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1. OBJETIVO
1.1 Establecer los requisitos y definir las responsabilidades para controlar, revisar, aprobar, distribuir los documentos
e identificar, almacenar, proteger, recuperar y disponer de los registros para el sistema de gestin de calidad y el
sistema de gestin de inocuidad
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLTICAS Y RESPONSABILIDADES
4.1.4 Mantener versiones vigentes de toda la documentacin del sistema de gestin de calidad e inocuidad en
intranet.
4.2.1 Solicitar cualquier tipo de documento impreso al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad:
Copia controlada.
4.3.1 Informar al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad de todas las altas, bajas o cambios
de documentos que requieran, esto con la finalidad de asegurar la fidelidad del sistema de gestin de calidad y el
sistema de gestin de inocuidad.
5. METODOLOGA
DOCUMENTO NUEVO
5.1.1 El responsable del documento debe solicitar al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad la
plantilla del documento que va a crear, describiendo el documento.
5.1.1.1. Procedimiento.
5.1.1.2. Instructivo.
5.1.1.3. Registro.
5.1.1.5. Poltica.
5.1.1.6. Especificacin.
5.1.1.7. Manual.
5.2.1 El responsable de elaborar el documento tomar en cuenta para ello los siguientes lineamientos:
5.2.1.2.1 Ttulo.
5.2.1.2.7 Definiciones: Palabras o siglas que requieran de una aclaracin dentro del documento, y
abreviaturas a utilizar.
5.2.1.2.9 Metodologa: Describe de forma ordenada todas las actividades a desarrollar (quin hace qu y
cmo lo hace).
5.2.1.2.10.3 En el cuerpo del documento utilizar letras maysculas y minsculas. No usar solo
maysculas.
5.3.1 El responsable del documento informa al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad
en el caso de registros lo siguiente:
PROCEDIMIENTO CDIGO: PRO-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA EFECTIVA: 17 OCTUBRE 2016
REGISTROS VERSIN: 9 Pgina 4 de 9
5.3.1.1 Lugar de almacenamiento y proteccin: Se refiere al lugar fsico o electrnico (ruta) en donde
sern guardados los registros una vez que hayan sido llenados y la forma en que asegurarn su
preservacin.
5.3.1.2 Forma de almacenamiento: Se refiere a la forma en que se guardarn los registros, por
fecha, folio, cliente, etc.
5.3.1.4 Disposicin: Indica que se har con esos registros una vez que concluya su tiempo de
resguardo.
5.3.2 El responsable del documento debe hacer llegar el nuevo documento al coordinador del sistema de
gestin de calidad e inocuidad.
XXX - ###
Donde: XXX: Son las tres siglas del tipo de documento a controlar.
###: Es el nmero consecutivo de acuerdo a la cantidad de documentos existentes en la Lista
maestra de documentos y registros REG-001.
XXX:
Procedimiento PRO
Instructivo INS
Registro REG
Ayuda Visual AVI
Poltica POL
Especificacin ESP
Manual MNL
Documentos externos DEX
5.4.3. El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad deber colocar fecha efectiva y el
nmero de la versin correspondiente del documento, verificando que la cantidad de pginas sean las
correctas.
5.4.1 Procedimientos.
PROCEDIMIENTO CDIGO: PRO-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA EFECTIVA: 17 OCTUBRE 2016
REGISTROS VERSIN: 9 Pgina 5 de 9
5.4.2 Instructivos.
5.4.3 Registros.
5.4.5 Polticas.
5.4.6 Especificaciones.
5.4.7 Manuales.
Nota: Guardar el archivo con el ttulo del documento utilizando maysculas y minsculas como se
describe a continuacin:
5.5.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad imprime el documento original y
busca las firmas de quien:
5.6.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad pregunta a los involucrados si
necesitan copias controladas. En caso de requerirlos sella todas las copias como DOCUMENTO
CONTROLADO Copia No____ en color azul.
NOTA: Todo documento impreso que no cuente con sello de Copia Controlada es considerado
documento No Controlado, por lo cual no se garantiza que est vigente.
5.6.3 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad guarda el documento electrnico en
PDF. El nombre del archivo solo lleva el cdigo y titulo del documento utilizando maysculas y
minsculas, y lo guarda en la carpeta electrnica correspondiente.
5.6.4 Se sube la informacin al filezilla que es el software para el portal intranet, y da aviso al
responsable del documento que ste ya se puede usado en el intranet.
PROCEDIMIENTO CDIGO: PRO-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA EFECTIVA: 17 OCTUBRE 2016
REGISTROS VERSIN: 9 Pgina 6 de 9
5.6.5 El uso de intranet se har mediante el INS-045 Instructivo del uso de portal Intranet.
5.7.1 En el momento que el coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad da aviso del
documento en intranet, en breve deber utilizar el documento vigente, el responsable que elabor o
modifico el documento ser encargado de comunicar los cambios al personal involucrado.
5.7.2 En el caso de personal de nuevo ingreso o cuando exista la promocin o el cambio de una persona
a otra rea, el jefe de rea es el responsable de trasmitir los documentos (procedimientos, instructivos,
registros, ayudas visuales, polticas, especificaciones, manuales).
5.7.3 Todos los procedimientos, registros, especificaciones, ayudas visuales, manuales y polticas
tendrn fecha vigente de 18 meses a partir de la fecha efectiva. El coordinador del sistema de gestin de
calidad e inocuidad llevar el control de las fechas de los documentos prximos a vencer y avisar al
responsable del documento para que lleve a cabo la revisin a detalle y actualizar el mismo elaborando
una nueva versin, si no es necesario hacer ningn tipo de cambio solo se actualizar la fecha efectiva,
con la finalidad de dar seguimiento a la mejora continua.
CAMBIO DE DOCUMENTO
6.1 El solicitante pide al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad el documento en formato
editable para hacer el cambio requerido.
6.3 El requisitor realiza los cambios necesarios y le enva por correo electrnico el documento ya modificado al
coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad indicando los cambios realizados.
7. Revisar documento.
7.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad valida que la naturaleza del cambio no impacte
de manera negativa.
7.2 Si lo solicitado se contrapone con algn requisito de la Norma ISO 9001:2008, o las normas ISO/TS 22002-
1:2009 y la ISO 22000:2005 se informa al solicitante que dicho cambio no es posible realizarse y el solicitante
regresa al punto 6.3.
7.3 Si lo solicitado cumple con la Norma ISO 9001:2008 o las normas ISO/TS 22002-1:2009 y la ISO
22000:2005 continua en el punto 8.
8.1.2 Cambia la versin en el documento y actualiza fecha de modificacin, verifica que la cantidad de hojas
sean las correctas. Verificar el Historial de Revisiones que se encuentra en la parte inferior del documento,
revisando que cuente en la primera fila la nueva versin, la descripcin del cambio, la fecha en que se realiza el
cambio y quin es el solicitante de dicho cambio. Debe tener cuidado de no borrar el historial pasado, tan solo
borrara la ltima fila para poder desplazar los anteriores comentarios una fila ms abajo.
Nota: En electrnico se conservarn todas las revisiones obsoletas a partir de la fecha efectiva de la creacin de
cada documento.
DOCUMENTO EXTERNO
9.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad, identificar en cada departamento los
documentos externos. Se lleva el control de los mismos en la identificacin de la Lista maestra de
documentos y registros REG-001.
9.3 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad se asegura de registrar quin tiene
documentos externos en la Lista Maestra de documentos y registros REG-001.
Nota: En el caso de normas el responsable del documento debe asegurarse de tener siempre la versin
vigente.
CONTROL DE REGISTROS
10.1 El personal responsable del llenado completa el registro de acuerdo a los requisitos del rea.
Nota: Para los registros llenados a mano no se permite llenar con lpiz y no deben presentar tachaduras
ni corrector en ninguna parte del documento. Si se necesita hacer una correccin solo se puede anular el
dato con una lnea diagonal.
11.1 El responsable del documento almacena el registro en el lugar, tiempo, y forma definida en la Lista
Maestra de documentos y registros REG-001. Despus de que se cumple el tiempo definido, le da la
disposicin indicada.
PROCEDIMIENTO CDIGO: PRO-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA EFECTIVA: 17 OCTUBRE 2016
REGISTROS VERSIN: 9 Pgina 8 de 9
Nota: Todo el personal tendr acceso a los documentos que conforman el sistema de gestin de calidad e
inocuidad mediante la intranet de la empresa
http://www.promi.com.mx/intranet.
FECHA DE
VERSIN # DESCRIPCIN DEL CAMBIO SOLICIT CAMBIO
ELABORACIN
SE AGREGA EN LA DEFINICION
INTRANET LA DOCUMENTACION
PARA EL SISTEMA DE
INOCUIDAD, SE MODIFCA LA
8 23 JULIO 2015 VERONICA GARCIA
DEFINICION DE DOCUMENTO
OBSOLETO, SE HACER
REVISION GENERAL A
PROCEDIMIENTO
SE ANEXA TODO LO
7 15 MAYO 2015 RELACIONADO AL SISTEMA DE VERONICA GARCIA
GESTION DE INOCUIDAD
SE MODIFICA EN SU TOTALIDAD
SE ANEXA INS-045 EL USO DEL
6 09 MARZO 2015 VERNICA GARCA
PORTAL INTRANET PARA LA
DOCUMENTACION ISO
SE AGREGA LA VIGENCIA DE
LOS DOCUEMENTOS Y QUIEN
5 27 MARZO 2014 TALIA A. VALLE SILVA
LLEVAR EL CONTROL DE LAS
FECHAS PRXIMAS A VENCER.
SE AGREGARON LAS
4 14 NOVIEMBRE 2013 RESPONSABILIDADES DEL CONSUELO CASAS
AUXSGC.
SE CAMBIO LA FORMA DE
SOLICITAR DOCUMENTO
3 16 AGOSTO 2012 ISRAEL MUNGUA MATA
NUEVO Y CAMBIO DE
DOCUMENTO.
SE MODIFICO EL PUNTO 4.
APROBAR DOCUMENTO Y SE
2 12 JULIO 2012 ISRAEL MUNGUA MATA
AGREGO LA DIRECCIN DE LA
INTRANET.
1 20 AGOSTO 2011 DOCUMENTO INICIAL ISRAEL MUNGUA MATA
PROCEDIMIENTO CDIGO: PRO-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA EFECTIVA: 17 OCTUBRE 2016
REGISTROS VERSIN: 9 Pgina 9 de 9