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TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS

CONSULTA N. 987400
Consulente: Hlder Svio Silva
Procedncia: Associao de Municpios da Microrregio dos Campos das Vertentes

RELATOR: CONSELHEIRO CLUDIO COUTO TERRO

EMENTA

CONSULTA. LIVROS DIRIO E RAZO. DIGITALIZAO. RESPONSABILIDADE PELA


ASSINATURA DIGITAL. NECESSIDADE DE AUTENTICAO NO REGISTRO PBLICO.
1. possvel a digitalizao de documentos contbeis dentre os quais os livros razo, dirio e
auxiliares , desde que sejam satisfeitos os requisitos previstos no item 28 da ITG 2000 (R1), quais
sejam, assinatura pelo responsvel da entidade e pelo profissional de contabilidade, bem como
submisso ao registro pblico;
2. Conforme o parecer exarado na Consulta n. 730773, a documentao original, constante no suporte
papel, deve ser mantida pela Administrao de acordo com a tabela de temporalidade por ela definida.
3. A responsabilidade pela assinatura digital dos livros dirio, razo e auxiliares, emitidos em papel e
posteriormente digitalizados, recai tanto sobre o profissional de contabilidade, como sobre o
representante legal do rgo ou da entidade administrativa.
4. necessrio o registro pblico dos livros contbeis originais, emitidos em papel, que do suporte
aos arquivos digitalizados.
NOTAS TAQUIGRFICAS
36 Sesso Ordinria do Tribunal Pleno 14/12/2016
CONSELHEIRO CLUDIO COUTO TERRO:

I RELATRIO

Trata-se de consulta formulada pelo Senhor Hlder Svio Silva, Presidente da Associao de
Municpios da Microrregio dos Campos das Vertentes, por meio da qual formula os
seguintes questionamentos:
Os livros Dirio, Razo e auxiliares podem ser digitalizados em substituio ao modelo
impresso e encadernado? Se sim, quais os responsveis pela sua assinatura digital? Necessita
de autenticao em cartrio?
Autuados e distribudos minha relatoria, os autos foram encaminhados Assessoria de
Smula, Jurisprudncia e Consultas Tcnicas, a qual informou que o Tribunal j manifestou,
no mbito da Consulta n. 730773, sobre questionamentos semelhantes.
o relatrio, no essencial.

II FUNDAMENTAO

Preliminar

Observadas as disposies regimentais vigentes para a espcie, notadamente o 1 do art.


210-B do Regimento Interno, conheo da consulta.
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CONSELHEIRO MAURI TORRES;


Conheo.

CONSELHEIRO JOS ALVES VIANA:


Conheo.

CONSELHEIRO GILBERTO DINIZ:


Conheo.

CONSELHEIRO WANDERLEY VILA:


Com o Relator

CONSELHEIRO ADRIENE ANDRADE:


Com o Relator.

CONSELHEIRO PRESIDENTE SEBASTIO HELVECIO:


APROVADO O VOTO DO RELATOR, POR UNANIMIDADE.

CONSELHEIRO CLUDIO COUTO TERRO:

Mrito

Conforme relatado, o consulente, de forma sinttica, procura saber se os livros Dirio, Razo
e auxiliares podem ser digitalizados, se haveria necessidade de autentic-los em cartrio e
quem seria o responsvel por assin-los eletronicamente.
Em que pese a apresentao pela Assessoria de Smula, Jurisprudncia e Consultas Tcnicas
de pareceres em que o Tribunal teria analisado questes semelhantes s presentes indagaes,
entendo que as respostas proferidas naquelas consultas no se encaixam perfeitamente s
perguntas ora apresentadas, razo pela qual deixo de adotar o rito abreviado previsto no inciso
II do 3 do art. 210-B do Regimento Interno.
Com efeito, no mbito da Consulta n. 730773, de minha relatoria, analisou-se a possibilidade
de a Administrao digitalizar os documentos relativos execuo oramentrio-financeira e
ao controle das relaes de pessoal, ao passo de que na presente consulta questiona-se acerca
da digitalizao dos livros Dirio, Razo e auxiliares. Naquela oportunidade, o Tribunal assim
concluiu:
Aos documentos digitalizados, submetidos a processo de certificao digital de sua
autenticidade por cartrio, deve ser conferido o mesmo valor jurdico dos originais, razo pela
qual considero plausvel que o Tribunal de Contas aceite a apresentao dos documentos
digitalizados ao invs de receber os originais em suporte de papel.
No entanto, por ainda ser algo novo, e considerando que os documentos em suporte de papel
devem obedecer ao que dispe a tabela de temporalidade definida pela Administrao
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Pblica, ao Tribunal de Contas devem ser franqueadas todas as informaes disponveis e


necessrias para a efetiva e eficaz atividade de controle, independentemente de estarem
digitalizadas ou no, razo pela qual reputo que ele no est obrigado a aceitar
exclusivamente os documentos digitalizados.
Ainda que a Consulta n. 730773 tenha tratado de documentao diversa da ora questionada,
entendo que o mesmo raciocnio nela desenvolvido pode ser aplicado presente consulta. Isso
porque, em ambos os casos hipotticos, o Tribunal discorreu sobre a validade de documentos
digitalizados, ou seja, sobre aqueles documentos que foram produzidos, originariamente, no
suporte papel, (...), que no foram gerados sob a forma eletrnica (Consulta n. 730773, Rel.
Cons. Cludio Terro, Sesso de 29/8/12).
Seguindo essa linha, verifica-se que o Conselho Federal de Contabilidade - CFC,
regulamentando a escriturao contbil por meio da Interpretao Tcnica Geral ITG - 2000
(R1), definiu, em seu item 28, que os documentos em papel podem ser digitalizados e
armazenados em meio magntico, desde que assinados pelo responsvel pela entidade e pelo
profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro
pblico competente.
Note-se, portanto, que a digitalizao de documentos contbeis 1 dentre os quais os livros
Razo, Dirio e auxiliares perfeitamente possvel, desde que sejam satisfeitos os requisitos
previstos na ITG 2000 (R1), quais sejam, assinatura pelo responsvel da entidade e pelo
profissional de contabilidade, bem como submisso ao registro pblico.
Importante ressaltar que o art. 6 da Lei n. 12.682/12, a qual dispe sobre a elaborao e o
arquivamento de documentos em meios eletromagnticos, estabelece que os registros
pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto
na legislao pertinente. Ou seja, conforme o entendimento do Tribunal exarado na Consulta
n. 730773, a documentao original, constante no suporte papel, deve ser mantida pela
Administrao de acordo com a tabela de temporalidade por ela definida.
Em relao ao segundo questionamento formulado pelo consulente, o item 12 da ITG 2000
(R1) estabelece que a escriturao contbil e a emisso de relatrios, peas, anlises,
demonstrativos e demonstraes contbeis so de atribuio e de responsabilidade exclusivas
do profissional da contabilidade legalmente habilitado. Conjugando esse dispositivo
regulamentar com o item 28, j mencionado acima, possvel concluir que a responsabilidade
pela assinatura digital recai tanto sobre o profissional de contabilidade, como sobre o
representante legal do rgo ou da entidade administrativa. Ambos devem assinar
digitalmente os livros dirio, razo e auxiliares.
Por fim, a terceira e ltima indagao diz respeito necessidade de se autenticar os livros em
cartrio. Novamente valendo-se da ITG 2000 (R1), constata-se que o seu item 19 prev que a
entidade responsvel pelo registro pblico de livros contbeis em rgo competente e por
averbaes exigidas pela legislao de recuperao judicial, sendo atribuio do profissional
de contabilidade a comunicao formal dessas exigncias entidade.

1
O item 26 da ITG 2000 (R1) define documentao contbil como aquela que comprova os fatos que originam
lanamentos na escriturao da entidade e compreende todos os documentos, livros, papis, registros e outras
peas, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escriturao.
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Nessa mesma Interpretao Tcnica emitida pelo CFC, verifica-se que o j mencionado item
28 estabelece como uma das formalidades necessrias validade dos livros digitalizados a sua
submisso ao registro pblico competente.
Ressalte-se que a responsabilidade pelo registro pblico dos livros recai, em tese, sobre o
representante legal da entidade, sendo dever do profissional de contabilidade comunic-lo,
formalmente, a respeito dessas exigncias, conforme dispe o item 19 da ITG 2000 (R1).

III CONCLUSO

Em face do exposto, respondo aos questionamentos formulados pela consulente nos seguintes
termos:
a) possvel a digitalizao de documentos contbeis dentre os quais os livros razo, dirio
e auxiliares , desde que sejam satisfeitos os requisitos previstos no item 28 da ITG 2000
(R1), quais sejam, assinatura pelo responsvel da entidade e pelo profissional de
contabilidade, bem como submisso ao registro pblico;
b) conforme o parecer exarado na Consulta n. 730773, a documentao original, constante no
suporte papel, deve ser mantida pela Administrao de acordo com a tabela de temporalidade
por ela definida.
c) a responsabilidade pela assinatura digital dos livros dirio, razo e auxiliares, emitidos em
papel e posteriormente digitalizados, recai tanto sobre o profissional de contabilidade, como
sobre o representante legal do rgo ou da entidade administrativa.
d) necessrio o registro pblico dos livros contbeis originais, emitidos em papel, que do
suporte aos arquivos digitalizados.
como respondo, Senhor Presidente.

(OS DEMAIS CONSELHEIROS MANIFESTARAM-SE DE ACORDO COM O


RELATOR.)

CONSELHEIRO PRESIDENTE SEBASTIO HELVECIO:


Voto tambm de acordo.
APROVADO O VOTO DO RELATOR, POR UNANIMIDADE.

(PRESENTE SESSO O PROCURADOR-GERAL DANIEL DE CARVALHO


GUIMARES.)

fcc/rrma/SR CERTIDO
Certifico que a Ementa desse Parecer de
Consulta foi disponibilizada no Dirio Oficial
de Contas de ___/___/______, para cincia
das partes.
Tribunal de Contas, ___/___/_____.
_________________________________
Coordenadoria de Taquigrafia e Acrdo