Inventory atau persediaan barang biasanya baru diketahui besarnya setelah

diadakan stock opname (stock taking) pada setiap akhir tahun.

Dalam setiap stock opname sering dijumpai :

1. Terdapatnya persediaan yang mengendap 6 bulan atau lebih

2. Terdapat/ditemui barang yang sudah expired date

3. Terdapatnya barang yang rusak atau kelemahan karena penyimpanan

Di samping yang disebut di atas, hal yang terpenting adalah: kita dapat

membandingkan hasil stock opname dalam nilai rupiah pada setiap akhir tahun, akan

ditemui 3 kelompok hasil stock opname yang berbeda-beda, yaitu :

a. Nilainya lebih besar dari nilai kebutuhan yang wajar atau yang diharapkan

b. Nilainya sama besar dengan nilai kebutuhan yang wajar, dan

c. Nilainya lebih kecil dari nilai kebutuhan yang wajar.

Nilai hasil stock opname = jumlah barang x H. netto

HN = LIFO, FIFO, dan Average

Nilai kebutuhan yang wajar sesuai dengan tujuan inventory control adalah

persediaan hasil stock opname haruslah seimbang dengan permintaan yang ada, yang

distandarisasikan pada satu satuan waktu tertentu, misalnya satu bulan, dua bulan dan

lain sebagainya. Agar tercapainya keseimbangan antara persediaan dan permintaan

barang dapat dilihat dari berbagai segi :

1. Persediaan berdasarkan pada kecepatan gerak/perputaran

Apakah persediaan/barang tersebut termasuk fast moving (turnover tinggi). Supaya

disediakan dalam jumlah yang banyak, sedangkan bagi yang slow moving (slow

turnover) disediakan dalam jumlah yang sedikit.

26
2. Persediaan ditentukan berdasarkan lokasi perusahaan

Bagi lokasi yang jauh dari supplier maka harus disediakan barang yang

cukup banyak, tetapi harus disesuaikan dengan kebutuhan, dan bagi yang

lokasinya yang dekat dengan supplier, maka dalam penyediaannya tidak perlu

terlalu banyak.

3. Persediaan disesuaikan dengan kebutuhan perbulannya.

Pembelian persediaan dapat disesuaikan dengan jumlah kebutuhan untuk setiap

bulannya atau satu satuan waktu tertentu lalu diadakan pemesanan kembali, hal ini

dapat dihitung dari penentuan laba bruto yang diharapkan.

Misal : Laba bruto yang diharapkan 25% per bulan, maka jumlah pembelian

per bulannya = 75% dari omset (HN/COGS)

4. Arus barang

Dalam setiap keseimbangan, maka ada arus permintaan dan seolah-olah semua

barang dalam situasi yang bergerak secara terus-menerus dari waktu ke waktu

sampai hentinya.

Arus barang yang terjadi :

- dari supplier masuk ke gudang

- dari gudang masuk ke ruang produksi

- dari ruang produksi lalu ke tangan pembeli/konsumen

27
Karena itu terdapat 3 jenis kegiatan yang terlibat dalam arus barang tersebut :

1. Bagian pengadaan barang/pembelian

2. Bagian pergudangan atau penyimpanan

3. Bagian penyerahan barang atau penjualan

PENGENDALIAN BARANG DI APOTIK

Persediaan yang dibutuhkan di apotik adalah: berupa obat-obatan jadi/patent

dan bahan baku, dan alkes. Untuk mencapai keseimbangan tidak saja dilihat dari

total penjualan maupun total pembelian, tetai lebih jauh lagi harus melihat

kepada keseimbangan antara pembelian dengan penjualan dari setiap jenis obat

atau produk.

Dalam pengendalian persediaan terdapat dua jenis keseimbangan yang harus

selalu terjadi, yaitu :

1. Keseimbangan secara total

Adalah keseimbangan antara seluruh persediaan dan seluruh permintaan atau

antara seluruh pembelian dengan seluruh penjualan secara profesional

Misal : Besar omset = A

Laba bruto = 25%

Harga pokok (COGS) = 75%

maka pengadaan barang baru dikatakan seimbang kalau besarnya persediaan =

75% (pembelian) dari omset)

28
2. Keseimbangan komposisi

Dan ini pun harus dilihat apakah produk tersebut fast moving atau slow moving.

- Bila fast moving menghasilkan omset 80% dan

- Bila slow moving menghasilkan omset 20%

Maka besarnya persediaan barang kedua kelompok barang ini harus proporsional

seimbang yaitu :

80% dari 75% persediaan

20% dari 75% persediaan

Kesalahan dalam menentukan nilai persediaan/pembelian maka akan terjadi hal-hal

sebagai berikut :

a. Terlalu banyak items dari produk-produk yang slow moving yang terbeli

b. Kwantum dari items terbeli dalam jumlah yang melebihi kebutuhan

c. Atau banyaknya items dari produk-produk yang fast moving terbeli dalam jumlah

yang melebihi kebutuhan

d. Atau kemungkinan besar terjadinya kasus-kasus yang terjadi tersebut di atas

terjadi secara bersama-sama (fast moving dan slow moving terbeli sama-sama

melebihi kwantum yang diperlukan).

Yang dimaksud dengan keseimbangan antara total pembelian dengan total

penjualan tidak berarti bahwa nilai rupiah dari total pembelian sama dengan

nilai rupiah dari total penjualan, tetapi keseimbangan itu ditunjukkan pula kepada

kesamaan dalam kwantum unit dari masing-masing produk, jika produk penjualannya

rata-rata 50 unit per bulan, maka pembeliannya pun rata-rata 50 unit per bulan.

Contoh : besarnya pembelian akan terhenti sebesar COGS bagi apotik dan PBF.

29
 Laba bruto rata-rata ialah laba bruto rata-rata dari semua jenis penjualan karena

umumnya apotik/PBF mengambil keuntungan yang berbeda-beda untuk setiap jenis

penjualan.

Omset rata-rata suatu apotik per bulan = Rp 100.000.000

Laba yang direncanakan :

a. Penjualan resep tunai/kredit : 25% dari omset

b. Penjualan ke dokter, rumah sakit dll : 10% dari omset

c. Penjualan bebas : 20% dari omset

maka - omset resep perbulan = Rp 75.000.000

- omset dokter/rumah sakit = Rp 25.000.000

- omset bebas = Rp 5.000.000

Sehingga laba yang diperoleh :

Resep = 25% x Rp 75.000.000 = Rp 18.750.000

Dokter/RS = 10% x Rp 25.000.000 = Rp 2.500.000

Bebas = 20% x Rp 5.000.000 = Rp 1.000.000

+
Persentase laba rata-rata adalah jumlah 21% = Rp 22.250.000

maka HP / COGS = 79% dari total omset

Selain dari perhitungan tersebut di atas, COGS dapat juga diperoleh dari hasil

perhitungan rugi laba sebelumnya.

30
Suatu sistem pengadaan barang baru dikatakan baik, kalau hasil pembeliannya

memenuhi beberapa persyaratan :

a. Komposisi produk sesuai dengan kebutuhannya, baik fast moving maupun slow

moving

b. Kemampuan memiliki permintaan

Mampu menyediakan produk yang diminta oleh pembeli

- Persediaan lengkap

- Jumlah masing-masing persediaan adalah cukup

c. Jumlah pembelian rutin/kebutuhan pada setiap akhir bulan selalu menunjukkan

keseimbangan dengan penjualan secara proporsional yaitu sebesar COGS.

Pembelian bertujuan untuk mengisi kembali barang / produk / obat yang

sudah terjual, agar jumlah keseimbangan antara persediaan dan penjualan bisa

dipertahankan, maka yang perlu dibeli disini adalah barang yang sudah habis terjual

atau ditambah dengan buffer stock/plafond minimal/safety stock/persediaan besi,

kalau hal ini diperlukan.

Sumber Data dan Informasi

Untuk mempermudah dan membantu ingatan tentang apa dan berapa

yang harus dibeli, maka sebaiknya pembelian itu diatur berdasarkan data-data

untuk memperoleh data di apotik sudah banyak dokumen-dokumen yang tersedia,

antara lain :

31
1. Buku permintaan barang

2. Kartu gudang/kartu barang

3. Kartu stock pada bagian pembelian/administrasi

4. DEFECTA

Buku permintaan barang di apotik merupakan dokumen yang sehari-hari

dipakai untuk meminta barang ke gudang yang diperlukan di ruang racikan. Dokumen

ini mencatat obat-obatan yang masuk dan obat-obatan yang keluar. Dalam dokumen

ini terdapat kolom-kolom yang mencantumkan :

- Nama barang yang diminta

- Jumlah barang yang diminta setiap jenisnya

- Jumlah barang yang diserahkan setiap jenisnya

- Sisa persediaan gudang dari setiap jenisnya

Kolom sisa persediaan gudang inilah yang dapat menjawab pertanyaan apa

yang harus dibeli pada saat ini, karena akan terlihat angsung apakah persediaan obat-

obatan tersebut masih cukup atau sudah habis di gudang, dengan demikian sumber

informasi yang merupakan jawaban tentang barang apa saja yang harus dibeli pada

hari ini adalah buku permintaan barang apotik.

Kartu gudang dipergunakan sebagai pemberitahuan tentang pertanyaan

berapa banyak items yang harus dibeli dari masing-masing items. Kartu gudang

terdapat kolom-kolom obat-obatan masuk dan obat-obatan yang keluar serta lajur sisa

persediaan.

32
 Kolom barang yang keluar ini menjadi sumber informasi untuk mencari tahu

berapa besarnya kebutuhan untuk setiap bulannya dari produk tersebut. Dengan

demikian sumber data tentang berapa banyak kebutuhan untuk setiap produk dalam

satu satuan waktu dapat diperoleh dari kartu gudang atau kartu barang. Cantumkan

kebutuhan per bulannya pada masing-masing kartu dengan tinta warna.

Kemana pembelian itu harus ditunjukkan, perlu dipertimbangkan beberapa faktor,

antara lain :

a. Harga yang kompetitif, jika suatu produk terdapat lebih dari satu distribusi

b. Pelayanan yang cepat

c. Masa kredit item yang paling menguntungkan pada tingkat harga dan pelayanan

yang kompetitif tadi.

MENETAPKAN KEBIJAKSANAAN PEMBELIAN

Kebijaksanaan yang ditetapkan haruslah cukup ekonomis dilihat dari sudut

penggunaan dana / modal, juga harus efisien dalam pelaksanaannya serta dalam

pencapaian tujuannya.

Faktor utama yang harus dipertimbangkan, antara lain :

1. Waktu pembelian/timing

2. Lokasi

3. Volume dan frekuensi pembelian

33
Faktor yang menyebabkan penyimpangan :

Dalam penyediaan obat-obatan biasanya terjadi penyimpangan, antara lain :

a. Habisnya persediaan obat-obatan lebih dari yang diperkirakan semula

b. Habisnya persediaan barang lebih lambat dari yang diperkirakan semula

c. Kadang-kadang terdapat barang yang tidak pernah habis walau volumenya

kecil saja.

Dilihat dari faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya penyimpangan itu maka akan

terlihat adanya tiga kelompok faktor yang mempengaruhi apotik tersebut, yaitu :

1. Faktor dari sistem yang digunakan

Faktor dari sistem yang digunakan umumnya memakai/didasarkan pada nilai

rata-rata, nilai rata-rata adalah nilai yang menjadi dasar perhitungan dimana

angka-angka yang lebih kecil atau angka-angka yang lebih besar dijumlahkan dan

diambil rata-rata, seperti pada kurva distribusi Gauss/Bellshaved Curve/Bellshaved

Gaussian distribution curve.

Contoh : Rata-rata = 50 unit

Berdasarkan pengeluaran selama 4 bulan, misal 53-47-44-56

56 44
Standar deviasi : = 6 = X
2

Maka secara teoritis dapat diperoleh 70% dari produk-produk akan berdeviasi

antara 50 X dan 50 + X.

Dari Curve Gauss dapat diartikan 50% dari seluruh produk yang beredar di

suatu apotik akan menyimpang kearah persediaan yang lebih dini, dan 50%

34
 penyimpangan kearah habisnya persediaan yang lebih lambat. Untuk

masing-masing produk (fast moving dan slow moving).

Untuk lebih jelasnya menggunakan sistem pareto :

dimana fast moving = produk pareto

slow moving = produk non pareto

Produk pareto adalah produk-produk sejumlah produk-produk yang menghasilkan

omset sebanyak 80% dari total omset, sedangkan sisanya sebesar 20% dari omset.

Untuk memperoleh produk-produk mana yang termasuk kedalam kelompok

pareto, perlu dibuat suatu daftar yang terdiri dari produk yang menghasilkan omset

mulai dari omset yang tertinggi sampai yang terendah, dan biasanya kelompok

pareto tidak begitu besar, hanya berkisar antara 20% - 30% dari semua produk di

apotik dan sisanya non pareto antara 70% - 80% dari semua produk yang beredar.

Makin banyak jumlah item yang termasuk kelompok pareto, maka makin sulit

apotik tersebut untuk dikendalikan, karena produk slow moving/produk yang

lemah juga masih banyak yang harus dikelola.

A 2500 jenis 500 jenis pareto/fast moving = 20%

B 2000 jenis 2000 jenis pareto/slow moving = 80%

2. Faktor intern apotik yang bersifat manusiawi

Misal : - Petugas gudang kesulitan menentukan kebutuhan dasar rata-rata

35
 - Petugas pembelian terlalu dekat dengan daya instinc-meleset

- Faktor kebijaksanaan, dan lain-lain

3. Faktor ekstern apotik adanya produk baru, dan lain-lain

Biaya Pengadaan Barang

Ada dua kelompok biaya yang harus dikeluarkan dalam kegiatan pengadaan barang,

antara lain :

a. Biaya langsung

Bunga dapat diperhitungkan dan biaya akan meningkat secara proporsional dengan

meningkatkan volume atau pembelian barang.

b. Biaya transportasi

Akan menjadi kecil biaya transportasi bila volume pemesanannya besar.

Metode Persediaan dalam Menentukan atau Mengukur Pendapatan

Bila barang/obat telah terjual dalam satu periode fiskal, maka untuk

menentukan gros profit (laba bruto) atas penjualan akan dapat ditentukan dengan

mudah, yaitu total harga pokok pembelian dan harga pokok penjualan dibebankan

kepada hasil penjualan, tetapi barang/obat tersebut tidak terjual seluruhnya pada akhir

periode, untuk itu berapa nilai hasil dari persediaan sangat sulit untuk ditentukan.

36
Cara-cara menentukan/metode penilaian persediaan :

1. Cara first-in, first-out (FIFO method)

Cara ini diasumsikan/didasarkan bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai

menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk, maka persediaan akhir

dinilai menurut pembelian harga akhir masuk.

1 Jan persediaan awal 100 unit @ Rp 10 = Rp 1.000

13 Jan pembelian 200 unit @ Rp 12 = Rp 2.400

25 Jan pembelian 100 unit @ Rp 11 = Rp 1.100

31 Jan pembelian 100 unit @ Rp 10 = Rp 1.000

500 unit = Rp 5.500

Persediaan akhir menunjukkan secara fisik jumlah persediaan 300 unit, jadi

pembelian :

31 Januari = 100 x 10 = 1.000

25 Januari = 100 x 11 = 1.100

13 Januari = 100 x 12 = 1.200

300 3.300

Harga pokok = Rp 5.500

Persediaan akhir = Rp 3.300

Maka harga pokok = Rp 5.500 Rp 3.300 = Rp 2.200 (terjual)

Dari hasil penjualan akan dikurangi sebesar jumlah tersebut yaitu harga pembelian

yang terdahulu masuk (Rp 2.200)

37
 (100 x 12) + (100 x 10) = Rp 1.200 + Rp 1.000 = Rp 2.200

2. Cara rata-rata ditimbang (weighted average method)

Rp 5.500
Harga rata-rata ditimbang menjadi = = Rp 11
500

Maka harga pokok penjualan = Rp 5.500 Rp 3.300 = Rp 2.200, dan hasil

penjualannya akan dikurangi sebesar jumlah tersebut yaitu Rp 2.200.

3. Cara last-in, first out (LIFO method)

Diasumsikan bahwa harga barang yang telah terjual dinilai menurut harga-harga

pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada/stock

dinilai berdasarkan harga pembelian barang yang terdahulu.

Misal data seperti di bawah ini :

Persediaan akhir secara fisik menunjukkan 300 unit

maka dinilai sebagai berikut :

Harga pembelian yang terdahulu masuk

tanggal 1 Januari adalah 100 unit @ Rp 10 = Rp 1.000

Persediaan selanjutnya

tanggal 12 Januari adalah 200 unit @ Rp 12 = Rp 2.400

Total 300 unit = Rp 3.400

Persediaan akhir Rp 3.400

Harga pokok = Rp 5.500 Rp 3.400 = Rp 2.100

dan hasil penjualan dikurangi sebesar jumlah tersebut

38
STRATEGI OPERASI PERSEDIAAN

Persediaan sangat penting dan cenderung menutupi persolan. Persediaan sangat

mahal akibatnya kebijakan operasi yang bijaksana sangat diperlukan. Pengendalian

persediaan sangat penting, terlalu banyak dana dalam persediaan menyebabkan biaya

penyimpanan terlalu besar dan mungkin mempunyai opportunity cost. Sebaliknya

akan terjadi kekurangan persediaan (stock out cost).

Antisipasi dalam persediaan

Tingkat persediaan harus dijaga kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar

pesanan yang harus dilakukan.

Sistem persediaan bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya

yang tepat. Berarti sistem dan model persediaan bertujuan untuk meminimumkan

biaya total melalui kapan dan berapa besar pesanan harus dilakukan secara optimal.

A. Jenis Persediaan Fisik

Jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang

berbeda.

1. Persediaan bahan mentah (raw material)

2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts)

3. Persediaan bahan pembantu/penolong (supplies)

4. Persediaan dalam proses (work in process)

39
 5. Persediaan barang jadi (finished goods).

B. Fungsi Persediaan

1. Fungsi decoupling : dapat memenuhi sendiri tanpa tergantung supplier

2. Fungsi economic lot sizing : perlu adanya pertimbangan karena perusahaan

membeli dalam jumlah besar

3. Fungsi antisipasi : menghadapi fluktuasi permintaan, berdasarkan ramalan/

pengalaman, musiman, ketidakpastian pengiriman diperlukan persediaan

ekstra (safety stock).

C. Biaya persediaan

1. Biaya penyimpanan (holding cost)

2. Biaya pemesanan (ordering cost)

3. Biaya penyiapan (manufacturing)

4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan (shortage costs)

Teknik Pengendalian Persediaan

Merupakan tindakan yang sangat penting dalam menentukan tingkat yang optimal dari

persediaan.

Teknik klasifikasi persediaan yang disebut Analisa ABC

Dari berbagai jenis persediaan yang banyak jumlahnya masing-masing

membutuhkan analisa sendiri untuk mengetahui :

- Order size

- Order point

40
Yang masing-masing tidak memiliki tingkat prioritas yang sama.

100
90

50

0
10 50 100

DIAGRAM ANALISIS ABC

Berdasarkan kuarva tersebut bahwa 20% jenis barang merupakan 80% dari nilai total

penjualan.

Hasil analisis :

1. Kelompok A, kelompok 50% terbanyak nilai penjualan---70%

2. Kelompok B, kelompok yang berada di tengah-tengah--20%

3. Kelompok C, kelompok 50% terendah nilai penjualan-10%

Pemenuhan Kebutuhan Obat

Pada unit pelayanan kesehatan lazim digunakan :

- Metode konsumsi

- Metode epidemiologi

41
Didasarkan pada analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Epidemiologi

didasarkan pada frekuensi penyakit. Jumlah obat yang dipesan adalah estimasi

pemakaian satu tahun dengan perhitungan :

1. Sisa stock

2. Stock pengaman

3. Lead time

Langkah perhitungan rencnaa kebutuhan obat pola konsumsi :

1. Pengumpulan dan pengolahan data

2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi

3. Perhitungan perkiraan kebutuhan obat

4. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.

Analisa Data ABC

Langkah-langkah menentukan kelompok ABC

1. Hitunglah jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara

mengalikan kwantum obat dengan harga obat.

2. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.

3. Hitung prosentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

4. Hitung kumulasi persennya

5. Obat kelompok A termasuk kumulasi 70%

6. Obat kelompok B termasuk kumulasi 71% s/d 90%.

7. Obat kelompok C termasuk kumulasi 91%s/d 100%.

42
Analisa Data Berkala

Analisa diperoleh berdasarkan data pemakaian obat di Puskemas dan rumah

sakit adalah bersifat sangat dinamis, terdapat perubahan yang sangat teratur

maupun tidak dari waktu ke waktu. Hal ini tercermin dari gerakan suatu deret

berkala berupa :

1. Trend, suatu gerakan yang cernderung menaik/menurun fore casting/ramalan.

2. Gerakan/variasi siklis

3. Gerakan/variasi musiman

4. Gerakan/variasi yang tidak teratur.

Vol.

Gerakan siklis

Garis trend

Tahun

Tujuan analisa berkala :

1. Memperkirakan jumlah kebutuhan yang akan datang

2. Menetapkan jumlah alokasi obat untuk setiap unit pelayanan

43
1. Perhitungan jumlah kunjungan/jumlah kasus

2. Perhitungan jumlah kebutuhan/jumlah pengadaan obat

Misal : Data jumlah penduduk dan jumlah kunjungan pada sebuah poliklinik/

puskemas.

Tahun Jumlah Penduduk Jumlah Kunjungan Ratio

1997 1.000.000 570.000 0,57

1998 1.030.000 710.700 0,69

1999 1.080.000 874.800 0,81

Hitunglah proyeksi ratio tahun 2000 dengan persamaan regresi linier

Y = a + bX I
XY = ax + b x II

Tahun X Y X.Y X

1997 1 0,57 0,57 1

1998 2 0,69 1,38 4

1999 3 0,81 2,43 9

Total 6 2,07 4,38 14

XY = a x + b x
4,38 = 6a + 14b II

Y = n.a + bx
2,07 = 3a + 6b I

44
Dari persamaan tersebut diperoleh :
a = 0,45
b = 0,12

Maka proyeksi jumlah kunjungan tahun 2000 diproyeksikan sebesar :

0,93 (y = 0,45 + 0,12 x 4)

Perhitungan jumlah kasus

Misalnya : data jumlah kasus diare sebagai berikut :

Tahun Jumlah/total Kasus Kasus Diare % Kasus

1997 22.785 1.800 7,9%

1998 22.953 1.850 8,06%

1999 19.465 1.600 8,22%

Dengan perhitungan proyeksi yang sama ;

Hitunglah proyeksi ratio tahun 2000

Jika jumlah kasus tahun 2000 =20000kasus

Jumlah penderita anak-anak 70% dewasa 30%

Berapa jumlah dana yang harus disediakan, jika setiap penderita dewasa diperlukan

dana Rp 50.000,- dan anak-anak Rp 75.000,-

45
Menghitung perkiraan penggunaan obat berdasarkan metode rata-rata bergerak untuk

ampicilin 500mg/botol 100 tab

Tahun Pemakaian Perkiraan Trend

1 15 botol 15 + 17 + 16,5
= 16,2
3
2 17 botol
17 + 16,5 + 18,5
3 16,5 botol = 17,3
3
4 18,5 botol
16,5 + 18,5 + 21
= 18,6
5 21 botol 3

18,5 + 21 + X
Ramalan tahun ke 6 : = 20,0
3

X = 3 x 20 21 18,5

= 60 39,5 = 20,5

Jadi ramalan tahun 6 pengguna ampicilin 500mg/tab

Perhitungan jumlah kebutuhan berdasarkan pengaruh musiman/gerakan musiman :

a. Untuk menentukan faktor pengaruh musim dalam suatu data berkala, maka harus

dianalisa perubahan data berkala dari bulan ke bulan dalam satu tahun. Dari data

berkala bulanan tersebut dapat ditunjukkan gerakan musiman dengan memakai

angka indeks musiman.

b. Angka indeks musiman dapat dihitung sebagai berikut :

46
Misalkan Puskesmas A menggunakan Parasetamol tablet selama tiga tahun sebagai

berikut :

Jumlah Pemakaian
Bulan
1987 1988 1989

Januari 1.650 1.550 16.00

Februari 1.750 1.550 17.00
Maret 1.650 1.600 16.50
April 1.700 1.700 18.000
Mei 2.000 2.050 22.000
Juni 1.650 1.750 19.500
Juli 1.600 1.700 17.500
Agustus 1.500 1.650 17.500
September 1.850 2.000 21.000
Oktober 1.050 2.150 23.000
November 2.200 2.300 24.000
Desember 2.600 2.700 28.000

Jumlah 22.200 22.800 24.000

47
 Indeks rata-rata musiman

Presentase Indeks Indeks Rata-rata

Bulan
1987 1988 1989 Musiman

Januari 89 82 80 84 (89 + 82 + 80)

3
Februari 95 87 85 89
Maret 89 84 83 85
April 92 89 90 90
Mei 108 108 110 109
Juni 89 92 98 93
Juli 87 90 88 88
Agustus 81 87 88 85
September 100 105 105 103
Oktober 111 113 115 113
November 119 121 120 120
Desember 141 142 140 141

c. Perhitungan perkiraan jumlah pemakaian tahun berikutnya (forecasting)

Tahun X Pemakaian Rata-rata = Y X.Y X

1987 1 1.850 1.850 1

1988 2 1.900 3800 4

1989 3 2.000 6.000 9

X = 6 Y = 5.750 XY = 11.650 X = 14

48
 1987 1988 1989
Pemakaian rata-rata
1.850 1.900 2.000
per bulan

Dari data di atas dapat dicari indeks presentase untuk tiap-tiap bulan pada

tahun bersangkutan dengan cara membandingkan pemakaian bulanan dengan rata-

rata bulanan pada tahun bersangkutan. Misalnya untuk Januari 1987 indek

presentasenya adalah :

1650
x 100% = 89%
1859

Indeks presentase bulan-bulan selanjutnya dihitung dengan cara yang sama

seperti di atas.

Y = na + b X XY = a + b X

5750 = 3a + 6b (I) 11.650 = 6a + 14b (II)

Dari persamaan I dan II diperoleh nilai :

a = 1917 dan b = 75

Dengan demikian persamaan regresinya adalah :

Y = 1917 + 17 X

Buatlah grafik pemakaian selama tiga tahun sebagai berikut :

Grafik pemakaian Parasetamol 1998 s/d 1989

49
Grafik

50
Dari grafik di atas dapat dilihat trend untuk tiap-tiap bulan (estimasi pada angka-angka

pada grafik)

Nilai forecast (perkiraan pemakaian tahun 1990 dan tahun-tahun selanjutnya) dapat

dihitung menggunakan rumus berikut :

INDEKS MUSIMAN
NILAI FORECAST = X NILAI TREND
100

Berdasarkan rumusan di atas maka dapat diramalkan jumlah pemakaian pada tahun

1990 sebagai berikut :

Pemakaian / Ramalan
Indeks Nilai Trend (Dilihat
Bulan Pamakaian Tahun
Musiman pada Grafik
1990

Januari 84 2.030 1.705

Februari 89 2.040 1.816
Maret 85 2.045 1.738
April 90 2.050 1.846
Mei 109 2.060 2.243
Juni 93 2.065 1.920
Juli 88 2.070 1.822
Agustus 85 2.075 1.765
September 103 2.080 2.146
Oktober 113 2.090 2.361
November 120 1.095 2.514
Desember 141 2.100 2.964

51
 Dari hasil analisa di atas selain untuk menentukan jumlah kebutuhan dapat

juga untuk menetapkan alokasi obat berdasarkan musiman oleh gudang farmasi

kabupaten untuk Puskesmas dan lain-lain.

Analisa berkala dapat dilakukan untuk setiap jenis obat dan setiap tahun

menggunakan data 3 tahun terakhir. Analisa ini dapat pula digunakan dalam analisa

ABC/pareto. Misalnya untuk kelompok A dan seterusnya.

Hasil analisa perkiraan/peramalan selain untuk menentukan jumlah kebutuhan

di Puskesmas dapat pula dipakai oleh GFR dalam menetapkan alokasi obat untuk

Puskesmas berdasarkan indeks musiman dan nilai trend di atas.

Analisa data berkala ini seharusnya dilakukan untuk setiap jenis obat

dan setiap tahun menggunakan data 3 tahun terakhir, namun karena analisa ini

memerlukan waktu dan tenaga yang relatif cukup banyak, maka analisa ini dapat

dimulai dari obat-obat yang masuk kelompok A pada sistem ABC/pareto.

Teknik perencanaan penjadwalan = material requirement planning (MRP).

Karena permintaan komponen sangat tergantung jadwal perakitan permintaan

dependen (dependent demand).

Permintaan Independen :

Ada dua situasi :

a. Cycle stock /2 rata-rata persediaan

b. Safety stock perbedaan order point (R) dengan rata-rata permintaan

(replenishment) masa tenggang M. Semakin besar safety stock = order point >

maka semakin kecil stock out.

52
Biaya kekurangan stock (cost of shortage)

Estimasi penilaian harga < Rp 20,- > Rp 50,-

Stoct Out Cost Model

Untuk meminimalkan biaya ada 3 unsur biaya

Cs = Biaya pemesanan

Cc = Biaya penyimpanan per unit per tahun

Cp = Biaya kehilangan stock per unit (cost of shortage)

Optimum Order Point (OOP) dan Optimum Order Size (OOS)

Stock Out Cost Model

Asumsi :

1. Masa tenggang diketahui dan konstan

2. Biaya kehilangan stock = biaya per unit (selama masa kehabisan stock)

3. Permintaan selama masa tanggang (M) distribusi normal

Optimal Order Point (R) > dapat permintaan rata-rata (Q/2)

Safety Stock = (R-M) adalah positif dengan asumsi safety stock rata-rata dapat

ditentukan banyaknya order (Q) kapan mengorder (R)

53
Model :

R =

Q =

D =

Cs =

Cc =

Cp =

M = Masa tenggang (permintaan/penjualan)

__
M = Rata-rata jumlah permintaan selama masa tenggang

= Standar deviasi dari M

Diasumsikan :

Optimum order quantity = Q = EOQ, permintaan konstan maka rumus :

2 Cs D
Q =
Cc

Rekomendasi dua alasan :

1. Jumlah order processing per tahun tidak .. pada tingkat kesalahan

2. Sejumlah penelitian meski Q dan R optimum pesanan tersebut merupakan

rumus dasar untuk Q

54
Optimal order point (suatu pendekatan marjinal)

1. Hitung order point (R) misal : R = M

2. Tambahkan biaya untuk ke R = Cc akan menambah terhadap safety

stock (R-M)

3. Tambahan biaya untuk ke R = probabilitas

Kenaikan biaya dari permintaan =

D
Probabilitas (lanjut) Cp = F [R]
Q

Probabilitas F [R] permintaan [M] selama masa tenggang < atau = nilai awal (R)

F [R] = Probabilitas (M < R).

Probabilitas lanjutan terhadap permintaan = 1 FR

Biaya akibat tidak menambah unit berikutnya

[1 F(R)] Cp D/Q
Kenaikan Biaya

Biaya akibat menambah unit berikutnya

Cc

R Titik pemesanan R
Optimum

55
Pada titik R : karena harga tambahan satu unit lebih besar dari biaya tidak menambah

unit pada saat berpotongan maka dua biaya akan sama

D Cc Q
Cc = [1 F (R)] . Cp atau [1 F (R)] =
Q Cp D

Sehingga :

Cc Q
F[R] = 1 -
Cp D

Persamaan ini dapat digunakan untuk memperoleh nilai optimum R sehingga :

1. Hitung Q dengan EOQ

2. Hitung sisi sebelah kanan ini merupakan probabilitas

M < = R

3. Tabel normal R probabilitas

Cc Q
Terminologi F (R) hitung R = 1
Cp D
Probabilitas M < = R

Z = jumlah standar deviasi

Yang dihitung dari rata-rata penjualan (M)

F (R) = M < R (optimum order point)

__
R = M + Z

Reorder point adalah rata-rata permintaan selama masa tenggang + safety

stock (Z)

56
Soal :

Order quantity Q telah diketahui :

D = 100 unit per tahun

Q = 50 unit

Cc = Rp 40,- / unit / tahun

Cp = Rp 80,- / unit
__
M = 20

= 5

Maka :

Cc Cp 40 x 50
1 = 1 = 1 0,25 = 0,75
Cp D 40 x 50

57
GRAFIK PEMAKAIAN PARASETAMOL TABLET
TAHUN 1987 1989

49

58