Procedimiento: Seguimiento, Medicin y

Anlisis al Sistema de Gestin de Calidad

Fecha actualizacin: Junio 20 de 2013

PROCESO
Medicin y Anlisis
RELACIONADO:

LDER ESTRATGICO: Director (a) Subdirector (a)

LIDER OPERATIVO: Jefe Oficina Asesora de Planeacin y Jefe Oficina de Control Intero

Medir, analizar, evaluar y hacer seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad a travs de la informacin
reportada por los procesos mediante los instrumentos de medicin que ofrece el Departamento
OBJETIVO:
Administrativo de la Funcin Pblica, para verificar los resultados planeados y la toma de decisiones frente a
los mismos.

Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad que tiene el
ALCANCE:
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica elabora instrumentos, los aplica y hace seguimiento a
la medicin de la percepcin de los clientes internos y externos en relacin con los productos y/o servicios
que brinda la entidad, con el propsito de establecer acciones que permitan mejorar la gestin de la entidad
y ofrecer productos y/o servicios que satisfagan los requisitos y expectativas de los clientes.

Los instrumentos desarrolados para este proceso son: las encuestas de percepcion y medicion, los
indicadores de gestin, la conformidad de los requisitos del producto/servicio, los reportes de avance de la
planeacin, las peticiones quejas y reclamos, los informes de seguimiento y gestin, las auditorias y los
resultados de la revisin por la Direccin.
GENERALIDADES:
La periodicidad para la medicin y evaluacion de cada uno de los informe generados se establecen en cada
instrumento diseado y en los cronogramas o lineamientos impartidos a comienzo de cada ao por la Alta
Direccin.

La Encuesta de Cliente Interno debe ser diligenciada por todos los servidores del DAFP en un plazo no
mayor a los primeros 15 das cada 3 meses, evaluando el trimestre anterior. La Encuesta de Cliente
Externo: dos mediciones al ao segn programacin de la Oficina Asesora de Planeacin. La Evaluacin del
Servicio y Verificacin del Servicio se aplican cada vez que se presta el servicio.
El seguimiento a las acciones de los riesgos y los indicadores se realizan conforme a lo establecido en el
mapa y el la ficha respectivamente.

Acciones Correctivas: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad
detectada u otra situacin indeseable.

Acciones Preventivas: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
TERMINOLOGA Y
PNC: Producto No Conforme.
ABREVIATURAS:
SUIP: Sistema nico de Informacin de Personal

Lider Estratgico: es quien garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales.

Lider Operativo: es quien asegura la planificacin, ejecucin y resultados de los mismos.

F. Versin 5 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,

Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012 puesto que la versin vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP Pgina 1

N ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
INICIO
Analizar la informacin que
debe contener el instrumento
1 Medicin y Anlisis
de medicin
Elaborar el instrumento de
medicin
2 Medicin y Anlisis
NO
Es
3 adecuado el
instrumento
SI
SI
Enviar instrumento de
4
medicin e informar la forma
de aplicacin a los Lderes de
Proceso
5 Aplicar la medicin a travs
del instrumento
Enviar las encuestas
diligenciadas al Lder del
6 Proceso de Medicin y
Anlisis
7 Tabular y consolidar la
informacin de las encuestas
Consolidar los resultados de
las encuestas y elaborar
informe
8 Medicin y Anlisis
Analizar resultados del
Informe de Peticiones,
Quejas y Reclamos
9 Medicin y Anlisis
A Comit Directivo.
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Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Procedimiento: Seguimiento, Medicin y Anlisis al
Sistema de Gestin de Calidad
Fecha actualizacin: Junio 20 de 2013
RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIN
F001 PR MA, F002 PR MA,
Lder del Proceso de Aplicar la correspondiente evaluacin dentro
F003 PR MA, F004 PR
de la periodicidad contemplada para cada
MAF007 PR MA, F014 PR
Profesionales asignados instrumento.
MA, documento de trabajo
F001 PR MA, F002 PR MA,
Lder del Proceso de
F003 PR MA, F004 PR
Realizar ajustes en caso de ser pertinente.
MAF007 PR MA, F014 PR
Profesionales asignados
MA, documento de trabajo.
F001 PR MA, F002 PR MA, La autoridad para la aprobacin de los
Lder del Proceso de
F003 PR MA, F004 PR instrumentos de medicin es el Comit
Medicin y Anlisis
MAF007 PR MA, F014 PR Directivo, previo anlisis y revisin de la
Profesionales asignados
MA, documento de trabajo. Oficina Asesora de Planeacin.
Comunicado Interno Confirmando la fecha de entrega de
Lder del Proceso de
firmado por el Director del resultados y el periodo a evaluar de acuerdo
Medicin y Anlisis
Departamento a lo establecido en cada instrumento.
F001 PR MA, F002 PR MA,
Lderes de Procesos F003 PR MA, F004 PR Garantizando la objetividad e imparcialidad
Profesionales asignados MAF007 PR MA, F014 PR en la aplicacin de la evaluacin.
MA, documento de trabajo.
Enviar las encuestas diligenciadas en los
tiempos estipulados. Encuesta de Cliente
Interno: a ms tardar el da 16 del mes
Encuestas diligenciadas siguiente al terminar el trimestre
Lderes de Procesos Comunicado Interno correspondiente. Encuesta de Cliente
Correo electrnico-SUIP Externo: segn programacin de la Oficina
Asesora de Planeacin. Evaluacin del
Servicio y Verificacin del Servicio tres (3)
primeros das hbiles de cada semana.
Archivos en Excel del Tabular y consolidar la informacin recibida
Lder del Proceso de
documento de trabajo, por cada instrumento. Encuesta de Cliente
Medicin y Anlisis
Evaluacin del Servicio Externo es tabulada por la Oficina de
Profesionales asignados
Sistema SUIP Sistemas.
Archivos en Excel
documento de trabajo,
Evaluacin del Servicio Se toma la informacin de cada una de las
Lder del Proceso de Informe Medicin y Anlisis encuestas tabulada y organizada por tipo de
a la Percepcin de los pregunta, reas y consolidados generales y
Profesionales asignados Clientes Internos y se elabora informe para presentacin en
Externos sobre los Comit Directivo.
Productos y Servicios que
ofrece el DAFP
El rea de Atencin al Cliente entregar a la
Oficina Asesora de Planeacin al finalizar
Lder del Proceso de
Informe de Peticiones, cada trimestre los resultados del informe
Quejas y Reclamos realizado, para consolidar la informacin en el
Profesionales asignados
informe que se presentar a la Direccin en
puesto que la versin vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP Pgina 2

N ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
Recopilar, consolidar y
10 analizar indicadores y riesgos
Resultado de Auditorias
11 Internas y Acciones
Preventivas y Correctivas
Elaborar Informe Consolidado
de Medicin, Anlisis y
Mejora y presentar a Comit
12 Directivo
Revisar el informe de los
resultados
13
Tomar decisiones y
acciones que se requieran
14
Comunicar a los clientes
15 internos y externos el informe
de los resultados de las
encuestas y las acciones que
tom el Comit Directivo
FIN
F. Versin 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Procedimiento: Seguimiento, Medicin y Anlisis al Sistema de
Gestin de Calidad
Fecha actualizacin: Junio 20 de 2013
RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIN
Actualizar las dos matrices y presentar los resultados de
los Indicadores y riesgos de los Procesos y los
Matriz de Indicadores de indicadores de Calidad. Se publican las matrices y los
Procesos avances de los indicadores en la Intranet. El Lder del
Lder del Proceso y
Matriz de Indicadores de Proceso designar un profesional para actualizar esta
Profesionales asignados
Calidad informacin en los aplicativos dispuestos para tal fin, los
Matriz de riesgos por primeros 5 das del mes siguiente a la terminacin del
proceso semestre correspondiente, en los aspectos cualitativos y
cuantitativos pertinentes.
Garantizar que se realicen Auditoras Internas que evalen
Informes de Auditoras la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad.
Lder del Proceso de Internas de Calidad Los Lderes de Procesos enviarn a travs de correo
Medicin y Anlisis y F007 PR MA Reportes de electrnico a la Oficina Asesora de Planeacin el reporte
Profesionales Asignados Mejoramiento de las acciones correctivas, originadas por las diferentes
Acta de Comit Directivo fuentes mediante el Formato de Reportes de Mejoramiento
.
Informe Medicin y
Anlisis a la Percepcin
Lder del Proceso de Consolidar, analizar y reportar a la Alta Direccin la
de los Clientes Internos y
Medicin y Anlisis y conformidad del Sistema de Gestin de Calidad recopilada
Externos sobre los
Profesionales Asignados a travs de los diferentes informes y documentos.
Productos y Servicios que
ofrece el DAFP
Revisar y analizar el estado en que se encuentra la
Director (a) Subdirector
Acta Revisin por la implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema de
(a)
Direccin F001 PR DES Gestin de Calidad. De acuerdo con los lineamientos
Comit Directivo
establecidos en la Gua de Revisin por la Direccin.
Tomar acciones respectivas de acuerdo con los resultados
y generar compromisos. Cuando se requiera, documentar
el tipo de Accin en el Formato 007 Reporte de
Acta Revisin por la
mejoramiento, conforme al procedimiento de Acciones
Director (a) Subdirector Direccin F001 PR DES
correctivas y/o preventivas o de mejora.
(a)
Comit Directivo F 029 PR MA
Cada Lder de Proceso analiza las observaciones y
Lider del Proceso Observaciones y
recomendaciones recibidas en el Informe de Medicin y
recomendaciones -
Anlisis a la Percepcin de los Clientes Internos y
Percepcin del cliente
Externos y documenta en el F 029 PR MA las acciones a
tomar, las cuales tendrn seguimiento en el siguiente
Comit Directivo.
Las acciones y resultados de: Indicadores, Informe de
Peticiones, Quejas y Reclamos, Auditoras Internas de
Calidad y Encuestas, se dan a conocer a los Lderes de
Proceso a travs del Comit Directivo, quienes a su vez
deben informar a sus equipos de trabajo. Adicionalmente,
Correo de la Direccin se envan los Reportes de Mejoramiento a cada Lder de
Pgina Web Proceso con las recomendaciones generadas en el
Director Intranet Informe de Percepcin de los Clientes Internos y Externos,
Lder del Proceso de Comunicado Interno para definir las actividades que consideren pertinentes.
Medicin y Anlisis Reportes de Por otra parte, el Jefe de la Oficina Asesora de
Mejoramiento Planeacin, solicita mediante Comunicado Interno suscrito
SUIP por el Director General a la Oficina de Sistemas que se
enve una notificacin a las entidades a las cuales se les
aplic la Encuesta de Cliente Externo, adjuntando el
informe de los resultados e indicando que se tomarn
acciones respectivas acorde a las recomendaciones
dadas.
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versin vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP Pgina 3