Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Ver 02 - 2012 1
Audit Lingkungan
1
PENGANTAR AUDIT
2
JENIS AUDIT (TUJUAN)
Audit Kepatuhan/Compliance Audit
Audit Pencemaran/Contamination Audit
Audit Kinerja Lingkungan/Environmental Performance
Audit
Audit Kinerja Peralatan Lingkungan/ Environmental
Equipment Performance Audit
Audit Sistem Manajemen Lingkungan/ Environmental
Management System Audit
3
Audit Pencemaran/Contamination Audit
Bertujuan untuk melihat tingkat pencemaran
Pada tanah atau lahan
Biasanya diwajibkan oleh pemerintah (ada
pencemaran tanah, dll),
Sukarela (voluntary) untuk keperluan jual beli
property/tanah.
Acuannya pada pedoman yang dikeluarkan oleh ASTM
atau pemerintah (kriteria lahan tercemar)
4
Audit Kinerja Peralatan Lingkungan/ Environmental
Equipment Performance Audit
Bertujuan untuk melihat kinerja lingkungan suatu
peralatan misalnya IPAL.
Sukarela (voluntary) atau regulatory (diwajibkan oleh
pemerintah)
Acuannya pada pedoman design criteria yang berlaku
untuk peralatan yang bersangkutan yang dikeluarkan
oleh ahli di bidangnya dan perbandingan dengan hasil
pengolahan.
10
5
Struktur ISO 19011
0. Introduction
1. Scope
2. Normative References
3. Terms and Definitions
4. Principles of Auditing
5. Managing an Audit Programme
6. Audit Activities
7. Competence of Auditors
11
ISO 19011
Harmonisasi/Unifikasi Petunjuk Audit Sistem
Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan
Petunjuk pelaksanaan audit ISO 9001- sistem
manajemen mutu dan/atau ISO 14001 - sistem
manajemen lingkungan,
Membatalkan dan mengganti ISO 10011-1, -2, -3
(petunjuk audit sistem mutu),
Membatalkan dan mengganti ISO 14010, ISO 14011
dan ISO 14012.
12
6
DEFINISI
1. Kriteria Audit, Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan-
persyaratan,
2. Bukti audit, rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lainnya
yang sesuai dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
3. Temuan Audit, hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang
dibandingkan dengan kriteria audit.
4. Kesimpulan Audit, hasil dari suatu audit yang dinyatakan oleh tim
audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan
audit,
5. Tim Audit, Seorang atau sekelompok auditor yang melaksanakan
audit, beranggotan tenaga ahli teknis bila diperlukan.
6. Auditee, Organisasi yang diaudit.
7. Klient,Organisasi atau orang yang meminta audit.
8. Auditor, Seorang yang memiliki kualifikasi untuk melaksanakan audit.
13
Definisi
9. Tenaga Ahli Teknis, seseorang dengan pengetahuan atau keahlian khusus
yang memberikan bantuan kepada tim audit.
10. Audit Team Leader, seseorang yang memiliki kualifikasi untuk mengelola
dan melaksanakan audit.
11. Program Audit, serangkaian audit atau lebih yang direncanakan untuk
jangka waktu tertentu dan diperuntukkan kepada suatu tujuan yag spesifik.
12. Rencana Audit, uraian dari kegiatan dan susunan suatu audit
13. Lingkup Audit, cakupan dan batasan suatu audit
14. Combined Audit, audit terhadap sistem manajemen mutu dan lingkungan
oleh satu team audit pada waktu dan tempat yang sama
15. Joint Audit, audit terhadap sistem manajemen mutu dan lingkungan oleh
team audit yang berbeda .
1.Opportunity for Improvement
2.Conformity dan Nonconformity
14
7
Jenis Audit
Audit Pihak II
Organisasi Sub-Kontraktor
15
Jenis Audit
Audit pihak I
Audit dilakukan dalam suatu organisasi untuk menentukan
efektifitas dari penerapan sistem yang mereka gunakan
Memantau keefektifan penerapan sistem
Audit pihak II
Audit dilakukan oleh organisasi (atau yang mewakilinya)
terhadap subkontraktor
Melakukan penilaian terhadap vendor
16
8
Jenis Audit
Audit pihak III
Audit dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang independen
atau oleh konsultan
Melakukan penilaian kesesuaian sistem manajemen
organisasi perusahaan terhadap persyaratan standar sistem
manajemen tertentu serta efektivitas penerapannya.
Hasil audit akan dijadikan sebagai dasar dalam pemberian
sertifikat kepada perusahaan yang bersangkutan
17
PRINSIP-PRINSIP AUDIT
Ethical conduct
(Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan, keleluasaan)
Fair presentation
(laporan secara akurat sesuai keadaan sebenarnya)
Due professional care
(penerapan kemampuan dan pendapat)
Independence
18
9
Mengelola Program Audit
Pembuatan program audit
- tujuan dancakupan
- tanggungjawab Plan
- sumberdaya
- prosedur
19
TAHAPAN AUDIT
PERENCANAAN AUDIT
AUDIT LAPANGAN
PASCA AUDIT
20
10
PERENCANAAN AUDIT
MEMULAI AUDIT
- Penetapan Audit Team Leader,
- Tujuan Audit, Lingkup dan Kriteria
- Kelayakan Audit,
- Pemilihan Tim Audit
- Kontak dengan Auditee
REVIEW DOKUMEN
- Review dokumen, catatan dan
- Kecukupannya dengan kriteria audit
21
AUDIT LAPANGAN
RAPAT PEMBUKAAN
PENGUMPULAN BUKTI
RAPAT PENUTUPAN
22
11
PASCA AUDIT
LAPORAN AUDIT
RENCANA TINDAKAN
PERBAIKAN
TINJAUAN MANAJEMEN
23
PERENCANAAN AUDIT
24
12
MEMULAI AUDIT
1. Penunjukan Audit Team Leader (ATL)
- Untuk audit yang Spesifik, audit harus menetapkan ATL
bertanggung jawab mengelola program audit,
2. Penetapan Tujuan, Lingkup dan Kriteria
a. Tujuan audit
- Kesesuaian keluasan dari Sistem Manajemen auditee
- Evaluasi keberadaan Sistem Manajemen untuk memastikan
kepatuhan dengan hukum, peraturan dan persyaratan
kontraktual
- Evaluasi keefektifan Sistem Manajemen dalam memenuhi
tujuan yang spesifik
- Identifikasi area potensial untuk penyempurnaan Sistem
Manajemen
25
MEMULAI AUDIT
2. Penetapan Tujuan, Lingkup dan Kriteria
b. Lingkup Audit
- Keluasan dan batasan audit (phisycal, unit/bagian, kegiatan
dan proses)
- Periode waktu audit
c. Kriteria Audit
- Kebijakan, prosedur, standar,
- Hukum dan peraturan, persyaratan sistem manajemen,
- Persyaratan kontraktual
- Industry/business sector codes of conduct
d. Tujuan audit harus ditetapkan oleh klien (mungkin atas
usulan ATL)
e. Lingkup audit harus ditetapkan oleh klien dan audit team
leader
26
13
MEMULAI AUDIT
3. Kelayakan Audit
- kecukupan dan kesesuaian informasi untuk perencanaan
audit
- kerjasama dengan auditee
- waktu dan sumber daya yang cukup
4. Pemilihan team audit
- mempertimbangkan kompetensi
- bisa bekerjasama dengan auditee
- independensi team audit dari kegiatan yang diaudit
- bahasa yang digunakan
- memahami sosial budaya auditee
- tenaga ahli teknis (bila diperlukan)
27
MEMULAI AUDIT
5. Menetapkan jalur komunikasi dengan auditee
- menetapkan jalur komunikasi dengan perwakilan auditee
- konfirmasi kewenangan untuk melakukan audit
- konfirmasi waktu dan komposisi team audit
- akses terhadap dokumen dan rekaman yang sesuai
- konfirmasi ketersedaan alat dan prosedur keselamatan
kerja
- persetujuan observer dan kebutuhan pendamping
28
14
MEMULAI AUDIT
6. Tinjauan Dokumen
- mengkaji kesesuaian dokumen dengan kriteria audit
- identifikasi jenis data dan informasi
- mengkaji prosedur dan diagram alir
- memastikan kelengkapan prosedur
- mengidentifikasi semua dokumen terkait
- identifikasi apakah prosedur membahas semua persyaratan
hukum, peraturan dan kontraktual dan bagaimana menilai
kepatuhan
- mempertimbangkan ukuran, sifat dan kompleksitas
perusahaan,
- tujuan dan lingkup audit
- kunjungan pendahuluan untuk mendapatkan informasi yang
diperlukan
29
30
15
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Penetapan tugas Team Audit
Menetapkan tanggung jawab spesifik terhadap anggota
team audit
Fungsi, lokasi, area kegiatan yang akan diaudit
Independen dan Kompetensi auditor,
Penggunaan sumber daya yang efektif
Peran dan tanggung jawab auditor, auditor magang dan
tenaga ahli
31
32
16
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Mengenal lapangan
Mengetahui lokasi/fasilitas dan kondisi perusahaan yang
akan diaudit dan sekitarnya,
Potensi dampak penting (prioritas tinggi)
- Proses operasi
- Bahan baku dan produk
Program Pemantauan
Temuan audit sebelumnya.
33
Cth. Emisi gas, tumpahan Cth. Absorber, saluran air Cth. Area sekitar pabrik
34
17
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Merencanakan Pelaksanaan Audit
Mengikuti urutan logis (bahan baku, proses, penyimpanan
dan penanganan limbah)
Mengaitkan rencana wawancara
Diskusikan rencana selanjutnya dengan auditee
35
36
18
Persiapan Audit Lapangan
Checklist
Alat bantu mengingat
Panduan auditor
Bersifat fleksibel
Bukan Tick list
Rekaman audit
Time management
37
38
19
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Merencanakan rute
Mengikuti urutan logis
auditee
39
AUDIT LAPANGAN
40
20
TAHAP AUDIT LAPANGAN
Pertemuan Pembukaan
Pengumpulan Bukti
Evaluasi Temuan
Pertemuan Penutup
41
AUDIT LAPANGAN
Pertemuan Pembukaan
Memperkenalkan anggota tim audit kepada manajemen auditee
Menjelaskan ruang lingkup, tujuan, kriteria, rencana dan waktu
Menjelaskan secara ringkas metoda dan prosedur audit yang digunakan
Daftar hadir
42
21
AUDIT LAPANGAN
KOMUNIKASI SELAMA AUDIT
Komunikasi formal antara Team Audit dan dengan Auditee perlu
dilakukan tergantung lingkup dan kompleksitas dari audit
ATL sebaiknya secara periodik mengkomunikasikan progress
dari pelaksanaan audit dan hal-hal lain yang menjadi
perhatian kepada auditee dan klien
Bukti audit selama audit berupa perbaikan segera dan berisiko
penting (misal : safety, lingkungan atau mutu) harus dilaporkan
segera kepada auditee dan klien
Bila berdasarkan bukti audit yang ada, tujuan audit tidak bisa
dicapai ATL harus melaporkan kepada klien dan auditee untuk
menentukan tindakan yang sesuai (misal : konfirmasi ulang
atau modifikasi rencana audit, perubahan tujuan atau lingkup
audit atau bila perlu audit dihentikan)
43
AUDIT LAPANGAN
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB PENDAMPING DAN OBSERVER
Pendamping dan observer dapat menemani team audit tetapi
bukanbagian dari team audit
Pendamping yang ditunjuk oleh auditee, mereka harus
membantu teamaudit dan mengikuti ATL selama audit
Tanggung jawab pendamping :
Mengatur jadwal wawancara
informasi
44
22
AUDIT LAPANGAN
MENGUMPULKAN DAN VERIFIKASI INFORMASI
Informasi yang relevan berhubungan dengan fungsi,
kegiatan, dan proses harus dikumpulkan dengan metoda
sampling yang memadai dan harus diverifikasi. Hanya
informasi yang dapat diverifikasi menjadi bukti audit
45
AUDIT LAPANGAN
Metode mengumpulkan informasi
a. Wawancara
- kepada orang yang sesuai (tingkat dan fungsi sesuai lingkup audit)
- pada jam kerja dan ditempat kerja
b. Pengamatan kegiatan dan kondisi lingkungan kerja
c. Pengujian dokumen (kebijakan, tujuan/sasaran, rencana, prosedur,
standarinstruksi kerja, perijinan, lisensi, spesifikasi, gambar, kontrak
dan order
d. Catatan (catatan inspeksi, risalah rapat, laporan audit, program
monitoring dan hasil-hasil pengukuran)
e. Rangkuman data, analisis dan indikator keberhasilan
f. Informasi program sampling dan prosedur pengendalian sampling dan
prosespengukuran
g. Laporan umpan balik pelanggan, informasi pihak eksternal dan suplier
i. Data dalam komputer dan web sites
46
23
AUDIT LAPANGAN
Metode mendapatkan informasi
Pemeriksaan
Interview dokumen
Pengujian data
Observasi kondisi
Catatan
47
Metode Audit
H
H : Horizontal Audit
B Pemasaran V : Vertical Audit
F : Forward Tracing
B : Backward Tracing
Pembelian
Produksi
V
V
QA/QC
F
Gudang
48
24
Metode Audit
Horizontal Audit :
Audit yang dilakukan pada setiap fungsi dalam organisasi
dengan menetapkan 1 kriteria
Contoh : Mengaudit hanya klausul Aspek Lingkungan ke setiap
fungsi, kemudian klausul berikutnya setelah klausul aspek
lingkungan selesai
Vertical Audit :
Audit yang dilakukan pada satu fungsi organisasi dengan
seluruh kritria yang sesuai dengan kegiatannya
Contoh : Megaudit seluruh klausul yang relevan dengan
kegiatannya suatu fungsi, kemudian ke fungsi yang lainnya
49
Metode Audit
Forward Tracing :
Backward Tracing :
50
25
AUDIT LAPANGAN
Teknik wawancara
Sasaran pertanyaan :
Eksekutif : Kebijakan, struktur orgnisasi, tinjauan manajemen
Operasi : Prosedur/SOP dan hal-hal teknis
Jawaban yang tepat dari setiap pertanyaan
Mengikuti alur pembicaraan
Buat auditee merasa nyaman
Hilangkan gangguan
Menciptakan tanggapan tertentu dari pertanyaan spesifik
Jangan membuat terwawancara merasa bersalah
51
AUDIT LAPANGAN
Teknik wawancara
Auditor hanya bertanya tidak memberi komentar
Gunakan pertanyaan terbuka untuk mendorong
auditee berbicara dan membuka informasi
Hindari :
pertanyaan dengan jawaban ya/tidak
pertanyaan yang mengarah (leading questions)
pertanyaan ganda
52
26
AUDIT LAPANGAN
TEKNIK WAWANCARA
Bagaimana tanggapan dari dua macam pertanyaan berikut :
Apakah anda menginspeksi barang milik pelanggan
Bagaimana prosedur penanganan terhadap barang milik
pelanggan
Apakah anda memantau penyimpanan limbah B3 setiap 90
hari seperti persyaratan peraturan ?
Ceriterakan tentang prosedur anda untuk menjamin bahwa
drum limbah B3 tidak bocor ?
53
AUDIT LAPANGAN
TEKNIK BERTANYA
hear
review
ask
54
27
AUDIT LAPANGAN
PROSES WAWANCARA
Sesuai dengan Rencana Audit
Buat catatan hasil wawancara
Buat situasi yang baik agar informasi tambahan
mudah untuk mendapatkan (sersan, bersahabat,
tapi tidak berlebihan)
Setujui tindak lanjut sebelum pergi, jadwal
perbaikan dan tolok ukur perbaikan
55
AUDIT LAPANGAN
PERHATIKAN
Auditor mengaudit ketaatan, kinerja, sistem dan
prosedur dari kegiatan atau aktifitas, bukan
mengaudit orang yang melakukan kegiatan atau
aktifitas
Jangan menguji auditee
Jangan menyalahkan yang diaudit
56
28
AUDIT LAPANGAN
VERIFIKASI
Informasi yang terkumpul melalui wawancara
harus diuji dengan cara :
pengamatan
catatan-catatan
pengukuran (bila perlu)
57
AUDIT LAPANGAN
PENGAMATAN FASILITAS
Penangnan bahan
Rancangan penyimpanan
Houskeeping
Limbah buangan
Penanganan limbah dan pembuangannya
Bukti kontaminasi
Drainase
58
29
AUDIT LAPANGAN
PENGAMATAN FASILTAS
59
AUDIT LAPANGAN
TEKNIK PENGAMATAN
Hal-hal yang diperhatikan:
lihat keluar batas pagar
fleksibel
periksa pintu yang tertutup
manholes
basements
area yang jauh
pekerja
bila perlu, gunakan kamera
60
30
POTENSI KONFLIK
SAYA NOT OK :
SAYA OK SAYA OK
- Tidak tenang, tidak nyaman
KAMU OK KAMU NOT OK
- Tekanan external dll
KAMU NOT OK :
SAYA NOT OK SAYA NOT OK
KAMU OK - Agresif
KAMU NOT OK
- Defensif
61
PASCA AUDIT
62
31
LAPORAN AUDIT
Temuan/Findings
63
LAPORAN AUDIT
Temuan dan Kesimpulan Audit
Mereview temuan audit
Persetujuan kesimpulan audit, mempertimbangkan
ketidakpastian yang melekat pada proses audit.
Menyiapkan rekomendasi
Follow up audit
Auditor harus mendapatkan bukti audit yang cukup,
sehingga harus dapat dipisahkan antara temuan audit yang
penting dan tidak penting, karena keduanya dapat
mempengaruhi setiap kesimpulan audit.
64
32
LAPORAN AUDIT
Kesimpulan Audit ditujukan kepada hal-hal:
65
PERTEMUAN PENUTUP
dipimpin oleh Auditor Kepala (ATL)
ucapan terima kasih dan menginformasikan keberhasilan
yang dicapai
metoda audit
presentasi temuan audit, daftar perbedaan dan
ketidaksesuaian diskusi tindakan koreksi dan penugasan
tanggung jawab tindakan koreksi
persetujuan jadual untuk melengkapi tindakan koreksi dan
mengkonfirmasi dengan pemeriksaan tindak lanjut
66
33
PENUTUPAN AUDIT
Audit selesai jika semua aktivitas yang terdapat
dalam rencana audit telah disimpulkan dalam
laporan audit
Tugas akhir auditor internal untuk memeriksa
bahwa tindakan koreksi yang disetujui telah
diselesaikan pada waktunya
Catatan audit disimpan dalam suatu perioda
waktu tertentu.
67
PERSYARATAN PELAPORAN
organisasi/fasilitas yang diaudit
tujuan dan ruang lingkup audit
kriteria audit yang disepakati
perioda audit dan tanggal pelaksanannya
anggota tim audit
wakil pihak auditee yang terlibat dalam audit
ringkasan proses audit termasuk hambatannya
temuan audit
pernyataan kerahasiaan
daftar distribusi laporan audit
kesimpulan audit
68
34
TEKNIK MENULIS TEMUAN AUDIT
Fasilitas tidak memiliki .
Kami tidak dapat mengkonfirmasi bahwa .
Tim audit tidak dapat membuktikan
Staf fasilitas tidak dapat menunjukkan copy dari ..
Fasilitas tidak patuh
Berdasarkan pemeriksaan lapangan, kami
menemukan bahwa fasilitas tidak mematuhi
69
70
35
MEMPRIORITASKAN TEMUAN - ISU UTAMA/MAJOR
Temuan utama dapat menyebabkan deviasi dari
pengendalian normal dampak lingkungan, atau akan
meningkatkan resiko kecelakaan yang dapat menyebabkan
dampak lingkungan.
Contoh termasuk antara lain :
catatan jumlah limbah yang tidak lengkap
pelatihan yang tidak memadai
kekurangan dalam penandaan
bahan kimia pencemar disimpan disamping saluran tanpa
pembatas
71
72
36
TINDAK LANJUT AUDIT
Tindakan perbaikan dan pencegahan
Proses tindakan perbaikan : analisa - menerapkan
- mengendalikan - mencatat
Tanggung jawab :
auditor : verifikasi hasil tindakan perbaikan
auditee: melaksanakan tindakan perbaikan
73
SIAPA ?
74
37
STRUKTUR TIM AUDIT
Auditor Kepala (Audit Team Leader)
Auditor
Tenaga Ahli
Pendamping
Auditee
ATRIBUT AUDITOR
Ethical (sesuaietika) Versatile (cakap dalam
Open minded (terbuka) berbagai hal)
Diplomatic (diplomasi) Tenacious (teguh dalam
Observant (peka tehadap hal pendapat)
keadaan sekitar) Decisive (tegas)
Perceptive (mudahmemahami) Self reliant (percaya diri)
76
38
PENDENGAR YANG BAIK
Hilangkan gangguan (leluasa)
Simak isi pembicaraan
Jangan mengambil kesimpulan sendiri
Klarifikasi hasil pembicaraan
Simak konteks percakapan
Olah informasi pembicaraan, jangan biarkan
pikiran tidak fokus
77
KEMAMPUAN AUDITOR
Jelas dalam memaparkan konsep dan ide, baik
tertulis maupun lisan
Dapat diterima oleh siapa saja, efektip, dan
kemampuan untuk mendengarkan
Kemampuan untuk mempertahankan independensi
dan obyektif dalam tanggung jawab yang diberikan
Mampu mengorganisir untuk bekerja secara efektip
dan efisien dalam audit
Mampu untuk memberi pendapat secara profesional
78
39
AUDITOR YANG BAIK
Tidak memihak
80
40
AUDITOR YANG TIDAK BAIK
Kurang persiapan : tidak terarah/sistematis,
membingungkan, keluar dari tujuan dan kriteria
audit
Tidak menepati kesepakatan yang sudah dicapai
Suka berdebat, tanpa data dan alasan yang jelas,
keluar dari tujuan dan kriteria yang disepakati
Menghabiskan waktu dengan menjelaskan
pandangan-pandangannya sendiri
Kurang mengkaji terhadap catatan
81
82
41
Terima Kasih
training--lingkungan
training lingkungan--lkb3i.com
42