Gestin de Proyectos de Sagesse

Generando Eficiencia en tiempos competitivos!

Facilitador: Marisol Marion-Landais, PMP

Santo Domingo, Repblica Dominicana
Informaciones Generales

3 Sesiones de 8 horas
Duracin: 24 horas
Videos
Ejercicios prcticos
Exmenes Prcticos

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Acuerdos?

Hora de Entrada

Hora de Salida

Breaks

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 Quines Somos?
Sagesse, Asesora e Implementacin de Proyectos
Firma de consultora Dominicana fundada en el 2004
Nuestros objetivos principales son:
Ahorrarles costos a nuestros clientes
Ayudar a nuestros clientes a obtener mejores resultados
econmicos en sus operaciones
Lograr la mejor rentabilidad en los procesos de implementacin
de iniciativas y proyectos
Proveer capacitaciones a nuestros clientes travs de la aplicacin
y enseanza de las tcnicas y metodologa del "Project
Management".

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 Nuestra Alianza

Sagesse/Riollano & Associates

Asesora e Implementacin de Proyectos

Your next milestone

Nuestros Aliados

Nuestros socios estratgicos radicados en Puerto

Rico (Riollano & Associates, Inc.)
Firma de consultora de gerencia de proyectos,
tecnologa y consultora de negocios fundada por los
doctores Carlos Coln y Darin Molnar
Fundadores de PMI en PR, MPUG y colaboradores
para el capitulo de PMI dominicana

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Nuestra Oferta

Servicios Profesionales de Gestin de Proyectos

Oficina Operacional de Manejo de Proyectos
Adiestramientos en Gerencia de Proyectos:
Bsicos, PMP, CAPM, SP, PgMP, RMP, OPM3,
Portafolio, Riesgos, Microsoft Project, Primavera,
Niku, etc.
Avalos organizacionales
Instalacin y/o configuracin de herramientas para
el manejo de proyectos

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Nuestro Diferenciador
Aplicacin de los elementos de cultura
organizacional para obtener un mejor rendimiento
neto en las implementaciones.
Recursos comprometidos en obtener resultados
Oferta de cursos relacionados a la Gerencia de
Proyectos no es igualada por ninguna firma de
capacitacin en centro, el Caribe o Sur Amrica.
Disponibilidad de preparacin para TODAS las
credenciales del Project Management Institute (PMI):
PMP, PgMP, SP, RMP, etc.

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Taller Gestin de Proyectos

Mdulo: Marco Conceptual y Ciclo de Vida

Facilitador: Marisol Marion-Landais, PMP, PfMP

Santo Domingo, Repblica Dominicana
Agenda

1. Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos

2. Ciclo de Vida del Proyecto
3. Procesos de un Proyecto y reas de
Conocimiento

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Marco Conceptual de la
Direccin de Proyectos
 Qu es un Proyecto? Definiciones
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado nico (PMBOK Guide) *
La gestin de proyecto es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas con el fin de alcanzar o
trascender las espectativas de los interventores (stakeholders).
Estos se definen como las personas o entidades que afectan el
proyecto (ejercen una influencia) o que son afectados por el
proyecto. (David Cleland)

* PMBOK es una marca registrada de l Project Management Institute

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Cualidades de un proyecto
Finito:
Tiene fecha Inicio Fin
Es Temporal (corto, largo) Se refiere al compromiso del
proyecto y su longevidad
Entregable nico:
Algo que no ha sido realizado antes
Clientes, pocas, lugares diferentes
Iterativo
Elaboracin Gradual
Recursos Limitados
Presupuesto Limitado
Resultados que perduren a largo plazo

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 Un proyecto puede crear productos
tangibles o intangibles:
Cambios estructura organizacional
Rediseo de una Oficina
Componente de
Instalacin de una planta Otro Elemento
termoelctrica

Desarrollo producto
Servicio o Mejoramiento
Construccin de un Centro de un servicio
Comercial

Un nuevo proceso
Un documento de investigacin Resultado Final
Sistema informacin

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Tipos de Proyectos

Clasificacin x Industria:
In house R&D
Small Construction
Large Construction
Aeroespacio y Defensa
MIS
Engineering
Tecnologa
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Importancia de la Disciplina
Porqu Project Management?
39% of all projects succeeding (delivered on time, on budget,
with required features and functions);
43% were challenged (late, over budget, and/or with less than
the required features and functions);
18% failed (cancelled prior to completion or delivered and
never used).
Chaos Report 1994

Tipo 1: Exitosos
Tipo 2: Challenged
Tipo 3: Impaired

Material
Fuente: Chaos Report, The propiedad
Standish intelectual
Group Marlan & Asociados, S.A
/www.standishgroup.com
Porqu Project Management?

El estudio muestra que hay un

39% de chance de que el
proyecto cueste ms de la
mitad del estimado.

Fuente: The Standish Group /www.standishgroup.com, Documento; BigBangBoom.pdf

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Porqu Project Management

Los proyectos no tienen xito por casualidad

Garanta de Uso Optimo de los Recursos de la
Organizacin
Mayor retorno de la inversin
Optimizacin de Costos.
Cumplimiento de estndares del uso de mejores
prcticas
Prestigio Internacional

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 Direccin de Proyectos

Aplicacin de conocimientos,
tcnicas, habilidades y
herramientas a las actividades
del proyecto para lograr los
requerimientos del mismo. *
47 procesos y 5 grupos de
procesos, 10 reas de
conocimiento.

Fuente: PMBOK Guide, 2013 Edition (PMI)

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Direccin de Proyectos

Involucra:
Identificar requisitos
Abordar las necesidades y expectativas
Abordar el manejo de los stakeholders
Equilibrar las restricciones del proyecto segn los
elementos ms importantes para los grupos de
interesados de los proyectos.

Fuente: PMBOK Guide, 2013 Edition (PMI)

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Restricciones

Alcance

Riesgo Calidad

Expectativas del Cliente

Recursos Cronograma

Presupuesto

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 Historia de
Administracin de Proyectos

Gantt Chart 1917

PERT 1955
CPM, Dupont, 1957
TOC
1990: TQM, Ing.Recurrente, Riesgo.

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Historia de
Administracin de Proyectos

1990 - 2000 2000 - 2010

Procesos
Actuales
Procesos Procesos
Integrados
Integrados Integrados

Adm. Proyectos Adm.Cadena

De Supply
Adm. Calidad
Total Procesos Negocios

Ingeniera Anal. Factibilidad

Concurrente
Anal. Costo
Adm. Riesgo Beneficio

Presupuesto
De Capital

Fuente: Project Management, Harold Kerzner, fg.2-20, pag.85 PM Methodologies

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Propsito del Project Management
Body of Knowledge (PMBoK) Regulacione
Diferente a

Es un estndar reconocido para la profesin de Project

Management. Un estndar es un documento formal que
describe normas establecidas, mtodos, procesos y prcticas.
Provee y promueve un vocabulario comn como elemento
esencial de una disciplina profesional.
Identificado generalmente reconocido como una buena
prctica en el rea de project management.
El PMI ve el estndar como una referencia base para sus
programas de desarrollo profesional y certificaciones.

30
* PMBOK es una marca registrada del Project
Material Management
propiedad intelectual Marlan &Institute
Asociados, S.A
The Project Management Institute (PMI)
(PMI) es la Asociacin Lder Mundial de la profesin
de la Gerencia de Proyectos.
Desde su fundacin en el 1969, el PMI ha trabajado
de frente con los negocios para crear estndares y
tcnicas de la Gestin de Proyectos.
Ms de 400,000 miembros, 548,000 certificados, 279
captulos en 192 pases, 10,160 certicaciones en
LATAM.
En Rep. Dominicana, Sept.2011, 70 miembros, 50
certificados aprox.
PMI es una marca registrada del Project Management Institute
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 Interrelacin entre Proyectos,
Programas y Portafolio
Portafolio se refiere a una coleccin de programas,
subportafolios y operaciones administradas como un grupo
para lograr objetivos estratgicos.
Los programas son agrupados dentro de un portafolio y son
compuestos por subprogramas, proyectos o cualquier otro
trabajo que se maneja de manera coordinada en apoyo al
portafolio.
Los proyectos individuales pueden estar dentro o fuera del
programa. Estos son los medios para lograr directa o
indirectamente los objetivos dentro de un Plan Estratgicco.
Los proyectos y programas dentro del portafolio no
necesariamente son interdependientes.

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Hechos del PMI

Fuente: http://www.pmitoday-digital.com/pmitoday/april_2016?pg=4#pg4

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 Estadsticas de Rep.Dom

Miembros del PMI RD 226

PMP 117
CAPM 34
PMI SP 1
RMP 5
ACP 2
PfMP 2

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Interrelacin de la Direccin de Proyectos
Portafolio, Programas y Proyectos deben ir alineados y deber
ser dirigidos segn las directrices estratgicas de la
Organizacin en cuestin.
Cada uno contribuye a las metas estratgicas de diferentes
maneras y diferentes niveles.
Gestin del Portafolio: Seleccin, priorizacin y asignacin
de recursos
Gestin de Programas: Armoniza los componentes de
proyectos y programas para lograr los resultados
esperados.
Gestin de Proyectos: Desarrolla e implementa planes
para lograr objetivos del proyecto o programas.

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Gerencia de Proyectos Organizacional
(OPM)
Es el manejo sistemtico de proyectos, programas y
portafolios alineados con las metas estratgicas de negocios
de la organizacin. (OPM3 , 2nd Edition)
Es un marco de ejecucin estratgica que usa la gestin de
proyectos, de programas y de portafolios, as como la
activacin de prcticas organizacionales para entregar
consistente y predeciblemente, las estrategias
organizacionales que produzcan un mejor desempeo,
mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible.
(PMBOK Guide, 5th Edition)

PMBOK Guide, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute
Fuente: OPM3 , Segunda Edicin, PMBOK Guide, 5th Edition.
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Gerencia de Proyectos Organizacional
(OPM)
Ayuda a la organizacin a definir de manera adecuada tanto
la cartera de proyectos como de la asignacin de los recursos
crticos correspondientes.
Ayuda a la Organizacin a mantener en la perspectiva
correcta el marco estratgico de la organizacin junto a los
planes generados del esfuerzo del anlisis estratgico de la
misma.
El OPM armoniza las capacidades organizacionales con los
elementos facilitadores de la organizacin tales como
estructura, cultura organizacional, tecnologa, prcticas de
gestin.
PMBOK Guide, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute
Fuente: OPM3 , Segunda Edicin, PMBOK Guide, 5th Edition.
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 Interrelacin de la Direccin de Proyectos

Gestin del Portafolio

Direccin de Programas
Planificacin Estratgica
Oficina de Gestin de Proyectos
Gestin de las Operaciones
Estrategia Organizacional

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Material propiedad intelectual Marlan & Asociados, S.A
 Direccin del Programa
Grupo de proyectos relacionados que son administrados en
conjunto para lograr beneficios que no se lograran de manera
separada.
Pueden incluir elementos de trabajo fuera de los proyectos.
La direccin de programas es la aplicacin de
conocimientos, competencias, tcnicas y herramientas a
un programa con miras a lograr los requerimientos de
un programa y obtener beneficios y controles no
disponibles al manejarlos de manera individual.
(PMBOK Guide, 2013)
PMBOK es una marca registrada de l Project Management Institute
Fuente: PMBOK Guide, Edicin 2013
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Beneficios de la Direccin de Programas

Menos conflictos y mayor coordinacin entre los proyectos

Uso Optimo de los Recursos
Mejor comprensin de las actividades de la organizacin
Evala las actividades para asegurar alineacin con las metas
estratgicas.

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 Gestin del Portafolio
Agrupacin del conjunto de proyectos y programas de una
Organizacin
Propsito: Maximizar el valor del portafolio de la empresa.
La gestin del portafolio se refiere a la gestin centralizada de
uno o ms portafolios, que incluye identificar, establecer
prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y
otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos
especficos y estratgicos del negocio. (PMBOK Guide, 2013)
Un Portafolio tiene una relacin de Padre-Hijo con sus
componentes, as como un programa tiene relacin de Padre-
Hijo con sus proyectos
PMBOK es una marca registrada de l Project Management Institute
Fuente: PMBOK Guide, Edicin 2013
* Texto tomado de The Standard for Portfolio Management, Third Edition, PMI Institute
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Beneficios del Portafolio

Uso ptimo de los recursos segn los

lineamientos estratgicos.
Menos conflictos entre proyectos y proyectos.
Mejor comunicacin.

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 Planificacin Estratgica
La Planificacin Estratgica, (PE), es una herramienta
de gestin que permite apoyar la toma de decisiones
de las organizaciones en torno al quehacer actual y al
camino que deben recorrer en el futuro para
adecuarse a los cambios y a las demandas que les
impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia
y calidad en los bienes y servicios que se proveen.
(Planificacin estratgica e indicadores de desempeo en el
sector pblico, Marianela Armijo, CEPAL, Instituto
Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y
Social (ILPES), Santiago de Chile, junio de 2011)

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Fases del Plan Estratgico

Implantacin
Anlisis Formulacin
de la
Estratgico Estratgica
Estrategia

La Estrategia de la empresa es la direccin a largo

plazo que sigue la organizacin
Es ms importante definir una direccin
estratgica ms general, en la que exista cierto
grado de flexibilidad.
(Diaz de Santos)
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 Resultados de la
Planificacin Estratgica
Proyecto
2
Proyecto Proyecto
1 3
Razones:
-Demanda mercado
Planificacin -Oportunidad Estratgica
Estratgica -Necesidad social
-Consideracin Medioambiental
Principal Factor de direccin
-Solicitud Cliente
de los programas y proyectos
-Adelantos tecnolgicos
-Requisitos legales, etc.
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 Oficina de Direccin de Proyectos
La PMO es una estructura de gestin que estandariza los
procesos de gobernanza relacionados al proyecto y facilita el
uso de los recursos compartidos, metodologas, herramientas y
tcnicas. (PMBOK 2013).
Su responsabilidad oscila entre ofrecer el apoyo hasta dirigir la
gestin de uno o ms proyectos.
Diferentes Objetivos de la PMO y el Director de Proyecto
Director de Proyecto Oficina de Proyecto
- Enfoque en Objetivos Proyecto - Enfoque en Alcance en pos de
- Controla recursos del proyecto objetivos del negocio
- Gestiona restricciones - Optimiza uso recursos empresa
- Gestiona metodologas, normas,
etc.
PMBOK es una marca registrada de l Project Management Institute
Fuente: PMBOK Guide, Edicin 2013
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Oficina de Direccin de Proyectos
Tipos de Estructura
APOYO: Role consultivo a travs de proveer la metodologa,
mejores prcticas, entrenamiento y acceso a la informacin y
lecciones aprendidas. Sirve como un Repositorio de
Proyectos. Su nivel de control es Bajo.
CONTROL: Provee apoyo y requiere cumplimiento a travs de
varios medios. El cumplimiento puede envolver la adopcin a
los estndares o metodologas a travs del uso de formatos,
formas, herramientas o conformacin a las normas de
gobierno. Su nivel de control es moderado.
DIRECTIVO: Toman el control de los proyectos directamente.
El nivel de control provisto es alto.
PMBOK es una marca registrada de l Project Management Institute
Fuente: PMBOK Guide, Edicin 2013
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Oficina de Direccin de Proyectos

Manejo de
Recursos
compartidos

Metodologa,
Comunicacin prcticas y
estandares
PMO

Control Coaching,
Aplicacin Training,
Normas Oversight

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Gestin de las Operaciones
La Gestin de las Operaciones es el proceso de administracin
de las actividades del da a da del negocio que garantizan la
sostenibilidad de la Organizacin. Incluye la produccin de
bienes y servicios
Operacin: Enfoque principal es Mantener el negocio y es
un esfuerzo repetitivo y contnuo. Proyectos: Enfoque
principal es el Logro de objetivos corporativos y entrega un
producto especfico
Los proyectos interceptan las operaciones en diferentes
puntos durante el ciclo de vida del producto ya sea por el
desarrollo/actualizacin de un nuevo producto, desarrollo o
mejoramiento de procesos, etc.
Se deben identificar los stakeholders operacionales.

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Estrategia Organizacional

La Estrategia Organizacional segn el PMI es el conjunto de

metas, polticas y acciones que que proveen un enfoque y
direccin general de la organizacin.*
Es necesario identificar desenfoques entre los proyectos y las
estrategias organizacionales.

* Texto tomado de The Standard for PortfolioMaterial

Management, Third Edition,
propiedad intelectual Marlan &PMI Institute
Asociados, S.A
Valor del Negocio

Valor del negocio es definido como el valor completo del

negocio la suma total de los elementos tangibles e
intangibles del negocio*.
Cada valor es nico a acada organizacin.
Todas las organizaciones se enfocan en crear valor.
Una buena planificacin estratgica y la gestin de la
estrategia organizacional lleva al incremento del valor del
negocio, y se logra a travs de las tcnicas y herramientas de
la gestin de portafolio, programas y proyectos.
Las organizaciones pueden facilitar la alineacin del
portafolio, programas y Proyectos a travs del fortalecimiento
de los habilitadores organizacionales.

* Texto tomado de The Standard for PortfolioMaterial

Management, Third Edition,
propiedad intelectual Marlan &PMI Institute
Asociados, S.A
Rol del Gerente de Proyecto
Es la persona asignada para dirigir el equipo responsable de
lograr los objetivos del proyecto.
Es diferente al Gerente Funcional u Operacional ya que estos
se enfocan en supervisar desde un punto de vista funcional o
asegurar la eficiencia de la operacin del negocio
respectivamente.
Debe satisfacer las necesidades individuales y grupales del
equipo.
Debe tener las siguientes competencias: Conocimiento acerca
de Project management, Rendimiento o Desempeo
(habilidad de lograr las cosas), Personales: Su
comportamiento.

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Habilidades Interpersonales del
Gerente de Proyectos
Comunicacin efectiva Resolucin de
Influencia en la Problemas
organizacin Toma de Decisin
Liderazgo Conocimiento cultural y
Trabajo en Equipo poltico
Motivacin Trust Building
Negociacin y Gestin Coaching
de Conflictos The Golden Triplet

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Expectativas de los diferentes roles

ALTA GERENCIA

GERENCIA DE PROYECTO

LIDER DE PROYECTO

EQUIPO DE PROYECTO

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Profesionalismo y Responsabilidad Social

El gerente de Proyecto y el equipo de

Proyectos debe manejarse ticamente dentro
de la profesin.
Debe leerse el Cdigo de tica

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INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES

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 Influencias Organizacionales en la
Direccin de Proyectos
Elementos Internos y Externos que afectan el xito del
proyecto.
Estilos y Culturas Organizacionales
Estilo de Comunicacin
Estructuras Organizacionales
Activos de los procesos Organizacionales (procesos,
procedimientos y la base de datos corporativa)
Factores corporativos medioambientales.
Anlisis del Entorno Cultural, Social, Internacional, Poltico, Fsico.

Fuente: PMBOK Guide, 5th Edition

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 Tipos de Estructura Project Based
Organizations (PBOs)
Estructura Funcional Estructura Matricial Estructura Proyectizada

Presidencia
Presidencia Presidencia

Produccin
Gerente De Proyecto 1
Gerente de Proyecto 1
Supervisor 1

Supervisor 2 Finanzas Ingenieria

Ventas Mercadeo
Mercadeo
Contabilidad Cobros
Tecnologa de Informacin
Mantenimiento
Debil, Equilibrada, Fuerte Servicio al Cliente

Organizacin Combinada: Mezcla de estas estructuras en diferentes niveles

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Estructura Matricial
Presidencia
Debil:
Gerente de Proyecto Parecida a Clsica
Responsabilidad Exito del Proyecto
Gerente de Proyectos es
Gerente Funcional
Responsabilidad Funcional y Tcnica
ms Coordinador.

Fuerte: Balanceada:
Parecida a Proyectizada
Nivel de Autoridad
Tiempo completo
Bajo-Moderado
Niveles autoridad altos
Staff admvo tiempo Tiempo Completo
completo.
Comparacin entre estructuras
Clsica Proyecto
Ventajas: Ventajas:
Facilidad de control Provee autoridad
de presupuesto y costo completa del proyecto.
Especialistas pueden El equipo de trabajo
ser agrupados para se reportan directamente
compartir conocimientos al Gerente de Proyectos.
Uso del personal en Lneas de trabajo
mltiples proyectos unprofitable son
Continuidad en los identificadas a tiempo y
procedimientos, polticas y eliminadas.
lneas de responsabilidad. Los canales de
Mejor control sobre comunicacin son slidas.
los recursos humanos (1 El staff puede
solo jefe) mantener la experiencia
Comunicacin adecuada en un proyecto
vertical definida y determinado sin compartir
establecida. personal clave.
Tiempo de respuesta
(reactiva) rpida.
Matricial
Ventajas:
El gerente de
proyecto mantiene control
absoluto en el proyecto
sobre los recursos, costos
y personal.
Polticas y
procedimientos pueden ser
definidos para cada
proyecto
Respuestas rpidas
son posibles.
La estructura
funcional existe como
soporte al proyecto.
Cada persona tiene
un hogar despus de
finalizar el proyecto.
Seguimiento a la carrera
del individuo.
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Comparacin entre estructuras
Clsica Proyecto
Desventajas: Desventajas:
No hay un individuo Costo de
responsable por la mantenimiento de
implementacin del infraestructura es
proyecto. prohibitiva producto de
Coordinacin duplicacin de esfuerzos,
compleja y mayor tiempo facilidades y personal.
de toma de decisiones. Tecnologa se
No hay enfoque al perjudica por la falta de
cliente grupos funcionales fuertes
Respuesta lenta a las que desarrollan las
necesidades de los capacidades de la
clientes. empresa.
Ideas tienden a ser Hay una falta de
orientadas al rea oportunidad en el
funcional sin ver los intercambio tcnico entre
proyectos que estn en los proyectos.
proceso. Hay falta de
continuidad de carrera y
de oportunidades para el
personal del proyecto.
Matricial
Desventajas:
Reporte doble (dos
jefes)
Cambio de
prioridades contnuo
La organizacin
estructural no es costo
efectivo, mayor personal
administrativo
Proyectos operan de
manera independiente.
Mayor tiempo y
esfuerzo es requerido al
inicio del proyecto para la
definicin de polticas y
procedimientos.
Gerentes funcionales
podran estar
predispuestos debido a sus
propias prioridades
Las personas no
sienten tener control sobre
su destino.
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Influencias de la Organizacin en los
proyectos

Fuente: PMBOK Guide, 5th Edition

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Niveles de Compromiso
Autoridad: Poder asignado

Responsabilidad: Obligacin

Accountability: Mezcla

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Activos de los Procesos
Organizacionales
Activos de los procesos Organizacionales: planes,
procesos, polticas, procedimientos y bases de
conocimientos, especficas y usadas por la organizacin
que pueden ser apalancadas por el portafolio.
Las Bases de Conocimientos corporativos pueden incluir
bases de conocimiento de la gestin de la configuracin,
bases de datos financieros, informacin histrica y
lecciones aprendidas, bases de datos de defectos y de
problemas, de mediciones de progreso, archivos de
proyectos previos.

Texto tomado de PMBOK Guide, Edicin 2013

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute
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Factores Corporativos
Medioambientales
Se refiere a condiciones internas y externas no controladas
por la organizacin pero que pueden afectar el portafolio.
Estos son considerados insumos para la mayora de los
procesos de Planificacin.
Entre ellos encontramos: procesos de gobierno
organizacional, cultura, estructura jerrquica, restricciones
legales, estandares industriales y gubernamentales,
infraestructura, recursos humanos existentes (habilidades,
disciplina, conocimiento, etc.), Administracin Personal,
condiciones del mercado, sistemas de informacin de la
gestin del portafolio, bases de datos comerciales, niveles de
tolerancia de riesgos, etc.

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Project Stakeholders y Gobernanza
Stakeholder o Grupo de Interesado es un individuo, grupo u
organizacin que puede afectar, ser afectado por, o percibir
que ha sido afectado por una decisin, actividad o resultado
del proyecto. (PMBOK Guide, 5ta. Edicin).
Project Governance permite que las organizaciones
maximicen el valor de los resultados del proyecto,
alinendolos con las estrategias de negocios. Este permite un
marco de trabajo a travs del cual se pueden tomar
decisiones que satisfagan las necesidades y expectativas, as
como los objetivos estratgicos organizacionales.
Los niveles de participacin y responsabilidad de los
stakeholders en los proyectos pueden variar en el tiempo.

Fuente: PMBOK Guide, 5th Edition

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Gobernanza del Proyecto
Es una funcin de supervisin que est alineada al modelo de
gobernanza de la organizacin y abarca el ciclo de vida del
proyecto. (PMBOK Guide, 5th Edition)
El marco de trabajo de gobernanza del proyecto provee las
herramientas organizacionales para administrar el proyecto,
mientras asegura el xito del mismo.
Esto involucra la estructura del proyecto, procesos, los
modelos de toma de decisinm, herramientas para
administrar el proyecto, activos organizacionales tales como
los procesos, polticas, estndares, responsabilidades,
estructuras jerrquicas, niveles de escalamientos, etc.
Este debe estar incluido en el Plan de Project Management
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute
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Elementos de
Gobernanza del Proyecto
Criterios de aceptacin del proyecto y del xito del proyecto
Procesos de identificacin y escalamiento de problemas
Relacin entre los diferentes grupos de interesados
Estructura de proyectos y los roles
Procesos y procedimientos para la comunicacin de la
informacin
Procesos de cambios
Procesos de revisin de fases
Procesos de alineamiento entre los grupos de interesados y los
requerimientos,
Entre otros.
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute
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Project Team
Pueden ser: Composicin del Equipo:
Staff de la Gestin del Dedicado
Proyecto Tiempo Parcial
Staff del Proyecto
Expertos de apoyo
Representantes o Usuarios
del Cliente
Proveedores
Miembros del Socio de
Negocios
Socios de Negocios

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Ciclo de Vida del Proyecto
Fases de un Proyecto

Sirve para controlar el progreso del proyecto

Algunas fases pueden darse de manera

simultnea

El conjunto de fases de un proyecto define el

inicio y fin del mismo. Este conjunto de fases es
conocido como:

Ciclo de Vida del Proyecto

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Fases de un Proyecto
No hay estndar de nombres de fases.
Todos los proyectos pasan por la estructura genrica del
ciclo de vida de: Iniciar el Proyecto, Organizacin y
Preparacin, Ejecutar el trabajo del proyecto y Cerrar el
Proyecto.
Las fases estn determinadas por la naturaleza del
producto, las necesidades de la organizacin y su rea de
aplicacin.
El Inicio y la Planeacin vtales para el xito.
Entregables deben ser aprobados antes del inicio de la
prxima fase. Hay sus excepciones.

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Caractersticas Fases de un Proyecto
Enfoque distinto entre fases. Envuelve
diferentes organizaciones, locaciones y set de
habilidades.
Se requiere controles nicos para lograr los
objetivos de cada fase.
El cierre de cada fase culmina con algn
entregable.
Para proyectos de varias fases, pueden haber
relaciones secuenciales, superpuestas y
paralelas.

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 Fases de un Proyecto

Anlisis Planeacin Construccin Turn Over

5 De Y
Factibil. Diseo
4

Kill Points,
2 Stage Gate,
Relacin Secuencial,Superposicin o Iterativa
Check Points
1

Inicio Organizar y Ejecucin el Cerrar el Proyecto

0
Preparar trabajo del Proyecto
Procesos
Lecciones Aprendidas
Ciclo de Vida
Sponsor, Staff

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Ciclos de Vida Relacin Fase a Fase

Cuando los proyectos tienen ms de una fase,

normalmente se desarrollan de manera secuencial,
aunque en algunos casos, se desarrolla como fases
concurrentes o al mismo tiempo.
Pueden haber dos tipos bsicos:
Relacin Secuencial: Una inicia al trmino de la otra.
Elimina opciones de mejorar el calendario.
Relacin de Superposicin (overlapp o concurrente): Una
fase inicia antes de concluir la otra. Puede ser riesgosa.

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Ciclos de Vida Predictivos

Definicin del alcance, costos y tiempo desde el

inicio
Elaboracin en cascada (waterfall)
Equipo de proyecto puede variar de inicio a fin.
Se sugiere cuando el producto a entregar se entiende
bien, cuando hay una base de prctica industrial
solida o cuando el producto debe entregarse
completo para ser de valor hacia el cliente.

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 Ciclos de Vida Iterativos e
Incrementales
Fases del proyecto y las actividades del proyecto son
repetidas intencionalmente.
Las iteraciones (fases) desarrollan el producto a travs de
ciclos repetidos, incrementando a la vez la funcionalidad del
proyecto.
El alcance detallado es definido en cada iteracin.
La planificacin de la prxima iteracin se realiza mientras se
hace la iteracin actual.
Se recomienda cuando la organizacin necesita flexibilidad en
manejar los cambios y cuando entregables parciales son
funcionales a los propsitos de la organizacin.

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 Ciclo de Vida Adaptables
(Change Driven or Agile Methods)
Menor Duracin (2 a 4 semanas)
Alcance fijo en tiempo y costo.
En cada iteracin se puede desarrollar diferentes
procesos al mismo tiempo.
El alcance general del proyecto se descompone en
set de requerimientos (product backlog)
Prioridades se discuten y se definen en el equipo de
trabajo.

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 Ciclo de Vida Adaptables
(Change Driven or Agile Methods)
Al trmino de cada iteracin, hay un entregable listo
para revisar, aprobar y usar.
Involucramiento absoluto del cliente y del sponsor.
Se recomienda en ambientes de rpidos cambios,
cuando la definicin de los requerimientos y el
alcance son difciles desde el inicio y cuando es
posible aadir valor a los clientes con
funcionalidades incrementales.

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Caractersticas del Ciclo de Vida

1
0,9
0,8
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
Inicio Ejecucin Cierre

Prob. Completacin Incertidumbre Costo

Staff Influencia de Stakeholder

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 Ciclo de Vida del Proyecto vs Producto
Ciclo de vida de un Producto es un modelo que supone que los
productos introducidos con xito a los mercados competitivos
pasan por un ciclo predecible con el transcurso del tiempo, el cual
consta de una serie de etapas (introduccin, crecimiento, madurez
y declinacin), y cada etapa plantea riesgos y oportunidades que
los comerciantes deben tomar en cuenta para mantener la
redituabilidad del producto. (Richard L. Sandhusen,
http://www.promonegocios.net)
Un producto podr tener varios proyectos en varias de las etapas
de su ciclo de vida. Desarrollo de una nueva funcionalidad
Pueden generar proyectos por Un nuevo producto
Estudio de viabilidad
Encuesta de mercado
Campaa de publicidad

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 Procesos de
Direccin de Proyectos y
reas de Conocimiento
Grupo de Procesos Direccin de Proyectos

Iniciacin

Planificacin Ejecucin

Seguimiento
Cierre
y Control

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Grupo de Procesos Direccin de Proyectos

RECURSOS
HUMANOS
Inicio
CALIDAD COMUNICACIONES

Planificacin Ejecucin
INTEGRACION
ALCANCE ADQUISICIONES

TIEMPO

Seguimiento
Cierre COSTOS
y Control GRUPOS
RIESGOS DE
INTERESADOS

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Grupos de Procesos

5 Grupos de procesos de la Direccin de Proyectos

Se interrelacionan entre s

Estndares p/todo tipo de proyecto

Se diferencian entre los procesos orientados al

producto

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 Grupos de Procesos

Iniciacin: Autoriza inicio proyecto o una fase.

Planificacin: Define objetivos y alternativa

Ejecucin: Coordina para ejecucin

Seguimiento y Control: Mide y Supervisa los

logros y avances

Cierre: Aceptacin y finalizacin.

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Proceso de Iniciacin

Consiste en todos los procesos que se desarrollan para

definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un
proyecto existente.
Descripcin producto
Identificacin Objetivos
Presupuesto y Autorizacin de Gastos
Autoridad del Project Manager
Los procesos de inicio pueden ser desarrollados fuera
del control del Proyecto (a nivel de portafolio,
programas u organizacional)

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Overview de Inicio

Inicio Planeacin

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Procesos de Planificacin

Consiste en todos los procesos que se desarrollan para

establecer el Alcance total del esfuerzo a realizar,
define y redefine los objetivos y desarrolla el curso de
accin para lograr estos objetivos.
Proceso contnuo
Sistemtica, flexible, disciplinada
Abierta (inputs multifuncionales)
Qu, Quin, Cuando, Cmo, Donde.
Estratgica, Tctica y Operacional

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 Grupos de Procesos de Planificacin
Area de Conocimiento
Gestin de la Integracin del
Proyecto
Gestin del Alcance del Proyecto
Gestin del Tiempo del Proyecto
Gestin del Costo del Proyecto
Procesos de Planificacin
Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
Plan de Administracin del Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la Estrutura de Desglose del Trabajo (EDT)
Plan de Administracin del Tiempo
Definir las actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los recursos de las Actividades
Estimar la duracin de las Actividades
Desarrollar el Cronograma
Plan de Administracin del Costo
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
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 Grupos de Procesos de Planificacin
Area de Conocimiento
Gestin de la Calidad del Proyecto
Gestin de los Recursos Humanos del
Proyecto
Gestin de las Comunicaciones del
Proyecto
Gestin del Riesgo del Proyecto
Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto
Gestin de los Stakeholders del
Proyecto
Procesos de Planificacin
Plan de Administracin de la Calidad
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Planificar las Comunicaciones
Planificar la Gestin de Riesgos
Identificar los riesgos
Realizar el Anlisis Cualitativo de los riesgos
Realizar el Anlisis Cuantitativo de los riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Plan de Administracin de las Adquisiciones
Plan de Administracin de los Stakeholders
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Procesos de Ejecucin

Procesos requeridos para dirigir un proyecto desde el

inicio hasta el final.
Implica:
La ejecucin de las tareas del plan de trabajo.
La coordinacin entre los recursos
El manejo de las expectativas del Stakeholder
Actualizacin de la planificacin y reestablecimiento de
lneas bases, en caso de ser necesario.
Mayor parte del presupuesto es utilizado en este
proceso.

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Procesos de Monitoreo y Control

Este grupo de procesos consiste en aquellos

requeridos para monitorear, revisar y orquestrar el
progreso y rendimiento del Proyecto.
El beneficio clave es el monitoreo del rendimiento con
la finalidad de identificar variaciones.
Envuelve: controlar los cambios y recomendar
acciones preventivas o correctivas, monitorear vs lo
planificado e influenciar los factores que puedan burlar
los controles de cambios integrados para que solo sean
efectivos los cambios aprobados.

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Procesos de Cierre
Incluye todos los procesos para cerrar el Proyecto,
fase o las obligaciones contractuales.
Aceptacin documentada de resultados
Finalizacin del proyecto:
Cumplimiento de Objetivos
Cancelacin por la Alta Gerencia o el Cliente.
Despus del Cierre se: obtiene aceptacin,
conducer post reviews, archivos, lecciones
aprendidas, actualizacin de OPAs, cierre de
compras, evaluaciones, etc.

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Informacin del Proyecto
Son todas aquellas informaciones y datos que son
colectados durante todo el proceso de gestin del
proyecto.
Diferencia entre datos e informacin:
Informacin
Datos (anlisis) (Almacenamiento y
comunicacin)

Trminos relacionados:
Datos de desempeo del trabajo
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Reportes de desempeo del trabajo

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Grfica de Grupo de Procesos

Rolling Wave Planning

Nivel
De
Actividad

Inicio Planeacin Ejecucin Control Cierre

Inicio Tiempo Fin

Resultado de cada proceso lleva al inicio del otro.

Los procesos se solapan entre s.
Cada proceso se alimenta del input de uno de ellos.
Seguimiento y Control cubre el resto de los procesos

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 reas de Conocimiento
Representa un set completo de conceptos,
trminos y actividades que crean un rea de
negocios, rea de especializacin o rea de Project
Management.
En estas reas se agrupan los 47 procesos
identificados en el Estndar.
1. Integracin 6. Recursos Humanos
2. Alcance 7. Comunicaciones
3. Tiempo 8. Riesgos
4. Costos 9. Adquisiciones
5. Calidad 10. Grupos de Interesados

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 reas de Conocimiento
Integracin: Intercambios, integracin proyecto y operacin

Alcance: Comunicaciones:
Producto: Requerimientos Disponibilidad, Distribucin
Proyecto: Plan de Trabajo Barreras
Tiempo:
Riesgos
Calendario de Trabajo
Ojo con ladrones del tiempo Minimizar Riesgos y Probab.
Impactos + y -
Costos:

Recursos Actuales Adquisiciones

Costo de vida del Costo Suplir
Calidad Contrato
Proyecto y Producto Grupos de Interesados
Calidad y Grado
Identificar interesados
Recursos Humanos: Expectativas
Gestin Subsistemas
Estrategias
Habilidades

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 Gestin de la Integracin

Objetivo: Elementos coordinados

e integrados dentro de los
procesos de direccin de
proyectos.
Envuelve:
Intercambios/satisfacer stakeholders.
Integrar el proyecto y Operacin
organizacin
Integrar el alcance del producto y el
proyecto

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Procesos de Gestin de la Integracin
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Desarrollar el plan para la Direccin del Proyecto
Dirigir y Gestionar la ejecucin del Proyecto
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
Realizar el Control Integrado de Cambios
Cerrar el proyecto o Fase

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Grupo de Procesos Direccin de Proyectos

RECURSOS
HUMANOS
Inicio
CALIDAD COMUNICACIONES

Planificacin Ejecucin
INTEGRACION
ALCANCE ADQUISICIONES

TIEMPO

Seguimiento
Cierre COSTOS
y Control GRUPOS
RIESGOS DE
INTERESADOS

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 Gestin del Alcance del Proyecto

Objetivo: Garantizar que el alcance del proyecto sea

definido de manera correcta y que el mismo sea
cumplido.
Manejar el Alcance del proyecto involucra la definicin
y el control de que es y que no est incluido en el
proyecto.
Cuando hablamos de Alcance nos referimos a:
Alcance del producto: Requerimientos

Alcance del Proyecto: Plan de Trabajo

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Procesos de Gestin del Alcance
Planificacin de la Gestin del Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la Estructura Detallada del Alcance (EDT)
Validar el Alcance
Controlar el Alcance

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Gestin del Tiempo del Proyecto

Objetivo: Garantizar logro

de objetivos en tiempo
previsto.

Qu vamos a ver?
Dependencias, diferencias
entre duracin y esfuerzos,
Crashing, Fast Tracking,
entre otros.

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Gestin del Tiempo del Proyecto

Planificacin de la gestin del Tiempo

Definir las Actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los recursos de las Actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma

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Uso Eficiente del Tiempo

La Administracin del Tiempo se logra no

solo llevando a cabo los procesos antes

mencionados, sino tambin garantizando

el uso eficiente del tiempo de los recursos

involucrados en el proyecto.

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Gestin de los Costos del Proyecto

Objetivo: Garantizar que el proyecto se

desarrolle dentro del presupuesto de inversin
planificado.
Enfoque:
12

Costos recursos actuales 10

8

Ciclo de Vida del Costo 6

4
2
0
Inicio Ejecucin Cierre
Anlisis de Factibilidad: Antes o Despus de Iniciado el Poder de Influencia
Proyecto

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Procesos de Gestin de los Costos del
Proyecto

Planificacin de la Gestin del Costo

Estimar los Costos
Determinar el presupuesto
Controlar los Costos

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 Gestin de la Calidad
Objetivo: Garantizar que el proyecto se
desarrolle dentro de los parmetros y
requerimientos establecidos y satisfaga las
necesidades por las cuales el proyecto fue
planificado.
Debe Manejar la:
Calidad del Proyecto
Calidad del producto

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 Aspectos Relevantes de la Calidad
Calidad es el total de caractersticas de una entidad
que satisface las necesidades establecidas.
Calidad tiene diferentes significados para las
personas. Es establecida por las percepciones de la
gente.
Calidad y Grado dos aspectos diferentes. Baja
calidad puede ser un problema, bajo nivel o grado,
no necesariamente.

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Manejo de Proyectos y la Calidad

Administracin moderna de la calidad complementa

el manejo de proyectos.
Precision y Exactitud no son iguales. La Direccin
debe determinar los niveles apropiados de estos
elementos.
Importante tomar en cuenta:
Satisfaccin del Cliente
Prevencin antes que la Inspeccin
Mejora Contnua (Ciclo PHVA)
Responsabilidad de la Direccin / Participacin del Equipo completo.

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Procesos de la Gestin de la Calidad

Planificar la Gestin de la Calidad

Realizar el Aseguramiento de Calidad

Controlar la Calidad

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 Gestin de los Recursos Humanos

Objetivo: Garantizar uso eficiente recursos humanos

Habilidades para manejar el personal:
Administracin Personal
Manejo con Individuos
Manejo de Grupos
Administracin de funcin de RRHH
Incluye tambin las habilidades de influenciar al
Equipo del Proyecto y el
Comportamiento Profesional y tico.

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Procesos de Gestin de
Recursos Humanos

Desarrollar el Plan de los Recursos

Humanos
Adquirir Equipo del Proyecto
Desarrollar del Equipo del Proyecto
Dirigir el Equipo del proyecto

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 Gestin de las Comunicaciones

Objetivo: Garantizar la generacin,

recoleccin, diseminacin,
almacenamiento y disposicin de las
informaciones del proyecto.

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Efectividad en la Comunicacin del
Proyecto

Se requiere para asegurar que la

informacin correcta llegue a la persona
correcta en el momento oportuno.
La comunicacin puede ser:
Escrita formal / Informal
Hablada formal / Informal

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Procesos de la Comunicacin

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Procesos de la Comunicacin
PROCESO DE DECODIFICACION

EMISOR RECEPTOR

Percepcin
Personalidad
Intereses
Actitudes
Emociones
Perjuicios
RECEPTOR

EMISOR
PROCESO DE CODIFICACION

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Mtodos de la Comunicacin

Interactiva (Multidireccional)
Tipo Push (Envio de informacin a receptores
interesados)
Tipo Pull (Grandes Volmenes de informacin o
audiencias grandes)

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Proceso de la Comunicacin

Ojo:
Cercioremosnos
de que nuestros receptores
entiendan perfectamente
lo que estamos
explicando.

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Procesos de Gestin de las
Comunicaciones

Planificar las Comunicaciones

Gestionar las comunicaciones
Controlar las comunicaciones

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Gestin de los Riesgos del Proyecto

Qu es? Es el proceso sistemtico de

identificar, analizar y responder a los riesgos del
proyecto.
Incluye: Maximizar la probabilidad de un
evento positivo y reducir las consecuencias de un
evento adverso.

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Elementos del Riesgo
Evento o Condicin
Impacto negativo o Positivo
Causa y Consecuencia
Aumento con el peligro, se reduce con resguardo.
Incluye tanto las amenazas cono las oportunidades
del proyecto
Tiene su origen en la incertidumbre presente en
todos los proyectos.
Riesgos conocidos, Riesgos desconocidos.

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Tipos de Riesgo

Riesgos de Negocios: Riesgos de Cronogramas

Ganancia Riesgos financieros
Prdida Riesgos de Recursos
Riesgos Puros o Riesgo Tecnolgico
Asegurables: Riesgo de Negocio
Prdida Riesgo de Alcance
Daos a propiedad, ----*----
Prdidas, Responsabilidad Externo Impredecible,
Legal, personal Externo Predecible, Interno
no tcnico, Interno Tcnico,
Legal.

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Procesos de la Gestin de los Riesgos

Planificar la Gestin del Riesgo

Identificar los Riesgos
Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos
Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos
Planificar la respuesta a los Riesgos
Monitorear y Controlar los Riesgos

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 Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto
Qu es? El proceso a travs del cual se
adquieren y se contratan los bienes y
servicios desde fuera de la organizacin para
desarrollar el proyecto.
Dos estrategias:
Estrategia de Compras Corporativa
Estrategia de Compras del Proyecto

El vendedor puede ser llamado Subcontratista,

Proveedor o Suplidor

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Procesos de Gestin de las
Adquisiciones del Proyecto
Planificar las Adquisiciones
Conducir las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones

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Procesos de Gestin de los Grupos de
Interesados (Stakeholders)

Identificar a los Interesados

Planificar la gestin de los interesados
Gestionar el Compromiso de los Interesados
Controlar el compromiso de los Interesados

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Continuemos