SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE

Identificao: PO.001
PO - Procedimento Operacional
Processo: Controle de Documentos e Registros Data: 30/04/2012
da Qualidade Reviso: 00

1. OBJETIVO
Descrever as atividades e procedimentos para criao, identificao, organizao,
codificao, emisso e registros de documentos da empresa no mbito do Sistema de Gesto
da Qualidade.

2. RESPONSVEIS
Diretoria;
Gerente de Projetos;
RD;
Responsveis pelos Setores;
Todos os Departamentos.

3. PROCEDIMENTOS
Todos os documentos fsicos e digitais criados nos departamentos e setores da
empresa devero ser nomeados, numerados, codificados e arquivados conforme tabela abaixo,
o qual padronizar todos os tipos de documentos utilizados pela empresa criando com isso um
padro documental nico, garantindo qualidade e preciso no fluxo de documentos e
informaes.
O Sistema de Gesto da Qualidade da CONSTRUTORA TARDOCK est
documentado e organizado conforme a estrutura e hierarquia a seguir:

CPIA CONTROLADA
Elaborado por: Aprovado por: Pgina:
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Todos os documentos do SGQ devem conter um cabealho com as seguintes

informaes:

Data da Reviso do documento;

Nmero da Reviso;
Nmero sequencial do documento;
Cdigo do documento;
Numero da pgina atual e quantidade total de pginas;
Logotipo da organizao;
Nome do documento;
OBS: A identificao dos formulrios e fichas dever estar no rodap.

Todos os documentos do SGQ devero ser nomeados, identificados, criticados e

aprovados conforme tabela abaixo:

Documento Identificao Anlise crtica/Aprovao

Manual da Qualidade MQ. - @ Diretoria

Procedimento Operacional PO. - @ Diretoria

Documento da Qualidade DQ. - @ Representante da Direo

Instruo de Trabalho IT. - @ Representante da Direo

Procedimento de Execuo de Servio PES. - @ Diretoria

Plano da Qualidade do Empreendimento PQE. - -@ Diretoria

Plano da Qualidade da Obra PQO. - @ Diretoria

Formulrio FORM. - @ Representante da Direo

Formulrio Especfico #. - - @ Diretoria

Ficha de Verificao de Material FVM. - @ Representante da Direo

Ficha de Verificao de Servio FVS. - @ Representante da Direo

Legenda: Nmero seqencial @ Nmero da verso Cdigo da obra (CR)
# Cdigos dos Formulrios Especficos

FA Formulrio Administrativo

FGP Formulrio de Gerenciamento de Projeto

FF Formulrio Financeiro

FRH Formulrio de Recursos Humanos

OBS: A identificao dos formulrios e fichas dever estar no rodap.

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Os procedimentos devem conter todas as informaes necessrias para que a

operao da atividade que est sendo documentada possa ser perfeitamente executada sem
prejuzo a satisfao do cliente externo ou interno. Se a operao em questo exigir a
utilizao de formulrios ou outros documentos estes devem ser descritos no procedimento
item ANEXOS. No caso dos formulrios devem ser de fcil entendimento e preenchimento,
no podendo deixar dvidas quanto ao preenchimento dos campos.
Todos os documentos aps devidamente nomeados, numerados, codificados devero
ser registrados, aps anlise crtica/aprovao pelo responsvel, na DQ.001 - LISTA MESTRA
DE DOCUMENTOS, para documentos de origem interna e na DQ.002 - LISTA MESTRA DE
DOCUMENTOS EXTERNOS, para documentos de origem externa.
A lista mestra um formulrio que ser atualizado sempre que uma verso de um
documento for revisada ou ocorrer a emisso inicial de algum documento. Deve ser atualizada
pelo RD, e por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos devem receber quais
documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao RD, definir quais
processos/reas devero receber cada documento.
A vigncia do documento inicia-se a partir da data de aprovao do mesmo. Para
distribuio de documentos da qualidade, sero impressas cpias fiis dos documentos
originais, sem as assinaturas, porm carimbadas ou impressas em sua primeira pgina com a
frase "CPIA CONTROLADA e utilizado o FORM.002 Controle de Distribuio de
Documentos para o devido registro de recebimento dos documentos pelo destinatrio.
Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do
SGQ (aplicveis aquela obra) dever estar disponvel para trabalho. Tais documentos faro
parte do PQO que ser entregue ao responsvel pela execuo da obra. A distribuio das
verses pertinentes dos documentos especficos de cada empreendimento (Planos da
Qualidade dos Empreendimentos, Planos da Qualidade de Obras) realizada pelo Gerente
de Projetos utilizando a planilha eletrnica para controle e distribuio, DQ.003- LISTA
MESTRA DE DOCUMENTOS DO EMPREENDIMENTO, assim como todos os registros
resultantes do empreendimento. Dever ser emitida um FORM.002- Controle de Distribuio
de Documentos em uma via que dever ser assinada pelo remetente e destinatrio do
documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em andamento
e houver alteraes em alguns dos documentos presentes naquela obra.
Todos os documentos que sejam enviados por meio DIGITAL, atravs de e-mail,
msn, etc., devero obrigatoriamente ser enviados em formato PDF, salvo determinao
especfica contrria.
As alteraes e acrscimos dos documentos da qualidade sero indicadas atravs do
sublinhamento do texto que foi alterado, o que facilita a identificao pelos usurios dos pontos
que sofreram reviso.
Os documentos originais que sofreram reviso (OBSOLETOS) sero arquivados em
meio eletrnico em diretrio especfico e as cpias que foram distribudas so destrudas para
evitar o seu uso.
Durante a elaborao ou reviso dos documentos da qualidade o responsvel pela
elaborao define, de acordo com a necessidade, a criao ou adaptao de registros da
qualidade. Os parmetros para controle de cada registro so definidos atravs de uma tabela
que faz parte do prprio documento, similar apresentada a seguir:

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Tipo do arquivo e
Identificao Local do Arquivo Tempo de Reteno Descarte
proteo

Tipo de arquivo (pasta,

Onde armazenado gaveta, eletrnico, etc.)
Nome e/ou (setor, sala, Proteo Cuidados Destino do registro
Tempo de guarda do
cdigo do computador, rede, necessrios para aps tempo de
arquivo
registro endereo eletrnico, proteger o registro de reteno
etc.) deteriorao ou acesso
indevido (senha, back-up)

Cada setor controla os registros de sua responsabilidade conforme os parmetros

especificados em cada documento da qualidade. Condies adequadas de armazenamento
e manuteno, assegurando a legibilidade dos registros, so garantidas pela observao
desses parmetros.
O responsvel pela coleta (preenchimento) de cada registro, assim como as restries
de acesso, estar identificado (quando necessrio) em cada procedimento da qualidade
durante a descrio do processo.
Os documentos tcnicos, como memoriais, projetos, planilhas oramentria,
especificaes, levantamentos, etc. obedecero ao PO.002- Controle de Documentos e
Registros Tcnicos.
Os demais documentos produzidos ou recebidos (Cotaes Recebidas,Ofcios
Recebidos, Recibos Recebidos) devero ser nomeados, codificados e arquivados em todos
os setores da empresa que receberem ou enviarem e fizerem uso dos mesmos, conforme
tabela abaixo. Quaisquer documentos diferentes deste especificados neste procedimento
dever receber nomeao, codificao e arquivamento similares aos descritos na tabela
abaixo.

CODIFICAO DE ARQUIVOS E PASTAS FSICAS E DIGITAIS

PASTAS FSICAS

DOCUMENTO CODIFICAO PASTA EXEMPLO

Ofcios Enviados Oficios Enviados-xxx Oficios Enviados-2012

Ofcios Recebidos Oficios Recebidos-xxx Oficios Recebidos-2012

Ordem de compra Ordem de Compra-xxx Ordem de Compra-2012

Circular Circulares-xxx Circulares-2012

Cotao de Preos Cotao de Preos-xxx Cotao de Preos-2012

Recibos Enviados Recibos Enviados-xxx Recibos Enviados-2012

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Recibos Recebidos Recibos Recebidos-xxx Recibos Recebidos-2012

Cotaes Recebidas Fornecedores- Cotaes Recebidas Fornecedores-
Cotaes Recebidas
xxxx 2012
Propostas de Preos
Propostas de Preos Enviadas-xxxx Propostas de Preos Enviadas-2012
Enviadas

ARQUIVOS DIGITAIS

DOCUMENTO CODIFICAO ARQUIVO EXEMPLO

Ofcios Enviados xxxx-Oficios 2012-Oficios Enviados

Ordem de compra xxxx-Ordem de Compra 2012-Ordem de Compra

Circular xxxx-Circular 2012-Circular

Cotao de Preos xxxx-Cotao de Preos 2012-Cotao de Preos

Recibos Enviados xxxx-Recibos Enviados 2012-Recibos Enviados

Recibos Recebidos xxxx-Recibos Recebidos 2012-Recibos Recebidos

Cotaes Recebidas xxxx-Cotaes Recebidas 2012-Cotaes Recebidas

Propostas de Preos
xxxx-Propostas de Preos Enviadas 2012-Propostas de Preos Enviadas
Enviadas

CODIFICAO DE DOCUMENTOS FSICOS E DIGITAIS

DOCUMENTO CODIFICAO EXEMPLO

xxxx-xxx-Oficio Enviados-ref.- 2012-001-Oficio Enviados-Prorrogao
Ofcios Enviados
Destinatrio Praa Suspiro-Fiscal Obra PMNF
xxxx-xxx-Nmero/Cdigo/Ano do 2012-001-045/2012-Oficio Recebidos-
Ofcios Recebidos Emitente-Oficio Recebidos-ref.- Prorrogao Praa Suspiro-Fiscal Obra
Emitente PMNF
xxxx-xxx-O.C-Obra-Material- 2012-003-O.C-Praa Suspiro-Cermica
Ordem de compra
Fornecedor Branca-Strufaldi
2012-006-Circular-Aumento Salrio-
Circular xxxx-xxx-Circular-ref-Destinatrio
Funcionrios
Cotao de Preos xxxx-xxx-C.P-Obra-Material 2012-008-C.P-Speac-Concreto

Recibo xxxx-xxx-Rec-ref.-Destinatrio 2012-012-Rec-gua-Mercearia Bom Dia

xxxx-xxx-Nmero/Cdigo do/Ano do
2012-001-034/2012-008a-Speac-
EmitenteNmero da Cotao de
Concreto-Lafarge
Cotaes Recebidas Preos com letras indicando quantas
2012-002-067/2012-008b-Speac-
cotaes foram recebidas-Obra-
Concreto-Pedrinco
Material-Emitente
Propostas de Preos xxxx-xxx-rxx-Propostas de Preos- 2012-002-r00-Propostas de Preos
Enviadas refer.-cliente Muro Gabio-Odebrecht

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Todos os documentos que sejam enviados por meio DIGITAL, atravs de e-mail,
msn, etc., devero obrigatoriamente ser enviados em formato PDF, salvo
determinao especfica contrria.
Todos os documentos recebidos em formato editveis (doc, etc) devero ser
salvos em formato PDF para posterior distribuio nos setores interessados da
empresa, salvo determinao especfica contrria. No se aplica em casos de
documentos que devero ser preenchidos e ou editados, como planilhas xlsx, etc.

4. FORMULRIOS E MODELOS CORRELATOS

DQ.001-Lista Mestra de Documentos;

DQ.002-Lista Mestra de Documentos Externos;
DQ.003-Lista Mestra de Documentos do Empreendimento;
PO.002-Controle de Documentos e Registros Tcnicos.
FORM.002-Controle de Distribuio de Documentos.

5. CONTROLE DE REGISTROS

Os registros da qualidade gerados pelas atividades deste procedimento so controlados

pelo RD da seguinte forma:

Tipo do arquivo Tempo de

Identificao Local do Arquivo Descarte
e proteo reteno
DQ.001 Eletrnico e Pasta
DQ.002 Fsica com
D:/Tardock/SGQ/Documentos
DQ.003 identificao Permanente -
da Qualidade/
PO.002 (Documentos da
FORM.002 Qualidade )

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