INFORME SOBRE APLICACIN DE SOFWARE Y HERRAMIENTAS

TECNOLOGICAS

VILMA CUELLAR ROMERO

DAVID LEONARDO HERRERA TRIANA

LUISA FERNANDA PACHECO MOLINA

Trabajo de presentacin como requisito de la actividad de aprendizaje 9:

Fase II: Planear estratgicamente un modelo efectivo de negociacin

internacional

Docentes

DIANA ISABEL ARROYAVE VIVAS

ANGELA ROSA AMAYA ORTIZ

MARLENY PARRA GONZALEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROGRAMA COMERCIO Y TURISMO - SENA REGIONAL QUINDO - ARMENIA

QUINDO

2017
 Evidencia 3: Informe de la aplicacin del software

Elabore un informe sobre la aplicacin del software, utilizando tcnicas y

tecnologas existentes, posteriormente seleccione indicadores, compatibles en su
relacin y anlisis con el desarrollo de los productos y servicios, durante las
diversas etapas del ciclo de vida del producto.

Para realizar este informe tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Estudiar las tcnicas y tecnologas existentes como hojas electrnicas y

analcelas a travs de grficas, cuadros y herramientas de estadstica bsica en
proyeccin, regresin y correlacin, razones, proporciones y porcentajes.
Temtica vista en la Actividad de aprendizaje 6.
2. Seleccionar los indicadores compatibles en su relacin y anlisis con el
desarrollo de los productos y servicios, durante las diversas etapas del ciclo de
vida del producto.
3. Analizar las estrategias identificadas en el Plan de mercadeo, Actividad de
aprendizaje 8.

Esta evidencia debe enviarse en formato de Microsoft Word, Excel o PDF a travs
de la plataforma Virtual de Aprendizaje, as:

1. Clic en el ttulo de esta evidencia.

2. Clic en Examinar mi equipo y buscar el archivo previamente guardado.
3. Dejar un comentario al tutor (opcional).
4. Clic en Enviar

1. RESUMEN
A lo largo de la historia Gerencial, muchos autores se han empeado en encontrar
siempre maneras ms eficaces e innovadoras de controlar los negocios integralmente,
enfocndose no solamente en el xito Financiero de las compaas, sino en tener
controles sobre diferentes reas y procesos para encontrar siempre la excelencia
operacional.

Sin embargo; a pesar de los avances y las propuestas nuevas siempre surgen preguntas
sin resolver o aun confusas, por ejemplo se enfocan ms en resolver que es lo que se
debe medir, en vez de como se debe medir, como se definen y como se vinculan los
factores entre s para impulsar los resultados de la compaa. Para la gestin de las
compaas; los indicadores inicialmente se deben definir, medir y determinar su
efectividad para una mejor toma de decisiones; resulta entonces evidente decir que
determinar su efectividad siempre ser una variable multidimensional pues depender de
los diferentes puntos de Vista de quien este analizando algn indicador.

La problemtica se centra muchas veces en que las compaas no pueden establecer de

manera clara y concreta cuales son los indicadores claves y como se pueden interpretar,
en muchos casos no entienden lo que quieren decir o por qu se dan estos resultados.
Adicionalmente se centran en analizar resultados actuales y en como proyectar mejores
indicadores a Futuro basados en metas establecidas, muchos casos por las casas
Matrices en las corporaciones Multinacionales, o en lo que indica la industria, mas no en
la naturaleza de su negocio. Actualmente las compaas realizan seguimientos aislados
de sus indicadores (Financieros, Comerciales, de Mercadeo, Logsticos, Etc.) sin
embargo, el integrarlos todos bajo una plataforma es una prctica poco comn,
especialmente en Colombia.

Los Software empresariales y los Tablero de Indicadores de Gestin busca que con tantas
variables actuales, y con la informacin que existe pero muchas veces est dispersa, o es
de difcil lectura, se logre agrupar dentro de una misma plataforma y se puedan establecer
conexiones entre factores y causas y como repercuten en los resultados; estableciendo
correlaciones entre las diferentes variables y los resultados, sin embargo estas
herramientas no solamente busca aclarar la informacin actual y el cmo poder
proyectarla, el valor adicional que se establece es el realizar anlisis histricos de la
informacin y como las situaciones del pasado pueden ayudar a entender las situaciones
presentes y asimismo ayudar a realizar mejores proyecciones de sus resultados y del
proceso natural de mejora continua de todas las compaas.

2. INTRODUCCIN
Lo que pretendemos en este informe es entregar y explicar las diferentes
herramienta que por medio de un desarrollo tecnolgico sobre una plataforma de
acceso masivo, como lo es EXCEL, le permita tener a las diferentes Gerencias de
una organizacin, control sobre las decisiones y estrategias que hasta el momento
han tomado, y ver cmo estas estn impactando sobre los resultados.

Actualmente hay empresas dedicadas a entregar este tipo de herramientas,

profesionales independientes que tienen el conocimiento suficiente para
desarrollar productos que entreguen resultados. Se encontrar en la literatura
como Tableros de Mando, Balanced Scorecard, KPI Management, entre otras
(KPI: Key Performance Indicator).
Este tipo de instrumentos nacen desde unas herramientas llamadas BPM
(Business Performance Management), y BI (Business Intelligence). El primero se
enfoc principalmente en formar un puente entre la estrategia, la ejecucin, y los
resultados.
Sus pilares fueron
Estrategia
Planeacin
Monitoreo
Actuacin

El segundo se especializ en los procesos, las herramientas, y dems elementos

que permitieron tomar la informacin y en la capacidad de convertirla en
conocimiento. A partir de esto se logr convertir las tendencias en nuevos datos,
reglas, planes de negocio, y generacin de ventajas competitivas. La
implementacin de estos en sus inicios se puede resumir en que con base en la
informacin se pueden predecir futuros desempeos. La mezcla de la informacin,
y la convergencia de la misma, hicieron que las diferentes reas de las
organizaciones se integraran, se motivaran, desarrollaran, y se creara una sana
competencia para ver quin generaba la mejor aplicacin.

Ahora, en la actualidad son productos que permiten tener control en mediciones,

indicadores, informacin clave para las organizaciones. Se ha convertido en un
elemento de las directivas para la toma de decisiones giles, eficaces, y efectivas.
En el desarrollo del liderazgo dentro de la organizacin hace que se puedan
enfocar los empleados, y que con esto se les pueda ayudar para optimizar el
desempeo de las tareas diarias
.
Las grandes organizaciones mundiales manejan un portafolio de centenares de
productos, con lo cual el seguimiento, el control, y el mantenimiento son
fundamentales. Por producto se crea una nueva unidad de negocio, una gerencia,
varias estrategias, varios objetivos y esto hace que el foco se pueda perder
fcilmente. No solo esto, sino la energa utilizada en las actividades se pierde por
ser enfocada en tareas que no dejaran ningn resultado, los recursos utilizados
para desarrollarlas no llevaran al xito, y las tareas podrn ser redundantes y
conflictivas.

La determinacin de una organizacin de integrar o no a su operacin una

herramienta como esta se sustentan sobre varios anlisis. Es relevante que se
hagan presentaciones con variables de costo beneficio, impacto en los
resultados, aumento ventas, mrgenes, por nombrar algunos, benchmarking, si mi
competencia los tiene, y cmo esto le ha servido. Las organizaciones que han
logrado implementar estos tableros de mando presentan un comn denominador,
y este es el hecho que la organizacin completa se ha comprometido y ha logrado
incorporarlo como un factor esencial para el logro de los objetivos.

3. METODOLOGA EMPLEADA
Dentro del progreso de las herramientas tecnolgicas, se procura seguir varios pasos que
permitan inicialmente la consolidacin de la informacin y posteriormente las
comparaciones e integracin. La determinacin de una organizacin de integrar o no a su
operacin una herramienta como esta se sustentan sobre varios anlisis. Es relevante
que se hagan presentaciones con variables de costo beneficio, impacto en los
resultados, aumento ventas, mrgenes, por nombrar algunos, benchmarking, si mi
competencia los tiene, y cmo esto le ha servido.

Las organizaciones que han logrado implementar estos tableros de mando presentan un
comn denominador, y este es el hecho que la organizacin completa se ha
comprometido y ha logrado incorporarlo como un factor esencial para el logro de los
objetivos. Para esto han utilizado en ocasiones un apoderado, generalmente un alto
ejecutivo, con unas caractersticas determinantes que permiten que el entendimiento,
aplicacin, e interiorizacin del concepto sean sencillos.
 4. CARACTERSTICAS DE LOS SOFWARE TECNOLOGICOS EXISTENTES Y
HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS INFORMATICAS

Balanced Scorecard: es la principal herramienta metodolgica que traduce la

estrategia en un conjunto de medidas de la actuacin, las cuales proporcionan la
estructura necesaria para un sistema de gestin y medicin.
El acceso a los principales almacenes de informacin brinda la posibilidad de presentar
los resultados de desempeo y entender por qu estn dndose esos resultados.

Beneficios del Balanced Scorecard: induce una serie de resultados que favorecen la
administracin de la compaa, pero para lograrlo es necesario implementar la
metodologa y la aplicacin para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del
anlisis. Entre otros podemos considerar las siguientes ventajas:

Alineacin de los empleados hacia la visin de la empresa.

Comunicacin hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.
Redefinicin de la estrategia en base a resultados.
Traduccin de la visin y estrategias en accin.
Favorece en el presente la creacin de valor futuro.
Integracin de informacin de diversas reas de negocio.
Capacidad de anlisis.
Mejora en los indicadores financieros.
Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.

Ejemplo de este mtodo en la aplicacin de ciclo de vida del producto

DASHBOARD: El nombre Dashboard se refiere al tablero de un automvil, el cual
ofrece al conductor informacin permanente sobre el estado del vehculo. El mundo de los
negocios toma la palabra con un sentido similar pero en lugar de aplicarlo a los
automviles lo refiere a la empresa.

As Dashboard es una pgina desarrollada en base a tecnologa web mediante la cual se

despliega en tiempo real informacin de la empresa extrada de varias fuentes o bases de
datos. Su caracterstica de tiempo real otorga a los usuarios un conocimiento completo
sobre la marcha de la empresa y permite hacer anlisis instantneos e inteligencia de
negocios.

Modelo DMAIC (define, measure, analyze, improve, control): Es un

sistema de mejora para los procesos existentes que quedan por debajo de la
especificacin y que buscan una mejora incremental. La herramienta es una estrategia de
calidad basada en estadstica, que da mucha importancia a la recoleccin de informacin
y a la veracidad de los datos como base de una mejora.
Definir: Se refiere a definir los requerimientos del cliente y entender los procesos
importantes afectados. Estos requerimientos del cliente se denominan CTQs (por
sussiglas en ingls: Critical to Quality). Este paso se encarga de definir quin es el cliente,
as como sus requerimientos y expectativas. Adems se determina el alcance del
proyecto: las fronteras que delimitarn el inicio y final del proceso que se busca mejorar.
En esta etapa se elabora un mapa del flujo del proceso.

Medir: El objetivo de esta etapa es medir el desempeo actual del proceso que se busca
mejorar. Se utilizan los CTQs para determinar los indicadores y tipos de defectos que se
utilizarn durante el proyecto. Posteriormente, se disea el plan de recoleccin de datos y
se identifican las fuentes de los mismos, se lleva a cabo la recoleccin de las distintas
fuentes. Por ltimo, se comparan los resultados actuales con los requerimientos del
cliente para determinar la magnitud de la mejora requerida.

Analizar: En esta etapa se lleva a cabo el anlisis de la informacin recolectada para

determinar las causas raz de los defectos y oportunidades de mejora. Posteriormente se
tamizan las oportunidades de mejora, de acuerdo a su importancia para el cliente y se
identifican y validan sus causas de variacin.

Mejorar: Se disean soluciones que ataquen el problema raz y lleve los resultados hacia
las expectativas del cliente. Tambin se desarrolla el plan de implementacin.

Controlar: Tras validar que las soluciones funcionan, es necesario implementar controles
que aseguren que el proceso se mantendr en su nuevo rumbo. Para prevenir que la
solucin sea temporal, se documenta el nuevo proceso y su plan de monitoreo.
Control y control estadstico de procesos
El control es el proceso que asegura que se satisfacen los objetivos, a travs de la
informacin obtenida de la ejecucin del proceso. Esto significa que la informacin del
proceso se compara con aquello que fue planificado y se toman decisiones segn los
resultados.
Diferentes tipos del sistema de control son el control preliminar, medidas que tratan de
asegurar que la calidad de los materiales de entrada satisfacen las especificaciones
requeridas; control concurrente, que involucran directamente a los gestores en la gestin
del funcionamiento de un proceso dado; y control del feedback, lo cual implica el uso de
objetivos y resultados para proporcionar las bases para el cambio, mejoras y acciones
continuas.
El control implica la eleccin de qu controlar, el desarrollo de caractersticas y tcnicas
de medida, medicin, evaluacin y toma de las acciones necesarias como resultado.

Control estadstico de procesos (SPC)

El control estadstico de procesos (SPC) es la aplicacin de tcnicas estadsticas en un
proceso para obtener datos estadsticos sobre ese proceso y aplicar tcnicas de control
para gestionarlo. Esto implica la medicin de datos sobre la variacin del proceso. Las
tcnicas estadsticas por s mismas no proporcionan la calidad del producto demandada
por los clientes, pero proporcionan un medio metdico para asegurar que se cumplen las
especificaciones de diseo.
Los grficos de control estadstico son medios grficos de mostrar la variacin en el
tiempo del proceso examinado. Proporcionan un medio por el cual los datos pasados
pueden ser utilizados para proporcionar lmites -superior, central e inferior- del proceso
examinado, en trminos de variacin. Los lmites podran ser diseados (tolerancias) o
podran ser calculados a partir de los datos generados por el proceso. Una evaluacin del
grfico puede indicar si la muestra es comn (no asignable aleatoriamente), o tiene una
causa especial (asignable) la cual puede ser gestionada y minimizada.
Los grficos de control se pueden dividir en dos tipos principales de variables (objetivos) o
de atributos (ms subjetivos). Cada uno puede ser aplicado en circunstancias diferentes
dependiendo del tipo de la caracterstica de los datos a ser generados.
Los grficos de sumas acumuladas son utilizados para detectar cambios o desviaciones
en la media de la muestra del proceso. Estos se interpretan comparando los puntos
trazados con los lmites definidos. La principal ventaja sobre los grficos de control de
Shewhart es que grficos de sumas acumuladas consideran toda la informacin de las
observaciones hasta el punto de evaluacin.
El muestreo de aceptacin implica la evaluacin de una porcin de una agrupacin del
producto para tomar una decisin sobre la aceptacin o rechazo de una asignacin del
producto. La principal razn para desarrollar esta tcnica es la reduccin de costos,
tiempo y la reduccin de la destruccin del producto. El rango de alternativas de muestreo
vara desde no realizar muestreos hasta un examen al cien por cien. Los planes de
aceptacin son diseados para reducir el riesgo del productor de aceptar un producto
defectuoso y reducir el riesgo de un producto que es aceptado por un cliente.
La gestin apropiada del plan de muestreo asegurar que se logra un balance eficaz entre
esos dos criterios que entran en competencia.
La capacidad del proceso es esencialmente la evaluacin de si un proceso
generaproductos consistentes con las especificaciones de diseo. Puede ser utilizado
para proporcionar un refuerzo del estado actual de la ejecucin de un proceso, o puede
ser usado para proporcionar una herramienta de planificacin para verificar las tolerancias
conocidas contra el proceso examinado.
El control de procesos significa la evaluacin de un proceso dado, determinar las causas
de los problemas relacionados con la calidad que afectan a su control, y la erradicacin de
estas. El control primario (llevar un proceso a un estado estable) y el control secundario
(mejora del proceso) son tcnicas que son consistentes con la filosofa de la mejora de la
calidad.
La funcin de prdida de la calidad relaciona de una manera directa la economa con la
variabilidad del proceso, donde cualquier desviacin del objetivo de diseo significa un
desperdicio. Su principal desventaja es que puede provocar unos costos administrativos
mayores que el beneficio percibido por el cliente al realizar una seleccin de objetivos
ms rigurosa, lo cual puede impedir el uso de recursos en otras partes de la organizacin
que podran ser utilizados para protegerse de mayores problemas relacionados con la
calidad.

Para qu sirve el control estadstico de procesos?

SPC es la aplicacin de tcnicas estadsticas en un proceso para:
1. Desarrollar y recoger datos estadsticos sobre el proceso.
2. Aplicar esas tcnicas para proporcionar las bases para la interpretacin de la
funcionalidad y desarrollo del proceso.
SPC implica la medicin de datos acerca de la variacin en un proceso y puede aplicarse
a cualquier parte de este proceso. En este sentido, un proceso implica una combinacin
de materiales, tecnologa y mtodos, que afectan a la capacidad de una organizacin para
producir mercancas y servicios que satisfacen las necesidades o deseos que exige el
cliente.
El control estadstico de procesos (SPC) proporciona a los directivos, a travs de los
operarios, los medios para administrar y gestionar los procesos de su organizacin, para
asegurar que los productos y servicios satisfacen de una manera eficaz aquello que el
cliente requiere y necesita.
SPC significa la adopcin de tcnicas basadas en una valoracin matemtica para
asegurar que el producto es producido y diseado, con el mnimo costo

Diagrama de Causa - Efecto (espina de pescado) Qu es?

Es una representacin grfica de la relacin entre un efecto y todas las posibles causas
que influyen en el, permitiendo identificarlas y clasificarlas para su anlisis.
 Cundo se utiliza?

Cuando se desee realizar un anlisis en forma grfica y estructurada.

Cuando se necesite analizar una situacin, condicin o problema especfico, a

fin de determinar las causas que lo originan.

Cuando se desee analizar el resultado de un proceso y las cosas que se necesitan

para lograrlo (visualizacin positiva).

Cmo se elabora?

Seleccione claramente el efecto que se desea analizar.

Rena a las personas que mejor conozcan el efecto que se va a analizar.

Realice una especie de tormenta de ideas o T.G.N. Acerca de las posibles causas
del efecto estudiado.

Trace una flecha horizontal de izquierda a derecha colocando el efecto al final de

la misma.

Agrupe por categoras las causas identificadas, por ejemplo: mano de obra,
materiales, maquinaria, etc.
 Por cada causa pregunte el por qu? Tantas veces como sea posible y coloque
las respuestas como ramificaciones de la causa.

De esta manera determine sucesivamente el origen de cada causa, para despus

tomar las acciones respectivas a cada una de ellas.

Ventajas

Permite que el grupo se concentre en el contenido del problema, no en la historia

del problema ni en los distintos intereses personales de los integrantes del equipo.

Ayuda a determinar las causas principales de un problema, o las causas de las

caractersticas de calidad, utilizando para ello un enfoque estructurado.

Estimula la participacin de los miembros del grupo de trabajo, permitiendo as

aprovechar mejor el conocimiento que cada uno de ellos tiene sobre el proceso.

Incrementa el grado de conocimiento sobre un proceso.

Utilidades

identificar las causas - raz, o causas principales, de un problema o efecto.

Clasificar y relacionar las interacciones entre factores que estn afectando al

resultado de un proceso.

Histograma de frecuencia Qu es?: Es un grfico de barras que muestra la frecuencia

con que ocurre una determinada caracterstica que es objeto de observacin.
Cundo se utiliza?

Cuando se requiere mostrar la distribucin de los datos y representar la variacin propia

de un proceso.

El histograma de frecuencia es una fotografa de lo que sucede en el proceso de anlisis.

El histograma de frecuencia se debe analizar siempre en equipos de trabajo y se deben
considerar en el anlisis los lmites de especificaciones requeridos por el cliente (no los
lmites de control determinados estadsticamente). De igual forma el porcentaje de
confianza del proceso debe ser el establecido por el grupo de trabajo.

Diagrama de Pareto Qu es?

Es un grfico de barras que jerarquiza los problemas, condiciones o las causas de estos
por su importancia e impacto, siguiendo un orden descendente de izquierda a derecha.