacin y adiestramiento.

Capacitacin y adiestramiento
GADE
5
4
AJE 3 ESCALERA
2
1
0
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.15. Grfico radial para el indicador capacitacin y adiestramiento

En este procedimiento casi todas las agrupaciones estudiantiles le asignan un valor

mximo. Esto se debe a que es de gran importancia para ellos capacitar a los estudiantes que
ingresen a la organizacin, al igual que adiestrar a los mismos continuamente. Un buen programa
de capacitacin y adiestramiento le permitir a la organizacin adoptar mejores prcticas y
evolucionar positivamente en la consecucin de los objetivos.
 69

3.5.1.4. Indicadores de servicios

Procedimiento: organizacin de actividades anuales

El procedimiento de organizacin de actividades anuales se puede medir con el indicador que

relaciona las actividades anuales efectivas (RAAE). Los valores arrojados por este indicador se
encuentran representados en el grfico radial de la figura 3.16 a continuacin.

Relacin de actividades anuales efectivas (RAAE)

GADE
100%
80%
AJE 60% ESCALERA

40%
20%
0%
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.16. Grfico radial para el indicador relacin de actividades anuales efectivas

Para el procedimiento de organizacin de actividades anuales, se puede observar que las

organizaciones estudiantiles GADE, Escalera, AJE, IEEE y Frmula SAE poseen un 100% de
eficiencia. Esto es debido a que realizan en su totalidad las actividades planificadas anualmente.
 70

Procedimiento: toma de decisiones

La eficiencia del procedimiento de toma de decisiones de cada organizacin estudiantil objeto

de benchmarking, se puede observar en la figura 3.17 a continuacin.

Relacin de reuniones anuales de junta directiva

efectivas (RRJD)
GADE
100%
80%
AJE 60% ESCALERA
40%
20%
0%
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.17. Grfico radial para el indicador relacin de reuniones anuales de la junta directiva
efectivas

El indicador correspondiente a este grfico, mide la relacin que existe entre las reuniones
de junta directiva planificadas anualmente con aquellas que se llevaron a cabo. Las
organizaciones estudiantiles que poseen un 100% de eficiencia en este procedimiento consisten
en GADE, Frmula SAE, ASEIQ y AJE.

Para estas organizaciones, es importante la toma de decisiones y estn consientes de que

la mejor opcin consiste en la ejecucin de cada una de las reuniones planificadas al ao, esto
con la finalidad de intercambiar ideas y llegar a un consenso.
 71

Procedimiento: existencia de polticas, misin, visin y valores (planificacin

estratgica)

La figura 3.18 que se encuentra a continuacin, muestra los valores arrojados por el indicador
que evala la planificacin estratgica ubicado en el captulo 2.

Existencia de polticas, misin, visin y valores

(planificacin estratgica)
GADE
5
4
AJE 3 ESCALERA
2
1
0
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.18. Grfico radial para el indicador existencia de polticas, misin, visin y valores

Para medir el procedimiento de planificacin estratgica, se dise una escala de

valoracin la cual permite establecer qu organizacin estudiantil tiene presente la importancia
que recae en tener una planificacin estratgica adecuada. La existencia de polticas, misin,
visin y valores adecuados, ayudar a que las organizaciones tengan un norte a seguir en la
consecucin de objetivos.

Las organizaciones estudiantiles AJE, Frmula SAE, IEEE, Grupo Escalera y Grupo
Editorial estn consientes de esta importancia y la planificacin estratgica de cada una es
adaptada a las necesidades anuales para velar la consecucin de objetivos.
 72

Procedimiento: documentacin de normas

La figura 3.19 que se encuentra a continuacin, muestra los valores obtenidos por la escala de
valoracin que se desarroll en al captulo 2 referente a la documentacin de normas.

Documentacin de normas
GADE
5
4
AJE 3 ESCALERA
2
1
0
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.19. Grfico radial para el indicador documentacin de normas

Igualmente que el procedimiento anterior, se utiliz una escala de valoracin para medir
la eficiencia del procedimiento de documentacin de normas. Las agrupaciones estudiantiles
GADE, ASEIQ, Grupo Editorial y Grupo Escalera poseen 100% de eficiencia en este
procedimiento. Esto se debe a que las mismas poseen una documentacin estricta de sus
normativas y velan por su cumplimiento.

Igualmente, estas normas son actualizadas segn las necesidades de la organizacin

estudiantil y en caso del incumplimiento de una norma, las agrupaciones antes mencionadas
implementan sanciones correctivas. Esto regula el comportamiento de sus miembros.
 73

Procedimiento: documentacin de procedimientos

Igual que la figura anterior, existe una (figura 3.20) para reflejar los valores obtenidos por la
escala de valoracin referente a la documentacin de procedimientos. La misma se presenta a
continuacin.

Documentacin de procedimientos
GADE
5
4
AJE 3 ESCALERA
2
1
0
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.20. Grfico radial para el indicador relacin de actividades anuales efectivas

Las organizaciones estudiantiles que poseen un valor de eficiencia igual a la meta (5 en la

escala de valoracin) son Frmula SAE y ASEIQ. Esto se debe a que poseen documentacin de
algunos de sus procedimientos a pesar de que o son actualizados cada cierto tiempo.

Estas agrupaciones utilizan la documentacin de sus procedimientos, como soporte en la

induccin de nuevos miembros y para velar la adecuada ejecucin de las tareas cotidianas.
 74

Procedimiento: organizacin de los equipos de trabajo

La figura 3.21 que se encuentra a continuacin, muestra un grfico radial correspondiente a

los valores arrojados por la escala de valoracin para la organizacin de los equipos de trabajo.

Organizacin de los equipos de trabajo

GADE
5
4
AJE 3 ESCALERA
2
1
0
EDITORIAL IEEE

ASEIQ SAE

Figura 3.21. Grfico radial para el indicador organizacin de los equipos de trabajo

La escala de valoracin utilizada para medir el desempeo del procedimiento de

organizacin de los equipos de trabajo, consiste en al grado de importancia que las agrupaciones
le asignan al mismo.

Se puede observar a travs del grfico anterior que casi todas las organizaciones le
asignan un valor igual a la meta a este procedimiento. Luego de indagar en la metodologa para
llevar a cabo el mismo, se pudo constatar que las agrupaciones estudiantiles GADE, IEEE, SAE,
AJE, Grupo Escalera y Grupo Editorial se organizan de manera eficiente en tareas. Esto les
facilita la ejecucin ptima de mismas evitando las repeticiones de alguna en especfico.
 75

Se pudo observar al momento del levantamiento de la informacin referente a los

procedimientos, que la agrupacin estudiantil Frmula SAE planifica en un diagrama de Gantt las
actividades a realizar durante el trimestre. Igualmente llevan un control de las personas asignadas
a una actividad determinada y la culminacin de las mismas.

Del anlisis anterior, se puede notar en la tabla 3.10, las organizaciones estudiantiles que
poseen la mejor prctica en cuanto a un procedimiento especfico.

Tabla 3.12. Resumen de las mejores prcticas

Procedimiento Mejor prctica

Procura de materiales IEEE, Equipo Frmula SAE

Obtencin de ingresos ASEIQ-USB

Captacin de miembros ASEIQ-USB, IEEE, Equipo Frmula SAE

Programa de motivacin a los miembros Equipo Frmula SAE

Capacitacin y adiestramiento Todas

GADE, IEEE, Equipo Frmula SAE, AJE,

Organizacin de actividades anuales
Grupo Escalera

GADE, Equipo Frmula SAE, ASEIQ-USB,

Toma de decisiones
AJE

GADE, Grupo Escalera, ASEIQ-USB, Grupo

Documentacin de normas
Editorial

Documentacin de procedimientos Equipo Frmula SAE, ASEIQ-USB

GADE, Grupo Escalera, IEEE, Equipo

Organizacin de equipos de trabajo
Frmula SAE, Grupo Editorial, AJE
 Conclusiones

Se desarroll y se aplic un proceso de benchmarking a organizaciones estudiantiles de la

Universidad Simn Bolvar, donde se compararon diversas prcticas con la finalidad de dar
recomendaciones para que aumenten su productividad, calidad, reduccin de tiempos de
ejecucin de tareas, entre otras.

Para ello, se identificaron las organizaciones estudiantiles para la aplicacin del proceso de
benchmarking, las cuales fueron la Asociacin de Jvenes Empresarios (AJE), el Grupo de
Apoyo para el Desarrollo Estudiantil (GADE), el Grupo Escalera, la Asociacin de Estudiantes
de Ingeniera Qumica (ASEIQ-USB), el Equipo Frmula SAE, el Instituto de Ingenieros en
Electricidad, Electrnica y Computacin (IEEE) y por ltimo el Grupo Editorial. Esta tarea se
inici estructurando, validando y aplicando una metodologa para la recopilacin de datos
referente a la ejecucin de los procesos.

Estos datos se analizaron mediante el uso de indicadores de evaluacin de desempeo y se

compararon entre las organizaciones estudiantiles participantes en este proyecto, con la finalidad
de determinar cules son las mejores prcticas y dar recomendaciones factibles para que las
mismas aumenten su productividad y eficiencia.

Por ltimo se elabor un informe de consultora, el cual se entreg a cada una de las
organizaciones participantes, con la finalidad de que lleven a cabo las recomendaciones para
lograr mayor competitividad entre ellas y hacer de la tarea del benchmarking, una actividad que
debe realizarse de manera continua.
 Recomendaciones

Para el procedimiento procura de materiales, las organizaciones estudiantiles IEEE y Frmula

SAE poseen las mejores prcticas. Se recomienda a las dems organizaciones, afianzar las
relaciones con los proveedores y establecer una comunicacin efectiva. Esto permitir recibir los
materiales solicitados en el tiempo estipulado y evitar de esta forma los retrasos.

Para el procedimiento obtencin de ingresos, ASEIQ-USB es la organizacin que posee la

mejor prctica. Esto se debe a que utiliza medios innovadores y tiles para captar la mayor
cantidad de ingresos posible, ya que realizan eventos sociales donde est invitada toda la
comunidad universitaria.

Para el procedimiento captacin de miembros, ASEIQ-USB es la ms eficiente debido a que

en esta agrupacin se preinscriben casi en su totalidad las personas que fueron captadas a travs
de diversos medios publicitarios. Esto quiere decir que los medios publicitarios usados son
eficientes y captan la atencin de los estudiantes. Alguno de ellos son volantes y fiestas a final de
las semanas crticas de estudio. Seguidamente, la organizacin estudiantil Grupo Editorial es muy
eficiente en este procedimiento debido a que realiza publicaciones mensuales (peridico Papel
Cebolla) para darse a conocer dentro de la universidad.

Las agrupaciones estudiantiles Frmula SAE y IEEE poseen un 100% de eficiencia en la

relacin de miembros aceptados anualmente. Esto se debe a que la misma cantidad de aspirantes
son aceptados como miembros. Ellas no poseen como requisito de ingreso un ndice promedio
necesario para pertenecer a la agrupacin, debido a que cada estudiante es responsable del
cumplimiento de sus tareas dentro de la misma y de cumplir con sus obligaciones acadmicas.

Para el procedimiento programa de motivacin a los miembros, la agrupacin Frmula SAE

posee la mejor prctica. Esto se debe a que realizan un programa de incentivo que motiva a los
miembros al realizar sus tareas y cumplir los objetivos de la agrupacin. Este programa de
motivacin consiste en un viaje al extranjero para representar a la agrupacin y dar a conocer el
carro de frmula.

Con un programa de motivacin definido y segn las necesidades de las agrupaciones, se

podrn lograr los objetivos de una manera ms eficiente, ya que los miembros tendrn un mayor
sentido de pertenencia de la organizacin y realizar sus actividades cotidianas acorde con la
consecucin de los objetivos.

Para el procedimiento capacitacin y adiestramiento, todas las organizaciones estudiantiles

que se sometieron al proceso de benchmarking se califican como excelentes prcticas. Esto se
debe a que es de gran importancia para ellos capacitar a los estudiantes que ingresen a la
organizacin, al igual que adiestrar a los mismos continuamente. Un buen programa de
capacitacin y adiestramiento le permitir a la organizacin adoptar mejores prcticas y
evolucionar positivamente en la consecucin de los objetivos.

El procedimiento organizacin de actividades anuales, las organizaciones estudiantiles

GADE, Grupo Escalera, AJE, IEEE y Frmula SAE se califican con un 100% de eficiencia. Esto
es debido a que realizan en su totalidad las actividades planificadas anualmente.

Para eliminar la brecha existente entre las organizaciones con un porcentaje de eficiencia
menor al de las dems y aquellas mencionadas en el prrafo anterior, es necesario realizar todas
las actividades que se planifiquen al ao. Esto se lograr con la modificacin de polticas
internas, planificando las actividades en base al peor escenario y motivando a los miembros en la
consecucin de metas de la organizacin.

Para el procedimiento de toma de decisiones, las agrupaciones estudiantiles que poseen las
mejores prcticas con GADE, Frmula SAE, ASEIQ-USB y AJE. Para estas organizaciones, es
importante la toma de decisiones y estn consientes de que la mejor opcin consiste en la
ejecucin de cada una de las reuniones planificadas al ao, esto con la finalidad de intercambiar
ideas y llegar a un consenso.

La existencia de polticas, misin, visin y valores adecuados, ayudar a que las

organizaciones tengan un norte a seguir en la consecucin de objetivos. Las organizaciones
estudiantiles AJE, Frmula SAE, IEEE, Grupo Escalera y Grupo Editorial estn consientes de
esta importancia y la planificacin estratgica de cada una es adaptada a las necesidades anuales
para velar la consecucin de objetivos.

En cuanto a la documentacin de normas, las agrupaciones GADE, ASEIQ-USB, Grupo

Editorial y Grupo Escalera poseen la mejor prctica. Esto se debe a que las mismas poseen una
documentacin estricta de sus normativas y velan por su cumplimiento.

Es importante destacar que las agrupaciones que no sean eficientes en este procedimiento,
actualicen sus normas de acuerdo a sus necesidades y en caso del incumplimiento de alguna, se
implementen sanciones correctivas para regular el comportamiento de sus miembros.

Las agrupaciones Frmula SAE y ASEIQ-USB poseen documentacin de sus

procedimientos a pesar de que o son actualizados cada cierto tiempo. Estas agrupaciones utilizan
la documentacin de sus procedimientos, como soporte en la induccin de nuevos miembros y
para velar la adecuada ejecucin de las tareas cotidianas.

Se pudo observar al momento del levantamiento de la informacin referente a los

procedimientos, que la agrupacin estudiantil Frmula SAE planifica en un diagrama de Gantt las
actividades a realizar durante el trimestre. Igualmente llevan un control de las personas asignadas
a una actividad determinada y la culminacin de las mismas. Aplicar esta prctica a todas las
organizaciones estudiantiles facilitara las labores de planificacin y seguimiento de los
procedimientos.
 Adems de comparar prcticas mediante los resultados obtenidos por la aplicacin de
indicadores de evaluacin de desempeo, se levantaron algunos de los procedimientos de las
organizaciones estudiantiles participantes en este proyecto mediante flujogramas, con la finalidad
de determinar cules con las fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades que presentan.

A fines de otorgar recomendaciones generales para mejorar el desempeo de las

organizaciones estudiantiles, se sealan las siguientes fortalezas obtenidas de la aplicacin de una
matriz FODA para los procedimientos de las mismas:

Realizar diversas actividades para la obtencin de ingresos como cursos, congresos,

cobro de cuota trimestral a los miembros, entre otras.
Realizar semanalmente reuniones de junta directiva.
Realizar minutas de reunin para monitorear la toma de decisiones.
Llevar un registro clasificado de miembros activos y pasivos.
Estructurar y aplicar programas de motivacin a los miembros de la organizacin,
como certificados al mejor organizador de un evento especfico, miembro del ao y
celebracin de los cumpleaos de los miembros.
Realizar convivencias entre los miembros de la organizacin, para fortalecer alianzas
entre ellos y aumentar la motivacin que se ver reflejado en un mejor desempeo de
las actividades cotidianas.
Utilizar un formato de informe de actividades, donde se coloquen los objetivos
generales y especficos de la misma, as como la descripcin de su ejecucin y
recomendaciones de mejora.
Realizar programas entre organizaciones estudiantiles, en el cual se intercambien
informacin en cuanto a la ejecucin de actividades cotidianas.
Realizar seguimiento de las actividades asignadas a cada miembro mediante un
diagrama de Gantt en Microsoft Project.
Establecer una categora de miembros asesores. stos consisten en aquellos egresados
de la universidad que dan un apoyo a la agrupacin de su pertinencia mediante
charlas informativas referente a herramientas y prcticas para mejorar el desempeo
de sus actividades.
 Por otro lado, es conveniente indagar en la comunidad universitaria, si estas organizaciones
satisfacen sus necesidades. Esto se puede determinar realizando encuestas de satisfaccin donde
los estudiantes manifiesten sus inquietudes y den a conocer las actividades que ellos esperan que
realicen las agrupaciones.

Estas encuestas deben ser diseadas por cada organizacin estudiantil tomando en cuenta los
siguientes la siguiente metodologa:

Definir el objetivo de la encuesta para identificar el tipo de informacin que se necesita

recabar de la comunidad universitaria.
Definir una escala de medicin adecuada, como por ejemplo, una de tres puntos (1 =
malo, 2 = regular, 3 = bueno).
Definir el nmero y el tipo de preguntas.
Realizar pruebas piloto antes de liberar la versin final de la encuesta, probndola con los
miembros de la agrupacin, con la finalidad de identificar aquellas preguntas que no sean
claras, as como la distribucin de las mismas en la encuesta.

Al realizar el prximo benchmarking, se recomienda sustituir el indicador Donacin

Promedio Anual DPA por el siguiente:

El indicador anterior mide el porcentaje del presupuesto que estima cada organizacin que
cubre con las donaciones y patrocinios. El mismo posee una visin ms clara del proceso de
captacin de ingresos.

En cuanto a los indicadores cualitativos, se recomienda no utilizarlos en el prximo

benchmarking que se lleve a cabo, debido a que las organizaciones estudiantiles habrn
documentado sus normas y procedimientos, desarrollado sus polticas, misin y visin, etc., y
esta clase de indicadores ya no estaran midiendo el grado de importancia que le dan las mismas a
los procesos anteriores.

A efectos de mejora continua, las organizaciones estudiantiles deben realizar procesos de

benchmarking anualmente para velar que estas recomendaciones se estn llevando a cabo y lograr
un aumento de la eficiencia de las mismas. Este monitoreo se puede realizar comparando los
resultados del benchmarking anterior con el actual.

Por ltimo, se recomienda difundir las recomendaciones generales a las organizaciones

estudiantiles que no participaron en el proyecto, por medio de la Coordinacin de Actividades y
Organizaciones Estudiantiles a efectos de mejora de sus procedimientos y que se sientan
motivados en participar en un proceso de benchmarking que se realice en un futuro.
 Referencias

Borrego, D. http://www.herramientasparapymes.com/herramienta-para-la-mejora-continua-ciclo-
deming/ (ltimo acceso: 3 de Junio de 2009).

Chiqun, E. Anlisis comparativo (Benchmarking) de desempeo en el rea de calidad-costos en

empresas distribuidoras (Fase I). Trabajo de grado, 2000.

Cremades, A. Desarrollo de un modelo para realizar Benchmarking financiero de

distribuidores. Trabajo de grado, 2001.

Deming, E., J. Medina, y M. Gonzalbe. Calidad, Productividad y Competitividad. La Salida de la

Crisis. Das de Santos, 1989.

DIDE. http://www.usb.ve/estudiar/organizaciones.html (ltimo acceso: 19 de agosto de 2010).

Evans, James R., y William M. Lindsay. Administracin y Control de la Calidad. Mxico:

Cengage Learning, 2008.

Frmula SAE-USB. http://www.formulasae.grupos.usb.ve/fsaeusb.html (ltimo acceso: 9 de

Agosto de 2010).

GADE. http://gade.grupos.usb.ve/ (ltimo acceso: 9 de Agosto de 2010).

Garca, D. Portafolio de propuestas para mejorar la productividad de la empresa de servicios

Dialnett C.A., apoyado en un proceso de Benchmarking. Trabajo de grado, 2005.

Grupo Escalera . http://www.escalera.grupos.usb.ve/quienes%20somos.html (ltimo acceso: 9 de

Agosto de 2010).

Guerra, Jorge A. http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/bscjaguer.htm (ltimo acceso:

19 de agosto de 2010).

Infante, Gian, entrevista de Mara A. Bulart P. (9 de Agosto de 2010).

Intxaurburu C., Miren G., y Carlos Ochoa L.

http://www.adingor.es/Documentacion/CIO/cio2005/items/ponencias/90.pdf (ltimo acceso: 18
de agosto de 2010).

Lizardo, Elvira, entrevista de Mara A. Bulart P. (9 de noviembre de 2009).

Mateo C., Daniel. Gestin Emprendedora. Estrategias y Habilidades para el Emprendedor
Actual. Ideas Propias, 2006.

Montoya, Cristina, entrevista de Mara A. Bulart P. (19 de mayo de 2010).

Mota R., Patricia M. http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/08/08_8284.pdf (ltimo acceso: 19 de

agosto de 2010).

RE-IEEE-USB.
http://ewh.ieee.org/sb/simonbolivar/reieeeusb_whom/reieeeusb_whom_05_geninfo_ieee_01_wha
t.html (ltimo acceso: 9 de Agosto de 2010).

Salazar, Alejandra, entrevista de Mara A. Bulart P. (9 de Agosto de 2010).

Spendolini, Michael J. Benchmarking. Bogot: Norma, 2005.

Vidal A., Elzabeth. Diagnstico Organizacional. Evaluacin Sistmica del Desempeo

Empresarial en la Era Digital. Bogot: ECOE Ediciones, 2004.

Zanabria, Patricia, entrevista de Mara A. Bulart P. (9 de Agosto de 2010).

 85

ejecutada por un proyecto de postgrado o un segundo tesista interesado en el

ANEXO A. Encuesta preliminar mismo.

Esta encuesta es realizada con la finalidad de levantar informacin 1. Luego de leer la pgina informativa de la encuesta, Est usted de
inicial para la ejecucin de un trabajo de grado de Ingeniera de Produccin. acuerdo en someter a la Organizacin Estudiantil de su pertenencia al
Dicho trabajo de grado, consiste en la ejecucin de un proceso de proceso de Benchmarking?
Benchmarking a las Organizaciones Estudiantiles de la Universidad Simn SI_____ NO_____
Bolvar que estn interesadas.
El Benchmarking es un proceso sistemtico y continuo que permite 2. En caso de que sea afirmativa la respuesta anterior, rellene lo
evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones siguiente:
entre s y stas con aquellas que son reconocidas como representantes de las
Actividades principales de la Organizacin Estudiantil:
mejores prcticas, con la finalidad de realizar: mejoras organizacionales, una
_________________________________________________________
comparacin organizacional, igualar o superar las mejores prcticas
_________________________________________________________
industriales, desarrollar objetivos de productos y/o de procesos, establecer
_________________________________________________________
prioridades, objetivos, metas, entre otras (Spendolini 2005).
Nmero de miembros:_________
Objetivo general del trabajo de grado
Persona de contacto: ______________________________________
Desarrollo y aplicacin de un proceso de benchmarking para comparar
Telfono:___________________
el desempeo de las Organizaciones estudiantiles de la Universidad Simn
E-mail:________________________________
Bolvar, con la finalidad de que stas aumenten su productividad, calidad,
reduccin de tiempos de ejecucin de tareas, reduccin de costos de operacin,
Ubicacin de la Organizacin Estudiantil:
aumento en la captacin de miembros, entre otras. Apoyndose en la mejora
_____________________________________________________________
continua de procesos.
Alcance del trabajo de grado
Este trabajo de investigacin est comprendido desde la seleccin de
las Organizaciones Estudiantiles candidatas a aplicar el proceso de
benchmarking, hasta la propuesta de soluciones factibles que permitan a las
mismas tener un mejor desempeo organizacional. La etapa de actuar ser
 86

ANEXO B. Formulario de suministro de informacin Informacin a suministrar SI NO

Programas de motivacin a los miembros (reconocimientos por
El siguiente formulario est diseado para recopilar datos referentes al desempeo)
grado de valoracin que le asigna la Organizacin Estudiantil a la cual Existencias de ndices de productividad y eficiencia
pertenece, en cuanto a informacin necesaria para la ejecucin del proceso de Bsqueda de alianzas con otras organizaciones
benchmarking. Existencia de poltica de calidad, misin, visin y valores
Para el llenado de este formulario, deber marcar con una equis (X) la Documentacin de procedimientos
opcin correspondiente a la informacin que est de acuerdo en suministrar. Documentacin de normas
Nombre de la Persona de contacto: Organizacin de los trabajos en equipo
Organizacin Estudiantil:
Modelo de toma de decisiones
Encuestar a los miembros de la organizacin
E-mail: Telfono:

Informacin a suministrar SI NO
1. Procedimiento de captacin de miembros Gracias por su colaboracin
2. Procedimientos de capacitacin y adiestramiento
3. Procedimientos de obtencin de ingresos
4. Procedimientos de captacin de patrocinantes
5. Procedimientos de administracin de recursos (humanos,
monetarios, materiales, bienes, caja chica, entre otros)
6. Procedimientos de inventario de bienes muebles y materiales
7. Procedimiento de procura de materiales (compra de materiales)
8. Organizacin de actividades anuales (cursos, congresos, viajes
en representacin de la Organizacin, demostraciones de
prototipos, etc.)
9. Incentivos al desarrollo personal y mental en cuanto a la
Organizacin
 87

ANEXO C. Cuestionario de datos demogrficos y numricos Cuando realizan un pedido a un proveedor materiales o
para los indicadores de evaluacin de desempeo herramientas, cual es el tiempo (en das) desde la generacin
de la orden de compra
1. Estn los miembros prximos a graduarse que amenacen la supervivencia
Estimado del tiempo (en das) en que se tarda en llegar el
de la organizacin a corto o mediano plazo?
pedido que le hicieron a un proveedor en especfico.
SI_____ No_____
Cuando piden un patrocinio, tiempo (en das) en que se tarda
Si es as, cul es la cantidad de miembros a graduarse?
en captar al patrocinante
2. Cmo estn las cifras de captacin de miembros en relacin a los
Tiempo (en das) que tarda el patrocinante en hacer su
miembros activos?
contribucin
3. Cul es la composicin de las carreras?, faltan Ingenieros de Produccin
Monto donado promedio por un patrocinante
para que organicen, Ingenieros Qumicos o Ingenieros Mecnicos para
Estimado de posibles aspirantes captados al ao (cantidad de
procesos de diseo y construccin?
estudiantes a quienes le dan informacin para que pertenezcan
4. Datos demogrficos
a la agrupacin)
Nmero de miembros activos
Estimado de aspirantes preinscritos en la agrupacin
Edades de los miembros
Estimado de aspirantes al ao
Carreras de los miembros
Estimado de aspirantes aceptados en la agrupacin
Cohorte de los miembros
Asigne un puntaje del 1 al 5, al grado de motivacin que
Gnero (cuntas mujeres y cuntos hombres)
posee en la ejecucin de las actividades cotidianas que realiza
Cantidad de miembros que hablan ingls
dentro de la organizacin estudiantil.
Cantidad de miembros que poseen carro
1: nada motivado
ndice acadmico necesario para pertenecer a la agrupacin
2: poco motivado
5. Misin de la organizacin
3: moderadamente motivado
6. Visin de la organizacin
4: bastante motivado
7. Estructura jerrquica (organigrama) de la organizacin
5: muy motivado
8. Datos numricos para usarlos con indicadores de evaluacin de desempeo:
 88

Asigne una puntuacin de acuerdo a si le parece importante o 2: poco importante

no la capacitacin de nuevos miembros y el adiestramiento 3: moderadamente importante
continuo de los miembros permanentes en la organizacin. 4: bastante importante
1: nada importante 5: muy importante
2: poco importante Asigne una puntuacin de acuerdo al grado de importancia
3: moderadamente importante que le da al tener una documentacin de las normas de la
4: bastante importante agrupacin.
5: muy importante 1: nada importante
Nmero de actividades planificadas al ao (congresos, viajes, 2: poco importante
etc.) 3: moderadamente importante
Nmero de actividades realizadas al ao 4: bastante importante
Estimado de reuniones planificadas anualmente 5: muy importante

Estimado de reuniones realizadas anualmente Asigne una puntuacin de acuerdo al grado de importancia

Una planificacin estratgica consiste en el aspecto crtico que le da al tener una documentacin de los procedimientos

de la organizacin que requiere la atencin del liderazgo. Por de la agrupacin.

medio de sta, los lderes moldean el futuro de una 1: nada importante

organizacin y manejan el cambio al centrar la atencin en 2: poco importante

una visin ideal de lo que la organizacin debe y podra ser a 3: moderadamente importante

mediano o largo plazo. El objetivo de la planificacin 4: bastante importante

estratgica es identificar una postura que se atan fuerte en las 5: muy importante

formas selectivas, que la organizacin logre sus metas a pesar Asigne una puntuacin de acuerdo a si le parece importante o
de las fuerzas externas impredecibles (Evans-Lindsay, no el organizar a la agrupacin en equipos de trabajo.
2008). 1: nada importante

Asigne una puntuacin de acuerdo al grado de importancia 2: poco importante

que le da poseer una planificacin estratgica. 3: moderadamente importante

1: nada importante 4: bastante importante
5: muy importante
 89

ANEXO D. Formulario matriz FODA

En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto

controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no
controlables.

Factores internos Factores externos

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que Fortalezas Oportunidades
diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que

se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Debilidades Amenazas
Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y
desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o

proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser
necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.
 90

ANEXO E. Formulario de comparacin de prcticas organizacionales

Organizacin/ Mejor
GADE Escalera IEEE SAE ASEIQ Editorial AJE Meta
indicador prctica

Ciclo de orden
de compra
(COC)
Periodo de
retardo de
captacin de
ingresos (PRCI)
Donacin
promedio anual
(DPA)
Relacin de
captacin de
aspirantes anual
(RCAA)
Relacin de
miembros anual
(RMA)
Programa de
motivacin a los
miembros
Capacitacin y
adiestramiento
Relacin de
actividades
anuales
efectivas
(RAAE)
Relacin de
reuniones
anuales de junta
directiva
efectivas
(RRJD)
Existencia de
polticas,
misin, visin y
valores
(planificacin
estratgica)
Documentacin
de normas
Documentacin
de
procedimientos
Organizacin de
los equipos de
trabajo

ANEXO F. Presentacin ante las agrupaciones estudiantiles con la descripcin del proyecto
Quieres que tu ORGANIZACIN ESTUDIANTL
sea ms productiva?, qu obtenga mayores
ingresos?, qu sea ms competitiva?, qu tenga
un mayor nmero de miembros?
Esta es tu gran oportunidad!!!
Hay alguien que quiere ayudarte y sin fines de
lucro..
UN PROYECTO DE GRADO EN INGENIERA DE
PRODUCCIN te ofrece stas y otras ms
ventajas, cuidando la integridad de la
informacin de tu Organizacin y con dedicacin
mnima de esfuerzo y tiempo.
BENCHMARKING
Proceso sistemtico y continuo
Compara organizaciones con aquellas reconocidas
como representantes de las mejores prcticas
Con la finalidad de lograr mejoras organizacionales,
superar o igualar las mejores prcticas industriales,
establecer prioridades, objetivos, metas, entre otras.
Qu es el benchmarking?
FORMULACIN Y APLICACIN DE UN
PROCESO DE BENCHMARKING A
ORGANIZACIONES ESTUDIANTILES DE
LA UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
Por:
Mara Alejandra Bulart
Telfono: 0412-9349829 / 0212-9621538
E-mail: bulartmariale@gmail.com
Tutor: Profesor Fernando Torre
OBJETIVO GENERAL
Desarrollo y aplicacin de un proceso de benchmarking
para comparar el desempeo de las Organizaciones
estudiantiles de la Universidad Simn Bolvar
Beneficios para las organizaciones
Apoyndose en la mejora continua de procesos.
91
AGENDA
Objetivos generales y especficos del trabajo de
grado
Alcance del trabajo de grado
Desarrollo de este trabajo de grado
Etapas del benchmarking a las Organizaciones
Estudiantiles
Beneficios para las Organizaciones Estudiantiles
participantes
Preguntas y comentarios
OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar las organizaciones estudiantiles a aplicar el
benchmarking
Organizar, estructurar y validar una metodologa
eficiente para la recopilacin de datos
Recopilacin de datos mediante entrevistas, encuestas
e investigacin en archivos
Analizar los datos recopilados
Proponer soluciones a las organizaciones estudiantiles
para que mejoren su rendimiento
ALCANCE

CUL ES EL PAPEL DE LAS ORGANIZACIONES
ESTUDIANTILES EN ESTE PROCESO?
Una vez seleccionadas (bajo previo acuerdo) las
Organizaciones Estudiantiles, ser de gran
importancia lo siguiente:
Compromiso de las personas claves de la
Organizacin Estudiantil en la participacin en el
proceso de benchmarking
Suministrar informacin referente a procedimientos
especficos
Ejecutar las recomendaciones que se determinen
Hacer del proceso de benchmarking un proceso de
mejora continua
ESTE TRABAJO DE INVESTIGACIN ESTA DIVIDIDO EN
TRES AVANCES.
Primer avance (septiembre-diciembre 2009)
Entrevistas a DIDE y al Departamento de Actividades
y Organizaciones Estudiantiles.
Seleccin de las Organizaciones Estudiantiles .
Reuniones con las Organizaciones Estudiantiles
seleccionadas, a fin de obtener aprobacin de las
mismas.
Elaboracin y validacin de encuestas y formatos de
recoleccin de datos.
Elaboracin del informe del primer avance.
PLAN DE ACCIN..
Producir un informe o resumen de benchmarking
Buscar oportunidades para mejorar productos y/o
procesos
Llevar a la organizacin nuevos conceptos e ideas
Formar redes funcionales
Estimular los esfuerzos para reiniciar el ciclo
Introducir nuevos temas relacionados para hacer
benchmarking
Este plan de accin debe tener como soporte un
enfoque de mejora continua
92
Tercer avance (abril-julio 2010)
Anlisis de los datos recolectados en el avance
anterior.
Estructuracin de la informacin.
Elaboracin de recomendaciones y conclusiones.
Presentacin de las recomendaciones y conclusiones
ante las Organizaciones Estudiantiles, sometidas al
proceso de comparacin.
Elaboracin y entrega del tercer avance de tesis.
Elaboracin y defensa del libro final de tesis.
EN QU SE BENEFICIARN LAS
ORGANIZACIONES ESTUDIANTILES
PARTICIPANTES?
Consultora de procedimientos
Conocimiento de las mejores prcticas de un
procedimiento especfico
Incremento de la productividad y eficiencia de los
procedimientos objeto de comparacin
Incremento de la calidad del producto final
Reduccin de tiempos de ejecucin de tareas
Reduccin de costos de operacin
Aumento en la capacitacin empresarial de los
miembros de la organizacin
Desarrollo de habilidades empresariales
 93

ANEXO G. Documentacin de los procedimientos objeto de Procedimiento: Obtencin de ingresos

benchmarking para cada organizacin estudiantil participante

en el proyecto Los ingresos de la organizacin estudiantil ASEIQ USB, provienen de
eventos realizados como congresos, paseos, cursos, entre otros. stos siempre
estn liderados por la Coordinacin de Eventos y es el deber de sta velar por la
Organizacin estudiantil: ASEIQ-USB buena organizacin de los mismos.

Procedimiento: Captacin de miembros

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable No se tiene un procedimiento documentado porque depende de los
ASEIQ Captacin de miembros Encargado de publicidad
Frecuencia de ejecucin de este eventos que se vayan a realizar, que pueden ser varios en un trimestre y son
Trimestral
procedimiento:
organizados por cualquier miembro de la agrupacin.
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Avances en la asamblea
No general
Si
Documentacin del procedimiento:
No

ENCARGADO DE PUBLICIDAD JUNTA DIRECTIVA

INICIO
Evaluacin de las
habilidades de
liderazgo y
organizativas de
Colocar publicidad los aspirantes
en la universidad
para captar la
atencin
Acepta
miembro?
Reunin con los
aspirantes
(objetivos, logros y
proyectos)
FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
ASEIQ-USB N/A
Bulart
 94

Procedimiento: Capacitacin y Adiestramiento Procedimiento: Administracin de Recursos Humanos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Capacitacin y
ASEIQ Comisin de aspirantes
adiestramiento No existe documentacin del procedimiento de administracin de
Frecuencia de ejecucin de este
Trimestral recursos humanos. Sin embargo, existe una Comisin de Honor que vela por el
procedimiento:
Si Nombre del control: cumplimiento del reglamento y tiene la autoridad para sancionar a miembros,
Existencia de algn control para el
procedimiento: Asamblea general
No provocando en algunos casos la expulsin de alguno de stos o una evaluacin
Documentacin del procedimiento: Si
crtica.
No

ENCARGADO DE PUBLICIDAD JUNTA DIRECTIVA ASPIRANTES Este procedimiento es controlado con el Reglamento Interno de la

INICIO
Agrupacin, donde se encuentran documentadas las normas a seguir y las
Evaluacin de las Organizan
habilidades de
liderazgo y
almuerzo al final
del trimestre sanciones que deben ejecutarse cuando algn miembro incumpla con un patrn
organizativas de

de conducta errada.
Colocar publicidad los aspirantes
en la universidad
para captar la
atencin

Conforme?
Reunin con los
aspirantes
(objetivos, logros y
proyectos) Asigna actividades
en pro de la
consecucin de
los objetivos de la
organizacin

Evalan
organizacin del
almuerzo

Acepta
miembro?

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
ASEIQ-USB N/A
Bulart
 95

Procedimiento: Procura de Materiales Procedimiento: Alianzas con otras organizaciones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

ASEIQ Procura de materiales Encargado de Sede
Frecuencia de ejecucin de este Actualmente, no existe un procedimiento definido para las alianzas con
Varias veces por trimestre
procedimiento:
otras organizaciones. Sin embargo, el Coordinador de Relaciones
Si
Existencia de algn control para el
procedimiento: Institucionales dirige y gua a la agrupacin en cualquier tipo de relacin
No
Si institucional, con la universidad o con otras agrupaciones. Este se encarga de la
Documentacin del procedimiento: relacin con todas las organizaciones de Ingeniera Qumica a nivel nacional.
No
Este procedimiento es monitoreado trimestralmente con los reportes semanales
que deben ser entregados a la Junta Directiva.
ENCARGADO DE SEDE TESORERA MIEMBROS

Reciben
INICIO Aprueba?
notificacin
Documentacin de Procedimientos
Solicita
aprobacin para FIN
adquirir materiales
Ningn mimbro de esta agrupacin documenta los procedimientos.
Existe la figura de Secretario, perteneciente a la junta directiva, ste slo lleva
Adquiere
materiales
registro de las asambleas y juntas realizadas y es el encargado de modificar el
reglamento y proponerlo a la junta directiva.

Notifica a
miembros

Documentacin de normas

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra No existe un procedimiento para la documentacin de normas. Sin
ASEIQ-USB N/A
Bulart embargo, el Secretario es el encargado de la redaccin de alguna norma que
deba ser aadida al reglamento de la agrupacin o de alguna otra que deba ser
modificada.
 96

Procedimiento: Captacin de Patrocinantes Procedimiento: Toma de Decisiones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

ASEIQ Captacin de Patrocinantes Coordinador de Eventos
Frecuencia de ejecucin de este El Presidente de la organizacin expone sus capacidades de liderazgo
En cada evento
procedimiento: para guiar a cada coordinacin en sus proyectos y deberes. No existe un
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el procedimiento establecido para la toma de decisiones y la frecuencia del mismo
procedimiento: Reuniones y avisos a los
No miembros se ejecuta dependiendo de las necesidades de la organizacin estudiantil.
Si
Documentacin del procedimiento:
No
Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales

COORDINADOR DE EVENTOS

La responsabilidad de este procedimiento recae en el Coordinador de

INICIO
Eventos y el Coordinador de Relaciones Institucionales. No existe un
Busca empresas
posibles a otorgar
procedimiento establecido, por lo que las actividades anuales se realizan segn
patrocinio
las necesidades de la organizacin y no existe un control para velar por la buena
Enviar paquete de
patrocinio

Llamar a las
empresas y
ejecucin del mismo.
contactar al
Llevar
departamento de
seguimiento
relaciones
pblicas

Realizar paquete FIN La Junta Directiva de la agrupacin propone comisiones y

de patrocinio,

representaciones en el momento de realizar elecciones. Cada miembro puede

(carta de
presentacin del
evento y de la
agrupacin)
aceptar o rechazar dicha propuesta, y se pueden lanzar al cargo de su
preferencia.

La frecuencia para realizar este procedimiento depende de la

naturaleza de las elecciones. Las elecciones de comisiones se realizan
Elaborado por Aprobado por Actualizacin
trimestralmente y las elecciones de la Junta Directiva se ejecutan anualmente.
T.S.U. Mara Alejandra
ASEIQ-USB N/A
Bulart
 97

Procedimiento: Poltica de Calidad, Misin y Visin

No existe actualmente en la agrupacin una poltica de calidad, sin

embargo existe una Misin y Visin desarrolladas por los miembros de la
organizacin y que son modificadas a medida que se logre la consecucin de
objetivos.
 98

Organizacin estudiantil: AJE

Procedimiento: Captacin de Miembros Procedimiento: Obtencin de Ingresos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Directora de Recursos
AJE Captacin de miembros AJE-USB es una asociacin sin fines de lucro, por lo cual recibe sus
Humanos
Frecuencia de ejecucin de este
Anual ingresos nicamente a travs de la realizacin de eventos. En cada evento se
procedimiento:
puede recibir aportes monetarios de alguna de las siguientes maneras:
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Control de nuevos Venta de entradas en precio de preventa.
No miembros
Si Nombre del control: Venta de entradas en precio de venta.
Documentacin del procedimiento:
No Registro en base de datos
Patrocinio del evento.

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS JUNTA DIRECTIVA MIEMBROS AJE

INICIO
Entrevista
Evalan No existe un procedimiento estructurado para la obtencin de ingresos, sin
globalmente al
aspirante
embargo es controlado por el Director de Finanzas mediante un registro de las
aspirante
Se lleva a cabo
evento de
reclutamiento en
ventas de las entradas de los eventos que realiza la agrupacin.
conjunto de NO
auditorios Admitido?
(septiembre-
diciembre)
FIN SI

NO Suficientes Organizan reunin

aspirantes sorpresa
inscritos? Procedimiento: Capacitacin y adiestramiento
Contina la SI
FIN
promocin
mediante
campaa
publicitaria

Inscribe aspirante
La directora o director de Recursos Humanos planifica cada trimestre un
curso de capacitacin y adiestramiento para los miembros. La mayora de los
Adiestra aspirante
cursos son dados por miembros asesores de la asociacin que se encuentran en
el mbito laboral.

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
 99

Todos los aos se realiza el taller de asesores. En ste, los miembros Procedimiento: Procura de Materiales
activos de la asociacin participan en el taller que es organizado por los
asesores, con el objetivo de brindar herramientas tiles para la agrupacin, as
No existe un procedimiento detallado para la compra de materiales. Sin
como de conocer las generaciones pasadas y la dinmica de aos anteriores.
embargo es necesario presentar al menos dos presupuestos en donde se
especifiquen las caractersticas y costos del material a comprar.

Procedimiento: Administracin de Recursos Humanos

Todo gasto que se genere en la agrupacin estudiantil debe ser

consultado con el Director de Finanzas para su aprobacin y los gastos
Para este procedimiento no existe una documentacin detallada, sin
extraordinarios debern ser aprobados por Asamblea.
embargo, a principio de cada trimestre, se elabora una lista con los miembros
activos de la asociacin.

A travs de un grupo de Yahoo, se gestiona y clasifican a los miembros

como activos, pasivos y asesores. La directora o director de Recursos Humanos
es el encargado de mantener actualizado estas listas de registro. As como la
entrega o retiro de las llaves de la oficina, el cual es uso exclusivo de los
miembros activos.

Este procedimiento es controlado por el director o directora de Recursos

Humanos, mediante el cumplimiento de los estatutos de la organizacin.
 100

Procedimiento: Alianzas con otras Organizaciones Documentacin de procedimientos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Alianzas con otras Directora de Relaciones Documentacin de
AJE AJE Directora de Finanzas
organizaciones Interinstitucionales procedimientos
Frecuencia de ejecucin de este Frecuencia de ejecucin de este Cuando surja la necesidad de actualizar
En cada evento que realiza la organizacin procedimiento: procedimientos
procedimiento:
Si Nombre del control: Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el Existencia de algn control para el
procedimiento: Aprobacin de la Asamblea
procedimiento:
No Reportes semanales No General
Si Nombre del control: Si Nombre del control:
Documentacin del procedimiento: Documentacin del procedimiento:
No No Manuales obsoletos

ENCARGADOS DE LA
DIRECTOR DE RELACIONES DIRECTORA DE FINANZAS ASAMBLEA
INTERINTITUCIONALES DOCUMENTACIN

INICIO
INICIO
Documentan o
Se discute
actualizan
procedimiento
procedimiento
Identifica posibles
aliados Asigna
encargados para
la documentacin
o actualizacin del Envan
Se realizan las
Busca contactos procedimiento procedimiento
modificaciones
documentado o
pertinentes
actualizado a
todos los
Crea proyecto de
alianza
miembros
NO
Presenta proyecto SI Aprueban
a la persona NO
encargada de la procedimiento?
Estn de
otra organizacin
acuerdo?
SI
Formaliza alianza
FIN

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
Elaborado por Aprobado por Actualizacin
T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
 101

Documentacin de normas

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

AJE Documentacin de normas Directora de Finanzas
Frecuencia de ejecucin de este Cuando surja la necesidad de actualizar
procedimiento: normas
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Aprobacin de la Asamblea
No
Si Nombre del control:
Documentacin del procedimiento:
No Manuales obsoletos

ENCARGADOS DE LA
DIRECTORA DE FINANZAS REDACCIN ASAMBLEA

INICIO
Redactan o
Se discute normas
actualizan normas

Asigna
encargados para
la creacin o
actualizacin de Se realizan las
normas Envan a todos
modificaciones
los miembros
pertinentes

NO
SI Aprueban las
NO
normas?
Estn de
acuerdo?
SI

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
 102

Procedimiento: Captacin de Patrocinantes Procedimiento: Motivacin a los Miembros

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

AJE
Frecuencia de ejecucin de este
procedimiento:
Existencia de algn control para el
procedimiento:
Documentacin del procedimiento:
RELACIONEN
INTERINSTITUCIONALES
Directora de Relaciones
Captacin de patrocinantes En la asociacin est la figura del miembro del trimestre, el cual se elige
Interinstitucionales (RRII)
En cada evento planificado por mayora de los votos y se le otorga un reconocimiento por su desempeo en
Si Nombre del control: ese trimestre.
Supervisin de la RRII
No
Si Nombre del control:
Al final de cada evento, se les otorgan a los miembros certificados bajo la
No
figura de organizador o colaborador, dependiendo del caso. Estos certificados
son avalados por la universidad, directamente firmados por el director de DIDE
PATROCINANTE TESORERO y el presidente de la asociacin.

INICIO Recibe proyecto

NO
Por otro lado, en la asociacin son celebrados todos los cumpleaos de los
Redacta proyecto
de patrocinio Aprueba
patrocinio? miembros, al final de la asamblea de esa semana se canta cumpleaos al

Identifica posibles SI Recibe patrocinio homenajeado.

patrocinantes (de
acuerdo al tipo de
evento)

FIN

Enva proyecto al
patrocinante
Por ltimo, al final de cada ao se celebra el AJEtn (fiesta para
miembros activos, pasivos y asesores de la asociacin), en el se hacen
nominaciones, entre ellas miembro del ao, el cual recibe su respectivo
reconocimiento.
Solicita entrevista
al patrocinante

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
 103

Procedimiento: Modelo de toma de decisiones Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Organizacin de Directora de Relaciones
AJE
El mximo rgano de la asociacin lo conforma la Asamblea. La Asamblea actividades anuales Interinstitucionales
Frecuencia de ejecucin de este
est integrada por los miembros activos y pasivos, junto con la junta directiva Anualmente
procedimiento:
de la asociacin. Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento:
No Junta Directiva

Si Nombre del control:

Las decisiones se toman por mayora de los votos simples durante las Documentacin del procedimiento: Asambleas anuales de la
No organizacin
asambleas regulares o extraordinarias. En el cual se discuten los puntos, se
aprueban o no presupuestos y se delegan responsables.
RELACIONEN
INTERINSTITUCIONALES ASAMBLEA DE MIEMBROS

NO
INICIO Conforme?

La junta directiva tiene tambin poder de decisin cuando se le es otorgado SI

a travs de asamblea para gestionar ciertas tareas. Conforma la

FIN

planificacin anual

Se presenta

La ptima ejecucin de este procedimiento es responsabilidad de

planificacin a la
asamblea

Presidente y es controlado mediante minutas semanales de reunin.

Selecciona la
fecha del evento

Designa
responsables
directos para el
evento

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
 104

Procedimiento: Organizacin de los Equipos de Trabajo Procedimiento: Poltica de Calidad, Misin y Visin

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Organizacin de los Directora de Relaciones Poltica de calidad, misin, Directora de Relaciones
AJE AJE
equipos de trabajo Interinstitucionales visin, valores Interinstitucionales
Frecuencia de ejecucin de este Frecuencia de ejecucin de este
Anualmente N/A
procedimiento: procedimiento:
Si Nombre del control: Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el Existencia de algn control para el
procedimiento: procedimiento:
No No
Si Nombre del control: Si Nombre del control:
Documentacin del procedimiento: Documentacin del procedimiento:
No Minutas de asambleas No Asentamientos en actas

RELACIONEN RELACIONEN ASAMBLEAS DE

RESPONSABLES
ASAMBLEA INTERINSTITUCIONALES MIEMBROS
INTERINSTITUCIONALES

Votacin por parte

INICIO
de los miembros

INICIO Conforme?
Revisin de
polticas NO
anteriores de Procede reforma?
calidad, misin,
visin y valores Elaboran nuevos
SI lineamientos
Designa equipos
de trabajo Designa
(anualmente) responsables de Seleccionar
los grupos de responsables Propuesta de
trabajo reforma ante la
Asamblea de
miembros

Propone grupos
de trabajo en la FIN NO
asamblea Aprueba reforma?

SI

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
Elaborado por Aprobado por Actualizacin
T.S.U. Mara Alejandra
AJE-USB N/A
Bulart
 105

Organizacin estudiantil: Grupo Editorial Procedimiento: Obtencin de Ingresos

Procedimiento: Captacin de Miembros
El Grupo Editorial utiliza tres herramientas para la captacin de miembros.
Estas son las siguientes:
Realizar volantes publicitarios con la finalidad de captar la
atencin a los estudiantes de pertenecer a la agrupacin. Esta
actividad se realiza cada seis meses.
Montar un stand en la semana de las agrupaciones estudiantiles,
donde se da informacin sobre la misma. Esta actividad tiene la
finalidad de motivar a los estudiantes para que ingresen a la
El procedimiento de obtencin de ingresos para esta organizacin se lleva a
cabo mediante la recoleccin de dinero en cada reunin de miembros. La
agrupacin posee un recipiente destinado a la recoleccin de ingresos. En cada
reunin, cada miembro cancela 1.5 Bs si asiste a la misma y 3 Bs si no asisti.
A medida que se vaya llenado el recipiente, se vaca y se guarda en una caja
chica.
Procedimiento: Capacitacin y Adiestramiento
No existe un procedimiento formal para la capacitacin y adiestramiento de

organizacin y se realiza anualmente.
Mediante la edicin impresa de la agrupacin, que es realizada
cada trimestre.
miembros nuevos. La capacitacin depende del rea requerida. Cada miembro
capacita al otro en el rea de su dominio. Es decir, si un nuevo miembro ha sido
nombrado con un cargo especfico, el antiguo miembro de esta labor se encarga
de adiestrar este.

Los aspirantes a pertenecer a la agrupacin, requieren permanecer durante

un trimestre en calidad de miembros aspirantes a fin de verificar la motivacin
y colaboracin en pro de la consecucin de los objetivos de la misma.
 106

Procedimiento: Administracin de Recursos Humanos Procedimiento: Procura de Materiales

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Administracin de recursos
Grupo Editorial Presidente Grupo Editorial Procura de materiales Presidente
humanos
Frecuencia de ejecucin de este Frecuencia de ejecucin de este
Cada vez que ingrese un miembro nuevo Cada 2 meses
procedimiento: procedimiento:
Si Si Nombre del
Existencia de algn control para el Existencia de algn control para control:
procedimiento:
No el procedimiento:
No Facturas
Si
Si
Documentacin del procedimiento: Documentacin del
No procedimiento:
No

PRESIDENCIA

MIEMBROS PRESIDENTE TESORERO

INICIO

INICIO

Realiza encuesta
a todos los Reunin para
aspirantes sobre determinar la
el rea en que necesidad actual
desean de materiales
desarrollarse
NO
Aprueba
compra?
Evala el
desempeo del SI
aspirante
FIN

NO
Se ofrecen
Conforme? voluntarios para
adquirir los
materiales
S
Niega el ingreso

Aprueba el Compran los

ingreso Archiva factura
materiales

FIN

FIN
FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra Elaborado por Aprobado por Actualizacin
Grupo Editorial N/A T.S.U. Mara Alejandra
Bulart Grupo Editorial N/A
Bulart
 107

Procedimiento: Alianzas con Otras Organizaciones Documentacin de procedimientos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Alianzas con otras Director de Relaciones Documentacin de
Grupo Editorial Grupo Editorial Secretaria
organizaciones Pblicas procedimientos
Frecuencia de ejecucin de este
Al surgir la iniciativa Frecuencia de ejecucin de este
Semanal
procedimiento: procedimiento:
Si Si
Existencia de algn control para el Existencia de algn control para el
procedimiento:
No procedimiento:
No
Si Si
Documentacin del procedimiento: Documentacin del procedimiento:
No No

MIEMBROS OTRAS ORGANIZACIONES

SECRETARIA MIEMBROS
INICIO
NO
INICIO
Deciden
Realizar reunin Reciben correo
para decidir sobre FIN
SI
electrnico
una alianza
determinada
Toma nota de lo
Se llega a discutido en las
NO acuerdos reuniones NO
Deciden
Estn de
acuerdo?
SI Enva correo
FIN
FIN electrnico con lo
discutido en la SI
Se comunica a la
otra organizacin reunin
Se toman medidas
para procesar los
acuerdos

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra FIN
Grupo Editorial N/A
Bulart

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Editorial N/A
Bulart
 108

Documentacin de Normas Procedimiento: Captacin de Patrocinantes

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Grupo Editorial Documentacin de normas Presidente Director de Relaciones
Grupo Editorial Captacin de patrocinantes
Frecuencia de ejecucin de este Pblicas
Espordicamente
procedimiento: Frecuencia de ejecucin de este
Espordicamente
Si procedimiento:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Si Nombre del control:
No Existencia de algn control para el
Si procedimiento:
No Modelo de proyecto
Documentacin del procedimiento: Si
No Documentacin del procedimiento:
No

MIEMBROS PRESIDENTE

DIRECCIN DE
MIEMBROS RELACIONES PBLICAS PATROCINANTE
INICIO NO
Aprueba?
INICIO
Redacta proyecto
SI Recibe proyecto
de patrocinio
Se establecen
normas FIN Estudiar las
posibilidades de NO
patrocinios
Enva proyecto Aprueba?

Se discuten NO SI
normas en reunin
Aprueban?
FIN
FIN
Se aprueban o
desaprueban las SI
normas

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Editorial N/A
Elaborado por Aprobado por Actualizacin Bulart
T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Editorial N/A
Bulart
 109

Procedimiento: Motivacin a los Miembros Procedimiento: Toma de Decisiones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Grupo Editorial Motivacin a los miembros Presidencia Modelo de toma de
Grupo Editorial Presidencia
decisiones
Frecuencia de ejecucin de este
Trimestralmente Frecuencia de ejecucin de este Al momento de tomar una decisin
procedimiento:
Si procedimiento: importante
Existencia de algn control para el Si
procedimiento: Existencia de algn control para el
No procedimiento:
No
Si
Documentacin del procedimiento: Si
No Documentacin del procedimiento:
No

PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENCIA JUNTA DIRECTIVA

INICIO

INICIO
Decisin de quin se
merece el reconocimiento Se discuten las
Estudia posibles
desempeo de los decisiones
miembros
Estudia las
posibles
decisiones a NO
Convoca a una
reunin de la tomar
Junta Directiva Aprueban?

Convoca a una SI
Elabora
reconocimiento
reunin

FIN

Otorga
reconocimiento

FIN Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Editorial N/A
Bulart

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Editorial N/A
Bulart
 110

Procedimiento: Monitoreo de Productividad y Eficiencia Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Procedimiento de Organizacin de
Grupo Editorial Todos los miembros Grupo Editorial Secretaria
productividad y eficiencia actividades anuales
Frecuencia de ejecucin de este
Frecuencia de ejecucin de este
Al ejecutar una actividad Anualmente
procedimiento: procedimiento:
Si Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el Existencia de algn control para el
procedimiento: Documentacin de
No procedimiento:
No
Si actividades
Documentacin del procedimiento: Si
No Documentacin del procedimiento:
No

MIEMBROS

INICIO
INICIO

Se especifica la Se enumeran las

actividad llevada a
cabo actividades a
cumplir

Se discuten las
espectativas Se realizan
preparativos
necesarios para
dar cumplimiento
Cumplieron con a dichas
las espectativas? actividades

Se toman e
cuenta las fallas Se lleva a cabo la
para mejorar actividad
aspectos
especficos

FIN FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin Elaborado por Aprobado por Actualizacin
T.S.U. Mara Alejandra T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Editorial N/A Grupo Editorial N/A
Bulart Bulart
 111

Procedimiento: Organizacin de los Equipos de Trabajo

El procedimiento de organizacin de equipos de trabajo no posee

documentacin. Para llevar a cabo el mismo, el presidente elige una cantidad
apropiada de personas para realizar una actividad determinada, verificando que
los integrantes posean inters en comn que los motive a ejecutar la misma.
 112

Organizacin estudiantil: Grupo Escalera Procedimiento: Obtencin de Ingresos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Procedimiento: Captacin de Miembros Obtencin de ingresos
Grupo Escalera Todos los miembros
(curso de nivelacin)
Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Frecuencia de ejecucin de este
Anualmente (Septiembre)
Grupo Escalera Captacin de miembros Presidencia procedimiento:
Frecuencia de ejecucin de este Si
Anualmente Existencia de algn control para el
Nombre del control:
procedimiento:
procedimiento: Informe al final del
Nombre del control: No trimestre
Si
Existencia de algn control para el Registro de miembros y Si
procedimiento: libro de actas (minuta de
No Documentacin del procedimiento:
reunin) No
Si
Documentacin del procedimiento:
No MIEMBROS DE LA
CLIENTE
AGRUPACIN

Llenar planilla de
PRESIDENCIA ASAMBLEA INICIO
ASPIRANTES inscripcin

Votacin para la Realizar

decisin de inscripciones en
INICIO Recibe formato
ingreso del Pabelln
aspirante

Recibir pago con

NO tarjeta de dbito o
Llama a los crdito
Ingreso por medio de Stand de aspirantes 75% de la asamblea a
informacin o voluntad propia? favor del ingreso?

Colocar nmero
FIN del ticket de pago
SI en la planilla

Evala a los
aspirantes
Notifica aspirante
de su ingreso Archivar tickets
Se anotan en un del pago
formato
Lleva cuadro de
Excel de
desempeo del
FIN FIN
aspirante

Elaborado por Aprobado por Actualizacin Elaborado por Aprobado por Actualizacin
T.S.U. Mara Alejandra T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Escalera N/A Grupo Escalera N/A
Bulart Bulart
 113

Procedimiento: Capacitacin y Adiestramiento para miembros Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Capacitacin y
Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Grupo Escalera adiestramiento para Todos los miembros
Capacitacin y preparadores
Grupo Escalera adiestramiento para Todos los miembros Frecuencia de ejecucin de este Miembros: todo el ao
miembros procedimiento: Preparadores: Abril-Julio
Frecuencia de ejecucin de este Miembros: todo el ao Si Nombre del control:
procedimiento: Preparadores: Abril-Julio Existencia de algn control para el
procedimiento: Formato de Excel
Si Nombre del control: No (aspirantes)
Existencia de algn control para el
Formato de Excel Si
procedimiento:
No (aspirantes) Documentacin del procedimiento:
Si No
Documentacin del procedimiento:
No
JUNTA DIRECTIVA PREPARADOR

JUNTA DIRECTIVA JEFE DE ACTIVIDAD MIEMBRO INICIO

Recibe taller

Da talleres de
INICIO Metodologa de la
Da la induccin enseanza

Recibe la NO
Asigna 2 tutores
induccin
Evala preparador
Aprobado? Recibe resumen
de notas

FIN
SI
FIN
Llena formato de
FIN
evaluacin (del 1
al 5)
Llena formato de
resumen de notas

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Escalera N/A Da resumen de
Bulart notas al
preparador

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Escalera N/A
Bulart
 114

Procedimiento: Procura de Materiales Procedimiento: Alianzas con otras Organizaciones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Director de recursos
Grupo Escalera Procura de materiales
materiales El procedimiento de alianzas con otras organizaciones es informal. Esto
Frecuencia de ejecucin de este
Anual quiere decir que al momento de surgir la necesidad, el Presidente contacta
procedimiento:
Si
Existencia de algn control para el directamente a un miembro clave de la otra agrupacin estudiantil, para que
procedimiento:
No organice una charla informativa que se debe dictar a los estudiantes del curso de
Si
Documentacin del procedimiento: nivelacin referente a un tema de inters.
No

DIRECTOR DE RECURSOS Documentacin de procedimientos

MIEMBROS MATERIALES

Antes del inicio del

curso de
nivelacin, realiza
INICIO
El Grupo Escalera no posee una documentacin de todos sus
compra general
procedimientos. Sin embargo, poseen un formato de informe de actividades
Asigna
presupuesto anual donde se colocan los objetivos generales y especficos de cada actividad que
de necesidades
de material
llevan a cabo, as como una descripcin de su ejecucin y recomendaciones de
mejora de la actividad.
Archiva facturas
de compra

Documentacin de normas
FIN

El Grupo Escalera posee sus estatutos generales y reglamentos donde se

Elaborado por Aprobado por Actualizacin establecen las medidas disciplinarias, administracin de miembros, entre otras.
T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Escalera N/A
Bulart
 115

Procedimiento: Toma de Decisiones Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Modelo de toma de Director de actividades
Grupo Escalera
decisiones complementarias El Grupo Escalera, no posee un procedimiento para la organizacin de
Frecuencia de ejecucin de este
En cada reunin actividades anuales. Dichas actividades se realizan de acuerdo a las necesidades
procedimiento:
Si Nombre del control: que poseen y a la disponibilidad de tiempo.
Existencia de algn control para el
procedimiento:
No Informes de actividades Las actividades que realizan anualmente son las siguientes:
Si
Curso de nivelacin
Documentacin del procedimiento:
No
Viaje de motivacin para los miembros de la agrupacin

ASAMBLEA GENERAL Discusin de planificacin de actividades

INICIO

Actividades de integracin
Se renen todos
los miembros de
la agrupacin

Exponen cada uno

sus ideas

Las ideas se
someten a
votacin

<75% de votos
aprobados?

Llenar libro de
actas con la
decisin tomada

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Escalera N/A
Bulart
 116

Procedimiento: Organizacin de los equipos de trabajo

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Organizacin de los equipos
Grupo Escalera Todos los miembros
de trabajo
Frecuencia de ejecucin de este
Una vez al final del trimestre
procedimiento:
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Libro de actas
No
Si
Documentacin del procedimiento:
No

MIEMBROS

INICIO

Colocar listado de
actividades a
realizar al
trimestre

Asignar miembros
al azar

Llenar libro de
actas

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Grupo Escalera N/A
Bulart
 117

Organizacin estudiantil: GADE Procedimiento: Obtencin de ingresos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Procedimiento: Captacin de Miembros Comits (Profondos,
Obtencin de Ingresos
GADE Tesorera, Donaciones
profondos
y Patrocinios)
Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable
GADE Captacin de miembros Junta Directiva Frecuencia de ejecucin de este Profondos: Trimestral
procedimiento: Donaciones y Patrocinios: eventual
Frecuencia de ejecucin de este
Anual (Septiembre-Diciembre) Si
procedimiento: Existencia de algn control para el Nombre del control:
Si procedimiento:
Existencia de algn control para el Nombre del control: No Facturas
procedimiento: No Perfil del aspirante Si
Documentacin del procedimiento:
Si
No
Documentacin del procedimiento:
No

COMIT PROFONDOS TESORERA

ESTUDIANTES GADE

INICIO
INICIO
Realizar entrevista
personal NO
Llenar abanicos
Aprueba?

Colocar avisos Solicita inversin

publicitarios Realizar reunin para adquirir FIN
para la decisin SI
Recibir de aceptar o no el
insumos
informacin de aspirante
aspirantes

Realizar
NO
Vivenciales
Comprar
Aceptar para
adiestramiento?
chucheras y/o
Llenar planilla de donas
aspiraantes
Pedir a los SI
estudiantes que FIN
llenen abanicos
con sus datos
Capacitar y Realizar las
adiestrar al
aspirante
ventas
GADE manda
informacin
referente al
ingreso de
aspirantes Recibe dinero
Aceptar miembro?
Enviar dinero a la
Tesorera
Organizar Foro de
SI
aspirantes

FIN FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

Elaborado por Aprobado por Actualizacin T.S.U. Mara Alejandra
GADE N/A
T.S.U. Mara Alejandra Bulart
GADE N/A
Bulart
 118

Procedimiento: Obtencin de Ingresos (mediante evento Existe un ingreso de carcter especial que consiste en el cobro a cada
particular) miembro de una cuota trimestral, que consiste en diez bolvares para adquirir
material de oficina. Esta cuota debe ser cancelada antes del viernes de la
Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable
Comits (Profondos, semana cuatro para que no se ejecute ninguna sancin.
Obtencin de Ingresos
GADE Tesorera, Donaciones y
(evento particular)
Patrocinios)
Frecuencia de ejecucin de este Profondos: Trimestral
procedimiento: Donaciones y Patrocinios: eventual
Procedimiento: Capacitacin y Adiestramiento
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Facturas
No
Si
Documentacin del procedimiento:
Esta agrupacin estudiantil posee los siguientes talleres de capacitacin y
No adiestramiento:

Donaciones y Junta Directica Coordinacin de

1. Admisin (Septiembre-Diciembre)
patrocinios Organizaciones Tesorera
Patrocinante
Estudiantiles
INICIO

Firma carta de
2. Nivel 1 (Enero-Marzo)
ayuda
Solicita dinero a

3. Cofa (Abril-Julio)
Firma carta de
patrocinantes ayuda

Recibe carta

4. Nivel 2 (Septiembre-Diciembre)
Realiza carta de
ayuda

NO
Aprueba?

Enviar carta a
patrocinante SI
FIN 5. Entrevista (Enero-Marzo)

6. Reentrenamiento (Abril-Julio)
Asigna monto

Recibe dinero

7. Fa (Enero-Marzo)
Reporta gastos a
patrocinantes

La realizacin de estos talleres es de carcter consecutivo y son prelados

(envia factura)

Recibe facturas

por el anterior.
FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
GADE N/A
Bulart
 119

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Procedimiento: Administracin de Recursos Humanos

Capacitacin y
GADE Junta Directiva
adiestramiento Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable
Frecuencia de ejecucin de este
Anual Administracin de Recursos
GADE Junta Directiva
procedimiento: Humanos
Frecuencia de ejecucin de este
Si Nombre del control: Todo el tiempo
Existencia de algn control para el procedimiento:
procedimiento:
No Evaluaciones Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
Si procedimiento:
No Turnos de horarios
Documentacin del procedimiento:
No Si
Documentacin del procedimiento:
No
Junta Directiva

Junta Directiva
INICIO

INICIO

Organizar material
del taller

Crea comit de
recursos humanos
Fijar criterios de en la asamblea
evluacin

Llenar formato de
Realizar turnos de trabajo
evaluaciones (horario de clases)
continuas (se
aprueba con 70/
100)

FIN

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

Elaborado por Aprobado por Actualizacin T.S.U. Mara Alejandra
T.S.U. Mara Alejandra GADE N/A
GADE N/A Bulart
Bulart
 120

Procedimiento: Procura de Materiales Procedimiento: Alanzas con Otras Organizaciones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Procura de materiales
GADE Comit y miembros GADE establece alianzas con lo siguiente, para realizar un Programa de
(comit y miembros)
Frecuencia de ejecucin de este
Anual Intercambio de Organizaciones Estudiantiles (PIAE) en el cual intercambian
procedimiento:
informacin en cuanto a ejecucin de actividades cotidianas.
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: No Agrupaciones estudiantiles
Facturas
Si Federacin de centros de estudiantes
Documentacin del procedimiento:
No
Grupos estables

COMIT JUNTA DIRECTIVA TESORERA

INICIO

Solicita dinero

Recibe solicitud
de dinero

NO

Aprueba?
SI

FIN

Compra material

Enva factura

Archiva factura

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
GADE N/A
Bulart
 121

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Documentacin de procedimientos

Alianzas con otras
GADE Junta Directiva
organizaciones (PIAE)
Frecuencia de ejecucin de este
Anual
procedimiento:
Actualmente, GADE no posee manuales de procedimientos. Sin embargo,
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el poseen un formato de actividades en curso, otro de actividades por hacer y
procedimiento: No Matriz de funciones poseen documentados uno que otro procedimiento.
Si
Documentacin del procedimiento:
No
GADE tiene la iniciativa de crear un comit que se encargue de la

ORGANIZACIONES
elaboracin y actualizacin de manuales de procedimientos con la finalidad de
JUNTA DIRECTIVA
ESTUDIANTILES

INICIO que ayuden a la induccin de miembros nuevos.

Llenan encuestas

Escoger tema del

programa

Buscar ponente Documentacin de normas

Realizar
encuestas de
temas de inters

Escogen fecha, GADE posee unos estatutos formados en el ao 1985 y reglamentos

patrocinante, lugar

internos. Dichos reglamentos poseen el organigrama, regulaciones de asambleas

y faltas.
Elaboran
Reciben invitacin
invitacin

Envan invitacin Confirman

asistencia

Ejecutan evento
Procedimiento: Programa de Motivacin a los Miembros

FIN

No existe un procedimiento documentado del programa de motivacin a los

miembros (reconocimiento por desempeo). Sin embargo, existen una serie de

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

premiaciones a la ejecucin de las mejores labores que consisten en:
T.S.U. Mara Alejandra
GADE N/A
Bulart
 122

Certificado otorgado por el Tribunal de GADE llamado Gadeano del Procedimiento: Modelo de Toma de Decisiones
trimestre, que premia el mejor desempeo de uno de sus miembros.
Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable
Modelo de toma de
Certificado de asistencia a las agrupaciones que hayan participado en GADE Asamblea
decisiones
el PIAE. Frecuencia de ejecucin de este
Principio y fin del trimestre
procedimiento:
Cartas de felicitaciones otorgadas por DIDE. Si
Nombre del control:
Existencia de algn control para el Minuta de reunin,
procedimiento: cuadernos de Junta de de
No
Comit
Por otro lado, GADE realiza convivencias entre los miembros de la Si
Documentacin del procedimiento:
organizacin, para fortalecer alianzas entre ellos y aumentar la motivacin que No
se ver reflejado en un mejor desempeo de las actividades cotidianas.

MIEMBROS ASAMBLEA

INICIO

Colocar posibles
opciones de una
decisin en la
pizarra y cuaderno
de Junta. (Decide
la mitad mas 1) NO
Hay un empate?

FIN SI

Se convoca a la
segunda ronda

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
GADE N/A
Bulart
 123

Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales Organizacin estudiantil: IEEE

Procedimiento: Captacin de Miembros

GADE realiza actividades para pblico externo y para sus miembros
durante todo el ao. No existe un procedimiento establecido para coordinar Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable
IEEE Captacin de miembros Miembros
estas actividades. Frecuencia de ejecucin de este
Siempre
procedimiento:
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: No
Las principales actividades que realiza GADE son los Vivenciales que los
organiza la Junta directiva y el PIAE que es organizado por el Comit. Si Nombre del control:
Documentacin del procedimiento:
No

MIEMBROS ASPIRANTE JUNTA DIRECTIVA

INICIO Determina status

Acepta invitacin
del aspirante

Motivar a las
personas a asistir
a las reuniones
Evala
desempeo del
aspirante durante
1 ao
Tomar datos
personales de la
persona
FIN

Invitar a la
persona a
participar en las
actividades de la
agrupacin

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
IEEE N/A
Bulart
 124

Procedimiento: Obtencin de Ingresos por Patrocinios Procedimiento: Obtencin de Ingresos por Actividades Varias

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Obtencin de ingresos Obtencin de ingresos
IEEE Presidente IEEE Presidente
(patrocinios) (actividades varias)
Frecuencia de ejecucin de este
Siempre Frecuencia de ejecucin de este
Siempre
procedimiento: procedimiento:
Si Nombre del control: Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Comprobante de Existencia de algn control para el
Comprobante de
No depsito procedimiento:
No depsito
Si Nombre del control:
Si Nombre del control:
Documentacin del procedimiento: Documentacin del procedimiento:
No No

PRESIDENTE PATROCINANTE TESORERA PRESIDENTE TESORERA

INICIO Recibe portafolio INICIO

Recibe
Contacta
patrocinante va
comprobante de
correo electrnico NO depsito
o telfono Organiza evento o
Da patrocinio?
actividad

Realiza portafolio SI
con la informacin FIN Archiva
del proyecto comprobante de
Vende entradas depsito
del evento (se
pagan
Enva portafolio depositando en la
cuenta bancaria)
FIN
Recibe
Recibe carta de
comprobante de
agradecimeinto
Enva datos de la pago
cuenta bancaria Solicita
comprobante de
Enva Archiva
depsito
comprobante de comprobante de
Realiza carta de pago pago
agradecicmiento

Enva
FIN
comprobante de
Enva carta de depsito
agradecimeinto

Elaborado por Aprobado por Actualizacin Elaborado por Aprobado por Actualizacin
T.S.U. Mara Alejandra T.S.U. Mara Alejandra
IEEE N/A IEEE N/A
Bulart Bulart
 125

Procedimiento: Procura de Materiales Procedimiento: Alianzas con otras Organizaciones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

IEEE Procura de materiales Tesorero
Frecuencia de ejecucin de este
Segn necesidades El procedimiento de alianzas con otras organizaciones no posee un
procedimiento:
Si procedimiento definido. Sin embargo, es responsabilidad del Vicepresidente de
Existencia de algn control para el Nombre del control:
procedimiento: la agrupacin velar por la adecuada ejecucin del mismo.
No Facturas

Si Nombre del control:

Documentacin del procedimiento:
No Las alianzas que se realizan son con el Centro de Estudiantes de Ingeniera
Elctrica y el Centro de Estudiantes de Ingeniera Electrnica.

MIEMBROS TESORERA

La agrupacin conversa acerca de la alianza entre las agrupaciones para un

INICIO
evento o actividad con fines comunes. Discutiendo los beneficios para cada
Se hace anlisis
precio-calidad de
los materiales
Hacer listado de
materiales
ofrecidos por
proveedores agrupacin, con la finalidad de llegar a un consenso.
necesarios

Entrega el dinero
a los miembros
Se piden que solicitaron el

presupuestos a dinero
los proveedores Documentacin de Normas y Procedimientos

Realizan la
compra
La agrupacin estudiantil IEEE en la actualidad, no posee documentacin
alguna de normas y procedimientos. Sin embargo, est en proyecto llevar a cabo
Archiva factura

esta actividad.

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
IEEE N/A
Bulart
 126

Procedimiento: Motivacin a los Miembros Procedimiento: Modelo de Toma de Decisiones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

IEEE Motivacin a los miembros Secretario Modelo de toma de
IEEE Junta Directiva
Frecuencia de ejecucin de este decisiones
Cuando se realiza cualquier actividad
procedimiento: Frecuencia de ejecucin de este
A principio de trimestre
Si Nombre del control: procedimiento:
Existencia de algn control para el
Si Nombre del control:
procedimiento: Existencia de algn control para el
No
procedimiento:
Si Nombre del control: No
Documentacin del procedimiento: Si Nombre del control:
No Documentacin del procedimiento:
No

SECRETARIO MIEMBROS
MIEMBROS JUNTA DIRECTIVA

INICIO
Recibe certificado Se elabora un
INICIO
plan de accin

Enva correo
electrnico a los Realizar lluvia de
miembros con ideas sobre
actividades a FIN
mejor desempeo
FIN realizar en el
trimestre

Realiza certificado
de reconocimiento Filtran actividades
segn factibilidad

Piden asesora al
Consejero de la
Entrega certificado Rama o al
profesor
involucrado

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra Elaborado por Aprobado por Actualizacin
IEEE N/A T.S.U. Mara Alejandra
Bulart IEEE N/A
Bulart
 127

Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales Procedimiento: Organizacin de los Equipos de Trabajo

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Organizacin de actividades Junta Directiva y Organizacin de los equipos
IEEE IEEE Presidencia
anuales Presidencia de trabajo
Frecuencia de ejecucin de este Frecuencia de ejecucin de este
Cuando sea necesario Cuando sea necesario
procedimiento: procedimiento:
Si Nombre del control: Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el Existencia de algn control para el
procedimiento: No procedimiento: No Monitoreo de la actividad
Si Nombre del control: Si Nombre el control:
Documentacin del procedimiento:
No Documentacin del procedimiento:
No Se anotan los equipos de
trabajo

COORDINACIN DE
JUNTA DIRECTIVA ORGANIZACIONES ESTUDIANTILES PATROCINANTE

INICIO
PRESIDENTE MIEMBROS
Recibe carta de
insumos Recibe portafolios
Busca apoyo de necesarios
un profesor y de
los integrantes de
la Rama Se toma la
decisin de
Realiza plan de
accin indicando Aprueba? Aprueba? INICIO quienes van a
materiales
necesarios, apoyo
interno o externo,
tomar la
etc. responsabilidad
Clasifica la de los renglones
EXTERNO INTERNO
Decide si se necesita actividad de del evento
apoyo interno o externo
acuerdo a
Se realiza carta de
informacin con
renglones
los insumos
(publicidad,
necesarios
FIN
(auditorio, video
beam, vayas
auditorio,
publicitarias, etc)
refrigerio, etc)

Se enva la carta

Se elabora
portafolio y se
enva a Convoca reunin
patrocinantes
con miembros de
la Rama
Se arman los
equipos de trabajo

Se ejecuta el
evento

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
IEEE N/A
Bulart

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
IEEE N/A
Bulart
 128

Organizacin estudiantil: Equipo Frmula SAE Procedimiento: Obtencin de Ingresos

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Relaciones Pblicas,
Procedimiento: Captacin de Miembros Frmula SAE Obtencin de ingresos
Presidencia
Frecuencia de ejecucin de este Dependiendo de la disponibilidad de
Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable patrocinantes
procedimiento:
Frmula SAE Captacin de miembros Junta Directiva
Frecuencia de ejecucin de este Anualmente (semana de agrupaciones Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: estudiantiles) procedimiento:
No Agenda
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el Si
procedimiento: Criterio de evaluacin Documentacin del procedimiento:
No
No
Si
Documentacin del procedimiento:
No
RELACIONES PBLICAS PATROCINANTE

INICIO

Reciben revista
JUNTA DIRECTIVA
Realizar revista de
descripcin del
proyecto
INICIO
Convocan reunin
con los aspirantes
Monto a
otorgar?
Realizar
Elaborar material
presentacin en
escrito Flash
Asignan
(descripcin del
aspirantes a los
carro, proyecto)
distintos
departamentos
Presentan
informacin del
Solicitar auditorio proyecto al
para exponer Evalan patrocinante
proyecto desempeo de los
aspirantes

Entregan revista
del proyecto
Exponen proyecto
Son
miembros?
Llevar
seguimiento de la
decisin del
Anotan en lista a patrocinante
los aspirantes FIN

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin Elaborado por Aprobado por Actualizacin
T.S.U. Mara Alejandra T.S.U. Mara Alejandra
Frmula SAE N/A Frmula SAE N/A
Bulart Bulart
 129

Procedimiento: Capacitacin y Adiestramiento Procedimiento: Procura de Materiales (importados)

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Procura de materiales Directores de los
Frmula SAE
Frmula SAE no posee un procedimiento de capacitacin y adiestramiento. (importados) departamentos
Frecuencia de ejecucin de este
Sin embargo, le brindan a la comunidad universitaria (incluyendo a sus Materiales importados
procedimiento:
miembros), materias electivas (Diseo Automotriz I, II y III) donde Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
semanalmente brindan presentaciones sobre el proyecto en curso. procedimiento:
No Facturas
Si
Documentacin del procedimiento:
No
En cuanto al desarrollo de los miembros en cada divisin, se delegan
responsabilidades que fomentan la motivacin en la ejecucin de las actividades DIRECTOR DE
DEPARTAMENTOS
JUNTA DIRECTIVA PROVEEDOR TESORERA

cotidianas.
INICIO Se rene la Junta

Revisar pgina
web de los
Qu comprar?

proveedores
Procedimiento: Administracin de Recursos Humanos
Reciben formato

Llenan formato de
orden de compra

La agrupacin estudiantil Frmula SAE, no cuenta con un procedimiento

Envan materiales
y factura

estndar para la administracin de recursos humanos. La misma lleva un

Envan al
proveedor

Archiva factura

seguimiento trimestral en Microsoft Project, donde se planifica las actividades

que tienen que llevar a cabo cada uno de sus miembros. Adems, poseen una
Reciben
materiales y FIN
factura

base de datos en Excel donde se registra los datos personales de todos los SI

miembros. Conforme?

NO

El control del actividades de Gantt realizado en Microsoft Project y la

Elaborado por Aprobado por Actualizacin
base de datos de Excel, es monitoreado por el Presidente de la agrupacin, con
T.S.U. Mara Alejandra
Frmula SAE N/A
la finalidad de velar por la consecucin de los objetivos. Bulart
 130

Procedimiento: Procura de Materiales (nacionales) Procedimiento: Alianzas con otras organizaciones

Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable

Procura de materiales Directores de los
Frmula SAE
(nacionales) departamentos No existe un procedimiento formal para buscar alianzas con otras
Frecuencia de ejecucin de este
Inesperados y nacionales: 1 vez al ao organizaciones estudiantiles. Actualmente, Frmula SAE busca alianzas con la
procedimiento:
Si Nombre del control: agrupacin Baja SAE. Esta alianza consiste en una relacin informal entre las
Existencia de algn control para el
procedimiento:
No Facturas mismas, donde se apoyan en la ejecucin de proyectos y actividades cotidianas.
Si
Documentacin del procedimiento:
No
Procedimiento: Programa de Motivacin a los Miembros
DIRECTOR DE JUNTA DIRECTIVA PROVEEDOR TESORERA
DEPARTAMENTOS

INICIO Se rene la Junta

Para el programa de motivacin a los miembros, Frmula SAE delega a los
Revisar pgina
que tienen las cualidades de representar a la organizacin mediante un listado.
web de los

Estas personas son evaluadas del 1 al 1000 y dependiendo de la puntuacin

proveedores Qu comprar?

obtenida por cada una de ellas, se decide quienes van a representar a la

Llamar al

organizacin en el extranjero.
proveedor y
preguntar
disponibilidad

Dirigirse a Venden material

comprar el
material
Archiva factura
Igualmente, no existe un procedimiento formal para el programa de
Reciben
materiales y FIN
motivacin a los miembros. ste se lleva a cabo anualmente y est bajo la
factura

responsabilidad de la presidencia.
SI

Conforme?

NO

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Frmula SAE N/A
Bulart
 131

Procedimiento: Modelo de Toma de Decisiones Procedimiento: Organizacin de Actividades Anuales

La principal actividad anual, consiste en el Congreso de Gerencia y

El modelo de toma de decisiones de Frmula SAE, consiste en reuniones
Tecnologa Automotriz donde participa Frmula SAE y Baja SAE.
semanales con todos los miembros donde la opinin de cada uno posee el
mismo peso en la misma. Se levanta una minuta de reunin donde se Organizacin estudiantil Procedimiento Responsable
Organizacin de actividades Relaciones Pblicas e
documentan los puntos tratados en las reuniones y las decisiones que se Frmula SAE
anuales Internas
tomaron. Frecuencia de ejecucin de este
Anualmente
procedimiento:
Si Nombre del control:
Existencia de algn control para el
procedimiento: Evaluaciones del
No congreso
Este procedimiento se realiza semanalmente y la adecuada ejecucin
Si
del mismo est bajo la responsabilidad de la presidencia. Documentacin del procedimiento:
No

Baja SAE Frmula SAE

INICIO

Escoge a un Escoge a un
representante representante

Fijar objetivos del

congreso

Evaluar congreso
anterior

Delegan
responsabilidades

Ejecutan
responsabilidades

FIN

Elaborado por Aprobado por Actualizacin

T.S.U. Mara Alejandra
Frmula SAE N/A
Bulart
 132

ANEXO H. Material publicitario

Trptico informativo
133
 134

Propaganda Tarjeta de presentacin