TC AUDITORES Asociacién Fondo Social Michiquillay Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay Por los afios terminados el 31 de diciembre de 2015 y 2014, junto con el dictamen de los auditores independientes & (074) 320892 - 944228501 ane Galle Eugenio Moya N° 266 Ae eee ChiclayoTC AUDITORES Asociaci6n Fondo Social Michiquillay Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay por los afios terminados al 31 de diciembre de 2015 y 2014, junto con el dictamen de los auditores independientes Contenido Dictamen de los auditores independientes Estados financieros Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo. Notas al estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo. teauditores — informe (074) 320892 - 94422 & Calle Eugenio ? chciyoFG AUDITORES Dictamen de los Auditores Independientes A los miembros del Consejo Directivo de la Asociacién Fondo Social Michiquillay Hemos aucitado el estado financiero del Fondo Social Michiquillay (en adelante el "Fondo”) que comprende el estado de Ingresos, desembolsos y saldos de efectivo por los afios terminados al 31 de diciembre de 2015 y 2014 expresado en soles, administrado por la Asociacién Fondo Social Michiquillay (una asociacién civil sin fines de iucro con carécter privado, en adelante la “Asociacién”) asi como el resumen de polticas contables significativas y otras notas explicativas. Responsabilidad de! Consejo Directivo sobre el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo El Consejo Directivo es responsable de la preparacién y presentacién razonable del estado de Ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo administrado por la Asociacién de conformidad ccon la base contable descrita en la nota 2, y del control interno que el Consejo Directivo determine que es necesario para permitir su preparacién y que esté libres de errores materiales, ya sea debido a fraude o error. Responsabilidad del Auditor Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinién sobre el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo basada en nuestra auditoria. Nuestra auditoria fue realizada de conformidad con Normas Internacionales de Auditoria aprobadas por el Consejo Directivo de la Junta de Decanos del Colegio de Contadores Piblicos del Peri, para su aplicacién en Peri. Estas normas requieren que cumplamos con requerimientos éticos, y que planifiquemos y realicemos la auditoria para obtener una ‘seguridad razonable de que el estado de ingresos, desembolsos y saldo de efectivo del Fondo esté libre de errores materiales. Una auditorfa implica realizar procedimientos para obtener evidencia de auditoria sobre los saldos y las revelaciones en el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluacién del riesgo de que existan errores materiales en el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo ya sea debido a fraude o error. Al realizar esta evaluacién de riesgos, el auditor toma en consideracién el control interno pertinente det Fondo para su preparacién y presentacién razonable a fin de disefiar procedimientos de auditoria que sean apropiados de acuerdo con las circunstancias, pero no con el ropésito de expresar una opinién sobre Ia efectividad del control interno de la Asociacién. Una auditoria también comprende la evaluacién de la aplicabilidad de las politicas contables utilizadas, y si las estimaciones contables realizadas por el Consejo Directivo son razonables, asi como una evaluacién de la presentacién general de! estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo. (074) ETE AyTC- AUDITORES Dictamen de los Auditores Independientes (continuacion) Consideramos que la evidencia de auditoria que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionarnos una base para nuestra opinién de auditoria.. Opinion . En nuestra opinion, el estado de ingresos, desembolsos y saidos de efectivo adjunto presenta razonablemente, en todos sus aspectos significatives, los ingresos recibidos y desembolsos efectuados Por la Asoclacién Fondo Social Michiquillay administrado por la Asociacién Fondo Social Michiquillay, Por los afios terminados al 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con la base contable descrita en la nota 2. Uso Restringido Este informe ha sido preparado solamente para informacién y uso de los miembros del Consejo Directivo del Fondo Social Michiquillay, Proinversi6n, Comunidad Campesina Michiquillay y Comunidad Campesina La Encafiada y no debe ser utilizado por terceros distintos a los antes mencionados, para ningéin otro propésito. Chiclayo, Per 31 de enero de 2017 TORZES CABALLERO 5 Asccunpes S.CWIL DER-L- Refrendado por: ‘TOES CHBALERD & ASOCADOS 8.281, ‘Tadeo Caballero Ruiz C.P.C. Matricula No, 04-2438 — _ & informes@tcauditores.com & (074) 320892 - 944228501 1io Moya N° 266 TTSAsociacién Fondo Social Michiquillay 7 Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo de! “Fondo Social Michiquillay” administrado por la Asociacién Fondo Social Michiquillay Por el periodo comprendido al 31 de diciembre de 2015 y 2014 Nota 2015 2014 $/.(000) —_$/.(000) Fondos disponibles y equivalentes de efectivo al inicio del afio 330935 313,761 Ingresos de efectivo durante el periodo — Aportes al Fondo Social 1(b) 70,755 5614 Gasto por intereses y rendimientos las inversiones administradas por el 6 (a)_—(5,620) 3,142 fideicomiso Ganancia por diferencia de cambio 2) 54314 21,160 Total de fondos recibidos durante el periodo, neto T9449 29,916 Desembolsos de efectivo durante el periodo — Gastos operativos pagados 3(@) (1,981) (2,388) Ejecuciin de los proyectos 4(@) 42,550) (10,354) ‘Total de fondos pagados durante el periodo (14,531) (12,742) Fondos disponibles y equivalentes de efectivo al final del periodo 5 (a) 435,853 330,935 Las notas adjuntas son parte integrante de este estado.Fondo Social Michiquillay Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay Por el periodo comprendido al 31 de diciembre de 2015 y 2014 1. Fondo Social Michiquillay @ Bases del Fondo Mediante Decreto Legislativo N° 996, publicado el 13 de marzo de 2008 y su Reglamento, Decreto Supremo N°082-2008-EF, de fecha 25 de junio de 2008, se'aprobé el régimen plicable a la utilizacién de los recursos provenientes de los procesos de promocién de la inversién privada destinados a la ejecucién de programas de carécter social, los cuales son destinados a la ejecucién de proyectos de desarrollo sostenible en beneficio de la poblacién ubicada en la zona de influencia del proyecto promovido. Los referidos programas de cardcter social serén ejecutados por un Fondo Social constituido por una persona juridica sin fines de lucro. ‘Como consecuencia del proceso de promocién a la inversién privada en el Proyecto Michiquillay, con fecha 30 de abril de 2007, se adjudicé la Buena Pro de! Concurso Piiblico Internacional N° PRI-88-2006 a la empresa Anglo American Michiquillay S.A. (en adelante “Anglo American”). ‘Anglo American suscribié el 05 de junio de 2007 el contrato de transferencia (en adelante “el Contrato”) para adquirir el Proyecto Minero Michiquillay constituido por 18 concesiones mineras, en un proceso de licitacién del Estado Peruano, para lo cual requiere llegar a un acuerdo con las poblaciones en su entorno para formalizar dicho desarrollo. El 23 de mayo de 2008, Anglo American y la Comunidad Campesina “La Encafiada’, suscribieron un acuerdo social cuyo objetivo se orienté al desarrollo de actividades de exploracién y posiblemente la eventual explotacién del proyecto minero Michiquillay, a su vez, dicho desarrollo beneficaria a la Comunidad Campesina “La Encafiada”. De manera similar, el 03 de junio de 2008, se suscribié un acuerdo social similar con la Comunidad Campesina "Michiquillay”. Con fecha 05 de junio de 2009, se suscribe la Adenda Modificatoria del Contrato, donde se establece que el 50% de los pagos realizados por Anglo American correspondientes al precio ofertado seré transferido por el Estado al Fondo a través de Proinversi6n.Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) Mediante escritura publica de fecha 27 de enero de 2009 se constituye la Asociacién Fondo Social Michiquillay (en adelante “la Asociacién”), la cual es una asociacién sin fines de lucro y tiene como fin y objetivo principal la gestién y administracién de los recursos del Fondo Social Michiquillay que ha sido constituido por el Estado Peruano a través de Proinversién de acuerdo con el Decreto Legislative N° 996, normas reglamentarias y suplementarias; y el que estard destinado principalmente a la ejecucién de programas y Proyectos de caracter social en beneficio de la zona de influencia directa del Proyecto Minero Michiquillay; es decir, de las comunidades campesinas Michiquillay y La Encafiada y de acuerdo con el proceso de promocién de la inversién privada del proyecto Minero Michiquillay, a través de la ejecucién de obras, programas y proyectos, teniendo en ‘cuenta el siguiente orden de prioridades: : ()) Primera prioridad - Desarrollo de capacidades humanas y provisin de los servicios basicos que contribuyan a reducir niveles de desnutricién en la poblacién infantil, elevar los esténdares de calidad de la educacién y la salud, aumentar la provisién de servicios de saneamiento, entre otros, mediante: a) Mejoramiento de las capacidades Matematicas Comunicativas en las Instituciones Educativas de las Comunidades Campesinas de Michiquillay y La Encafiada. b) Fortalecimiento de la calidad educativa en las Instituciones Educativas de las Comunidades Campesinas de La Encafiada y Michiuillay. ©) Fortalecimiento de Capacidades mediante el acceso a Becas de Estudio y Especializacién Profesional. 4) Proyecto Educativo Integral. e) Implementacién de obras de infraestructura de viviendas saludables del caserio Rodacocha. )_Implementacién de obras de infraestructura de viviendas saludables del ‘caserio Chamecas. 9) Implementacién de obras de infraestructura de viviendas saludables de! caserio Usnio. h) Ampliacién de Lineas y Redes Primarias en 22.9 KV y Redes de Distribucién ‘Secundaria entre 380/220 V para la Comunidad Campesina La Encafada.Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) (b) qi) i) Mejoramiento y ampliacién del Sistema de Agua Potable y Desagiie con 138 servicios higiénicos en el sector Quinuayoc. 7 ‘Segunda prioridad - Proyectos para la generacién de empleo productivo, en particular: a) Construccién del Sistema de Riego Tecnificado en el sector Punre, b) Construccién del Sistema de Riego Tecnificado en caserio de Sogorén Alto, ©) Mejoramiento de Produccién Pecuarla para generar ingresos del sector Progreso La Toma. E119 de abril de 2010, se suscribe un Convenio (en adelante "el Convenio”) entre la Asociacién y Proinversién cuyo objeto es materializar la transferencia al Fondo de los recursos provenientes del proceso de promocién de la inversién privada del Proyecto Michiquillay y lograr que los recursos sean invertidos eficazmente por la Asociacién, El 18 de diciembre de 2014, de acuerdo a Acta de Asamblea General Extraordinaria de Asociados se presenta y se aprueba la renuncia del titular minero Anglo American Michiquillay S.A. Ejecucién de los proyectos — @ Plan, ejecucién y control de los proyectos ~ Programa de Inversiones ~ Para el cumplimiento de su objeto social y del Convenio con Proinversién, la Asociacién ha recibido aportes ascendente a US$ (000) 155,030 equivalente a S/. (000) 528,342 al 31 de diciembre del 2015 correspondientes a US$ (000) 147,530 ‘equivalente a S/. (000) 502,782 por transferencias segiin el Contrato Inicial por Precio de Transferencia — periodo inicial; y, US$ (000) 7,500 equivalente a S/. (000) 25,560 por transferencias segiin adendas por extensién de plazos, de las transferencias ingresaron en el 2015 US$ (000) 23,130 equivalente S/. (000) 70,755 (US$ (000) 131,900 equivalente a S/. (000) 393,194 al 31 de diciembre del 2014 correspondientes a US$ (000) 124,400 equivalente a S/. (000) 370,836 por transferencias segin el Contrato Inicial por Precio de Transferencia ~ periodo inicial.Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) ¥, US$ (000) 7,500 equivalente a S/. (000) 22,358 por transferencias segiin adendas por extensién de plazos, de estos tltimos ingresaron en el 2014 US$ (000) 2,000 equivalente S/. (000) 5,614). Corresponden a los desembolsos realizados por Anglo American al estado peruano Por la Cesién del Proyecto Minero Michiquillay. I monto total del convenio asciende a un total de US$ 403,000,000 (Cuatrocientos tres millones y 00/100 Délares Americanos), de los cuales el 50% estén destinados ala eecucién de proyectos en las Comunidades de La Encafiada y Michiquillay ~ Distrito La Encafiada, Provincia y Regién Cajamarca; y la diferencia es administrada Por Proinversién para otros fines. ; Durante el afio 2015, no se establecié un presupuesto o programa de inversiones en proyectos de acuerdo a los estatutos del Fondo y el Convenio firmado con el Estado Peruano a través de Proinversin. jecucién del Programa - Los fondos obtenidos a través de los aportes voluntarios serén destinados a la ejecucién de obras, programas y/o proyectos. En virtud de ello, al 31 de diciembre de 2015, la Asociacién viene ejecutando obras, programas y/o proyectos a través de contratistas. En la nota 8, se incluye la distribucion de la ejecucién de los proyectos al 31 de diciembre de 2015. Area de Influencia - El érea de influencia del Fondo Social Michiquillay comprende la Comunidad Campesina de La Encafiada y la Comunidad Campesina de Michiquillay de acuerdo al 4mbito de influencia del proyecto Minero Michiquillay, como sigue: Unidad minera Regién Provincia Distrito» Ambito de Operacién ‘Anglo American Michiqullay S.A. Cajamarca Cajamarca La Encaiiada Comunidad de La Encafiada Ccaserio Chamcas Caserio Rodacocha casero Pecregal casero Sogorén Alto Anexo Rio GrandeNotas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) a Unidad minera Regién Provincia Distrito Ambito de Operacién ‘Anglo American Michiqullay S.A, Cajamarca Cajamarca La Encafiaéa Comunidad de Michiquillay Sector Michiqullay Sector Quinuamayo Alto Sector Quinuamayo Bajo Sector Quinuayoc Sector Progreso La Toma Sector Punre Sector Usnio Sector Chim Chim ‘Anexo Pampa Grande ‘Anexo Tuyupampa. Principales principios y prdcticas contables @ (b) © Bases de preparacién - El estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay ha sido preparado sobre la base contable de efectivo (criterio del percibido). De acuerdo con esta base contable, los ingresos y los desembolsos son registrados cuando se reciben y cuando se pagan, respectivamente, y no de acuerdo con el criterio contable del devengado. Las cifras del estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay se presentan en soles, que es su moneda funcional y de presentacién, a su valor nominal de las fechas de las transacciones efectuadas. Activos fijos ~ Los desembolsos por las compras de activos fijos, su mantenimiento y reparaciones son registrados como desembolsos cuando se pagan. ‘Moneda funcional y moneda de presentacién - Las partidas incluidas en el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo se ‘expresan en la moneda del ambiente econémico primario donde opera la entidad (moneda funcional). La Asociacién ha definido al sol como su moneda funcional y de presentacién en el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo. 10Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) (@) @ Transacciones en moneda extranjera — 7 Las operaciones de ingresos y desembolsos de efectivo, y aportes efectuados por Proinversién en moneda extranjera, son convertidos a los tipos de cambio del dia de la transaccién. Las ganancias o pérdidas por diferencia de cambio generadas son reconocidas en el estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo. (4.1), Moneda funcional y de presentacién - Los estados financieros de la Compara son presentados en soles, que es también la moneda funcional, debida a que refieja la naturaleza de los eventos econémicos y las circunstancias relevantes para la Compafiia. ‘ (4.2) Transacciones y saldos en moneda extranjera - ‘Se consideran transacciones en moneda extranjera a aquellas realizadas en una moneda diferente a la moneda funcional (sol). Las transacciones en moneda extranjera son inicialmente trasladadas a la moneda funcional. Las operaciones en moneda extranjera se efectian a las tasas de cambio del ‘mercado libre. Los tipos de cambio vigentes al 31 de diciembre de 2015 publicados por la Superintendencia de Banca y Seguros y AFP aplicados por la Asociacién en las partidas de ingresos y desembolsos de efectivo son S/ 3.408 por US$1 para la compra y S/ 3.413 por US$1 para la venta (S/ 2.981 por US$1 para la compra y S/ 2,989 por US$1 para la venta al 31 de diciembre de 2014). Fondos disponibles y equivalentes de efectivo - Corresponde a los fondos recibidos que aiin no han sido utilizados en la ejecucién de los programas y proyectos durante el ejercicio. Estos fondos se mantienen en bancos locales en soles y délares americanos, respectivamente, generan intereses a tasas de mercado y son de libre disponibilidad, nota 6. uwNotas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) 3. Gastos operativos . (2) La composicién del rubro es como sigue: Nota 2015 2014 S/.(000) —_$/. (000) Gastos de Personal 704 901 ‘Asesorias y consultorias 225 3 Comisién fiduciaria () 544 576 Limpieza y vigilancia 64 150 Tributos ay 254 Seleccién de personal ” 25 Costo de Inmuebles, maquinaria y equipo adquinidos z 1 Alquileres 92 65 Publicidad y publicacones 6 3 Transporte y Vidticos a2 16 ‘Otros gastos operativos 192 86 198i 2,388 (b) _Corresponde al pago realizado por el servicio de administracién det patrimonio fideicometido, de acuerdo al contrato firmado con el Banco de Crédito del Peri - BCP, en. el cual se establece el pago de una “comisién de administracién” hasta el 03 de diciembre de! 2015; posteriormente, este gasto es pagado al BBVA Continental al ser transferido el Patrimonio fideicometido para que sea administrado por esta entidad bancarla. ‘Ademés, incluye la comisién fiduciaria pagada al Scotiabank por el nuevo fideicorniso constituido y transferido el 30 de setiembre del 2015 proveniente de los fondos disponibles acumulados en la cuenta corriente del Banco de la Nacién de la Asociacién. 4. Ejecucién de los proyectos De los proyectos aprobados por la Asociacién, al 31 de diciembre de 2015 se han concluido 05 proyectos, los cuales fueron entregados a los beneficiarios directos mediante actas de transferencia al sector y/o caserio que corresponda, dicho detalle se observa en la nota 8 de! presente informe. Al 31 de diciembre de 2014, se habia concluido 02 proyectos. 12Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) (2) A ccontinuacién, presentamos el resumen de las inversiones realizadas por la Asoclacién durante el afio 2015 (para mayor detalle ver nota 8 del presente informe): Nota 2015, 2014 $/.(000) —_S/. (000) Educacién 17 4,702 Desarrollo Productivo 1,457 4. Infraestructura 3217 3,217 Salud y Nutricién 6,099 2,434 12550 «210,354 5. Fondos disponibles y equivalentes de efectivo (@) La composicién del rubro es como sigue: Nota 2015, 2014 S/.(000) —_S/. (000) Fideicomiso (b) 435,524 309,133 CCuentas corrientes © 325 21,801 Fondo fijo 4 if 435,853 (b) Al 31 de diciembre de 2015, la Asociacién, a través del fideicomiso de administracién inversién, ha invertido US$ (000) 124,120, equivalente a S/. (000) 423,001, en instrumentos de renta fija y depésitos a plazo, nota 6. (©)_AI31 de diciembre de 2015, la Asociacién mantiene un total de tres cuentas corrientes denominadas en soles y en délares americanos, en dos bancos locales de reconocido prestigio (tres cuentas al 31 de diciembre de 2014). Estos fondos son de libre disponibilidad y generan intereses a tasas de mercado. 13Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) Fideicomiso 7 (2) _En Sesién de Consejo Directivo de fecha 14 de febrero de 2011, se aprobé que la Asociacién. Fondo Social Michiquillay firme un contrato de fideicomiso de administracién inversién con el Banco de Crédito del Pert - BCP, bajo este convenio se constituye un fideicomiso de administracién que deberd invertir los recursos provenientes de los aportes recibidos del Fondo en los instrumentos acordados de acuerdo a su politica de inversiones. En octubre de 2012, se firma una adenda al contrato del Fideicomiso donde se amplia el Uso del Fideicomiso a un Fideicomiso de Administracién, es decir, los fondos serén usados para las operaciones del Fondo Social Michiquilay. Como consecuencia, a partir de noviembre de 2012 se convierte en un Fideicomiso de Administracién e Inversién del Fondo Social Michiquillay. De acuerdo a la administracién del portafolio por parte del Banco de Crédito del Perit hasta el 03 de diciembre del 2015, su posterior transferencia al BBVA Continental, la constitucién de un nuevo fideicomiso en el Scotiabank han generado una pérdida de S/. (000) 5,620 acumulado al 31 de diciembre del 2015 y un rendimiento de S/. (000) 3,142 durante el ejercicio finalizado e! 31 de diciembre del 2014, (b) Al 31 de diciembre de 2015, el Fideicomiso ha realizado las siguientes inversiones: 2015 2014 '$/.(000) —_/. (000) caja 12,523 36,397 Instrumentos de renta fja 137,239 200,601 Depésites a piazo 285,762 72,435 Instrumentos de renta variable : : Total inversiones 435,524 «309,133 7. Situacién tributaria (2) De acuerdo con el Articulo 3 de la Ley N° 30404 — Ley que prorroga la vigencia de Beneficios y Exoneraciones Tributarias, exonera hasta el 31 de diciembre de! 2018 las rentas de las asociaciones sin fines de lucro destinadas a sus fines especificos en el pais. Dicha disposicién no la exonera de las obligaciones del impuesto a la renta de cuarta y quinta categoria, ni de los aportes a Essalud como agente de retencién. 14Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay (continuacién) (b) _ Las autoridades tributarias tienen la facultad de revisar y, de ser aplicable, corregir los impuestos a los que esta afecta la Asociacién en los cuatro afios posteriores al afio de la presentacién de la declaracién de impuestos. Las deciaraciones juradas del impuesto a la renta e impuesto general a las ventas por lo afios terminados al 31 de diciembre de 2015 y de 2014 estan pendientes de fiscalizacién por parte de la Autoridad Tributaria. Debido a las posibles interpretaciones que la Autoridad Tributaria puedan dar a las normas legales vigentes, no es posible determinar, a la fecha, si de las revisiones que se realicen resultardn 0 no obligaciones para la Asociacién, por lo que cualquier mayor impuesto 0 recargo que pudiera resultar de eventuales revisiones fiscales seria aplicado a los resultados del ejercicio en que éste se determine. Sin embargo, en opinién del Consejo Directivo de la Asociacién y de sus asesores legales, cualquier eventual liquidacién adicional de impuestos no seria significative para el Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiquillay al 31 de diciembre de 2015 y de 2014. 8. _Ejecuci6n de proyectos ~ Desembolsos 2015 (@)__Acontinuacién se muestra el detalle de los desembolsos por cada proyecto realizados durante el periodo 2015, de acuerdo a la ejecucién presupuestal del Fondo: 15Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiauillay (continuacién) Salud y Nutricion De a Fortalecimiento de Capacidades Mediante el Acceso a Becas de Estudio y Especializacién Profesional Mejoramiento de las Capacidades Comunicativas en las Instituciones Educativas - Leer para Crecer Mejoramiento de las Capacidades Mateméticas Comunicativas en las Instituciones Educativas de las Comunidades Campesinas de Michiquilly y la Encafiada - Matematicas para Todos Fortalecimiento de la calidad Educativa en las Instituciones Educativas de las comunidades Campesinas de La Encafiada y Michiquilay. Proyecto Educativa Integral Mejoramiento de la Capacidad Familiar y Comunal en el Cuidado NNutricional de la Gestante y Nifios Menores de 5 Aios en 15 Caserios de las Comunidades Campesinas de la Encafiada y Michiquilay ‘Activacién de la Salud en la Poblacién de Adultos Mayores de las Comunidades Campesinas de Michiquillay y la Encafiada Implementacién del Programa de Salud del Escolar Proyecto de Salud Itinerante Construccién del Puesto de Salud de Sogorén Alto (Convenio con la Municipalidad de La Encafiada) Viviendas Saludables del Sector Usnio VViviendas Saludables del Sector Rodacocha Viviendas Saludables del Sector Chamcas Viviendas Saludables del Sector Quinuamayo Bajo Ear eo ee SAN 108 4,573 4777 310 2,003 1,593 2,182 a 6,099 Eon Total rr) aoe Cron S/.(000) 2,972 Suspendido 1502 Primera estudiantes, | - Enjecuclén 321 Primera Estudiantes y 24 profesores | 1,580 EnEjecuciin 578 Primera Estudiantes y 52 profesores 381 Terminado 105 profesores Primera | 2015) (4 afos) LE | TDR Proyecto - Primera | 4933 | = Suspendido 2745 rifles Primera | | = Suspendido 235 adultos. Primera Suspendido 783 escolares Primera | = Suspendido = Primera | ~EnBpadente 300Familas Primer | > EnEjecucién 77 Familias Primera | 2,923 Transferido 106 Familias Primera 015) 8 EnEjecucién 120 Familias Primera 11° Enlictacién 129 Familias Primera ee 16Notas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michiauillay (continuacién) 2015 Err 5 Total Pee ct Pero eee SAC S/.(000) Productivo 1. Meforamiento de la Produccién Pecuaria para la generacién de Ingresos 565 Pre Liquidacién 390 Familias Segunda Econémico ten el Sector Progreso La Toma de la Comunidad Campesina de Michiquilay, La Encafiada - Cajamarca Construccién de! Sistemia de Riego Tecnificado en el Caserio de Sogorén 92 = Pre Liquidado 341 Familias Segunda Ato de La Comunidad Campesina La Encafiada distrto La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca « Implementacién del Programa Sanitario Ganadero en las Comunidades - = Suspendide 730 Comuneros Segunda CCampesinas de Michiquillay y la Encafiada, Distrito de La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca 4. Establecimiento de 1060 ha. De plantaciones en macizos y 40000 - = Suspendido Por definir_ Segunda plantas de sistemas agroforestales, en la CC de Michigullay y La Encafiada, 5. Plan de produccién y cultivo de flores para exportacién ~ Floricutura - > EnPlan Por definir Segunda ‘Suspendido 66. Instalacién de pastos cultivades, Asociacién RYE gras trébol blanco para : ~ Transferido 125 familias Segunda el desarrollo ganadero en el caserio Chamcas de la comunidad (2012) Campesina de la Encafiada, cistrto La Encafiada, provincia y departamento de Cajamarca. 7 Instalacién de pastos mejorados en el caserio El Pedregal de la - + Transferido 77 familas. Segunda Comunidad Campesina de La Encafiada, distrto de La Encafiada, (2012) Provincia y Departamento de Cajamarca, ‘8. Instalacién del cultivo de papa para consumo en el caserio de Sogorén - ~ Transferido «180 familias Segunda ‘Ato de la comunidad campesina de La Encafiada, Provincia y (2012) departamento de Cajamarca. 9. Produccién de Berries en el Sector El Pedregal, Comunidad Campesina - Idea Por definir Segunda La Encafiada : : if z oe 1,457 - uae a vwNotas al Estado de ingresos, desembolsos y saldos de efectivo del Fondo Social Michi lav (continuacién) Ear Total Deore) /. (000) Ear Mesa 5/.(000) 11 Mejoramiento del Sistema de Agua Potable y Saneamiento, Sector - ~ Terminado 208 Familias Primera Michiquillay, Comunidad Campesina de Michiquillay, Liquidado (2013) 2. Mejoramiento del sistema de agua potable y letrinas, anexo Pampa 4. Terminado 109 Familias Primera Grande, comunidad campesina de Michiquilay Liquidado (2014) “Ampliacion de Lineas y Redes Primarias en 22.9 Kv y Redes de 1is Reiniciado 800 Familias Primera Distribucién Secundaria Entre 380/220 V para la Comunidad Campesina La Encafiada, Distrito La Encafiada, Cajamarca 4. Reconstruccidn Del Sistema De Agua Potable y Desagile Con - ~ Terminado 131 Familias Primera Biodigestores De! Sector Quinuamayo Alto Comunidad Campesina De Liguidado (2013) ‘Michiquilay, Distrito La Encafiada, Cajamarca | [Mejoramiento y Equipamiento de las Instituciones Educativas de las 69 > Terminado Estudiantes Primera | (Comunidades Campesinas de Michiquillay y La Encafiada Liguidado (2015) 6. Construccién del Local Multiuso "Anexo Tuyupampa", Comunidad - ~ Terminado 563, Primera | Campesina de Michiquillay, La Encafiada ~ Cajamarca Liquidado (2014) comuneros | 7 Construccién del Sistema de Riego Tecnificado por Aspersién en el 310 > Terminado 60 Familias ‘Sector Chim Chim, Comunidad Campesina de Michiquillay, Distrito de Liquidado (2013) Segunda La Encafiada Provincia Cajamarca. 8. Construccién De Riego Tecnificado En Ei Anexo Rio Grande De La - 1,117 EnUctacién 80 Familias, Comunidad Campesina De La Encafiada, Distrito La Encafiada, Segunda Provincia y Departamento de Cajamarca 9. Construccién del Sistema de Riego Tecnificado en el Sector Punre de uw = Terminado 39 Familias Segunda la Comunidad Campesina Michiquilay Liquidado (2015) 10.- Electrificacién Rural Ampliacién de la Obra: "Construccién - = Suspendido 800 Familias Primera Electrficacin de la Red Primaria-Secundaria Michiqullay - 100% 1LL.- Mejoramiento del Pequefio Sistema Evéctrico Michiquilay 28 + Enlicitacién 1200 Familias Primera Reforzamiento de Redes Primarias y Secundarias 12.- Mejoramiento y Ampliacién del Sistema de Agua Potable y Desagle 1,659 - 2,046 Transferido 132 Familias Primera ‘con 138 SHH, en el Sector Quinuayoc Comunidad Campesina de (2015) Michiquillay Distrito La Encafiada, Cajamarca-Cajamarca 13.- Cobertura del Local Multiuso Rodacocha, Comunidad Campesina La 2 4 Enxpediente 106 Familias Primera Encafiada, Distrito La Encafiada, Cajamarca-Cajamarca a eB 3,217 37. a £ a 18Ws informes@tcauditores.com & (074) 320892 - 944228501 9 Calle Eugenio Moya N° 266 Chiclayo TO AUDITORES Fondo Social Michiquillay Informe sobre el resultado de la auditoria operativa por el perfodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015. EyAUDITORES Fondo Social Michiquillay Informe sobre el resultado de la auditoria operativa Por el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015 Contenido Pagina Sintesis gerencial I. _ Introduccién 05 1. Origen del servicio . 2. Naturaleza y objetivo 3. Alcance 4. Antecedentes y base legal del Fondo 5. Memorandum de control interno .. 5.1 Orgenigrama 5.2. Manuales de procedimientos ..... 5.3. Manual de organizacién y funciones 5.4 Aprobacién de estados financieros .. 5.5. Adquisicién de bienes y contratacion de servicios .... re 5.6 Designacién de Comité Especial Permanente... 5.7 Consorcios . a 5.8. Proceso de seleccién para servicios y ejecucién de obras 5.8.1 Seleccién de proveedores para la contratacién de servicios 5.8.2 Seleccién de proveedores para la ejecucién de obras 5.9 Financlamiento de estudios en academias Pre Universitarias y en el CEPUNC 21 122 5.10 Ejecucién presupuestaria .. - 5.11 Plan de contingencia .. Bt informes@tcauditores.com (074) 320892 - 944228501 tcauditores.comTC AUDITORES Fondo Social Michiquillay Informe sobre el resultado de la auditoria operativa Por el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015 Sintesis gerencial ‘Al Consejo Directivo de! Fondo Social Michiquillay El presente documento contiene el resumen ejecutivo de los resultados de la revisién sobre los procesos del Fondo Social Michiquillay, realizado en el émbito de la auditoria operativa por el eriodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015. Antecedentes de la entidad Mediante Decreto Legislativo N° 996 “Régimen aplicable a la utlizacién de los recursos provenientes de los procesos de promocién de la inversién privada destinados a la ejecucion de programas de carécter social” (en adelante D.L. 996), publicado el 13 de marzo de 2008 y su Reglamento, Decreto Supremo N° 082-2008-EF, de fecha 25 de junio de 2008, se aprobé el régimen aplicable a la utilizacién de los recursos provenientes de los procesos de promocién de la inversin privada destinados a la ejecucién de programas de cardcter social, los cuales son destinados a la ejecucién de proyectos de desarrollo sostenible en beneficio de la poblacion Ubicada en la zona de influencia del proyecto promovido. Los referidos programas de cardcter social serén ejecutados por un Fondo Social constituido como persona juridica sin fines de lucro. ‘Como consecuencia del proceso de promocién a la inversién privada en el Proyecto Michiquilay, con fecha 30 de abril de 2007, se adjudicd la Buena Pro de! Concurso Publico Internacional N° PRI-88-2006 a la empresa Anglo American Michiquillay S.A. (en adelante “Anglo American”). ‘Anglo American suscribié el 5 de junio de 2007 el contrato de transferencia (en adelante “el Contrato”) para adquirir el Proyecto Minero Michiquillay constituido por 18 concesiones mineras, ‘en un proceso de licitacién del Estado Peruano, para lo cual requiere llegar a un acuerdo con las poblaciones en su entorno a fin de formalizar dicho desarrollo. E! 23 de mayo de 2008, Anglo ‘American y la Comunidad Campesina “La Encafiada’, suscribieron un acuerdo social cuyo objetivo se orient6 al desarrollo de actividades de exploracién y posiblemente la eventual explotacién del proyecto minero Michiquillay, a su vez, dicho desarrollo beneficiaria a la Comunidad Campesina “La Encafiada”. De manera similar, el 3 de junio de 2008, se suscribié un acuerdo social similar ‘con la Comunidad Campesina "Michiquillay”. Con fecha 5 de junio de 2009, se suscribe la Adenda Modificatoria de! Contrato, donde se establece que e! 50% de los pagos realizados por Anglo American correspondientes al precio ofertado serd transferido por el Estado al Fondo a través de Proinversién.TC AUDITORES Mediante carta notarial entregada al Fondo Social Michiquillay con fecha 11 de diciembre de 2014, la empresa Anglo American, hace de conocimiento su renuncia como Asociada al Fondo. Asi mismo, en Asamblea General Extraordinaria de Asociados de fecha 18 de diciembre de 2014 se acepta su renuncia. Naturaleza, objetivo y alcance EI objetivo de la auditoria operativa fue evaluar los procesos para la adquisicién de bienes, servicios y obras efectuados con o sin lcitacién (incluyendo los sujetos a exoneraciGn), a fin de verificar su sustento legal y contractual. Asimismo, si fueron efectuados en términos de transparencia, oportunidad y calidad; y si los mismos son utilizados para log fines que fueron previstos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro 0 despilfarro. El alcance de nuestra auditoria operativa comprendié la revisién de una muestra discrecional, no matematica, de los procesos del Fondo, por los doce meses terminados al 31 de diciembre de 2015. Resultado : ‘Como resultado de nuestra auditoria operativa hemos identificado algunas situaciones de mejora en el control interno, las cuales se indican en este informe. Este informe se emite Gnicamente para la informacién y uso de los miembros del Consejo Directivo del Fondo Social Michiquillay, Proinversién, Comunidad Campesina Michiquillay y Comunidad Campesina La Encafiade, y no debe ser utlizado con ningin otro propésito, Chiclayo, Peré 31 de enero de 2017 TORRES CABALLERO ¥ ASOCIADOS S.CIMIL DER-L- Refrendado por: ASOCIDNS SR Tadeo Caballero fe Socio C.P.C. Matricula No. 04-2438 informes@t ees meltFondo Social Michiquillay Informe sobre el resultado de la auditoria operativa Por el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015 I Introduccién L Origen del servicio ‘Como parte del Contrato de Locacién de Servicios Profesionales de'Auditoria Externa, el Fondo Social Michiquillay (en adelante el "Fondo”) contrata los servicios profesionales de Auditoria Externa de la Sociedad de Auditoria Torres Caballero y Asociados S. Civil de R.L., para examinar los aspectos operativos de! Fondo, como se indica en la naturaleza_y alcance del presente informe, correspondiente a los doce meses terminados al 31 de diciembre del 2015. Naturaleza y objetivo El objetivo de nuestra auditoria operativa, es evaluar el nivel de eficacia, eficiencia y economia en la utilizacién de los recursos del Fondo Social Michiquillay por parte de la estién y si estén acorde con la ley, Reglamento y procedimientos establecidos para su operatividad; detectando posibles deficiencias y proponer las recomendaciones. Asi como determinar la aplicacién de los recursos del Fondo en los proyectos ejecutados segiin las prioridades sefialadas en el Art. 8° del Reglamento del Decreto Legislativo N° 996, para lo cual revisamos los aspectos formales y sustanciales a los que esta sujeto el Fondo Social Michiquillay, de acuerdo con las normas aplicables, el cual abarca el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015. Nuestro examen incluyé evaluar la adquisicién de bienes, servicios y obras efectuados ‘con o sin proceso de licitacién (Incluyendo los sujetos a exoneracién), a fin de verificar ‘su sustento legal y contractual, si estos, fueron efectuados en términos de transparencia, oportunidad y calidad; si los mismos son utlizados para los fines que fueron previstos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro 0 despilfarro.3. Alcance La auditoria operativa realizada al Fondo al 31 de diciembre del 2015, se llev6 a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en el Peri. Dichas lormas requieren, entre otros, la evaluacién de los sistemas de control interno del Fondo con el objetivo de determinar la naturaleza, extensién y oportunidad de los procedimientos a aplicar. Nuestra responsabilidad como auditores no reemplaza, ni aminora la responsabilidad de la Direccién Ejecutiva del Fondo con relacién a sus decisiones y actuaciones en los, procesos de seleccién para adquisicién de bienes y contratacién de servicios, obras, asesorias y consultorias, Nuestra responsabilidad se refiere a su eValuacién. Nuestra auditoria no estuvo enfocada a descubrir fraudes, dado que éstos sélo pueden ser identificados con procedimientos especiales que estén dirigidos especificamente a este fin y cuando existan evidencias de su ocurrencia, El alcance de la euditoria operativa se desarrollé basandose en pruebas selectivas y, en ‘consecuencia, no comprendié el examen de la integridad de las operaciones registradas en los libros de contabilidad del Fondo. La auditoria operativa se efectué en las oficinas administrativas del Fondo, el alcance de la auditoria operativa comprendié el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015. 4. Antecedentes y base legal del Fondo Mediante escritura publica de fecha 27 de enero de 2009, se constituye el Fondo Social Michiquillay (en adelante “el Fondo"), la cual es una asociacién sin fines de lucro, tiene como fin y objetivo principal ia gestién y administracién de los recursos del Fondo Social Michiquillay que ha sido constituido por el Estado Peruano a través de Proinversién de acuerdo con el Decreto Legislativo No 996, normas reglamentarias, suplementarias y modificatorias; asi como el estatuto del Fondo que estard destinado principalmente a la ejecucién de programas y proyectos de cardcter social en beneficio de la zona de influencia directa del Proyecto Minero Michiquillay; es decir, de las comunidades campesinas Michiquillay y La Encafiada; y de acuerdo con el proceso de promocién de la inversién privada del proyecto Minero Michiquillay, a través de la ejecucién de obras, programas y proyectos, teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridades:()) Primera priorided ~ - Desarrollo de capacidades humanas y provisién de servicios basicos que contribuyan a reducir los niveles de desnutricién en la poblacién infantil, elevar los estandares de calidad de la educacién y la salud, aumentar la provisién de servicios de saneamiento, entre otros, mediante: a) Implementacién de obras de infraestructura basica en educacidn, salud, energia eléctrica, agua y saneamiento; 'b) Equipamiento, mantenimiento, reparacién y rehabiltacién de centros de salud y educativos; ©) Proyectos de capacitacién técnica y fortalecimiento de las capacidades de gestién en educacién y salud; 4) Proyectos que mejoren el acceso de las madres embarazadas y en perfodo de lactancia y de nifios menores de 6 afios a los sistemas de salud y nutricién; ) Proyectos de capacitacién y educacién para madres en la preparacién de alimentos, précticas saludables en el cuidado de los nifios, as{ como proyectos educativos enfocados en la alfabetizacién. (li) Segunda prioridad — ~ Proyectos para la generacién de empleo productivo, en particular: a) Construccién, mantenimiento, reparacién y rehabilitacién de vias de acceso y caminos rurales; b) Generacién de infraestructura bésica agropecuaria; ©) Obras de infraestructura basica en telecomunicaciones; d) Formactén de conglomerados comerciales, desarrollo de cadenas productivas y asistencia técnica hacia productores agropecuarios; ‘€) Promocién de la formacién empresarial e informacién de mercados para pequefios empresarios locales; ) Proyectos de manejo de tecnologias para la recuperacién y conservacién y ‘manejo de los recursos naturales para la produccién, No menos de! 60% (sesenta por ciento) de los recursos de! Fondo seran utlizados para los fines sefialados en la primera prioridad del presente articulo, salvo que, a decisién del Consejo Directivo, se haya culminado la atencién de estas prioridades. El 19 de abril de 2010, se suscribe un Convenio (en adelante “el Convenio") entre el Fondo y Proinversiin, cuyo objeto es materializar la transferencia al Fondo de los recursos provenientes del proceso de promocién de la inversién privada del Proyecto Michiquillay y lograr que los recursos del Fondo sean invertidos eficazmente por la Asociacién.Cabe precisar que Anglo American Michiquillay S.A., al renunciar el 18 de diciembre del 2014, dnicamente cumple con el pago por la penalidad por este hecho, dejando sin efecto el saldo del monto pactado inicialmente para la conformacién del Fondo Social Michiquillay. 5. Memorandum de control interno- Como resultado de nuestro estudio y evaluacién del control interno del Fondo, relacionado con esta auditoria operativa, se revelaron situaciones que a nuestro juicio pudieran representar debilidades en su control interno. Como se muestra a continuacién: 5.1. Organigrama Observacién ~ El organigrama presentado por la gerencia, no se encuentra aprobado por el ‘Consejo Directivo; se observa que la organizacién actual del Fondo se refleja en el organigrama actual, e! mismo que se encuentra pendiente de aprobacién. Riesgo — - Estructura orgénica vigente podria no estar acorde con la definida en el organigrama aprobado en el afio 2012. Recomendacién — EI Fondo debe aprobar el organigrama que facilte el andlisis y mejoramiento de la estructura, las actividades que desarrollan actualmente, y que permita a los funcionarios y trabajadores del Fondo realizar sus funciones adecuadamente. 5.2, Manuales de procedimientos Observacién - El fondo dispone de manuales de procedimientos, los cuales no han sido ~aprobados por el Consejo Directivo, en los que se describen las actividades y los procedimientos pare cada una de las éreas del fondo. Los trabajadores conocen los procedimientos y/o actividades de las diferentes areas.58. 54. 1. Adal Recomendacién — Se recomienda al Fondo, que el Consejo Directivo oficialice e! Manual de Procedimientos. Manual de organizacién y funciones Observacién - El fondo ha estructurado el Manual de Organizacién y funciones aprobado por el ‘Consejo Directivo, el mismo que con fecha 04 de febrero de 2014 se presentd al Consejo Directivo, mediante la carta N° 069-2014-AFSN/GG. * Recomendacién — El Fondo debe oficializar la aprobacién de! Manual de organizacién y Funciones, documento normativo que describa las funciones especificas a nivel de cargo 0 puesto de trabajo desarroliéndolas a partir de la estructura orgénica y funciones generales, que ademés deberdn ser establecidas en su Reglamento, de esta manera se podré precisar y regular su organizacién interna, determinando las funciones generales que corresponden a cada unidad orgénica estructurada. Aprobacién de Estados Financieros Observacién ~ ‘Segtin el Articulo Vigésimo del Estatuto del Fondo, De las Asambleas Generales, compete a la Asamblea General de Asociados, la aprobacién del balance general los estados financieros anuales. No obstante en el Libro de Actas de la Asamblea General, los Estados Financieros al 31 de diciembre 2015, fueron presentados por el rea de Contabilidad en ta ssesién del 01 julio del 2016, estando tinicamente pendiente de aprobacién. icién de bienes y servicios Observacién ~ Durante nuestra revisién, examinamos los procesos de adquisiciones de bienes y contratacién de servicios mayores a S/ 1,000 (un mil y 00/100 soles) pero menores a S/ 30,000 (treinta mil y 00/100 soles), normados por el articulo 95.6. ‘numeral 1 del Reglamento; el mismo que establece que se deberén requerir 03 (tres) cotizaciones; sin embargo, no se consigna como obligatorio la convocatoria Pblica 0 invitacién directa, por ello, es que hemos observado que algunos procesos se realizan a través de convocatorias, mientras que en otros no se estimé necesario; por Io dicho, no se observé un procedimiento homogéneo para la seleccién de los proveedores en estos casos. Recomendacién — Se recomienda establecer procedimientos para estos fines € incluirse en el regiamento de contrataciones de bienes y servicios, de tal manera que se estandaricen y fortalezcan los criterios as{ como los procedimientos para todos los casos. ‘ Designacién de Comité Especial Permanente Observacién - En los procesos de Licitaciones Privadas 2015 que se enumeran a continuacién: = Construccién de Riego Tecnificado en el Anexo Rio Grande de la Comunidad ‘Campesina de la Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca, ~ Viviendas Saludables en e! sector Quinuamayo Bajo, Comunidad Campesina de la Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de ‘Cajamarca. ~ Mejoramiento del Servicio de eneraja eléctrica convencional del P.S.E. Michiquillay, Distrito de la Encafiada, Provincia y Departamento Cajamarca. ‘Se observé que el Consejo Directivo, con el fin de evitar los hechos ocurridos en Periodos anteriores, se decidié mediante acuerdos que constan en las respectivas actas de sesiones para cada uno de los procesos, solictar al Colegio de ingenieros Un staff de profesionales, quienes conformen el comité especial; este acuerdo faculta al Fondo a dejar sin efecto lo establecido en el art. 07 del Reglamento de Contrataciones y adquisiciones, en lo que refiere al numeral 2 y 3 respectivamente, en donde se especifica lo siguiente: 1 Consejo Directivo de! Fondo designaré anualmente a los miembros del Comité Especial Permanente, indicando quién de dichos miembros astentaré el cargo de Presidente. I Comité Especial Permanente estaré conformado por tres (3) miembros Gtulares, conforme se indica a continuacién: ~ Un (1) representante del érea usuaria; y, 10Bi + Dos (2) representantes de cualquier érea del Fondo. Por ello, actualmente no seria necesario proceder con la coiformacién del comité permanente, sino solicitar @ los colegios profesionales un staff de profesionales competentes para los fines necesarios del FSM. Recomendacién — En concordancia al inciso "L” del articulo trigésimo séptimo del Estatuto, inscrito mediante Escritura Publica del Fondo Social, compete a Consejo Directivo "Reglamentar su propio funcionamiento y dictar todas las demas reglamentaciones apropiadas a los fines que persigue la asociaciGn”. Se haga una revisién al Articulo N° 7: Designacién del Comité Especial Permanente de! Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones - Agosto 2012, Permitiendo que pueda ser conformado por profesionales independientes, especificando lo siguiente: (2) Contratacién de profesionales especializados, quienes en su condicion de independientes, calificados, con conocimientos y experiencia en procesos de Contrataciones y Adquisiciones de Bienes y Servicios y/o efecucién de obra _para el desarrolio de proyectos y/o programas de cardcter social, en un indimero que cubra todos las procesos presupuestados y a efecutarse durante todo el ejercicio anual; conformando un ampli Comité Especial, del cual se ‘puedan elegir los profesionales idéneos para la evaluacién de cada proceso. (0) De este conjunto de profesionales, quienes podrian actuar de manera ‘permanente, se determinarian los comités especiales (miembros titulares y suplentes), para cada proceso; en concordancia entre la especialidad de cada profesional y los procesos a desarrollarse. (©) En la suscripcién del contrato con los especialistas que lo conformen, se debe especificar la responsabilidad solidaria por los acuerdos que adopten en los Procesos de Contrataciones y Adquisiciones de bienes, servicios y ejecucion de obras. Consorcios Observacién - En los siguientes procesos de seleccién de Licitaciones Privadas 201! = Construccién de Riego Tecnificado en el Anexo Rio Grande de la Comunidad Campesina de la Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca. al~ Viviendas Saludables en el sector Quinuamayo Bajo, Comunidad Campesina de la Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca. = Mejoramiento del Servicio de energia eléctrica convencional del P.S.E. Michiquillay, Distrito de la Encafiada, Cajamarca. Se observa que las empresas que resultaron ganadoras de estos procesos, son consorcios los cuales estén conformadas por empresas que no pertenecen al Sector; sin embargo, e! Consejo Directivo estimé necesario establecer que los consorcios puedan integrarse con entidades de la Comunidad Campesina diferentes y/o con empresas externas para asegurar el cumplimiento y la calidad de las obras en efecucién, Recomendacién — En concordancia al inciso "L” del articulo trigésimo séptimo del Estatuto, inscrito mediante Escritura Piblica del Fondo Social, compete a Consejo Directivo *Reglamentar su propio funcionamiento y dictar todas las demés regiamentaciones apropiadas a los fines que persigue la asociacién’ ‘Se haga una revisién al segundo pérrafo del Articulo N° 22: Ei cual se especifique que "Los consorcios deben estar integrados por una 0 més ‘empresas de! sector y podrén consordarse ademds con entidades de la ‘comunidad campesina diferente a la suya y/o consorciarse con empresas externas (no comuneras)’ Proceso de selecci6n para servicios y ejecucién de obras 5.8.1 Seleccién de proveedores para la contratacién de Servicios Se debe tener en cuenta que las contrataciones de los servicios que se Presentan a continuacién no corresponden a la gestién 2015, pero sin embargo, se someten a consideracién para fines de mejora continua, reconociendo que en la mayoria de casos se ha evidenciado que las observaciones de periodos anteriores ya han sido superadas, Cabe precisar que se encuentran dentro del alcance de nuestra revisién debido a que la cancelacién de los servicios se realizé en el periodo 2015, Por ello los incluimos en nuestro informe. De acuerdo a lo revisado al 31 de diciembre de 2015, respecto al proceso de selecci6n de servicios y ejecucién de obras, hemos constatado lo siguiente: 12a) Elaboracién del Expediente Técnico del Local Multiusos Rodacocha * - Julcamoro Ascencio Edwuar. Corresponde al periodo 2013, Observacién — Mediante Informe N° 143-2013-SACHV-JI-E-FSM, el ing. Segundo Arsenio Chavez Valera presenta al Fondo las propuestas técnicas y econémicas de los postores para la consultoria que comprenda la “Elaboracién el expediente técnico de la cobertura del local multiusos de Rodacocha”; sin embargo, este informe sélo contiene la propuesta técnica del ganador de la convocatoria, y no fueron proporcionadas para revisién, las correspondientes a la empresa Acota SAC y del ingeniero Fernando Asto Chilon, participantes de la misma convocatoria. Riesgo — ~ Que el proceso de seleccién no se haya desarrollado de acuerdo a la normatividad vigente del Fondo. = Que no se haya cumplido con los criterios de economia, eficiencia y eficacia. Recomendacién Que toda la documentacién sea revisada y archivada en conjunto por cada proceso, evitando asi posibles pérdidas, 0 confusién de la documentacién, ademés de constar en actas con el mayor detalle posible, a fin de que este medio pueda validar la decisién tomada ante tuna eventualidad como la que se presenta. b) Elaboracién de expediente Técnico de Viviendas saludables Quinuamayo bajo - Eladio Cotrina Quispe Observacién ~ Mediante Informe N° 91-2014-SBR-FSM, se alcanza las propuestas técnicas y econémicas de los postores para la consultoria que consiste en a actualizacién del Expediente Técnico del Proyecto "Viviendas saludables en e! Sector Quinuamayo Bajo”, se observé que las propuestas técnicas y econdmicas de los postores Walter Marin Honores y Wilson Romero Becerra, no tienen formalidad alguna debido a que no se consignan sus firmas. FERiesgo — ~ Que el proceso de seleccién no se haya desarrollado de acuerdo a la normatividad vigente del Fondo. = Utilizar propuestas que facilten el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, las cuales no se ajusten a la realidad. Recomendacién — Contar con procedimientos de control de la documentacién presentada Por los postores. ) Vigilancia privada del proyecto “Ampliacién de lineas y redes primarias en 22.9 kv y redes de distribucién secundaria en 380/220 v para la comunidad campesina La Encafiada - ‘Comunidad Campesina de la Encafiada Observacién Se trata de una contratacién de emergencia, que debido a la necesidad y coyuntura se torné necesario suscribir un contrato de servicios con la Comunidad Campesina de la Encafiada, con fecha 14 de diciembre 2014, para cubrir una deficiencia con la vigilancia de! proyecto “Ampliacién de lineas y redes primarias en 22.9 kv y redes de distribucién secundaria en 380/220 v para la comunidad campesina La Encafiada.” 4) Vigilancia privada del Fondo Social - Proseguridad S.A. - Observacién Durante nuestra revisién, hemos verificado el proceso de seleccién del serviclo de vigilancia privada para las oficinas del Fondo Social Michiquillay, se presentaron cuatro propuestas correspondientes a cuatro invitaciones, donde resultd ganador la empresa PROSEGURIDAD SA, se suscribié contrato con fecha 30 de abril 2015, pactando una retribucién de S/ 6, 562.04 soles mensuales sin IGV y una vigencia de tres meses, posteriormente se suscribe adenda por 9 meses. No obstante, el servicio brindado tiene periodicidad mensual, a pesar de ser celebrado por tres y nueves meses respectivamente, pero de ser 14un contrato anual tendrfa que acogerse a las normas establecidas en el Reglamento de contrataciones y adquisiciones. - ) Supervisin del proyecto "Mejoramiento y equipamiento LE CCMLE” ~ FDC Servicios Generales Observacién - Segiin memoréndum miitiple N° 014-2011-AFSM/GG, se observé que el comité especial lo conforman en su totalidad trabajadores del fondo, Ruth Alcdntara Portal y Arsenio Chavez Valera, lo cual incumple con el art, 07 del Reglamento de Contrataciones y adquisiciones, en lo que refiere a su designacién mediante el consejo Directivo y por quienes deberan estar conformado. Ver punto 5.7 Se observé que no se presenté garantia de seriedad de oferta, el cual incumple el art. 27 del Reglamento de Contrataciones y adquisiciones, fen donde se indica que "En las procesos de seleccién considerados en ‘as bases los postores deberén presentar la garantia de seriedad de oferta, fa misma que tiene como finalidad, garantizar fa vigencia de la oferta, cuyo monto se establecerd en las bases’. No se encontré ningiin informe de opinién del érea legal en el proceso del concurso, e! cual incumple con el art. 11 y 14 de! Reglamento de Contrataciones y adquisiciones, en lo que refiere a la opinién previa del rea legal en las bases y en la aprobacién de la buena pro. Riesgo — - Incumplimiento del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, en lo que refiere al nombramiento de! comité especial, pudiendo vvulnerar la transparencia del proceso. = Incumplimiento del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones (Art. 27°), lo cual impide garantizar que el contratista cumpla con lo establecido en las bases y el contrato de servicios. Recomendacién — Se recomienda cumplir estrictamente con lo establecido en el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones a fin de evidenciar en los procesos transparencia y cuidado de los fondos de la organizacién. 155.8.2. Selecci6n de proveedores para la Ejecucién de Obras a) Mejoramiento de la Produccién Pecuaria para la generacién de ingresos en el Sector Progreso La Toma de la Comunidad Campesina de Michiquillay, La Encafiada-Cajamarca — Aldiva EIRL Se debe tener en cuenta que esta obra no corresponde a la gestién 2015, pero sin embargo, se presenta para fines de mejora continua, en lo que aplique. Cabe precisar que se encuentran dentro del alcance de nuestra revisién debido a los pagos que se realiz en el periodo 2015. Observacién - Se observé que el Comité Especial que aprobé el otorgamiento de la buena pro del proceso de seleccién de licitacién privada N° 002-2012- CEP-AFSM, suscrito con la empresa Aldiva E.1.R.L, con fecha 18 de julio de 2012 y una retribucién de S/ 3048,881.39 soles, el cual tiene por objeto la ejecucién de! proyecto "Mejoramiento de la produccién Pecuaria para la generacién de ingresos en el Sector Progreso La Toma de la Comunidad Campesina de Michiquillay, La Encafiada-Cajamarca, esté conformado por tres trabajadores del fondo, Nilton Fernando Tzquierdo Marin, Fernando Izquierdo Marin y Esmilton Plasencia Obando, lo cual vulnera el articulo N° 7 del reglamento de contrataciones y adquisiciones; el cual indica que el Comité Especial Permanente estaré conformado por tres miembros titulares, un representante de! drea usuaria y dos representantes de cualquier drea del fondo. Riesgo - ~ Incumplimiento del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, en lo que refiere al nombramiento del comité especial, pudiendo ‘vulnerar la transparencia del proceso. = Procesos de Adquisicién y/o Licitacién que incumplan con el Decreto Legislativo N° 996 y Reglamento, Recomendacién ~ Aplicar los Procedimientos del Reglamento de contrataciones y adquisiciones, que se lleven a cabo en todo cuanto sea aplicable, a fin 16de evitar futuros inconvenientes en la ejecucién de bienes y servicios contratados, b) Construccién de Riego Tecnificado en el Anexo Rio Grande de la Comunidad Campesina de ta Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca — Consorcio Rio Grande Observacién — ‘Se observé que el comité especial que aprobé la buena pro del proceso de seleccién de licitacién privada N° 002-2015-CEP-AFSM, suscrito con el consorcio Rio Grande (integrado por la empresa Fyrst Mining Corporation del Per S.A.C y la empresa Jalca de Oro La Rinconada S.RLD, con fecha 25 de julio de 2016 y una retribucién de S/ 2795,674.57 soles, e! cual tiene por objeto la ejecucién del proyecto “Construccién de Riego Tecnificado en el Anexo Rio Grande de la Comunidad Campesina de la Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca”, no esta conformado por un comité Permanente, sino por profesionales externos al fondo, lo cual quedé sin ‘efecto segiin acuerdo del Consejo Directivo. Ver punto 5.7 Se observé que la fecha de la garantia de seriedad de oferta del Consorcio Rio Grande tenia un plazo de 30 dias, desde el 23 de diciembre de 2015 hasta el 22 de enero de 2016, lo cual va en contra del art. 27 del Reglamento de Contrataciones y adquisiciones, el cual establece que “£/ plazo de vigencia de garantia de seriedad de oferta no podré ser menor a dos (2) meses, computados a partir del da siguiente a la presentacién de las propuestas, debiendo ser renovado en caso de solicitud por parte del Fondo’. Existe una contradiccién en las bases en el punto b “garantia de fie! cumplimiento, el cual indica ‘No se podrd solictar la retencién de! 10% del monto contratado". Sin embargo seguidamente indica que "No ‘obstante el postor ganador puede proceder a solicttar segtin pérrato dos de Articulo 28 del reglamento de contrataciones y adquisiciones del Fondo’, el cual especifica que los contratos de ejecuciin de obras y servicios de consultorla con pagos escalonados, el Consejo Directivo ‘Podtd aprobar a instancia del Gerente y en forma excepcional que la _garantia de fel cumplimiento sea sustituida por una retencién del diez por ciento (10%) del monto original al menos en sus tres (3) valorizaciones periédicas en funcién del avance de la obra y prestacién de servicios siempre y cuando el plazo de ejecuciin o prestacién de servicios sea igual 0 mayor a noventa (90) dias calendarios. 7Recomendacién — Exigir al Comité Especial 0 quien haga sus veces, el estricto ‘cumplimiento en la realizacién de los procesos de seleccién y de las condiciones establecidas en la convocatoria. ©) Viviendas Saludables en el sector Quinuamayo Bajo, ‘Comunidad Campesina de ta Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca - Consorcio Quinuamayo Bajo Observacién - Se observé que el comité especial que aprobé la buena pro del proceso de seleccién de licitacién privada N° 01-2015-CEP-AFSM, suscrito con el consorcio Quinuamayo Bajo (Integrado por AYF Servicios Mineros Comerciales S.R.L., Constructora Sanchez Ingenieros S.R.L. y V&H Contratistas Generales E.1.R.L.), con fecha 02 de agosto de 2016 y una retribucién de S/ 5°665,546.42 soles, el cual tiene por objeto la ‘eecucién del proyecto “Viviendas Saludables en el sector Quinuamayo Bajo, Comunidad Campesina de la Encafiada, Distrito La Encafiada, Provincia y Departamento de Cajamarca”, no esté conformado por un comitté permanente, sino por profesionales externos al fondo, lo cual ued sin efecto segtin acuerdo del Consejo Directivo. Ver punto 5.7 Recomendacién — Exigir al Comité Especial o quien haga sus veces, el estricto cumplimiento en la realizacién de los procesos de seleccién y de las condiciones establecidas en la convocatoria. 4d) "Construccién de Riego Tecnificado en el Caserio Sogorén Alto de la comunidad campesina de la Encafiada” - Servicios Generales Bendicién de Dios S.A.C. ‘Se debe tener en cuenta que esta obra no corresponde a la gestién 2015, pero sin embargo, se presenta para fines de mejora continua, en lo que aplique. abe precisar que se encuentra dentro del alcance de nuestra revisién debido a los pagos que se realizaron en el periodo 2015. 18Observacién Se observé que el Comité Especial que aprobé @l otorgamiento de la buena pro del proceso de seleccién de lictacién privada N° 001-2013- CEP-AFSM, suscrito con la empresa Servicios Generales Bendicién de Dios SAC, con fecha 14 de setiembre de 2012 y una retribucién de S/ 3'135,274.03 soles, el cual tiene por objeto la elaboracién de la ‘ejecucién de obra "Construccién de Riego Tecnificado en el Caserio Sogorén Alto de la comunidad campesina de la Encafiada” , esté conformado por tres miembros de! fondo, lo cual quedé sin efecto ‘segiin acuerdo del Consejo Directivo. Ver punto 5.7 Riesgo - ‘ = Procesos de Adquisicidn y/o Licitacién que incumplan con el Decreto LLegislativo N° 996 y Reglamento. Recomendacién — Aplicar los Procedimientos del Reglamento de contrataciones y adquisiciones, que se lleven a cabo en todo cuanto sea aplicable, a fin de evitar futuros inconvenientes en la ejecucién de bienes y servicios contratados. e) “Activacién de la salud del adulto mayor en las comunidades campesinas de la Encafiada y Michiquillay” - Kimanaron Servicios Generales S.R.L. Se debe tener en cuenta que este servicio no corresponde a la gestién 2015, pero sin embargo, se presenta para fines de mejora continua, en lo que aplique. abe precisar que se encuentra dentro del alcance de nuestra revisién debido a los pagos que se realizaron en el periodo 2015. Observacién — Durante nuestra revisién, hemos detectado que las bases integradas de la segunda convocatoria de licitacién privada N° 001-2013-CEP-AFSM “Activacién de la salud del adulto mayor en las comunidades campesinas de la Encafiada y Michiquillay”, contienen un cronograma de proceso de seleccién de dieciséis dias calendario. 19Lo cual incumple el articulo N° 10 del reglamento de contrataciones y ~adquisiciones, los procesos de seleccién de licitacién privada y concurs Privado, deben tener un plazo entre la convocatoria y la apertura de sobres, no mayor de diez dias calendario. Cabe precisar que en la segunda convocatoria el requisito de ser una ‘empresa de la Comunidad Campesina Michiquillay 0 de la Comunidad Campesina de la Encafiada, fue sustituido por ser una organizacién legalmente constituida y registrada en Registros Publicos y SUNAT. Riesgo — = Procesos de Adauisicién y/o Licitacién que incumpian con el Decreto LLegislativo N° 996 y Reglamento. 2 Recomendacién — Aplicar los Procedimientos del Decreto Legislativo N° 996 y Reglamento, {ue se leven a cabo en todo cuanto sea aplicable, a fin de evitar futuros inconvenientes en la ejecucién de bienes y servicios contratados. Modificar el Articulo 10 de! Reglamente y someter a consideracién la ‘ampliacién del plazo de diez dias calendario debido a que en la ‘experiencia demanda un mayor tiempo para realizar el proceso de licitacién. “Ampliacién de lineas y redes primarias en 22.9 kv y redes de distribucién secundaria en 380/220 v para la comunidad campesina La Encafiada.” - Monthanna Servicios Generales S.R.L. Se debe tener en cuenta que este servicio no corresponde a la gestién 2015, pero sin embargo, se presenta para fines de mejora continua, en lo que aplique. abe precisar que se encuentra dentro del alcance de nuestra revisién debido a los pagos que se realizaron en el periodo 2015. Observacién ~ Durante nuestra revisién, hemos verificado el contrato firmado con la empresa Monthanna Servicios Generales SRL con fecha 02 de marzo 2011 y una retribucién de S/ 5°281,621.57 soles, el cual tiene por ‘objeto Ia elaboracién de la ejecucién de obra “Ampliacién de lineas y 2059. redes primarias en 22.9 kv y redes de distribucién secundaria en 380/220 v para la comunidad campesina La Encafiada.” Hemos identificado que en el periodo 2013 la contadora Mary Sanchez Linares perdié la carta fianza original de la Caja de Luren, la cual arantiza el fiel cumplimiento de Monthanna, siendo amonestada con ‘suspensién de labores sin goce de haber por 7 dias. Posteriormente se solicité la emisién de duplicado de la carta fianza a favor de la empresa Monthanna Servicios Generales S.R.L. por garantia de fiel cumplimiento esté firmada por el asesor legal de la Caja de Luren, Sr Guillermo Benavides, quien informé la inexistencia de dicha carta fianza. No se tuvo conocimiento de que empresas fueron invitados a participar al proceso exonerado via plan de emergencia del fondo soci ‘Ademés se pudo observar lo siguiente: = Deficiente control ante la falsedad en la presentacién de la documentacién entregada por el postor. = _Insuficiente diligencia y responsabilidad de la contadora a cargo, por la pérdida de la carta fianza, debido a que esto imposibilité que se pueda constatar la legitimidad de la carta fianza. = Al poseer una carta fianza falsa no hay garantia del fiel ‘cumplimiento. = Incumplimiento de las condiciones establecidas en los términos de referencia, = Incumplimiento del contratista con lo estipulado en el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones y Decreto Legisiativo 996. ‘A pesar de ser un proceso adjudicado en el periodo 2011, durante el efercicio 2015, materia de nuestra revisién, se realizé un pago a Monthanna Servicios Generales S.R.L., equivalente a S/ 69,578.64 soles, el cual se encontraba pendiente y que corresponde a la liquidacién de obra, es por ello, que incluimos esta observacién en el presente informe. Financiamiento de estudios en academias Pre Universitarias y en el CEPUNC. Observacién ~ En el afio 2014, segiin el area de educacién los requisitos que se solictaba para el otorgamiento de la beca eran los siguient. 1. Ficha Socio econémica (Formato FSM) + una fotografia actualizada. 22. Solicitud dirigida al Gerente del FSM (Formato FSM). 3. Constancia de Comunero 0 hijo de comunero (actualizada). En el caso de la CCE (Firmada por el Presidente Comunal y Teniente Gobernador) y en el caso de la CCM (Firmada por el Presidente de Administracién Local) esta constancia tiene vigencia solo por un ao. Constancia de haber sido aceptado en: universidad o instituto. Presupuesto econdmico de: Universidad 0 Instituto. Partida de nacimiento original. . Copia de DNI del estudiante y padres de familia. 8. Copia del certificado de estudios ~ Copia Grado Bachiller 0 Titulo Profesional (para el caso de maestrias).. 9. Plan de estudios. Los siguientes beneficiarios, no cuentan con la constancia de la Junta de ‘Administracién Local de! Sector: - Alvarado Marin Maico Alexander = Diaz Rodriguez Marily = Requelme Casanoba Silvia Mardely = Tacilla Culqui Christian Yerson Riesgo — = Inadecuado otorgamiento de becas, por incumplit ‘obtencién del beneficio. = Establecer preferencias para determinados beneficiarios. lento de requisitos en la Recomendacién — ~ Establecer y supervisar el cumplimiento de los requisitos en la evaluacién de los beneficiarios de las becas. 5.10. Ejecucién presupuestaria Observacién ‘Se ha podido evidenciar que el Fondo no cuenta con un Informe de Ejecucién Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015. Riesgo ~ ~ Que existan diferencias entre lo presupuestado y lo ejecutado, las cuales conlleven a una administracién poco eficiente. 225.11, Recomendacién — Realizar informes presupuestales que estén correctamente aprobados en cada periodo, analizando las variaciones existentes para evitar efectos negativos en relacién a los ingresos y gastos (haciendo énfasis en los gastos financieros y la variacién por tipo de cambio). Plan de Contingencia Observacién - El fondo Social Michiquillay no cuenta con un Plan de Contingencia, Seguin el Art.3 de la Ley N° 28551, "Establece que todas las personas naturales y juridicas de derecho privado o piblico que conducen y/o administran empresas, instalaciones, edificaciones y recintos tienen la obligacién de elaborar y presenta, ara su aprobacién ante la autoridad competente, planes de contingencia para ‘cada una de las operaciones que desarrolle”. Riesgo — De no contar con un Plan de Contingencia, se podrian presentar los siguientes incidentes: ~ _Inoperatividad del Fondo. ~ Indemnizacién por Proyectos Paralizados. ~ Pérdida de Inversién. = Pago de penalidades a los contratistas. = Ausencia de Supervisi6n de Proyectos. - Pérdida de Proveedores, = Retraso en pago de salarios = Malestar en las comunidades. Recomendacién ~ Se recomienda establecer y aprobar un plan de contingencia, que garantice la continuidad de las operaciones del Fondo. 23