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La complejidad de las actividades econmicas han hecho que los simples acuerdos verbales
queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en el campo mercantil se
sustente a travs de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda
emisin y recepcin de documentos de diversas indoles podrn respaldar las transacciones
econmicas y financieras.
Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito,
planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las
transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos documentos.
Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin comercial
se puede utilizar para:
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan slo un
medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un
fallo.
Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a travs de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros
en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
A continuacin se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la practica de la
contabilidad.
Letra de Cambio
Pagares
Cheques
Recibos
Facturas
Vales
Notas de Remisin
Nota de Abono
Nota de Crdito
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o juridica
dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que sta efectue el pago
de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO
Las modalidades de giro pueden variar segun el pas donde se practique la contabilidad, pero los
principios siguen las modalidades de:
A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo da de su giro o
cualquier otro da para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica.
A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el plazo de vencimiento se
computa a partir de la fecha de aceptacin de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagara.
A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en
que la letra fue girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao civil, es decir computando
los das que tiene cada mes.
5. Letra o Unica.
8. Recibido.
EL PAGARE
El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero
en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que
acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado a instrumento pblico
mediante el reconocimiento de firmas y rbricas antes o despus de la transaccin.
A fecha fija.
Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando existe la garanta de otra persona
quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de
vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con una prenda que puede ser
vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.
Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de que exista una garanta
hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien
para recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento.
Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de las garantas mencionadas.
Como por ejemplo: el crdito se otorgue con garantas personales y prendarias.
FORMATO DE UN PAGARE
5. Importe literal.
EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado
contra presentacin del cheque en cajas de Bancos.
o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.
FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
En la emisin de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:
1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisin del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Nmero del cheque.
7. La clave o nmero de cuenta.
EL RECIBO
Existen varios tipos de recibos, entr las ms importantes tenemos los recibos de:
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los
mismos.
La emisin se efecta de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.
1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Lugar y fecha de emisin.
6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueo de casa, por el
dinero que recibe del inquilino.
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito
que puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco.
En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de
inters.
El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses.
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores,
ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la
devolucin se efectuar una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses
devengados hasta la fecha de vencimiento.
Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como
constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas
al trmino del tiempo establecido previo pago de una comisin.
Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera
por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.
LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al
comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios
vendidos, precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de
propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto
permite:
Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una
cuenta por cobrar para el vendedor.
Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el
nacimiento de una obligacin, para el comprador.
Se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento de las
mercaderas y cuentas por cobrar.
VALE
convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier ndole,
libros, muebles, etc., la nota de remisin servir como prueba documental que la entrega de bienes
se hizo conforme.
De lo mencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisin se le encuentran dos objetivos
diferentes, al comprador le servir para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de
constatar si se trata de la mercadera solicitada y para controlar posteriormente si la misma
corresponde a lo que se factura.
La nota de remisin deber expedirse como mnimo por duplicado y deber contener la lista de
mercadera o de elementos suministrados. Lo ms frecuente es que la misma se extienda por
triplicado, el original para el comprador, la copia para el vendedor y la tercera para quien
transporta la mercadera a efectos que le sirva como constancia de la operacin que se llev a cabo
en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.
Las notas de remisin no son incluidas en los libros de contabilidad dado que las mismas
generalmente se emiten sin valores, hecho por el cual no tienen un valor tributario, principal
diferencia que guardan con respecto a las facturas y que nos permitir diferenciar entre una y otra.
Es ms bien una especie de documento interno de las empresas que cumple una funcin de
verificacin.
UNA NOTA DE ABONO
Otra de las causas por las que se genera una nota de abono es cuando
existe una devolucin total o parcial de las mercancas amparadas en una
factura.
Resulta que EL OSITO PARDO SRL es una empresa regular que paga sus
impuestos y cumple sus obligaciones en la gestin 2010. Todo bien hasta
aqu. Sin embargo la administracin tributaria, el 2011, se presenta en
instalaciones de EL OSITO PARDO SRL con una Orden de Verificacin sobre
las obligaciones fiscales de la gestin pasada del contribuyente,
especficamente sobre lo declarado en el mes de Julio de 2010.
Observaciones: