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Guida Definitivo Do Project Model Canvas
Guida Definitivo Do Project Model Canvas
Introduo 4
Elementos da metodologia 10
Perguntas Fundamentais 13
A Dinmica 22
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Concluso
Introduo
O volume de projetos no para de crescer nas organizaes. Sabemos que o
ritmo das mudanas est cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de
negcios ainda mais complexo. Projetos maiores envolvem um nmero mais amplo
de interessados, impactam mais reas de negcios e criam maior visibilidade na
sociedade tudo isso est tornando a vida do gerente de projetos mais difcil.
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O Project Model Canvas sem dvida a maior revoluo no mundo da gesto
de projetos dos ltimos tempos. Ele ideal para ambientes que querem aprimorar
sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovao, alta
dinmica dos negcios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos
quais solues rgidas e engessadas no se aplicam.
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente
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O que o Project Model Canvas?
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Utilizando conhecimentos da neurocincia, aliados experincia do autor, a
metodologia prope uma maneira mais amigvel de conceber um plano de
projetos, que traz rapidamente tona o modelo mental que temos dele. Seus
componentes esto agrupados em perguntas fundamentais (Por qu, O qu, Quem,
Como, Quando e Quanto), estabelecendo um protocolo de integrao que leva em
conta a teoria de gerenciamento de projetos.
Ela ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar suas
ligaes e dependncias em uma nica pgina. Para colocar a metodologia em prtica
possvel criar seu canvas utilizando apenas uma folha em formato grande (A1) e
alguns bloquinhos de post-it ou ainda baixar o nosso aplicativo mobile, disponvel
gratuitamente na Appsotre, para que utiliza IOS, ou na Google Play, para quem utiliza
Android. E com uma televiso ou um projetor, onde voc projetar a url do Canvas,
todos os membros da sua equipe podero visualizar juntos o plano de projeto
(nesse vdeo explicamos a dinmica).
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A ideia da dinmica que o gerente de projetos coordene um brainstorming com os
membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano juntos,
tendo, ao mesmo tempo, uma viso conjunta sobre seus objetivos, fases, custos e
benefcios.
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Elementos da Metodologia
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Canvas
Perguntas Fundamentais
Posts
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Perguntas Fundamentais
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As perguntas fundamentais so as que definem seu projeto. Elas facilitam a
compreenso por seguir uma ordem que auxilia na organizao de sua concepo.
Em todo projeto temos sempre esse mesmo dilema. As duas primeiras perguntas
do cliente ou do patrocinador so: Quando? e Quanto?. Nesse ponto utilizar a
metodologia do PM Canvas pode ajudar muito a no responder essa pergunta, pelo
menos no de imediato. No Canvas elas so propositadamente deixadas por ltimo,
pois s podem ser respondidas corretamente aps ter chegado a outras definies.
medida que voc responde cada uma das pergunta fica mais fcil responder
seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte do seu projeto,
importante entender qual (ou quais) produto (s) voc est desenvolvendo. Por sua
vez, para saber a importncia dos produtos, fundamental ter a conscincia dos
benefcios que o seu projeto gera.
0 Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto usar o mnimo de palavras
possvel. O Pitch a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, voc
dever resumir seu projeto em apenas uma frase.
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Por qu?
1 - Justificativa:
Coloque o problemas que a organizao atualmente enfrenta e quais necessidades
no so atendidas no momento.
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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique smart. Isso
significa:
Specific (especficos)
Measurable (mensurveis)
Attainable (atingveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizveis)
3 - Benefcios:
Deve descrever o que a empresa conquistar aps a implantao do projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliao da satisfao do cliente, reduo de
custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.
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O qu?
Quais necessidades sero atendidas? Nessa etapa sero listados que produtos,
servios ou resultados sero entregues ao final do projeto.
4 - Produto:
O produto o resultado final do projeto. Um projeto pode tambm gerar um servio
ou um resultado nico.
5 - Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (servio/resultado) precisa apresentar para ter
valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gesto de projetos, deve ter a metodologia padro
de gesto de projetos, deve ser aplicado o treinamento padro da metodologia de
gesto de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa
de encerramento no final do projeto.
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Quem?
Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o
gerente desse projeto.
6 - Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos so os envolvidos que no esto subordinados ao gerente de
projeto.
7 - Equipe:
Todos os participantes que so responsveis por produzir as entregas do projeto.
Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto, analista de
processos, instrutor.
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Como?
Nessa etapa respondemos como o trabalho ser entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, importante definir quais so as entregas e quem so
os responsveis, suas premissas e restries.
8 - Premissas:
So suposies dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao
projeto, que no esto sob controle do gerente de projeto
Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vo aderir ao projeto, o Project Builder ser
implantado at 24 de dezembro de 2013.
9 - Grupos de entregas:
So os componentes concretos, mensurveis e tangveis que sero gerados pelo
projeto.
Exemplo:
Estratgia de implantao Aplicao do Treinamento
Apresentao do Processo Implantao do PB
Processo de GP Festa de Encerramento
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10 - Restries:
Nesse quadro, sero descritas as limitaes do projeto, de qualquer natureza e origem,
que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto ser concludo e quanto custar para a
organizao. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de
projetos dever dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do
projeto.
11 - Riscos:
Riscos so eventos futuros e incertos que tm relevncia para o projeto. Nessa etapa
identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos
buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerncia funcional no adere ao mtodo de GP, baixa qualidade do
treinamento realizado internamente, atraso na implantao do software.
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12 - Linha do tempo:
Nesse momento, definimos quando vo ocorrer as entregas do grupo de entregas. A
metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 perodos
definidos pela equipe do projeto.
13 - Custos:
Quanto ser gasto para concluir esse projeto? importante distribuir os custos pelos
grupos de entregas pr-definidos.
Exemplo:
1 R$ 800
2 R$ 2 mil
3 R$ 5 mil
4 R$ 1,2 mil
5 R$15 mil
6 R$ 4 mil
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A Dinmica
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A dinmica de construo do CANVAS no tem papis pr-definidos, apenas
duas regras bsicas:
Para a dinmica, sero necessrios uma boa sala de reunio para a equipe se isolar e
os seguintes materiais:
Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo mobile ser necessrio que cada
participante baixe-o na App Store, para que utiliza IOS, ou na Google Play, para quem
utiliza Android. Ter uma sala de reunio com uma TV ou um projetor, onde ser
projetado a url do Canvas, ajudar bastante na dinmica.
(nesse vdeo voc entender melhor). Porm, um dos grandes benefcios do Canvas
digital que no necessariamente os participantes necessitam estar na mesma sala,
todas as informaes ficam salvas digitalmente e para quem utiliza o Project Builder,
possvel criar um projeto a partir do seu Canvas.
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Como implementar a
metodologia
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Se voc est pensando em implantar a metodologia do Project Model Canvas na sua
organizao importante que tenha ateno em alguns pontos. A grande maioria das
empresas se concentram no planejamento do sucesso da iniciativa, dando uma
ateno maior ao controle de seus oramentos, entregas, expectativas da alta gesto e
em chegar ao go-live no prazo. No entanto, apesar de dedicarem seus melhores
esforos ao gerenciamento de projetos, as taxas de fracasso permanecem elevadas.
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Juntamente com o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, o Gerente
de Projetos, o Product Owner e o Scrum Master podem realizar tambm as atividades
contidas nos seguintes processos:
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Crie uma comunicao Eficiente
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Como usar o PM
CANVAS APP
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Com o PM Canvas APP voc consegue construir um Canvas em tempo real, cada
usurio interagindo em seu prprio Smartphone. No aplicativo, o resultado pode ser
projetado tambm em tempo real ao longo da criao do Canvas, e ao final da
sesso, um PDF pode ser compartilhado com os stakeholders ou importado para o
Project Builder.
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3) Agende uma sesso com os participantes, marcando dia e hora de incio e
trmino. Para melhorar a experincia, se as pessoas no estiverem todas no mesmo
local, assegure-se que exista um canal de voz, como por exemplo o Skype,
conectando todos os participantes.
4) Cuide da logstica da(s) sala (s), por exemplo: garanta que exista um projetor ou
TV, para que todos possam visualizar em conjunto o Canvas sendo produzido em
tempo real (pode tambm ser numa tela grande de um micro).
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Obs: Os projetos nos quais voc assumiu o papel de gerente de projeto, aparecem
no topo da lista com o smbolo GP num crculo azul.
Quando voc estiver numa tela, perceba que ao lado esquerdo superior de cada
post existe um cone de post-it. Este smbolo determina se o que foi digitado um
post vlido para ser publicado no Canvas do grupo ou apenas um comentrio
visvel a todos.
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Se aparecer uma bolinha vermelha com
nmero dentro, exibida ao lado de cada
componente, isso mostra o nmero de posts que
seus colegas de projetos j digitaram e voc ainda
no leu.
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Importando o Canvas para
o Project Builder
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Que o canvas resolve a concepo de propostas de projetos dentro de uma
empresa no temos dvida. Agora, como podemos conectar a simplicidade do PM
Canvas com uma metodologia estruturada de PPM (Project Portfolio Management)
e elevar a organizao para um novo estgio de colaborao?
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Para importar o Canvas planejado para dentro do seu ambiente Project
Builder basta acessar > Projetos > Importao PM Canvas.
Neste momento o PB ir enviar um e-mail com um cdigo, ento basta informar
esse cdigo e confirmar a importao do seu Canvas. Feito isto, cada um dos 13
blocos alimentado dentro do Project Builder.
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Concluso
6
Concluso
Simplificar a concepo e tornar o planejamento de projetos mais fluido e
colaborativo fundamental para alcanar o sucesso na gesto de projetos. Dentre
todas as organizaes que se destacam na gesto de projetos e que apresentam
alta performance passaram pelo processo de ampliar esses atribuitos em sua
gesto de projetos.
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Sobre a Project Builder
H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar
empresas de diversos portesa entender e aproveitar os benefcios da Gesto de
Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance
em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
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Para colocar as dicas em prtica, esteja atento s novidades
em se tratando de defnio de indicadores de desempenho,
alm de contar com softwares ecientes e uma equipe bem
treinada.
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