Gua Para organizar un Evento

La organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de

congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

1 ao antes del evento

Definir el responsable del evento

Determinar el objetivo del evento
Audiencia meta (conseguir bases de datos por medio de cmaras o asociaciones,
seccin amarilla, etc.)
Realizar reuniones con posibles organizadores de eventos, para su eleccin; ya
teniendo un experto, entonces:
Realizar plan preliminar
Establecer el presupuesto
Seleccionar el recinto

9 meses antes del evento

Establecer comits responsables

Elaborar programa de conferencias
Elaborar programa social o de acompaantes
Bloquear y negociar habitaciones de hotel (crear situacin ganar-ganar)
Buscar patrocinadores
Definir la imagen para la promocin del evento
Realizar la estrategia de promocin para el evento: correo directo, pgina de
Internet, prensa, TV, revistas especializadas, etc.
1er envo de promocin a la base de datos

6 meses antes del evento

Continuar con la promocin del evento

Identificar y cotizar proveedores: equipo audiovisual, registro, edecanes, etc.
Presentacin del evento a medios de comunicacin
Presentaciones del evento a patrocinadores
Confirmar conferencistas
Iniciar cierre de venta de stands
Verificar presupuesto del evento
Elaborar plan de transporte y hospedaje
Revisar el programa acadmico preliminar en base a confirmaciones de ponentes
2do envo de informacin a la base de datos (en caso de haber nueva)
Inicio de pre-registro
3 meses antes del evento

Revisar la logstica del evento

3er envo de informacin a la base de datos (en caso de haber nueva)
Redefinir necesidades y ajustar presupuesto
Monitorear registro
Impresin de programa acadmico definitivo
Planeacin y programacin del servicio de alimentos y bebidas
Confirmar equipo de audio y video, as como dems proveedores
Afinar detalles del programa social y de acompaantes
Entrega de manual del expositor
Contina pre-registro y ajuste de presupuesto
Revisar protocolo para ceremonias de inauguracin, clausura y eventos sociales
Definir e invitar personalidades especiales

1 mes antes del evento

Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas,

transportacin, etc.
Prueba y confirmacin de mens
Primeras reuniones con proveedores
Imprimir pre-registros
Ordenar impresos diversos como sealizaciones, mantas de bienvenida, etc.
Preparar paquetes con informacin para los participantes registrados
Ajustar garantas de proveedores conforme a las nuevas necesidades del evento
Junta inicial con recinto y proveedores para ver logstica general del evento,
montajes, polticas, etc.
Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos

1 semana antes del evento

Reunin de revisin de logstica a detalle con proveedores y comits del evento:

o Horarios de montajes y desmontajes
o Eventos sociales
o Vigilancia
o Limpieza
o Sealizacin
o Recepcin
o Sala VIP
o Revisar equipo audiovisual
o Requerimientos de inauguracin
o Confirmacin de invitados a inauguracin
o Reconocimientos
o Alimentos y bebidas
o Pre-registro y registro
o Programa de acompaantes
o Confirmacin del programa acadmico
o Confirmacin de ponentes
o Otros
Cerrar cuentas con proveedores ya con un nmero final de participantes
Reunir memorias del evento

1 da antes del evento

Ultima revisin completa de logstica

Verificar montaje del evento:
o Registro
o Sala VIP
o Salas organizadores
o Alimentos y bebidas
o Salones
o Equipo de sonido y audiovisual
o Sala de prensa
Re-confirmar asistencia de invitados especiales
Pruebas de equipo de sonido y audiovisual
Elaboracin de personalizadores

Inauguracin del evento

Ensayo de presentaciones y maestro de ceremonias (4 horas antes del inicio del

evento)
Verificar logstica de protocolo en presidium
Verificar calidad en los alimentos
Colocar personalizadores para presidium
Preparar material para corte de listn (tijeras y charola)

Al trmino del evento

Enviar agradecimientos a los patrocinadores y personalidades

Liquidar ltimos pagos a proveedores
Realizar una encuesta tanto al participante como al proveedor para detectar
reas de oportunidad
Hacer una rueda de prensa con los logros obtenidos
Entregar memorias y reconocimientos del evento a los participantes
En caso de contar con un portal de internet, se sugiere incluir las memorias y
conferencias on-line para su consulta por parte de los asistentes