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DE ACCIONES DE FORMACIN
CONTINUA EN LAS EMPRESAS
Noviembre 2004
INDICE
Pgina
1. INTRODUCCIN 1
2. CONCEPTOS IMPUTABLES 2
3. SOPORTES JUSTIFICATIVOS 5
5. PAGO Y CONTABILIZACIN 15
6. SUBCONTRATACIN 16
7. PREGUNTAS MS FRECUENTES 17
1. INTRODUCCIN
Con la publicacin del Real Decreto 1046/2003, de 1 de agosto, por el que se regula un
nuevo Subsistema de Formacin Profesional Continua, se puso en marcha un nuevo modelo
de gestin de la formacin continua que pretenda facilitar a las empresas el desarrollo de
programas de formacin para sus trabajadores, mediante un procedimiento gil, flexible y
sencillo para las empresas, sin tener que ajustarse a las convocatorias anuales.
Con esta finalidad, cada empresa dispone de un crdito para formacin que puede hacer
efectivo mediante la aplicacin de bonificaciones a la Seguridad Social, una vez realizada la
formacin. Ahora bien, para que las empresas puedan disfrutar de las correspondientes
bonificaciones se requiere:
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2. CONCEPTOS IMPUTABLES
En este apartado se describen los tipos de costes que constituyen el coste total de la
actividad bonificada:
Los costes de formacin se determinan para cada grupo de formacin, con independencia del
nmero de grupos en que se imparta la accin formativa. Si para ello fuese necesario
prorratear alguno de los gastos realizados entre varios grupos de la misma accin formativa,
el citado prorrateo se efectuar atendiendo a las horas lectivas de cada uno de ellos. El
nmero de horas lectivas se obtiene de multiplicar el nmero de horas de duracin de la
accin por el nmero de participantes en el grupo.
El coste total de una accin/grupo de formacin resultar de sumar los siguientes tipos de
costes:
a) Costes directos
b) Costes asociados
La suma de los costes asociados no podr superar el 25 por ciento de los costes directos.
c) Costes de personal
Se entienden incluidos en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben
formacin en jornada laboral. A estos efectos, slo podrn tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formacin, as como las
horas extras abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensacin de
asistencia al curso fuera del horario laboral.
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El coste salarial de los trabajadores que reciben formacin durante su jornada laboral, como
regla general, se hallar con base a la masa salarial de la empresa bonificada, teniendo a
disposicin para su acreditacin las copias de los TCs correspondientes al ao anterior o
certificacin de haberes y el clculo efectuado en relacin con los trabajadores que han
realizado el grupo bonificado.
a) Costes de imparticin
b) Costes de organizacin
La suma de los costes asociados no podr superar el 25 por ciento de los costes directos.
c) Costes de personal
Se entienden incluidos en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben
formacin en jornada laboral. A estos efectos, slo podrn tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formacin, as como las
horas extras abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensacin de
asistencia al curso fuera del horario laboral.
El coste salarial de los trabajadores que reciben formacin durante su jornada laboral, como
regla general, se hallar con base a la masa salarial de la empresa bonificada, teniendo a
disposicin para su acreditacin las copias de los TCs correspondientes al ao anterior o
certificacin de haberes y el clculo efectuado en relacin con los trabajadores que han
realizado el grupo bonificado.
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3. SOPORTES JUSTIFICATIVOS
Los costes derivados de las acciones formativas que hayan sido comunicados, tanto a efecto
de bonificacin como de cofinanciacin privada, se acreditarn mediante facturas y dems
documentos de valor probatorio equivalente con validez en el trfico jurdico mercantil o con
eficacia administrativa.
Los soportes justificativos quedarn en poder de las empresas y nicamente sern puestos a
disposicin de la Fundacin Tripartita para la Formacin en el Empleo en aquellos casos en
que se solicite.
A continuacin, se describen los requisitos formales y de contenido que deben contener los
soportes justificativos de los grupos comunicados en la aplicacin telemtica puesta a
disposicin de las empresas en la pgina web de la Fundacin, tanto a efectos de bonificacin
como de cofinanciacin privada:
3.1.1. Facturas
Las facturas que se correspondern con gastos efectivamente realizados debern observar
los siguientes requisitos formales establecidos en el artculo 6 del RD 1496/2003, de 28 de
noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturacin y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Aadido:
En el caso de que el proveedor no est obligado a emitir factura, por no ser empresario o
profesional, se podrn acreditar las operaciones mediante los medios de prueba admitidos en
derecho, siempre que conste la identidad de ambas partes (incluyendo razn social y CIF),
naturaleza de la operacin, precio, condiciones y fecha de realizacin.
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Si el destinatario es empresario, ste debe emitir factura al efecto (autofactura), que
deber estar firmada por el prestador del servicio e incluir los mismos datos que se
exigen a una factura.
3.1.2. Tiques
Las facturas podrn ser sustituidas, en las operaciones descritas en el artculo 4 del RD
2402/1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los
empresarios y profesionales, por talonarios de vales numerados o tiques expedidos por
mquinas registradoras siempre que su importe no supere 3.005,06.
3.1.3. Recibs
Los recibs debern ser emitidos por personas fsicas y, nicamente, se admitirn cuando el
servicio prestado no sea habitual ni continuado en el tiempo.
Las notas de cargo sern imputables en aquellos casos en los que el desarrollo de la
actividad formativa se lleve a cabo de forma descentralizada mediante entidades vinculadas
que por razones objetivas no se facturen entre s.
Asimismo, sern imputables las notas de cargo en el caso de que la entidad emisora de la
nota de cargo y la empresa bonificada renan los requisitos legales establecidos para tener
la consideracin de grupo de empresa.
Las notas de cargo debern reunir, al menos, los siguientes requisitos formales:
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Nombre y apellidos o denominacin social completa, tanto del emisor como del receptor
de la nota de cargo.
Nmero de Identificacin Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor.
Lugar y fecha de su expedicin.
Concepto detallado de la prestacin.
En todo caso, se aplicarn los lmites fiscales fijados en la Orden del Ministerio de Economa
y Hacienda de 22 de febrero de 2001, sin perjuicio de lo establecido en la legislacin foral.
Los costes de personal interno podrn ser acreditados mediante alguno de los siguientes
justificantes retributivos:
La pliza del seguro contratado que justifique el gasto imputado deber identificar el
perodo de cobertura, el nmero de participantes y el tipo de seguro.
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3.2. Requisitos de contenido
Los soportes justificativos debern contener el detalle suficiente para identificar la actividad
formativa bonificada. En caso de no recoger el detalle exigido, se podrn acompaar de
certificado o anexo emitido por el proveedor completando la informacin necesaria que
deber estar firmado y/o sellado por el propio proveedor.
En el supuesto de que la imputacin del coste se realice por accin formativa, el desglose
del soporte justificativo podr ser realizado por accin.
Las plizas acreditativas de los costes por los seguros de accidente reguladas en el RD
2402/1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe
identificar el tipo de seguro, el perodo de cobertura y el nmero de asegurados.
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Los soportes justificativos de los costes externos de organizacin, personal,
instalaciones y equipos de apoyo debern identificar la actividad bonificada y
contener la descripcin del servicio prestado, indicando el concepto o servicio facurado.
El siguiente apartado desarrolla los criterios que deben aplicarse para la imputacin de los
costes de formacin de la actividad bonificada.
4.1.1 Formadores
COSTE INTERNO
Se consideran costes directos o de imparticin, los costes del personal propio de la Empresa
Bonificada en labores de imparticin, preparacin de clases, tutoras, evaluacin y seguimiento
de alumnos por parte del personal propio, as como las horas invertidas por el personal en la
preparacin de los medios didcticos.
El coste/hora del personal interno ser el resultado de dividir el coste anual para la empresa
por las horas anuales trabajadas.
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Ser admisible la imputacin del coste de ms de un formador por grupo bonificado siempre
que est justificada su necesidad.
COSTE EXTERNO
COSTE INTERNO
Para el clculo del coste/hora del personal interno se estar a lo establecido en el apartado
4.1.1 relativo a Formadores internos.
COSTE EXTERNO
COSTE INTERNO
Como regla general, la adquisicin de licencias de una aplicacin informtica necesarias para
desarrollar la actividad bonificada podr ser imputada como coste directo admitindose su
coste de amortizacin.
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El clculo del tiempo de amortizacin deber realizarse teniendo en cuenta el nmero de
horas de duracin de la accin formativa y el nmero de horas anuales de trabajo
establecidas en el Convenio aplicable a la empresa bonificada.
COSTE EXTERNO
Asimismo, el coste de la operacin del arrendamiento financiero no debe ser superior al coste
que habra supuesto el alquiler del mismo bien, en caso de que exista la posibilidad de
alquiler. Estos lmites sern tambin aplicables en el caso de imputacin de costes por
arrendamiento financiero de aulas y talleres.
4.1.4 Aulas
COSTE INTERNO
COSTE EXTERNO
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4.1.6 Gastos de transporte, manutencin y alojamiento para los participantes y
formadores
En la imputacin de este tipo de gastos, debern aplicarse los lmites fijados en la Orden del
Ministerio de Economa y Hacienda de 22 de febrero de 2001, sin perjuicio de lo establecido
en la legislacin foral.
Los costes asociados se determinarn para cada grupo de formacin o para cada accin
formativa en su conjunto (en el caso de que la comunicacin de finalizacin se haya
realizado por accin formativa), con independencia del nmero de grupos en que se imparta
la accin formativa. Si para ello fuese necesario prorratear los gastos realizados, el prorrateo
se efectuar atendiendo al nmero de horas lectivas de cada grupo bonificado.
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material didctico o de material consumible utilizado en la preparacin de los medios
didcticos o en desarrollo del grupo formativo, los costes de seguro de accidentes de los
participantes y los gastos de transporte, manutencin y alojamiento de los participantes y
formadores.
En el caso de Agrupaciones de empresas, en las que se unan dos o ms empresas con el fin
de gestionar de forma conjunta su formacin continua, la constitucin de la agrupacin habr
de formalizarse en documento escrito, firmado por los representantes legales de las
entidades agrupadas y debern constar las obligaciones de los firmantes y la compensacin
econmica por los costes de organizacin, si la hubiere.
Estas agrupaciones pueden constituirse slo por las empresas, en cuyo caso una de ellas
habr de asumir las funciones de entidad organizadora, o con la mediacin de una tercera
entidad que asuma las funciones de entidad organizadora.
Imparticin
Preparacin de clases, tutoras, evaluacin, seguimiento de alumnos
Preparacin de medios didcticos
Los costes de organizacin no podrn superar el 25 por ciento de los costes de imparticin.
5.1. Pagos
Las empresas debern conservar los justificantes de pagos correspondientes a los costes
incurridos y declarados ante la Fundacin en la realizacin de la actividad formativa
bonificada con objeto de facilitar su comprobacin.
La acreditacin del pago podr realizarse mediante los extractos bancarios correspondientes
a los grupos bonificados y dems documentos de valor probatorio equivalente con validez en
el trfico mercantil para aquellos casos en los que los pagos se hubiesen realizado por caja.
Los pagos correspondientes a la actividad formativa bonificada deben estar realizados antes
de finalizar el perodo de presentacin del boletn de cotizacin del mes en que se bonifica la
empresa.
5.2. Contabilizacin
Los costes derivados de las acciones formativas, que hayan sido objeto de bonificacin,
debern quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa.
Slo se admitirn, a efectos de su justificacin, los costes de las acciones formativas que
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guarden relacin con su actividad empresarial, y que se encuentren expresamente
identificados como tales en la contabilidad de la empresa.
Con respecto a la contabilizacin de los gastos de ejecucin de las acciones formativas, ser
necesario que se pueda identificar la cuenta contable que recoge estos gastos en un control
posterior.
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6. SUBCONTRATACIN
El centro o institucin podr contratar formadores para impartir las acciones formativas
mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios, siempre que en este
ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia a que se refiere el
artculo 1, apartado 1 del Estatuto de los Trabajadores.
El centro o institucin podr contratar formadores para impartir las acciones formativas
mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios, siempre que en este
ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia a que se refiere el
artculo 1, apartado 1 del Estatuto de los Trabajadores.
En estos casos, los centros de formacin podrn facturar directamente a las empresas
agrupadas por la imparticin o a la entidad organizadora, quien a su vez realizar la
correspondiente facturacin a cada una de las agrupadas.
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7. PREGUNTAS MS FRECUENTES
Se entiende por coste bonificable, los costes directos o los de imparticin y los asociados
o los de organizacin, respecto de los cuales las empresas podrn aplicarse las
bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
Los costes salariales de los trabajadores que reciben la formacin en jornada laboral no
se consideran bonificables, pero se computarn para determinar la cofinanciacin
privada.
Cuando el grupo haya sido financiado, adems de con la bonificacin aplicada, con otras
subvenciones o recursos, deber acreditarse el importe, procedencia y aplicacin de tales
fondos.
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Las empresas que, sin haber transcurrido el perodo establecido para mantener la
documentacin justificativa de las bonificaciones aplicadas, decidan suspender su
actividad econmica o disolverse, debern remitir copia de la misma a la Fundacin
Estatal para la Formacin en el Empleo.
Como regla general, se hallar con base a la masa salarial de la empresa bonificada,
teniendo a disposicin para su acreditacin las copias de los TCs correspondientes al ao
anterior o certificacin de haberes y el clculo efectuado en relacin con los trabajadores
que han realizado el grupo bonificado.
11. Son admisibles las notas de cargo en caso que la empresa bonificada forme
parte de un grupo de empresas?
Se admitirn las notas de cargo en el caso de que la entidad emisora de la nota de cargo
y la empresa bonificada renan los requisitos legales establecidos para tener la
consideracin de grupo de empresas.
Como regla general, no es admisible la imputacin del IVA como coste formativo
bonificable, excepto para las entidades exentas o no sujetas al impuesto.
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servicios, siempre que en este ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y
dependencia a que se refiere el artculo 1, apartado 1, del Estatuto de los Trabajadores.
La empresa agrupada que imparte la formacin podr facturar directamente a cada una
de las empresas incluidas en la Agrupacin o facturar a la Entidad Organizadora, para
que sta a su vez se encargue de facturar a cada empresa.
S, para que la nueva factura emitida sea admitida es imprescindible que se aporte el
abono de la factura sustituida.
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