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Disciplina: CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO

MODULO 2 UFCD 0626 ORGANIZAO E GESTO DO POSTO DE TRABALHO


Durao de referncia: 25h/33 aulas

Organizao e gesto do posto de trabalho

Noo de Ergonomia
Factores ambientais
Gesto dos espaos
Equipamento de escritrio
Materiais e utenslios de escritrio

Objectivos:
Compreender a importncia da Ergonomia na sade e bem estar do trabalhador e
consequente produtividade.
Reconhecer a importncia da localizao e instalao do escritrio na criao de
boas condies de trabalho.
Relacionar a funcionalidade do escritrio com os factores ambientais e a gesto
dos espaos de trabalho.
Identificar o equipamento, materiais e utenslios de escritrio

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1. ORGANIZAO E GESTO DO POSTO DE TRABALHO

LOCAL E POSTO DE TRABALHO

Entende-se por local de trabalho todo o local destinado implantao de postos de trabalho e
por posto de trabalho, o espao que o trabalhador ocupa quando desempenha uma tarefa.

importante que um posto de trabalho esteja bem desenhado, para o que dever obedecer a
regras decorrentes da aplicao dos princpios da fisiologia e da biomecnica, criando
condies para a definio de esforos aceitveis, pois evitar as doenas relacionadas com
condies laborais deficientes, designadamente, a fadiga excessiva ou desgastante do
organismo, para alm de assegurar maior produtividade do trabalho.

De acordo com Freitas (2003), o posto de trabalho deve ser desenhado tendo em conta o
trabalho e a tarefa que vai realizar, a fim de que esta seja executada de modo confortvel e
eficiente.

Para tanto, h que considerar quer os movimentos exigidos pelo trabalho como, as posturas e
o esforo intelectual. Se o posto de trabalho for adequadamente desenhado, o trabalhador
poder manter uma postura de trabalho correta e cmoda, sendo certo que se assim no for,
podero decorrer vrias consequncias para a sade.

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2. CONCEITO DE ERGONOMIA E FATORES A TER EM CONTA NA CONSTRUO DO LOCAL DE


TRABALHO

A necessidade de rentabilizar o trabalho levou ao estudo das condies em que este


realizado e da forma como o homem a ele se adapta, dando origem ao conceito de ergonomia.

A Ergonomia assim a cincia da adaptao das mquinas, equipamentos e ambiente dos


locais de trabalho fisiologia e psicologia do homem. Inicialmente dirigida produo fabril,
alargou-se depois a todos os setores, incluindo o escritrio.

2.1. Estudo do trabalho

Cada tipo de trabalho tem as suas prprias exigncias, originando por vezes graves
pertubaes fsicas e/ou psiquicas, ocasionadas no s pelas condies ambientais (rudos,
emanaes, reas de trabalho exguas ou inadequadas, etc.) - doenas profissionais e outros
distrbios, sobretudo o stress decorrente da fadiga nervosa.

assim necessrio fazer um estudo aprofundado das condies em que um trabalho se realiza,
para procurar minimizar os problemas especficos que acarreta, no sentido de conseguir
ajustar a tarefa com o trabalhador.

2.2. Organizao cientfica do trabalho

Qualquer organizao procura aumentar a sua produtividade, ou seja, a relao entre o que
produz e os recursos que utiliza. H assim que estabelecer uma procura cientfica das
condies de trabalho ideais, que resultam do melhor aproveitamento das capacidades fsicas
e mentais do homem, conjuntamente com a criao de condies favorveis produo, e a
adaptao dos meios de trabalho s capacidades manifestadas.

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Quais os principais aspetos a ter em conta?

Os estudos ergonmicos so complexos e interrelacionam vrias cincias (anatomia, fisiologia,


psicologia, biomecnica, etc.) e exigem a colaborao conjunta de especialistas.

Podemos contudo dizer que os aspetos principais a ter em conta so os seguintes:

Adaptao dos locais de trabalho ao trabalho que neles se vai executar;


A criao de condies favorveis para cada trabalhador se sinta bem fisica e
psicolgicamente e possa atingir o seu mximo de produtividade;
A preveno de acidentes de trabalho e de problemas de sade;
A organizao de mtodos e a racionalizao do trabalho.

Que resultados se podem conseguir?


A diminuio da fadiga e tenso psicolgica,
A reduo de riscos e de doenas profissionais
O aumento da produtividade
O estmulo da criatividade,
A realizao profissional.

2.3. Inter-relao homem/local de trabalho/ambiente/mquinas e sistema laboral

H assim uma relao estreita e interativa entre o Homem, seu local de trabalho, o ambiente
em que este se desenvolve, as mquinas que utiliza e o sistema laboral em que est inserido.

Cada um desses fatores condiciona e influencia os outros.

necessrio escolher a pessoa certa para um determinado trabalho.


O local deve ser adequado s tarefas a desempenhar.
As mquinas devem ser as que melhor e com menos desgaste e custos (financeiros e
de esforo humano) permitam realizar o trabalho.
O ambiente deve ser propcio sua realizao e eficiente e eficaz.
O sistema laboral deve estabelecer estratgias que permitam a racionalizao do
trabalho e a obteno dos objetivos.

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3. A localizao e instalao do escritrio

O bom funcionamento e mximo aproveitamento dos servios de escritrio dependem em


grande parte da instalao correta do escritrio.

J l vai o tempo, em que os empresrios/ dirigentes das empresas se limitavam a exigir dos
seus funcionrios o cumprimento das suas tarefas sem olhar s condies de trabalho, a que
estavam sujeitos.

Atualmente a maioria das empresas estuda cuidadosamente o material da construo e o


equipamento. As pessoas esto mais sensibilizadas para estes problemas, porque concluram
que a rentabilidade de qualquer ser humano, est intimamente relacionada com o ambiente
de trabalho em que est inserido.

Por outro lado, a medicina tem vindo a preocupar-se com a necessidade de criao de boas
condies de trabalho, em consequncia de serem crescentes as situaes de stress, de
deficincias auditivas e visuais, bem como situaes de doena profissional, em consequncia
de um local de trabalho agressivo para os profissionais que nele operam.

Deste modo, a escolha do local, onde ir desenvolver-se a atividade de escritrio, deve ser
estudada de forma a proporcionar aos profissionais desta actividade, condies de higiene e
segurana.

Para o efeito necessrio que a implementao do local de trabalho respeite alguns princpios
funcionais, que contribuam para criar boas condies de trabalho, nomeadamente os
relacionadas com a iluminao, a climatizao, a cor, os rudos, o design do equipamento, a
organizao dos espaos de trabalho, entre outros.

Estes princpios designaram-se por princpios ergonmicos e resultaram do desenvolvimento


de uma nova cincia a ERGONOMIA.

3.1. Conceito de Ergonomia:

A palavra "Ergonomia" vem de duas palavras Gregas: "ergon" que significa trabalho, e
"nomos" que significa leis. Hoje em dia, a palavra usada para descrever a cincia de
"conceber uma tarefa que se adapte ao trabalhador, e no forar o trabalhador a
adaptar-se tarefa".

Ergonomia a cincia cujo objectivo estudar as caractersticas laborais de forma a


adequar o local de trabalho e o equipamento ao trabalhador, gerando mais conforto,
segurana, eficincia e produtividade.

Ergonomia - a cincia que estuda o Homem no local e em situao de trabalho, com a


finalidade de garantir a sua integridade fsica e mental e proporcionar-lhe bem-estar.

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Conhecida comummente como estudo cientfico da relao entre o homem e seus


ambientes de trabalho, a ergonomia tem alguns objetivos bsicos que so: possibilitar
o conforto ao indivduo e proporcionar a preveno de acidentes e do aparecimento
de patologias especficas para determinado tipo de trabalho.

So constantes os estudos feitos a respeito da relao do homem com o ambiente de


trabalho, o conforto ou mesmo horas de descanso. Ambos so de grande importncia,
mas, poucas pessoas prestam ateno nestes detalhes. A ergonomia vem justamente
estudar estas medidas de conforto, a fim de produzir um melhor rendimento no
trabalho, prevenir acidentes e proporcionar uma maior satisfao do trabalhador.

3.2. Objetivos da Ergonomia:

Numa primeira anlise os objetivos da ergonomia so:

Criar ao Homem boas condies de trabalho.


Proporcionar empresa maior rentabilidade no trabalho produzido pelo Homem

S criadas boas condies de trabalho que se torna possvel proporcionar empresa maior
rentabilidade no trabalho produzido pelo homem.

Para alm dos objetivos mencionados a Ergonomia tambm permite:

Diminuir o stress
Diminuir o nmero de acidentes de trabalho;
Diminuir a incidncia de doenas profissionais.
Aumentar a eficcia do trabalho;
Prevenir a fadiga;
Proporcionar maior satisfao do trabalhador
Obter maior eficcia das mquinas e instalaes

Legislao: Decreto-Lei n 243/86 de 20 de Agosto

A aplicao de alguns princpios da Ergonomia permite uma organizao do posto de trabalho


mais racional e mais de acordo com as necessidades dos trabalhadores no sentido de se
conseguirem melhores nveis de desempenho por parte destes e consequentemente uma
melhor rentabilizao dos investimentos em mquinas e equipamentos.

3.3. Fatores Ambientais

Dos fatores que mais afetam o desempenho do trabalho pelos profissionais so de destacar
os fatores ambientais, aqueles que se relacionam diretamente com o funcionamento das
instalaes.

Na instalao de um escritrio, devemos atender a um conjunto de factores que influem no


rendimento do trabalho do homem.

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Entre eles so de destacar os fatores ambientais:

a iluminao,
a cor,
a temperatura,
o arejamento e
os rudos

que influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem como a sua prpria
sade fsica e mental.

Vamos ento analisar esses fatores:

A iluminao

Uma boa iluminao aquela que permite a realizao do trabalho com o mnimo esforo.
Uma iluminao insuficiente exige um maior esforo do trabalhador, provocando problemas
de viso, cansao, dores de cabea e desconforto, contrao dos msculos faciais e postura
incorreta. O trabalhador v afectada a sua capacidade de trabalho e a sua integridade fsica.
Uma boa iluminao ser, ento, aquela que permite a realizao do trabalho com o mnimo
de esforo fsico.
A luz natural a mais aconselhada e na sua impossibilidade ou insuficincia deve recorrer-se a
luz artificial fluorescente por se menos agressiva e, simultaneamente mais barata e mais
intensa.
Para uma boa utilizao da luz natural, o local deve ter janelas cuja superfcie seja um sexto da
rea do solo.

Alguns aspetos a considerar relativamente posio ou incidncia da fonte de luz:

A fonte de luz no deve incidir diretamente


nos olhos do trabalhador, antes deve incidir no
trabalho a executar.
A fonte luminosa deve situar-se esquerda
do operador para os indivduos destros e sua
direita para os esquerdinos, de forma a que o
brao do operador no se interponha entre a
fonte luminosa e o trabalho a executar.
Devem evitar-se possveis fontes de
deslumbramento ou encandeamento.

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A cor

Estudos recentes vm provar que a cor tem influncia na


luminosidade dos espaos e no estado de esprito dos
indviduos. cor mal escolhida atribui-se irritabilidade e
fadiga.

Deste modo, verificou-se que as cores claras so as mais


aconselhadas porque aumentam a luminosidade do espao,
criam a sensao de maior espao e tambm tornam o
ambiente mais relaxante favorecendo a concentrao
intelectual.
Os escritrios necessitam de luz, espao e ambiente
relaxante, pelo que devem ter paredes e tetos com cores
claras.

Todo o restante material necessrio para equipar e ornamentar o escritrio deve contrastar
com o fundo (para evitar a sensao de monotonia e de rotina).

importante que o local de trabalho seja equipado com material que contraste com a cor do
meio ambiente e seja alegrado com notas de cor por ex. uma pintura na parede ou uma jarra
de flores, etc.

A cor favorece o ambiente

importante criar um ambiente harmonioso e tonificante, uma vez que influi no conforto
afetivo, da que:

Para grandes superfcies cores deslavadas e quentes


Para pequenas superfcies cores vivas e frescas
Para trabalhos intelectuais cores calmas

Efeitos psicolgicos da cor:

Repousantes Verde (ao equilibrante), Azul (ao calmante), Violeta (facilita o


sono).
Excitantes Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja (aumenta a vitalidade),
Amarelo (aumenta a criatividade cerebral)

O Arejamento

O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc..

Um bom ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortveis. Para essa sensao de
bem-estar contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo de circulao e
renovao do ar.

conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre ar puro. Devem
existir janelas em nmero adequado para se obter um bom arejamento. No entanto, nem

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sempre possvel que o arejamento natural seja suficiente, tornando-se necessrio recorrer
ao ar condicionado.

A renovao do ar deve ser feita com tanta maior frequncia quanto menor for o local de
trabalho e atendendo sempre temperatura e humidade que necessrio manter.

A temperatura

A temperatura um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho do homem. Ao


calor e ao frio em excesso atribui-se uma influncia negativa na produtividade. De uma
maneira geral, podemos considerar que a temperatura ptima para o nosso local de trabalho
deve oscilar entre os 18 e os 22 C.

Com o objectivo de se obter, em qualquer poca do ano, condies climticas favorveis,


recorre-se a aparelhos como, por exemplo, aparelhos de ar condicionado, aquecedores,
ventoinhas, etc.

A produtividade intelectual seriamente afectada pela inexistncia de condies climticas


favorveis.

No devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender natureza do trabalho:

Trabalho sedentrio 19 a 21oC


Trabalho ligeiro de p 18o C
Trabalho pesado de p 15 a 17o

As temperaturas perfeitas para as pessoas com mais de 40 anos, so 1 C mais


elevadas, que as actividades referenciadas.

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Rudos

Rudo o som que incomoda.


Aos rudos est associado o stress.

Os danos provocados pelo rudo so variados, desde o risco de perda de audio, aumento da
fadiga, doenas do sistema nervoso, diminuio da capacidade de concentrao at
diminuio do rendimento de trabalho.

Assim, aconselha-se a filtrar do escritrio todos os barulhos existentes no seu interior,


resultantes, nomeadamente, da normal utilizao do equipamento e tambm os provenientes
do exterior. Da a razo de no ser favorvel a localizao do escritrio junto da parte fabril das
empresas ou junto a ruas muito movimentadas. Por vezes necessrio recorrer a substncias
isoladoras, capazes de amortecer o rudo, como a corticite, esferovite, fibra de vidro,

Os rudos provenientes do exterior so sintoma de que na escolha do local para o escritrio


no foram observadas as condies aconselhveis, pelo que, agora, apenas resta o recurso a
substncias isoladoras para minimizar os seus efeitos.

Quanto aos rudos interiores, podemos minimiz-los substituindo o equipamento por outro
mais silencioso, isolar os gabinetes de recepo, alcatifar salas, colocar suportes de borracha
nas cadeiras e nos mveis.

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4. A GESTO DOS ESPAOS E DOS EQUIPAMENTOS

A correta instalao do escritrio e consequente criao de boas condies de trabalho,


depende no s da correta harmonizao dos fatores ambientais, mas tambm da escolha do
equipamento e sua distribuio.

Os escritrios no podem funcionar s com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar


convenientemente as tarefas que lhe so distribudas necessitam de possuir o equipamento
(mobilirio, mquinas e utenslios) adequado ao exerccio dessas tarefas e que lhes
proporcione o conforto necessrio, de modo a produzirem trabalho rentvel, com o mnimo de
saturao possvel.
Todos os equipamentos que compem um posto de trabalho devem estar adequados s
caractersticas psicofisiolgicas dos trabalhadores e natureza do trabalho a ser executado.

4.1. O EQUIPAMENTO
O equipamento constitudo pelo:
1. Mobilirio
2. Mquinas e utenslios

de que o local de trabalho dispe, de forma a tornar possvel a realizao da atividade


produtiva.

A escolha do equipamento deve obedecer a condies de Ergonomia. Assim, a seleo do


equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mnimo dispndio de
recursos.

1. MQUINAS E UTENSLIOS

A escolha da maquinaria e utenslios dever atender:


- s funes que iro desempenhar;
- s qualificaes profissionais dos utilizadores;
- aos rudos que provocam.

Habitualmente a aquisio de novos equipamentos exige que a empresa proceda a aces de


formao profissional, de forma a dotar os seus operadores das competncias necessrias
sua utilizao.
A mquina passou a exigir do Homem maior qualificao profissional.

2. O MOBILIRIO

A escolha do mobilirio deve ter em ateno diversos factores:

a funo que ir desempenhar;


o espao disponvel para o receber e o nmero de trabalhadores;

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o conforto (indispensvel ao seu bem-estar),


o aspecto esttico (devem ser modernos e atraentes, a cor deve respeitar o fundo em que
se integra).
o tipo de material (duradouro e de metal de preferncia, apesar de serem mais frios
protegem os documentos do fogo).

2.1. A mesa e a cadeira do profissional de secretariado

No que respeita ao profissional de secretariado e considerando a importncia de que se


revestem, para ele, a sua mesa e cadeira, a escolha destas peas deve atender s suas
caractersticas pessoais (estatura).

A Mesa

A mesa dever apresentar uma superfcie adequada s actividades a desempenhar


pelo profissional;
As mesas devero ter dimenses que permitam que um homem ou mulher
independentemente da sua estatura, possam trabalhar vontade e possam alcanar
e atingir qualquer ponto da secretria (sem esforo);
O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm.
A gaveta central no dever ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a sua
utilizao exige que o profissional se afaste da mesa sempre que precisar de a
utilizar. Uma profundidade de 20 cm parece ser a adequada.

Dimenses da secretria
As dimenses da secretria e dos planos complementares (mesas e secretrias auxiliares)
devem ser estudadas de forma a permitir:

A colocao dos utenslios e equipamentos de mais frequente utilizao sem


prejudicar a rea de escrita e consulta de documentos.
O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador.

Dimenses aconselhveis de uma mesa de trabalho

Mxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm


Estas dimenses permitem que um profissional de pequena
estatura alcance sem esforo um documento A4 em qualquer
parte da secretria.

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Mnima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm


Estas dimenses permitem que um profissional de grande estatura
trabalhe vontade sobre um documento de formato A4.

A cadeira
(deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio)
Para que a cadeira do profissional de secretariado possa dar ao corpo todos os pontos de
apoio necessrios, deve apresentar determinadas caractersticas, sob pena de conduzir a
posturas corporais incorrectas, com as consequentes sequelas nos indivduos.

Deste modo, para permitir uma posio natural do corpo, desejvel que a cadeira possua:
Um encosto regulvel, adequado a um correcto posicionamento da coluna vertebral;

Um assento regulvel (altura), a fim de nos podermos sentar de forma a que os


nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;

Um assento, cuja forma, contribua para uma distribuio do nosso peso por toda a
superfcie.

Apoio para os ps

Este dispositivo muito til para quem no apoia bem os ps no cho. Deve ser
estvel para dar aos ps apoio slido e evitar escorregamentos; Deve ter a altura
regulada de acordo com o nvel da cadeira.

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Gestos e posturas

o mobilirio tem de estar adaptado ao trabalhador e tarefa que desenvolve no mbito da sua
atividade profissional (seja de p, seja sentado).

https://www.youtube.com/watch?v=0pyHm0mUM8c

A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:


fadiga, dores lombares e cibras;
problemas permanentes na coluna.

Estes problemas podem ser evitados com:


assentos mais adequados a cada tipo de funo;
dimenses do assento adequadas ao utilizador, permitindo variaes de postura;
assento e mesa, num conjunto integrado.

No trabalho de p o trabalhador deve (se possvel):


sentar-se durante as interrupes de trabalho;
nos maiores intervalos, colocar as pernas numa posio elevada;
executar o trabalho sentado sempre que possvel.

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4.2. A DISTRIBUIO DO EQUIPAMENTO E A GESTO DOS ESPAOS

Da mesma forma que nos devemos preocupar com os fatores ambientais, tambm bastante
importante no esquecermos a correta instalao dos servios, nomeadamente, no que
concerne disposio do equipamento: mobilirio e ferramentas de trabalho/utenslios.

Assim para que haja boas condies de trabalho e se obtenha o melhor rendimento possvel,
fundamental gerir adequadamente os espaos:

Assim, indispensvel que cada indivduo tenha o seu prprio espao e que esse espao seja
s por si utilizado e ainda que a sua deslocao nas instalaes seja fcil e no colida com o
espao prprio dos outros colegas.

A independncia nos espaos de trabalho um princpio a considerar na instalao dos


escritrios.

A inexistncia de uma boa gesto do espao poder sobrelotar o escritrio, seja em mobilirio
e restante equipamento, seja em indivduos e respectivos postos de trabalho.

Esta situao poder contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros, dificultando as
deslocaes e o acesso ao material, e para multiplicar o rudo e outras situaes que
contribuem para sensaes de desconforto e para que o trabalho se torne menos produtivo.

Por vezes no s a quantidade de mobilirio que cria situaes negativas (atropelo, sufoco,
dificuldade de deslocao), mas sim a forma como esse mobilirio distribudo pelo espao.

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Considera-se ideal a disposio em que os mveis no impedem os seus utentes de:

- possurem o seu prprio espao de trabalho;


- facilmente terem acesso a todo e qualquer material;
- desenvolverem o seu trabalho sem atropelos e sufoco, apesar de se encontrarem
abertas gavetas ou armrios;
- e ainda que lhes facilite ou reduza os movimentos ou deslocaes que sejam
obrigados a efectuar.
Os aquecedores, ventoinhas e outros utenslios devem ser dispostos de modo a no
estorvarem nem dificultarem os trabalhos no interior das instalaes.

Gerir os espaos, tendo em vista a rentabilidade,

conhecer bem as instalaes; (no sentido de podermos escolher locais de acordo com
os nossos objectivos)

conhecer as necessidades de mobilirio e restante equipamento, atendendo s


funes (tarefas que se iro realizar) e tambm ao pessoal (a fim de adquirir apenas o
mobilirio e equipamento indispensvel);

distribuir o equipamento respeitando:

. a independncia dos espaos de trabalho

. a necessidade de espaos amplos que permitam a livre movimentao e circulao.

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Nome: _________________________________________________________N _____ T _________

Data: ___-___-___ Avaliao: _____________________ Professor: __________________

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1. Aplicando os conhecimentos que possuis sobre Ergonomia:

Analisa e comenta a seguinte situao, referindo-te aos aspectos que consideras com implicaes
negativas para a empresa, e que reflectem ms condies de trabalho no escritrio. Detectadas as
anomalias, indica o que farias para alterar esta situao.

2. A correcta instalao do escritrio e consequente criao de boas condies de trabalho, depende


no s da correcta harmonizao dos factores ambientais, mas tambm da escolha do equipamento e
sua distribuio.

2.1. Para equipar um escritrio em termos de mobilirio, a que factores se deve atender?

2.2. A escolha das diferentes mquinas deve atender a que critrios?

2.3. Explica o que significa gerir os espaos?

2.4. Quais as consequncias da inexistncia de uma boa gesto do espao?

2.5. Qual a disposio ideal do mobilirio?

2.6. Quais as vantagens de uma adequada gesto dos espaos

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FICHA DE TRABALHO

RESOLUO

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4. O EQUIPAMENTO DE ESCRITRIO

Os escritrios no podem funcionar s com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar


convenientemente as tarefas que lhe so distribudas necessitam de um espao prprio com
condies que promovam e estimulem a sua produtividade, para isso devem dispor de
mobilirio e ferramentas de trabalho que facilitem a sua atividade.

Mobilirio: secretria, cadeiras, estante/armrio, mesa de apoio, ficheiros (de armrio, de


gavetas, etc.

Mquinas: computador, impressora, fotocopiadora, mquina de calcular, fax, scanner,


telefonedestruidora de papel, projetor de vdeo, videoconferncia, etc.

Utenslios de uso corrente: furador, agrafador, saca-agrafos, datadores, numeradores,


carimbos, almofada para caribos, pesa-cartas, cesto para correspondncia, molha dedos, etc.

Material de escrita e reprografia: pastas/dossiers, sobrescritos, agendas, papel, rguas, cola,


tesoura, agrafos, fita-cola, clips, tinteiros, bloco memorando/mensagens, etc.

Em seguida, vamos estudar algumas ferramentas fundamentais ao trabalho do profissional de


secretariado e que se encontram presentes em qualquer escritrio.

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Fotocopiadora A mquina de fotocopiar um instrumento que permite a reproduo de


documentos, a preto e branco ou a cores, a partir de um original.
Apesar de existirem inmeros modelos no mercado, as fotocopiadoras assentam,
bsicamente, nos mesmos prncipios, apresentando, no entanto, caractersticas e funes
diversas:

- cpias a preto e branco ou a cores;


- reduo e ampliao das cpias;
- reproduo frente e verso;
- Alimentao automtica e folha a folha;
- Separar conjuntos de cpias e agrafar;
- vrios tamanhos de papel;
- etc.

Quanto aos formatos, temos fotocopiadoras


de secretria, de carro mvel e portteis.

Computador o computador uma mquina capaz de


receber, tratar, armazenar e fornecer informaes de
forma automtica, com grande rapidez e preciso.
Dispondo de inmeros programas operacionais como
processador de texto, folhas de clculo, base de dados,
agendas, correio eletrnico, tonou-se uma ferramenta
indispensvel no escritrio atual. Um profissional de
secretariado, consciente e atualizado, tem hoje de ter
conhecimentos de informtica, na tica do utilizador,
dominando programas indispensveis como os que
mencionmos acima.

Telefax uma mquina que permite a transmisso, via


telefnica, de um documento, para qualquer parte do mundo,
em poucos segundo. Atravs do fax o documento transmitido
de um aparelho para outro. Tem a vantagem de permitir o
envio, bastante rpido, de textos, fotografias, desenhos, etc..
Embora tenha vindo a ser substitudo, em algumas situaes,
pelo correio eletrnico, o fax continua a ser muito utilizado em quase todos os escritrios. Para
o escritrio, o fax apresenta uma vantagem acrescida: permite enviar documentos que exijam
assinaturas para identificao, como contratos, documentos de operaes bancrias, tornando
muito mais fcil a circulao de documentao oficial.

Scanner uma mquina que permite digitalizar textos, imagens e fotografias.

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Disciplina: CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO
MODULO 2 UFCD 0626 ORGANIZAO E GESTO DO POSTO DE TRABALHO
Durao de referncia: 25h/33 aulas

Projetor de vdeo um projetor de imagem num ecran e assemelha-se a


um retoprojetor.

Videoconferncia Servio de comunicao que permite a reunio de


um grupo de pessoas situadas em diferentes locais, ligadas entre si
atravs de uma rede de computadores, cmaras de vdeo e
microfones. uma maneira ril de conduzir uma reunio e poupa em
tempo de viagens e custos.

Destruidora de papel Permite destruir papel para mais tarde ser reciclado.

Calculadora uma mquina que permite fazer operaes aritmeticas. Com


elas podem-se efetuar desde as mais elmentares operaes aritmticas at
outros clculos de maior complexidade, com eficincia, rapidez e com esforo mental
reduzido.
Quanto forma de registo, as calculadoras podem ser escreventes/Impressoras (apresentam
os registos numa fita de papel); no escreventes/no impressoras (os registos aparecem num
visor luminoso) e mistas (apresentam os registor num visor luminoso e numa fita de papel).

Atividade proposta:
- Classifica as calculadoras representadas nestas imagens.

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Disciplina: CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO
MODULO 2 UFCD 0626 ORGANIZAO E GESTO DO POSTO DE TRABALHO
Durao de referncia: 25h/33 aulas

Utenslios de uso corrente

Alm de todas estas ferramentas de trabalho que acabmos de estudar, existem, tambm
diversos utenslios de escritrio furadores, agrafadores, saca-agrafos, datadores,
numeradores, carimbos, pesa-cartas, etc indispensveis em qualquer escritrio.

Estes utenslios so objetos de uso quotidiano, facilmente manuseados por qualquer pessoa,
uma vez que a sua utilizao no muito exigente.

A breve descrio que vamos fazer pretende dar algumas noes sobre o seu modo de
funcionar e tambm sobre a sua utilidade.

Furador Destina-se a permitir, atravs das perfuraes que faz, o arquivo de


folhas e documentos em pastas apropriadas.

Agrafador Utiliza-se para prender documentos atravs de agrafos ou grampos.


Os agrafadores utilizam agrafos de medidas diferentes, que so introduzidos
num carregador.
Normalmente, os agrafadores tm dois modos distintos de colocar os agrafos nas
folhas (agrafos fechados ou agrafos com braos abertos)

Saca-agrafos um pequeno aparelho que se destina a retirar os agrafos


colocados em folhas quando j no so necessrios ou ento quando foram
colocados indevidamente. Para se retirar um agrafo que une um grupo de folhas,
colocam-se os ganchos que esto nas extremidades dos braos, junto do agrafo
e pressiona-se. Deste modo o agrafo desprende-se da folha com facilidade e sem rasgar.

Carimbos so de vrios tipos e tm finalidades diferentes, permitindo desde


a simplificao de trabalhos repetitivos, at a autenticidade de documentos.
Utiliza-se molhando numa almofada prpria com tinta.

Datador um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas. Tem anexa uma
almofada embebida em tinta de leo que permite a impresso. Com um estilete
deslocam-se os discos giratrios (dia, ms e ano) de modo a obter-se a data
pretendida.

Numerador um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao datador, embora de


maiores dimenses. utilizado para imprimir nmeros

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Disciplina: CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO
MODULO 2 UFCD 0626 ORGANIZAO E GESTO DO POSTO DE TRABALHO
Durao de referncia: 25h/33 aulas

Alm dos utenslios j referidos, outros poderemos mencionar, como por exemplo, o pesa-
cartas, o suporte para carimbos, a almofada de carimbos, o molha-selos, o molha-dedos, etc.

Pesa-cartas - pequena balana para determinar o peso de uma carta

Separador de correspondncia - cesto (normalmente) triplo utilizado


para separar a correspondncia/processos que deu entrada, da que est
pronta para sair e da que est pendente.

FIM

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