TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS: Un evento es una reunin de personas que con lleva un motivo en particular, los
eventos son una herramienta de comunicacin debido a que permiten transmitir
informacin, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con
los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas
de promocin y comercializacin.
CLASIFICACION DELOS EVENTOS
Existen muchas maneras de clasificar los eventos por su gran tamao (micro, media, mega
eventos) que pueden realizar en espacios cerrados, espacios libres, en el campo, en la
ciudad entre otros y segn la temtica o rea de competencia en:
EVENTOS CULTURALES:
Festivales, actos culturales, conmemoraciones, espectculos artsticos, inauguraciones de
centros culturales, exposiciones, congresos, ferias.
EVENTOS RELIGIOSOS:
Bautismo, comunin, casamiento, navidad, pascuas, retiros religiosos, convivencias,
ceremonias religiosos.
EVENTOS SOCALES:
Nacimientos, cumpleaos, casamientos, aniversarios, fiestas benficas, desfiles, fiestas de
egresados, despedidas de solteros, cumpleaos de 15-18, fiestas de reencuentros.
EVENTOS ESCOLARES:
Inicio del ciclo lectivo, cierre del lectivo, fiestas patrias, torneo y encuentros, deportivos,
festivales, ferias, aniversarios de la institucin, fiesta de graduacin.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Ferias, congresos, exposiciones, seminarios, lanzamientos de productos, conferencias de
prensa, inauguraciones, aniversarios de empresa, desayuno de trabajo.
EVENTOS POLITICOS:
Lanzamiento de campaa, nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierra de
campaa viajes polticos, recepciones diplomticas, conferencias de prensa.
AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organizacin, son los directos responsables de la
ejecucin del evento. Se constituye comits para alcanzar el xito deseado.

CONFENCISTAS: Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica.

PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a quien van dirigidos
todos los esfuerzos.
ETAPAS DEL EVENTO
PLANEACION DE EVENTOS: En este s debe definir los objetivos de la celebracin del
evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos
necesarios, realizar una calendarizacin de las actividades.
PRE- EVENTOS: En este se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen
nica del evento en la mente y el corazn del publico objetivo, por ello es importante crear
tcticas consistentes que respalden nuestro proceso de comunicacin.
DURANTE EL EVENTO: Consiste en la exitosa coordinacin y ejecucin de las actividades
previamente planeadas. Ene esta fase del evento se aplica las actividades a realizar.
POST-EVENTO: En esta etapa se deben tomar en cuenta los puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento
2) La aplicacin de encuestas de satisfaccin y reporte de resultados.

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se

puede presentar de una forma grafica sealando simplemente las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad, por tal razn la forma
como la organizacin describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y
toda aquella comunicacin formal en la organizacin, se denomina un organigrama.

TIPOS DE ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA VERTICAL: Cada puesto subordinados a otros se representa por cuadros
en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan.
ORGANIGRAMA HORIZONTAL: comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y
hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha.
ORGANIGRAMA CIRCULAR: formados por un cuadro central, que corresponde a la
autoridad mxima de la empresa, a cuyo alrededor se trazan crculos cntricos cada uno
de los cuales constituye un nivel de organizacin.
ORGANIGRAMA DE BARRAS: permite representar la estructura organizacional mediante
barras horizontales de longitud variable, segn el nivel jerrquico.
ORGANIGRAMA CLASICO:
El mas comn de todas las organigramas y el que presenta caractersticas mas importantes
de la estructura organizacional. El organigrama clsico facilita la codificacin de los rganos
o las actividades de la organizacin.
OBJETIVOS
GENERALES: Son todos aquellos que se fundamenta a partir de un esquema nico para
todo el proceso de desarrollo de eventos.
ESPECIFICOS: Son aquellos objetivos apacibles en la realizacin y elaboracin creados
como base de los generales para toma de decisiones.
MANUAL DE FUNCIONES

Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y

operacin del rea correspondiente. Este manual documenta los conocimientos,
experiencias y tecnologa del rea, para hacer frente a sus retos y funciones, con el
propsito de cumplir adecuadamente con su misin.

OBJETIVOS DEL MANUAL

1) Facilitar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal.
2) Identificar las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal.
3) Servir de base en la calificacin de meritos en la evaluacin de puestos.
4) Precisar las funciones encomendadas a cada cargo.
5) Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humano
6) Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de los trabajos.

VENTAJAS

1) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en ejecucin delas mismas.

2) No hay conflictos de autoridad ni fugar de responsabilidades.
3) Es claro y sencillo.
4) til en toda organizacin.
5) La disciplina es fcil de manejar.
PROCEDIMIENTOS DE UN EVENTO
1) El conjunto de gestin previas al inicio de la reunin y que tiene por objetivo la
preparacin delos recursos que compone el evento.
2) Disposicin de los recursos tcnicos y humanos en el lugar don de se llevara acabo el
evento.
3) Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al
mismo tiempo, comparten las actividades planificadas.
4) Retiro delos materiales y elementos utilizados en la reunin.
5) Momento en la que establecen el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y
la eficiencia de las presentaciones.

DEFINICION DE LA POBLACION OBJETO

Segn trminos generales la poblacin objeto se clasifica como el numero de personas a
las cuales va dirigida la presentacin del servicio o a la venta de un producto segn el tipo
de necesidades, tambin conocidas como clientes son uno de los componentes esenciales
en el desarrollo de cada una de las acciones econmicas que realiza una organizacin.