EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA

FAMILIAR.

En un principio fue el fundador y quizs su esposa tambin quienes empezaron con el

negocio. No haba horario, no haba tarea que le rehuyeran. Realizaban las compras,
trataban con los proveedores, ordenaban la mercadera, vendan en mostrador y tambin
visitaban clientes, realizaban las cobranzas y hacan los trmites en el banco, BPS. DGI, etc.

Con el tiempo los hijos ingresaron a la empresa. El negocio marchaba bastante bien, se
haban incorporado un par de productos nuevos y se haba ampliado el local. El Banco les
daba crdito y tenan buenas oportunidades por delante. Todos hacan su mejor esfuerzo.

Aun as, el fundador no tena descanso, tema delegar algunas tareas pues las consideraba
riesgosas si l no las tena bajo su control

Y as, con el tiempo, la familia y la empresa crecen y aparecen los riesgos de la

sustentabilidad y continuidad de la empresa familiar.

Trabajar en una empresa familiar significa una elevada carga emocional que promueve
naturalmente conflictos entre aspectos de negocio y personales, por lo que resulta muy
importante establecer mecanismos de control interno que contribuyan a reducir sus
efectos. Sin embargo, el conflicto y las tensiones familiares son inevitables y no siempre
son negativas, pues pueden servir para promover la necesaria renovacin estratgica y
organizacional de la empresa, siempre y cuando, existan lineamientos generales de control
interno cuyo funcionamiento sea monitoreado por el consejo de administracin.

La complejidad de la familia.

Indica el nmero de personas y variedad de relaciones que

existen en una empresa familiar.

La complejidad familiar crece con el

paso del tiempo. (ms hijos, sus
cnyuges, sobrinos, primos, nietos)

La complejidad de la empresa

Indica el nmero de elementos y

relaciones que existen dentro de la
empresa y de la empresa con su entorno.
Tiene que ver con el tamao, sector, nivel
de internacionalizacin, conocimientos
especiales, grado de diversificacin, etc.
 Ms complejidad implica menor predecibilidad

Cuanto ms complejas sean la familia y la empresa, ms desarrollada deber estar la

estructura de la organizacin para evitar riesgos.

DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

Existe una frmula que vincula la complejidad de la empresa familiar con su estructura,
que bien aplicada, da los mejores resultados.

Uno de los cinco puntales para la profesionalizacin de la empresa familiar y por ende
para reducir el riesgo de una estructura dbil es desarrollar las Prcticas de Gestin

Cunto ms se avance en el desarrollo de la estructura menor ser el riesgo de impacto

por el crecimiento de la familia y la empresa.

En este artculo nos ocupamos de las Prcticas de Gestin y en especial al Sistema de

Control Interno que en el caso de la empresa familiar tiene un beneficio que promueve
la sustentabilidad de la empresa.

Muchas de las empresas familiares no consideran conveniente usar en su negocio, ciertas

herramientas de control y gestin eficientes, porque no las creen aplicables a su estructura
dado su tamao, que consideran pequeo o porque creen que an estn en desarrollo, y
optan por un manejo ms familiar y prctico de la empresa. Sin embargo, a medida que
van creciendo e incorporando personal haciendo ms complejas sus operaciones quedan
en evidencia las dificultades en la gestin de la empresa. Siempre es mejor establecer las
medidas de control desde un inicio para crecer estructurado y con orden, facilitando as la
gestin y el logro de los objetivos a lo largo de toda la organizacin.

Principales riesgos de la empresa familiar

Riesgos operacionales:

Egresos de caja chica para gastos diferentes a la operacin de la empresa.

Transacciones financieras sin documentacin suficiente.
Ajustes manuales contables.
Incumplimientos de condiciones de venta con clientes vinculados a familiares.
Descuentos especiales a clientes relacionados.
Incumplimiento o excesiva flexibilidad en las cuentas por cobrar.
Compras a proveedores no seleccionados acorde a lo procedimientos de la empresa.
Tolerancia sobre incumplimiento de proveedores vinculados con la familia.
Prdida de oportunidades con nuevos proveedores por mantener fidelidad con
proveedores con vnculos familiares.

Riesgos de RRHH

Contratacin de familiares sin respetar la normativa interna o necesidades de la

empresa.
Promociones de miembros familiares sin justificacin para la empresa.
Aumentos salariales no consistentes (con la poltica de la empresa).
Asignacin de horas extras por miembros de la familia sin seguir el procedimiento
aprobado en la empresa.

Riesgos en la concentracin de tareas

Conflicto de intereses. Ejemplo: un mismo empleado tiene a cargo la gestin y la

contabilizacin.

Estos riesgos se reducen con la implementacin de un Sistema de Control Interno

para la empresa.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El control interno es el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a

lograr, a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la
gestin para el logro de los fines de la organizacin. (Enrique Fowler Newton, Tratado de
Auditora).

Objetivos especficos

Proteccin de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento,

prdida y uso indebido.
 Cumplimiento de las metas trazadas por la administracin de la Empresa.

Garantizar una informacin confiable y veraz.

Evaluar la eficiencia, eficacia, economa de las operaciones para garantizar una

correcta ejecucin de las funciones y actividades.

Prevenir errores, riesgos e irregularidades.

Idoneidad y eficiencia del recurso humano.

Crear conciencia de control.

Caractersticas del sistema de control interno

Forma parte de los sistemas contables, financieros, operacionales y

administrativos de la Empresa. No es un sistema aislado.

Garantiza una informacin exacta, veraz y oportuna, como base para la

presentacin de informes operativos, administrativos y financieros de la Empresa.

Lo establece y mantiene la mxima autoridad de la Empresa: La Direccin la cual

institucionaliza un Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos
de la Empresa.

Elementos del control interno

Definir polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de

procesos.

Delimitacin de niveles de responsabilidad y autoridad.

Normas para la proteccin y utilizacin de los recursos.

Direccin y administracin del personal.

Para la implementacin del Sistema de Control Interno es necesario adherir a ciertos

principios fundamentales:

Deben fijarse claramente las responsabilidades de cada puesto de trabajo.

La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transaccin
comercial.
Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente a todo el personal (familiares o no).
Las instrucciones de cada puesto deben estar por escrito
Debe imponerse la obligacin de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza
Se espera:

Mejores resultados de la operacin

Menor margen de error
Informacin financiera a tiempo
Comparacin y anlisis del plan vs resultados
Previsin de controles en caso de expansin de la empresa

El control interno no es un fin en s mismo, sino un medio para lograr ciertos objetivos.
Los controles internos no deben ser aadidos como una carga inevitable sino embeberlos
en la infraestructura de una organizacin de manera que no la entorpezcan sino que
favorezcan el logro de sus objetivos. Esto permitir, en el caso de las empresas familiares
que la empresa se pueda sostener sobre una estructura slida, animando adems a la
Direccin a delegar ciertas tareas ejecutivas de las cuales no se haba podido desprender
an.

Cra. Ivonne Casulo

Consultora y Coach Empresarial