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UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA - UFPB

CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS - CCSA
DEPARTAMENTO DE CINCIA DA INFORMAO - DCI
CURSO DE GRADUAO EM ARQUIVOLOGIA

LCIA DE FATIMA DA SILVA SOARES CANTALICE

ARQUIVOS ESCOLARES:
UMA PROPOSTA DE UM INSTRUMENTO DE CONTROLE DE
ACESSO E USO DOCUMENTAL PARA O ARQUIVO PERMANENTE
DO COLGIO POLGONO

JOO PESSOA/PB
2014
 2

LCIA DE FATIMA DA SILVA SOARES CANTALICE

ARQUIVOS ESCOLARES:
UMA PROPOSTA DE UM INSTRUMENTO DE CONTROLE DE
ACESSO E USO DOCUMENTAL PARA O ARQUIVO PERMANENTE
DO COLGIO POLGONO

Trabalho de Concluso de Curso apresentado

ao Curso de Arquivologia da Universidade
Federal da Paraba como requisito parcial
para Obteno do grau de Bacharel em
Arquivologia.

Orientador: Prof. Dr. Carlos Xavier de Azevedo Netto

JOO PESSOA/PB
2014
 3

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

C229a Cantalice, Lcia de Ftima da Silva Soares.

Arquivos escolares: uma proposta de um instrumento de controle de

acesso e uso documental para o arquivo permanente do Colgio
Polgono./ . Joo Pessoa: UFPB, 2014.
49.: il.

Orientador: Prof. Dr. Carlos Xavier de Azevedo Netto.

Monografia (Graduao em Arquivologia) UFPB/CCSA.

1. Arquivo escolar. 2. Preservao. 3. Memria. 4. Metadados I.

Ttulo.

UFPB/CCSA/BS CDU (2. ed.): 930.25(043.2)

UFPB/CCSA/BS CDU (2. ed.): 930.25(043.2)

1. Arquivo escolar. 2. Preservao. 3. Memria. 4. Metadados I. Ttulo.

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 5

A DEUS.Dedico.
 6

AGRADECIMENTO

As minhas filhas Luciana, Rallyane e Rayllana que me apoiaram e me incentivaram

em todo o tempo na conquista desse desafio.

Em especial Doriedson Rodrigues de Oliveira, por me entender to bem, sempre me

incentivar e compreender nos momentos difceis, pelo apoio e incentivo que me
propiciou inmeras oportunidades de estudo e ter facilitado o acesso ao Colgio
TOP para estudar e realizar vrias reunies de equipe de estudos durante todo o
curso.

A todos os docentes que foram muito importantes n minha vida acadmica e

contriburam para a formao, em especial ao meu orientador Carlos Xavier de
Azevedo Netto pelas suas correes, incentivos, pacincia e ter ajudado bastante
concluir este trabalho.

As professoras formadoras da banca examinadora pela presena e pelo apoio.

A todos os colegas da graduao, em especial as amigas Janiele e Maria das

Graas pela parceria e por compartilharem bons momentos de alegrias e superao
no decorrer desta conquista.

A Joo Augusto de Oliveira e a famlia Colgio Polgono por permitir o pleno acesso
ao arquivo e ajudar na realizao dessa pesquisa.

A Miguel Arcanjo por aceitar implantar no sistema do SIGAP a proposta do um

instrumento de controle de acesso e uso documental para o arquivo permanente do
Colgio Polgono
.
Simone Amorim e Yuri Vital pela ajuda na traduo do resumo para o ingls.

A todos que contriburam direta e indiretamente, muito obrigada!

 7

Que os vossos esforos desafiem as

impossibilidades, lembrai-vos de que
as grandes coisas do homem foram
conquistadas do que parecia
impossvel.
Charles Chaplin
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RESUMO

O presente trabalho tem como objetivo principal propor um instrumento de

controle de acesso e uso documental para o arquivo permanente do Colgio
Polgono, possibilitando assim atender e auxiliar na preservao e conservao da
memria escolar. Entretanto o colgio j trabalha com um sistema de padres de
metadados sendo possvel implantar a proposta para atender a necessidade da
instituio. A preservao da memria escolar registrada com os seus documentos
de grande importncia para as atividades do colgio, visto que o documento
escolar essencial para representar e atestar a vida acadmica dos alunos, assim,
a documentao bem preservada e conservada facilita a busca rpida e precisa.
Enfatizam-se tambm as aes preventiva de preservao e conservao que
envolve avaliar, higienizar e classificar os documentos (em meio fsico), definio de
arquivo, arquivo escolar e metadados. Sendo pertinente tambm orientar
funcionrios que devem estar em consonncia com a administrao para entender a
importncia de um arquivo escolar organizado.

Palavras- chave: Arquivo escolar; Preservao; Memria; Metadados.

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ABSTRACT

This paper aims to propose an instrument of access control and document use for
permanent archive of Polgono School, thus enabling meet and assist in preserving
and conservation of school memory. However the school has already been dealing
with a system of metadata standards, it is possible to implement the proposal to meet
the institution needs. Preserving the school registered memory with its documents
has a great importance to the school activities, as this kind of document is essential
to represent and certify the academic lives of students, so the documentation well
preserved and conserved facilitates the quick and accurate search. It is also stressed
the preventive actions of preservation and conservation that involves assessing,
sanitize and classify documents (physical environment), file definition, school
metadata. It is relevant to guide employees who should be in line with management
to understand the importance of an organized school file.

Key word: School Files; Preservation; Memory; Metadata.

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Lista de Ilustraes

Quadro 1- Levantamento dos tipos documentais relativo a pasta de aluno 36

Quadro -2 Levantamento dos tipos documentais relativo aos documentos de
secretaria/coordenao 37
Figura 1 Modelo Controle de preservao documental 42
Figura 2 Modelo Cadastro e regularidade de procedimentos executados 43
Figura 3 Modelo Cadastro e consultas dinmicas com impresso 44
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Lista de Abreviaturas

CEE Conselho Estadual de Educao

CME Conselho Municipal de Educaao

CNE Conselho Nacional de Educao

CONARQ Conselho Nacional de Arquivos

LDB Lei de Diretrizes e Bases da Educao Brasileira

MEC Ministrio da Educao e Cultura

NOBRADE Norma Brasileira de Descrio Arquivistca

SIGAP Sistema Integrado de Gesto Administrativa e Pedaggica

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SUMRIO

1 INTRODUO 13
1.1 PROBLEMATIZAO 14
1.2 OBJETIVO 16
1.2.1 Objetivo geral 16
1.2.2 Objetivo especfico 16
1.3 JUSTIFICATIVA 16
5
2 FUNDAMENTAO TERICA 17
2.1 ARQUIVO:REPOSITRIO DE MEMRIA INDIVIDUAL E/OU
COLETIVA 17
2.2 ARQUIVO ESCOLAR COMO INSTITUIO-MEMRIA 18
2.3 PRESERVAO E CONSERVAO DA MEMRIA ESCOLAR PARA
MINIMIZAR A DETERIORAO OU DISTRUIO DOS
DOCUMENTOS DO ACERVO ESCOLAR 20
2.4 ARQUIVO ESCOLAR:CONSTRUO DA MEMRIA NO EIXO
EDUCACIONAL 22
2.5 IMPORTNCIA DA PRESERVAO E CONSERVAO PARA O
ARQUIVO PERMANENTE ESCOLAR 25
2.6 ESTRATGIA PARA ORGANIZAO E PRESERVAO NO
ARQUIVO PERMANENTE ESCOLAR. 28
3 REA DE ESTUDO 32
4 ANLISE DOCUMENTAL NO ARQUIVO PERMANENTE ESCOLAR
DO COLGIO POLGONO 34
4.1 Tipologia documental do arquivo escolar do colgio polgono. 35
4.2 Metadados e sua utilizao no arquivo permanente escolar, e uma
proposta de instrumento de controle de acesso e uso documental para
39
o arquivo permanente do Colgio Polgono,
5 CONSIDERAES FINAIS 45
REFERNCIAS 46
APNDICE 49
APNDICE A SOLICITAO DE AUTORIZAO PARA PESQUISA 49
 13

1 INTRODUO

O arquivo escolar constitudo por documentos escolares e administrativos e tem

por finalidade guardar as informaes sobre a vida escolar do aluno dentro da
instituio. O acervo do arquivo escolar essencial para comprovar a permanncia
e a histria do aluno no Colgio durante sua vida acadmica e tambm com o
objetivo de preservar e conservar documentos de valor histrico relacionados
cultura escolar, que essencial para construo da identidade escolar e garantir o
armazenamento adequado e seguro.
Baseado no estudo realizado no Colgio Polgono para diagnosticar o acervo
permanente do Colgio, e saber como est organizado, identificar aes que esto
sendo realizada para o tratamento da documentao permanente com objetivo geral
propor a construo de um instrumento de controle de acesso e uso documental,
para o arquivo permanente,esse instrumento far parte das rotinas de trabalho da
instituio, para que os documentos possam ser preservados e conservados.
Para realizao desta pesquisa, metodologicamente descritiva e explicativa,
foi feita uma reviso de literatura, onde o levantamento bibliogrfico foi selecionar
autores que abordassem os conceitos de arquivo,arquivos escolares, preservao,
conservao, metadados e anlise documental, visando aprofundar o conhecimento
acerca da temtica para preservar os documentos. A pesquisa foi desenvolvida na
anlise da documentao (meio fsico) no arquivo permanente.do Colgio Polgono.
A anlise documental foi feita de acordo com levantamento do quantitativo e do
qualitativo dos documentos do arquivo do Colgio Polgono no perodo
compreendido entre 2001 e 2013, realizando o estudo dos documentos existente na
pasta individual dos alunos verificando se seguem a ordem cronolgica dos anos
estudados, anos de concluintes que requereram a transferncia, e desistiu,e toda
documentao gerada pela setor pedaggico e administrativo em geral .
A preservao da memria escolar atravs da representao contida no
arquivo compreende nos mecanismos que representam e recuperam a informao
atravs da anlise documental que facilita no processo de preservao do arquivo
dada o fato de sua importncia para a vida acadmica, portanto, preservar e
conservar para um contnuo acesso da informao. A preservao dos documentos
 14

de arquivo dependem dos procedimentos adotados no acondicionamento e

armazenamento fsico Tambm necessrio que haja uma conscientizao, e que
leve as pessoas envolvidas no arquivo permanente compreenderem a importncia
da preservao.,os cuidados e precaues que servem para preservar e zelar pelo
patrimnio documental escolar,portanto necessrio adotar alguns mtodos e
tcnicas de preservao para os documentos.Com o processo de preservao que
envolve a higienizao, a manuteno e a conservao preventiva destes, e um
instrumento de controle de acesso e uso documental a fim de proporcionar
qualidade ao acervo sem danificar o documento original. Preservar significa
conservar preventivamente a documentao, independentemente do seu suporte.

1.1 PROBLEMATIZAO

Como suporte informacional e patrimnio histrico cultural, os documentos do

arquivo escolar devem ser tratados como fontes documentais que atestem os fatos
da vida escolar dos alunos e da administrao dentro das instituies de ensino. E
ainda como fonte de pesquisa acerca da evoluo das polticas publicas de
educao no pas.
A preservao engloba todas as aes que beneficiam a manuteno do bem
cultural, desde sua conservao, como uso de mecanismos preventivos, at aes
interventivas, como a restaurao. Para a viabilidade das diversas aes de
preservao, conta-se no escopo jurdico brasileiro, com uma gama considervel de
instrumentos constitucionais e infraconstitucionais que norteiam sua aplicabilidade.
importante a noo de preservao, uma vez que os documentos esto expostos a
fatores de deteriorao que podem causar danos e perdas, do documento at a
devastao do arquivo inteiro.
Portanto, se faz necessrio organizao, preservao e conservao
dos documentos para facilitar o acesso da informao ao usurio com maior clareza
e rapidez e que sirva de instrumento da construo da memria do indivduo ou do
grupo (AZEVEDO NETTO, 2007). Atravs da anlise documental que ser realizada
no Colgio Polgono, procuramos propor um instrumento de controle de acesso e
uso documental, realizando um estudo da documentao permanente existente e
comparando esta mesma documentao, essa anlise foi feita por amostragem
 15

entre os anos de 2001 a 2013. A anlise documental tem sido amplamente utilizada
no Brasil de maneira original na difuso de documentos de arquivo
A anlise dos documentos facilita o processo de preservao do arquivo
tendo como fato a importncia para a vida acadmica, sendo necessrio
conscientizar os gestores da escola que tem como objetivo preservar os documentos
existentes para que a pesquisa acontea de forma satisfatria. A preservao e
conservao do acervo garante o acesso imprescindvel informao registrada no
arquivo escolar e beneficia a manuteno do bem cultural
 16

1.2 OBJETIVO

1.2.1 Objetivo geral

O objetivo geral propor instrumento de controle de acesso e uso documental
para o arquivo permanente do Colgio Polgono,, que descreva a localizao e
estado de conservao do documento escolar no arquivo permanente e caso
necessrio proponha intervenes.

1.2.2 Objetivo especfico

- Conhecer as condies do espao fsico e ambiental existentes no arquivo.
- Identificar a situao geral de conservao dos documentos permanente do
arquivo escolar e preservar o patrimnio documental considerado de guarda
permanente.
- Avaliar a massa documental acumulada e identificar as tipologias
existentes, e se existe algum critrios de arquivamento.
- Propor estratgias para agilizar o acesso aos documentos e s informaes
nos arquivos escolares para que seja de fcil acesso, utilizando o instrumento para
controle de acesso e uso documental.

1.3 JUSTIFICATIVA

O acervo do Colgio Polgono constitudo de pastas individuais de cada

aluno, relatrios, atas, dirios de classe, todos em suporte de papel. Por isto se faz
necessrio um instrumento de controle de acesso e uso documental dentro do
arquivo, Para tanto necessrio o conhecimento, organizao e atuao do Colgio,
preciso medidas de conscientizao, manuteno, preveno implantando
polticas preventiva contra a degradao do acervo escolar. O processo de
preservao envolve a higienizao, acondicionamento, manuteno e conservao
preventiva destes. A meta principal da preservao preventiva o estudo e o
controle das principais fontes de degradao do papel, as medidas preventivas
contra essas aes tm a finalidade de evitar o alastramento e disseminao de
seus efeitos danosos ao acervo, e os metadados (por meio eletrnico) para facilitar
na busca e deteriorao do papel. A importncia de uso de um sistema de
metadados dos elementos que compe o arquivo escolar, ajudara na preservao
 17

dos documentos (meio fsico). O processo contribuir para a organizao e

preservao no arquivo permanente escolar Colgio Polgono que resgata a vida
escolar do aluno e possibilita ao usurio informaes que esto disponveis atravs
do instrumento de controle de acesso e uso documental, e evitando assim os
processos de degradao natural.

2 FUNDAMENTAO TERICA
Referencial terico deste trabalho partiu-se da reviso de literatura baseada
em autores, artigos e livros com o objetivo de fundamentar o tema a partir de
conceitos que tratam sobre: preservao e conservao, arquivo,arquivo escolar,
metadados e a importncia de uma poltica de preservao no sentido de propor de
instrumento de controle de acesso e uso documental para o arquivo do Colgio
Polgono.

No obstante o que por vezes parece pensar os principiantes, os

documentos no aparecem, aqui ou ali, pelo efeito de um qualquer
imperscrutvel desgnio (sic)dos deuses. A sua presena ou a sua ausncia
nos fundos dos arquivos, numa biblioteca, num terreno, dependem de
causas humanas que no escapam de forma alguma anlise, e os
problemas postos pela transmisso, longe de serem apenas exerccios de
tcnicos, tocam, eles prprios, nos mais ntimo da vida do passado, pois o
que assim se encontram posto em jogo nada menos do que a passagem
da recordao atravs das geraes (LEGOFF, 2003, p. 544).

2.1 ARQUIVO: REPOSITRIOS DE MEMRIA INDIVIDUAL E/OU COLETIVA.

Ao longo da Histria, os arquivos se encontraram com diferentes suportes,

desde as placas de argila, do papiro, do papel, entre outros, atulmente a variedade
de suportes aumentou, o que por sua vez aumentou o contedo destes que se
tornou bastante variado.Os arquivos constituem desde sempre a memria das
instituies e das pessoas, e existem desde que o homem fixou por escrito as suas
relaes como ser social. Portanto, os arquivos surgem desde que a escrita
comeou a estar ao servio da sociedade. O aparecimento da escrita condicionou o
aparecimento dos primeiros Arquivos, de tal forma que desde logo a humanidade
tomou conscincia de era necessrio conservar os registos produzidos para mais
tarde poderem ser utilizados.H vrias definies sobre arquivos. Como destaca
Lopes (2000, p.33) quando ele valoriza a informao registrada nos documentos e
que o conceito de arquivo pode ser entendido como:
 18

Acervos compostos por informao orgnicas originais, emitidas em

documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que
permitam a gravao eletrnica, mensurvel pela sua ordem
binria(bits)produzidos ou percebidos por pessoa fsica ou jurdica,
decorrentes do desenvolvimentos de suas atividades sejam elas de carter
administrativo, tcnico, artstico ou cientfico, independente de suas idades
e valores intrnseco.

Dentre muitos autores, a definio de arquivo tambm fundamentada na Lei

8.159 de 8 de janeiro de 1991, em seu art.2, que pode ser entendido
como:Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgo pblicos, de
carter pblico ou privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte. Baseados nas definies
podemos dizer que existem vrios tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e
competncias das entidades que os produzem.Segundo as Entidades
criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:Pblicos (federal,
estadual, municipal);Privados ( mantidos por instituies privadas)Institucionais
(escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes);Comerciais (empresas,
corporaes, companhias) ; e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de
trabalhos etc). Quanto natureza dos documentos:Especiais: Guardam documentos
de determinados tipos ou suporte;Especializados: Guardam documentos de
determinados assuntos especficos.Quanto extenso de sua localizao:Setoriais:
So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.Central ou geral: So os que se destinam receber os documentos
correntes provenientes dos diversos rgos e instituies, centralizando, por tanto,
as atividades de arquivo corrente. pelos estgios de sua evoluo os arquivos
podem ser: arquivo corrente - arquivo intermedirio - arquivo permanente A principal
funo do arquivo prestar servio ao usurio, podendo ser disponibilizado a
informao contida nos documentos seja a qualquer tipo de usurio.

2.2 ARQUIVO ESCOLAR COMO INSTITUIO-MEMRIA

Instituio-memria so repositrios que produzem diversos tipos de

documentos e guardam informaes que representa a memria tanto individual
como coletiva objetivando a preservao das fontes documentais contida na
instituio. O arquivo escolar como instituio-memria fornece elementos
significativos para a reflexo sobre passado da instituio, das pessoas que a
frequentaram, das prticas que nela circularam para cumprirem sua funo
 19

pedaggica e administrativa na preservao da memria para formar uma identidade

escolar. tratada tambm como lugar que registra e dissemina a informao com
documentos de tipos variados e probatrios e produz uma cultura prpria e seus
documentos configuram diversos e variados traos que trazem valor do passado e
presente tornando possvel descrever a histria da instituio.

Fragoso (2009, p.69) definiu instituio-memria como:

Instituies-memria so rgos pblicos ou privados, institudos sociais,

cultural e politicamente, com o fim de preservar a memria, seja de um
indivduo, de um segmento social, de uma sociedade ou de uma nao; que
tem funes de socializao, aprendizagem e comunicao, e disponibiliza
informao patrimonial como fonte de pesquisa na formao de identidades,
na construo da histria e na produo de trabalhos cientficos
(FRAGOSO, 2009, p. 69).

O Arquivo Escolar definido por Justino Magalhes (1998, p.61) como fonte
essencial uma vez que a trajetria da instituio construda das memrias para o
arquivo e do arquivo para a memria. A importncia do acervo escolar como fonte
de memria reuniram objetos pedaggicos, administrativo e histrico ao longo do
tempo,a memria produzida no passado tem o mesmo valor, pois representa a
histria registrada da instituio-memria. A preservao dos documentos na
instituio escolar proveniente dos documentos produzidos por ela e tambm por
aqueles que atuam e geram seus acervos. importante compreender a formao
natural do arquivo escolar, atravs da histria do Colgio que d origem ao arquivo
escolar.

Paes (2007, p.20) afirma que a principal finalidade dos arquivos servir a
administrao, se constitudo com o decorrer do tempo, em base do conhecimento
da histria. Entendendo arquivos escolares como fontes que registra o cotidiano a
partir da informao nos documentos administrativos e pedaggicos (por meio de
dirios de classe, histrico escolar, ficha individual de aluno, boletim, registro
realizados por professores, alunos e pela gesto da escola), esses documentos
apresentam riqueza e importncia sobre a instituio educacional e registra as
potencialidades de cada tipo de documento. Os arquivos escolares so como
repositrio de fontes para a memria da educao contribui e representa um valor
cientfico cultural para a educao brasileira. A memria dos arquivos composta da
histria construda sobre as fontes do passado que ser analisada no presente,
 20

sendo imprescindvel para a pesquisa histrica. Segundo Magalhes (1998, p.61)

histria construda para o arquivo e do arquivo para a memria, itinerrio
pedaggico, uma identidade histrica, uma realidade em evoluo, um projeto
pedaggico.
O arquivo escolar garante, em cada instituio, a unidade, a coerncia e a
consistncia que as memrias individuais sobre a escola, ou os objetos
isolados por ela produzidos e utilizados, no podem conferir, por si ss, a
memria e a identidade que hoje se torna fundamental construir.
(MOGARRO, 2006, p.77)

Nesta perspectiva a salvaguarda da memria no arquivo escolar requer a

preservao dos documentos que faz parte da memria que representa a
escolarizao passada, e cada instituio que tem sua caracterstica prpria no seu
repositrio, os documentos que esto relacionados com o seu funcionamento e a
vida escolar do aluno, so importantes para pesquisa histrica da educao e serve
de informao e solicitao para os ex-alunos em busca de documentao
comprobatria de escolaridade.

2..3 PRESERVAO E CONSERVAO DA MEMRIA ESCOLAR PARA

MINIMIZAR A DETERIORAO OU DESTRUIAO DOS DOCUMENTOS DO
ACERVO ESCOLAR.

A ao de conservao, embora possa realizar-se diretamente na matria do

objeto, no se limita a ela. A conservao visa controlar e interromper o processo de
deteriorao, conferindo estabilidade do acervo pela adequao das condies
ambientais do local de guarda, das formas de acesso e da apropriao desses bens
por parte das comunidades a que eles esto destinados e representam.
A conservao trata tanto de prticas especficas destinadas a diminuir o
ritmo de deteriorao e a prolongar a expectativa de vida de um objeto, atravs da
interveno direta na sua estrutura fsica e qumica, quanto a incorporao social
desses documentos (AZEVEDO NETTO, 2008). A conservao preventiva deveria
ser o carro chefe das prioridades. Normalmente, as instituies no possuem uma
poltica de preservao formal, no h avaliaes do acervo para indicar os
principais problemas a serem solucionados.
Algumas aes contribuem para integridade do documento, no qual visa
interromper sua destruio, tais procedimentos dever fazer parte das rotinas de
atividades do arquivo, para que os documentos possam ser preservado e
conservado dentro do acervo. O processo de higienizao uma medida simples,
 21

porm eficaz no que diz respeito preservao e conservao dos documentos, j

que retiram elementos nocivos e tambm permite avaliar o estado de conservao
dos mesmos. Esta limpeza deve ser realizada em local bem ventilado e fora do local
onde se armazena o acervo, caso contrrio sujeira retirada do documento ir para
os demais documentos do acervo. A opo de limpeza escolhida de acordo com
as caractersticas da sujidade e tambm a retirada de grampos e fitas adesivas.
Alm disso o fator contribui para a conservao do documento, sua facilidade de
localizao no acervo, por isso da importncia de uso de um sistema de metadados
para representar o arquivo escolar.
Schallenberg (2002, p.41) definiu documento como:
Conjunto de documentos de qualquer instituio pblica ou privada que
haja sido considerado de valor, merecendo preservao permanente para
fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou
selecionados para depsitos, em arquivo de custdia permanente.

Existem vrios tipos de arquivos que guardam documentos gerados por

atividades muito especializadas dentre eles os arquivos escolares, que assume um
papel de grande importncia nas instituies escolares e que podem ser pblicos ou
privados. Algumas aes que contribuem para integridade dos documentos no qual
interrompe sua destruio, tais procedimentos faro parte das rotinas de atividades
no arquivo, para que os documentos no sofram nenhum tipo de dano, visando
interromper o processo de deteriorao do acervo.

O processo de preservao e conservao no arquivo permanente escolar,

destaca as medidas de higienizao documental, procedimento este que elimina
possveis insetos causadores da deteriorao dos documentos, tais medidas
acarretar a durabilidade dos documentos que compe o arquivo do Colgio
Polgono conferindo estabilidade dos documentos, no entanto (VALENTINI 2009 )
diz que a higienizao de um documento consiste em retirar poeiras e outros
resduos que possam vir a prejudic-lo de alguma forma (por exemplo - perda de
informaes no futuro). Tal procedimento feito atravs de tcnicas especificas,
com o intuito de preserv-lo pelo maior tempo possvel.
A higienizao dentro de qualquer arquivo de grande importncia, pois visa no
s eliminar indcios de sujeira, mais tambm a conservao, integridade e
durabilidade do documento produzido necessrio tambm guarda e a
preservao dos documentos para que produzam efeitos futuros, dentro e fora da
instituio. A meta principal da conservao preventiva o estudo e o controle das
 22

principais fontes de degradao do papel, as medidas preventivas contra essas

aes tem a finalidade de evitar o alastramento e disseminao de seus efeitos
danosos como os agentes de degradao do papel, o interno que est diretamente
ligado a composio do papel, o externo que so os agentes fsicos(luz,temperatura
e umidade),agentes qumicos (micro organismos, poluio ambiental,
poeira),agentes fsico-mecnico (guarda inadequada, manuseio
incorreto,desastres), agentes biolgicos (micro organismo, bactrias, fungos e
insetos) onde o diagnstico de como se encontra o acervo decisivo para definio
de como ser tratado,o monitoramento e a vistoria permanente do acervo. Por isto
se faz necessrio elaborao de um instrumento de controle de preservao
documental para o arquivo do Colgio Polgono, entendendo esse processo
possibilitar a preservao do acervo .

2.4 ARQUIVO ESCOLAR: CONSTRUO DA MEMRIA NO EIXO

EDUCACIONAL.

A escola est regida sob a luz da Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional
(LDB), que uma instituio social que oferece a educao formal. Na Constituio
Brasileira, art. 211, a Unio, os Estados, O Distrito Federal e os Municpios,
organizaro em regime de colaborao, seus sistemas de ensino. No mbito Federal
o rgo executivo responsvel fica a cargo do Ministrio da Educao (MEC) e o
normativo o Conselho Nacional de Educao (CNE). No Estado fica a cargo da
Secretaria de Educao e Cultura (SEC) e o rgo responsvel da administrao do
sistema da educao e o Conselho Estadual de Educao (CEE), na esfera
Municipal, as Secretarias de Educao assumem a administrao das respectivas
redes de escolas e onde houver Conselho Municipal de Educao (CME), do seu
sistema de ensino. H arquivo escolar pblico e privado, porm o arquivo escolar
pesquisado privado de carter pblico e dotado de interesse pblico e protegido
por lei.

Na concepo de Vidal (2005a, p. 71)

Os arquivos escolares tm emergido nos ltimos dez anos como temtica

recorrente no campo da histria da educao. Relatos de experincias de
organizao de acervos institucionais, narrativas sobre as potencialidades
da documentao escolar para a percepo da cultura escolar pretrita (e
presente), publicao de inventrios e guias de arquivo, elaborao de
manuais e reproduo de documentos (digitados ou digitalizados) vm
 23

mobilizando investigadores da rea, renovando as prticas da pesquisa e

suscitando o uso de um novo arsenal terico-metodolgico.

Os arquivos escolares so constitudos da memria na representao de

documentos acumulados organicamente de forma natural no decorrer das funes
desempenhadas por cada instituio educacional, e que tambm um meio de
transmitir representao social que esto vinculadas a cultura onde a escola est
inserida. pertinente esclarecer a importncia da organizao dos arquivos
escolares da preservao e conservao dos documentos neles existentes, as
informaes ali contidas que esto diretamente relacionadas com os processos
educacionais no que se refere a escola.
Memria, como propriedade de conservar certas informaes, remete-nos
em primeiro lugar a um conjunto de funes psquicas, graas s quais o
homem pode utilizar impresses ou informaes passadas, ou que ele
representa como passadas. (LE GOFF, 2003, p.)

Os arquivos escolares so considerados como lugar de memria de acervos e

guarda de documentos ao mesmo tempo em que constantemente abertos a novas
leituras acerca do passado e do presente, necessitando assim de preservao de
seus documentos porque o local onde guarda a vida escolar do aluno e tambm
da prpria instituio como um todo. Entretanto no arquivo permanente escolar a
funo primordial recolher os documentos aps o cumprimento das razes pelas
quais foram gerados.

Feij (1988, p.63) conceitua arquivo escolar como: [...] local da guarda e
preservao dos fatos atravs dos documentos que digam respeito tanto a vida
escolar do educando quanto do prprio estabelecimento. Sabendo da importncia
dos diversos documentos produzidos no cotidiano da escola, se faz necessrio
dentro da instituio ter um arquivo bem instalado, organizado preservado e
atualizado para oferecer as informaes necessrias aos seus usurios com
eficincia e rapidez. As definies sobre arquivo escolar tratam sempre dos
documentos probatrios e patrimnio que a comunidade em geral tem no arquivo
escolar, a documentao armazenada, possibilitando assim ser consultada porque
permite visualizar os dados referentes ao passado e tambm ao presente. A Lei
8.159 de 8 de Janeiro de 1991 no seu art. 25 diz queFicar sujeito a
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse pblico e social. (BRASIL, 1991)
 24

Visando compreender melhor a finalidade do arquivo escolar Bonato (2000,

p.45) afirma que:
O arquivo de uma escola tem por finalidade armazenar o documento de
interesse da escola que venha auxiliar a documentao e o ensino como
permitir o levantamento de dados para pesquisa educacional e da
comunidade na qual est inserida. [...] Esse tipo de acervo arquivstico
representa um patrimnio documental que integra a memria da instituio
escolar que gera e parte da memria educacional brasileira.

O direito informao garantido pela Constituio, [...] assegurado a

todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao
exerccio profissional; (BRASIL. Constituio Federal, 1988, Cap.I, Art. 5 pargrafo
XIV).

A Constituio Federal Brasileira de 1988 no seu art. 216 pargrafo 2 diz que
caber administrao pblica, na forma da Lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta os quantos delas
necessitarem.

[...] rgos pblicos ou privados, institudos social, cultural e politicamente,

com fim de preservar a memria, seja de um individuo, de um segmento
social, de uma sociedade ou de uma nao: que tem funes de
socializao, aprendizagem e comunicao, e disponibiliza informao
patrimonial como fonte de pesquisa na formao de identidades, na
construo da histria e na produo de trabalhos cientficos (p. 69).

O arquivo escolar tornou-se de grande relevncia a partir de 1990 no Brasil,

porque os mesmos possuem riquezas de documentos com inmeras informaes
sobre o funcionamento interno, com a comunidade local e suas relaes com o
Estado. Segundo a Lei 8159/91 ( Lei dos Arquivos) os arquivos privados tornam
pblicos quando forem identificados pelo Poder Publico.
Como ressalta Medeiros (2003, p.33)

Porm, naquilo que se refere s atribuies de carter pblico das escolas

particulares, seus arquivos escolares sero dotados de interesse pblico e
assim protegidos por lei. No podem, por exemplo, gestores de escolas
particulares destrurem documentos de transferncia, histricos escolares
de alunos, atos de colao de grau, etc., pelo interesse pblico que
revestem tais documentos. Extinta que for a escola, documentos do tipo dos
antes mencionados sero transferidos para guarda pblica. (MEDEIROS,
2003, p 3).

Quando uma escola privada extinta, os documentos do arquivo devem ser

transferidos guarda pblica, mas apenas os documentos administrativos devem
 25

ser repassados para o arquivo estadual, ficando assim parte da histria da

instituio escolar perdida.

2.5 IMPORTNCIA DA PRESERVAO E CONSERVAO PARA O ARQUIVO

PERMANENTE ESCOLAR

A instituio escolar produz vrios documentos de diversos tipos que so

exigidos pela administrao, esses documentos so provas do cotidiano da
instituio. Os fundos dos arquivos escolares so construdos por suporte de papel,
livros, documentos avulsos que so produzidos pela prpria instituio escolar, mas
com o avano da tecnologia so necessrias est atualizada com sistemas de
metadados que facilite cada vez mais rpido o acesso a informao e o trabalho dos
responsveis pelo arquivo, portanto podendo passar a informao mais rpida e
eficiente quando for solicitado.
Sabe-se que a importncia da preservao e conservao dos documentos
dependem especificamente de fatores que esto ligados diretamente a
administrao, englobando funes de aes e intervenes exigindo a adoo de
medidas especiais em relao preveno de danos aos documentos.
No arquivo permanente escolar o documento de aluno corresponde etapa
de recolhimento cuja temporalidade determinou que eles no devessem ser
descartados, por terem importantes registros, seja para fins legais e comprobatrios,
seja para fins culturais, estando assim disponveis apenas para consulta, no
estando mais sujeitos modificao ou descarte. A aplicao de tecnologias facilita
a manipulao e uso da informao e do conhecimento nas
instituies,possibilitando a disseminao da informao e o acesso. Entretanto,a
implantao de um instrumento de controle de acesso e uso documental para o
arquivo permanente possibilitara essa mudana e oferecer adaptaes
direcionada para o tratamento do acervo do Colgio Polgono, atravs do auxilio
no sistema de rotinas de tratamento dos documentos beneficiando o usurio e
facilitando no controle de preservao.

Segundo Bonjanoski (1999, p. 39),

preciso ressaltar que em bibliotecas e arquivos a questo do acesso

informao fundamental e est intrinsecamente relacionada com
preservao. A princpio, para ser disponibilizado aos usurios, os
documentos devem se encontrar em boas condies. Outrossim, no se
justifica preservar documentos aos quais ningum pode ter acesso.
 26

Uma das principais caractersticas da preservao o seu valor probatrio

e/ou informativo, necessrio resgatar a memria dos arquivos escolares para
saber de onde viemos e a que escola pertencemos.Para que a memria educacional
seja preservada entre as geraes necessrio conservar a integridade fsica e
contribuir para minimizar a deteriorao de tais documentos. Segundo S (2001, p.3
e 42).
Conservar o conjunto de intervenes diretas, realizadas na prpria
estrutura fsica do bem cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo
retardando ou inibindo a ao nefasta ocasionada pela ausncia de uma
preservao. composta por tratamento curativos, mecnicos e/ ou
qumicos, tais como: higienizao ou desinfestao de insetos ou
microrganismos, seguidos ou no de pequenos reparos.

A meta principal da conservao preventiva o estudo e o controle das

principais fontes de degradao do papel, as medidas preventivas contra essas
aes tem a finalidade de evitar o alastramento e disseminao de seus efeitos
danosos ao acervo.
A preservao essencial para qualquer tipo de arquivo, e nos escolares no
seria diferente, para isto preciso mant-los organizados e conscientizar os
profissionais envolvidos sobre sua importncia e seu valor cultural.

Preservar no significa guardar tudo, mas avaliar a documentao,

descartando o desnecessrio e criando condies mnimas de
sobrevivncia do suporte fsico (materialidade) e da informao do
documento. [...] A polmica me parece maior em torno dos princpios da
conservao e do descarte e nesse sentido que o dilogo deve ser
estabelecido prioritariamente [Vidal, 2000, p. 39].

A primeira instituio que frequentada pelas pessoas a escola, por isto os

arquivos escolares so de grande importncia para a sociedade. A partir de ento
comeamos a construir relatos da vida escolar de alunos e da instituio de ensino.

Como destaca Pereira (2003, p. 16),

Poltica de preservao o plano de ao para uma guarda segura dos

documentos de arquivos e da informao contida neles. Este plano no
pode proteger os materiais, mas pode criar bases para minimizar
destruies causadas por vrios agentes, tais como biolgicos, insetos,
fatores humanos e as condies ambientais. [...]. A poltica de preservao
vai ajudar, no s na melhoria da qualidade dos servios prestados ao
pblico em geral, mas tambm no aumento da durabilidade dos
documentos, atravs da interface,tratamentos especficos e converso para
outros suportes de informao, tais como digital microfilme ou microfichas.
 27

Pereira (2000 p.16) complementa dizendo que,

A deteriorao e destruio dos documentos de arquivos so causadas

principalmente pelos agentes biolgicos, condies ambientais e fatores
humanos. O acesso aos documentos de arquivos no pode ocorrer a longo
termo se no forem tomadas medidas preventivas, mas priorizando a
criao de espao adequado para o manuseamento dos documentos e para
o pessoal tcnico desenvolver, sem limitaes, as suas atividades. Estes
esforo devem ser associados aos programas de formao do pessoal na
rea de preservao e Conservao de documentos de arquivos.

A preservao nesses arquivos faz com que a instituio construa a memria

de determinada sociedade, levando aos moradores a histria e os desenvolvimentos
sofridos aos longos dos anos, contados atravs dos documentos que foram
arquivados definitivamente. Por isso, os responsveis por esses acervos, precisam
manter viva a memria dessas instituies. No s a preservao do acervo do
arquivo mais tambm o patrimnio que est inserido o arquivo seja ele pblico ou
privado.

O documento no qualquer coisa que fica por conta do passado, um

produto da sociedade que o fabricou segundo as relaes de foras que a
detinham o poder. S a anlise do documento enquanto monumento
permite memria coletiva recuper-lo e ao historiador us-lo
cientificamente, isto , com pleno conhecimento de causa. (LEGOFF, 1996,
p.545).

A conservao do arquivo se faz necessria porque os agentes de degradao,

o desequilbrio da temperatura e da umidade favorece a proliferao de agentes
biolgicos,qumicos e fsicos. O p no modifica apenas a esttica dos documentos
mais tambm a ao destri os papeis.A poluio ambiental deve ser controlada por
um programa de conservao e preservao.O bom acondicionamento protege os
documentos dos agentes externos e ambientais e proteger os documentos da luz.
Consiste no processo de cuidado, vigilncia e proteo na tentativa de prolongar o
documento e minimizar no processo de degradao.

2.6 ESTRATGIAS PARA ORGANIZAO E PRESERVAO NO ARQUIVO

PERMANENTE ESCOLAR.

Para que os arquivos escolares tenham organizao, necessrio que

algumas estratgias sejam implantadas, realizar um levantamento da
documentao, seguindo os critrios tcnicos e cientficos. Como ressalta Pereira
(2007, p.88) A histria das instituies educacionais facilitada quando uma escola
 28

mantm o seu arquivo histrico organizado, em funcionamento. Isto permitir o

controle e a gesto plena dos documentos pertencentes no acervo, visando
padronizar procedimentos tcnicos, e permitindo a recuperao eficaz, desde sua
produo ate a destinao final, cabendo aos responsveis a organizao e
manuteno dos arquivos escolares descrevendo sem distoro sua documentao
que contm informaes valiosas para a histria da escola e para o estudo da
cultura escolar.Na organizao arquivstica de qualquer acervo pressupe no
apenas as atividades de classificao, mas tambm as de descrio. A descrio
arquivstica garante a compreenso ampla do contedo de um acervo, possibilitando
tanto o conhecimento como a localizao dos documentos. A descrio realizada
aps a classificao dos documentos, esta atividade que desenvolvemos dentro do
arquivo um processo de sistematizar as informaes colhidas para o controle
durante a organizao, garantindo a compreenso ampla do contedo de um
acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localizao dos documentos
que o integram. As atividades de classificao s conseguem ter seus objetivos
plenamente atingidos mediante a descrio documental. O trabalho de descrio
fundamental na medida que da suporte para localizao da informao, com a
descrio possvel tambm elaborar um histrico com informaes prprias do
Colgio.

Na arquivstica podemos definir descrio como:

Ao contexto e os [...]o ato de descrever e representar informaes contidas

em documentos e /ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa
( inventrios, guias, catlogos ET.) os quais explicam os documentos de
arquivo quanto a sua localizao, identificao e gesto, alm de situar o
pesquisador quanto sistemas de arquivo que os gerou. (SOUSA, 2006,
p.39).

A descrio arquivstica tem como objetivo a confeco dos instrumentos de

pesquisa tais como: os guias, ndices, inventrios e catlogos, que facilitam o
acesso e a divulgao dos pesquisadores e usurios em geral aos documentos de
arquivo. Segundo Bellotto (2004, p.185) a descrio uma tarefa tpica dos arquivos
permanentes. Ela no cabe nos arquivos correntes, onde seu correspondente o
estabelecimento dos cdigos do plano de classificao; tampouco a descrio faz
sentido no mbito dos arquivos intermedirios, onde a freqncia de utilizao
secundria quase nula.
 29

Como argumenta Bellotto (2004):

Outro no o papel do arquivista na sociedade contempornea seno o de

colaborar estreitamente para que os fluxos informacionais na sua rea de
ao arquivstica se possa dar de forma plena e mais satisfatria possvel,
dentro desta sociedade, toda ela beneficiria de seus arquivos e de seus
arquivistas.

Nas prticas de descrio documental trabalhamos o acervo do arquivo

permanente do Colgio Polgono classificados como de guarda permanente.
Conforme a NOBRADE - Norma Brasileira de Descrio Arquivstica, que consiste
na adaptao das normas internacionais de descrio arquivstica a realidade
brasileira e visa facilitar o acesso e o intercambio de informaes a nveis nacionais
e internacionais, o CONARQ recomenda esta norma para ser aplicada a descrio
de qualquer documento independente de suporte ou gnero. Tem como
pressupostos bsicos o respeito aos fundos e a descrio multinvel, ou seja, do
geral para o particular, com o objetivo de representar o contexto e a estrutura
hierrquica do fundo e suas partes componentes. (NOBRADE, 2006).
Bellotto (2006, p.183) diz que s a descrio assim normalizada atingir a
desejada normalizao universal e ter todas as condies para ser feita facilmente,
de modo informatizado e uniforme.
As atividades de classificao s conseguem ter seus objetivos plenamente
atingidos mediante a descrio documental. A classificao arquivstica, desprovida
das atividades de descrio, somente perceptvel para as pessoas que organizam
o acervo.
No arquivo escolar a massa documental acumulada, sobretudo em suporte
papel, esto depositadas significativos registros da histria da instituio escolar.O
tratamento da informao, com a finalidade de acesso e uso, no arquivo escolar
supe conhecimento e prtica no diagnstico, na gesto documental que tem como
objetivo definir padres tcnicos, visando o controle do fluxo documental, ou seja,
por onde o documento percorrer desde sua produo, tramitao, arquivamento,
eliminao e guarda permanente, obedecendo ao ciclo de vida.
Ao fazer gesto documental no estamos nos preocupando somente em
atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes
ou usurios, mas estamos nos assegurando que os documentos
indispensveis reconstituio do passado sejam definitivamente
preservados. (BERNARDES, 2008).
 30

O controle do fluxo documental feito atravs dos livros de protocolos, com

isto permitir que a instituio elabore um plano de classificao e construa uma
tabela de temporalidade documental. A gesto de documentos se institucionalizou
no Brasil, com a aprovao da Lei n 8.159 em seu artigo 3, de 08 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. A lei
citada conceitua a gesto de documentos como:Conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Conforme Jardim (1995, p. 44) a gesto documental originou-se na
impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas
cada vez maiores de documentos produzidos pelas administraes. Portanto, a
gesto de documentos faz parte do processo administrativo buscando assim a
economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos
documentos.

A ordenao uma forma de organizao nos acervos, logo aps a

classificao e construo da tabela de temporalidade documental, necessrio que
os documentos recebam uma ordenao que consiste em organizar fisicamente os
grupos, classes e espcies documentais, facilitando assim a busca, recuperao e
localizao dos documentos. Na ordenao existem alguns critrios que precisam
ser adotados, para determinar a estrutura fsica dos documentos, so eles:
Geogrficos Por ordem de lugares; Cronolgico Por ordem de data;
Onomsticos Por ordem de nomes; Numrico Por ordem de nmero. (Manual de
trabalho em arquivos escolares,2003). No arquivo permanente do Colgio Polgono
o critrio utilizado para ordenao o cronolgico e por ordem alfabtica dos
documentos (pastas) dos alunos. Os dirios de classes por ordem cronolgica, srie
e turma, a documentao tipo (ofcio, declarao, circular) arquivada por datas.
O acmulo desordenado dos documentos est presente em todos os tipos de
arquivos, inclusive nos escolares, para evitar tais desorganizaes se faz necessrio
aplicao da teoria das trs idades, onde definir o tempo em que cada
documento passar em cada idade, conforme seu grau de importncia e seu suporte
de armazenamento.
Para Delatorre (2008, p.33) afirma que, [...] Determinados documentos
cumprem uma funo importante durante certo tempo e depois perdem o
 31

seu valor original e devem ser eliminados, sob pena de dificultarem o

acesso a outros documentos com valor informativo e probatrio relevantes.
Trata-se de documentos rotineiros, instrumentais, que acumulamos em
grande volume.

Para determinada implantao da temporalidade documental preciso uma

avaliao prvia do documento onde definir os prazos de guarda e o grau de
importncia que o documento contm. Valores atribudos durante seu ciclo de vida,
o que contribuir para a racionalizao dos arquivos, conseqentemente maior
rapidez na recuperao da informao, eficincia na gesto e organizao fsica. A
tabela de temporalidade documental autoriza a eliminao de documentos rotineiros
sem valor pessoal ou para coletividade. Sua guarda definitiva decorrer conforme
seu valor histrico, informacional ou probatrio.

O acondicionamento est relacionado com a forma como os documentos so

arquivados, assegurando sua preservao. A escolha do mobilirio, caixas arquivo e
pastas suspensas devem ser feitas conforme o suporte do documento. As caixas
facilitam a organizao e acesso aos documentos, visando prolongar o tempo de
vida e protege contra danos acidentais, seja de natureza fsica ou qumica. Para a
construo de um ambiente sadio sem poeira ou mofos nas estantes, prateleiras
armrios e arquivos so necessrios cuidados antes de serem acondicionados.

As formas de higienizao mantm os documentos sempre conservados e

limpos evitando assim seu descarte e deteriorao, tanto as pastas quanto as caixas
servem de proteo aos documentos, contra perda das informaes ajudando
minimizao de sua destruio natural.
de grande importncia que a estrutura fsica do prdio esteja em boas
condies para o acondicionamento, pois a iluminao, arejamento, paredes e
estantes influencia a integridade da documentao, por isto recomenda se um
estudo prvio do local de armazenamento e guarda. No Colgio Polgono em
relao ao local de acondicionamento dos documentos, no h um local apropriado
para guarda de todo o acervo, os referentes a documentao dos alunos so
arquivados em armrio de ao na secretaria/tesouraria e a outra documentao e
guardada em outro sala em estantes de ao no estando organizada de acordo com
as normas arquivstica.
 32

3 REA DE ESTUDO

Para a realizao do trabalho foi solicitado uma autorizao ao responsvel

pelo Colgio Polgono para ter acesso a documentao.(PENDICE A)

Colgio Polgono localizado na Rua Paulino dos Santos Coelho, Jardim

Cidade Universitria Joo Pessoa/PB, fundado em Janeiro de 2001, reconhecido
pela resoluo de o n 132/20011,038/2011 e 039/2011 do Conselho Estadual de
Educao/PB .Seus fundadores foram oriundos do Colgio Hipcrates/RN que fez
os irmos e Professores Joo Augusto de Oliveira e Doriedson Rodrigues de
Oliveira tivessem a ideia de criar uma nova Instituio em Joo Pessoa/PB. O
Colgio Polgono montou uma equipe de professores forte e seus primeiros
resultados reconhecido no primeiro vestibular da COPERVE-UFPB, logo em seguida
abre uma unidade KIDS e um Pr-Vestibular.

A experincia do professor Doriedson., uma das raras escola no bairro onde

os proprietrios so do ramo da educao, se orgulham por ter contribudo assim
para insero de mais de 2000 alunos no curso superior. O Colgio Polgono
oferece curso de Educao Infantil, Ensino Fundamental (6 ao9ano) e Ensino
Mdio, atualmente funcionando com 34 salas de aula divididas em dois
turnos(manh e tarde), O arquivo do Colgio possui uma ampla documentao que
foi produzida durante 12(doze) anos. Na primeira etapa foi observar o lugar onde o
arquivo permanente escolar estava inserido dentro da instituio, o acervo est
dividido em trs partes, a primeira que so os documentos de alunos (pastas
individuais) esta inserida na secretaria/tesouraria em arquivos de ao mais separada
do arquivo corrente.A segunda parte que so os documentos da parte pedaggica
de modo geral , as instalaes esto em boas condies, limpa e arejada
acondicionada e a terceira parte em sala separada onde a massa documental
acumulada precisa de tratamento e acondicionamento correto. A conversa com o
diretor e a secretria possibilitou conhecer situaes do cotidiano escolar que no
estavam registrados nos relatrios e nos documentos oficiais, evidenciaram
caractersticas da cultura escolar, da organizao e funcionamento dessa instituio
de ensino e que a direo e a funcionria da secretaria, ao longo dos anos, tiveram
e ainda continuam tendo a preocupao com a guarda dos documentos que dizem
respeito ao seu funcionamento, mesmo sem muita noo das normas arquivstica e
a massa documental precisando de higienizao, melhor acondicionamento.
 33

A anlise da pesquisa mostrou a realidade do Colgio na falta de um local

apropriado para o acervo permanente, ficando juntamente com os arquivos corrente,
e dividido em trs salas onde o arquivo se encontra em situao de intinerncia por
no ter um local definitivo para guarda do acervo., por isto o Colgio necessita de
um local apropriado, que possibilite o acondicionamento e armazenamento do
acervo.

Os documentos do arquivo encontram-se dentro da secretaria e que

interligada com a tesouraria que tambm possui armrios com arquivo permanente,
em armrios de ao, a documentao dos alunos organizada empastas
individuais, esto arquivados cronologicamente (ano/base de matrcula) e por ordem
alfabtica. Os fundos documentais do arquivo traz informao que constitui o
repositrio que est relacionado com o funcionamento.Para o usurio ter acesso a
documentao do arquivo, s responsvel pela secretaria, pois a documentao
no pode ser manejada sem a prvia autorizao, geralmente s a funcionria da
secretaria poder fazer essa pesquisa. Outra questo observada, que os dirios
de classe e as outras documentaes pertencentes ao arquivo permanente escolar

no esto juntos, pois no tem espao suficiente para o acervo. Na entrevista com o
diretor onde foi inquirido acerca do local apropriado para a guarda permanente da
documentao, o mesmo respondeu: Sim, os documentos no ficam em local
apropriado disse que uma parte dessa documentao est organizada em armrio
de ao, o local bem ventilado, no tem umidade, infiltrao, porm no exclusivo
para a guarda permanente desses documentos, por isso que a documentao est
dividida. Relativo ao esporte o Colgio coleciona todos esses anos de
funcionamento um ricos acervos de trofus em vrias modalidades esportiva que
esto inseridas no acervo, mais no esto catalogados nem inserido na sala do
arquivo, pois no existe espao suficiente.A importncia da conservao dos
documentos dependem de fatores que esto ligados diretamente com as condies
das instalaes fsica,por exemplo localizao, iluminao, arejamento, segurana e
higienizao.Atravs da anlise documental e da estrutura fsica realizada no
Colgio Polgono constatou-se a deficincia de um local adequado para o arquivo
que comporte todos os documentos do acervo, mas tambm foi constatado que a
maior parte da documentao est em boas condies.. Ao esclarecer a proposta
do instrumento de controle de preservao para o arquivo a funcionria da
 34

secretaria, achou pertinente, pois ir ajudar na preservao documental, tambm foi

esclarecido como seria desenvolvido o processo durante as rotinas de trabalho.

4 ANLISE DOCUMENTAL NO ARQUIVO PERMANENTE ESCOLAR DO

COLGIO POLGONO.

A anlise documental facilita o processo de preservao do arquivo escolar

dado o fato da sua importncia para a vida acadmica, visa investigar os fatos
acadmicos e sua relao com o tempo scio cultural e cronolgico No arquivo
permanente escolar a massa documental sempre crescente contribuindo para que
a instituio se preocupe com armazenamento adequado do acervo. Sabemos que
esta prtica no realizada nas instituies, portanto a preservao e conservao
dos documentos escolares e de responsabilidade dos gestores que devem incentivar
os seus funcionrios no sentido de integrar e sistematizar condies necessrias de
trabalho e tambm tomar conscincia do patrimnio cultural que guardado e que
devem ter cuidado ao manuse-los,com objetivo de conhecer a realidade do
arquivo, organizao, estrutura , processo tcnico , como feito o tratamento
documental.

No arquivo permanente escolar a documentao crescente a cada ano, ao

decorrer do ano letivo so gerados vrios documentos por um mesmo aluno, e com
isso se torna acumulativa a documentao, do aluno que passou pela instituio. Diz
Mogarro (2005, p.46), esses arquivos ocupam um lugar central e de referncia no
universo das fontes de informao que podem ser utilizadas para reconstruir o
itinerrio da instituio escolar. Alm dos documentos pessoais de cada aluno,
existem tambm a partes dos documentos pessoais comprobatrios da filiao,
residncia e financeiro que so agregados na pasta individual de cada aluno.

O acervo do arquivo permanente escolar tambm consta de dirios, fichas

individuais, boletins de notas, controle de pagamento, espelhos de presena diria e
de avaliao, e os dados constitudos por materiais e trabalhos escolares,
publicaes, fotografias, produtos de atividade dos docentes , onde o alunos,
professores e famlia vivenciaram junto a identidade da instituio.No
armazenamento do acervo documental, so utilizadas estantes de ao,destinadas
aos documentos textuais, nos procedimentos de acondicionamento, so utilizados
caixas-arquivo de polionda, pastas suspensas e pastas AZ.No entanto a avaliao
 35

que uma etapa vital e criteriosa no arquivo escolar, ela deve evitar a constituio
de lugares com uma massa documental e acumulao de coisas inteis.

4. 1 TIPOLOGIA DOCUMENTAL DO ACERVO DO ARQUIVO ESCOLAR DO

COLGIO POLGONO.
Tipologia documental o estudo do tipo documental em funo do rgo
produtor que so desenvolvidos por uma instituio e que facilita determinar a
identidade do documento do arquivo que so gerados no exerccio das mesmas
atividades.O estudo das caractersticas que apresentam a tipologia documental
fundamental para atribuio dos valores e dos prazos de guarda das sries
documentais. A tipologia documental agrega vrios tipos de documentos que
gerados a partir de um objetivo da organizao que so produzidos direta e
indiretamente.
Segundo BELLOTTO (2006),
O tipo documental a configurao que assume a espcie documental de
acordo com a atividade que ela representa e sobre a espcie diz que a
espcie torna-se tipo quando lhe agregamos a sua gnese, a atividade /
funo / razo funcional / que lhe gera a aplicao de uma actio(fato, ato
documentado) em uma conscriptio (transferncia para um suporte
semntica e juridicamente credvel) . (BELLOTTO, 2006).

A tipologia documental fundamental para a descrio das sries

documentais. O documento escolar classificado por gnero, sendo a maioria
textual por se tratar de documento de representao escolar. A tipologia documental
produzida e acumulada no arquivo serve para o planejamento da classificao,
avaliao e da produo com o objetivo de atender as necessidades da instituio
escolar com fins administrativos e jurdicos, se tornando histrico depois de
cumprido o seu prazo corrente na instituio.
A pesquisa documental no arquivo permanente escolar do Colgio Polgono
compreender da anlise documental do acervo dos anos de 2001 a 2013. Segundo
Bellotto (1986, p.3) o arquivo renem documentos, por passagem natural, oriundos
de uma s fonte geradora, e, em geral, constitudo em exemplar nico, congregados
em srie ou em grupo. O uso da tipologia documental aplicada s necessidades do
arquivo identifica os tipos dos documentos originados da atividade administrativa.
E segundo LE GOFF
O documento no incuo. , antes de mais nada, o resultado de uma
montagem, consciente ou inconsciente, da histria, da poca, da sociedade
 36

que o produziu, mas tambm das pocas sucessivas durante as quais

continuou a viver, talvez esquecido, durante as quais continuou a ser
manipulado, ainda que pelo silncio. O documento uma coisa que fica,
que dura, e o testemunho, o ensinamento [...] que ele traz devem ser em
primeiro lugar analisados, desmistificando-lhe o seu significado aparente. O
documento monumento. Resulta do esforo das sociedades histricas
para impor ao futuro voluntria ou involuntariamente determinada
imagem de si prprias. (LE GOFF ,2003, p.537-538)

A tipologia documental produzida no Colgio muito variada. A anlise da

tipologia tem sido amplamente utilizada para a pesquisa da documentao do
Colgio Polgono que proporciona o levantamento dos documentos que compe o
acervo sendo possvel investigar. O quotidiano escolar e as prticas pedaggicas.
Vzquez (1987) identifica tipo documental como: Atributo de um documento que,
originado na atividade administrativa a que serve, manifesta-se em uma dissipao,
formato e contedo distintivos e serve de elemento para classific-lo, descrev-lo e
determina-lhe a categoria diplomtica.

QUADRO 1: Levantamento dos tipos documentais relativo a pasta de aluno.

TIPOS DOCUMENTAIS ( SECRETARIA) relativo a pasta de aluno.
CERTIDO DE NASCIMENTO

HISTRICO ESCOLAR

REQUERIMENTO DE MATRCULA

CONTRATO PRESTAO DE SERVIO

IDENTIDADE E CPF RESPONSVEL FINANCEIRO- (DO ALUNO)

COMPROVANTE DE RESIDNCIA

FICHA INDIVIDUAL

BOLETIM DE NOTAS

ATESTADO MDICO

Fonte: Dados da anlise realizada no perodo de 2/04 a 27/7/2014- referentes anos

de 2001 a 2013- Colgio Polgono.
 37

QUADRO.2 Levantamento dos tipos documentais relativo documentos da

secretaria/coordenao.
TIPOS DOCUMENTAIS - SECRETARIA/COORDENAO

DIRIO DE CLASSE
RELATRIO DE NOTAS
RELATRIO DE PRESENA DE ALUNOS
ATAS DE RESULTADO FINAL
AVALIAO FINAL DE ALUNOS
PLANILHA DO CENSO ESCOLAR
RELATRIO DE CONVENIO DE BOLSA ESCOLAR
RELAO DE ALUNOS MATRICULADOS
OFCIOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS
Fonte: Dados da anlise realizada no perodo de 2/04 a 27/7/2014- referentes
anos de 2001 a 2013- Colgio Polgono.

No que diz respeito aos documentos do arquivo, verificou-se no esto

arquivados de acordo com os procedimentos arquivsticos de classificao e
avaliao dos documentos. A classificao visa identificar as informaes e articul-
las levando em considerao o porqu foram produzidos, e o seu prprio contexto.
No Colgio Polgono os documentos esto organizados de acordo com a
documentao obrigatria na pasta individual de aluno.Foi feita a anlise
documental dos anos de 2001 a 2013 onde basicamente a documentao gerada
durante esse perodo igual, e uma parte da documentao est higienizadas que
so as pastas de alunos, j os outros documentos que faz parte do acervo da
secretaria/coordenao esto necessitando de um tratamento documental.

O arquivo escolar guarda a documentao que gerencia o fluxo da informao

que esto relacionados com as atividades do cotidiano da escola gerando assim a
informao registrada em diferentes suportes (dando nfase ao suporte papel), as
informaes produzidas nas fases corrente, intermediria e permanente devem est
organizada para que o acesso esteja disponvel. Segundo Bellotto:

Um arquivo permanente no se constri por acaso. No cabe apenas

esperar que lhes sejam enviadas amostras aleatrias. A histria no se faz
com documentos que nasceram para serem histricos, com documentos
 38

que s informem sobre o ponto inicial ou o ponto final de algum ato

administrativo decisivo. A histria no se faz com uma infinidade de papis
cotidianos, inclusive com o dia-a-dia administrativo, alm de fontes no
governamentais. As informaes rastreadas viabilizaro aos historiadores
vises gerais ou parciais da sociedade. (BELLOTTO, 2004, p.27).

Os documentos obrigatrios nas pastas individuais de alunos so:

Requerimento de matrcula, Histrico escolar original, ficha individual de aluno
recebido por transferncia no decorrer do ano letivo, documentos de identificao
(cpia) certido de nascimento, comprovante de residncia, atestados de alunos,
foto para identificao do aluno, contrato de prestao de servios (obrigatrio
devido se tratar de escola privada).

O arquivo corrente guarda a documentao mais atual e freqentemente

consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a
consulta.Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato,
classificao e utilizao. A documentao corrente do arquivo corrente escolar
composta por todas as pastas de registro individual e todos os documentos que se
referem a alunos matriculados, a funcionrios e a professores em atividade na
unidade escolar.
Documentos do arquivo corrente: Pasta individual dos alunos, livro de ata,
livro de matrcula, ata de resultado final, dirios de classe que engloba
(aproveitamento, frequncia do aluno, registro dos programas cumpridos com carga
horria. Livro de protocolo de entrega de documentos. Espelhos de notas.

De 2001 a 2005 no Colgio no existia um sistema de metadados, a

matricula, ficha individual, histrico escolar e outros documentos eram todos
produzidos manualmente, os documentos eram organizados de acordo com os anos
estudados pelos alunos, a documentao era toda organizada em pasta suspensa
por aluno.No ano letivo de 2006 foi inserido no Colgio Polgono um sistema de
metadados que permitiu trabalhar com um sistema completo e totalmente integrado
evitando duplicao de informaes e inconsistncia de dados.

O arquivo permanente considerado o local onde os documentos tero uma

preservao definitiva, os documentos de arquivo permanente alm de guardar a
histria do rgo que o gerou tende a desempenhar um significativo papel na
preservao da memria social e na construo da identidade de um povo. O
arquivo escolar permanente composto de todas as pastas individuais de alunos;ex-
 39

alunos, ex-professores, ex-funcionrios da escola, e documentos gerados durante o

perodo ativo.
Documentos do arquivo permanente: Toda a documentao de alunos
desistente, transferidos e que concluram, dirios de classe que so arquivados
depois do trmino do ano letivo e so separados por ano/turma, ata de resultado
final, livro de registro.

No Colgio Polgono o arquivo ordenado pelo critrio cronolgico (ano/base

de matrcula) e ordem alfabtica, no estando de acordo com as normas da
arquivstica. Os documentos so acondicionados em pastas individual dentro do
arquivo em gavetas de ao, seguindo a data limite de 2001 at 2013. Com o objetivo
de estabelecer os procedimentos que orientam para a preservao dos documentos
do arquivo e o espao para abrigar toda a documentao acumulada durante os
anos, foi proposto um instrumento de controle de preservao documental, j que
boa parte da documentao no est bem acondicionada e armazenada
adequadamente.

4.2 PROPOSTA DE METADADOS E SUA UTILIZAO NO ARQUIVO

PERMANENTE ESCOLAR, E UMA PROPOSTA DE UM INSTRUMENTO DE
CONTROLE DE ACESSO E USO DOCUMENTAL PARA O ARQUIVO
PERMANENTE DO COLGIO POLGONO.

O arquivo escolar tem a finalidade de registrar os documentos de carter

administrativo, pedaggico e financeiro. A produo de instrumento de controle de
acesso e uso documental propiciara uma ferramenta para descrio com funo de
preservar e orientar a consulta interna e externa de maneira rpida e precisa dos
documentos.Utilizando o sistema de metadados no sistema que j existe no Colgio
propomos um instrumento de controle de acesso e uso documental para o acervo
permanente do Colgio Polgono, dentro deste conjunto , que o acervo ir adquirir
seu pleno significado desempenhando e assumindo uma grande misso que a
preservao e conservao dos documentos do arquivo do Colgio Polgono.
Metadados so descries de dados armazenados em banco de dados, ou como
comumente definido dados sobre dados a partir de um dicionrio digital de dados,
podem informar sobre o ttulo, autor, data, publicao, palavras-chaves, descrio,
localizao de recursos, seus objetivos e caractersticas, mostrando como, quando e
 40

por quem o recurso foi armazenado e como est formatado. Alm de terem um
papel fundamental no acesso aos dados digitais, os metadados contribuem para sua
preservao, registrando informaes acerca do seu formato, contexto e
dependncias de software. (BESSER,2000,161).

O sistema de medadados importante porque a informao compartilhada

indiretamente e de vrias formas para beneficiar a instituio, pois com a tecnologia
de metadados fica mais fcil de conhecer os procedimentos para a preservao do
arquivo permanente, por isto que so necessrios a preservao e conservao
dos documentos(meio fsico) para facilitar os possveis problemas que venha
danificar o acervo, sendo necessrio tambm a participao ativa dos responsveis
envolvidos com o arquivo.O sistema de metadados facilita muito a rotina da vida
escolar do aluno, agilizando o trabalho da secretaria e da coordenao pedaggica
no Colgio e atravs do sistema a recuperao dos dados. O importante nesse
sistema a necessidade de estabelecer padres que facilita o acesso a informao,
e que o usurio conhea os padres que so utilizados. A manuteno no banco de
dados realizada atravs das rotinas de atualizao, tendo como objetivo os dados
para relatrios gerenciais da secretaria, coordenao e administrao. A cada ano
os dados so atualizados de acordo a matrcula e com a sada dos alunos, tanto
transferidos ou os concluintes do ensino fundamental e mdio. No caso de controle
de preservao documental, as rotinas de trabalho sero definidas de acordo com o
planejamento da secretaria para serem realizadas e concludas de acordo com os
prazos pr-fixados. As rotinas de trabalho so procedimentos que registra a
execuo de controle e acompanhamento das atividades que envolvem os
documentos do acervo, identificando possveis problemas que exista e que no
decorrer dos procedimentos de preservao necessitam ser controlados. Alm de
fazer o controle de preservao documental (meio fsico) as aes de preservao e
conservao do acervo tero que ser registrar no sistema do Colgio quais
problemas existe e os procedimentos para serem realizados, e permitindo melhorias
na busca e avaliao de informaes, bem como facilidades na pesquisa e
manuteno dos dados.

No ano letivo de 2006 foi inserido no Colgio Polgono um sistema de

metadados que permitiu trabalhar com um sistema completo e totalmente integrado.
Com o avano crescente da tecnologia o Colgio no ano de 2010 investiu e adaptou
 41

as novas situaes utilizando os padres de metadados que facilitou o andamento

dos servios no Colgio de maneira eficiente na busca da informao, implantou o
SIGAP (Sistema Integrado de Gesto Administrativa e Pedaggica) um sistema de
gesto escolar que sua principal funcionalidade fazer a integrao entre os
processos no mbito escolar. O ambiente utilizado pelo programador Windows, a
linguagem de programao Delph. Delphi um compilador e um Ambiente de
Desenvolvimento Integrado (IDE) e uma linguagem de programao muito utilizada
no desenvolvimento de softwares. Originalmente direcionado para a plataforma
Windows e o banco de dados FireBird (SGBD) cdigo do Borland InterBase 6.0
O SIGAP executado por um Consultor de Sistemas, profissional capacitado que
conhece o software, e conhece o fluxo das informaes da Unidade Escolar. O
SIGAP gerenciado por seus colaboradores, (no caso os funcionrios da escola),
pois sua interface com o usurio de fcil compreenso, e fala a linguagem dos
educadores e gestores do Colgio. A partir da necessidade de preservar e conservar
os documentos do arquivo permanente do Colgio Polgono surgiu ideia de propor
um instrumento de controle de aceso e uso documental que ajudasse aos
funcionrios, com os procedimentos no acervo de maneira rotineira mais que o
controle ficasse registrado no sistema. O instrumento de controle de acesso e uso
documental ser para registrar dados detalhados sobre cada tipo documental que foi
gerado, descrevendo os procedimentos necessrios para a preservao dos
documentos estabelecendo as rotinas detalhadas e explicando claramente quais
documentos j esto higienizados.
Esse processo foi possvel com a implantao de uma tabela no sistema
SIGAP que j existe no Colgio que facilitasse nas rotinas de localizao,
recuperao e preservao documental. O processo composto por tabelas que
possui campos em que sero anotados os procedimentos executados
(documentao meio fsico) medida que realizada a tarefa, ser feito as
anotaes no sistema, para que o funcionrio esteja atualizado dos procedimentos
executados. Iniciar com um mapeamento dos problemas em potencial existentes,
por exemplo: se j existe documentos higienizados h quanto tempo, se h alguma
rea do acervo com sujeita / mofo e/ou umidade constante, se h incidncia de luz
ou poeira em algum ponto da rea de guarda, ataque de insetos, se os documentos
contm grampo, clipes e prendedores metlicos. A implantao e adaptao do
instrumento de controle de acesso e uso documental, influenciar nas atividades de
 42

preservao e conservao do acervo documental do Colgio Polgono.do ponto de

vista que os mecanismos adotados ser pois o resultado do processo de
preservao. A partir destes dados comeou-se a preservao documental, para
com isto garantir e possibilitar a visualizao do processo de conservao dos
documentos do arquivo.
Esses dados constam na tabela que ser preenchida pela funcionria da
secretaria que far o processo de higienizao e tratamento nos documentos do
acervo, haja visto que no Colgio no tem um arquivista para fazer os
procedimentos.

FIGURA- 1 Tela do Modelo Controle de aceso e uso documental implantado no

sistema

FONTE: Sistema SIGAP Colgio Polgono

A seleo do material para os procedimentos de preservao e conservao
ficar a critrio da funcionria da secretaria, tendo em vista que na unidade no
existe um funcionrio especfico para cuidar do arquivo permanente. Esse processo
ser executado a partir do conhecimento da rotina da secretaria que permitir
detalhar a partir do processo de preservao executados. Com os Procedimentos
bsicos de conservao faz-se necessrio e permanente a fiscalizao das
condies ambientais, do manuseio e armazenamento dos documentos.
 43

Depois de recolher o documento que ser feito o processo de higienizao,

ser anotado na tabela de controle de preservao documental as aes que foram
aplicadas e a data provvel do prximo controle, a higienizao reflete diretamente
na longevidade dos documentos, reduz a poeira e outras sujidades.

FIGURA 2- Tela do Modelo -Cadastro e regularidade de procedimentos

executados.

FONTE: Sistema SIGAP Colgio Polgono

Posteriormente, lanam-se no sistema todos os dados aps o processo de
higienizao e cadastramento dos procedimentos executados a documentao
retorna para o seu local de origem, aps esse processo as atualizaes deve
sempre ser registrado no Sistema, manter o ambiente higienizado e orientar aos
usurios quanto forma adequada de acondicionamento.

.
 44

FIGURA 3 - Tela Modelo de Cadastro e consultas dinmicas com impresso

FONTE: Sistema SIGAP Colgio Polgono

Com esse procedimento far com que a funcionria tenha um controle maior na
qualidade de preservao dentro do acervo, fazendo com que todos os fundos
documentais sejam conservados e que futuramente no haja necessidade de
restaurao. Algumas aes que contribui para integridade dos documentos no qual
interrompe sua destruio sero includas na rotina de trabalho, aplicando ao
preventiva no acervo do arquivo escolar e deve-se tambm ter o cuidado e a
preocupao de verificar periodicamente se os procedimentos aplicados
preventivamente no acervo esto sendo teis e eficazes garantindo a conservao e
preservao da massa documental. No entanto, os desafios propostos so
fundamentais na contribuio para a organizao, preservao e conservao do
arquivo.
 45

5 CONSIDERAOES FINAIS

Com esta analise documental, atravs de pesquisas, levantamentos

bibliogrficos, foi possvel propor um instrumento de controle de acesso e uso
documental para o arquivo permanente do Colgio Polgono.
Como descreve Azevedo Netto:
A memria est transpassada por um universo simblico dos mais
significativos, mediante um processo de representao no qual so criados
referentes para sua cristalizao nas conscincias, quer individuais quer
coletivas, aproximando-a da noo de identidade. (AZEVEDO NETO, 2008,
p. 12).

importante ressaltar que os objetivos propostos para este trabalho foram

alcanados, atravs da implantao das tabelas de controle de acesso e uso
documental para o arquivo permanente escolar do Colgio Polgono; visando
constituir alicerces para preservar a memria do acervo que representa toda
instituio. O objetivo primordial foi melhorar o servio do arquivo, disponibilizando a
informao relativa aos procedimentos com o preenchimento da tabela que envolve
as aes que sero tomadas durante o processo de conservao do documento,
procurando promover e inserir a informao estruturada no sistema do Colgio, e
facilitando a preservao documental e a memria dos documentos da instituio.
Concluindo que o instrumento de controle de acesso e uso documental
facilitar a busca da informao mais rpida sendo possvel estender a vida til
dos documentos, se identificado os fatores que levam degradao do acervo e
principalmente a perda do seu contexto.
 46

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APNDICE A -