MAKALAH PRAKTIKUM PCD

Dosen : 1. Vivin nopiyati, M.Sc., Apt

2. Siti Aisyah, M.Sc., Apt

Kelompok: Dua (2)/Apoteker (33B)

1. Niken Claudya E 1720333647

2. Norma Fitri A 1720333648
3. Novi Elisa 1720333649
4. Novi Permata 1720333650

UNIVERSITAS SETIA BUDI SURAKARTA

APOTEKER XXXIII

2017
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Apotek adalah suatu tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian, penyaluran sediaan
farmasi, dan perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Pengertian ini didasarkan pada
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang
Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/Per/X/1993 tentang
Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek.
Pekerjaan kefarmasian menurut UU Kesehatan No. 36 Tahun 2009 yaitu meliputi
pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan,
penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat
serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional harus dilakukan oleh tenaga
kesehatan yang mempunyai keahlian dan kewenangan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan perlu mengutamakan
kepentingan masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan dan
menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Apotek
dapat diusahakan oleh lembaga atau instansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di
pusat dan daerah, perusahaan milik negara yang ditunjuk oleh pemerintah dan apoteker yang telah
mengucapkan sumpah serta memperoleh izin dari Suku Dinas Kesehatan setempat.
Persediaan merupakan salah satu asset penting dalam perusahaan karena biasanya
mempunyai nilai yang cukup besar serta mempunyai pengaruh terhadap besar kecilnya biaya
operasi perencanaan. Tujuan utama dari penilaian persediaan digunakan untuk proses
perbandingan antara pendapatan dan biaya. Proses perbandingan ini dilakukan dalam
menentukan besarnya biaya dari barang yang tersedia untuk dijual
Apotik putih adalah apotik yang sudah lama berdiri, Apotek Putih merupakan apotek
yang sudah buka lebih dari 20 tahun terdapat 3 dokter praktek (1 dokter anak dan 2 dokter
umum), Omzet apotek 300 juta/bulan (12juta/hari). PBF atau Pedagang Besar Farmasi adalah
salah satu fasilitas distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan. PBF bisa saja membuka
cabang yang disebut PBF cabang di beberapa tempat asalkan PBF cabang tersebut mendapat
pengakuan dari kepala dinas kesehatan provinsi setempat dimana PBF cabang tersebut berada
dan PBF cabang juga hanya bisa menyalurkan sediaan farmasi atau alat kesehatan dalam batas
wilayah provinsi pengakuannya.
Pentingnya ketersediaan obat dalam unit pelayanan khususnya jasa kesehatan
merupakan salah satu faktor utama dalam menunjang profit. Namun tidak serta ketersediaan
obat saja yang menjadi faktor utama, banyak faktor lain yang juga berpengaruh seperti
kesesuaian stok agar tidak terjadi stok berlebih (excess) yang dapat berakibat menurunnya
kualitas obat (expired date). Oleh karena itu diperlukan sebuah fitur yang dapat memberikan
nilaioptimal terhadap data obat.
 BAB II
HASIL DAN PEMBAHASAN

Sesuai dengan yang dinyatakan oleh IAI (2009), bahwa persediaan adalah asset untuk
dijual dalam kegiatan usaha normalDalam memperoleh persediaan barang dagangan ini,
Apotik putih memesannya dari PBF (Pedagang Besar Farmasi alur pembelian :

Menyiapkan
dokumen
pembelian

Ajukan dokumen kepada manajer

Setuju?

Tinjau kembali
daftar
Membeli dan Memperoleh
produk

Memeriksa produk yang diterima

dengan dokumen pembelian
oleh apoteker atau asisten
apoteker
kembali

Setuju?

Produk disimpan dalam

gudang dan dicatat pada
kartu stok
Analisis Prosedur yang sedang berjalan :
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang
terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa
gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan khususnya dalam kegiatan yang
berhubungan dengan pengolahan data.
Prosedur Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek adalah seperti berikut :
1. Konsumen datang mengunjungi apotek untuk membeli obat resep atau non resep
kemudian konsumen itu akan menyebutkan nama obat atau memberikan data
permintaan obat kepada Asisten Apotek.
2. Kemudian Asisten Apotek memeriksa ke dalam daftar obat, apabila obat yang diminta
tidak tersedia, maka data permintaan obat tesebut akan dikembalikan lagi kepada
konsumen.
3. Apabila obat yang diminta tersedia,asisten apotek segera meyediakan obat sesuai
dengan data permintaan obat dari konsumen, laludata permintaan obat dan obat yang
tersedia tersebut diberikan kepada bagian kasir,
4. Setelah itu data permintaan ob
5. at tersebut akan dicatat oleh kasir pada nota penjualan sesuai dengan data permintaan
obat dari konsumen.
6. Kemudian kasir akan memberikan obat dengannota penjualan kepada konsumen
sebagai bukti transaksi penjualan obat.
7. Data permintaan obat dari konsumen (yang ada pada nota penjualan) akan diarsipkan
oleh bagian kasir.
8. Lalu arsip dari nota penjualan tersebut akan dibuat laporan penjualan dan direkap
yang satu untuk diarsipkan dan satu lagi diserahkan pada pimpinan.
Prosedur Sistem Informasi Pembelian Obat Pada Apotek adalah sebagai berikut :
1. Asisten Apotek mengecek daftar obat, Jika pesediaan obat telah habis maka asisten
apoteker akan memberitahukan kepada bagian Gudang agar segera membuat daftar
Purchase Order atau daftar pemesanan obat.
2. Kemudian Purchase Order dibuat dan diberikan kepada pimpinan untuk di verifikasi.
 3. Purchase Order yang telah diverifikasi kemudian di rekap, yang satu diarsipkan pada
bagian gudang dan yang satunya diberikan kepada supplier oleh bagian Gudang.
4. Bagian Gudang menerima faktur pembelian dari supplier, kemudian bagian gudang
mengecek kesesuaian purchase order yang telah arsipkan tersebut dengan nota
pembelian, jika obat sesuai dengan yang dipesan maka bagian gudang akan
menandatangani nota pembelian. Apabila obat tidak sesuai dengan yang dipesan,nota
pembelian tersebut di serahkan kembali kepada supplier dan pesanan obat tersebut
tetap akan di beli tetapi pembayaran di sesuaikan dengan jumlah barang yang datang.
5. Lalu bagian gudang mencatat data obat ke dalam daftar obat sebagai data pembeliaan
obat.
6. Setelah pendataan obat, bagian gudang membuat laporan pembelian obat dari catatan
daftar obat yang kemudian laporan pembelian tersebut di arsipkan satu dan satu
diserahkan kepada pimpinan.
Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur yang berjalan pada Sistem Informasi Penjualan dan Pembeliaan Obat di
Apotek Emulinda masih menggunakan sistem yang lama. Perbedaannnya dengan prosedur
yang diusulkan, terletak pada sistem yang lama masih menggunakan lembaran-lembaran
berkas atau arsip sedangkan yang diusulkan dilakukan secara terkomputerisasi.
A. Prosedur Penjualan Obat yang Diusulkan :
1. Konsumen membeli obat resep atau non resep dengan memberikan data
permintaan obat kepada bagian kasir.
2. Pihak kasir memeriksa status obat apakah resep atau non resep.
3. Apabila data permintaan obat resep atau non resep tidak tersedia bagian kasir
segera memberitahukan kepada konsumen bahwa obat yang dimaksud tidak
ada maka data permintaan obat resep atau non resep akan dikembalikan kepada
konsumen.
4. Jika permintaan obat non resep tersedia maka kasir langsung menginputkan
data permintaan obat tersebut. Namun jika permintaan obat resep tersedia
bagian kasir terlebih dahulu akan menginput data konsumen dan data dokter
setelah itu menginput permintaan obat.
 5. Lalu bagian kasir menghitung jumlah total harga yang harus dibayar kemudian
mencetak faktur penjualan dan diberikan kepada konsumen.
6. Kemudian pihak kasir membuat dan mencetak laporan penjualan per periode
yang akan diserahkan kepada pimpinan.
B. . Prosedur Pembelian Obat yang Diusulkan :
1. Bagian gudang mencetak laporan persediaan yang <=10 untuk di verifikasi
pimpinan, agar pimpinan dapat mengetahui stok barang yang tersedia dan stok
barang yang habis( <=10 ).
2. Setelah itu bagian gudang akan segera membuat PO (purchase order) barang yang
habis ( <=10 ) dan mencetak PO tersebut.
3. Kemudian bagian gudang menyerahkan PO (purchase order) yang telah di cetak
kepada pimpinan untuk diverifikasi.
4. Setelah PO diverifikasi,bagian gudang memberikan dokumen PO yang sudah
diverifikasi tersebut kepada supplier.
5. Supplier memberikan faktur pembelian kepada bagian gudang sebagai bukti
transaksi pembelian.
6. Setelah bagian gudang menerima faktur pembelian dari Supplier kemudian bagian
gudang memeriksa jumlah barang yang masuk apakah sesuai dengan apa yang di
pesan atau tidak.
7. Jika barang tidak sesuai dengan pemesanan, maka bagian gudang akan
mengembalikan faktur pembelian tersebut kepada supplier.
8. Jika barang sesuai dengan pemesanan, maka bagian gudang langsung
menginputkan data pembelian ke dalam transaksi pembelian, setelah itu mencetak
laporan pembelian dan laporan tersebut diserahkan kepada pimpinan.
Apabila barang sediaan perlu untuk dikeluarkan dari gudang untuk dijual, maka
dibuatlah nota permintaan/pengeluaran barang yang biasa pihak Apotik putih sebut DO.
Dengan adanya DO ini, menunjukan bahwa barang tersebut telah dikeluarkan dari dalam
ruang penyimpanan. Apotik putih memesan sebagian besar barang sediaan farmasinya tidak
dalam jumlah yang besar.Hal ini dilakukan untuk menghindari kelebihan persediaan sehingga
dapat mengakibatkan banyak barang yang kadaluwarsa dan pencurian barang sediaan apabila
kurangnya pengendalian terhadap barang sediaan tersebut (Kagashe dan Massawe 2012 ),
persediaan obat-obatan perlu untuk diatur secara efisien dalam mencegah terjadinya segala
bentuk pemborosan termasuk persediaan yang berlebihan, tindak pencurian, dan kadaluwarsa.
Oleh sebab itu, kebanyakan barang pesanan yang baru saja diterima dari PBF, terutama obat
bebas dan bebas terbatas, tidak lagi disimpan ke ruang penyimpanan. Tetapi, obat-obatan
tersebut akan langsung dipajang di etalase, siap untuk dijual. Barang yang telah dikeluarkan
segera dicatat mengurangi persediaan pada kartu stock.Dilihat dari pencatatan pada kartu
stock/persediaan, maka, diambil kesimpulan bahwa Apotik putih menggunakan metode FIFO
(MPKP).
Apotek Putih merupakan apotek yang sudah buka lebih dari 20 tahun dengan kondisi
sebagai berikut :
1. Terdapat 3 dokter praktek (1 dokter anak dan 2 dokter umum)
2. Omzet apotek 300 juta/bulan (12juta/hari)
3. Biaya operasional (gaji, listrik dll) 16 juta
1. Perencanaan dan Pengadaan Obat
A. Buatlah catatan/dokumen barang habis (defecta)

Tanggal Nama obat Satuan Stok Kebutuhan/minggu

21/02/2017 Amoxicilin tab Box 15 20
21/02/2017 Paracetamol tab Box 15 18 box
21/02/2017 Amoxan syr Botol 3 20 fls
21/02/2017 Amoxan kap Box 1 2 box
21/02/2017 Laxtacid FH Botol 15 20 fls
21/02/2017 Mycoral tab box 2 3 box
21/02/2017 fG throces box 2 2 box
21/02/2017 Ambroxol tab Box 6 5 box
21/02/2017 Ponstan Box 1 3 box
21/02/2017 Cataflam 50 Box 2 2 box
21/02/2017 Imodium Box 1 1 box
21/02/2017 Kalmetason Box 10 15box

B. Buatlah perencanaan oder obat : tentukan item obat dan jumlah obat yang akan
diorderkan beserta PBF

Nama obat Satuan HNA Discont Stok Order PBF

Amoxicilin tab Box 35.000 > 50 box= 15 50 BSF
33.500
Paracetamol tab Box 13.000 5% 15 21 BSF
Amoxan syr Botol 20.000 2% 3 17 Bina sehat
Amoxan kap Box 330.000 2% 1 1 Bina sehat
Laxtacid FH Botol 16.500 4% 15 25 Maju Sehat
Mycoral tab box 150.000 7,5% 2 4 Maju Sehat
fG throces box 250.000 7,5% 2 2 Maju Sehat
Ambroxol tab Box 15.000 7,5% 6 4 Gemilang Utama
Ponstan Box 230.000 5% 1 5 Maju sehat
Cataflam 50 Box 300.000 1% 2 2 BSF
Imodium Box 650.000 1% 1 1 Gemilang Utama
Kalmetason Box 190.000 10+3 10 10 Maju sehat
Daftar obat di PBF BSF

Daftar obat di PBF Bina sehat :

Daftar Obat di PBF Gemilang Utama :

Daftar obat di PBF Maju sehat

Buatlah surat pemesanan Obat

1. Surat pemesanan Obat di PBF : BSF

2. Surat pemesanan obat di PBF : Bina Sehat

3. Surat pemesanan obat di PBF : Gemilang Utama

4. Surat pemesanan obat di PBF : Maju Sehat

2. Penerimaan Obat
a. Buat catatan/ Dokumentasi barang dating:

Tgl Tgl Nama No faktur Nama batch ED Juml Harga Kondi

barang faktur PBF obat ah satuan si
datang (+PPN)
21-02- 21-02-17 BSF BSF21022 Amoxic 290320 9/3/2 50 32.000 baik
17 01701 ilin tab 020 box
21-02- 21-02-17 BSF BSF21022 Paraceta 290320 9/3/2 21 13.000 baik
17 01701 mol tab 0 box
21-02- 21-02-17 BSF BSF21022 Catafla 290320 9/3/2 2 box 310.000 baik
17 01701 m 50 0

Tgl Tgl Nama No Nama batch ED Juml Harga Kondi

barang faktur PBF faktur obat ah satuan si
datang (+PPN)
21-02- 21-02-17 Bina BS21022 Amoxa 290320 9/3/2 17 fls 20.000 Baik
17 sehat 01701 n syr 0
21-02- 21-02-17 Bina BS21022 Amoxa 290320 9/3/2 1 box 333.000 Baik
17 sehat 01701 n kap 0

Tgl Tgl Nama No Nama batch ED Juml Harga Kondi

barang faktur PBF faktur obat ah satuan si
datang (+PPN)
21-02- 21-02- Gemilan GU2102 Ambrox 290320 9/3/2 4 box 15.000 Baik
17 17 g utama 201701 ol 0
21-02- 21-02- Gemilan GU2102 Imodiu 290320 9/3/2 1 box 650.000 Baik
17 17 g utama 201701 m 0

Tgl Tgl Nama No faktur Nama batch ED Jumla Harga Kondis

barang faktur PBF obat h satuan i
datang (+PPN)
21-02- 21-02- Maju Ms210220 Lactacid 290320 9/3/2 25 fls 16.500 Baik
17 17 sehat 1701 FH 0
21-02- 21-02- Maju Ms102201 Mycoral 290320 9/3/2 4 box 150.000 Baik
17 17 sehat 701 tab 0
21-02- 21-02- Maju Ms210220 FG 290320 9/3/2 2 box 250.000 Baik
17 17 sehat 1701 Throces 0
21-02- 21-02- Maju Ms210220 Ponstan 290320 9/3/2 5 box 230.000 Baik
17 17 sehat 1701 tab 0
21-02- 21-02- Maju Ms210220 kalmeta 290320 9/3/2 10box 190.000 Baik
17 17 sehat 1701 sol 0

3. Buatlah catatan dokumentasi penyimpanan obat atau barang

a. Amoxicilin tab

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21- Apotik putih 50 - 15 65
02-17 /BSF

b. Paracetamol tab

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 21 - 15 36
putih
/BSF

c. Cataflam 50

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02- Apotik 2 - 15 2
17 putih
/BSF

d. Amoxan syr

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02- Apotik 17 - 3 20
17 putih /BS
 e. Amoxan tab

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02- Apotik 1 - 1 2
17 putih /BS

f. Ambroxol tab

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 4 - 6 10
putih /GU

g. Imodium

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 1 - 1 2
putih /GU

h. Lactacid FH

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 25 - 15 40
putih /MS

i. mycoral tab

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 4 - 2 6
putih /MS
 j. FG Throces

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 2 - 2 4
putih /MS

k. Ponstan

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 5 - 1 6
putih /MS

L. Kalmetason

TGL Dari/kpd Mutasi sisa Ket.jumlah paraf

Masuk keluar
21-02-17 Apotik 10 - 10 20
putih /MS
 BAB III

KESIMPULAN

Apotek Putih merupakan apotek yang sudah buka lebih dari 20 tahun terdapat 3 dokter
praktek (1 dokter anak dan 2 dokter umum), Omzet apotek 300 juta/bulan (12juta/hari). PBF
atau Pedagang Besar Farmasi adalah salah satu fasilitas distribusi sediaan farmasi dan alat
kesehatan. PBF bisa saja membuka cabang yang disebut PBF cabang di beberapa tempat
asalkan PBF cabang tersebut mendapat pengakuan dari kepala dinas kesehatan provinsi
setempat dimana PBF cabang tersebut berada dan PBF cabang juga hanya bisa menyalurkan
sediaan farmasi atau alat kesehatan dalam batas wilayah provinsi pengakuannya.

1. Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian yang dirancang dapat membantu dalam
pengolahan data transaksi penjualan dan transaksi pembelian, pengecekan stok obat
menjadi lebih efisien.
2. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi di dalam penjualan dan pembelian tidak
perlu lagi menjumlahkan atau mengurangi stok obat dengan cara pencatatan secara
konvensional karena stok obat akan secara otomatis bertambah dan berkurang.
3. Di dalam pembuatan laporan penjualan, pembeliaan dan persediaan dapat dengan
mudah dan cepat karena adanya aplikasi yang memiliki sistem penyimpanan dengan
database di dalam komputer sehingga tidak akan terjadi kesalahan lagi di saat
pembuatan laporan.
 DAFTAR PUSTAKA

Wuwungan J.Y. 2015. Analisis Penerapan Standar Akuntansi Keuangan Entitas Tanpa
Akuntabilitas Publik Atas Persediaan Pada Apotik Uno Medika. Fakultas Ekonomi
dan Bisnis, Jurusan Akuntansi Universitas Sam Ratulangi, Manado Vol 3, No 4,
Hal 503 505

Novrini H. DS. 2013. Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Obat. Apotek Emulinda
Bandung.

Indah D. JBS. 2005. Membangun Sistem Informasi Penjualan Obat Di Apotik

Sejati Malang Menggunakan Microsoft Visual Basic 6. Program Studi Sistem
Informasi, STMIK PPKIA Malang Vol 02. Hal 81 -83

Silviana Sari PS. 2009. Analisis Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan Obat Pada
Apotik Assyifa. Akuntansi D-3 Stie Multi Data Palembang. Hal 2 - 4