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Coordenadoria

de
Manuteno
Manual de Procedimentos
Administrativos
da Coordenadoria de Manuteno
Sumrio

1. INTRODUO 3
2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E FUNCIONAL 3
3. ORGANOGRAMA: 3
4. ATRIBUIES E COMPETNCIAS 4
4.1 Atividades gerais 4
4.2. Competncias das reas Tcnicas 4
5. DO ESCRITRIO DE MANUTENO 5
6. DO COORDENADOR 5
7. ROCEDIMENTOS 6
7.1. Planejamento da Manuteno 6
7.2.Tipos de Manuteno 7
7.3.Prioridade de Atendimento e Grau de Importncia 8
7.4.Planos de Inspeo e de Manuteno 8
8. MEIOS DE CONTROLE 9
8.1.Solicitaes de Ordem de Servio 9
8.2.Sistema de Chamados 9
8.3.Plano de Manuteno 10
9. REGISTROS 10
10. NORMAS GERAIS 11
11. CONSIDERAES FINAIS 11
12. REFERNCIAS 11
1. INTRODUO

A Coordenadoria de Manuteno responsvel pela conservao, manuteno e


recuperao da capacidade funcional das edificaes e de suas partes constituintes, de forma
que atenda as necessidades e garanta a segurana dos seus usurios. Tambm responsvel
por pequenos servios de carter corretivo, garantindo assim a recuperao dos bens e
equipamentos a Universidade.
A Coordenadoria de Manuteno no responsvel por realizar reformas de grande
porte ou alteraes substanciais nas edificaes.
Com o intuito de adotar boas prticas de trabalho a Coordenadoria elaborou um
conjunto de procedimentos e instrues para padronizar e racionalizar as atividades
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desenvolvidas, apresentando-as ao conhecimento de todos na Universidade por meio deste
Manual.

2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E FUNCIONAL

A Coordenadoria de Manuteno est subordinada Pr-Reitoria de Planejamento,


Desenvolvimento e Avaliao PROPLAN, e conta atualmente com um corpo tcnico de
servidores capacitados e empresas terceirizadas especializadas em suas reas de competncia
para a realizao das atividades de manuteno nos Campi e Reitoria.
A Coordenadoria est instalada junto ao prdio da Reitoria II, na cidade de Bag.
A organizao funcional da Coordenadoria de Manuteno encontra-se dividida em:
I. Diviso de Manuteno de Equipamentos;
II. Diviso de Manuteno Eltrica;
III. Diviso de Manuteno Predial;

3. ORGANOGRAMA:

Reitoria

PROPLAN Campus

Coordenadoria Coordenadoria
de Manuteno Administrativa

Diviso de Diviso de Diviso de


Manuteno Manuteno Manuteno Infraestrutura
Predial Equipamentos Eltrica
4. ATRIBUIES E COMPETNCIAS

As atividades da Coordenadoria de Manuteno compreendem a conservao e


manuteno de edificaes, instalaes, sistemas hidrulicos, sistemas eltricos e
equipamentos que compem a edificao.
A Coordenadoria, responsvel pelo efetivo funcionamento e conservao dos prdios
e equipamentos, possui entre as suas atribuies e competncias a responsabilidade de zelar e
garantir que os bens tenham as caractersticas funcionais mantidas e a vida til prolongada. A
Coordenadoria de Manuteno no possui equipe prpria de mo de obra para execuo de
servios, bem como no possui recursos oramentrios diretos. 4
4.1 Atividades gerais:

Planejamento - consiste em receber as Solicitaes de Servio, fazer


uma anlise quanto necessidade de materiais, ferramentas e mo de
obra, definir prioridades e encaminhar a execuo dos mesmos, alm de
prever medidas para conservao dos bens e do patrimnio.

Contratao - consiste em elaborar processos onde so descritos os


servios a serem realizados, conforme solicitaes de servio, elaborar
planilhas de custos atravs de pesquisas oramentrias, analisar propostas
e documentos que comprovem habilitao tcnica para exerccio das
atividades a serem executadas, e contratar e empresa que preencha os
requisitos estipulados nos Termos de Referncia.

Acompanhamento e Avaliao consiste em assegurar o cumprimento


de normas e procedimentos na execuo de servios. Dentro desta
atividade tambm esto compreendidos estudos no sentido de aprimorar
os servios j executados. Gerenciar contratos de terceirizao de
servios.

Custos e Oramento consiste na elaborao da planilha oramentria


dos servios de manuteno, bem como o acompanhamento da mesma.
Compreende tambm o acompanhamento mensal dos custos de material,
pessoal e servios de contratos diversos.

4.2. Competncias das reas Tcnicas:

4.2.1. Diviso de Manuteno de Equipamentos

So atribuies e competncias da diviso, quanto gesto:


Manuteno e avaliao para instalao de equipamentos de ar
condicionado e ventilao;
Manuteno de sistemas de reservatrios e cisternas;
Manuteno de Elevadores e Plataformas;
Desenvolvimento de projetos para instalao de divisrias;
Manuteno de sistemas de combate a incndio;
A Diviso no responsvel por obras de infraestrutura, reformas e
instalaes de mdio/grande porte, sendo estas competncias da
Coordenadoria de Obras da Universidade.
4.2.2. Diviso de Manuteno Eltrica

So atribuies e competncias da diviso, quanto gesto:


Manuteno de cabos de eletricidade: fiao, materiais eltricos e
outros;
Manuteno de cabos de informtica, comunicaes, sistema de
alarme, controle eletrnico, antenas, para-raios e outros;
Desenvolvimento de pequenos projetos de adequaes nos sistemas
eltricos de baixa tenso;
Avaliao de instalao de tomadas e pontos de energia extras em
ambientes onde j exista infraestrutura de distribuio
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implementada;
Manuteno de subestaes e geradores.
A Diviso no responsvel por obras de infraestrutura, reformas e
instalaes de mdio/grande porte, sendo estas competncias da
Coordenadoria de Obras da Universidade.

4.2.3. Diviso de Manuteno Predial

So atribuies e competncias da diviso, quanto gesto:


Manuteno, conservao e reparo de bens imveis.
Manuteno, conservao e reparo de bens mveis, divisrias,
mobilirios, esquadrias, equipamentos, etc.
Manuteno e conservao de reas verdes, arruamentos, caladas,
estacionamentos, bem como sinalizaes horizontal e vertical.
Pequenas instalaes, manuteno e conservao de sistemas
hidrulicos e sanitrios;
Manuteno e conservao de revestimentos e aplicaes em
paredes e pisos, interno e externo s edificaes;
Pequenos servios de pintura em geral: manuteno e conservao
da pintura no interior e exterior das edificaes;
Manuteno de telhados e coberturas;
A Diviso no responsvel por obras de infraestrutura, reformas e
instalaes de mdio/grande porte, sendo estas competncias da
Coordenadoria de Obras da Universidade.

5. DO ESCRITRIO DE MANUTENO

O escritrio de manuteno responsvel pela organizao, planejamento e


atendimento das manutenes realizadas nos Campi e Reitoria, e pela administrao e
logstica dos recursos, materiais e providncias necessrias execuo das suas atividades.

6. DO COORDENADOR

Compete ao Coordenador da Manuteno elaborar os planos de trabalhos de


manuteno, distribuio e acompanhamento da execuo das atividades, elaborar novos
processos que visam atender s demandas que competem Coordenadoria, gerenciar
processos e contratos, disponibilizando informaes dos mesmos, analisar e encerrar as
solicitaes e ordens de servio, aplicar as normas e tcnicas de manuteno, providenciar o
atendimento das solicitaes dos servidores, comunicao e gesto das informaes entre os
demais setores e da Universidade.
Coordenar as atividades, bem como a equipe de trabalho responsvel pelas Divises
estruturadas dentro da Coordenadoria e dar retorno ao solicitante do servio, informando a
abertura de Ordem de Servio e programao estimada da execuo
O Coordenador da Manuteno responsvel pela orientao e divulgao de
informaes, cobrana e cumprimento das normas e procedimentos respectivos sade,
segurana e meio ambiente, sua equipe de trabalho.

6.1. So atividades do Coordenador:

Agrupar ideias e aes em torno de um eixo comum;


Percepo do ambiente externo e interno manuteno, e buscar aes para
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utiliz-los e melhor-los;
Prognosticar; examinar e planejar antecipadamente;
Gerenciar processos: planejar, acompanhar a execuo, verificar e corrigir;
Fixar polticas, objetivos e planos a longo prazo;
Administrar, executar, programar e controlar processos relativos
Manuteno;
Planejamento, coordenao e previso de atividades;
Orientao, avaliao e direo de processos relativos Manuteno;
Planejar servios;
Promover a execuo dos servios planejados;
Processar solicitaes de servios;
Gerenciar a execuo dos servios;
Registrar servios e recursos;
Gerenciar padres de servio;
Gerenciar recursos;
Racionalizar e padronizar os procedimentos no planejamento da
manuteno;
Fornecer informaes rpidas e precisas para melhoria na tomada de
decises;

7. PROCEDIMENTOS

7.1. Planejamento da Manuteno

O planejamento consiste em um conjunto de regras e procedimentos que


visam dirigir as aes da Coordenadoria de Manuteno, de forma a garantir a priorizao e
execuo das manutenes e a previsibilidade dos recursos necessrios para as suas aes e
confiabilidade dos servios prestados.
A execuo das atividades obedece aos critrios de ordem da Solicitao de
Servio e grau de importncia, assim organizando e racionalizando o atendimento,
conferindo maior padronizao e eficincia s suas atividades.

7.1.1. Fases do Planejamento da Manuteno:

Detalhamento dos servios: fase em que so definidas as principais


tarefas, os recursos necessrios e o tempo de execuo para cada
uma delas.
Micro detalhamento dos servios: so includas ferramentas,
mquinas, peas, descrio de mo de obra especfica, etc.
Oramento dos Servios: verificam-se os custos dos recursos
humanos e materiais para a contratao do servio.
Contratao: monta-se o processo com todas as informaes, Termo
de Referncia com Especificao dos Servios, Oramentos,
Pedidos de Compra e Justificativa para a execuo, e encaminha-se
aos responsveis de cada Campus, para que seja inserido no sistema
GURI e, posteriormente ao setor de Compras da Reitoria. As
contrataes podem ser feitas de duas formas: Prego Eletrnico e
Dispensa de Licitao.

7.1.2. So funes de planejamento:

Histrico e identificao das instalaes e equipamentos que


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compem a edificao;
Registro das ocorrncias e solicitaes via formulrio de Solicitao
de Servio;
Processamento das Solicitaes de Servio;
Priorizao das Solicitaes de Servio;
Planejamento para execuo servios;
Alocao de recursos para as atividades;
Acompanhamento da execuo dos servios;
Desenvolvimento de novos processos;

7.2.3. So atividades de planejamento:

Apurao de custos;
Especificao de servios, contratao e fiscalizao;
Programao de servios;
Especificao de materiais;
Atualizao de histrico de equipamentos que compem a
edificao;
Especificao de materiais;
Elaborao de desenhos e projetos;
Elaborao e controle do plano de manuteno preventiva;
Gerenciamento de arquivos em geral;
Emisso de relatrios diversos;
Anlises de dados.

7.2. Tipos de Manuteno

As atividades de manuteno tm o objetivo de manter ou reestabelecer as


condies de uso e operao corrigindo eventuais deterioraes.
Manuteno Preditiva: So atividades que visam o estudo de sistemas e
equipamentos que compem a edificao, com anlises de seus comportamentos em uso, a
fim de predizer e apontar eventuais anomalias, alm de direcionar e programar os
procedimentos de manuteno preventiva.
Manuteno Preventiva: So atividades planejadas de controle e
monitoramento que prezam a conservao dos bens, elementos e equipamentos que compem
as edificaes da Universidade, objetivando reduzir ou impedir falhas de desempenho,
gerando tambm relatrios de verificao peridicos sobre o seu estado de conservao.
Manuteno Corretiva: Possuem carter emergencial e sem planejamento.
Caracterizada por servios que demandam interveno imediata a fim de permitir a
continuidade do uso do sistema, elementos ou equipamentos das edificaes, evitando assim,
riscos ou prejuzos aos seus usurios.
7.3. Prioridade de Atendimento e Grau de Importncia

A Prioridade de atendimento das solicitaes de servios definida conforme


o tipo de manuteno e o seu planejamento. Outro fator relevante para essa priorizao o
Grau de Importncia Operacional ou Criticidade para as atividades educacionais do Campus,
so esses parmetros que orientam o coordenador e os tcnicos da diviso de manuteno a
antepor um atendimento a outro.
Para melhor entendimento, abaixo, segue algumas consideraes sobre
Criticidade e Prioridade:
Entende-se por Criticidade o quanto um equipamento crtico ou influencia o
funcionamento de um conjunto ou sistema, e quanto o efeito de um mau funcionamento ou
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falha de um item compromete o desempenho de um sistema como o todo.
Prioridade abrange o tratamento que se d ao servio no momento de sua
execuo.
Prioridades de Atendimento so normas ou padres de gerenciamento que
indicam quais os critrios a serem adotados para definir quem tem preferncia de
atendimento, quando existem vrios pedidos pendentes ou simultneos e acima da
capacidade de atendimento momentneo.

7.3.1 A Criticidade est dividida em:

Classe A: so servios essenciais e nicos, que quando sujeitos a


falhas, podem ocasionar risco graves ou danos ao ser humano ou ao meio ambiente,
interrupo parcial ou completa das atividades do Campus ou Reitoria;
Classe B: so servios que, quando sujeitos a falhas, podem ocasionar
graves perdas no processo educacional e atividades administrativas do Campus ou Reitoria;
Classe C: so servios que, quando sujeitos a falhas, acarretam apenas
os custos do reparo, no prejudicando o andamento das atividades do Campus ou Reitoria.
A Matriz de Criticidade formada com a anlise dos equipamentos em
relao aos seus aspectos de:
Segurana;
Meio-Ambiente;
Produtividade/Utilizao;
Qualidade;
Custos;

7.4. Planos de Inspeo e de Manuteno

Componentes do plano de manuteno, os planos de inspeo e de


manuteno so os procedimentos que subsidiam a Coordenadoria de Manuteno a verificar
e conservar as caractersticas e condies necessrias e satisfatrias que os equipamentos e
instalaes necessitam para garantir o seu pleno funcionamento e condies de utilizao.
Os planos de Inspeo e manuteno dividem-se:
Planos de Inspeo visual;
Planos de Manuteno Preventiva de Inspeo eltrica;
Planos de Manuteno Preventiva de Inspeo predial;
Planos de Manuteno Preventiva de Inspeo hidrulica;
8. MEIOS DE CONTROLE

8.1. Solicitaes de Ordem de Servio

O acionamento da Coordenadoria de Manuteno realizado por meio de


solicitaes de servios, estas que, em sua maioria so representadas por aes de correo
em mquinas e instalaes, bem como pequenos reparos de infraestrutura nos Campi e
Reitoria da Universidade.
A solicitao de servios realizada, independentemente da sua origem,
atravs de Formulrio Especifico, anexo A deste regimento.
O assunto (ttulo) deve iniciar com a expresso Solicitao de Servio, conter
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uma descrio sucinta do servio solicitado, localizao, problema identificado e nome do
solicitante.
Este formulrio encaminhado Coordenadoria de Manuteno, onde passa
por anlise e incorporado ao planejamento e cronograma de atividades da mesma, conforme
a sua criticidade, prioridade e disponibilidade de recursos materiais e de pessoal.

8.2. Sistema de Chamados

A Coordenadoria de Manuteno dispe de um software para as demandas de


manuteno em cada unidade, o Sistema de Chamados para Servios de Manuteno (SSM),
onde so acompanhadas as solicitaes, o andamento e as necessidades mais frequentes dos
chamados enviados pelos usurios, a fim de que se tenha o registro das atividades com a
soluo dos problemas.
O sistema permite a integrao operacional e gerencial das atividades
desempenhadas pela equipe de manuteno no Campus ou Reitoria, sob um nico sistema de
computao, permitindo que a informao flua atravs de todos.

8.2.1 A importncia e os objetivos da correta utilizao do SSM:


Processamento de tarefas no planejadas;
Gesto de servios;
Planejamento da manuteno;
Lista de materiais para a manuteno;
Programao e acompanhamento da execuo de tarefas;
Elaborao de curvas de acompanhamento de demandas solicitadas
e realizadas;
Ter boa velocidade para processamento para arquivos com grande
quantidade de tarefas;
Ter facilidades para detalhamentos das tarefas;
Facilidades para apresentao de cronogramas;
Flexibilidade para elaborao de relatrios;
Ter um bom sistema de acompanhamento e controle;

8.2.2. Dados que devem ser informados como resposta para soluo
do problema:
Procedimentos de execuo;
Especificao dos insumos e materiais utilizados;
Mo de obra utilizada;
Outras observaes especficas do problema;
Com isso, ser possvel gerar um Registro de Manuteno e custos associados
aos objetos tcnicos (locais de correes e equipamentos). Todos os servios realizados pela
equipe de manuteno predial devem ser registrados, para que as consultas extradas do
sistema possam refletir ao mximo possvel a realidade operacional do Campus, deste modo
fornecendo dados para que a gesto consiga identificar as principais demandas, melhorias
para o contrato, assim como planejar novos processos para atender as demandas comuns
entre as unidades, as quais no so supridas pela equipe operacional de manuteno.
Atravs deste sistema (SSM), podemos criar um histrico das alteraes,
realizadas nas edificaes que compem o campus, alm das alteraes de uso dos mesmos. 1
8.3. Plano de Manuteno
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Plano de Manuteno um conjunto de informaes que permite planejar e
programar intervenes com frequncias pr-definidas e tarefas padronizadas, para assegurar
a continuidade e segurana operacional de instalaes e preservao de equipamentos e
materiais.

8.3.1. As Funes dos Planos de Manuteno so:

Pr-definir frequncias de intervenes peridicas de manuteno e


inspeo;
Padronizar as tarefas em tais intervenes;
Indicar necessidades de recursos de mo-de-obra, materiais e
equipamentos auxiliares para estas operaes;
Criar automaticamente Notas ou Ordens de Manuteno para as
intervenes citadas, periodicamente, de acordo com parmetros de
programao previamente determinados;
Gerar um histrico de degradao de acordo com o uso.

O Plano de Manuteno prev datas e descreve atividades peridicas de


manuteno a serem executadas. As atividades foram elaboradas atravs de uma Lista de
Tarefas pr-definidas no Plano de Manuteno, do Termo de Referncia que embasa o
contrato de Manuteno predial, e padronizado conforme anexo B deste Manual.

9. REGISTROS

Toda documentao dos servios de manuteno executados deve ser arquivada,


como parte integrante do manual de operao, uso e manuteno da edificao. Toda esta
documentao, quando solicitada, deve estar disponvel Coordenadoria de Manuteno, e
para possveis auditorias.
Os registros devem ser legveis para promover evidncias da efetiva implementao
do programa de manuteno, do planejamento, das inspees e da efetiva realizao das
manutenes.
A organizao e a coleta de dados devem ser registradas de forma a indicar os
servios de manuteno preventiva e corretiva.
10. NORMAS GERAIS

As atividades de manutenes prediais so de responsabilidade da Coordenadoria de


Manuteno. No permitido a pessoas ou servidores no autorizados realizar manobras,
manutenes em equipamento ou instalaes sob a responsabilidade da Unipampa sem a
prvia autorizao e acompanhamento de um tcnico responsvel.
Todas as atividades de manuteno esto subordinadas e devem acatar as normas
vigentes de Sade, Segurana e Medicina do Trabalho.
Os tcnicos e servidores da Coordenadoria de Manuteno devem sistematicamente 1
direcionar as suas atividades ao plano de gesto de logstica sustentvel da Universidade e
reduo do impacto ambiental.
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11. CONSIDERAES FINAIS

As normas e procedimentos contidos neste Manual foram baseados nas Normas


Brasileiras e devem ser seguidas e cumpridas, ficando quaisquer desvios sujeitos Lei
8.112/1990 que dispe sobre o regime jurdico dos servidores pblicos e as empresas
terceirizadas, prestadoras de servio s obrigaes e responsabilidades previstas em contrato
e na Lei n. 8.666/93.

12. REFERNCIAS

NBR 5674
NBR 15575-1_2013
Lei 8.112/1990
Lei 8.666/93