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GESTO E
FISCALIZAO
DE CONTRATOS
Agosto/ 2010
2010 Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI
Todos os direitos reservados.
Permitida a reproduo desde que citada a fonte.
A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra do autor.
Baseado em publicao do Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento, com mesmo ttulo.
Misso
O INPI existe para criar um sistema de Propriedade
Intelectual que estimule a inovao, promova a
competitividade e favorea os desenvolvimentos tecnolgico,
econmico e social.
Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior
Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI
Manual de
Gesto e Fiscalizao
de Contratos
Presidente da Repblica
Lus Incio Lula da Silva
Presidente
Jorge de Paula Costa vila
Vice-Presidente
Ademir Tardelli
Diretor de Administrao
Jlio Csar Dutra de Oliveira
Coordenador-Geral de Administrao
Felipe Augusto Melo de Oliveira
Sumrio
MANUAL DE
GESTO E
FISCALIZAO DE
CONTRATOS
Introduo
Objetivos e Diretrizes
Legislao
Definies
Acompanhamento e Fiscalizao
Prazos e Competncias
Liquidao e Pagamento
Alterao Contratual
Anexos
Introduo
a) Segurana para o Gestor e para o Fiscal g) Uma contnua ascenso da qualidade dos
sobre a execuo do contrato; procedimentos licitatrios, por meio da
incorporao das correes feitas em
procedimentos anteriores, tanto em sanes
b) A plena execuo das atividades
como em exigncias;
programadas no Termo de Referncia, Projeto
Bsico, Projeto Executivo e congneres, e a
h) O registro completo e adequado de faltas
garantia da execuo do objeto contratual;
cometidas pelo fornecedor de forma a
facilmente solucionar as suas contestaes
c) O atendimento das necessidades do INPI,
quanto inadimplncia;
no momento adequado e no prazo ajustado;
d) Adequao das contrataes, por meio do i) A correta aplicao dos recursos financeiros
envolvimento das reas de competncia, na a cargo do INPI, garantindo estar sendo pago
elaborao dos Projetos Bsicos ou Termos de o que efetivamente foi recebido em obras,
Referncia que lhes interessam diretamente; servios, materiais e equipamentos;
A rea de gesto, ento, ter uma viso macro, far um gerenciamento geral. Mas o
acompanhamento pontual ser sempre do fiscal, com responsabilidade prpria e
exclusiva.
Acompanhamento e
Fiscalizao
4
4.1 Fiscal do Contrato: atribuies
Ao Fiscal do Contrato compete zelar pelo efetivo cumprimento das obrigaes
contratuais assumidas e pela qualidade dos produtos fornecidos e dos servios
prestados ao INPI.
contrato;
todos os aditivos (se existentes);
edital da licitao;
projeto bsico ou termo de referncia;
proposta da Contratada;
relao das faturas recebidas e das pagas;
correspondncias entre Fiscal e Contratada.
Fiscal substituto
designado por portaria e na ausncia do fiscal
titular, o substitui.
Acompanhamento e
Fiscalizao
4
4.2 Atividades do Fiscal de Contrato
4.2.1 Nos contratos em geral
I.Ter total conhecimento do contrato e suas VII.Conferir os dados das faturas antes de atest-
clusulas; las, promovendo as correes devidas e
arquivando cpia junto aos demais documentos
II.Conhecer as obrigaes do contratado em pertinentes;
reparar, corrigir, remover, reconstruir ou
substituir, s suas expensas, no total ou em parte, VIII.Controlar o saldo do empenho em funo do
o objeto do contrato em que se verificarem vcios, valor da fatura, de modo a possibilitar reforo de
defeitos ou incorrees resultantes da execuo ou novos valores ou anulaes parciais;
de materiais empregados;
IX.Anotar todas as ocorrncias relacionadas com a
III.Conhecer a responsabilidade do contratado execuo do contrato, informando ao Gestor do
pelos danos causados diretamente Administrao Contrato aquelas que dependam de providncias,
ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo com vistas regularizao das faltas ou defeitos
na execuo do contrato, no excluindo ou observados;
reduzindo dessa responsabilidade a fiscalizao ou
o acompanhamento pelo rgo interessado; X Acompanhar e controlar, quando for o caso, as
entregas e o estoque de materiais de reposio,
destinados execuo do objeto contratado,
IV.Conhecer a responsabilidade do contratado principalmente quanto sua quantidade e
pelas obrigaes tributrias, encargos trabalhistas, qualidade;
previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da
execuo do contrato; XI.Formalizar, sempre, os entendimentos com a
Contratada ou seu Preposto, adotando todas as
V.Solicitar a seus superiores, em tempo hbil para medidas que permitam compatibilizar as
adoo das medidas convenientes, decises e obrigaes bilaterais;
providncias que ultrapassarem a sua
competncia; XII.Avaliar constantemente a qualidade da
execuo contratual, propondo, sempre que
cabvel, medidas que visem reduzir gastos e
racionalizar os servios;
VI.Zelar pelo bom relacionamento com a
contratada, mantendo um comportamento tico, XIII.Observar rigorosamente os princpios legais e
probo e corts, considerando encontrar-se ticos em todos os atos inerentes s suas
investido na qualidade de representante INPI; atribuies, agindo com transparncia no
desempenho das suas atividades;
Formalize
ATENO:
Observar atentamente a data de incio e do encerramento da
execuo do objeto contratado, comunicando, em prazo
hbil, rea Requisitante, o trmino da vigncia do contrato
para que esta se manifeste de imediato sobre seu interesse
pela renovao e eventuais providncias e alteraes que se
faam necessrias.
Prazos e Competncias 5
5.1 Prazos .2 Prazos
- Fim da vigncia contratual - Prorrogao de vigncia
A rea Responsvel pelo Controle dos A rea Responsvel pelo Controle dos
Contratos dever encaminhar Contratos dever comunicar ao
memorando ao Gestor da Unidade e ao Contratado sobre a prorrogao de
Fiscal, informando sobre a proximidade contrato, nos casos de servios
do fim da vigncia contratual nos continuados ou quando o contrato
seguintes prazos: admitir a prorrogao de seu prazo de
contratos de prestao de servios vigncia, nos seguintes prazos:
continuados, que possibilitem sua quando houver alocao de pessoas
prorrogao: 04 meses antes do seu para prestao de servio: 60 dias
vencimento; antes do encerramento do contrato;
contratos de prestao de servios nos casos de obras e servios de
continuados, que no mais sero engenharia: devero ser observados
prorrogados: 06 meses antes do seu os prazos definidos no cronograma
vencimento; fsico-financeiro;
contratos diversos (prestao de nos demais casos: 30 dias antes do
servios no continuados e encerramento do contrato.
fornecimentos), que porventura
apresentem algum atraso no seu Nota: Prorrogao do prazo de vigncia,
cronograma de execuo e imponham observar os seguintes quesitos:
a necessidade de sua prorrogao: 02
meses antes do seu vencimento. constar sua previso no contrato;
houver interesse da Administrao e
Nota: tais prazos so necessrios em funo da empresa contratada;
das diversas providncias a serem tomadas for comprovado que o contratado
pelo fiscal do contrato e pelo Gestor da rea mantm as condies iniciais de
Requisitante, a exemplo de: habilitao;
anlise de preos e condies de for constatada em pesquisa que os
mercado; preos contratados permanecem
pesquisa de mercado; vantajosos para a Administrao;
interesse da contratada; estiver justificada e motivada, em
elaborao e/ ou adequao do Termo processo correspondente;
de Referncia ou Projeto Bsico; estiver previamente autorizada pela
preparao de todos os documentos autoridade competente.
em tempo hbil para nova licitao, (Licitaes e Contratos: orientaes bsicas/
quando for o caso; Tribunal de Contas da Unio. 3.ed.,ver.
no caso de encerramento do contrato, atual. e ampl. Braslia: TCU, Secretaria de
tempo e providncias a serem Controle Interno, 2006.p.331).
tomadas para desmobilizao da
contratada.
Prazos e Competncias 5
5.3 Prazos
- Apresentao de defesa do contratado
Os Prazos para o contratado apresentar defesa, quando houver aplicao de
penalidade, so:
05 dias teis contados da notificao e abertura de vistas ao processo, nos casos
de advertncia, multa e suspenso temporria ( 2 do art. 87 da Lei n
8.666/93).;
10 dias corridos contados da notificao e abertura de vistas do processo, nos
casos de declarao de inidoneidade ( 3 do art. 87 da Lei n 8.666/93).
2 Verificar
o perodo, valor unitrio, valor total e descrio dos servios encontram-se de
acordo com o estabelecido no contrato;
se as condies de pagamento do contrato foram obedecidas;
se o valor cobrado corresponde exatamente medio dos servios pactuados;
se a Nota Fiscal tem a validade e se est corretamente preenchida;
se est acompanhada das guias de quitao do FGTS/ INSS sobre a mo-de-
obra
empregada, conforme determina o contrato;
- se a contratada apresentou toda a documentao prevista.
Em, _____/______/______
___________________________________________
Assinatura do Fiscal
Portaria ______/_____
Salientamos que o recebimento definitivo ocorrer em prazo no superior a 90 (noventa) dias, desde
que no haja pendncias tcnicas e/ ou administrativas.
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelos
Em, ______/_____/_____
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
R$
R$
Total R$
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Para constar, lavramos o presente termo devidamente assinado para que possa produzir seus efeitos
legais.
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Relacionar Pagamentos
Autorizar Pagamentos
Relacionar Empregados
Relacionar Uniformes e EPIs
Modelos
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Termo de Juntada
Aos ________ dias do ms de _______________ do ano de ______, JUNTEI aos presentes autos os
seguintes documentos:
XXXXXXXXXXXXX;
YYYYYYYYYYYYYYY.
Com este fim e para constar, eu, xxxxxxxxx, (Cargo do Servidor), Mat. SIAPE n XXXX, lavrei o
presente Termo, que vai por mim assinado.
Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______.
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelos
Termo de Abertura
Este livro, que contm 100 pginas, todas numeradas sequencialmente de 01 a 100, destina-
se ao registro das ocorrncias verificadas ao longo do contrato n ____________________,
____________________, ____________________, objeto do processo n
__________________ e firmado com a empresa ___________________. Neste livro sero
firmados os registros de vistoria, diligncias, comunicaes com o preposto e eventuais
providncias necessrias ao fiel cumprimento do objeto pactuado.
Os documentos originais referidos no presente livro sero mantidos em arquivo prprio,
resguardada a publicidade inerente ao servio pblico.
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
No Conformidade
Nesta data, registro que, em diligncia ao local ________________ onde prestado o servio
objeto do contrato ora fiscalizado, constatei que a empresa, embora descrito no projeto bsico
(ou na proposta, ou no contrato, dependendo da situao) que desempenharia a tarefa
_________________ da maneira _______________, no vem cumprindo suas obrigaes
contratuais, infringindo os dispositivos ______________ (relacionar os dispositivos violados na
proposta, projeto bsico ou contrato).
Sendo assim, atravs do documento n ________ estou notificando ao preposto as
irregularidades cometidas, fixando o prazo de ________________ dias para a sua correo.
____________________________________________
Assinatura do Fiscal
Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelos
Empresa :
Objeto:
Contrato:
Processo:
Previso de trmino do Contrato : ___/____/____.
Com base no Art. 7 da Resoluo INPI N 101/ 2003, solicitamos sua manifestao
acerca da satisfao quanto aos servios prestados pela Empresa acima mencionada,
para fins de continuidade ou no do contrato.
Obs:
As respostas devem ser encaminhadas para o e-mail do fiscal, com cpia para
___________________at o dia ___/____/____.
Fiscal:
E-mail:
Perguntas Freqentes
2. A fiscalizao obrigatria?
A determinao legal decorre do artigo 67 da Lei n 8.666/93. O Artigo 58, inciso III do citado
Diploma assegura Administrao a prerrogativa de fiscalizar os contratos.
O fiscal dever adotar as providncias necessrias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por
parmetro os resultados previstos no contrato. As decises e providncias que ultrapassarem
a sua competncia devero ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hbil, para a
adoo das medidas convenientes.
Adiante, esto relacionadas algumas das atribuies inerentes ao fiscal de contratos do INPI:
Acompanhar a execuo dos servios, verificando a correta utilizao dos materiais,
equipamentos, contingente em quantidades suficientes para que seja mantida a qualidade dos
mesmos;
Solicitar, quando for o caso, ou pedir a substituio dos servios por inadequao ou vcios
que apresentem; efetuar glosas de medio por servios mal executados ou no executados;
Sugerir a aplicao de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das
obrigaes, aps ter registrado a no conformidade dos servios prestados com o que foi
pactuado;
Controlar o prazo de vigncia do instrumento contratual sob sua responsabilidade;
Verificar se a entrega de materiais, execuo de obras ou a prestao de servios ser
cumprida integral ou parceladamente;
Anotar em formulrio prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato,
determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados,
conforme modelo sugeridos no banco de formulrios;
Atestar as notas fiscais e encaminh-las unidade competente para pagamento, se estas
no precisarem de nenhum saneamento;
Comunicar unidade competente, formalmente, irregularidades cometidas passveis de
penalidade, aps os contatos prvios com a contratada conforme modelo sugerido no banco de
formulrios;
Perguntas Frequentes
Abrir pasta para cada contrato com respectivo Projeto Bsico, visando arquivar eventuais
termos aditivos;
Recomendar, se for o caso, quando do trmino da vigncia do contrato, a liberao da
garantia contratual em favor da contratada formalmente;
Receber, provisria e definitivamente, as aquisies, obras ou servios sob sua
responsabilidade, mediante termo circunstanciado, quando no for designada Comisso de
Recebimento ou outro servidor;
Comunicar unidade competente eventuais atrasos nos prazos de entrega e/ou execuo do
objeto, bem como os pedidos de prorrogao, se for o caso;
Zelar pela fiel execuo da obra, sobretudo no que concerne qualidade dos materiais
utilizados e dos servios prestados;
Acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma fsico-financeiro;
Receber as etapas de obra mediante medies precisas e de acordo com as regras
contratuais;
Apresentar, mensalmente ou quando solicitado, relatrio circunstanciado de
acompanhamento de execuo da obra;
Manter, no local da obra, Livro-Dirio, e registrar todas as ocorrncias relevantes;
Encaminhar gerncia de gesto de contratos pedido de alterao em projeto, servio ou de
acrscimos (quantitativos e qualitativos) ao contrato, acompanhado das devidas justificativas
e observadas as disposies do artigo 65 da Lei n. 8.666/1993;
Estabelecer prazo para correo de eventuais pendncias na execuo do contrato e
informar autoridade competente ocorrncias que possam gerar dificuldades concluso da
obra ou em relao a terceiros;
Encaminhar autoridade competente, eventuais pedidos de modificaes no cronograma
fsico-financeiro, substituies de materiais e equipamentos, formulados pela contratada;
Cientificar autoridade competente, com antecedncia mnima de sessenta dias, da
possibilidade de no concluso do objeto na data aprazada, com as devidas justificativas;
Realizar, juntamente com a contratada, as medies dos servios nas datas estabelecidas,
antes de atestar as respectivas notas fiscais.
quando for impedido ou suspeito o agente (por ser parente, cnjuge, companheiro, ou por
amigo ntimo ou inimigo, por ter recebido presentes, ter relao de dbito ou crdito com o
contratado ou qualquer outro tipo de interesse, direto ou indireto, plenamente justificado);
por no deter conhecimento tcnico especfico quando a lei ou o objeto do contrato o exigir.
NOTA:A execuo est a cargo do CONTRATADO, que por ela deve responder, inteira e
pessoalmente, j que o ajuste foi celebrado em razo de sua pessoa.
2 Verificar
o perodo, valor unitrio, valor total e descrio dos servios encontram-se de acordo com o
estabelecido no contrato;
se as condies de pagamento do contrato foram obedecidas;
se o valor cobrado corresponde exatamente medio dos servios pactuados;
se a Nota Fiscal tem a validade e se est corretamente preenchida;
se est acompanhada das guias de quitao do FGTS/ INSS sobre a mo-de-obra
empregada, conforme determina o contrato;
- se a contratada apresentou toda a documentao prevista.
Perguntas Frequentes
4 Estando a nota fiscal e respectiva documentao de acordo, o fiscal poder atestar o servio
ou fornecimento.
seu contrato firmado diretamente com este. No entanto, est subordinado tecnicamente ao
tomador de servios, uma vez que presta servios, geralmente, no local onde funciona a
empresa deste ltimo.
Por no estar explicitamente regulada, a terceirizao suscita controvrsias na doutrina e
jurisprudncia no tocante responsabilizao pelos encargos trabalhistas devidos ao
empregado terceirizado. Quem seria o responsvel? O prestador ou o tomador de servios?
Seriam responsveis solidrios ou haveria uma responsabilidade subsidiria por parte do
tomador de servios? Muito embora o Tribunal Superior do Trabalho tenha sumulado sobre o
assunto (Enunciado 331), atribuindo a responsabilidade subsidiria ao tomador de servios, as
discusses continuam acirradas.
O fundamento para a atribuio de responsabilidade subsidiria entidade tomadora de
servios baseia-se na teoria da culpa in eligendo e in vigilando. Destarte, por ser beneficiria
imediata da fora laboral dos empregados, deve arcar com o nus da m escolha da empresa
responsvel pela prestao de servios. Por outro lado, em nenhuma hiptese deve o
trabalhador ser apenado pelo descumprimento das obrigaes oriundas de uma relao laboral
intermediria, j que despendeu sua fora de trabalho em favor das entidades reclamadas.