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FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO

ESTRATGIA E GESTO PARA EMPREENDEDORES


INDICADO PARA qualquer pessoa que precise colocar executadas as aes para transformar a oportunidade em
um plano em ao. resultados para a empresa? Como (how) a oportunidade se
tornar realidade? Quanto (how much) ser investido na
SERVE PARA a tomada de deciso sobre os principais realizao da oportunidade?
elementos que orientaro a implementao do plano.
Em situaes que envolvem a implementao de vrias
TIL PORQUE oferece diversos usos da tcnica decises de forma orquestrada, como na gesto de projetos
5W2H, desde as verses mais simples e objetivas at ou em um plano de negcio, a 5W2H tambm se mostra
o desenvolvimento de um plano de negcio ttico e eficaz.
operacional.
Na gesto de projetos tradicional ou em mtodos geis, a
SOBRE A FERRAMENTA: 5W2H, tambm conhecida ferramenta 5W2H est inserida nas etapas do grfico de
como plano de ao, uma ferramenta to bvia e utilizada Gantt ou nos sprints .
que no h uma concordncia sobre quem a desenvolveu.
Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a Por fim, algo que pouco mencionado na literatura,
disseminao das tcnicas de gesto da qualidade e, mas a 5W2H deveria ser obrigatria em cada parte do
posteriormente, com as de gesto de projetos. Quando plano de negcio tradicional, pois ofereceria orientao
algo deve ser implantado, entram em cena as seguintes na implementao de cada deciso mencionada no
definies: documento.

O que (What) deve ser feito? Como usar: A ferramenta 5W2H composta por sete
Por que (Why) deve ser implementado? campos em que devem constar as seguintes informaes:
Quem (Who) o responsvel pela ao?
Onde (Where) deve ser executado? 1) Ao ou atividade que deve ser executada ou o problema
Quando (When) deve ser implementado? ou o desafio que deve ser solucionado (what);
Como (How) deve ser conduzido?
Quanto (How much) vai custar a 2) Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo
implementao? executado ou solucionado (why);

A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha para colocar 3) Definio de quem ser (sero) o(s) responsvel(eis)
em prtica uma deciso simples na empresa, como a pela execuo do que foi planejado (who);
aquisio de um novo equipamento ou a execuo de
uma atividade pontual. Nessas situaes mais simples, o 4) Informao sobre onde cada um dos procedimentos
preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulrio ser executado (where);
feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de
uma mensagem eletrnica j suficiente para a elaborao 5) Cronograma sobre quando ocorrero os procedimentos
do plano de ao. (when);

Mas a 5W2H muito til quando atrelada a outras 6) Explicao sobre como sero executados os
ferramentas analticas ou a planos que requerem ao. procedimentos para atingir os objetivos pr-estabelecidos
(how);
Em anlises consagradas como SWOT, BCG, 5 Foras de
Porter ou PEST, aps a concluso preciso definir o que 7) Limitao de quanto custar cada procedimento e o
deve ser feito. No SWOT, por exemplo, analisam-se os custo total do que ser feito (how much)?
pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaas de
uma empresa, considerando aspectos internos e externos. O preenchimento pode ser feito no prprio formulrio
Muitos acreditam que o processo acabou, mas preciso impresso ou os campos podem ser copiados para editores
definir o que ser feito para melhorar os pontos fracos, de texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos
aproveitar as oportunidades e minimizar os riscos das online de gesto de tarefas ou de projetos.
ameaas. Neste momento, a 5W2H se torna imprescindvel,
j que preciso definir as seguintes questes: O que (what)
ser feito para capturar a oportunidade? Por que (why) isso
ser feito desta forma? Quem (who) ser o responsvel 1 UNIDADE BSICA DA GESTO DE PROJETOS TRADICIONAL
por capturar esta oportunidade? Onde (where) sero 2 UNIDADE BSICA DA GESTO DE PROJETOS NO MTODO GIL SCRUM

1
5W 2H

What Why Who Where When How How much

O que Por que Quem Onde Quando Como Quanto


ESTRATGIA E GESTO

Ao,
Justificativa, Prazo, Procedimentos, Custo,
problema, Responsvel Local
explicao, motivo cronograma etapas desembolsos
desafio
FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO
PARA EMPREENDEDORES

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FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO
ESTRATGIA E GESTO PARA EMPREENDEDORES
.:DICAS DE UTILIZAO DA FERRAMENTA informaes a respeito das lies aprendidas nas fases
de planejamento e implementao, para melhorar a
Complemento s tcnicas de anlises execuo dos planos de ao, evitando retrabalhos e
de negcio: Boa parte das anlises feitas em gastos desnecessrios.
administrao de negcio termina no estudo em si
quando deveriam ser tomadas aes para lidar com as Automatize o uso da ferramenta: A ferramenta
questes levantadas. Uma comparao simples: quando 5W2H basicamente uma tabela e pode ser feita em
uma pessoa faz um exame de glicemia e detecta-se que um editor de texto ou em uma planilha. Se for feita em
ela est com os ndices alterados, preciso fazer um editores ou planilhas disponveis online, outros envolvidos
plano de ao para voltar aos nveis aceitveis. Da mesma podero consult-la, acompanh-la e edit-la. Outras
forma, quando um estudo das 5 foras de Porter indica ferramentas online como o Trello (www.trello.com) e
qual estratgia competitiva deve ser seguida, tambm Evernote (www.evernote.com) podem ser usadas como
necessrio fazer um plano de ao para implementar ferramentas de planos de ao. H ainda aplicativos como
a estratgia e obter o posicionamento competitivo o 5W2H, da Gold System.
esperado. Explicar, apenas, a natureza de cada uma das
foras de Porter um exerccio meramente descritivo, que Plano de ao para o desenvolvimento dos
no se traduz em resultados para a empresa. empreendedores: A ferramenta 5W2H tambm
pode ser aplicada em nvel pessoal, como no caso do
Complemento s tcnicas de gesto de desenvolvimento pessoal do empreendedor e de sua
projetos: Dado que o projeto tem escopo (what), prazo relao com os scios. A ferramenta Autoconhecimento
(when), custo (how much) e responsvel (who), cada Empreendedor, do Movimento Empreenda, orienta a
uma das etapas a executar para a concluso do projeto descoberta do perfil psicolgico, como isso influencia
tambm precisa ter tais caractersticas, alm das demais o comportamento ao conduzir um negcio e o que o
que compem a ferramenta 5W2H. empreendedor poderia fazer para se tornar melhor, ao
elaborar uma anlise SWOT. Em seguida, a ferramenta
Complemento s tcnicas de planejamento orienta o empreendedor a descobrir qual a forma de
de novos negcios: Tanto tcnicas tradicionais, aprendizagem mais adequada ao seu tipo de inteligncia.
como a elaborao de um plano de negcio, quanto as O passo seguinte da ferramenta sugerir um plano de
mais recentes, como o Business Model Canvas, devem ao para que o interessado fortalea suas competncias
fazer uso da 5W2H para implementar as decises empreendedoras. De forma semelhante, a ferramenta
estratgicas ou validar as hipteses que sero testadas. Avaliao de Scios 4D sugere uma abordagem parecida,
No plano de negcio, ao final de cada parte, inclua uma ao terminar com a sugesto de um plano de ao para
tabela com a lgica dos 5W2H para orientar a execuo que os scios se tornem ainda mais capacitados para
daquela parte do plano. O que deve (what) ser feito no desenvolver a empresa.
plano de marketing e vendas, por exemplo? Qual o motivo
(why) disso estar sendo feito? Quando ser feito? E assim Material adicional recomendado:
por diante... Diante da facilidade do uso, apesar de abundante, a
bibliografia a respeito da ferramenta 5W2H aparece
Inclua lies aprendidas: A ferramenta voltada sempre de forma muito sucinta, sem que nenhuma obra
para a ao. Apesar disso, h muitos aprendizados na se destaque.
execuo do que foi planejado. Nem sempre o escopo
(what) est bem definido, nem o problema (why) a ser
resolvido o previsto e o custo (how much) pode ser bem
maior do que o imaginado. Por essas razes, a empresa
precisa ter um controle de seus planos de ao e obter

COM O COMPROMETIMENTO DE

ELABORADO POR REALIZAO


MARCELO NAKAGAWA
(PROFESSOR DE
EMPREENDEDORISMO PARCEIRO EDUCACIONAL PARCEIROS INSTITUCIONAIS
DO INSPER)