Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
CATEDRATICO
LIC. LOURDES HERNANDEZ ALMEIDA
ALUMNA
ARCILIA PREZ SNCHEZ
CARRERA
LIC. EN CONTADURIA
CUATRIMESTRE
9no
Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesario la aplicacin de la tcnica
de la auditoria en el rea de la administracin, ya que generalmente es el rea financiera a la que se
le da atencin, quedando un desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. En alguno de
los casos en este campo se aplica la auditoria llevando implcito el carcter administrativo. El auditor
moderno ha querido separarlos, dndole as a la auditoria administrativa su propia esencia y
naturaleza de la actividad que se realiza en las empresas, y as completar el examen integral en cada
rea funcional.
La administracin general en los ltimos tiempos ha crecido, y han aparecido nuevos retos, nuevas
formas, en su aplicacin. El aparecimiento tecnolgico les exige nuevas respuestas a las interrogantes
que antes contestaba fcilmente. La administracin ha crecido y cada da se hace ms complicado su
manejo por lo que es necesario, darle importancia a los aspectos ms especficos para su mejor
desarrollo. La circunstancia anterior permite una observacin cuidadosa, un estudio analtico que est
al alcance de los que dirigen las empresas.
3
Auditoria operativa de compras
4
Concepto de auditoria operativa de compras
5
misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos
y/o aumentos de la eficiencia operativa.
Objetivo
El auditor deber tener en cuenta cuatro (4) factor es que inciden directamente en
el conjunto de actividades de esta operacin. El los son: Volumen, precio y costo
(que deben estar debidamente interrelacionados) y la valuacin de la orden de
6
venta. Igualmente deber tener presente las responsabilidades del gerente de
ventas y evaluar:
Programa:
Obtener informacin sobre el medio econmico-poltico-social en el que se
desenvuelve la Empresa, por medio de una investigacin de las clases y
caractersticas de los productos que se venden, polticas para la determinacin
de precios, crdito, publicidad, etc. que permita ubicar las ventas como la
principal fuente de ingreso de la empresa.
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo,
vigilando la tendencia de las ventas, los productos , las reas de venta, los
clientes, los costos de distribucin, los presupuestos, etc.
Revisar los expedientes de auditora anteriores e informes que permitan
concretar algunos aspectos del problema.
Elaboracin y ejecucin de entrevistas para verificar el cumplimiento eficiente
de las polticas de la empresa. Esta informacin debe obtenerse directamente
del personal relacionado, visitando las instalaciones del Departamento y de
paso conociendo el nivel de preparacin que el personal posee.
Anlisis detallado de los productos bandera de la organizacin, determinando
distintos aspectos, pero en particular , el volumen de devoluciones y pedidos no
surtidos, revisin de los canales de distribucin en comparacin con el volumen
de ventas de cada uno.
Elaboracin de un informe donde se han jerarquizado los hallazgos de acuerdo
a la cuantificacin del efecto de los problemas detectados, y de un mtodo de
comprobacin contina de la informacin obtenida.
7
Auditoria operativa de cobranzas
Objetivos
Optimizar la eficiencia de las actividades que integran esta operacin, las cuales
fueron descritas anteriormente.
8
la cobranza se realice al menor consto posible.
exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines.
9
aceptacin de documentos, envo de la factura por correo, vigilancia de los
cobros a travs de bancos, etc.
8. La cobranza, debe efectuarse utilizando los medios que se consideren
pertinentes y debe tomarse en cuenta las condiciones particulares de cada
cliente. Ejemplo: Estados de cuenta, cartas recordatorio, cartas de
insistencia, llamadas telefnicas, telegramas, visitas, entrevistas personales,
redocumentaciones, agencias de cobranzas, abogados, etc. Se debe dejar
constancia de los resultados de la misma.
9. Deben registrarse los resultados de la accin de cobro en forma coordinada
por caja, control de correspondencia, contabilidad, etc. Este registro estar
en funcin a los sistemas establecidos. Ejemplo: Una empresa debe codificar
el aviso de cobro para su posterior proceso electrnico, extraer el
documento del archivo de pendientes de pago, anotar en sus registros
individuales la cobranza efectuada, etc.
10. Deben registrarse y controlarse las modificaciones en los adeudos de los
clientes, derivados de intereses moratorios, remesas devueltas, rebajas,
devoluciones, descuentos y reposiciones.
11. Establecer una estrategia para obtener informacin sobre las cuentas por
cobrar de la empresa en cuanto a las ventas llevadas a cabo a clientes, su
relevancia, zonas geogrficas, ciclos productivos, experiencias crediticias y
costumbres de pago. Esta estrategia tiene por objeto adecuar las acciones
de cobranza en relacin con el tipo de cliente de que se trate y ejercer un
control ms estricto sobre los clientes de importancia.
12. Informar sobre la cobranza realizada en el momento oportuno y la
informacin brindada debiendo proporcionar los datos necesarios para el
clculo de descuentos por pronto pago, incentivos a cobradores, agentes y
otros, etc. Tambin identificar los clientes activos y sus condiciones
generales; la rotacin de las cuentas, etc.
13. Se debe informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso,
as tambin debe proponerse la cancelacin de cuentas que sean
10
incobrables y llevar un control del trmite de las canceladas. La imposibilidad
prctica de cobro debe ser evidenciada para fines fiscales.
14. Se deben obtener en su caso seguros de crdito.
15. Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, ventas,
embarques, caja y contabilidad.
16. Se debe hacer un proceso de seleccin, adiestramiento y capacitacin del
personal encargado de las cobranzas.
Familiarizacin
De igual forma familiarizarse con los objetivos, polticas y sistemas de las reas
anteriormente mencionadas.
Investigacin y Anlisis:
11
importes cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes, experiencias
crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza, anlisis de las
fechas afectivas de cobro en relacin con los vencimientos de la documentacin,
etc. La utilizacin de cuadros comparativos con ejercicios anteriores o empresas
similares, el uso de cifras relativas permiten obtener mayor provecho de la
informacin analizada.
Entrevistas.
13
Examinar algunos datos estadsticos, tales como cobros a travs de bancos,
devoluciones de documentos enviados al cobro, notas de cargo y crdito, etc.
El Inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone
en peligro su futuro desarrollo, el capital financiero y los dems recursos materiales
poco significan estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la
riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de toda empresa.
La importancia de la Administracin de Recursos Humanos como una de
actividades administrativas bsicas est sealada por la necesidad de contar con el
nmero de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las
metas de una empresa.
15
6. Vigilancia del rgimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento
de las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones
del personal.
Metodologa especifica:
Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la Administracin del Personal de la
empresa que est examinando a travs del estudio de los problemas especiales
inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden
en el manejo de su personal; la infraestructura especfica establecida para la
Administracin del Personal (planeacin, organizacin, direccin y control) y los
antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias
u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o
consultores.
Estudio Ambiental
Es importante obtener informacin que permita al auditor diagnosticar las reas
crticas.
16
El grado de productividad en esta investigacin inicial ser definida por el criterio
del auditor.
Planeacin:
El auditor deber estudiar la forma en que la administracin resuelve los siguientes
problemas:
17
a. Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo
(obrero, administrativo, ejecutivo, etc., )
b. Planeacin coordinada de la Administracin de sueldos con las
otras actividades (finanzas, produccin, etc.).
c. Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza
a travs de instrumentos que permitan su inmediato sealamiento
(relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.).
d. Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal (inventario de
ejecutivos).
e. Programas de entrenamiento.
f. Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones
que representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de
seguridad industrial, etc.
Organizacin:
18
d. Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios
encargados del departamento de Recursos Humanos.
Direccin:
Indicios de la calidad directiva de la Administracin de Recursos Humanos son:
Control
19
f. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribucin y perodos
cubiertos por los informes que se elaboran para que los responsables de
la Administracin de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo
ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.
Clima Laboral.
Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones.
Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.
Relacin entre jefes y subordinados y de stos entre s, etc.
Investigacin y Anlisis
Despus de examinar el ambiente en que se desenvuelve el personal y la
infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y control) se
revisar la informacin y se examinar la documentacin relativa para evaluar su
efectividad en la prctica.
El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que basar sus
conclusiones (rotacin personal, ausentismo, etc.) estn elaborados correctamente.
Si la institucin carece de datos respecto de su competencia, o de las estadsticas
necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, capacitacin o alguna de
20
las otras subactividades de esta operacin, el auditor deber efectuar los estudios
e investigaciones pertinentes para obtener elementos de juicio suficientes.
Las indagaciones que se lleven a cabo para lograr dicha informacin pueden tener
una gran amplitud de posibilidades, tales como; entrevistas con el personal, revisin
de expedientes de personal; investigaciones en las Cmaras de Comercio o
Industria a las que pertenece la empresa; actualizacin de estadsticas, seguimiento
y comparacin de programas de entrenamiento y desarrollo, etc.
Entrevistas
Esta es la tcnica mas utilizada en una Auditora Operacional de Personal y deber
ser muy cuidadoso al:
A. Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la
ejecucin prctica de las polticas y procedimientos estudiados en la fase de
familiarizacin.
B. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms
apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el
tamao de muestra y oportunidad de la entrevista.
C. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las
subactividades, as como con el personal de lnea a travs de plticas
informales y encuestas tcnicamente dirigidas que permitan la obtencin de
21
una opinin significativa del personal. En cada caso se ubicar la fuente para
evaluar la validez de los resultados como opinin general.
Recapitulacin De Hallazgos
Despus de examinar y evaluar la estructura administrativa de esta rea, se
concentrarn los hallazgos y se indicar la interpretacin que se hace de ellos,
resaltando aqullos que sean fallas de eficiencia. El auditor deber alejarse del
detalle y con base en los hallazgos especficos separar los de mayor relevancia.
22
con requisitos establecidos en cuanto a su integridad, legibilidad y
autorizaciones;
2. El proceso de los datos mediante la operacin, programacin y control de las
diferentes unidades que constituyen el equipo de PED.
3. El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo
de PED,
4. La custodia y control de los archivos y programas grabados en un medio
legible por El equipo de PED. As como la documentacin que los ampara.
5. La condicin de los datos incluidos en los reportes con la formacin de los
documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribucin de los reportes.
6. La identificacin y control de las transacciones errneas detectadas durante
el proceso,
7. El establecimiento y prueba de procesamientos de respaldo y recuperacin
del equipo de PED los archivos de datos, los programas y la documentacin.
8. El establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin
del equipo de PED los archivos de datos, los programas y la documentacin.
9. El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse (o la
conversin de sistemas manuales o mecnicos), incluyendo el estudio
preliminar, la definicin de requerimientos y especificaciones tcnicas.
10. El mantenimiento (modificaciones a los sistemas y programas existentes y el
desarrollo de la documentacin respectiva.
11. El desarrollo, establecimiento y documentacin de poltica, procedimientos y
estndares relacionados con las actividades del Centro.
23
Metodologa especifica:
Familiarizacin
a) Las principales reas que reciben servicio del Centro de PED y que
importancia tienen estas,
b) Los sistemas que estn automatizados y en qu grado y cules sistemas
importantes susceptibles de automatizarse, no lo estn.
c) La configuracin del equipo de PED y del sistema operativo.
24
d) El orden y limpieza del equipo y accesorios
e) Las condiciones ambientales
f) Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados.
Investigacin y anlisis:
El auditor debe investigar sobre informacin relativa a:
a) Presupuesto de gastos del centro de PED comparado contra los gastos
reales.
b) Estadsticas de tiempo extra trabajado y las razones que lo motivaron.
c) Reportes de recepcin de documentos fuentes.
d) Estadsticas sobre la captura de datos fuente
e) Estadsticas de uso del UPC y Del equipo perifrico (incluyendo
terminales remotas)
Entrevista:
Esta tcnica le proporciona al auditor informacin valiosa para su funcin, por lo que
deber:
a) Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la
ejecucin prctica de las polticas y procedimientos.
b) Utilizar cuestionarios que sirvan de gua para obtener informacin sobre
el centro de PED y las actividades que en l se realizan.
c) Entrevistar al personal que el auditor considere conveniente y deber
abarcar no solo al personal que trabaja en el centro de PED sino tambien
al de otras reas.
Examen de la documentacin:
Adems de los documentos estudiados en las etapas de familiarizacin y anlisis,
el auditor deber examinar la documentacin siguiente:
a) Descripciones de puestos.
25
b) Evacuaciones peridicas de la actuacin del personal del centro de PED.
c) Programas de entrenamiento para el personal del centro de PED y los
usuarios.
d) Estudios de viabilidad para adquisicin ampliacin del equipo.
e) Manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de
sistemas,
f) Documentacin de algunos sistemas importantes.
g) Registro de flujo de documentos y datos dentro del centro de PED.
26
Auditoria operativa de otorgamiento de crditos
Se describirn los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a
cabo la Auditora operacional de otorgamiento de crdito en las empresas
industriales y comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin,
independientemente de que en ella intervengan personas o departamentos relativos
a otras reas de la empresa.
27
3. Participar en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa
la cuantificacin de los objetivos establecidos y evaluar peridicamente las
actividades realizadas con los planes trazados.
4. Llevar a cabo la planeacin de los recursos humanos y materiales que deben
incorporarse a esta operacin para alcanzar las metas establecidas,
asignarlos y manejarlos en forma eficiente.
5. Gestionar las solicitudes de crdito de clientes potenciales, obteniendo las
referencias que se requieran, bancarias, comerciales, de agencias
especializadas, etc., y registrar la informacin bsica del cliente una vez que
se est operando con l.
6. Fijar lmites de crdito a los clientes, de acuerdo al tipo de actividades que
realicen, su referencia crediticia, las experiencias que guarde la empresa, el
volumen de mercanca que desplaza, etc. Deben existir estratos para la
autorizacin de estos lmites, as como revisarse peridicamente. Estas
actividades deben ser realizadas por un Comit de Crdito.
7. Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales de
crdito y a las especficas de aprobacin establecidas.
8. Actualizar permanente los archivos de clientes, en los que se encuentre su
capacidad de crdito, las operaciones con ellos realizadas, forma de pago,
frecuencia y monto de sus compras, fechas de pedidos, embarque y pagos,
etc.
9. Obtener informacin sobre las condiciones generales del mercado crediticio
y particularmente de las ramas de actividad en que se desarrolle la empresa.
10. Mantener una estrecha comunicacin entre crdito y otras operaciones de la
empresa, particularmente con las de cobranzas, ventas, embarques y
contabilidad.
11. Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito mantenidos
en la empresa en determinando momento (en relacin con las condiciones
preestablecidas) y los casos individuales de excepcin que sean de
importancia.
28
Objetivo de la auditoria operacional de otorgamiento de crdito.
Evaluar la eficiencia de las actividades que integran esta operacin, para optimizarla
a travs de:
Metodologa especifica
Familiarizacin:
Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser importante
conocer la estructura de organizacin del rea de crdito y la ubicacin
organizacional del rea de cobranzas, as como las relaciones con ventas,
embarques y contabilidad.
As mismo deber familiarizarse con los objetivos, polticas y sistemas de las reas
arriba mencionadas, as como con la de procesamiento electrnico de datos,
cuando proceda. Igualmente deber conocer los planes y programas establecidos
a corto, mediano y largo plazo y los controles establecidos para su cumplimiento.
29
Investigacin y anlisis.
Entrevistas.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
otorgamiento de crdito para conocer las actividades que realiza, el apego y
adecuacin de las polticas establecidas, las cargas de trabajo, el nivel de
preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y
procedimientos vigentes.
30
d) Al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de clientes;
detectar omisiones en los procedimientos de crdito y observar la coordinacin
en la informacin de uso comn;
e) Al personal de procesamiento electrnico de datos, cuando proceda, para
conocer los procedimientos en vigor que correspondan, los mecanismos de
control interno establecidos, los equipos utilizados, etc.
Las tcnicas de encuesta a utilizar debern ser las apropiadas para el tipo de datos
que se requieran obtener.
31
cuanto a formatos, archivos, flujos, puntos de control, y registros e informes,
es decir, la existencia de un sistema que permita normar las actividades del
personal, comunicar las desviaciones, sus causas, justificaciones y medidas
correctivas;
b) Anlisis de los crditos concedidos para cerciorarse de que se estn
realizando de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos;
c) seleccionar de acuerdo con los estratos que clasifiquen los clientes en
funcin de su importancia, los ms representativos de cada uno de ellos para
comparar sus costumbres de pago con los plazos de crdito concedidos; en
su caso, aplicar muestreo estadstico precisando el procedimiento apropiado,
especialmente cuando la empresa cuenta con un computador, y es a travs
de este medio que se obtiene la muestra;
d) Estudio de los motivos que originan la cancelacin de cuentas incobrables,
profundizar sobre los causados por crditos mal concedidos;
e) Anlisis del tiempo promedio requerido para la autorizacin de los crditos y
para la aprobacin de los pedidos, considerando las polticas y
procedimientos relativos a monto y oportunidad de la venta;
f) Anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre o mquina) para
determinar, aunque sea de manera general, la conveniencia de utilizar,
ampliar, modificar o sustituir equipos electromecnicos o electrnicos.
32
Discusin de las observaciones con los involucrados:
Es importante discutir con los involucrados el borrador del informe para afinar la
interpretacin del auditor, asegurarse de que se trata de hallazgos reales y hacer
participes a los afectados en la labor creativa.
33
Conclusiones
La auditora administrativa es una herramienta preventiva de los efectos negativos que ocasiona la
mala coordinacin, relacin y la valuacin de cada uno de los elementos que forman la gestin
gerencial de la empresa. Su contribucin es una forma de antivirus administrativo que permite
anticiparse ante las amenazas que se presentan.
34
Bibliografa
http://www.consultandaudits.com/s-auditoria-operativa-compras.html
https://es.scribd.com/doc/144703959/Auditoria-operativa-de-compras
https://es.slideshare.net/daiannareyes/auditoria-de-ventas-trabajo-final
http://drupal.puj.edu.co/files/OI042_Ivan%20Puerres_0.pdf
https://es.scribd.com/document/42225635/Auditoria-Operaciona-de-Cobranza
http://gilhazas.blogspot.mx/p/auditoria-operacional.html
35