ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

bullet Introduccin

bullet Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz

bullet Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo

bullet Ejercicio sobre los malversadores del tiempo.

OBJETIVOS:

bullet El objetivo es la de aprender a organizar el tiempo que disponemos y aprovechar al

mximo el tiempo que disponemos.

bullet Aprender a controlar y administrar nuestro tiempo

bullet Analizar las causas que nos hacen perder tiempo.

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que
para que podamos aprovechar y sacar el mximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar
organizados.

Una mala organizacin nos har perder mucho tiempo y esto ir ligado a perder dinero o dejar de
ganarlo.

Junto con una buena organizacin del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinacin del
personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan
tareas, que estn comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Antes de actuar hay que planear y programar cmo vamos a distribuir el tiempo.

Elementos que nos harn perder tiempo:

bullet mala organizacin (planificacin)

bullet exceso de compromisos

bullet intrusiones : llamadas telefnicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.

bullet Falta de delegacin: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.

Para aprovechar al mximo el tiempo que se tiene tendremos en cuenta los siguientes puntos:

- Tareas:

a) tareas proactivas: aquellas que estn programadas, son las ms importantes ya

que van dirigidas reas claves.

b) tareas reactivas : son las que no estn programadas

Teniendo en cuenta que las tareas ms importantes son las programadas tendremos que darle un
carcter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor dejando tiempo para las
imprevistas.

-Informacin: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su f

funcionamiento.

-Planificacin y delegacin de funciones: cuando mejor planificados estemos ms tiempo

tendremos .

-Principio de Pareto: segn este principio los directivos utilizan la mayor parte de su t tiempo a
solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de
resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas slo afecta al 20 por 100 de los resultados.

Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los das sentadas en una
mesa. Disponen de la ms moderna tecnologa. Su buen uso, junto a una buena organizacin, dar
como resultado una labor bastante ms eficiente.

Un ordenador, telfono, fax, papeles...

Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las
oficinas. Sea cual sea el lugar una correcta organizacin del entorno hars ms eficaz el que hacer
diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz:

1-Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es
muy fcil. Desde primera hora de la maana todo debe estar preparado para funcionar
correctamente. Puede haber un cliente que llame temprano y hay que estar preparados para
informarle adecuadamente. En el puesto de trabajo el orden y la organizacin son la antesala de
una mayor eficacia.

Imaginar cuando se trabaja de cara al pblico, a nadie le gusta entrar en una tienda y verlo todo
desordenado, da una mala imagen del lugar y de la persona que nos atiende. Debemos tenerlo lo
mejor presentado posible, para que provoque el deseo de compra por parte de nuestro cliente.

2- Cuida la presentacin personal: Especialmente si trabajas de cara al pblico. Piensa que te ven a
ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu
interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentacin de nosotros mismos de cara a
los compaeros de trabajo.

3- Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con
lo que nos apetece ms ya que no resulta ms placentero y dejar lo ms complicado para el final,
tenemos que tener en cuenta que a primera hora estaremos ms "frescos" para resolver las
dificultades y por la tarde no rendiremos con las misma eficacia.

4-Lleva una planificacin adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los temas que tengas que
resolver, las anotaciones que surjan durante el da. Una buena tcnica es crearte una lista de
tareas a realizar y una vez se van haciendo irlas eliminando de tu agenda. Tambin puedes
establecer un orden segn importancia de las tareas a desarrollar.

5-Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente
estamos ofreciendo. Si surge algn problema y esto no es posible es mejor que les demos una
explicacin aunque no nos la hayan pedido.

6- Organizarnos alrededor del telfono lo que ms nos haga falta a la hora de consultar con
nuestros clientes. Es muy molesto para el cliente y da impresin de estar desorganizados el hecho
de estar interrumpiendo la conversacin para ir a buscar determinada informacin. Es
recomendable tener a mano, la lista de precios, albaranes,... hoy en da lo mejor es estar
informatizados y consultarlo todo con nuestro terminal. Ten papel a mano para las anotaciones.
7-Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos. Escuchando lo que nos dice
vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre qu articulo es el ms adecuado
para l. Si queda satisfecho con nuestra ayuda la prxima vez que tenga una necesidad recurrir a
nosotros o mejor an.

8- Estar bien informados de nuestros productos. Cuando mejor conozcamos nuestros productos,
mejor podremos informar a nuestros clientes y ms fcil resultar venderlos. Un conocimiento
adecuado del producto transmite confianza y credibilidad al cliente.

9- Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas alguna consulta.
Es una manera de evitar olvidos y confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando
hayas anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que est dndote la informacin.
Ser bueno adoptar el hbito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos
tratando.

10- Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado informacin: Ser un
buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlo segn
edad, sexo, lugar de residencia... Siempre las podremos consultar cuando las necesitemos, es
bueno anotar la ltima fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta.
INTRODUCCIN

La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un
bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se
malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio
y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.

Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo.

Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo.

Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan tanto en la vida
acadmica como en la vida profesional.

En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificacin y saber administrar
el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo del tiempo. Identificando
los momentos de ms rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos
pequeos ejercicios y dinmicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo
visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy,
se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los
administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias aun emprendedor.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de
efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que
hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos
cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora
empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores
resultados.

Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de
labores, en planear el da siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe
procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la
pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los
emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades.

El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los
emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada
actividad.

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las
necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a
resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia Tiempo, se
pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas.

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas
o eliminadas hasta donde sea posible.

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las
interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas.

El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo.

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser
detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como
confiar en la memoria o establecer metas irreales.
Administracin de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"

Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est
haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio
cuando se est esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de
planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta
esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar
soluciones a algn problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco
siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes
por revisar.

Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos,
polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea
luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas
se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la
espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la
carpeta beige".

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo
que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin
y mucho menos de nuestro tiempo ptimo.

Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de
nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros
conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al
buscar continuar nuestra lectura.

"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un
compromiso inconsciente con lo insustancial"

1. Las personas y el cambio

Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e
inteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de
hacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las
personas que las integran. Y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo
viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los dems.
Esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hbitos en
el manejo del tiempo.

"El filsofo alemn Friederich Nietzsche sostuvo: "Los hombres son animales que hacen promesas"

Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hbitos deriva la mejora de la administracin del

tiempo, es preciso que reconozcamos ciertas caractersticas contradictorias que asume el proceso
de cambio en las personas.

La primera cuestin a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en un
estado de incompletud e insatisfaccin y que a lo largo de nuestra vida necesitamos buscarle
sentido a nuestra existencia. Esta caracterstica presupone que contamos con una natural fuerza
impulsora hacia el cambio.

Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio slo como
una opcin secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro ncleo bsico de
coherencia y estabilidad. Sin embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en s
mismo un intento por restablecer la misma coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora
personal que se ve amenazada.

Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tensin
entre las fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condiciones
adecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzas
conservadoras que lo resisten.

2. El huevo o la gallina?

La antigua fbula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para
reconocer la ecuacin que toda persona u organizacin debe resolver a cada momento, el
equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Maana".

La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un
brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde
comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero
encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico.
Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos que pone la
gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no
encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene tambin la
desaparicin de su riqueza.

Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo al que nos enfrentamos hoy las personas:
La cuestin de la sostenibilidad y el uso del tiempo.
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los
huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"

Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que
desplace a los mtodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y
alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.

Despus de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la
administracin del tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida
de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo
es irrecuperable y debe drsele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el
tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta clasificado en dos
categoras; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a realizar
durante el da para as dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.

Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso es facultad de los que desean entrar en la
historia de los triunfadores si los humanos nos concentramos de una manera organizada a
establecer e ingeniar programas para la administracin del tiempo no existira tanto
incumplimiento y la palabra pero no fui a clase hoy, porque me levant tarde!, pero maana
voy nunca hay que dejar que esas debilidades nos dominen, no habr otro momento como ese
presente da, nuestra participacin es hacer llegar a los interesados especialmente a los
emprendedores que reflexionen como quieren dirigir su futuro: le recomendamos planifiquen,
consulten no den vuelta al pasado tu juventud es la alegra de la existencia de todo ser res, lloras,
brincas ,saltas, corres, juegas, piensas, bailas, descansas pero si olvidas, que esa juventud pasa tan
rpido como el viento en tu entorno te sentirs frustrado, recuerda que la esperanza y la alegra
de tus padres eres tu.

BIBLIOGRAFA
MASTER Biblioteca Prctica de Comunicacin Aprendizaje. Editorial Ocano. Barcelona Espaa.
Tomo II. PP 215.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

. ADMINISTRACIN DE TIEMPO. MONOGRAFA. Y ARQUITECTURA DE ADMINISTRACIN DE

TIEMPO.

Material de Apoyo Facilitado Por la Prof. de Sociologa. Lic. Beatriz Morales. TOMAS F. STATON.

Enciclopedia ENCARTA 2006.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-

tiempo2.shtml#ixzz4jeEzKzmD

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-

tiempo.shtml#ixzz4jeE8Y0Q7

http://www.mega-consulting.com/administracion_del_tiempo.htm

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