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CORI 2016
INTEGRANTES
Por otra parte la organizacin del congreso del ao 2016 estar bajo el cargo de la
Asociacin de Estudiantes de Ingeniera de la divisin de Centro Universitario de
Occidente, estudiantes del curso de prcticas intermedias de todas las carreras que la
divisin ofrece y el Instituto de Investigaciones quienes trabajan conjuntamente. Es por
ello que se organizan distintas comisiones las cuales se encargan de aspectos
particulares que la estructura del congreso requiere, como parte de esto se crea la
comisin de logstica la cual presenta su plan estratgico a continuacin.
JUSTIFICACIN
Debido al gran recurso humano con que se cuenta la supervisin y organizacin del
mismo ser fundamental, para ello se cuenta con varias comisiones encargadas de
distintos aspectos tales como las finanzas, las inscripciones, el protocolo, los
patrocinadores, la mercadotecnia, las visitas tcnicas, temas culturales y deportivos
entre otros, la comisin denominada logstica fungir como organizador de cada una de
estas comisiones velando por que las mismas funcionen de forma conveniente y
organizada, y que a la vez debe existir un enlace entre estudiantes (coordinadores de
cada comisin) y docentes encargados para la inmediata solucin a algn tipo de
improviso antes y durante el desarrollo del CORI 2016 ya que este proyecto debe tomar
muy en cuenta aspectos importantes para el desempeo y gestin a cargo; recurso
humano, tiempo, costo y alcance, donde se determinar el xito de este evento.
Objetivo General
Objetivos Especficos
Un evento que se ha venido realizando desde hace varios aos y que siempre ha
contado con colaboracin de los estudiantes de la Divisin de Ciencia de la Ingeniera es
el Congreso de Ingeniera. En el ao 2015 cambio de nombre a CONGRESO
REGIONAL DE INGENIERIA CORI 1, y en este 2016 corresponde al 2do., Congreso
Regional CORI 2, coordinado por Catedrticos y en su mayora por estudiantes del
Curso de Practicas Intermedias, los cuales se dividen en comisiones, cada comisin
tiene bajo su responsabilidad planificar, organizar cada una de las actividades que les
corresponde como comisin y luego se coordinaran y programaran para organizacin y
estructurar el congreso.
Coordinar ingreso y egreso de los participante en cada uno de los lugares donde se
realizara el congreso.
Seleccionar los obsequios para expositores. Otra manera de interactuar con los
estudiantes sern las visitas tcnicas, posteriores a las conferencias, los lugares que se
visitaran sern de gran ayuda para los propios estudiantes, les dar una visin de cmo
poner en prctica los conocimientos adquiridos en los salones de clase. Y de cmo
solucionar problemas con los recursos que estn al alcance, trabajar en equipos y en
muchos casos tener a su cargo personal de trabajo.
CONTROL LOGSTICA
Marylidia Villagrn Isaac Alvarado isawil_7@outlook.com
mari17028.mv@gmail.com 47684198 55160836
Mavery Meja maverimejia@gmail.com Candy Coyoy candycoyoy@hotmail.com
56394622
42018371
FINANZAS
Jeremas Quich jerqui2010@hotmail.com
55666618
Juan Jos Lpez juanjosefuen@hotmail.com
42425660
Ordenamiento e instalacin de
mobiliario necesario del saln
que funcionar como restaurant
Determinacin de la tcnica a
utilizar para el manejo de lo que
respecta a servicio de alimentos
y todo lo que a ello se relacione.
Respecto al da Inaugural y las actividades que se llevarn a cabo en el Centro Universitario de Occidente
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands
Tecnicas
Solicitud de mobiliario necesario para
las actividades anteriormente
descritas
Elaboracin de estrategia de registro
de participantes al CORI 2016
Coordinacin de entrega de
gafetes
Elaboracin de estrategia de
transporte de participantes a
Colina Country Club, el mismo
proporcionado por la
organizacin del CORI 2016.
Respecto a la orientacin e informacin dirigida a los participantes del CORI 2016
Ubicacin del mdulo G del
Centro Universitario de
Occidente
Ubicacin de Colina Country
Club
Ubicacin de Salones de
conferencias, especificando
cada una de ellas.
Ubicacin del saln que
funcionar como restaurant
Ubicacin de Servicios
Sanitarios
Parqueo para participantes,
tanto dentro del Centro
Universitario de Occidente
como de Colina Country Club
Parqueo para personas ajenas
al CORI 2016 tanto dentro del
Centro Universitario de
Occidente como de Colina
Country Club
Ubicacin de entradas y
salidas tanto de reas dentro
del Centro Universitario de
Occidente como de Colina
Country Club.
Durante el CORI
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands
Tecnicas
Coordinacin de tiempos
estipulados.
Solucin de problemticas, si
se presentasen.
Coordinacin de instalacin
de stands.
Coordinacin de actividad
cultural.
Coordinacin de visitas
tcnicas.
Coordinacin de actividades
deportivas.
Coordinacin del recurso
humano disponible.
Solicitud de aprobacin de Presupuesto
Fecha: 06/09/2016
Forma de Fecha de
Precio
Justificacin Vendedor Justificacin cantidad Descripcin requerimiento Total
unitario
(factura/recibo)
Anlisis de Plotter Recibo 5 Planos de 07/09/2016 Q. 7.50 Q. 37.50
logstica de Mdulo G instalaciones de
movimiento dentro Country club y
de instalaciones. mdulo G.
Transporte de Bilder Sarat Recibo 1 Flete para traslado 26/09/2016 Q. 50 Q. 50
podios, caonera de CUNOC A
pantallas, otros Colina. C. C.
objetos que puedan
presentarse,
Informacin acerca Internet Recibo 400 Trifoliares 13/09/2016 Q.200 Q.200
de programa informativos
establecido para el
evento a los
participantes
fecha.
total 287.50
Este es un presupuesto sobre los gastos necesarios de la comisin de [comision], sujeto a las condiciones indicadas a continuacin: (Describo las
condiciones relacionadas con estos precios y los trminos adicionales del acuerdo con los vendedores contactados, quedo sujeto a la decisin de la
comisin de finanzas para la asignacin de los fondos solicitados.)
Para aceptar este presupuesto, envenos este documento, o sbalo al aula virtual de CORI 2.
Con el apoyo de ingenieros y compaeros se logr solventar los medios necesarios para
el evento. Los medios necesarios fueron:
Pantallas
Equipo necesario
Gestionado por Logstica
5 punteros Laser (brindador por los ingenieros. Eddie Flores, lvaro Flores,
Humberto Hernndez y Cristian Ovalle)
6 caoneras (Ing. Eddie Flores, Laboratorio de Aguas, Ing. lvaro Flores, Saln
de Proyecciones y 3 de la AEIO)
Pantalla LCD (AEIO)
Equipo de Audio (Ing. Jos Nimatuj, Ing. Ariel Prez, Aula Magna, Saln Mayor)
4 Computadoras (Giulio Prez, Luis Bolaos, Ing. lvaro flores, Ing. Cristian
Ovalle)
3 Pantallas de Proyeccin (Ing. Sebastin Charchalac)
PREVIO
Para realizar la logstica del Segundo Congreso Regional de Ingeniera CORI2 se
necesit conocer varios aspectos previos al mismo, entre lo que podemos mencionar:
Tener el mobiliario y equipo necesario, hacer pruebas las pruebas respectivas de sonido
y la colocacin de caoneras.
Protocolo
En trminos de peticiones est comisin fue la que ms cosas necesito antes y durante
el congreso. Entre lo que solicit a logstica est:
Preparativos del Saln Mayor del mdulo G para la Leccin Inaugural (Audio,
colocacin de pantallas de proyeccin, arreglos florales, equipo de cmputo y
proyeccin, entre otros.)
2 caoneras, una para el Saln Mayor y otra para el patio del Mdulo G.
2 audios de sonido, uno para el Saln Mayor y otro para el patio del
Mdulo G.
2 computadoras.
Extensiones.
Extensiones.
GASTOS:
Gastos
Cantidad Articulo Costo
2 Paquetes de bateras Q 80.00
1 Cinta industrial color gris Q 20.00
1 Cable de micrfono Q 55.00
2 Arreglos Florales Q.350.00
Tarjetas de internet
Total
Observaciones acerca de algunas comisiones
Inscripciones tuvo inconvenientes el primer da del congreso con los tickets de coffee
break, no los proporciono en su momento, lo cual gener desorden de los asistentes al
pasar por las estaciones. En el segundo da inici demasiado tarde el registro de
personas y esto llev a que a la hora del almuerzo debido a retrasos en las conferencias,
no espero para entregar todos los tickets. Cabe mencionar que la organizacin se refiri
a estos errores como no importantes, sin embargo se distorsion la planificacin y desde
cualquier punto de vista esto es totalmente inaceptable.
Control no trabaj de manera conjunta con logstica para poder verificar que todo fuera
sin contratiempos, en algunos aspectos fue dirigido por logstica ante su falta de
preparacin de ciertas actividades, no todos los integrantes cumplieron sus funciones, el
apoyo hacia otras comisiones no fue lo suficientemente adecuado.
Visitas tcnicas, fue la comisin con ms inconvenientes en el inicio del congreso por la
falta de organizacin en el registro, inici demasiado tarde, falto coordinacin para
atender a los asistentes, hubo poca informacin de su parte para notificar cuales
empresas estaban disponibles.
Deportes: Puesto que la comisin de deportes era la que menos actividades tena
durante los dos das principales, colaboraron de muy buena forma en la reparticin del
Coffee Break el da inaugural en el mdulo G, puesto que a pesar de las constantes
peticiones de informacin por parte de la comisin de logstica a la organizacin
completa a cerca de esta actividad nadie la proporcion por lo que se tuvo que
improvisar.
*Comentarios
Durante la realizacin del congreso, Logstica debe liderar a de comisiones para poder
llevar un control del desarrollo de las actividades programadas, realizar cambios y tomar
determinadas decisiones durante la marcha en base a los inconvenientes que se
presente.
Debe estar al tanto de todos los aspectos importantes, como: El lugar del evento,
horarios, encargados, coordinadores, entre otros. Al igual que debe atender al a
peticiones y apoyar a quienes lo necesitan para que todo siga el curso necesario.
Escuchar la vos del participante para poder conocer sus reacciones y expectativas, lo
que ocurre en el desempeo de cada estudiante participante y lo que necesita hacerse
para mejorar.
Posterior al evento del Segundo Congreso Regional de Ingeniera CORI 2016 llevado a
cabo los das 28, 29, 30 de septiembre y 1 de octubre del presente ao en el Centro de
Convenciones Colina Country Club Quetzaltenango, El grupo a cargo de la Comisin de
Logstica concluye que la comisin debe tener a bien las responsabilidades
operacionales respecto a la implementacin de medidas a ejecutar, tales como:
Yo ___________________________________________________________________________ con
nmero de carn _____________________________ siendo parte de la comisin de
________________________________, me hago responsable del equipo que me es suministrado por la
comisin de logstica, por cualquier tipo de extravo total o parcial de los elementos que fueron solicitados
con anterioridad. De igual manera, soy responsable del correcto uso del equipo y mobiliario, que en caso de
sufrir daos u otros, responder de manera conjunta con los miembros de mi comisin hasta solucionar el
problema.
Libero por tanto de responsabilidad total de todos de todos los posibles eventos que puedan suceder
mientras estn bajo mi uso y cuidado, si existe algn inconveniente notificar a quien corresponda y as
como, velar por la correcta devolucin de lo que me es entregado. Siendo:
______________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Atentamente
______________________________
__________________________________
Vo.Bo. Encargado de Logstica
TRIFOLIAR INFORMATIVO