Correspondencia

En ciertos casos es necesario crear un documento para que sea enviado a muchas personas. Y
ocurre tambin que aunque el contenido es el mismo para cada destinatario, hay que agregar
algunos datos propios de quien lo recibe. Una tarea de esta naturaleza (escribir un documento y
luego ir cambiando los nombres y direcciones u otros datos de los destinatarios) sera lento y, con
mucha probabilidad, conducira a errores. Por ello Word incluye la posibilidad de crear un
documento genricamente llamado "carta modelo" en donde dejamos, por decirlo as, el
"espacio" en donde irn datos personalizados para que stos se llenen automticamente. En otras
palabras, escribimos nuestra carta modelo indicando los lugares en donde se insertar
informacin personalizada de una fuente de datos que debemos crear. Despus se combinan
ambos documentos dando como resultado las cartas personalizadas deseadas.
Tabla de contenido

La tabla de contenido suele ser la lista de ttulos de los captulos de un libro. Una tabla de resumen
de contenido mostrar slo el ttulo de cada captulo, una tabla de contenido ms detallada puede
mostrar los subcaptulos y, si los tiene, sus diversos apartados o numerales, lo cual es muy propio
de los ensayos, manuales tcnicos o materiales cientficos.

Como la elaboracin de un documento extenso es algo dinmico, puede ocurrir que un captulo
cambie de nombre, desaparezca o bien cambie de lugar. Si a cada cambio tuviramos que
reelaborar a mano la tabla de contenido, tendramos aqu una tediosa tarea que los
programadores de Word convirtieron en un proceso casi automtico. Basta con crear una tabla de
contenido en una posicin especfica del documento (suele ir al inicio de los libros), luego marcar
el texto que deseamos forme parte de dicha tabla (ttulos, subttulos, apartados, etctera) y, al
final, cuando el documento ya no va a sufrir ningn cambio, actualizar la tabla.
Notas al pie
Las notas al pie son indispensables en cualquier trabajo de investigacin. Suelen contener
comentarios al margen del autor, la ficha bibliogrfica de la cita utilizada o, incluso, alguna cita de
otros autores que no deseamos poner en el cuerpo del texto.

Para su elaboracin, las notas al pie implican un reajuste al texto de la pgina para que stas
tengan espacio suficiente. A su vez, si una nota desaparece, o una nueva es insertada antes de las
notas existentes, todas las notas deben reenumerarse. En otras ocasiones, es posible que
tengamos que reelaborar la redaccin de la nota para que sea coherente con la redaccin del
documento, por lo que Word debe proveer una manera simple para acceder a las notas, etctera.
Citas y bibliografa
Ttulos

Aqu llamamos "ttulos" a la leyenda con la que identificamos las ilustraciones de un documento,
un diagrama, un grfico o una imagen. Con el uso de esta herramienta, es posible generar una
tabla de ilustraciones, un ndice de imgenes para decirlo con otras palabras y administrar
automticamente las referencias cruzadas del texto con la imagen. Por ejemplo, si en nuestro
texto decimos "la figura de la pgina 14" y luego dicha figura cambia de pgina, el documento se
actualizar sin intervencin del usuario.
ndice

Aqu debemos hacer una precisin. Word llama a secas "ndice" lo que en Mxico conocemos
como "ndice analtico". Es decir, una lista de palabras clave del documento con los nmeros de
pginas en los que aparecen. Para construir tal ndice simplemente debemos ir resaltando las
palabras clave y pulsar el botn "Marcar entrada" de la seccin "ndice". Al final, simplemente
deber generar el ndice en algn punto de su documento, generalmente al final, y si algo cambia,
usar el botn "Actualizar ndice". El marcado de las palabras puede resultar una labor ardua, pero
si lo piensa, es mucho menor que realizar un ndice analtico "a mano" y luego tener que revisar en
todo el documento que cada palabra no haya cambiado de pgina.