ACCESS

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como acceso. ... Access, o
Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El
programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten
realizar tareas de oficina. La primera versin de Access fue lanzada en 1992. A
partir de entonces se sucedieron diversas versiones que incrementaron la
funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la
gestin de datos a travs de informes y consultas, que incluso puede importar
informacin creada con otro software (como Microsoft Excel). El hecho de que
Access se haya convertido en una herramienta vital para muchas personas, tanto
en su vida profesional como en la laboral, es debido a una serie notable de razones,
tales como estas:
-Permite darle forma a bases de datos de
una manera realmente sencilla e intuitiva.
-Cada una de esas mencionadas bases se
pueden personalizar absolutamente y sin
necesidad de tener que contar con un
desarrollador.
-De la misma manera, cuenta con una serie
de plantillas para que el usuario pueda
hacer empleo de las mismas sin tener que
perder tiempo en crear una propia.

TABLA DE ACCESS
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la informacin o los datos. As, una base de datos de una
empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrnico y los nmeros de telfono. En
este artculo se ofrece informacin general sobre las tablas de las bases de datos
de Access. Antes de crear una, tenga claro cules son sus requisitos y decida
cuntas necesita. Si desea ver una introduccin sobre cmo planear y disear una
base de datos, consulte Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene
varias tablas relacionadas. En una base
de datos bien diseada,
cada tabla almacena datos sobre un
tema en concreto, como empleados o
productos. Una tabla tiene registros
(filas) y campos (columnas). ... Un valor
de campo: cada registro tiene un valor de
campo.
CREAR UNA TABLA
Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarn en tablas (listas
basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una
tabla de contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y nmeros de
telfono, o bien una tabla de productos para almacenar informacin sobre los
productos.
En este artculo se explica cmo crear una tabla, cmo agregar campos a una tabla
y cmo establecer la clave principal de una tabla. Tambin se explica cmo
establecer las propiedades de campo y de tabla.
Ya que otros objetos de base de datos dependen
en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el
diseo de una base de datos creando todas sus
tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes
de crear tablas, tenga claro cules son sus
requisitos y decida cuntas necesita. Para ver una
introduccin a la preparacin y diseo de una
base de datos, vea el artculo Conceptos bsicos
del diseo de una base de datos.

QUE ES UNA COLUMNA O CAMPO

Puede agregar un campo a una tabla escribiendo en la ltima columna de la vista
Hoja de datos. Access asigna automticamente un tipo de datos, segn los datos
que se escriban. ... Abra la tabla a la que desee agregar un campo. Escriba los datos
en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para agregar.
Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla de Access,
considere la posibilidad de agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos
que tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la direccin de correo
electrnico, el nmero de telfono y la direccin de correo postal de cada uno de
sus clientes. Si quiere comenzar a realizar un seguimiento del medio de
comunicacin preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa
informacin. No agregue un campo si espera que cada entidad nica representada
en la tabla podr requerir un valor mayor que para el campo. Continuando con el
ejemplo anterior, si desea comenzar a realizar un seguimiento de pedidos realizados
por sus clientes, no agregue un campo a
la tabla ya que cada cliente tendr ms de
un pedido. En lugar de eso, cree una
nueva tabla para almacenar los pedidos
y, a continuacin, cree una relacin entre
las dos tablas. Para obtener ms
informacin sobre cmo crear una tabla,
vea la introduccin a las tablas
LAS CONSULTAS
Son una forma de buscar y recopilar informacin de una o ms tablas para conseguir
informacin detallada de una base de datos. Al crear una consulta en
Access 2010, defines condiciones especficas de bsqueda para encontrar,
exactamente, la informacin que deseas.
Las consultas son mucho ms que filtros o bsquedas simples que puedes usar
para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a informacin de
mltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una bsqueda en la tabla de clientes
para encontrar la direccin de uno de ellos o un filtro en la tabla vehculos para ver
cul es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que
una consulta bien diseada te puede dar informacin que no podras averiguar
examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

QUE ES UN REPORTE
Son muy tiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fcil de
leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean
visualmente agradables y as imprimirlos para una junta o reunin.
En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
Como mencionamos al inicio, un reporte es una coleccin de datos agrupados y
formateados de manera tal que le podamos dar una utilidad a nuestros registros,
por ejemplo un reporte podra ser el listado de productos ms vendidos del ltimo
mes y que contenga la cantidad de ventas de cada uno.

Si a esa informacin le anexamos un formato legible y tal vez la imagen de cada

producto, tendremos un reporte que le podemos presentar a personas que tal vez
no sepan nada de cdigos internos pero que si manejen el rea de ventas.
TIPOS DE DATOS ACCESS
Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna
de datos. El tipo de datos Texto corto es una eleccin habitual ya le permite escribir
casi cualquier carcter (letra, smbolo o nmero). Sin embargo, una cuidada
seleccin de tipos y las funciones y a mejorar la precisin de la informacin que est
almacenando. La tabla siguiente le proporciona informacin general de los tipos de
datos disponibles en las bases de datos de escritorio de Access (.accdb y .mdb).
Para obtener informacin sobre los tipos de datos en las aplicaciones web de
Access, vea Tipos de datos para las aplicaciones web de Access.
Para obtener una lista completa de las diferentes propiedades de campo disponibles
para los distintos tipos de datos, vea Introduccin a los tipos de datos y las
propiedades de los campos.

QUE ES UN FORMULARIO
Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea ms
fcil ver u obtener los artculos que se buscan. El diseo de los formularios es
importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o
visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access Si son varios los
usuarios que van a usar la base de datos, ser fundamental disponer de unos
formularios bien diseados con los que ser eficaces y poder especificar datos con
precisin.
Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio
de Access. En este artculo se indican
algunos de ellos.
Access crea un formulario y lo abre en la
vista Presentacin. En caso necesario,
se pueden realizar cambios de diseo,
como ajustar el tamao de los cuadros de
texto para que quepan los datos. Para
ms informacin, consulte el artculo
sobre cmo usar la herramienta de
formulario.