ANALISIS JABATAN

PENGELOLA ADMINISTRASI DAN DOKUMENTASI PADA MTSN 3 JEMBRANA

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN JEMBRANA

1. IDENTITAS JABATAN

1.1. Kode Jabatan (Tidak Perlu diisi) :

1.2. Nama Jabatan : Pengelola Administrasi dan Dokumentasi
1.3. Nama Unit Kerja : MTs Negeri 3 Jembrana
1.4. Instansi : KaKemenag Kabupaten Jembrana
1.5. Nama Jabatan Atasan Langsung : Kepala Seksi Pendidikan Islam
1.6. Lokasi (Geografis) : Jembrana

2. KEDUDUKAN JABATAN

Kepala
Tata Usaha

JFU
JFU Pengelola
Administrasi dan
Pengadministrasi Dokumentasi

3. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

3.1. Tugas
Melaksanakan Segala Kegiatan Pengelola Administrasi dan Dokumentasi
3.2. Fungsi:
3.2.1. Mengkoordinasikan serta memeriksa dan mengevaluasi sesuai prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan

4. TUJUAN JABATAN
4.1. Terlaksananya Pengelola Administrasi dan Dokumentasi; dan.
4.2. Terciptanya system Pengelola Administrasi dan Dokumentasi yang baik.

5. URAIAN TUGAS
1. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan Pengelola Administrasi dan Dokumentasi sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan
baik;
2. Mencatat semua surat yang berkaitan dengan Bidang Pendidikan, menerima dan memeriksa berkas usul
penetapan Karpeg/Karis/Karsu serta mendistribusikan surat, sesuai dengan disposisi atasan.;
3. Menyiapkan usulan penetapan Karpeg/Karis/Karsu;
4. Membuat daftar nominative Karpeg, Karis dan Karsu untuk disampaikan ke Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Bali;
5. Menyimpan arsip menurut tata arsip pola baru untuk memudahkan penemuan kembali;
6. Mengendalikan program kerja, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi
penyimpangan dalam pelaksanaan;
7. Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar
program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal;
1
 8. Mengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan penyusunan program berikutnya; dan
9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan.

6. BAHAN KERJA
6.1. Bahan Usulan Kartu Pegawai, Karis dan Karsu
6.2. Petunjuk Kerja tentang Pengadministrasian Surat
6.3. Alat alat Tulis
6.4. Konsep surat yang akan diketik.

7. PERALATAN KERJA
7.1. Meja / Kursi
7.2. Komputer (laptop) / Printer
7.3. Alat Transfortasi
7.4. Buku Agenda
7.5. Filling Cabinet
7.6. Disposisi atasan
7.7. Telepon

8. HASIL KERJA
8.1. Pencatatan Penerimaan dan pendistribusian surat.
8.2. Usulan penetapan Karpeg/Karis dan Karsu.
8.3. Daftar nominatif pegawai
8.4. Penyimpanan arsip
8.5. Laporan pelaksanaan tugas

9. WEWENANG

Membuat laporan hasil Pengelola Administrasi dan Dokumentasi kepada pimpinan untuk dipakai sebagai
bahan pengambilan keputusan.

10. TANGGUNG JAWAB

Mempertanggung jawabkan hasil Pengelola Administrasi dan Dokumentasi pada atasan.

11. DIMENSI JABATAN

11.1. Dimensi non finansial yang berhubungan dengan Pengelola Administrasi dan Dokumentasi
11.2 Dimensi finansil, meliputi:
11.2.1. DIPA DIRJEN PENDIDIKAN ISLAM

12. HUBUNGAN KERJA

12.1. Para Eselon III dan IV di Lingkungan Kantor Kemenag Kab Gianyar
12.2. Dirjen Pendidikan Islam
12.3. Kanwil Kementerian Agama Provinsi Bali.

2
13. MASALAH DAN TANTANGAN JABATAN

13.1. Terbatasnya pagu anggaran untuk menunjang kebutuhan anggaran kegiatan.

13.2. Terbatasnya tenaga teknis dan tenaga administrasi pada Seksi Pendidikan Islam

14. RESIKO BAHAYA

Radiasi Komputer

15. SYARAT JABATAN

15.1. Pangkat/Golongan : Penata Muda /IIIa
15.2. Pendidikan Formal Minimal : S1
15.3. Pendidikan/Pelatihan Khusus : -
15.4. Pengalaman Kerja Minimal : 1 th
15.5. Persyaratan Fisik : Sehat jasmani rohani
15.6. Persyaratan Umur :
15.6.1. Minimal : 24 TH
15.6.2. Maksimal : -

15.7. Persyaratan Kompetensi :

15.7.1. Attitude/Sikap : Sopan, Tegas ,Percaya diri, Teliti dan mampu
mengendalikan emosional
15.7.2. Knowledge/Pengetahuan:
Memiliki keterampilan interpersonal yang baik dengan beragam stakeholders.
Memahami dan menerapkan etika kerja yang baik.
Mampu mengelola prioritas pekerjaan dengan pengawasan minimal.
Mampu berkomunikasi dengan baik,

15.7.3. Technical Skill/Keahlian: Mampu mengoprasikan komputer / IT

Mengetahui
Kepala Kantor Kementerian
Agama KabupatenGianyar

Dra. Ni NengahRustini, M.Ag

NIP. 19611231 198303 2 005