Introduccin a la Gestin de

Proyectos PMI
Introduccin a la Gestin de
Proyectos PMI

Oir Lecc.
En este curso aprender cul es el enfoque para gestionar cualquier
proyecto independientemente de su tamao, complejidad o duracin.
Tanto si quiere organizar una boda como desarrollar un nuevo producto
o enviar un astronauta a Marte, para asegurarse el xito, necesitar
organizarse y realizar una serie de tareas de gestin.
Usaremos la Gua de los Fundamentos para la Direccin de
Proyectos (Gua del PMBOK 5 edicin) realizada por la mayor
organizacin mundial de profesionales de la gestin de proyectos,
el Project Management Institute. En ella se describe la evolucin por la
que atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y
se explican las tareas a realizar para cumplir los objetivos con xito.
Esta norma se desarroll a partir de las buenas prcticas reconocidas de
los profesionales dedicados a la direccin de proyectos que han
contribuido a su desarrollo.
Existen otras guas similares como la internacional ISO 21500 y
la PRINCE2en el Reino Unido.
Qu es un Proyecto

Oir Lecc.
Pero qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico.
La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene
un principio y un final definidos. Hay otras formas de producir un bien o
servicio pero que no son proyectos como por ejemplo un sistema de
produccin continua para fabricar tornillos. La materia prima pasa por
una serie de procesos que dan lugar al producto final. En la prctica en
las empresas se dan varios tipos de sistemas productivos, por ejemplo
en la fbrica de tornillos se debi de realizar un proyecto para el diseo
y construccin de la propia fbrica. Tambin cuando se decide
desarrollar un nuevo modelo de tonillo. El diseo y las modificaciones de
los procesos para poder fabricar el nuevo modelo de tornillo se realizan
mediante la gestin de proyectos y, una vez finalizado, se comienza la
fabricacin en serie.
Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan
que durar poco, eso depender del tipo de proyecto.
Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. Por ejemplo el
diseo de la fbrica de tornillos es un proyecto en s mismo pero puede
ser una fase del proyecto de crear la nueva fbrica. Otras fases pueden
ser el estudio de viabilidad, la construccin de la fbrica y la puesta en
marcha. Todas ellas tienen un inicio y un final definidos.
Grupos de procesos de un Proyecto

Oir Lecc.
Todos los proyectos pasan por unos estados caractersticos. Como
hemos dicho tienen un principio y un fin temporal, as que ya tenemos
los dos primeros, INICIO y CIERRE.
Lo que hacemos habitualmente cuando estamos trabajando en un
proyecto, es decir, al grupo de procesos en el que realizamos las tareas
propias para obtener el producto o servicio lo llamamos EJECUCIN.
Para gestionar un proyecto con xito tenemos que aadir dos grupos de
procesos ms que son los que van a marcar la diferencia entre gestionar
un proyecto con constantes problemas en los que nos sentimos como
bomberos apagando fuegos, y gestionar un proyecto de manera
profesional con garantas de xito.
Antes de ejecutar nada se ha de PLANIFICAR lo que se quiere ejecutar.
Este trabajo previo minimizar los riesgos inherentes a todo proyecto y
nos dar las guas para saber, durante la ejecucin, si vamos por el
camino correcto o hay que tomar medidas correctoras.
Una vez ejecutando tenemos que comparar nuestro progreso con lo
planificado y si nos hemos desviado debemos realizar cambios. Estos
procesos los agruparemos en lo que llamaremos SEGUIMIENTO Y
CONTROL.
Por tanto en todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos
que agruparemos en:
1. INICIO 2. PLANIFICACIN 3. EJECUCIN 4. SEGUIMIENTO Y
CONTROL 5. CIERRE.
En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una
serie de procesos que deberemos tener en cuenta en cada proyecto.
Los procesos no son ms que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los
proyectos.
Inicio

Oir Lecc.
Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de
gestin que realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos
para definir el nuevo proyecto y con el que obtenemos la autorizacin
formal para comenzar.
Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros
iniciales. Adems se identifican las personas interesadas en el proyecto
(stakeholders), tanto internas como externas, que van a participar y
ejercer alguna influencia sobre el resultado global.
Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de
proyecto.
Toda esta informacin se registra en el acta de constitucin del proyecto
y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el
acta de constitucin del proyecto, ste se considera oficialmente
autorizado.
Los proyectos complejos de gran tamao deberan dividirse en fases
separadas. En dichos proyectos, lo procesos de Inicio se llevan a cabo
en las fases subsiguientes. Ejecutar los procesos de Inicio en el
comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la
necesidad de negocio que el proyecto se comprometi a abordar.
Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el
inicio genera un entendimiento comn de los criterios de xito, reduce
los gastos generales de participacin y, en general, mejora la aceptacin
de los entregables y la satisfaccin del cliente y los dems interesados.
 Planificacin

Oir Lecc.
El grupo de procesos de Planificacin est compuesto por aquellos
procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir
y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para
alcanzar dichos objetivos.
Debido a la naturaleza compleja de la direccin de proyectos a medida
que se va recopilando y comprendiendo ms informacin o ms
caractersticas del proyecto, es probable que se requiera un planificacin
adicional.
El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la
estrategia y las tcticas, as como la lnea de accin o ruta para
completar con xito el proyecto.
De este grupo de procesos obtendremos el plan para la direccin del
proyecto y los documentos del proyecto que explorarn todos los
aspectos del alcance, el tiempo, el costo, la calidad, las comunicaciones,
los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la participacin de
los interesados del proyecto.
Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto se podrn realizar
ms o menos documentos as como ms extensos o menos. Es decisin
del director del proyecto adaptar la gua para la direccin de proyectos a
su caso concreto.
Los mnimos documentos que se debern realizar son:
1. Definir el alcance del proyecto. Qu es lo que queremos conseguir.
2. El cronograma. Cundo lo obtendremos.
3. El presupuesto. A qu coste.
Ejecucin

Oir Lecc.
El grupo de procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos
realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin
del proyecto, que redactamos en los procesos de planificacin, a fin de
cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos
implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los
interesados, as como integrar y realizar las actividades del proyecto
conforme al plan para la direccin del proyecto.
Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizar en la realizacin de
los procesos de este grupo.
Se debe ejecutar lo que se planific y solo eso para evitar desviaciones.
Las modificaciones posteriores debern estar previamente estudiadas y
validadas. Esto se realiza en el grupo de procesos que veremos a
continuacin, el de seguimiento y control. Estos dos, Ejecucin y
Seguimiento y Control se realizan simultneamente ya que durante la
ejecucin del proyecto, en funcin de los resultados obtenidos, se puede
requerir una actualizacin de la planificacin y una revisin de sus
metas. Esto puede incluir cambios en la duracin prevista de las
actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los
recursos, as como responder a riesgos no previstos.
 Seguimiento y Control

Oir Lecc.
Si solo ejecutsemos no nos daramos cuenta si nos estamos desviando
de nuestros objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso,
a la vez que ejecutamos debemos controlar el trabajo realizado.
El grupo de procesos de Seguimiento y Control est compuesto por
aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso
y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan
requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el
desempeo del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares para
identificar variaciones respecto del plan inicial.
Se controlan los cambios y se recomiendan acciones correctivas o
preventivas para anticipar posibles problemas.
Se monitorean las actividades del proyecto comparndolas con el plan
inicial.
Se controla que solo se ejecuten cambios aprobados.
ste monitoreo continuo proporciona conocimiento sobre la salud del
proyecto y permite identificar las reas que requieren ms atencin.
 Cierre

Oir Lecc.
Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son
aquellos realizados para finalizar todas las actividades para completar
formalmente el proyecto.
Es en ste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al
cliente, ya sea interno o externo. Esta entrega la formalizaremos
dejando recogida la aceptacin del cliente.
Pero no solo hay que entregar el bien o servicio producido, antes
realizaremos tareas de cierre importantes como:
Cerrar los contratos que hayamos realizado con terceros para producir ese
bien o servicio.
Documentaremos lo que hayamos aprendido durante el proyecto en las
Lecciones Aprendidas para que nos sirva para futuros proyectos.
Archivaremos todos los documentos relevantes del proyecto para poder
usarlos en el futuro como datos histricos.
Evaluaremos a los miembros del equipo y liberamos los recursos del
proyecto.
El cierre se puede dar tanto porque hemos finalizado el bien o servicio
que queramos realizar o porque el proyecto se cancela.
 reas de conocimientos

Oir Lecc.
Las distintas tareas o procesos que debemos realizar para gestionar un
proyecto los hemos agrupados inicialmente en Inicio, Planificacin,
Ejecucin, Seguimiento y control y Cierre.
Tambin se pueden agrupar segn el rea de conocimientos al que
pertenezcan. Por ejemplo hay tareas o procesos necesarios para
planificar el presupuesto y otros para planificar el cronograma. Ambas
pertenecen al grupo de procesos de Planificacin pero unos estn
relacionados con el presupuesto y otros con el cronograma.
Las reas de conocimiento se utilizan en la mayora de los proyectos
durante la mayor parte del tiempo.
La gua PMBOK 5 edicin define 10 reas de conocimiento:
1. GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO. Los procesos de esta rea
de conocimiento tratan de unificar todos los dems procesos para darle
coherencia. Corresponden a los propios del director de proyectos.
2. GESTIN DEL ALCANCE. Se gestiona todo el trabajo requerido para
completar el proyecto. Se enfoca en definir qu se incluye y qu no se
incluye en el proyecto.
3. GESTIN DEL TIEMPO. Incluye los procesos necesarios para completar el
proyecto en el plazo requerido.
4. GESTIN DEL COSTE. Incluye los procesos relacionados con planificar,
estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de manera
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
5. GESTIN DE LA CALIDAD. La gestin de la calidad trabaja para asegurar
que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del
producto.
6. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS. Incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto.
7. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES. Incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin,
almacenamiento, recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin
final de la informacin del proyecto sean oportunas y adecuadas.
8. GESTIN DE LOS RIESGOS. Incluye los procesos que tienen por objetivo
aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir
la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.
9. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES. Incluye los procesos necesarios para
comprar o adquirir productos, servicios que es preciso obtener fuera del
equipo de proyecto.
10.GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO. Incluye los procesos
necesarios para identificar a las personas que pueden afectar o ser
afectadas por el proyecto a fin de lograr su participacin eficaz.
Procesos

Oir Lecc.
Si agrupamos todos los procesos de la gestin de proyectos en una tabla
segn pertenezcan a los cinco grupos de procesos y a las diez reas de
conocimiento obtenemos la siguiente matriz.

Vamos a ir explicando en los siguientes captulos que es lo que debemos

hacer en cada casilla de esta matriz viendo cmo evolucionan cada
grupo de conocimientos por las distintas etapas.
Tambin adjuntamos la tabla con los procesos segn la norma ISO
21500 que como podrs comprobar es muy parecida.
 Iniciar la gestin de la Integracin

Oir Lecc.
El primer grupo de conocimientos es Integracin.
La gestin de la Integracin del proyecto incluye los procesos y
actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y actividades de direccin del proyecto.
Los procesos se presentan diferenciados con interfaces definidas para
poder identificarlos aunque en la prctica se superponen e interactan
entre ellos de formas que no pueden detallarse en su totalidad. La
integracin se encarga de dar coherencia a todos los procesos por eso
hay procesos de Integracin en Inicio, Planificacin, Ejecucin,
Seguimiento y Control, y Cierre.
El primer proceso de Integracin est en Inicio al que
llamamos Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto. Es el
proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la
existencia del proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad
para asignar los recursos de la organizacin a las actividades del
proyecto.
En este documento se recoge cuanta informacin se tenga hasta ese
momento sobre el proyecto, normalmente ser informacin de alto nivel
que se desarrollar en sucesivos procesos posteriores. Se puede incluir:
El enunciado del trabajo del proyecto que ser una descripcin narrativa de
los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.
El caso de negocio. Documento que determina la viabilidad del proyecto en
trminos de inversin.
Acuerdos si los hubiera.
Factores Ambientales de la Empresa (FAEs) que pueden influir en el
proyecto. Como pueden ser; los estndares gubernamentales, estndares
de la industria o reglamentos aplicables, la cultura y estructura de la
organizacin, y las condiciones del mercado.
Activos de los Procesos de la Organizacin (APOs) que pueden influir en el
proyecto. Como pueden ser; los procesos estndar de la organizacin,
polticas y definiciones de procesos, plantillas de documentos, informacin
histrica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
Un aspecto clave de este documento es que se nombra al director de
proyecto y una vez aprobado confiere al director de proyecto de la
autoridad necesaria para realizarlo.
Planificar la gestin de la
Integracin

Oir Lecc.
En Planificacin tenemos un proceso de Integracin que es: Desarrollar
el Plan de Direccin del Proyecto.
En este proceso definimos, preparamos y coordinamos todos los planes
secundarios y los incorporaremos en un plan integral para la direccin
del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un documento central
que define la base para todo el trabajo del proyecto.
El plan para la direccin del proyecto define la manera en que el
proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido
del plan para la direccin del proyecto es variable en funcin del rea de
aplicacin y de la complejidad del proyecto.
Se realizar mediante iteraciones ya que las salidas de muchos de los
otros procesos de Planificacin se integrarn en este plan. Adems los
cambios realizados sobre estos documentos pueden requerir
actualizaciones al plan para la direccin del proyecto.
Este plan se actualizar progresivamente una vez en ejecucin gracias a
los procesos que realizaremos en Seguimiento y Control.
Ejecutar la gestin de la Integracin
Cuando hayamos terminado de realizar los planes que componen el Plan
de Direccin del Proyecto pasaremos a la etapa de Ejecucin donde
tendremos queDirigir y Gestionar los Trabajos.
Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto es el proceso de liderar y
llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto
e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del
proyecto.
Durante la ejecucin del proyecto se recopilan los datos de rendimiento
del trabajo, se acta sobre ellos y se comunican de manera adecuada.
Estos datos de rendimiento se utilizarn como entrada para el grupo de
procesos de Seguimiento y Control.
El proceso de Dirigir y Gestionar los Trabajos tambin requiere la
revisin del impacto de todos los cambios del proyecto y la
implementacin de los cambios aprobados.
Necesitaremos tener la ltima versin aprobada del Plan de Direccin
del Proyecto as como las Solicitudes de Cambio aprobadas. Esta
documentacin nos dir qu debemos hacer y solo lo que debemos
hacer. No se debe ejecutar nada que no est previamente aprobado.
Esto evitar muchos errores y desviaciones del alcance.
De este proceso obtendremos los diferentes entregables, que son las
partes del producto o servicio que estamos produciendo. Los
entregables son en general componentes tangibles que se generan para
cumplir con los objetivos del proyecto.
Seguir y Controlar la gestin de la
Integracin
A la vez que ejecutamos hacemos un seguimiento y control a los
trabajos para poder detectar las desviaciones a lo planificado.
En Integracin tenemos el proceso de Controlar el trabajo del
proyectodonde damos seguimiento, revisamos e informamos del
avance para cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el
Plan de Direccin de Proyecto.
El seguimiento es un aspecto de la direccin del proyecto que se realiza
a lo largo de todo el proyecto. Permite conocer la salud del proyecto e
identificar las reas que pueden requerir una atencin especial.
Como consecuencia de la comparacin entre los resultados planificados
y los reales, pueden emitirse solicitudes de cambio para que puedan
ser analizadas. El proceso de estudiar todas las solicitudes de cambios,
aprobarlas y aplicar los cambios al proyecto se llama Control
integrado de Cambios.
Los cambios quedan documentados y se gestionan de una manera
integrada de forma que se reduce el riesgo de errores y se consigue que
los cambios estn alineados con los objetivos del proyecto.
El proceso de realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde
el inicio del proyecto hasta su finalizacin y es responsabilidad ltima del
director del proyecto.
Cerrar la gestin de la Integracin

Oir Lecc.
Una vez terminado los trabajos debemos Cerrar el Proyecto o la fase
de una manera formal. Tambin debemos cerrar el proyecto si es
cancelado antes de su finalizacin.
En este proceso verificamos que se ha realizado todo el trabajo
planeado y que este trabajo, los entregables, han sido aceptados por el
cliente.
Se realiza la transferencia al cliente del producto o servicio final para el
que se autoriz el proyecto formalizando el fin del proyecto.
La documentacin del proyecto se archiva.
Se termina de redactar y se archivan las lecciones aprendidas. Esta
informacin pasar a formar parte de la base de conocimientos para su
utilizacin en futuros proyectos o fases. Esto puede incluir informacin
sobre incidentes y riesgos, as como sobre tcnicas que funcionaron
bien.
Planificar la gestin del Alcance

Oir Lecc.
La gestin del Alcance incluye los procesos necesarios para garantizar
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y nicamente el
trabajo para completar el proyecto con xito. Gestionar el Alcance del
proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qu se incluye
y qu no se incluye en el proyecto.
En el grupo de procesos de Planificacin la gestin del Alcance comienza
con el proceso Planificar la Gestin del Alcance donde creamos un
plan para su gestin donde documentamos cmo se va a definir, validar
y controlar el alcance.
Posteriormente hay que Recopilar los Requisitos. Que es el proceso
de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos
de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Una vez recopilados los requisitos hay que Definir el Alcance donde
desarrollamos una descripcin detallada del proyecto y del producto. Se
describe cules de los requisitos recopilados sern incluidos y cules
excluidos del alcance del proyecto.
La preparacin de un enunciado detallado del alcance del proyecto es
fundamental para el xito del proyecto.
Con la definicin del alcance tenemos que Crear la Estructura de
Desglose del Trabajo (EDT) que es el proceso de subdividir los
entregables y el trabajo en componentes ms pequeos y ms fciles de
gestionar.
Seguir y Controlar la gestin del
Alcance

Oir Lecc.
Con el proceso Validar el Alcance formalizamos la aceptacin de los
entregables del proyecto que vayan completando. Aporta objetividad al
proceso de aceptacin y aumenta las posibilidades de que el producto o
servicio final sea aceptado mediante la validacin de cada entregable
individual.
Los entregables, verificados internamente por el proceso de control de
calidad, se revisan con el cliente para asegurarse que se han
completado satisfactoriamente y que reciben su aceptacin formal.
Con el proceso Controlar el Alcance se monitorea el estado del
alcance del proyecto y se gestionan cambios del alcance. Este proceso
puede generar solicitudes de cambio que se estudiaran en el Control
Integrado de Cambios.
La expansin incontrolada del alcance sin ajustes se denomina
corrupcin del alcance. Los cambios son inevitables por lo que es
obligatorio para todo proyecto contar con algn tipo de proceso de
control de cambio.
Planificar la gestin del Tiempo

Oir Lecc.
La gestin del tiempo incluye los procesos requeridos para gestionar la
terminacin en plazo del proyecto.
En Planificacin realizaremos:
Planificar la Gestin del Cronograma donde estableceremos las
polticas, los procedimientos y la documentacin para planificar,
desarrollar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
Definir las Actividades, proceso de identificar y documentar las
acciones especficas que se deben realizar para generar los entregables
del proyecto.
Secuenciar las Actividades donde identificaremos y documentaremos
las relaciones existentes entre las actividades del proyecto.
Estimar los Recursos de las Actividades. Proceso de estimar el tipo
y las cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o
suministros requeridos para ejecutar cada una de las actividades.
Desarrollar el Cronograma. En este proceso obtendremos el
cronograma que ser nuestro modelo de programacin del proyecto con
el que, cuando estemos ejecutando, podremos comparar para saber si
vamos adelantados o atrasados. Para realizarlo analizaremos las
secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y
restricciones del cronograma.
Seguir y Controlar la gestin del
Tiempo

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Cuando estamos ejecutando una labor fundamental que debemos
realizar es controlar el tiempo del proyecto. Tenemos que saber en todo
momento si vamos atrasados o adelantados con respecto a la
planificacin y cul ser la fecha prevista de finalizacin del proyecto.
Para ello realizaremos el procesoControlar el Cronograma.
Es el proceso de seguimiento del estado de las actividades del proyecto
para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios del
cronograma a fin de cumplir con el plan.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para
detectar desviaciones con respecto al plan y establecer acciones
correctivas y preventivas para minimizar el riesgo.
Entre las diferentes tcnicas que se pueden usar se cuentan; el anlisis
de tendencias, el mtodo de la ruta crtica, el mtodo de la cadena
crtica y la gestin del valor ganado.
En proyectos de cierta envergadura se suelen usar herramientas
informticas especficas que ayudan a realizar el modelo del cronograma
y su seguimiento. Los ms conocidos y usados son el Microsoft
project y Primavera P6.
Planificar la gestin del Coste

Oir Lecc.
La gestin del coste del proyecto incluye los procesos relacionados con
planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento,
gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Para planificar el coste realizaremos los siguientes procesos:
Planificar la Gestin del Coste. Es el proceso que establece las
polticas, los procedimientos y la documentacin necesarios para
planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costes del
proyecto.
Estimar los Costes. Consiste en desarrollar una aproximacin de los
recursos financieros necesarios para completar las actividades del
proyecto.
Determinar el Presupuesto. Sumando los costes estimados de las
actividades individuales obtenemos el presupuesto del proyecto.
En los proyectos pequeos la estimacin de costes y la preparacin del
presupuesto estn tan estrechamente ligados que se consideran un solo
proceso.
La definicin del Alcance, el cronograma y el presupuesto son los tres
elementos bsicos que todo proyecto debe tener definido antes de pasar
a ejecutar.
Seguir y Controlar la gestin del
Coste

Oir Lecc.
Para evitar desviaciones incontroladas del presupuesto realizaremos un
seguimiento con el proceso Controlar los Costes. Actualizaremos los
costes de proyecto y gestionaremos los posibles cambios.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para
detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones
correctivas y minimizar el riesgo.
Gran parte del esfuerzo de control de costes se dedica a analizar la
relacin entre los fondos del proyecto consumidos y el trabajo real
efectuado correspondiente a dichos gastos. Una herramienta muy til es
la Gestin del Valor Ganado.
La Gestin del Valor Ganado es una metodologa que combina
medidas de alcance, cronograma y recursos para evaluar el rendimiento
y el avance del proyecto. Integra la planificacin del alcance con la
planificacin del coste, junto con la planificacin del cronograma, para
generar la lnea base del rendimiento, que facilita la evaluacin y la
medida del rendimiento y del avance del proyecto. Estos principios se
pueden aplicar a todos los proyectos, en cualquier sector.
A menudo se utiliza software de gestin de proyectos para realizar el
seguimiento de los costes.
 Planificar la gestin de la Calidad

Oir Lecc.
La gestin de la Calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se
validen los requisitos del proyecto. Se aborda la calidad tanto de la
gestin del proyecto como la de sus entregables.
Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que
cumplan con los requisitos especificados. Este enfoque reconoce la
importancia de:
La satisfaccin del cliente.
La prevencin antes que la inspeccin.
La mejora continua.
La responsabilidad de la direccin.
El coste de la Calidad.
En Planificacin debemos Planificar la Gestin de Calidad. Es el
proceso de identificar los requisitos de calidad para el proyecto y sus
entregables, as como documentar la manera en que el proyecto probar
el cumplimento con los requisitos de calidad.
Dado que la calidad tiene dos vertientes, la calidad de los entregables y
la calidad de la gestin, al planificar la calidad obtendremos dos planes,
el plan de gestin de calidad enfocado a los entregables y el plan de
mejoras del proceso enfocado a la propia gestin del proyecto.
 Ejecutar la gestin de la Calidad

Oir Lecc.
En ejecucin realizaremos el proceso de Aseguramiento de la
Calidad donde damos un seguimiento a la ejecucin de los entregables
para evitar desviaciones.
Tambin cubre la mejora continua del proceso, que es un medio
iterativo de mejorar la calidad de todos los procesos. La mejora continua
de procesos reduce las prdidas y elimina las actividades que no
agregan valor.
Existen mltiples herramientas para realizar la gestin de la calidad,
enumeraremos las 7 bsicas:
Diagramas causa-efecto. Conocidos tambin como diagramas de espina de
pez o Ishikawa.
Diagramas de flujo. Muestran la secuencia de pasos.
Hojas de control. Son listas de comprobaciones.
Histogramas. Forma especial de diagrama de barras donde se ve la forma
de distribucin estadstica.
Diagrama de Pareto. Resalta las pocas fuentes clave responsables de la
mayor parte de los defectos. Relacin 80-20%.
Diagramas de control. Determina si un proceso es estable.
Diagramas de dispersin. Busca la correlacin de dos variables.
 Seguir y Controlar la gestin de la
Calidad

Oir Lecc.
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar la
Calidaddonde verificamos que cada entregable cumpla con las
especificaciones y si no se cumple identificamos las causas para poder
realizar acciones correctivas.
Podemos usar las 7 herramientas bsicas de la calidad y tambin
realizaremos muestreos estadsticos e inspecciones.
Una vez realizado el control de calidad a un entregable ste estar listo
para su aprobacin por el cliente con el proceso que ya hemos visto de
validar el alcance.
Adems de entregables verificados tambin podemos obtener con este
proceso:
Mediciones de control de calidad.
Cambios validados.
Informacin del rendimiento del trabajo.
Solicitudes de Cambio.
Actualizaciones al Plan de Direccin
Actualizaciones de los documentos del proyecto.
Planificar la gestin de los Recursos
Humanos

Oir Lecc.
La gestin de los Recursos Humanos incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen al equipo del proyecto.
El equipo del proyecto son todas las personas que intervienen
directamente en el proyecto.
El equipo de direccin de proyecto es un subgrupo del anterior y es
responsable de las actividades de direccin y liderazgo, es el equipo de
apoyo al Director del Proyecto.
Planificar la Gestin de Recursos Humanos. Es el proceso de
identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las
responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicacin, as como de crear un plan para la administracin de
personal.
La planificacin de los recursos humanos se utiliza para determinar e
identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades
requeridas para el xito del proyecto. Contiene el cronograma para la
adquisicin y liberacin del personal, la identificacin de necesidades de
capacitacin, las estrategias para desarrollar el espritu de equipo, los
planes para los programas de reconocimiento y recompensas, las
consideraciones relativas al cumplimiento, los asuntos relativos a la
seguridad y el impacto del plan para la administracin de personal en la
organizacin.
Una de las tareas del director de proyecto es la de crear relaciones de
trabajo entre los miembros del equipo de proyecto. Incluye la
interaccin formal e informal con otras personas de la organizacin o
entorno profesional. La creacin de relaciones puede ser una tcnica til
en el inicio de un proyecto.
Ejecutar la gestin de los Recursos
Humanos

Oir Lecc.
Durante la etapa de ejecucin tendremos tres procesos de gestin de los
recursos humanos.
Adquirir el equipo de Proyecto. Es el proceso de confirmar la
disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para
completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este
proceso consiste en describir y guiar la seleccin del equipo y la
asignacin de responsabilidades para obtener un equipo competente.
Desarrollar el equipo de Proyecto. Es el proceso de mejorar las
competencias, la interaccin entre los miembros y el entorno general del
equipo para lograr un mejor desempeo del proyecto. El beneficio clave
de este proceso es que produce como resultado una mejora del trabajo
en equipo, mejoras de las habilidades y competencias personales,
empleados motivados, reduccin de las tasas de rotacin de personal y
un rendimiento general del proyecto mejorado.
El trabajo en equipo es un factor crtico para el xito del proyecto y el
desarrollo de equipos de proyecto eficaces es una de las
responsabilidades fundamentales del director de proyecto.
Dirigir el equipo de Proyecto. Es el proceso de seguimiento del
rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentacin, resolver problemas y gestionar los cambios en el
equipo con el fin de optimizar el rendimiento del proyecto. El beneficio
clave de este proceso es que influye en el comportamiento del equipo,
gestiona los conflictos, resuelve los problemas y evala el rendimiento
de los miembros del equipo.
La direccin del equipo requiere de una variedad de habilidades
directivas para fomentar el trabajo en equipo e integrar los esfuerzos de
los miembros del equipo. Implica una combinacin de habilidades con
especial nfasis en la comunicacin, la gestin de conflictos, la
negociacin y el liderazgo.
Planificar la gestin de las
Comunicaciones

Oir Lecc.
La gestin de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para
asegurar que la informacin sea oportuna y adecuada. Los directores de
proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicndose con los
miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto internos
como externos.
En Planificacin debemos Planificar la Gestin de las
Comunicaciones. Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan
adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las
necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los
activos de la organizacin disponibles.
El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el
enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera
ms eficaz y eficiente. Una planificacin incorrecta de las
comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la
entrega de mensajes, comunicacin de informacin a la audiencia
equivocada, o comunicacin insuficiente con los interesados y mala
interpretacin o comprensin del mensaje transmitido.
Un componente clave de la planificacin de las comunicaciones reales
del proyecto es la determinacin y delimitacin de quin se comunicar
con quin, y de quin recibir qu informacin.
Ejecutar la gestin de las
Comunicaciones

Oir Lecc.
En Ejecucin tendremos que Gestionar las Comunicaciones. Es el
proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la
disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con el plan
de gestin de las comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de
comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto.
Este proceso va ms all de la distribucin de informacin relevante y
procura asegurar que la informacin que se comunica a los interesados
del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y
comprendida.
Existen programas informticos que configuran un Sistemas de Gestin
de la Informacin, son herramientas que nos ayudan a gestionar la
informacin del proyecto y distribuirla. Muy tiles cuando el volumen de
informacin y el nmero de interesados es alto.
Seguir y Controlar la gestin de las
Comunicaciones

Oir Lecc.
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las
Comunicaciones. Es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para
asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los
interesados.
El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier
momento, un flujo ptimo de informacin entre todos los participantes
de la comunicacin.
El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto
deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se
entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento
adecuado.
Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar
como resultado modificaciones a los planes contenidos en el Plan de
Direccin del Proyecto. Por ejemplo algunos elementos concretos de
comunicacin, tales como incidentes o indicadores calve del
rendimiento, pueden desencadenar una revisin inmediata, mientras
que otros no lo harn.
 Planificar la gestin de los Riesgos

Oir Lecc.
La gestin de los Riesgos del proyecto incluye los procesos para llevar a
cabo la planificacin de la gestin de riesgos, as como la identificacin,
anlisis planificacin de respuesta y control de los riesgos de un
proyecto. Los objetivos de la gestin de los riesgos consisten en
aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y
disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el
proyecto.
El riesgo es un evento o condicin incierta que, de producirse, tiene un
efecto positivo o negativo (oportunidades y amenazas) en los objetivos
del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el coste y la calidad.
Los riesgos tienen su origen en la incertidumbre que est presente en
todos los proyectos.
Los procesos de gestin de los riesgos en Planificacin son:
Planificar la Gestin de Riesgos. Es el proceso de definir cmo realizar
las actividades de gestin de riesgos de un proyecto.
Identificar los Riesgos. El proceso de determinar los riesgos que pueden
afectar al proyecto y documentar sus caractersticas.
Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos. El proceso de priorizar
riesgos para anlisis o accin posterior, evaluando y combinando la
probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.
Realzar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos. El proceso de analizar
numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos
generales del proyecto.
Planificar la Respuesta a los Riesgos. El proceso de desarrollar opciones
y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto.
 Seguir y Controlar la gestin de los
Riesgos

Oir Lecc.
En Seguimiento y Control debemos de Controlar los Riesgos. Es el
proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos,
monitorear los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales,
identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestin
de los riesgos. El objetivo clave de este proceso es que se optimiza de
manera continua la respuesta a los riesgos.
El proceso de Controlar los Riesgos puede implicar la seleccin de
estrategias alternativas, la ejecucin de un plan de contingencia o de
reserva, la implementacin de acciones correctivas y la modificacin del
plan para la direccin del proyecto.
Las estrategias para gestionar los riesgos negativos (amenazas) son:
Evitar. Se realizan las acciones oportunas para eliminar el riesgo.
Transferir. Por ejemplo cuando se contrata un seguro. No se elimina el
riesgo, se transfiere a un tercero.
Mitigar. Se minimizan las posibles repercusiones.
Aceptar. Cuando no es posible o rentable abordar el riesgo especfico de
otra manera.
Las estrategias para gestionar los riesgos positivos (oportunidades) son:
Explotar. Se intenta asegurar que la oportunidad se haga realidad.
Mejorar. Se intenta aumentar la probabilidad o los efectos positivos.
Compartir. Se asigna parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero
mejor capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto.
Por ejemplo cuando se forman las uniones temporales de empresas.
Aceptar. Se acepta la oportunidad sin buscarla de manera activa.
Planificar la gestin de las
Adquisiciones

Oir Lecc.
La gestin de las Adquisiciones incluye los procesos necesarios para
comprar o adquirir productos, servicios, servicios o resultados que es
preciso obtener fuera del equipo del proyecto.
Los procesos de gestin de las Adquisiciones, desde planificar las
adquisiciones hasta cerrar las adquisiciones, se realizan por cada una de
los elementos que se va a adquirir.
En Planificacin realizaremos el proceso de Planificar la Gestin de
adquisiciones del Proyecto. Es el proceso de documentar las
decisiones de adquisiciones, especificar el enfoque e identificar a los
proveedores potenciales.
El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso
obtener apoyo externo y, si fuera el caso, qu adquirir, de qu manera,
en qu cantidad y cundo hacerlo.
En este proceso se analiza si es mejor hacer por medios propios o
comprar. Para ello se tiene en cuenta no solo el precio final sino otras
restricciones del proyecto como el cronograma y la calidad.
De este proceso obtendremos el plan de gestin de las adquisiciones, la
descripcin del trabajo relativo a la adquisicin, los documentos de la
adquisicin, los criterios de seleccin de proveedores y el anlisis de
hacer o comprar.
 Ejecutar la gestin de las
Adquisiciones

Oir Lecc.
En Ejecucin deberemos Realizar las Adquisiciones. Es el proceso de
obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un
contrato. El beneficio clave de este proceso es que permite alinear las
expectativas de los interesados internos y externos a travs de acuerdos
establecidos.
A lo largo de este proceso el equipo recibir ofertas y propuestas, y
aplicar criterios de seleccin definidos en planificacin para seleccionar
uno o ms vendedores que estn calificados para efectuar el trabajo y
que sean aceptables como tales.
Para el xito de este proceso es fundamental haber realizado
correctamente la descripcin de los trabajos que se van a subcontratar y
que debimos realizar en la fase de Planificacin.
Para la seleccin del vendedor podemos usar diferentes herramientas
como:
Conferencia de Oferentes. Son reuniones entre el comprador y todos los
posibles vendedores que se celebran antes de la presentacin de ofertas.
Se utilizan para asegurar que todos poseen la misma informacin y no se
reciba un trato preferente.
Tcnicas de evaluacin de propuestas. Se ponderan previamente las
diferentes cualidades.
Estimaciones independientes. En el caso de adquisiciones complejas se
puede recurrir a una organizacin o experto externo para que realice una
estimacin de coste que servir como base de comparacin de las
propuestas.
Juicio de experto. Se puede recurrir a expertos o equipos multidisciplinarios
para la revisin de las ofertas.
Publicidad. Para ampliar la lista de vendedores.
Tcnicas analticas. Para el estudio de las ofertas.
Negociacin de adquisiciones. Aclara los trminos relativos a las compras
para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
Seguir y Controlar la gestin de las
Adquisiciones

Oir Lecc.
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las
Adquisiciones. Es el proceso de gestionar las relaciones de
adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar
cambios y correcciones al contrato segn corresponda.
El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el rendimiento
tanto del vendedor como del comprador satisface los requisitos de
adquisicin de conformidad con los trminos del acuerdo legal.
Controlar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin
financiera que implica el seguimiento de los pagos efectuados al
vendedor.
Se revisa y documenta el rendimiento actual y anterior de un vendedor
de acuerdo con el contrato y se establecen acciones correctivas segn
las necesidades.
Cerrar la gestin de las
Adquisiciones

Oir Lecc.
En cierre deberemos de Cerrar las Adquisiciones. Es el proceso de
finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este proceso es que
documenta los acuerdos y la documentacin relacionada para futura
referencia.
El proceso tambin implica actividades administrativas, tales como
finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los
resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro.
El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y
controversias pendientes a travs de la negociacin es un objetivo
fundamental. Iniciar un litigio en los tribunales es la opcin menos
deseable.
El cierre se aborda para cada uno de los contratos independientemente
de en qu fase se encuentre el proyecto.
El comprador proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito
de que se aceptan los entregables y que se ha completado el contrato.
Iniciar la gestin de los Interesados

Oir Lecc.
La Gestin de los Interesados incluye los procesos necesarios para
identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o
ser afectados por el proyecto para poder desarrollar estrategias
adecuadas a fin de lograr su participacin eficaz en el proyecto.
Al comienzo del proyecto, justo despus de realizarse el Acta de
Constitucin del Proyecto, deberemos Identificar a los Interesados.
Es el proceso de identificar a las personas que podran afectar o ser
afectados por el proyecto. Analizaremos y documentaremos la
informacin relevante relativa a sus intereses, participacin,
interdependencias, influencia y posible impacto en el xito del proyecto.
Cada proyecto tendr interesados que se vern afectados o podrn
afectar al proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos
interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el
proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el mismo
y sobre sus resultados esperados.
La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y
gestionar a dichos interesados de manera adecuada puede constituir la
diferencia entre el xito y el fracaso.
 Planificar la gestin de los
Interesados
En Planificacin realizaremos el proceso Planificar la Gestin de los
Interesados. Es el proceso de desarrollar estrategias de gestin
adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo
largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus
necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y

factible para interactuar con los interesados del proyecto.

El nivel de participacin de los interesados se puede clasificar de las

siguientes maneras:

Desconocedor. Del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
reticente al cambio.
Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
apoya el cambio.
Lder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
activamente involucrado en asegurar el xito del mismo.
Ejecutar la gestin de los
Interesados

Oir Lecc.
En Ejecucin realizamos el proceso de Gestionar la participacin de
los Interesados. Es el proceso de comunicarse y trabajar con los
interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los
incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participacin
adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo
del ciclo de vida del mismo.
Gestionar la participacin de los Interesados ayuda a aumentar la
probabilidad de xito del proyecto al asegurar que los interesados
comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del
mismo.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del
proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de
los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de
lograr el xito del proyecto.
Necesitaremos usar nuestras habilidades interpersonales como son
generar confianza, resolver conflictos, escuchar de forma activa y
superar la resistencia al cambio.
Tambin deberemos usar nuestras habilidades de gestin para facilitar
el consenso hacia los objetivos del proyecto, ejercer influencia sobre las
personas para que apoyen el proyecto, negociar acuerdos para
satisfacer las necesidades del proyecto, y modificar el comportamiento
de la organizacin para aceptar los resultados del proyecto.
Seguir y Controlar la gestin de los
Interesados

Oir Lecc.
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso Controlar la
participacin de los Interesados. Es el proceso de monitorear las
relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las
estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendr o incrementar
la eficiencia y la eficacia de las actividades de participacin de los
interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.
Las actividades de participacin de los interesados se ejecutan durante
el ciclo de vida del proyecto por lo que se debera controlar de manera
continua.
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede
evaluar la eficacia general de la estrategia de gestin de los interesados.
A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la
estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del
plan para la direccin del proyecto a fin de reflejar estos cambios.