AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

TRABAJO DE AUDITORIA OPERATIVA

CATEDRATICO: CPC. Nahun T. Teran Ayay

ESTUDIANTES: Kike Flores Julon

Richard Arnulfo Rengifo Chung
Juan Luis Torrejn Rengifo
Jhon Varas Mendoza

Carrera Profesional: CONTABILIDAD

Ciclo acadmico : X

Tema : APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE

AUDITORIA AL REA DE COMPRAS Y
VENTAS

Yurimaguas
- Loreto
- Per
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INTRODUCCION

Hoy en da en las compaas buscan implementar procesos adecuados para poder

utilizar eficientemente los recursos de la compaa, por lo que lleva a las empresas a
estudiar y evaluar qu tan contundentes y efectivos son los procedimientos, programas
y polticas implementados por la organizacin para obtener bienes y servicios a un costo
final ms econmico.

En la ejecucin de la actividad de las Compras o Adquisiciones en las organizaciones

es vulnerable a que se puedan realizar transacciones fraudulentas, debido a que se
involucran transacciones econmicas altamente importantes.

Es usual encontrar transacciones no ticas del personal de compras quienes proveen

informacin confidencial propia del departamento o del proceso tales como; rangos de
precios, en el cual pueden recibir beneficios directos y se pueden llegar a involucrar con
los proveedores de la compaa causando actividades de compras no ticas.

Una manera de abordar la auditoria administrativa de la funcin de ventas comienza con

la identificacin de la funcin dentro de la estructura de un organismo, incluyendo un
anlisis de los objetivos y las normas de actuacin. Es importante identificar el costo
total de las ventas, as como el costo departamental.

No existe empresa comercial (privada) que venda bienes y servicios sin un margen de
contribucin que le permite al ente mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender
con ganancia no es cosa fcil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de
actividades. Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o
comercializacin y la manera de utilizar los recursos revisten de un inters especial para
el auditor administrativo.

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APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA AL REA

DE COMPRAS Y VENTAS
AUDITORIA DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.

Toda organizacin ya sea comercial, industrial o de servicios contiene todas o algunas

de las siguientes reas operacionales o reas funcionales.

1. Compras.

2. Produccin.

3. Ventas.

4. Personal.

5. Finanzas.

En cada una de estas reas analizaremos el objetivo de la auditora, las polticas y pasos
de los programas para llevar a cabo el trabajo. Adicionalmente se incluyen algunos
cuestionarios que permiten hacer un diagnstico sobre algunos problemas de su
departamento. De Costos y de Impuestos como pautas que podran seguirse para
evaluar algunas de estas reas.

COMPRAS

Organizacin

FINANZAS ORGANIZACION PRODUCCION

PERSONAL VENTAS

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1. COMPRAS.
La Auditora Operacional de la funcin compras es amplia y compleja. No obstante, aqu
se har alusin nicamente a tres aspectos que se consideran importantes, esto es, su
objetivo, las polticas y parte de su programa.

1.1 OBJETIVO:

Estudiar y evaluar qu tan contundentes y efectivos son los distintos procedimientos

que la organizacin realiza para obtener bienes y servicios a un costo final ms
econmico.

Dentro de la ejecucin del proceso de auditora de compras, se busca resaltar dentro

de los objetivos principales los que se mencionan a continuacin.

Proveer informacin profesional, que le permita a la empresa saber del resultado

de la eficiencia de las polticas y procedimientos del proceso de compras y as poder
tener una opinin experimentada e Independiente.
Proveer una opinin Independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad
respecto al debido uso de los recursos de la compaa en el proceso de compras.
Detectar posibles actividades no ticas o fraudulentas, y mitigar su posible impacto
en un futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar los
procedimientos y polticas implementadas por la compaa.
Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia del personal que
integra el proceso de compras de la compaa.
Oportunidades de reduccin en costos en el proceso de adquisiciones.
Mejorar el flujo de efectivo.
Proveer a la Alta Direccin de la organizacin la seguridad de Compras No
Fraudulentas, ticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los proveedores.
Reportar el nivel de eficiencia en el proceso de Compras, as como el Cumplimiento
a la Evaluacin de Proveedores.

1.2. POLITICAS:

El Auditor Operacional en la revisin de las polticas deber:

Analizar y discutir la efectividad y adecuacin de las polticas para alcanzar los

objetivos propuestos por la Gerencia.
Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas
polticas.
Bsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organizacin las
mejores condiciones de compra, flexibilidad, adaptacin a las situaciones
financieras, en fin, que puedan reducir los riesgos.
La seleccin de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en el sentido
de favorecer la poltica de calidad de la empresa.
Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al rea de servicio
tcnico, ampliando la gama de materiales y servicios que puedan ser tiles para
el desarrollo del proceso productivo.

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Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la disponibilidad de

material en el momento oportuno, entre estas las alianzas estratgicas aplicadas
a travs del desarrollo de convenio con proveedores de materia prima.
Revisin continua de los procedimientos de compra para adaptarlos a los cambios
que se realizan en los negocios.
El desarrollo de un plan de compras con una programacin efectiva, basada en el
plan de produccin, y de acuerdo al flujo de ingresos de la organizacin.
Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de compras, es
una poltica para garantizar la seguridad y transparencia del proceso.
La comunicacin con los proveedores debe realizarse a travs del departamento de
compras, ya que este debe ser el puente entre la organizacin y los proveedores.
Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de materiales y el
proveedor, para lograr el conocimiento de las innovaciones que aparecen en el
mercado
Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin satisfacer las
necesidades de materiales, sino que ajuste su actividad a las exigencias reales de
los sectores productivos de la organizacin.

1.3. PROGRAMA:

Familiarizacin y anlisis de la informacin existente relativa a las compras, tanto

de carcter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener
un enfoque ms profundo sobre la situacin de la organizacin.
Analizar los expedientes de auditoras anteriores, as como las recomendaciones
hechas.
Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas para conocer ms
detalladamente el proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y as
por distintos mtodos (comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los puntos
a mejorar en la secuencia de la operacin. Para recolectar toda esta informacin
debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las polticas como con las
que ejecutan.
Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo
planeado se lleva a cabo en la prctica.
Conocer la distribucin de las cargas de trabajo, de los distintos mtodos aplicados
a la operacin, instalacin de equipos, para dar una conclusin y recomendacin
adecuadas para el mejoramiento de la eficiencia.
Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin compras para
determinar qu tan eficientes son en la ejecucin de sus operaciones.
Otros que aplique el auditor segn el caso.

1.4. CUESTIONARIOS POR REAS

rea funcional: Departamento de COMPRAS

Jefe de la unidad: __________ Auditor:_________ Fecha:_________

ORGANIZACIN

1. Existe un departamento o una sola unidad orgnica encargada de las compras?

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2. Estn definidas las funciones del departamento de compras? En dnde?

3. Parece justificado el grado actual de centralizacin o descentralizacin de las

compras?

4. Adems del departamento de compras, existen otras reas o personas que

efectan compras? Quines y por qu?

INFORMACIN

1. Cuentan con suficiente informacin para hacer una aprobacin adecuada de las
personas encargadas de autorizar las solicitudes?

2. Se utilizan informes del anlisis de control de calidad como medida de desempeo

del agente de compras?

3. Se informa a compras sobre cambios de ingeniera o material que se hagan para

evitar que se compre en exceso o para reducir al mnimo lo caduco del inventario?

4. Hay coordinacin entre compras y control de inventarios, y planeacin de

produccin para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etctera?

SOLICITAR

1. Se lleva a cabo una verificacin de solicitudes? Quin la realiza?

2. Se consiguen cotizaciones y se efecta un anlisis, no slo de precios, sino de

condiciones de crdito, tiempo, entrega, etctera?

3. Se efecta una programacin de compras y entregas?

4. Se llevan a cabo trmites poro la entrega y verificacin del recibo de materiales?

2. VENTAS
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia en las empresas, en
virtud de que producen los ingresos y permiten cristalizar su objetivo; su influencia en
los resultados que se obtienen son determinantes para el crecimiento de la empresa.

Partiendo de hecho de que toda Empresa debe generar ingresos que aseguren su
existencia en el mercado. Examinaremos simplificadamente la funcin ventas, teniendo
en cuenta tres (3) aspectos: Objetivo. Polticas y Programa.

2.1. OBJETIVO:

Con la visin de que esta operacin constituye el elemento que eleva los ingresos y
hace frente a los gastos y costos operacionales, el auditor deber examinar el conjunto
de actividades y aspectos administrativos que estn contenidos en esta operacin,
para elevar la eficiencia dando recomendaciones adecuadas a las circunstancias.

Tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el

conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de
ventas. Con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles

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operacionales existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de cuya solucin

pueden seguir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

2.2. POLITICAS:

El auditor deber tener en cuenta cuatro (4) factores que inciden directamente en el
conjunto de actividades de esta operacin. Ellos son: Volumen, precio y costo (que
deben estar debidamente interrelacionados) y la valuacin de la orden de venta.
Igualmente deber tener presente las responsabilidades del gerente de ventas y
evaluar:

a. Si las polticas sobre ventas son claras y los objetivos alcanzables.

b. Evaluar los planes trazados para alcanzar esos objetivos.

c. Analizar los estndares de ejecucin.

2.3. PROGRAMA:

El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico, social y legal de la

empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus polticas
para la determinacin de precios, crdito, publicidad, etc. , su estructura, sus sistemas,
sus procedimientos y sus prcticas , que permita la ubicacin de ventas en el flujo de
las operaciones.

Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo, vigilando la

tendencia de las ventas, los productos, las reas de venta, los clientes, los costos de
distribucin, los presupuestos, etc.

Revisar los expedientes de auditora anteriores e informes que permitan concretar

algunos aspectos del problema.

Elaboracin y ejecucin de entrevistas para verificar el cumplimiento eficiente de las

polticas de la empresa. Esta informacin debe obtenerse directamente del personal
relacionado, visitando las instalaciones del Departamento y de paso conociendo el nivel
de preparacin que el personal posee.

Anlisis detallado de los productos bandera de la organizacin, determinando distintos

aspectos, pero en particular, el volumen de devoluciones y pedidos no surtidos, revisin
de los canales de distribucin en comparacin con el volumen de ventas de cada uno.

Elaboracin de un informe donde se han jerarquizado los hallazgos de acuerdo a la

cuantificacin del efecto de los problemas detectados, y de un mtodo de comprobacin
contina de la informacin obtenida. Algunos aspectos que pueden ser informados.

Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas

Falta en la estructura orgnica del departamento
Descoordinacin con otros departamentos
Desconocimiento del mercado y la competencia
Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos productos
Prdida de penetracin en el mercado
Inexistencia de lista de precios
Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores

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Carencia de un sistema integral de informacin

Estadstica de las ventas

2.4 CUESTIONARIO POR REA

rea funcional: Departamento de VENTAS

Jefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______

POLITICAS

1. Se cuenta con polticas de ventas por escrito?

2. Reflejan los objetivos de la direccin superior?

3. Conoce las polticas el personal del departamento?

4. Las polticas describen condiciones tales como:

a) caractersticas del vendedor,

b) seleccin del vendedor,

c) obligaciones del vendedor,

d) formo de realizar la venta, el adiestramiento,

f) descuentos,

g) Actividades por la venta?

REGISTROS

1. Se disean y controlan las formas y registros?

2. Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?

3. Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de

informacin adecuado?

4. Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?

CONTROL

1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?

2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases ptimas?

3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por lnea, y se

tienen datos de los ltimos tres aos?

4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y gastos, y se

reportan a la direccin superior?

ANLISIS DE VENTAS

1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?

2. Existe algn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por territorio de
ventas?

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3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del vendedor,

devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones, etc.?

PRONSTICOS DE VENTAS

1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?

2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir, se

desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?

3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el

desempea?

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CONCLUSIONES

De acuerdo a la investigacin realizada en el proceso de compras de las organizaciones

y la ejecucin de la auditoria operacional en compras se puede concluir que los Reporte
de Auditoria de Compras ayudan a la administracin de la empresa a determinar si los
procedimientos, procesos y documentacin para el proceso de compras se encuentran
de acuerdo a las necesidades de la Compaa, adems nos proporciona resultados de
actividades o transacciones que se encuentran por fuera del alcance de las polticas y
procedimientos que se pueden ver reflejados en:

Existencia de compras no autorizadas o fraudulentas

Oportunidades de reduccin de costo
El nivel de tica del personal que interviene en el proceso de compras
Lista de actividades que no agregan valor e ineficiencias en el proceso y
departamento de compras
Lista de hallazgos de documentacin Invalida o faltante en las transacciones
de compras de acuerdo a polticas internas
Diagrama de Flujo de proceso Actual vs Documentado
Lista de recomendaciones en prcticas y polticas
Revisin del cumplimiento de los objetivos, polticas y procedimientos de
compras

Cuando el auditor revisa el desempeo de un departamento de ventas debe ver si la

administracin se aplica moderadamente. La administracin de ventas abarca muchas
actividades, pero probablemente ninguna reviste de mayor importancia para el xito de
las ventas que el adiestramiento y capacitacin de los vendedores. Las dos actividades
dependen en gran parte de la aptitud con que se juzga las aptitudes del vendedor
y se mide su desempeo.

El servicio al cliente es vital para su conservacin duradera, el auditor no puede

cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades;
tendr que dirigir sus anlisis a descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor
investigacin.

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