Documentacion CAP 3

DOCUMENTACIN OHSAS 18001
SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
DOCUMENTACIN
OHSAS 18001
1
Documentacin OHSAS 18001 2007

Cap I OHSAS 18001 200 7 ESTRUCTURA Y REQUISITOS PARTE I
sesin 1 Introduccin, trminos y definiciones
sesin 2 Requisitos generales del SG-SST
sesin 3 Planificacin
sesin 4 Implementacin y operacin
Cap II OHSAS 18001 200 7 ESTRUCTURA Y REQUISITOS PARTE II

sesin 1 Documentacin
sesin 2 Emergencia y verificacin
sesin 3 Incidentes, no-conformidades, acciones correctivas y preventivas
sesin 4 Auditora y revisin
Cap III PIRAMIDE DOCUMENTARIA

sesin 1 Estructura y diseo de documentos
sesin 2 Poltica y objetivos de SST
sesin 3 Manual de SST
sesin 4 Diseo de procedimientos
Cap IV PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y CODIFICACIN

sesin 1 Control de los documentos y registros
sesin 2 Auditora, accin correctiva y preventiva
sesin 3 Instructivos, registros y planes
sesin 4 Elaboracin, aprobacin y control de la documentacin
2
Cap III PIRMIDE DOCUMENTARIA
Sesin 1 Estructura y diseo de documentos

Sesin 2 Poltica y objetivos de SST
Sesin 3 Manual de SST
Sesin 4 Diseo de procedimientos
3
4
CAPITULO III
PIRMIDE DOCUMENTARIA
5
CAPITULO III
SESIN 1
ESTRUCTURA Y DISEO DE DOCUMENTOS
6
CAP 3.1 ESTRUCTURA Y DISEO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTAR
Plasmar los documentos y datos en

cualquier tipo de soporte.
Ejemplos: videos, fotografas, escritos,

grficos, medio electrnico
7
Objetivos
1.- Proporcionar directrices para el desarrollo

y mantenimiento de la documentacin
necesaria para asegurar un SG-SST eficaz,
adaptado a las necesidades especficas de la
organizacin.
8
Objetivos
2.- Ayudar a establecer un sistema

documentado como el requerido por la
norma de SG-SST que sea aplicable.
9
Generalidades
La forma de organizar la documentacin del SG-SST

normalmente sigue:
a los procesos de la organizacin o,
a la estructura de la norma aplicable, o
a una combinacin de ambas.
10
Generalidades
Puede utilizarse cualquier otra forma de

organizarla que satisfaga las necesidades de
la organizacin.
11
Generalidades
La estructura de la documentacin utilizada

en el SG-SST puede describirse en forma
jerrquica.
Esta estructura facilita la distribucin, conservacin y

entendimiento de la documentacin.
12
Generalidades
La extensin de la documentacin del SG-SST puede

diferir de una organizacin a otra debido a:
el tamao de la organizacin y el tipo de

actividades.
la complejidad de los procesos y sus

interacciones, y
la competencia del personal.
13
Generalidades
La documentacin del SG-SST puede

incluir definiciones.
El vocabulario utilizado debera estar de

acuerdo con las definiciones y trminos
normalizados, por ejemplo: OHSAS
18001, ISO 9000 2005 o de un diccionario
de uso general.
14
La documentacin del SG-SST usualmente incluye:
a.-) poltica y sus objetivos;

b.-) manual de SST;
c.-) procedimientos documentados;
d.-) instrucciones de trabajo;
e.-) formularios;
f.-) planes;
g.-) especificaciones;
h.-) documentos externos;
i.-) registros.
15
Tipos de medios para documentar
La documentacin del SG-SST puede estar

en cualquier tipo de medio, tales como:
papel o,
medios electrnicos.
16
Ventajas del uso de medios electrnicos
El personal apropiado tiene acceso a la misma

informacin actualizada en todo momento;
El acceso y los cambios son fcilmente

realizados y controlados;
17
Ventajas del uso de medios electrnicos
La distribucin es inmediata y fcilmente

controlada con la opcin de imprimir copias en
papel;
Existe acceso a los documentos desde

ubicaciones remotas;
Retirar documentos obsoletos es fcil y eficaz.
18
Beneficios y propsitos
a.- describir el SG-SST de la organizacin;
b.- proveer informacin para grupos de funciones

relacionadas, de manera tal que puedan
entender mejor las interrelaciones;
c.- comunicar a los empleados el comportamiento

de la direccin con SG-SST;
.
19
d.- ayudar a los empleados a comprender su

funcin dentro de la organizacin, dndoles as
un mayor sentido del propsito e importancia de
su trabajo;
e.- facilitar el entendimiento mutuo entre los

empleados y la direccin;
20
f.- proveer una base para las expectativas del

desempeo del trabajo;
g.- declarar la forma en que se llevarn a cabo las

actividades para lograr los requisitos de SST;
21
h.- proveer evidencia objetiva de que los requisitos

especificados de SST han sido alcanzados;
i.- proveer un marco de operacin claro y eficiente;
j.- proveer una base para la formacin inicial de

nuevos empleados en SST y la actualizacin
peridica para los empleados actuales;
22
k.- proveer una base SST para el orden y el

equilibrio dentro de la organizacin;
l.- proveer coherencia en las operaciones basadas

en procesos documentados;
m.- proveer una base para la mejora continua de

SST;
23
n.- proveer confianza a las partes interesadas

basada en los sistemas documentados;
o.- demostrar a las partes interesadas las

capacidades SST;
p.- proveer un marco de referencia claro de

requisitos de SST.
24
q.- proveer una base para auditar el SST;
r.- proveer una base para evaluar la eficacia y

adecuacin continua del SST.
25
La pirmide documentaria
Poltica de SST
Menos
Manual SST
Nivel de
Nivel de
Jerarqua de la
Precisin o
Documentacin Procedimientos Detalle
Instrucciones
Formatos, Estndares, etc.
Documentos de
otra Organizacin Documentos Externos: Leyes,
Normas Internacionales, etc. Ms
26
Procedimiento documentado
4.2 Requisitos de la Documentacin
Nota 1:
Cuando aparece el trmino procedimiento
documentado dentro de esta Norma
Internacional, significa que el procedimiento
sea:
establecido,
documentado,
implementado y
mantenido.
27
Valor de la documentacin
La documentacin permite la comunicacin del propsito y

la coherencia de las acciones; su utilizacin contribuye a:
Lograr la conformidad con los requisitos de la

organizacin y la mejora del desempeo de SST
Proveer la formacin necesaria
Lograr la trazabilidad
Proporcionar evidencias objetivas
Evaluar la eficacia y la adecuacin continua del Sistema de

SST
28
Redaccin de los documentos del SST
1.- QU ESCRIBIR? (TIPOS)

Manual de procedimientos, Procedimientos,
Instructivos, Planes, Oficios, Resoluciones,
otros.
2.- CUNTO ESCRIBIR? (DETALLE)
Segn complejidad de proceso y
riesgo de las actividades.
Texto, Grficos, Tablas.
3.- CMO ESCRIBIR? (LENGUAJE)
29
Un sistema documentado debe definir:
Qu hacer.
Quin lo debe hacer.
Cundo se debe hacer.
Cmo se debe hacer.
Dnde se debe hacer.
BENIFICIOS DE LA COMUNICACION ESCRITA

- Constituye una manera eficaz de comunicacin (facilita la comprensin).
- Posee autoridad (el emisor est identificado).
- Se constituye en un registro para referencias posteriores.
- Permite demostrar la existencia y funcionamiento del sistema del cual
forma parte.
30
Caractersticas generales
Lenguaje claro, preciso, sin ambigedades
Ubicacin donde se utilice
Actualizada
Reproduccin controlada
Si se requiere entrada de datos en documentos,

estos sern claros, legibles, indelebles,
llenados cuando se ejecuta la accin
31
Caractersticas generales
Las enmiendas en datos de entrada

deben fecharse, firmarse y justificarse,
garantizando se destaque el dato original.
Conservacin por plazos definidos.
Trazables de abajo hacia arriba y

viceversa.
Acceso definido.
32
Cmo se redactan ??
Identifique los requisitos.

Identifique la(s) disposicin(es) a realizar
para poder cumplir con los requisitos.
33
Cmo se redactan ??
DEBE + verbo en infinitivo Obligatoriedad
Verbo en tiempo futuro Propsito
DEBERA + verbo en infinitivo Recomendacin
PODER + verbo en infinitivo Accin Permisible
34
Naturaleza y extensin
La naturaleza y extensin de la documentacin

debera satisfacer:
los requisitos contractuales, legales y

reglamentarios y
las necesidades y expectativas de la SST del

personal de la organizacin y de otras partes
interesadas y
35
Naturaleza y extensin
La documentacin puede encontrarse en

cualquier forma o medio adecuado para
las necesidades de la organizacin.
36
Documentacin satisfactoria
Con el fin de proporcionar una documentacin

que satisfaga las necesidades y expectativas de
las partes interesadas, la direccin debera tener
en cuenta:
Requisitos contractuales de personas y otras

partes interesadas.
Aceptacin de normas internacionales,

nacionales.
Requisitos legales y reglamentarios pertinentes
37
Documentacin satisfactoria
Con el fin de proporcionar una documentacin

que satisfaga las necesidades y expectativas de
las partes interesadas, la direccin debera tener
en cuenta:
Decisiones de la organizacin.
Fuentes externas de informacin pertinente

para el desarrollo de SST.
Informacin acerca de las necesidades y

expectativas de las partes interesadas.
38
Criterios de evaluacin
La generacin, uso y control de la documentacin

debera evaluarse con respecto a la eficacia y
eficiencia de la organizacin frente a criterios
tales como:
Funcionalidad (ejem: velocidad de procesamiento)

Facilidad de uso
Recursos necesarios
Polticas y objetivos
Requisitos actuales y futuros relativos a
SST
39
Accesibilidad
El acceso a la documentacin debera

estar:
asegurado para las personas de la

organizacin y
Asegurado para otras partes

interesadas, basndose en la forma
de comunicacin de la
organizacin.
40
Documentos del SST
Todos los elementos, requisitos y disposiciones

adoptados por una organizacin para su SG-SST,
debern ser documentados de:
forma sistemtica y
ordenada.
41
42
CAPTULO III
SESIN 2
POLTICA Y OBJETIVOS
Sesin 2 Poltica y objetivos

CAP 3.2 POLTICA Y OBJETIVOS
Poltica de SST
Def:
poltica de SST
intenciones globales y orientacin de una
organizacin (3.3.1) relativas a la Seguridad y
Salud en el Trabajo tal como se expresan
formalmente por la alta direccin (3.2.7)
45
Poltica de SST
3.2.4.- poltica de SST
intenciones globales y orientacin de una organizacin (3.3.1) relativas
a la Seguridad y Salud en el Trabajo tal como se expresan
formalmente por la alta direccin (3.2.7)
NOTA 1: Generalmente la poltica de SST es

coherente con la poltica global de la
organizacin y proporciona un marco de
referencia para el establecimiento de los
objetivos de SST.
46
Poltica de SST
La poltica de SST debera:
estar documentada y
puede estar en un documento independiente o
estar incluida en el manual de SST.
47
Poltica de SST
Cuando la organizacin elige incorporar la poltica

de SST en el manual de SST, el manual de SST
puede incluir:
la declaracin de la poltica y
los objetivos de SST
48
Poltica de SST
La poltica de SST debe incluir un compromiso de:
Prevenir los daos y el deterioro de la salud y de mejora

continua de la gestin de la SST y del desempeo de la
SST.
49
Poltica de SST
La poltica de SST debe incluir un compromiso de:
Cumplir al menos con los requisitos legales aplicables y

con otros requisitos que la organizacin suscriba
relacionados con sus peligros para la SST.
50
4.2. Poltica de SST
La alta direccin DEBE definir y autorizar la poltica de SST de la

organizacin y asegurarse de que, dentro del alcance definido de
su sistema de gestin de la SST, sta:
a.- es apropiada a la naturaleza y magnitud de los

riesgos para la SST de la organizacin;
51
4.2. Poltica de SST

b.1.- incluye un compromiso de:
1.- la prevencin de los daos de la salud;
52
4.2. Poltica de SST

2.- la prevencin del deterioro de la salud
53
4.2. Poltica de SST

3.- la mejora continua de la gestin de la SST
54
4.2. Poltica de SST

4.- el desempeo de la SST;
55
4.2. Poltica de SST

c.-incluye un compromiso de cumplir al menos con

los requisitos legales aplicables relacionados con sus
peligros para la SST;
56
4.2. Poltica de SST

c.-incluye un compromiso de cumplir con otros

requisitos que la organizacin suscriba relacionados
con sus peligros para la SST;
57
4.2. Poltica de SST

d.-proporciona el marco de referencia para establecer

y revisar los objetivos de SST;
58
4.2. Poltica de SST

e.- se documenta, implementa y mantiene;
59
4.2. Poltica de SST

f.- se comunica a todas las personas que trabajan

para la organizacin, con el propsito de hacerles
conscientes de sus obligaciones individuales en
materia de SST;
60
4.1. Requisitos generales

g.- est a disposicin de las partes interesadas; y
61
4.1. Requisitos generales

h.- se revisa peridicamente para asegurar que sigue

siendo pertinente y apropiada para la organizacin.
62
Ejercicio: Poltica de SST
Describir la poltica del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el

Trabajo de su organizacin
METODOLOGA:
1.- Describir la poltica de la SST
63
Aspectos asociados a la poltica de SST
1. Necesidad de la Poltica de la SST.
2. Responsabilidad por la Poltica de la SST.
3. Formulacin de la Poltica de la SST.
4. Divulgacin de la Poltica de la SST.
64
Ventajas de escribir la poltica de SST
1. Permite reflexionar ms sobre ella que una

poltica que no est escrita.
2. Puede ser transmitida a aquellos a quienes

afecta, con autoridad y de manera uniforme,
reduciendo el riesgo de equvocos.
1. Permite comprobar si hay coincidencias entre la

prctica y la poltica.
65
Objetivos de SST
Def:
3.2.5
Objetivo de SST
algo ambicionado, o pretendido,
relacionado con la SST (3.1.1).
66
Objetivos de SST
3.2.5
objetivo de SST
algo ambicionado, o pretendido, relacionado con SST.
NOTA 1 Los objetivos de SST generalmente se

basan en la poltica de SST de la organizacin.
NOTA 2 Los objetivos de SST generalmente se

especifican para los niveles y funciones
pertinentes de la organizacin (3.3.1).
67
Objetivos de SST
Los objetivos se derivan habitualmente de la

poltica de SST de la organizacin y han de
ser alcanzados.
68
Objetivos de SST
Los objetivos de SST deberan estar documentados

y pueden estar en un documento independiente o
estar incluidos en el manual de SST
69
Objetivos de SST
Cuando los objetivos son cuantificados se

convierten en metas y son medibles.
70
4.3.2.- Objetivos y programas
La organizacin DEBE establecer
objetivos de SST documentados, en los niveles y

funciones pertinentes dentro de la organizacin.
71
La organizacin DEBE implementar

72
La organizacin DEBE mantener

73
La organizacin DEBE establecer, implementar y

mantener objetivos de la SST documentados, en los
niveles y funciones pertinentes dentro de la
organizacin.
74
Los objetivos DEBEN ser medibles cuando sea

factible y deben ser coherentes con la poltica de SST,
incluidos los compromisos de prevencin de los daos
y deterioro de la salud, de cumplimiento con los
requisitos legales aplicables y otros requisitos que la
organizacin suscriba, y de mejora continua.
75
Cuando una organizacin establece y revisa sus

objetivos, DEBE tener en cuenta los requisitos
legales y otros requisitos que la organizacin
suscriba, y sus riesgos para la SST.
76
Adems, DEBE considerar sus opciones tecnolgicas,

sus requisitos financieros, operacionales y
comerciales, as como las opiniones de las partes
interesadas pertinentes.
77
La organizacin DEBE establecer, implementar y

mantener uno o varios programas para alcanzar
sus objetivos.
78
Estos programas DEBEN incluir al menos:
a.- la asignacin de responsabilidades y autoridad

para lograr los objetivos en las funciones y niveles
pertinentes de la organizacin; y
79
Estos programas DEBEN incluir al menos:
b.- los medios y plazos para lograr estos objetivos.
80
Se DEBEN revisar los programas a intervalos de

tiempos regulares y planificados, y
81
Se DEBEN ajustar segn sea necesario, para

asegurarse de que se alcanzan los objetivos.
82
Objetivos de SST
Especficos
Medibles
Realizables
Estimulantes
Compatibles
Enmarcados en tiempo
83
Objetivos de SST
Poltica: nos comprometemos a satisfacer las necesidades de las

personas en relacin a SST en forma constante.
Objetivo: disminuir el nmero de no conformidades no resueltas

en un 5% el segundo semestre de 2014 respecto del primer
semestre.
Frmula: bueno es la idea.
No conformidades = ((no resueltas(t)/no resueltas (t-1))*100

Meta: disminucin de 5% no conformidades.
Comparar primer semestre con el segundo semestre para ver si se
cumple con la meta del objetivo.
84
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85
CAPTULO III
SESIN 3
MANUAL DE SST
86

Sesin 2 Poltica y objetivos de SST
Sesin 1
Sesin 2
CAP 3.3 MANUAL de SST
4.2.2.- Manual de SST
manual de SST
documento que especifica el sistema de
gestin de seguridad y salud en el
trabajo de una organizacin.
NOTA: Los manuales de SST pueden

variar en cuanto a detalle y formato para
adecuarse al tamao y complejidad.
89
CAP 3.3 MANUAL DE SST
1.- Contenido
El manual de SST es nico para cada

organizacin.
Se permite flexibilidad en la definicin de

la estructura, forma, contenido, o el
mtodo de presentacin de la
documentacin del SST para todos los
tipos de organizaciones.
90
1.- Contenido
Una organizacin pequea puede

encontrar apropiado incluir la descripcin
de su SG-SST completo dentro de un solo
manual, incluyendo todos los
procedimientos documentados requeridos
por OHSAS.
91
1.- Contenido
Las organizaciones grandes, las

multinacionales, pueden necesitar varios
manuales a nivel global, nacional o
regional, y una jerarqua ms compleja de
documentacin.
92
1.- Contenido
El manual de SST debera incluir:
el alcance del SG-SST
los procedimientos documentados, o

referencias a ellos, y
una descripcin de los procesos del SST y

sus interacciones.
93
1.- Contenido
La informacin acerca de la organizacin:
nombre
ubicacin y
medios de comunicacin,
deberan estar incluidos en el manual de SST.
94
1.- Contenido
Tambin puede ser incluida:
lnea de la organizacin
breve descripcin de sus antecedentes
historia y
tamao.
95
2.- Ttulo y alcance
El ttulo y/o alcance del manual de SST debera

definir:
la organizacin a la cual el manual aplica.
El manual debera hacer referencia a las OHSAS

especfica sobre la cual est basado el SG-SST.
96
3.- Tabla de contenidos
debera incluir:
el nmero y
ttulo de cada seccin y
su localizacin.
97
4.- Revisin, aprobacin y modificacin
Debera estar claramente indicado:
el estado de revisin
aprobacin
modificacin
la fecha del manual de SST
Cuando sea factible, la naturaleza del cambio

debera estar identificada en el documento o en
el anexo apropiado.
98
5.- Poltica y objetivos de SST
El manual puede incluir una declaracin de
la poltica y
los objetivos de SST.
Si la organizacin as lo decide.
99
CAP 3.3 MANUAL DE LA CALIDAD
6.- Organizacin, responsabilidad y autoridad
El manual de la SST debera proporcionar una

descripcin de la estructura de la organizacin
100
7.- Referencias
El manual de SST debera contener una lista de

documentos a los que se hace referencia, pero que
no estn incluidos en el manual.
101
8.- Descripcin del SST
El manual de la SST debera proporcionar una

descripcin del sistema de gestin de SST y su
implementacin en la organizacin.
102
Deberan incluirse:
Las descripciones de los procesos y
sus interacciones.
Los procedimientos documentados o
referencias a ellos.
103
La organizacin debera documentar su SST

especfico:
siguiendo la secuencia del flujo del
proceso o
la estructura de OHSAS
cualquier secuencia apropiada a la

organizacin.
104
8.- Descripcin de SST
Puede ser til una referencia cruzada entre

la norma seleccionada y el manual de SST
El manual de SST debera reflejar los

mtodos usados por la organizacin para
satisfacer su poltica y objetivos.
105
ndice
Ttulo y Alcance
Tabla de contenido
Evidencia de revisin, aprobacin y modificaciones
Resumen acerca del manual y la organizacin
Poltica y Objetivos de SST
Organizacin, responsabilidad y autoridad
Referencias (a otros documentos)
Descripcin del Sistema de Gestin de SST
Anexos (para informacin de apoyo al Manual)
106
9.- Anexos
Pueden incluirse anexos que contengan

informacin de apoyo al manual.
107
Proceso de preparacin
RESPONSABILIDAD DE LA PREPARACION: Asignacin de las tareas

de coordinacin a un grupo competente de gestin, que debe:
Relacionar las polticas, los objetivos y los procedimientos;
Decidir cules elementos del sistema SST sern aplicados;
Determinar el formato y la estructura que tendr el manual,

entre otros.
108
USO DE REFERENCIAS: Incorporar:
Referencias a normas o
Documentos reconocidos que pueda disponer el usuario del

Manual de SST
109
EXACTITUD E INTEGRIDAD: Garantizar:
exactitud e integridad del Manual de SST,
coherencia,
contenido y
estilo de redaccin.
110
Ejercicio: Manual de SST
Redactar secciones del Manual SST.
METODOLOGA:
1.Revisar requisitos de OHSAS y SST.
2. Definir una estructura de documentos.
1. Describir lo que se hace para cumplir los

requisitos.
111
112
CAPTULO III
SESIN 4
DISEO DE PROCEDIMIENTOS
113

CAP 3.4 DISEO DE PROCEDIMIENTOS
ndice
0 Definiciones
1 Estructura y formato
2 Contenido
2.1 Ttulo
2.2 Propsito
2.3 Alcance
2.4 Responsabilidad y autoridad
2.5 Descripcin de las actividades
2.6 Registros
2.7 Anexos
3 Revisin, aprobacin y modificacin
4 Identificacin de los cambios
115
0 Definiciones
3.4.5
procedimiento
forma especificada de llevar a cabo
una actividad o un proceso
(3.4.1).
116
0 Definicin
3.4.5.- procedimiento
forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1).
NOTA 1 Los procedimientos pueden estar

documentados o no.
117
0 Definicin
3.4.5.- procedimiento
forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1).
NOTA 2 Cuando un procedimiento est documentado,

se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento
escrito o procedimiento documentado. El documento
(3.7.2) que contiene un procedimiento puede
denominarse documento de procedimiento.
118
0 Definicin
3.4.1
proceso
conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada
en resultados.
119
1.- Estructura y formato
La estructura y formato de los procedimientos

documentados (en papel o medios electrnicos)
deberan estar definidos por la organizacin.
120
Los procedimientos documentados

deberan contener la informacin necesaria
y cada uno de ellos una identificacin
nica.
121
La estructura y formato puede ser:
texto,
diagramas de flujo,
tablas,
una combinacin de stas,
cualquier otro mtodo adecuado de acuerdo con

las necesidades de la organizacin.
122

pueden hacer referencia a instrucciones
de trabajo que definan cmo se desarrolla
una actividad.
123

pueden hacer referencia a instrucciones
de trabajo que definan cmo se desarrolla
una actividad.
124

generalmente describen actividades que
competen a funciones diferentes, mientras que
las instrucciones de especfica generalmente se
aplican a las tareas dentro de una funcin.
125
2.- Contenido
2 Contenido
2.1 Ttulo
2.2 Propsito
2.3 Alcance
2.4 Responsabilidad y autoridad
2.5 Descripcin de las actividades
2.6 Registros
2.7 Anexos
126
2.1.- Titulo
El ttulo debera identificar claramente

el procedimiento documentado
127
2.2.- Propsito
El propsito de los procedimientos

documentados debera estar definido.
128
2.3.- Alcance
Se debera describir el alcance del

procedimiento documentado, incluyendo las
reas que cubre y las que no.
129
2.4.- Responsabilidad y autoridad
Deberan estar identificadas:
la responsabilidad y autoridad de las

funciones del personal y/o de la
organizacin,
las interrelaciones asociadas con los

procesos y las actividades descritas en el
procedimiento.
130
2.4.- Responsabilidad y autoridad
Pueden ser descritas en el procedimiento en

forma de diagramas de flujo y textos
descriptivos, segn sea apropiado.
131
2.5.- Descripcin de actividades
El nivel de detalle puede variar dependiendo de la

complejidad de las actividades, los mtodos utilizados, y
el nivel de habilidades y formacin necesario para que el
personal logre llevar a cabo las actividades.
132
Deberan considerarse cuando sea aplicable:
a.-) definicin de las necesidades de la organizacin,

sus trabajadores en relacin a SST;
b.-) descripcin de los procesos mediante texto y/o

diagramas de flujo relacionados con las actividades
requeridas;
133
c.-) establecimiento de qu debe hacerse, por quin o

por qu funcin de la organizacin; porqu, cundo,
dnde y cmo;
d.-) descripcin de los controles del proceso y de los

controles de las actividades identificadas;
134
e.-) definicin de los recursos necesarios para el logro

de las actividades (en trminos de personal,
formacin, equipos y materiales);
f.-) definicin de la documentacin apropiada

relacionada con las actividades requeridas;
135
g.-) definicin de los elementos de entrada y resultados

del proceso;
h.-) definicin de las mediciones a tomar.
La organizacin puede decidir que algunos de los aspectos

anteriores sea ms apropiado incluirlos en una instruccin de
trabajo.
136
Redaccin de procedimientos
Cmo redactar los textos

de los Procedimientos ?
137
Cmo escribir procedimientos?

Estructura
Redaccin
Formato
Pasos para elaborar el
procedimiento
138
ORACION DE
ACTORES SECUENCIA PALABRAS DE
ACCIN ACCIN
QUIEN 1 HACE QUE

2 HACE QUE
CUANDO
3 HACE QUE
4 HACE QUE
139
Ttulo
Usar ttulos concisos, que sean
fciles de entender y localizar
Ejemplo :
procedimiento N 001
Procedimiento para crear documentos del
SST.
140
Espacio en Blanco
El espacio en blanco se usa para
hacer la pgina :
MS AMIGABLE
MS ORGANIZADA
CLARA Y FCIL DE ENTENDER
141
Decimales
Permite ordenar la redaccin
resaltando los diferentes niveles
de la documentacin.
5.0 Solicitar aprobacin para realizar la auditora

5.1. Si no se obtiene aprobacin reprogramar
5.2. Si se aprueba buscar auditor Lder.
142
Palabras
Usar palabras sencillas. Familiares al
lector.
El personal de la planta debe estar consciente de la

poltica de la SST de la empresa, la cul debe
aplicarla en sus actividades diarias.

Difundir la poltica del SST en toda la organizacin
143
Oraciones
Evitar oraciones largas y complejas.

Quedarse con una idea por oracin.
144
Voz activa
Usar voz activa en las oraciones,
esto ubica al actor y permite crear
oraciones concisas.
VOZ PASIVA VOZ ACTIVA
Las inspecciones son El encargado de SST
realizadas por el realiza las inspecciones
encargado de SST
El equipo es calibrado El electromecnico

por el electromecnico calibra el equipo
145
Acciones
Usar los verbos en tiempo presente y evitar
auxiliares como : debera, ira, podra, etc.
El mecnico debera verificar la

precisin del instrumento.
El mecnico verifica el instrumento.
146
Formas
Evitar escribir procedimientos para

llenar formatos.
Los formatos son autodescriptivos

pueden dar por s solos la informacin
necesaria para llenarse, prepararse,
archivarse, enviarse, etc.
147
Prrafos
EL NICO BUEN
PRRAFO
ES UNO
CORTO
148
Estilo: En el procedimiento referido:

El doctor: toma la placa de rayos x, luego su asistente
ingresa la orden a la PC, la imprime y la enva al tcnico de
rayos x.
El tcnico: lee la orden, comunica al paciente y toma la
placa.
El Radilogo: verifica la calidad de la placa, si est mal
devuelve al tcnico para que tome otra y si est bien
interpreta la placa y emite el reporte.
CONVERTIDO A
PLAYSCRIPT
149
En estilo playscript
Doctor 1. Ordena tomar rayos x
Asistente 2. Ingresa la orden a la PC

3. Imprime la orden
Tcnico de Rayos x 4. Lee la orden
5. Toma la placa
Radilogo 6. Verifica la calidad de la placa

6.1 Si est mal reprograma
6.2. Si est bien interpreta la placa
7. Emite reporte de resultados
150
151
Secuencia de pasos
PROCEDIMIENTO - Secuencia de pasos
INICIO
QUIN? QU?
1 8
9
2 CUNDO? 10
7
3
6 FINAL
4 CMO?
5
152
Diagrama de flujo
Diagrama de flujo:
Es una representacin grfica de
la secuencia de pasos o
actividades que ocurren en un
proceso.
153
Diagrama de flujo - Simbologa
Inicio
no
Decisin
si
Actividad Documento
Actividad
Fin
154
Ordena tomar
rayos X
Ingresa orden
a la PC
Proceso para
Imprime la
Orden tomar una
Enva la
Orden
placa de rayos
Ubica al
x
Paciente
Procedimiento
# 00012 Toma la Placa
Procedimiento Verifica la
# 00015 calidad de la NO
placa
Rayos X
OK?
SI
Leer rayos X
Emite reporte
de resultados
155
Diagrama de Flujo: Beneficios
a) Descubre problemas potenciales
b) Descubre cuellos de botella del sistema
c) Descubre pasos no necesarios
d) Descubre flujos de reelaboracin
e) Describe los procesos
156
2.6.- Registros
Los registros relacionados con las actividades descritas

en el procedimiento documentado deberan definirse en
esta seccin del procedimiento documentado o en otras
secciones relacionadas.
157
2.6.- Registros
Los formularios que se utilicen para estos registros

deberan estar identificados.
Debera estar establecido el mtodo requerido para

completar, archivar y conservar los registros.
158
2.7.- Anexos
Pueden incluirse anexos que contengan

informacin de apoyo al procedimiento
documentado, tales como tablas, grficos,
diagramas de flujo y formularios.
159
Revisin, aprobacin y modificacin
Debera indicarse:
evidencia de la revisin
aprobacin,
estado de revisin y
fecha de modificacin del procedimiento

documentado.
160
Identificacin de los cambios
Cuando sea factible, la naturaleza del cambio

debera estar identificada en el documento o
en los anexos apropiados.
161
Ejercicio: Flujo de actividades
Describir el flujo de actividades de un programa ante emergencias.
METODOLOGA:
1. Establezca la secuencia de actividades
2. Identifique flujo principal y flujos alternativos
3. Desarrolle el flujo de actividades
162
163

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DOCUMENTACIN OHSAS 18001

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Cap III PIRAMIDE DOCUMENTARIA

Cap IV PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y CODIFICACIN

Cap III PIRMIDE DOCUMENTARIA

Sesin 1 Estructura y diseo de documentos

Cap III PIRMIDE DOCUMENTARIA

Sesin 1 Estructura y diseo de documentos

ESTRUCTURA Y DISEO DE DOCUMENTOS

Plasmar los documentos y datos en

Ejemplos: videos, fotografas, escritos,

1.- Proporcionar directrices para el desarrollo

2.- Ayudar a establecer un sistema

La forma de organizar la documentacin del SG-SST

a los procesos de la organizacin o,

a la estructura de la norma aplicable, o

a una combinacin de ambas.

Puede utilizarse cualquier otra forma de

La estructura de la documentacin utilizada

Esta estructura facilita la distribucin, conservacin y

La extensin de la documentacin del SG-SST puede

el tamao de la organizacin y el tipo de

la complejidad de los procesos y sus

la competencia del personal.

La documentacin del SG-SST puede

El vocabulario utilizado debera estar de

a.-) poltica y sus objetivos;

La documentacin del SG-SST puede estar

El personal apropiado tiene acceso a la misma

El acceso y los cambios son fcilmente

La distribucin es inmediata y fcilmente

Existe acceso a los documentos desde

Retirar documentos obsoletos es fcil y eficaz.

a.- describir el SG-SST de la organizacin;

b.- proveer informacin para grupos de funciones

c.- comunicar a los empleados el comportamiento

d.- ayudar a los empleados a comprender su

e.- facilitar el entendimiento mutuo entre los

f.- proveer una base para las expectativas del

g.- declarar la forma en que se llevarn a cabo las

h.- proveer evidencia objetiva de que los requisitos

i.- proveer un marco de operacin claro y eficiente;

j.- proveer una base para la formacin inicial de

k.- proveer una base SST para el orden y el

l.- proveer coherencia en las operaciones basadas

m.- proveer una base para la mejora continua de

n.- proveer confianza a las partes interesadas

o.- demostrar a las partes interesadas las

p.- proveer un marco de referencia claro de

q.- proveer una base para auditar el SST;

r.- proveer una base para evaluar la eficacia y

Formatos, Estndares, etc.

La documentacin permite la comunicacin del propsito y

Lograr la conformidad con los requisitos de la

Proveer la formacin necesaria

Proporcionar evidencias objetivas

Evaluar la eficacia y la adecuacin continua del Sistema de

1.- QU ESCRIBIR? (TIPOS)

Un sistema documentado debe definir:

BENIFICIOS DE LA COMUNICACION ESCRITA

Lenguaje claro, preciso, sin ambigedades

Ubicacin donde se utilice