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CONTENIDO
Pg.
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE 2
4. MARCO NORMATIVO 5
5. RECURSOS 6
6. GENERALIDADES 6
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 8
7.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION 8
7.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICACIN PARA
EJECUCIN DE PROYECTOS 10
7.3 FLUJOGRAMA PARA TRMITE PRECONTRACTUAL 12
8. FORMATOS 14
9. CONTROL DE CAMBIOS 16
10. ANEXOS 16
Fecha:01/12/2016 Fecha:02/12/2016
ORIGINAL FIRMADO
1. OBJETIVO
El objetivo de este documento es dar a conocer el trmite, requisitos y formatos pertinentes para las
diferentes solicitudes que se puedan presentar con un proyecto previamente registrado en el Banco de
Programas y Proyectos del Municipio de Villavicencio como Actualizacin, Reprogramacin y Expedir
Certificacin Para Ejecucin De Proyectos
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
La entidad que formula el proyecto es la responsable de hacer la solicitud del trmite que desean realizar
cumpliendo con los requisitos exigidos en cada caso. Los Profesionales Universitario, Tecnlogos y
Tcnicos de La Direccin de Planeacin Socioeconmica (DPS) son los encargados de viabilizar los
trmites de Actualizacin, Expedir Certificacin Para Ejecucin De Proyectos y el responsable de la
Reprogramacin es el funcionario encargado del Registro de los proyectos. El Director de Planeacin
Socioeconmica es el responsable de dar VB y la firma de los documentos y sus efectos.
CDIGO DE REGISTRO: Secuencia de dgitos que identifica nicamente a un proyecto, los primeros
cuatro dgitos se referirn al ao de registro, los siguientes cinco dgitos hacen referencia al nivel
territorial y los ltimos cuatro dgitos corresponden al consecutivo dentro de la vigencia.
.
COSTOS DE OPERACIN: Son aquellos que se generan por funcionamiento y mantenimiento propios
del producto de la alternativa de solucin.
ENTIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO: Es la entidad que tiene la iniciativa del proyecto y responde
por ste ante las diferentes instancias gubernamentales. Es la responsable de presentar el proyecto y
sus estudios y anexos as como de la informacin adicional requerida por la entidad que concepta y
registra el proyecto.
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1351-P-PSE-04-V2
PROCESO DE PLANEACION MUNICIPAL Registrado SIG:
Subproceso Planeacin Socioeconmica 06/12/2016
Documento controlado
PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS
REGISTRADOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y
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PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
ENTIDADES FINANCIADORAS DE PROYECTOS: Son las entidades que aportan recursos para
desarrollar un proyecto.
EVALUACIN TCNICA: Es la verificacin que las acciones definidas sean correctas y estn bien
dimensionadas; que los recursos econmicos, financieros, humanos y de tiempo que se requiere para
hacerlo estn acordes con las caractersticas del tipo de proyecto presentado y la programacin de
ejecucin del mismo sea coherente y pertinente al mismo. Un proyecto es tcnicamente factible o viable
si la implementacin de su diseo puede realizarse con los conocimientos y la tecnologa existente. Si
es necesario se solicitar el concepto tcnico de un especialista sobre el proyecto para el concepto de
viabilidad tcnica.
EVALUACIN AMBIENTAL: Es la verificacin que un proyecto cumpla con los requerimientos de las
autoridades ambientales, que tenga licencia ambiental y/o plan de manejo o de mitigacin si se requiere.
EVALUACIN SOCIAL: Es la valoracin de los beneficios que representa la ejecucin del proyecto
para la poblacin beneficiada, del rea de influencia y la comunidad en general, teniendo en cuenta la
prioridad de la necesidad, su impacto en las condiciones de vida y la participacin de la comunidad en
el proyecto.
FICHA EBI: La Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin EBI-, es el formato en donde se registran
los datos generales de los proyectos y facilita el registro, actualizacin o modificacin de la informacin
dentro del sistema. Se genera en forma automtica una vez han concluido los procesos de Identificacin,
Preparacin, Evaluacin y Programacin realizados a travs de la MGA.
FUENTES DE FINANCIACIN: Se refiere a los posibles orgenes de los recursos que sern utilizados
en el proyecto. Con base en la descripcin de las actividades de los componentes del proyecto, se
definen las posibles fuentes de financiacin. Teniendo en cuenta los requisitos de las diferentes
entidades financieras, se clasifican las actividades que pueden ser financiadas con recursos de la
entidad responsable, las actividades que pueden ser financiadas por otras fuentes a las cuales se les
solicita recursos.
METODOLOGAS: son guas que indican cmo identificar, formular y evaluar un proyecto de inversin.
Esta metodologa debe ser diligenciada para cualquier tipo de proyecto. As mismo, deben ser
diligenciadas las diferentes GUIAS SECTORIALES legalmente establecidas de acuerdo con el tipo de
proyecto y sector, en estas se ampliar la informacin requerida sectorialmente (informacin especfica
y/o adicional); informacin que requieren Profesionales, Tecnlogos y Tcnicos de DPS.
PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIN, POAI: seala la inversin directa e indirecta y los
proyectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos, entidades, y programas con indicacin de
los proyectos prioritarios especificando su valor, recursos y fuentes de financiacin.
PROGRAMA: Estrategia de accin cuyas directrices determinan los medios que articulados apoyan el
logro de un objetivo sectorial que por su amplitud requieren de la ejecucin de varios proyectos.
PROYECTO: Unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante
un perodo determinado y con una ubicacin definida para resolver problemas o necesidades de la
poblacin y que debe formar parte integral de un programa.
4. MARCO NORMATIVO
Decreto 841 de 1990, que hace referencia a la organizacin de una red nacional de Bancos de
Proyectos, conformada por los Bancos de diferentes niveles territoriales del sector pblico, tanto Central
como descentralizado.
Ley 60 de 1993 Ley orgnica de competencia y recursos, Insiste en la cultura de los proyectos para
garantizar la eficiencia de las transferencias a las entidades territoriales, en trmino de Situado Fiscal e
Ingresos Corrientes de la Nacin.
Ley 152 de 1994, Artculo 27. El Banco de Programas y Proyectos de inversin es un instrumento
para la planeacin que registra los programas y proyectos viables tcnica, ambiental y
socioeconmicamente susceptibles de financiacin con recursos del presupuesto general de la Nacin.
Acuerdo Municipal No. 091 del 7 de diciembre de 1995. Artculo 3: Existir un banco nico de
programas y proyectos de inversin pblica en el municipio y no se podr incluir en el presupuesto de
inversiones, partidas que no corresponden a proyectos registrados en dicho banco.
Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995 que conforman el estatuto orgnico del presupuesto, Artculo 68. No se podr ejecutar ningn
programa o proyecto que haga parte del Presupuesto General de la Nacin hasta tanto se encuentren
evaluados por el rgano competente y registrado en el Banco Nacional de Programas y Proyectos.
Decreto No. 168 del 31 de diciembre de 1996, Por medio del cual se establece el Manual de
Procedimientos que garantiza la utilizacin del Banco de Programas y Proyectos del Municipio de
Villavicencio, para la presentacin, radicacin, viabilidad, registro y actualizacin de proyectos, as
como la presentacin de stos a fuentes financiadoras; programacin de inversiones, seguimiento a la
ejecucin y resultados de los mismos.
5. RECURSOS
Instalaciones locativas:
Oficinas con iluminacin
Ventilacin adecuada
Silla ergonmica,
Condiciones de seguridad y restriccin al acceso.
6. GENERALIDADES
La Base de Datos del Banco Programas y Proyectos del Municipio de Villavicencio va ligado al inventario
Documental del banco, tiene corte por vigencia y se ver reflejado durante los dos primeros meses del
ao siguiente; De la misma manera el formato 1351-F-PSE-22 HOJA DE CONTROL DOCUMENTAL
DE PROYECTOS es obligatorio actualizar su diligenciamiento para darle cumplimiento a los
requerimientos establecidos por Archivo Municipal en lo pertinente al proceso de Inventario Documental.
Cuando han transcurrido dos aos desde su registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
sin que hayan sido actualizados, ni se le hayan asignado recursos y se quiera mantener el proyecto
para optar a recursos en la vigencia siguiente.
Cuando la programacin de recursos para cada vigencia presupuestal y/o las fuentes de financiacin
originalmente identificadas han cambiado, sin que el costo total del proyecto vare.
Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a lo calculado inicialmente,
independientemente de la inflacin.
Cuando hay cambio de actividades (modificacin, eliminacin o adicin) y estas cumplen con el objetivo
inicial del proyecto.
Si un proyecto requiere ser ajustado para inclusin de nuevas actividades, se debe anexar un nuevo
presupuesto incluyendo cada una de las actividades. (firmado por el Secretario, Gerente, Director y/o
Jefe Oficina Asesora.
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Los proyectos ejecutados completamente en una vigencia NO podrn ser ACTUALIZADOS para
prximas vigencias, deber ser registrado un proyecto nuevo.
De otra parte, el Banco de Programas y Proyectos del municipio de Villavicencio recibir durante el
transcurso del ao todos los proyectos que sean remitidos por las entidades de la administracin
municipal para registro y actualizacin, pero para la elaboracin del Plan Operativo Anual de Inversiones
POAI-, se tendrn en cuenta los que estn registrados y actualizados en el plazo establecido y
planificado por la Direccin de Planeacin Socioeconmica de la Secretaria de Planeacin. En caso
que el proyecto sea presentado al BPPIM por fuera de los trminos de Oportunidad y Registro
establecidos y planificados por la Direccin de Planeacin Socioeconmica de la Secretaria de
Planeacin para ser incluido en el presupuesto de la vigencia, la entidad deber justificar tcnicamente
en el oficio remisorio la causal por la cual entrega tarde el proyecto para registro o actualizacin y anexar
los soportes correspondientes.
Cuando la variacin en las condiciones de un proyecto de inversin implique la revisin y ajuste del
nombre del proyecto, de sus objetivos, o la inclusin de nuevas actividades que no sean coherentes con
el objetivo del mismo, corresponder a la entidad responsable de su ejecucin formular y adelantar la
evaluacin previa de un nuevo proyecto de inversin y deber presentarlo al Banco de Programas y
Proyectos Municipal siguiendo los procedimientos normales de registro.
Cuando se necesita hacer una reprogramacin fsico financiera de periodos en una misma vigencia, se
requiere que la entidad formuladora del proyecto mediante oficio solicite la reprogramacin fsico
financiera de periodos en una misma vigencia y anexe formato 1351-F-PSE-18 FICHA DE
SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y PROGRAMACIN DE PROYECTOS y el formato 1351-F-PSE-21
PROGRAMACIN Y EJECUCIN POR FUENTES DE FINANCIACIN DE PROYECTOS.
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El funcionario de la Direccin de
Diligenciar Formato Planeacin Socioeconmica
Auxiliar o Tcnico de la
Base de datos actualiza la informacin en el
4 Direccin de Planeacin
formato 1350-F-PLA-01 BASE DE
Socioeconmica
DATOS PARA SEGUIMIENTO Y
1 ANALISIS DE SOLICITUDES
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2 La Direccin de Planeacin
Socioeconmica realiza revisin
del Certificado.
Si el certificado cumple con los
Director de Planeacin
8 Revisar requisitos, el Director lo firma y X
Socioeconmica
Certificado pasa al BPPIM.
SI NO Si el certificado no cumple, se
devuelve para su correccin y
7 proyeccin.
2
El Funcionario Administrador del
Inventario del Banco de
Programas y Proyectos digita toda
la informacin restante en el
formato 1351-F-PSE-05 BASE
Funcionario encargado
DE DATOS BANCO DE
de la custodia y archivo
PROGRAMAS Y PROYECTOS
9 Actualizar base datos de los proyectos del
DEL MUNICIPIO DE Banco de Programas y
VILLAVICENCIO y hace la Proyectos
respectiva verificacin de los
documentos para su adecuado
manejo, custodia y archivo en la
FIN carpeta del proyecto registrado
inicialmente.
1 Radicar la solicitud de
Reprogramacin de proyectos en Auxiliar Secretaria de
3
la Secretaria de Planeacin y Planeacin
Radicacin Completa trasladar para DPS.
El funcionario de la Direccin de
Planeacin Socioeconmica Auxiliar o Tcnico
encargado, actualiza la
Diligenciar Formato Direccin de
4 informacin en el formato 1350-F-
Planeacin
Base de datos PLA-01 BASE DE DATOS PARA
SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE Socioeconmica
SOLICITUDES.
Se le pasa la solicitud y sus
anexos al funcionario encargado
del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin del
Municipio para que ingrese los
datos en el formato 1351-F-PSE-
05 BASE DE DATOS BANCO DE Profesionales,
Incorporacin en PROGRAMAS Y PROYECTOS tecnlogos y tcnicos
5 el BPPIM DEL MUNICIPIO DE de la Direccin de
VILLAVICENCIO y entregue la Planeacin
Reprogramacin al funcionario Socioeconmica
encargado del Registro de
Proyectos, mediante formato
1351-F-PSE-16 CONTROL DE
ENTREGA DE DOCUMENTOS O
PROYECTO PARA GESTIN DE
TRAMITES.
Se revisan formato 1351-F-PSE-
18 FICHA DE SEGUIMIENTO,
EVALUACIN Y
Revisar PROGRAMACIN DE
formatos PROYECTOS y formato 1351-F-
PSE-21 PROGRAMACIN Y
SI NO EJECUCION POR FUENTES DE
FINANCIACIN DE Profesionales,
PROYECTOS, tecnlogos y tcnicos
6 Devolucin Si es viable se hace el Resumen X de la Direccin de
financiero con la reprogramacin Planeacin
solicitada y se sellan nuevamente Socioeconmica
los formatos con el cdigo de
FIN registro.
En caso de no ser viable el
encargado del BPPIM hace la
anotacin correspondiente y se le
2 devuelve la reprogramacin a la
respectiva entidad proponente.
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La Direccin de Planeacin
Socioeconmica realiza revisin
de la Certificacin y formato
1351-F-PSE-17
SEGUIMIENTOS A LA
Revisar
Documentos PROGRAMACIN POR
PROYECTO DE INVERSIN.
Director de Planeacin
10 X
Socioeconmica
SI NO Si la certificacin y el formato
cumplen con los requisitos, el
Director los firma y pasa al
9 BPPIM.
2 Si la certificacin y el formato no
cumplen, se devuelven para su
correccin y proyeccin.
Se le entrega al Sector copia
Profesionales,
original del formato 1351-F-PSE-
tecnlogos y tcnicos
Entrega de 17 SEGUIMIENTOS A LA
11 PROGRAMACIN POR
de la Direccin de
Documentos Planeacin
PROYECTO DE INVERSIN y
Socioeconmica
la Certificacin del BPPIM.
El Funcionario Administrador del
Inventario del Banco de Funcionario
Archivar Proyecto Programas y Proyectos hace la encargado de la
respectiva verificacin de los custodia y archivo de
12 documentos para su adecuado los proyectos del
manejo, custodia y archivo en la Banco de Programas y
FIN carpeta del proyecto registrado Proyectos
inicialmente.
8. FORMATOS
TIEMPO DE
RETENCIN DISPOSICION
CDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE
FINAL
Gestin Central
Base de datos
Banco de
Programas y Direccin de Microfilmacin y
1351-F- Proyectos
Proyectos de Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-05 Registrados
Inversin del Socioeconmica Total
Municipio de
Villavicencio
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Viabilidad
Metodolgica , Proyectos Direccin de
1351-F- Registrados Microfilmacin y
Financiera y Planeacin 5 15
PSE-06 Conservacin
Econmica para Socioeconmica
Total
Actualizacin
Justificar Proyectos Direccin de Microfilmacin y
1351-F-
Actualizacin de Registrados Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-09 Total
un Proyecto Socioeconmica
Lista de chequeo
Direccin de Microfilmacin y
1351-F- para
Proyectos Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-10 Actualizacin de Registrados Total
Socioeconmica
Proyectos
Requisitos Para
Expedir Proyectos Direccin de Microfilmacin y
1351-F- Registrados Conservacin
Certificacin Planeacin 5 15 Total
PSE-14
Para Ejecucin Socioeconmica
De Proyectos
Seguimientos a
Direccin de Microfilmacin y
1351-F- la Programacin
Proyectos Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-17 por Proyecto de Registrados Total
Socioeconmica
Inversin
Ficha de
Seguimiento, Direccin de
1351-F- Microfilmacin y
Evaluacin y Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-18
Programacin de Proyectos Socioeconmica Total
Proyectos Registrados
Presupuesto
para Registro o Direccin de
1351-F- Microfilmacin y
Actualizacin de Proyectos Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-20
Proyectos de Registrados Socioeconmica Total
Inversin
Programacin y
ejecucin por Direccin de
1351-F- Proyectos Microfilmacin y
Fuentes de Registrados Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-21
Financiacin de Socioeconmica Total
Proyectos
Hoja De Control Direccin de
1351-F- Microfilmacin y
Documental De Planeacin 5 15
PSE-22 Proyectos Conservacin
Proyectos Registrados Socioeconmica Total
Direccin de
Certificado de
PLANTILLA Proyectos Planeacin 5 15 Microfilmacin y
Actualizacin
Registrados Socioeconmica Conservacin
Total
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Certificacin del
Banco de Direccin de
PLANTILLA Programas y Proyectos Planeacin 5 15 Microfilmacin y
Registrados Conservacin
Proyectos de Socioeconmica Total
Inversin Municipal
Base de Datos
para Direccin de
1351-F- Proyectos Microfilmacin y
Seguimiento y Registrados Planeacin 5 15 Conservacin
PLA-01
Anlisis de Socioeconmica Total
Solicitudes
9. CONTROL DE CAMBIOS
10. ANEXOS