SISTEMA UNIFICADO DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTRATACIN

DOCUMENTO No. TITULO

SCIP-PR-C-02-P CONTRATACIN DE OBRAS Y SERVICIOS

2 JUN.01 REVISIN GENERAL I&P CENTRO ORIENTE 10 F.O. S.V. J.I.

1 FEB.01 INCORPORACIN DE LA LISTA DE VERIFICACIN 6 N.B. M.R. J.I.

0 JUN.99 EMISIN ORIGINAL 4 R.M. C.I. J.I.

REV. # FECHA DESCRIPCION PAG. ELAB. REV. APROB.

REV. S. Vsquez FECHA JUN.01 APROB. Jos Innecco FECHA JUN.01

PDVSA, 1983 ESPECIALISTAS

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ndice
1 PROPSITO ............................................................................................. 2

2 ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN ..................................................... 2

3 RESPONSABILIDADES ........................................................................... 2

4 DEFINICIONES ......................................................................................... 2

5 PROCEDIMIENTO .................................................................................... 4

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................... 8

7 FORMA DE PRESENTACIN N/A........................................................... 9

8 REGISTROS ............................................................................................. 9

9 ANEXOS ................................................................................................... 9
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1 PROPSITO
El propsito de este procedimiento es establecer y documentar los criterios y
actividades a seguir en la Contratacin de obras o servicios en las Organizaciones
Ejecutoras de Proyectos de Infraestructura (OEPI's).

2 ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN
Este procedimiento se aplica a todas las Gerencias y Departamentos de las
Organizaciones Ejecutoras de Proyectos de Infraestructuras (OEPI's) que
requieren contratar obras y servicios.

3 RESPONSABILIDADES
El Supervisor/Lder de Contratacin y Administracin de Contratos o similar.
Es el responsable del Proceso de Contratacin de obras y servicios con la
aprobacin del Nivel de Autoridad Administrativo y Financiero. As mismo, es el
responsable de la aplicacin del procedimiento en la unidad Contratante.

Realiza las actividades de contratacin en la unidad Contratante y hace el

seguimiento a las acciones realizadas por parte de las unidades organizacionales
involucradas en el proceso de Contratacin.

4 DEFINICIONES
4.1. Servicios Profesionales
Conjunto de actividades que abarcan el perodo desde que surge la necesidad de
contratar una obra o servicio hasta que se prepara o firma el contrato respectivo.

4.2. Unidad Contratante

Seccin, Departamento o Gerencia encargada de contratar la obra/servicio
requerido en sus diferentes disciplinas.

4.3. Contratista
Ente Jurdico que puede ejecutar la obra o servicio objeto de la contratacin por
sus propios medios.

4.4. Nivel de Autoridad Administrativo y Financiero (NAFF)

Autoridad que corresponde a los cargos en la organizacin de la empresa para
aprobar las actividades inherentes a sta.
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4.5. Lista Larga o Preliminar

Conjunto de empresas obtenido en base a la informacin disponible en los
sistemas de registro internos de la industria o externos a ella, que manifiestan
tener capacidades y aptitudes para realizar un servicio y aparecen registradas con
el cdigo de actividad de un determinado tipo de obra o servicio.

4.6. Lista Corta

Conjunto de empresas seleccionadas por la Unidad Contratante, en base a la
aplicacin de determinados parmetros y criterios previamente establecidos.

4.7. Grupo Evaluador

Grupo integrado por representantes de diferentes disciplinas (Jurdico, Finanzas,
Tcnica), designado para la Evaluacin de Ofertas en un Proceso de
Contratacin.

4.8. Buena Pro

Accin mediante la cual se decide que una empresa ejecute una determinada obra
o servicio y se le notifica mediante formulario debidamente llenado y firmado por la
Unidad Contratante, entregndosele a la empresa seleccionada.

4.9. Estimado de Costos o Presupuesto Base

Apreciacin de la Unidad Contratante sobre el costo de la obra o servicio a
contratar y sirve de base para el anlisis de las ofertas comerciales.

4.10. Contrato
Acuerdo firmado entre dos partes para la ejecucin de una obra o prestacin de
un servicio.

4.11. Plan Maestro

Planificacin de las actividades de permisos, compra de terrenos (en caso de ser
necesario), contratacin, ingeniera, procura, construccin, alistamiento para
arrancar, arranque, pruebas y puesta en funcionamiento / operacin comercial de
un proyecto.

4.12. Matriz de Evaluacin

Instrumento que permite calificar, de acuerdo con criterios previamente
establecidos, a las empresas que participan en un proceso de contratacin.
Frecuentemente se utiliza Matriz de Calificacin y de evaluacin de ofertas.
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4.13. Ley de Licitaciones

Conjunto de normas que regula los procedimientos para la seleccin de los
contratistas, que cumpliendo con los requisitos legales para contratar con el
Estado, renen las condiciones ms ventajosas desde el punto de vista tcnico y
econmico-financiero.

Establece los principios para garantizar la transparencia de los procesos de

contratacin.

4.14. Reglamento Especial

Normas que regulan los procedimientos de seleccin del contratista que realice
Petrleos de Venezuela S. A.

4.15. Normativa Interna

Conjunto de normas que regula la seleccin del contratista o proveedor, cuando el
objeto de la contratacin no est contemplado o est expresamente exceptuado
de la aplicacin de la Ley de Licitaciones y su Reglamento.

4.16. Licitacin General

Modalidad de seleccin que por ser de carcter pblico, pueden participar los
interesados que manifiesten su voluntad y cumplan con los requisitos impuestos
por el ente contratante.

4.17. Licitacin Selectiva

Modalidad de seleccin donde los participantes son escogidos por el ente
contratante de una determinada fuente o registro, siguiendo los procedimientos
establecidos.

4.18. Adjudicacin Directa

Modalidad mediante la cual se otorga directamente una obra o servicio a un
contratista, mediante un proceso de contratacin simplificado en circunstancias
debidamente justificadas.

5 PROCEDIMIENTO
Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
1 Unidad Requeriente Enva al Supervisor / Lder de Contratacin la
solicitud de contratacin anexando todos los
documentos necesarios, tales como: alcance del
contrato, especificaciones, planos, indicando la
fecha estimada de inicio, el plazo de ejecucin
del trabajo y su orden de magnitud.
Verifica la disponibilidad presupuestaria para la
contratacin.
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Paso
Responsable
No.
2 Supervisor / Lder de
Contratacin y Administracin
de Contratos / Planificacin y
Control o similar
3 Revisa y verifica que los documentos y la
4 Define la modalidad de seleccin del contratista,
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Acciones/Responsabilidades
Revisa los documentos recibidos y considera lo
establecido en el Manual de Normas y
Procedimientos de Contratacin y
procedimientos de PDVSA.
informacin estn completos, utilizando como
referencia el Anexo 1. En caso que falte alguno o
encuentre alguna discrepancia, error u omisin,
la solicita a la Unidad requirente o aclara la
discrepancia, error u omisin, realizando las
correcciones en los documentos.
Analiza las condiciones y caractersticas del
trabajo a realizar para definir el Rgimen Legal
aplicable a la contratacin de acuerdo a la
Legislacin y Reglamentos de licitacin vigentes
y lo indicado en el Manual de Normas y
Procedimientos de Contratacin de PDVSA.
De acuerdo a las caractersticas de los
documentos tcnicos y del trabajo a contratar,
entre otros, se pueden utilizar los siguientes tipos
de contratos:
- Suma Global.
- Precio unitario
- En base de costos reembolsables.
- En base a valor ajustado.
(Ver Manual de normas y Procedimientos de
Contratacin de PDVSA)
Elabora un cronograma de Contratacin y lo
completa a medida que se vayan ejecutando las
acciones correspondientes, tomando en
consideracin las fechas establecidas en el Plan
Maestro.
Obtiene el contrato modelo correspondiente.
segn el Rgimen legal aplicable, el objeto de la
contratacin, y obtiene del estimador el monto
estimado de la misma y de acuerdo a lo
establecido en el Manual de Normas y
Procedimientos de PDVSA.
Con el apoyo del Gerente / Supervisor del
Proyecto, establece los criterios para la
preseleccin de empresas, con cuya aplicacin
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Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
conformar la lista larga o preliminar de
Contratistas.

Establece los parmetros y criterios de

clasificacin de la lista corta y fija las condiciones
mnimas que deben cumplir las empresas para
participar en el proceso.

Determina que Comisin o Grupo de

Contratacin deber ser sometido la apertura del
proceso de acuerdo a la magnitud del trabajo a
contratar y segn los niveles de competencia
aprobados.

Estructura el Plan de Contratacin del Proceso,

en ste incluye la descripcin y alcance del
trabajo, el procedimiento de seleccin del
contratista, tipo de contrato a utilizar, aplicacin
del Contrato Colectivo Petrolero o cualquier otro,
tipo de oferta que ser solicitada a los
contratistas, matriz de evaluacin de la oferta y la
designacin del Grupo Evaluador de la oferta.

De acuerdo a la "Modalidad Aplicable para la

Seleccin del Contratista", procede segn lo
establecido en el Manual de Normas y
Procedimientos de Contratacin de PDVSA.
5 Revisa la Solicitud de inicio del proceso.

Prepara el Pliego de Licitacin, el cual deber

6 Consigna la solicitud de apertura del proceso
7 Comisin de Licitacin o
Grupo de Contratacin
contener la Descripcin del Trabajo objeto de la
contratacin, alcance, especificaciones, planos,
de acuerdo a los procedimientos No. SCIP-IG-G-
24-P "Bases para la Contratacin de Obra"
formatos de presentacin de las ofertas, contrato
modelo, y cualquier otra documentacin
necesaria para la preparacin de la oferta.
Verifica que est conformada por los documentos
indicados en la Lista de Verificacin. Ver Anexo
1.
Obtiene la firma de aprobacin del NAAF.
ante la Comisin o Grupo de Contratacin que
corresponda con sus respectivas copias, dentro
del lapso de anticipacin a la reunin establecido
por stos.
Considera el inicio del proceso en la reunin
respectiva y emite sus recomendaciones al
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Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
respecto en el Acta correspondiente.
8 Supervisor / Lder de Recibe el Acta de Inicio del Proceso de
Contratacin y Administrador Contratacin firmada por los miembros de la
de Contratos / Planificacin y Comisin de Licitacin o Grupo de Contratacin
Control o similar con las recomendaciones respectivas.
9 Supervisor / Lder de De acuerdo a la modalidad de seleccin de las
Contratacin y Administrador empresas y del Rgimen Legal Aplicable,
de Contratos o similar procede a notificar por escrito a las empresas de
la lista corta sobre su seleccin en el proceso de
licitacin.
10 Prepara la carta de invitacin para presentar
ofertas y la anexa al Pliego de Licitacin.

En la carta de invitacin, adems de lo

establecido en el Manual de Normas y
Procedimientos de Contratacin de PDVSA, se
establecen los factores que afectan la ejecucin
del servicio, la fecha, hora y lugar de la reunin
aclaratoria y de la visita al sitio, en caso de que
apliquen, el perodo de preguntas, el tipo de
ofertas que deben ser presentadas y el contenido
de las mismas.

Prepara y enva la invitacin a los Contratistas

cuando se trata de una licitacin Selectiva y deja
evidencia auditable de la invitacin.
11 Gerente / Supervisor / Lder Solicita el Estimado de Costos a la unidad
del Proyecto / Supervisor de correspondiente, anexa a ste el formulario de
Contratacin o similar solicitud de Estimado de Costos y una copia del
Pliego de Licitacin. El tiempo mnimo para
preparar el Estimado de Costo ser el mismo que
se les otorgue a los contratistas para preparar la
oferta. (Ver el artculo 10 de la Ley de
Licitaciones).
12 Supervisor / Lder de Costos / Elaboran, revisan, obtienen la aprobacin y
Estimador de Costos entregan el Estimado de Costo conforme a lo
indicado en el procedimiento No. SCIP-CP-E-03-
P "Elaboracin de Estimado de Costo para
Licitacin Clase I o SCIP-CP-E-01-P
"Elaboracin de Estimados de Costos para
Licitacin Clase II, III, IV y V."
13 Contratistas Entregan sus ofertas en la fecha, hora y lugar
previamente establecido.
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14 Comisin de Licitacin o
Grupo de Contratacin
15 Supervisor / Lder de
Contratacin / Administrador
de Contratos / Planificacin y
Control / Gerente / Supervisor
/ Lder del Proyecto o similar
16 Comisin de Licitacin o
Grupo de Contratacin
17 Supervisor / Lder de
Contratacin / Administrador
de Contratos o similar
18
19 Supervisor / Lder de
Contratacin y Administracin
de Contratos, Planificacin y
Gestin, Gerente de Unidad
Contratante, Gerencia de
Apoyo a Gestin, NAAF o
similar
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1. Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin de PDVSA.
6.2. Procedimiento No. SCIP-CP-E-03-P: "Elaboracin Estimados de
Costos para Licitacin Clase I".
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Realiza la apertura de las ofertas y del Estimado
de Costos y emiten sus recomendaciones de
acuerdo a lo establecido en la Ley de
Licitaciones vigente. Deja asentado en el Acta
respectiva los resultados de las ofertas y el
Estimado de Costo.
Convoca al Grupo evaluador designado para
realizar el anlisis de las ofertas.
Prepara el informe de la Evaluacin de las
ofertas y obtiene la firma del Grupo Evaluador.
Prepara el Acta de Anlisis de la oferta y los
somete a la aprobacin del NAAF.
Somete el Acta de Anlisis de las Ofertas a la
consideracin de la Comisin de Licitacin o
Grupo de Contratacin correspondiente.
Considera el anlisis de las ofertas en reunin
correspondiente y emite su recomendacin al
respecto
Recibe el Acta de Anlisis de las ofertas con las
recomendaciones de la Comisin
En base a la recomendacin de la Comisin de
Licitacin o Grupo de Contratacin gestiona la
aprobacin del NAAF correspondiente.
Notifica a las empresas participantes sobre la
decisin aprobad, de acuerdo a lo establecido en
el Manual de Normas y Procedimientos de
Contratacin de PDVSA.
Elaboran, revisan, y firman el contrato conforme
a lo indicado en el Procedimiento No. SCIP-PR-
C-04-P "Elaboracin, Contenido y Firma de
Contrato.
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6.3. Procedimiento No. SCIP-CP-E-01-P "Elaboracin Estimado de

Costos para Licitaciones Clase II, III, IV y V".
6.4. Procedimientos No. SCIP-IG-G-24-P "Bases para la contratacin
de Obras."
6.5. Procedimientos No. SCIP-PR-C-04-P "Elaboracin, Contenido y
Firma del Contrato."
6.6. Instructivo de Planificacin y Control de Construccin.
6.7. Gua de Proteccin Integral para Contratistas.
6.8. Gua de Administracin de Contratos.
7 FORMA DE PRESENTACIN N/A
8 REGISTROS
Todo proceso de Contratacin debe ser registrado en el SAP y en el Sistema de
Archivo de la Gerencia Contratante, en este se mantiene copia de toda la
documentacin generada durante el proceso, tales como:

Cronograma del Proceso de Contratacin.

Acta de inicio de la Contratacin.

Carta de invitacin.

Invitacin Especial al Acto Pblico de Apertura de Ofertas Econmicas.

Acta de Resultados de la Comisin de Licitacin.

Decisin de la Gerencia contratante.

Notificacin de la Buena Pro.

Notificacin de No Otorgamiento de la Buena Pro.

Notificacin de Proceso declarado Suspendido.

Resumen Oferta Econmica.

Acta de Otras Consideraciones de la Comisin de Licitacin

9 ANEXOS
Anexo 1 Modelo para la verificacin de actividades en documentos de
licitacin.
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ANEXO 1
Modelo para la Verificacin de Actividades en Documentos de Licitacin

Descripcin de la Actividad a Verificar Notas

Objetivo del Trabajo

Alcance general del trabajo

Especificaciones generales y particulares de Construccin

Normas, cdigos, y especificaciones a aplicar

Descripcin de partidas

Cmputos mtricos

Listas de control de planos y documentos por disciplina

Lista de materiales y equipos suplidos por PDVSA

Lista de materiales y equipos suplidos por el Contratista

Requerimientos de Calidad

Requerimientos de Seguridad, Higiene y Ambiente

Contrato Modelo

Acta de Aseguramiento y Control de la Calidad de la Ingeniera (ACCI)

Forma de presentacin de la oferta