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Noes

Arquivologia p/ ANVISA Agente Censitrio IBGE - Prof.


Ronaldo Fonseca Aula 6

6.6.4 Mnemnico .................................................................................................................... 47

7. Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo Operaes de Arquivamento


.................................................................................................................................................. 52
8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas ........................................................................... 53

8.1 Material de Consumo ....................................................................................................... 54

9.Protocolo .............................................................................................................................. 60

7.1. Setor de Protocolo ........................................................................................................... 60

10. Avaliao e Destinao de Documentos ......................................................................... 65

10.1. Anlise, Avaliao, Seleo e Eliminao ..................................................................... 65

10.2 Instrumentos de Destinao (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminao) ........ 66

10.3 Cdigo de Classificao ................................................................................................. 67

10.4 Transferncia e Recolhimento ........................................................................................ 68

11. QUESTES COMENTADAS ............................................................................................ 69

12. Questes FGV ................................................................................................................. 107

13. Lista Completa de questes ........................................................................................... 114

12. Gabarito ........................................................................................................................... 137

13. Bibliografia ...................................................................................................................... 138

1. Panorama da Aula

Vamos l!

Nessa aula veremos temas que so muito cobrados. Coloquei muitas questes para que
voc veja como o assunto mais exigido. Veja que quase impossvel que voc estude
todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas chamem de noes, muitas
vezes cobram temas pesados. Por isso, procure sempre raciocinar sobre a matria e no
decorar apenas.

Para o IBGE, cargo de Agente Censitrio, temos poucas questes sobre os assuntos das
aulas 5 e 6. Sendo bem sincero, o tema parece grande, mas no . Se repetirem o que

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aconteceu na prova de 2009 para essa funo, pode cobrar duas questes que voc ter
plenas condies de acertar.

Bom, a aula grande? Um pouco...Enfim, no adianta chorar J

No se assuste com o tamanho! Ela est grande porque possui muitos exerccios (MAIS
DE OITENTA QUESTES) e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resoluo
de cada um, para evitar que voc tenha muitas dvidas nessa parte da disciplina. Voc vai
perceber que nem vai demorar tanto para estudar todo o contedo.

2.Dica de Coach

Dica1: Tente no estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matria. E mais do
que isso: nunca estude por matria. Ou seja: no estude toda a disciplina A e depois migre
para a B. Construa ciclos de estudos que faam com que haja uma alternncia entre elas.
Isso far com que voc sinta menos cansao e consiga estudar mais horas lquidas (horas
reais de estudos).

Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na capa de seu
material e releia-o sempre que for comear uma aula nova. Mesmo que esteja estudando
a aula 4, volte e releia esses termos que voc dificuldade nas aulas anteriores. Voc ver
que, ao usar os ciclos e sempre revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em
memorizar, eles naturalmente passaro a fazer parte da sua memria de longo prazo. O
segredo insistir e manter a constncia.

Dica 3: Se precisar saber como fazer marcao de texto diretamente no computador,


usando rabiscos, crculos, setas e etc, veja os dois vdeos abaixo.

https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4

https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8

2.1 Hora de Revisar e testar o IBGE

RELEMBRANDO!!! Que tal testar com uma questo do IBGE??

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(CESGRANRIO 2009 IBGE AGENTE CENSITRIO)

O conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, so reunidos


por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas, constitui um(a):

(A) projeto.

(B) arquivo.

(C) planejamento.

(D) dossie.

(E) biblioteca.

Comentrios:

Essa uma boa e clssica definio de arquivo. Palavras importantes: no interessa o


suporte ou a natureza dos documentos. Se eles forem criados a partir de acumulao
(documentos que voc produz ou recebe), estaremos diante de um arquivo. No tem
tempo de estudar tudo? Volte aula anterior e DECORE as definies de arquivo e
documento, assim como a teoria das 3 idades (corrente, intermediria e permanente).

Gabarito: B

Mais uma !? Quero ver voc resolver essa, hein!! Na verdade, ainda no est na hora, pois
vamos estudar o assunto hoje. Mas d uma lida e veja o que marcaria. Depois voltaremos
a analisar as opes.

(CESGRANRIO 2009 IBGE AGENTE CENSITRIO)

O arquivamento de documentos tem que seguir uma ordenao, como a disposio dos
documentos dentro das pastas, e destas, dentro do arquivo. A escolha da forma de
ordenao depende da natureza dos documentos. Algumas organizaes produzem
documentos referentes a diferentes regies do pas, outras, conforme a data ou,
simplesmente, por assunto. De acordo com as normas tcnicas, so trs importantes
ordenaes de arquivos de documentos:

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(A) departamental, hierarquica e alfabetica.

(B) por chefia, geografica e alfa-numerica.

(C) tematica, departamental e alfabetica.

(D) geografica, tematica e cronologica.

(E) cronologica, por chefia e alfa-numerica.

Volto em breve com a resposta, em uma pgina mais a frente ;)

3.Mini-dicionrio de Arquivologia (MDA).

Antes de avanarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso mini-dicionrio


de arquivologia. Essas palavras podem ser pedidas na prova.

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar


em funo de clusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas j saiba que estudaremos
a questo do sigilo). Nem sempre todos podero ter acesso aos documentos.

DEPSITO: Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia
(guarda) de terceiros, sem que acontea a transferncia de posse ou propriedade.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de
informao. Tambm pode ser classificado como documento de arquivo, aquele que for
produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de sua existncia.

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. tipo um


tomo da arquivologia J.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de acordo


com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados
pastas, maos ou pacotilhas.

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JUNTADA: 1. Apensao ou anexao de um processo a outro. 2. Juno de documentos


a um processo. Ou seja, quando um processo juntado a outro ou quando documentos
so includos em um processo.

APENSAO: Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a


matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia.

ANEXAO: Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo,


na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. Trata ainda do
mesmo assunto e da mesma pessoa.

Note alguns termos importantes para facilitar a resoluo de questes.

[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA] ANEXAO

[PROVISRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] APENSAO

Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definies para Apensao e Anexao.
So definies do DBTA (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica). Por mais que
haja outras definies e, no dia a dia elas no correspondam tanto realidade, usem esses
conceitos

4. Classificao dos Arquivos e dos Documentos1

Podemos classificar os arquivos em funo de:

entidades mantenedoras
estgios de sua evoluo (so as 3 idades)
extenso de sua atuao (abrangncia)
natureza dos documentos

Detalhe importante e cobrado em provas De acordo com a entidade produtora, os


arquivos so classificados em:

Pblicos

1
Esse tema pode aparecer com o nome de Tipologia Documental.

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Privados.
s lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser um produtor pblico ou privado.

Um exemplo de arquivo pblico o Arquivo Nacional (o mais citado em provas).

Exemplos de arquivos privados so ainda mais fceis, pois uma empresa privada pode ter
um arquivo, pessoas fsicas podem possuir arquivos, universidades, entre outros.

4.1Entidades Mantenedoras

As instituies possuem caractersticas prprias. A Petrobras bem diferente da Coca-


Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em funo dessas caractersticas
individuais, seus arquivos gerados podem ser:

Pblicos (federal, estadual, municipal)


Institucionais (igrejas, escolas...)
Comerciais (empresas, firmas)
Familiares ou pessoais

4.2Abrangncia (Extenso de sua atuao)

O mais importante aqui que saiba que existem arquivos centralizados e descentralizados.

Os arquivos descentralizados devem ficar perto do rgo operacional, por serem muito
consultados. Isso uma caracterstica dos arquivos correntes.

Esses arquivos podem at descartar documentos sem valor administrativo ou jurdico.

Um exemplo o arquivo setorial.

Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos arquivos


correntes. Eles recebem a produo de vrias reas dentro de uma organizao.

Exemplo: arquivo central ou arquivo intermedirio.

4.3Natureza dos Documentos

A Natureza dos Documentos divide-se em duas: Arquivos Especiais e Arquivos


Especializados

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estamos estudando a classificao quanto ao gnero dos documentos. No perca


isso de vista.

Filmogrficos: Filmes e fitas videomagnticas so documentos em pelculas


cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugados ou no a trilhas
sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Esse
bem fcil de visualizar.

Sonoros: discos e fitas udio magnticas so documentos com dimenses e


rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Observe que fono est
relacionado a som e voc no ter problemas.

Microgrficos: Rolo, microficha, jaqueta, carto-janela so documentos em suporte


flmico resultantes da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas
especficas. Ronaldo, pera! Jaqueta? Jaqueta nada mais do que um material de
plstico ou similar que envolve as microformas. No se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos. Veja as questes, note como o tema cobrado e
voc saber exatamente o que deve priorizar. assim que devemos estudar ;).
Informticos: esse aqui que voc mais conhece! So documentos produzidos,
tratados ou armazenados em computador: disquete, disco rgido, memria flash ou
disco tico (CD, DVD), por exemplo.

Quanto Espcie:

Vamos listar os documentos classificados quanto espcie para que isso no fique solto,
sem que voc entenda. De novo: no decore! Procure ter uma viso geral sobre cada uma
das classificaes e tudo ficar mais fcil na hora da prova. Vamos l:

Atos Normativos: documentos relacionados normatizao das atividades.


Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.

Atos de Correspondncia: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de


correspondncia que viabilizam a execuo deles. Imagine que no seu futuro

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trabalho como servidor, voc veja que uma nova lei foi editada. Se voc o
responsvel por divulgar essa informao, poder fazer essa comunicao por meio
de um ato de correspondncia, usando uma circular, por exemplo, para divulgar
essa lei para toda a equipe. Outros exemplos: carta, ofcio, memorando, notificao,
alvar, telegrama, edital.

Atos Enunciativos/opinativos: so os que esclarecem os assuntos visando


fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto.

Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de fatos e ocorrncias,


usando-se: atas, termo, auto de infrao, apostila. Ento quando o Fiscal Ronaldo
v que existe uma fraude em uma empresa, a grosso modo, ele assenta uma multa
(auto de infrao), ou seja, ele registra um fato! E esse termo apostila? um termo
mais administrativo, ligado a uma informao que acrescentada a um documento
para alter-lo oficialmente.

Atos comprobatrios: so os atos que comprovam os assentamentos, como as


certides, atestados e traslados, por exemplo.

Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administrao


federal, estadual ou municipal uma das partes. Exemplo: tratado, convnio,
contrato.

Quanto Natureza do
Assunto:

Aqui vamos ver uma definio bem simplria, pois o tema est ligado classificao de
documentos. E isso que voc precisa saber agora. Quanto natureza do assunto, temos
como referncia a Lei de Acesso a Informao (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em
16/05/2012. Mas como j disse, o que voc precisa aprender agora isso aqui:

Ostensivos: so documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. No h


restrio de acesso aos documentos.

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Sigilosos: como o nome indica, so documentos que possuem informaes


sensveis e que no podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos mximos
de restrio de acesso. S para voc j ficar sabendo, so trs os graus de sigilo:
Reservado (at 5 anos), Secreto (at 15 anos) e Utrassecreto (at 25 anos). Muito
cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificao no existe mais!!

Principais Aspectos da LAI, extradas da CGU2:

Acesso a regra, o sigilo, a exceo (divulgao mxima)


Requerente no precisa dizer por que e para que deseja a informao (no exigncia de
motivao)
Hipteses de sigilo so limitadas e legalmente estabelecidas (limitao de excees)
Fornecimento gratuito de informao, salvo custo de reproduo (gratuidade da
informao)
Divulgao proativa de informaes de interesse coletivo e geral (transparncia ativa)
Criao de procedimentos e prazos que facilitam o acesso informao (transparncia
passiva)

A informao em poder dos rgos e entidades pblicas poder ser classificada como
ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos mximos de restrio abaixo:

Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovvel uma nica vez)


Secreta: prazo de segredo - 15 anos
Reservada: prazo de segredo - 5 anos


2
Controladoria Geral da Unio.

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Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser


prorrogados. E apenas UMA nica vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo mximo de 50 anos)

ATENO!!!

Os prazos determinados pelo artigo 24 1 da LAI (12.527/2011) podem ser menores do


que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe.

Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do
que os 25 anos, de acordo com a prpria LAI (12.527/2011).

Base legal:

Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu
teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado,
poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

1 Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a


classificao prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produo e so os
seguintes:

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II - secreta: 15 (quinze) anos; e

III - reservada: 5 (cinco) anos.

(...)

3 Alternativamente aos prazos previstos no 1, poder ser estabelecida como


termo final de restrio de acesso ocorrncia de determinado evento, desde que
este ocorra antes do transcurso do prazo mximo de classificao.

Por ora, o que voc precisa saber sobre Documentos Ostensivos e Sigilosos e sobre a
LAI.

Macete:

O tema ainda ficou um pouco enrolado e est pensando em como memorizar as diferenas
principais da Classificao dos Documentos? Ento toma um macetinho!

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5. Gesto de Documentos

Vamos comear a falar do assunto relembrando a definio de Documento, para ento,


estudarmos a Gesto deles.

Documento: Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que


a contm.

Dessa forma, qualquer informao registrada em um suporte material que possibilite


consultas, provas, estudos, pesquisa um documento, pois comprova fatos, fenmenos e
pensamentos do homem em determinado momento histrico.

O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (no, a samambaia no,
aquelas plantas de edificaes, etc.

Vamos direto doutrina, para no ter chance de erro. Vejamos as definies de Marilena
Paes.

Antes um alerta: no confunda as fases da gesto de documentos com a Teoria das 3


idades. Elas so similares esto diretamente ligadas e o examinador vai tentar puxar seu
tapete se voc no ficar atento.

Produo de Documentos (Primeira fase):

Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possvel, a sua realidade. A
produo de documentos trata da elaborao de documentos em funo das atividades
de um rgo ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos
fundamentais para a a atividade e administrao da instituio e deve impedir que haja
duplicao e emisso de vias desnecessrias. O arquivista tem funo importante pois deve
propor criao ou extino de formulrios e modelos; contribuir para a difuso de normas
e informaes necessrias ao bom desempenho organizacional e at propor consolidao
de atos normativos ou atualizados com certa frequncia. Deve ainda, apresentar estudos
sobre a adequao e o melhor aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos,
ou seja, o objetivo evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que
nem deveriam ser arquivados.

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Utilizao de Documentos (Segunda fase) :

Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificao, Registro, Distribuio,


Tramitao), de Expedio e de organizao e arquivamento em de documentos em fase
corrente e intermediria, bem como a elaborao de normas de acesso documentao
(emprstimo e consulta) e recuperao de informaes, indispensveis ao
desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientificas das instituies.

Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).

Avaliao e Destinao de Documentos (Terceira fase):

Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analtica, j
que necessria a avaliao e anlise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins
de determinar seus prazos de guarda, em razo de seus valores administrativo, fiscal,
jurdico-legal, tcnico, histrico e definindo:

Quais sero arquivados permanentemente


Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informao para
a instituio.

Segundo o DBTA (Dicionrio), Avaliao o processo de anlise de documentos de


arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores
que lhes so atribudos. E por isso, est diretamente ligada Tabela de Temporalidade (a
ser estudada).

MDA (Mini-dicionrio) Destinao a deciso, com base na avaliao, quanto ao


encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao.

Se voc vir na prova algo que se refira s fases da Gesto de Documentos, busque decorar
essas etapas. Use o mnemnico PUAD. Nele, voc v as 3 fases com facilidade

Produo

Utilizao

Avaliao

Destinao

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o campo da gesto responsvel pelo controle eficiente e sistemtico da produo, recepo,


manuteno, uso e eliminao de documentos, incluindo os processos de captao e manuteno
de provas e informaes sobre as atividades de negcios e transaes em forma de documentos

Mas, vamos l, o que essa norma ISO? Ah, ISO uma Organizao Internacional de Normatizao.
Quem j trabalho em indstrias certamente j ouviu falar do termo. Mas o que importa que essa
norma ISO citada na questo mais focada em provas para Arquivistas profissionais. No se
preocupe. E note que era possvel acertar a questo sem ser um arquivista ;).

O que importa voc decorar esse artigo 3 da Lei 8.159.

Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas


referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Gabarito: B

Veremos alguns dos principais mtodos de arquivamento. E veja como o DBTA (o Dicionrio) os
define:

6. Mtodos de Arquivamento

a sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo.

H dois grandes sistemas:

Sistema de Arquivamento Direto

Sistema de Arquivamento Indireto

Vamos voltar doutrina de Paes para no haver chance de erro na prova!

Sistema Direto: a busca do documento feita diretamente no local onde est guardado.

Sistema indireto: para se localizar o documento, preciso, antes, consultar um ndice ou


cdigo.

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Arquivam-se:
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Vasconcelos, Maria Lusa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do


prenome.

Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no


se separam.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco


Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

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3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos


sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo

Arquivam-se:

Santa Rita, Waldemar


Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de


sobrenomes iguais.

Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira

Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos

5. Os artigos e preposies, tais como o, de, da, do, e, um, uma no so considerados!!
(ver tambm a regra 9)

Exemplo:
Pedro de Almeida

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Ricardo d Andrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto,


Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so
considerados na ordenao alfabtica!

Exemplo:
Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Arquivam-se:
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco s so considerados na alfabetao quando servirem de


elemento de distino. No exemplo abaixo, voc nota que seria necessrio criar uma
diferenciao, j que todos os prenomes eram iguais a Jorge de Abreu. Note que houve
uma ordem de posio no arquivamento!

Exemplo:

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Jorge de Abreu Sobrinho


Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome


completo, entre parnteses.

Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, exceto nos casos
de espanhis e orientais (ver tambm regras 10 e 11 para entender melhor ;)

Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt

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Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais
comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra
maiscula.

Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
John Mac Adam
Gordon O`Brien

Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Mac Adam, John
O`Brien, Gordon

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde


ao sobrenome de famlia do pai. (ateno, pois foge regra a qual estamos
acostumados)

Exemplo:
Arquivam-se:
Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero

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Antonio de los Ros

Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se


apresentam, ou seja, da mesma forma. o mais fcil ;)

Exemplo:
Chun Li
Al Ben-Hur
Ryu Akuma
Edomondo Honda

Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Chun Li
Edomondo Honda
Ryu Akuma

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser


transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de
ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo:
Estratgia Concursos
Trump Towers
The Library of Congress
A Colegial

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Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se:
Barbosa Santos Ltda.

Colegial (A)
Estratgia Concursos
Library of Congress (The)
Trump Towers

13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados


os nmeros arbicos, romanos, ou escritos por extenso devero aparecer no fim,
entre parnteses.

Exemplo:
II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia

Arquivam-se:
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)

6.2 Mtodo Geogrfico

O mtodo Geogrfico do sistema direto (assim como o alfabtico). E, relembrando,


considerado direto porque a busca feita diretamente ao documento. Esse mtodo o
mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um documento a
PROCEDNCIA ou LOCAL.

As melhores ordenaes geogrficas so:

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Nome do estado, cidade e correspondente

Nome da cidade, estado e correspondente

1)Nome do estado, cidade e correspondente quando o arquivo organizado por


estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar, por estado,
INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero
estar dispostas aps as capitais.

Imagine uma pasta que usa o mtodo geogrfico (sistema direto) e ordenada por Nome
do estado, cidade e correspondente.

Ex. Organizao de pasta por estado do Rio de Janeiro:

(1) Rio de Janeiro (capital)


(2) Campos
(3) Nova Iguau
(4) Petrpolis
(5) Terespolis
(6) Xerm
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades esto em ordem
alfabtica? No, ento olhe de novo.

2)Nome da cidade, estado e correspondente quando o arquivo organizado por


cidade e no o estado, seremos tradicionais, ou seja, usar a ordem alfabtica por
cidades, sem privilgio para capitais.

Ex. Organizao de pasta por cidades:

(1) Campos (Rio de Janeiro)


(2) Nova Iguau (Rio de Janeiro)
(3) Petrpolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Terespolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerm (Rio de Janeiro)

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Manuteno Predial

Investimento em Aes

Conserto de elevadores

Propaganda

Acima, j percebemos que h uma organizao por assunto, ou seja, a empresa est
usando o mtodo Ideogrfico (ou por assunto).

Vamos para a prxima etapa: o mtodo Ideogrfico Alfabtico Dicionrio (olhe no


esquema). Nesse formato, a classificao ficar similar a um dicionrio, por isso ele tem
esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a ordem alfabtica. Perceba!

Anncios

Conserto de Elevadores
Desligamento de pessoal
Investimento em Aes
Investimentos em treinamento
Manuteno Predial
Pagamento de bnus
Pagamento de impostos
Propaganda
Vamos para mais um modelo: o mtodo Ideogrfico Alfabtico Enciclopdico (olhe no
esquema). Nesse formato, a classificao ser feita por grandes grupos, na forma de ttulos.
E esses ttulos sero organizados alfabeticamente.

FINANCEIRO
Investimento em Aes
Pagamento de impostos
MANUTENO
Conserto de Elevadores
Manuteno Predial
MARKETING
Anncios

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1-2 Pagamento de impostos

2 - MANUTENO

2-1 Conserto de elevadores

2-2 Manuteno Predial

3- MARKETING

3-1 Anncios

3-2 Propaganda

4 - RECURSOS HUMANOS

4-1Desligamento de pessoal

4-2 Investimentos em treinamento

4-3 Pagamento de bnus

Para fechar o mtodo Ideogrfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse bem
diferente dos outros. No to simples, mas basta voc saber sua definio. Foi um
mtodo criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto em 10 classes, depois mais
10 subclasses e, a seguir, divises, grupos, subgrupos, subsees, etc. Apesar de tantas
divises, a expanso das classes finita, ao contrrio do Duplex, que pode ser eternamente
aumentado.

Vejamos a definio do DBTA:

Metodo de ordenacao que tem por eixo um plano previo de distribuicao dos
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em
dez subclasses e assim por diante

6.5 Unitermo

Nada mais do que a indexao por termos simples extrados do documento. Tambm
conhecida como mtodo unitermo.

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6.6 Mtodos Padronizados

So mtodos pouco cobrados em provas de nvel mdio e em provas que no so


especficas para formao em arquivologia. O importante apenas saber que existem e
suas caractersticas bsicas. No invista muito tempo em seu estudo, pois o custo
benefcio, atualmente, muito baixo.

6.6.1 Variadex

Mtodo de ordenao que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes.

6.6.2 Automtico
utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e nmeros. Um detalhe
importante: usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de
sobrenomes iguais. No utilizado nos arquivos brasileiros.

6.6.3 Soundex

Usa-se para arquivar nomes (tambm), sendo que a forma de classificao no pela grafia
e sim pela semelhana da pronncia. Ou seja, a grafia pode ser diferente, o que vale o
som. No utilizado nos arquivos brasileiros.

Fcil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).

6.6.4 Mnemnico

Mtodo obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos nmeros, usa-se a combinao de
letras. As letras assumiriam o papel de smbolos. A ideia do mtodo era facilitar a
localizao dos arquivos, por, em tese, auxiliar na memorizao por parte do arquivista.

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7. Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo Operaes de Arquivamento

Vamos relembrar que a principal funo dos arquivos disponibilizar as informaes


contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e
obrigaes. Mas isso s possvel se esses documentos estiverem corretamente
classificados, bem guardados (arquivados) e com fcil acesso.

Guardar (arquivar) importante? Certamente! Mas de que adianta guardar aquelas suas
fotos histricas do carnaval de 2009, se voc no consegue ach-las quando precisa? Ah,
acho que no foi um bom exemplo....voc deve ter vontade de eliminar essas fotos...rs.
Mas o importante que o acesso aos documentos seja fcil, permitindo a recuperao das
informaes na hora em que elas forem necessrias.

Porm, antes de guardar os documentos, ou seja, arquivar em pastas, dossis ou mveis,


o arquivista deve seguir uma sequncia de etapas, de acordo com as operaes descritas
abaixo

INSPEO: consiste no exame do documento para verificar se ele realmente se


destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificao atribuda ser alterada
ou mantida. Nem sempre os documentos so encaminhados ao arquivo para serem
arquivados. Pode acontecer de serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou
apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem uma informao

ESTUDO: a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada3 que dever
ser atribuda a ele, assim como verificar a existncia de antecedentes e a
necessidade de referncias cruzadas.
CLASSIFICAO: Depois que o estudo do documento concludo, o arquivista
passa para essa etapa. Nela ocorre a determinao da entrada e das referncias
cruzadas que sero atribudas a ela. A classificao responsvel pela interpretao
dos documentos. Logo, no qualquer um que pode fazer isso. O profissional
precisa conhecer bem o funcionamento e estrutura da instituio. Como refora
Paes, o todos os documentos de, para, ou sobre uma pessoa, assunto ou


3
Ponto de entrada de uma unidade de descrio em um ndice.

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acontecimento, devem estar classificados sob o mesmo ttulo e arquivados juntos,


formando uma unidade de arquivamento, ou seja, um dossi. A classificao uma
atividade intelectual (grave isso)
CODIFICAO: Ela reduz o tempo de ordenao e facilita o arquivamento e
localizao. Funciona assim: o arquivista ape, ou seja, inclui, nos documentos, os
smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado, usando: letras,
nmeros, letras e nmeros e cores.
ORDENAO: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a
codificao recebidas. Na ordenao os documentos podem ser organizados em
escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por
guias. A ordenao serve para agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade
de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manter
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os
previamente para o arquivamento. OU seja, a organizao traz duas grandes
vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A ordenao uma
atividade intelectual (grave isso)
GUARDA DE DOCUMENTOS: o arquivamento! a guarda do documento no local
devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta
fase deve-se ter muita ateno, pois um documento arquivado erroneamente
poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao caso venha a ser
requisitado no futuro. O arquivamento uma operao fsica, ou seja, no uma
atividade intelectual. s pensar que uma atividade mais braal.

8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

O que diferencia os tipos de arquivamento a posio em que as fichas e documentos

esto dispostos e no a forma dos mveis, portanto, so dois tipos de arquivamento:

horizontal e vertical.

No tipo vertical, os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo

uma consulta rpida, sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou

documentos.

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de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais aos interessados.

Cuidado com pegadinhas, pois as correspondncias destinadas a particulares no so


registradas, apesar de serem distribudas a seus destinatrios.

A Autuao mais usada em processos e tambm conhecida como protocolizao. A


autuao tambm pode ocorrer quando documentos internos viram processos
administrativos. L no meu trabalho na Secretaria da Fazenda de SP, sabemos que um
trabalho mais importante que outro quando ele ganha a capa verde. Significa que ele
sofreu uma autuao um expediente normal, regular, virou um processo.

Classificao

quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso feito para que
haja a correta classificao dos documentos de acordo com o plano de classificao da
instituio. Mas como saber o assunto de um documento? S abrindo, no verdade?! !
Isso mesmo! A correspondncia ser aberta pelo Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos!
Se for um documento sigiloso ou particular, ningum vai abrir nada. Os documentos
confidenciais, naturalmente, s podem ser abertos por seus destinatrios. Imagine um
funcionrio do Protocolo abrindo um documento com dados estratgicos dirigido ao
Presidente da Petrobras. No faria sentido.

Se houver expresses como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou


semelhantes, o setor de protocolo no deve abrir a correspondncia.

Expedio/Distribuio

Essa fcil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatrio.
S fiquem atentos a uma diferena que as bancas adoram.

Distribuio quando INTERNA.

Expedio quando EXTERNA

Veja que no h como errar! Se reparar no incio de Expedio e no incio de Externa, vai
saber essa e vai lembrar que Distribuio est relacionada distribuio Interna, por
exceo. Ou vai lembrar por observar que a palavra distribuio possui um monte de I
(3 no total). Gostou do bizu? J

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A eliminao no pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas rgidas.
Os prazos so importantes como um parmetro, mas h que se observar os valores que
so atribudos aos documentos, em funo de seu contedo e as informaes que ele
carrega. Nunca sero importantes para essa tomada de deciso, a apresentao fsica ou
a espcie documental a que ele pertena.

10.2 Instrumentos de Destinao (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminao)

Os instrumentos de Destinao so os atos normativos elaborados pelas comisses de


anlise, nos quais so fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos
documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora, comeando pela Tabela de
Temporalidade.

Tabela de Temporalidade

Uma definio bem objetiva a do DBTA (Dicionrio Brasileiro de Terminologia


Arquivstica):

A tabela de temporalidade um instrumento de destinao aprovado por autoridade


competente, que determina prazos e condies de guarda, tendo em vista a transferncia,
recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.

Mas vamos um pouco alm. Os prazos e condies esto relacionados aos arquivos
correntes e/ou intermedirios recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critrios
para microfilmagem e eliminao.

A tabela de temporalidade s pode ser utilizada depois que for aprovada pela autoridade
competente. Essa aprovao deve trazer as descries claras dos documentos para se
evitar a eliminao ou classificao indevida.

interessante saber que a tabela de temporalidade um instrumento arquivstico


resultante da avalio, que tem como objetivos definir prazos de guarda e destinao de
documentos, com o objetivo de garantir o acesso informao a quem necessitar dela. De
acordo com o CONARQ4:

Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais


produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os
prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao


4
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf

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ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua


compreenso e aplicao.

Vejamos uns exemplos referentes temporalidade, extrados de Paes.

Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de


servio, as folhas de pagamento sero microfilmadas e conservadas no arquivo
intermedirio pelo prazo de, no mnimo, 40 anos.

Cartes de Ponto: conservar por sete anos no servio de pessoal, ou no arquivo


Intermedirio, eliminando em seguida, uma vez que os crditos trabalhistas
prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. NO caso de resciso
de contrato, o empregado poder reclamar at o limite de dois anos os crditos no
prescritos no decorrer do contrato.

Lista de Eliminao

uma relao especfica de documentos a serem eliminados em uma nica operao e


que necessita ser autorizada pela autoridade competente.

Os documentos podem ser eliminados quando:

os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em


sua totalidade

os originais esto conservados, suas cpias podem ser eliminadas.

So apenas formais, como convites;

Documentos obsoletos e que no tenham mais importncia para a administrao.

Depois de a eliminao de documentos ser determinada, devem ser preparados os termos


de eliminao correspondentes. A eiminacao , segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser
racional. Os processos mais indicados so: a fragmentao, a macerao, a alienao por
venda ou doao. Paes informa que aincinerao no deve ser mais utilizad, por no
permitir a reciclagem dos papis e por causa da poluio gerada.

10.3 Cdigo de Classificao

De acordo com o Arquivo Nacional, o cdigo de classificao de documentos de arquivo


um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos produzidos
ou recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades e funes.

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Veja como a banca CESPE define esse tema:

A atividade arquivstica de classificao atribui ao documento um cdigo


representativo do seu contedo informativo.

A classificao por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo tema, como
forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relativas :

Avaliao

Seleo

Eliminao

Transferncia

Recolhimento e Acesso

importante saber que a classificao dos documentos define a organizao fsica dos
documentos arquivados, constituindo-se em um referencial bsico para sua posterior
recuperao.

Plano de Classificao

O Plano de Classificao, de acordo com o DBTA o esquema de distribuio de


documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamentos especficos, elaborado
a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e anlise do arquivo por ela
produzido.

10.4 Transferncia e Recolhimento

A primeira grande seleo de papis deve ocorrer no arquivo corrente, no momento de


sua transferncia para o arquivo intermedirio ou recolhimento para o arquivo permanente.
A eliminao deve ser feita com muito cuidado.

muito importante relembrar que os os documentos que esto no arquivo intermedirio


ou permanente ainda possuem valor, afinal, se no o tivessem, j teriam sido eliminados,
destrudos, vendidos...

A transferncia (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios)


e o recolhimento (transferncia para os arquivos permanentes) so realizados em funo
da frequncia de uso e no pelo valor que o documento possui!

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12. Gabarito

1. Errada
2. Certa
3. Certa
4. Certa
5. Certa
6. Errada
7. Certa
8. Errada
9. Certa
10. Errada
11. Certa
12. ERRADA
13. Errada
14. Errada
15. Errada
16. Errada
17. Certa
18. Certa
19. Certa
20. Errada
21. Certa
22. Errada
23. Errada
24. Certa
25. Certa
26. Errada
27. Errada
28. B
29. Certa
30. Certa
31. Errada
32. E
33. D
34. D
35. Certa
36. C
37. C
38. A
39. D
40. D
41. E
42. E
43. A
44. Certa
45. E
46. E
47. B
48. B
49. Certa
50. E
51. Errada
52. Certa
53. C
54. C
55. E
56. C
57. E
58. Errada

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59. E
60. E
61. C
62. Certa
63. Certa
64. C
65. C
66. Certa
67. Errada
68. C
69. Certa
70. C
71. B
72. C
73. E
74. B
75. B
76. D
77. A
78. B
79. C
80. D

13. Bibliografia

Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princpios e Tcnicas. Editora FGV.

Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia Teoria e Prtica (3 edio). Editora FGV

Bellotto, Helosa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento documental (4 edio).

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Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica in


http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf

Lei federal 8.159 de 1991 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm

Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/ Ato2011-


2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Classiificao, Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-


meio da administrao pblica. (Arquivo Nacional) in

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf

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