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13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13
GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO
O gerenciamento das partes interessadas do projeto inclui os processos exigidos para identificar todas as
pessoas, grupos ou organizaes que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas
das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratgias de gerenciamento apropriadas
para o engajamento eficaz das partes interessadas nas decises e execuo do projeto. O gerenciamento das
partes interessadas tambm se concentra na comunicao contnua com as partes interessadas para entender
suas necessidades e expectativas, abordando as questes conforme elas ocorrem, gerenciando os interesses
conflitantes e incentivando o comprometimento das partes interessadas com as decises e atividades do
projeto. A satisfao das partes interessadas deve ser gerenciada como um objetivo essencial do projeto.

A Figura 13-1 fornece uma viso geral dos processos de gerenciamento das partes interessados do projeto,
que incluem o seguinte:
13.1 Identificar as partes interessadas O processo de identificar pessoas, grupos ou organizaes
que podem impactar ou serem impactados por uma deciso, atividade ou resultado do projeto e
analisar e documentar informaes relevantes relativas aos seus interesses, nvel de engajamento,
13
interdependncias, influncia, e seu impacto potencial no xito do projeto.
13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas O processo de desenvolver estratgias
apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer
de todo o ciclo de vida do projeto, com base na anlise das suas necessidades, interesses, e
impacto potencial no sucesso do projeto.
13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas O processo de se comunicar e trabalhar
com as partes interessadas para atender s suas necessidades/expectativas deles, abordar
as questes medida que elas ocorrem, e incentivar o engajamento apropriado das partes
interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.
13.4 
Controlar o engajamento das partes interessadas O processo de monitorar os
relacionamentos das partes interessadas do projeto em geral, e ajustar as estratgias e planos
para o engajamento das partes interessadas.
Esses processos interagem entre si e com os de outras reas de Conhecimento como descrito com detalhes
na Seo 3 e no Anexo A1.

Todos os projetos tm partes interessadas que so afetadas ou podem afetar o projeto de uma maneira
positiva ou negativa. Embora algumas partes interessadas possam ter uma habilidade limitada de influenciar o
projeto, outras podem ter uma influncia significativa no projeto e nos seus resultados esperados. A habilidade
do gerente de projetos de identificar e gerenciar essas partes interessadas de maneira apropriada pode fazer
a diferena entre o xito e o fracasso.

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Viso geral do gerenciamento


das partes interessadas do projeto

13.1 Identificar as 13.2 Planejar o gerenciamento


partes interessadas das partes interessadas

.1 Entradas .1 Entradas
.1 Termo de abertura do projeto .1 Plano de gerenciamento do
.2 Documentos de aquisio projeto
.3 Fatores ambientais da empresa .2 Registro das partes
.4 Ativos de processos interessadas
organizacionais .3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos
.2 Ferramentas e tcnicas organizacionais
.1 Anlise das partes interessadas .2 Ferramentas e tcnicas
.2 Opinio especializada .1 Opinio especializada
.3 Reunies .2 Reunies
.3 Tcnicas analticas
.3 Sadas
.1 Registro das partes .3 Sadas
interessadas .1 Plano de gerenciamento das
partes interessadas
.2 Atualizaes nos documentos
do projeto
13.3 Gerenciar o engajamento
das partes interessadas
13.4 Controlar o Engajamento
.1 Entradas
.1 Plano de gerenciamento das das Partes Interessadas
partes interessadas
.2 Plano de gerenciamento das .1 Entradas
comunicaes .1 Plano de gerenciamento do
.3 Registro das mudanas projeto
.4 Ativos de processos .2 Registro das questes
organizacionais .3 Dados de desempenho do
trabalho
.2 Ferramentas e tcnicas .4 Documentos do projeto
.1 Mtodos de comunicao
.2 Habilidades interpessoais .2 Ferramentas e tcnicas
.3 Habilidades de gerenciamento .1 Sistemas de gerenciamento
de informaes
.3 Sadas .2 Opinio especializada
.1 Registro das questes .3 Reunies
.2 Solicitaes de mudana
.3 Atualizaes no plano de .3 Sadas
gerenciamento do projeto .1 Informaes sobre o
.4 Atualizaes nos documentos desempenho do trabalho
do projeto .2 Solicitaes de mudana
.5 Atualizaes nos ativos de .3 Atualizaes no plano de
processos organizacionais gerenciamento do projeto
.4 Atualizaes nos documentos
do projeto
.5 Atualizaes nos ativos de
processos organizacionais

Figura 13-1. Gerenciamento das partes interessadas do projeto

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13.1 Identificar as partes interessadas


Identificar as partes interessadas o processo de identificar pessoas, grupos ou organizaes que podem
ter impacto ou serem impactados por uma deciso, atividade ou resultado do projeto, e analisar e documentar
informaes relevantes relativas aos seus interesses, nvel de engajamento, interdependncias, influncia, e
seu impacto potencial no sucesso do projeto. O principal benefcio deste processo que ele permite que o
gerente de projetos identifique o direcionamento apropriado para cada parte interessada ou grupo de partes
interessadas. As entradas, ferramentas e tcnicas e sadas desse processo esto ilustradas na Figura 13-2.
A Figura 13-3 ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo.

Entradas Ferramentas e tcnicas Sadas


.1 Termo de abertura do .1 Anlise de partes interessadas .1 Registro das partes
projeto .2 Opinio especializada interessadas
.2 Documentos de aquisio .3 Reunies
.3 Fatores ambientais da
empresa
.4 Ativos de processos
organizacionais

Figura 13-2. Identificar as partes interessadas: entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas

13
5.2
Gerenciamento das partes Coletar os
interessadas do projeto requisitos
4.1
Desenvolver o
termo de abertura 8.1
do projeto Planejar o
gerenciamento
Termo de abertura
da qualidade
do projeto
12.1
Planejar o 13.1 10.1
gerenciamento Identificar Planejar o
Documentos gerenciamento
das aquisies de aquisio
as partes Registro das
interessadas partes interessadas das comunicaes
Ativos de processos
organizacionais
11.1
Empresa/ Fatores ambientais Planejar o
organizao da empresa Registro das gerenciamento
partes interessadas dos riscos

13.2 11.2
Planejar o
gerenciamento Identificar
das partes os riscos
interessadas

12.1
Planejar o
gerenciamento
das aquisies

Figura 13-3. Diagrama do fluxo de dados do processo Identificar as partes interessadas

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As partes interessadas so pessoas, grupos ou organizaes que podem afetar, serem afetados ou sentirem-
se afetados por uma deciso, atividade ou resultado de um projeto. Elas englobam pessoas e organizaes,
tais como clientes, patrocinadores, a organizao executora e o pblico que esto ativamente envolvidos no
projeto, ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou pela concluso
do projeto. Elas tambm podem exercer influncia sobre o projeto e suas sadas. As partes interessadas podem
estar em diversos nveis da organizao e ter diferentes nveis de autoridade, ou estar fora da organizao
executora do projeto. Seo 13.1.2.1 identifica vrios tipos de partes interessadas do projeto.

fundamental para o sucesso do projeto identificar as partes interessadas desde o incio do projeto ou
fase e analisar seus nveis de interesse, expectativas individuais, assim como sua importncia e influncia.
A anlise inicial deve ser revista e atualizada regularmente. A maioria dos projetos tem um nmero variado
de partes interessadas, dependendo do seu tamanho, tipo e complexidade. Como o tempo do gerente de
projetos limitado e precisa ser usado com a maior eficincia possvel, essas partes interessadas devem ser
classificadas de acordo com o seu interesse, influncia e engajamento no projeto, levando em considerao
o fato de que o efeito ou influncia de uma parte interessada pode no ocorrer ou tornar-se evidente at os
estgios finais do projeto ou fase. Isso permite que o gerente de projetos se concentre nos relacionamentos
necessrios para garantir o sucesso do projeto.

13.1.1 Identificar as partes interessadas: entradas

13.1.1.1 Termo de abertura do projeto


Descrito na Seo 4.1.3.1. O termo de abertura do projeto pode fornecer informaes sobre as partes internas
e externas relacionadas e afetadas pelo resultado ou a execuo do projeto, tais como patrocinador(es), clientes,
membros da equipe, grupos e departamentos que participam do projeto, e outras pessoas ou organizaes
afetadas pelo projeto.

13.1.1.2 Documentos de aquisio


Descritos na Seo 12.1.3.3. Se um projeto for o resultado de uma atividade de aquisio ou estiver
baseado em um contrato estabelecido, as partes desse contrato so as principais partes interessadas do
projeto. Outras partes relevantes, como fornecedores, tambm devem ser consideradas na lista das partes
interessadas do projeto.

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13.1.1.3 Fatores ambientais da empresa


Descritos na Seo 2.1.5. Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo Identificar
as partes interessadas incluem, entre outros:
Cultura e estrutura da organizao;
Padres governamentais ou do setor (por exemplo, regulamentos, padres dos produtos); e
Tendncias globais, regionais ou locais, e prticas ou hbitos.

13.1.1.4 Ativos de processos organizacionais


Descritos na Seo 2.1.4. Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo
Identificar as partes interessadas incluem, entre outros:
Modelos para registro das partes interessadas,
Lies aprendidas em projetos e fases anteriores, e
Registros das partes interessadas de projetos anteriores.

13.1.2 Identificar as partes interessadas: ferramentas e tcnicas


13
13.1.2.1 Anlise de partes interessadas
A anlise de partes interessadas uma tcnica de coleta e anlise sistemtica de informaes quantitativas
e qualitativas para determinar os interesses que devem ser considerados durante todo o projeto. Ela identifica
os interesses, as expectativas e a influncia das partes interessadas e determina seu relacionamento com a
finalidade do projeto. Tambm ajuda a identificar os relacionamentos das partes interessadas (do projeto e
com outras partes interessadas) que podem ser aproveitadas para formar alianas e parcerias potenciais para
aumentar a possibilidade de xito do projeto, juntamente com os relacionamentos com as partes interessadas
que devem ser influenciadas de maneiras diferentes nos vrios estgios do projeto ou da fase.

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A anlise de partes interessadas geralmente segue as etapas descritas a seguir:


Identificar todas as potenciais partes interessadas do projeto e as informaes relevantes, como
papis, departamentos, interesses, conhecimentos, expectativas e nveis de influncia. As principais
partes interessadas em geral so fceis de identificar. Elas incluem todas as pessoas com papel
gerencial ou de tomada de decises afetadas pelo resultado do projeto, como o patrocinador, o
gerente de projeto e o cliente principal. A identificao de outras partes interessadas geralmente
feita atravs de entrevistas com as partes interessadas identificadas e expandindo a lista, at que
todas as partes interessadas potenciais sejam includas.
Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classific-los a
fim de definir uma estratgia de abordagem. Em grandes comunidades de partes interessadas,
importante priorizar as partes interessadas para garantir uma utilizao eficiente de esforos na hora
de comunicar e gerenciar suas expectativas.
A valiar como as principais partes interessadas provavelmente reagiro ou respondero em vrias
situaes, a fim de planejar como influenci-las para aumentar seu apoio e mitigar os impactos
negativos em potencial.
H muitos modelos classificatrios usados na anlise das partes interessadas, tais como:
G
 rau de poder/interesse, que agrupa as partes interessadas com base no seu nvel de autoridade
(poder) e seu nvel de preocupao (interesse) em relao aos resultados do projeto;
G
 rau de poder/influncia, que agrupa as partes interessadas com base no seu nvel de autoridade
(poder) e no seu engajamento ativo (influncia) no projeto;
G
 rau de influncia/impacto, que agrupa as partes interessadas com base no seu engajamento ativo
(influncia) no projeto e na sua habilidade de efetuar mudanas no planejamento ou na execuo
do projeto (impacto); e
M
 odelo de relevncia, que descreve os tipos de partes interessadas com base no seu poder
(capacidade de impor sua vontade), na urgncia (necessidade de ateno imediata) e na legitimidade
(seu envolvimento apropriado).
A Figura 13-4 apresenta um exemplo de um modelo de representao de grau de poder/interesse onde A-H
representa a disposio das partes interessadas genricas.

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Alto

Manter Gerenciar
satisfeito com ateno
H
A
F
Poder
G C

Manter
Monitorar
informado
E 13
D

Baixo
Baixo Interesse Alto
Figura 13-4. Exemplo de rede de poder/interesse com as partes interessadas

13.1.2.2 Opinio especializada


Para garantir uma ampla identificao e listagem das partes interessadas, deve-se solicitar a opinio e
o conhecimento de grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na rea ou
disciplina em questo, tais como:
Alta administrao;
Outras unidades dentro da organizao;
Principais partes interessadas identificadas;

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G
 erentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma rea (diretamente ou por meio de
lies aprendidas);
Especialistas no assunto da rea de negcio ou do projeto;
Grupos e consultores do setor; e
A ssociaes profissionais e tcnicas, entidades reguladoras e organizaes no governamentais
(ONGs).
A opinio especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reunies particulares, entrevistas,
etc.) ou em formato de painel (discusses de grupo, pesquisas de opinio, etc.).

13.1.2.3 Reunies
As reunies para anlise de perfis so reunies do projeto concebidas para desenvolver o entendimento das
principais partes interessadas do projeto, e podem ser usadas para a troca ou anlise de informaes sobre
papis, interesses, conhecimentos e a situao geral de cada parte interessada do projeto.

13.1.3 Identificar as partes interessadas: sadas

13.1.3.1 Registro das partes interessadas


O principal resultado do processo Identificar as partes interessadas o registro das partes interessadas. Ele
contm todos os detalhes relativos s partes identificadas, incluindo, entre outros:
Informaes de identificao. Nome, posio na organizao, local, papel no projeto, informaes
de contato;
Informaes de avaliao. Requisitos essenciais, principais expectativas, influncia potencial no
projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida; e
C
 lassificao das partes interessadas. Interna/externa, de apoio/neutra/resistente, etc.
O registro das partes interessadas deve ser consultado e atualizado regularmente, pois as partes interessadas
podem mudar, ou novas partes interessadas podem ser identificadas durante o ciclo de vida do projeto.

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13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas


Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas o processo de desenvolver estratgias apropriadas
de gerenciamento para envolver as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de
vida do projeto, com base na anlise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no xito do
projeto. O principal benefcio desse processo o fornecimento de um plano claro e de interao com as partes
interessadas do projeto para que apoiem os interesses do projeto. As entradas, ferramentas e tcnicas e
sadas desse processo esto ilustrados na Figura 13-5. A Figura 13-6 ilustra o diagrama de fluxo de dados do
processo.

Entradas Ferramentas e tcnicas Sadas

.1 Plano de gerenciamento .1 Opinio especializada .1 Plano de gerenciamento


do projeto .2 Reunies das partes interessadas
.2 Registro das partes .3 Tcnicas analticas .2 Atualizaes nos
interessadas documentos do projeto
.3 Fatores ambientais da
empresa
.4 Ativos de processos
organizacionais

Figura 13-5. Planejar o gerenciamento das partes interessadas:


entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas
13
Gerenciamento das partes interessadas do projeto

13.1
Identificar as
partes interessadas
Empresa/
organizao
Registro das
Ativos de processos partes interessadas Documentos
organizacionais do projeto
Atualizaes
Fatores ambientais nos documentos
da empresa do projeto
13.2
4.2 Planejar o
Desenvolver o gerenciamento
plano de das partes
gerenciamento Plano de interessadas
do projeto gerenciamento
do projeto Plano de gerenciamento
das partes interessadas
5.2
Coletar os
requisitos

13.3
Gerenciar o
engajamento
das partes
interessadas

Figura 13-6. Diagrama de fluxo de dados do processo Planejar o gerenciamento


das partes interessadas

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O processo Planejar o gerenciamento das partes interessadas demonstra como o projeto afetar as
partes interessadas, permitindo que o gerente de projetos desenvolva vrias maneiras de engajar as partes
interessadas no projeto de maneira eficaz, a fim de gerenciar suas expectativas e cumprir os objetivos do
projeto. O gerenciamento das partes interessadas significa mais do que melhorar as comunicaes, e requer
mais do que gerenciar uma equipe. O gerenciamento das partes interessadas envolve a criao e manuteno
de relacionamentos entre a equipe do projeto e as partes interessadas, com o objetivo de satisfazer suas
respectivas necessidades e requisitos dentro dos limites do projeto.

Esse processo gera o plano de gerenciamento das partes interessadas, que contm planos detalhados
de realizao eficaz do gerenciamento das partes interessadas. medida em que o projeto avana, a
comunidade das partes interessadas e o nvel exigido de envolvimento podem mudar e, assim sendo, o
planejamento do gerenciamento das partes interessadas um processo iterativo que revisto regularmente
pelo gerente de projetos.

13.2.1 Planejar o gerenciamento das partes interessadas: entradas

13.2.1.1 Plano de gerenciamento do projeto


Descrito na Seo 4.2.3.1. As informaes usadas no desenvolvimento do plano de gerenciamento das
partes interessadas incluem, mas no se limitam, a:
O ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que sero aplicados a cada fase;
Descrio de como o trabalho ser executado para alcanar os objetivos do projeto;
D
 escrio de como os requisitos de recursos humanos sero cumpridos e como os papis e
responsabilidades, a estrutura hierrquica e o gerenciamento do pessoal sero abordados e
estruturados para o projeto;
U
 m plano de gerenciamento de mudanas que documenta como as mudanas sero monitoradas e
controladas; e
Necessidades e tcnicas para comunicao entre as partes interessadas.

13.2.1.2 Registro das partes interessadas


Descrito na Seo 13.1.3.1. O registro das partes interessadas fornece as informaes necessrias para
planejar maneiras apropriadas de engajar as partes interessadas do projeto.

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13.2.1.3 Fatores ambientais da empresa


Descritos na Seo 2.1.5. Todos os fatores ambientais da empresa so usados como entradas para esse
processo, porque o gerenciamento das partes interessadas deve ser adaptado ao ambiente do projeto. Entre
eles, a cultura, a estrutura e o ambiente da organizao so particularmente importantes, porque ajudam a
determinar as melhores opes para apoiar um melhor processo adaptativo para o gerenciamento das partes
interessadas.

13.2.1.4 Ativos de processos organizacionais


Descritos na Seo 2.1.4. Todos os ativos de processos organizacionais so usados como entradas para o
processo Planejar o gerenciamento das partes interessadas. Entre eles, o banco de dados das lies aprendidas
e as informaes histricas so particularmente importantes, porque ajudam no entendimento dos planos de
gerenciamento anteriores e sua eficcia. Eles podem ser usados para planejar as atividades de gerenciamento
das partes interessadas para o projeto atual.

13.2.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas: ferramentas e tcnicas

13.2.2.1 Opinio especializada 13


Com base nos objetivos do projeto, o gerente de projetos deve utilizar a opinio de partes especializadas
para decidir sobre o nvel de engajamento requerido de cada parte interessada, em cada estgio do projeto. Por
exemplo, no incio de um projeto, pode ser necessrio que as partes interessadas seniores estejam altamente
engajadas, para remover quaisquer obstculos ao xito. Sua remoo bem sucedida pode ser suficiente para
que as partes interessadas seniores mudem o seu nvel de engajamento de liderana para apoio, e outras
partes interessadas, como usurios finais, podem tornar-se mais importantes.

Para criar o plano de gerenciamento das partes interessadas, deve-se buscar a opinio e o conhecimento
especializado de grupos ou pessoas com treinamento ou conhecimento especializado na rea em questo, ou
viso dos relacionamentos dentro da organizao, tais como:
Alta administrao;
Membros da equipe do projeto;
Outras unidades ou pessoas dentro da organizao;
Principais partes interessadas identificadas;

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G
 erentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma rea (diretamente ou por meio de
lies aprendidas);
Especialistas no assunto da rea de negcio ou do projeto;
Grupos e consultores do setor; e
A ssociaes profissionais e tcnicas, entidades reguladoras e organizaes no governamentais
(ONGs).
A opinio especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reunies particulares, entrevistas,
etc.) ou em formato de painel (discusses de grupo, pesquisas de opinio, etc.).

13.2.2.2 Reunies
As reunies devem ser feitas com especialistas e a equipe do projeto para definir os nveis de engajamento
requeridos de todas as partes interessadas. Essas informaes podem ser usadas na preparao do plano de
gerenciamento das partes interessadas.

13.2.2.3 Tcnicas analticas


O nvel de engajamento atual de todas as partes interessadas deve ser comparado com os nveis de
envolvimento planejados requeridos para a concluso bem sucedida do projeto. O engajamento das partes
interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto essencial para o xito do projeto.

O nvel de engajamento das partes interessadas pode ser classificado como se segue:
Desinformado. Sem conhecimento do projeto e impactos potenciais.
Resistente. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e resistente mudana.
Neutro. Ciente do projeto e mesmo assim no d apoio ou resiste.
D apoio. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e d apoio mudana.
Lidera. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e ativamente engajado em garantir o xito do
projeto.
O engajamento atual pode ser documentado usando a matriz de avaliao do nvel de engajamento das
partes interessadas, como mostrado na Figura 13-7, onde C indica o nvel de engajamento atual e D indica o
nvel de engajamento desejado. A equipe do projeto precisa identificar o nvel de engajamento desejado para a
fase atual do projeto, com base nas informaes disponveis.

O exemplo da Figura 13-7 mostra que a parte interessada 3 est no nvel de engajamento desejado,
enquanto as partes interessadas 1 e 2 necessitam comunicaes e aes adicionais para chegarem ao nvel
de engajamento desejado.

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No
Parte interessada informado Resistente Neutro D apoio Lidera

Parte interessada 1 C D

Parte interessada 2 C D

Parte interessada 3 DC

Figura 13-7. Matriz de avaliao do nvel de engajamento das partes interessadas

Atravs desse processo analtico, podem ser identificadas lacunas entre os nveis de engajamento atual
e desejado. As aes e comunicaes necessrias para fechar essas lacunas podem ser identificadas pela
equipe do projeto usando a opinio especializada.

13.2.3 Planejar o gerenciamento das partes interessadas: sadas

13.2.3.1 Plano de gerenciamento das partes interessadas


O plano de gerenciamento das partes interessadas um componente do plano de gerenciamento do
projeto (Seo 4.2.3.1) e identifica as estratgias de gerenciamento necessrias para o engajamento das 13
partes interessadas de maneira eficaz. O plano de gerenciamento das partes interessadas pode ser formal ou
informal, amplamente estruturado ou altamente detalhado, com base nas necessidades do projeto.

Alm dos dados reunidos no registro das partes interessadas, o plano de gerenciamento das partes
interessadas muitas vezes fornece:
Nveis de engajamento desejados e atuais das principais partes interessadas;
mbito e impacto da mudana nas partes interessadas;
Inter-relacionamentos identificados e sobreposio potencial entre as partes interessadas;
Requisitos de comunicaes das partes interessadas para a atual fase do projeto;
Informaes a serem distribudas s partes interessadas, incluindo idioma, formato, contedo e nvel
de detalhes;
M
 otivo da distribuio daquela informao e o impacto esperado no engajamento das partes
interessadas;
Intervalo de tempo e frequncia para a distribuio das informaes necessrias s partes
interessadas; e
M
 todo para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das partes interessadas medida que o
projeto progride e se desenvolve.

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Os gerentes de projetos devem estar cientes da natureza sensvel do plano de gerenciamento do projeto e
tomar as devidas precaues. Por exemplo, as informaes sobre as partes interessadas resistentes ao projeto
podem ser potencialmente prejudiciais, e deve ser dada a devida ateno distribuio de tais informaes.
Na atualizao no plano de gerenciamento das partes interessadas, a validade das premissas fundamentais
deve ser revista para assegurar a exatido e a relevncia continuadas.

13.2.3.2 Atualizaes nos documentos do projeto


Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas no esto limitados, a:
Cronograma do projeto, e
Registro das partes interessadas.

13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas


Gerenciar o engajamento das partes interessadas o processo de se comunicar e trabalhar com as
partes interessadas para atender s suas necessidades/expectativas, abordar as questes medida que elas
ocorrem, e promover o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer
de todo o ciclo de vida do projeto. O principal benefcio deste processo que ele permite que o gerente de
projetos aumente o nvel de apoio s partes interessadas e minimize a sua resistncia, ampliando de maneira
significativa as chances de xito do projeto. As entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas desse processo
esto ilustradas na Figura 13-8. A Figura 13-9 ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo.

Entradas Ferramentas e tcnicas Sadas

.1 Plano de gerenciamento .1 Mtodos de comunicao .1 Registro das questes


das partes interessadas .2 Habilidades interpessoais .2 Solicitaes de mudana
.2 Plano de gerenciamento .3 Habilidades de .3 Atualizaes no plano de
das comunicaes gerenciamento gerenciamento do projeto
.3 Registro das mudanas .4 Atualizaes nos
.4 Ativos de processos documentos do projeto
organizacionais .5 Atualizaes nos ativos de
processos organizacionais

Figura 13-8. Gerenciar o engajamento das partes interessadas:


entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas

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Gerenciamento das partes interessadas do projeto


Documentos
13.2 do projeto
Planejar o Atualizaes
nos documentos
gerenciamento do projeto
das partes
4.5 interessadas
Realizar o controle 4.2
Desenvolver o
integrado de Plano de plano de
mudanas gerenciamento gerenciamento
Atualizaes
das partes
interessadas
no plano de do projeto
Registro das gerenciamento
mudanas do projeto
13.3
10.1 Gerenciar o
Planejar o engajamento 4.5
gerenciamento Plano de das partes Realizar o controle
das comunicaes gerenciamento interessadas Solicitaes integrado de
das de mudana mudanas
comunicaes
Registro das questes
Ativos de
processos
organizacionais 9.4
Empresa/ 13.4 Gerenciar a equipe
organizao Controlar o do projeto
Engajamento
Atualizaes nos ativos de das Partes
processos organizacionais Interessadas
10.3
Controlar as
comunicaes

13
Figura 13-9. Diagrama do fluxo de dados do processo Gerenciar o engajamento
das partes interessadas

Gerenciar o engajamento das partes interessadas envolve atividades tais como:


E ngajar as partes interessadas nas etapas apropriadas do projeto para obter ou confirmar seu
compromisso continuado com o xito do projeto;
G
 erenciar as expectativas das partes interessadas atravs da negociao e comunicao a fim de
assegurar o alcance das metas do projeto;
A bordar as preocupaes potenciais que ainda no se tornaram problemas e antecipar problemas
futuros que podem ser colocados pelas partes interessadas. Tais preocupaes precisam ser
identificadas e discutidas o mais cedo possvel para analisar os riscos associados do projeto; e
Esclarecer e solucionar as questes que foram identificadas.

2013 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quinta Edio 405
13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

O gerenciamento do engajamento das partes interessadas ajuda a aumentar a probabilidade de sucesso do


projeto, garantindo que as partes interessadas entendam claramente as metas, os objetivos, os benefcios e
os riscos do projeto. Isso permite que elas apoiem ativamente o projeto e ajudem na orientao das atividades
e decises do projeto. Com a previso da reao das pessoas ao projeto, possvel adotar aes preventivas
para obter seu apoio ou minimizar os impactos negativos em potencial.

A habilidade das partes interessadas de influenciar o projeto normalmente mais alta durante os estgios
iniciais, e declina paulatinamente medida que o projeto avana. O gerente de projetos responsvel pelo
engajamento e gerenciamento das vrias partes interessadas do projeto, e pode requisitar a assistncia do
patrocinador do projeto conforme necessrio. O gerenciamento ativo do envolvimento das partes interessadas
diminui o risco do projeto no atingir suas metas e objetivos.

13.3.1 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: entradas

13.3.1.1 Plano de gerenciamento das partes interessadas


Descrito na Seo 13.2.3.1. O plano de gerenciamento das partes interessadas fornece orientao sobre a
melhor maneira das vrias partes interessadas se envolverem no projeto. O plano de gerenciamento das partes
interessadas descreve os mtodos e as tecnologias usados para a comunicao das partes interessadas.

O plano usado para determinar o nvel de interaes das vrias partes interessadas e, juntamente com
outros documentos, ajudar a definir uma estratgia de identificao e gerenciamento das partes interessadas
durante todo o ciclo de vida do projeto.

13.3.1.2 Plano de gerenciamento das comunicaes


Descrito na Seo 10.1.3.1. O plano de gerenciamento das comunicaes fornece orientao e informaes
sobre o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. As informaes utilizadas incluem, mas no
esto limitadas a:
Requisitos de comunicaes das partes interessadas;
Informaes a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, contedo e nvel de detalhes;
Motivo da distribuio da informao;
Pessoa ou grupos que recebero as informaes; e
Processo de encaminhamento.

406 2013 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quinta Edio
13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13.3.1.3 Registro das mudanas


Descrito na Seo 4.5.3.2. O registro das mudanas usado para documentar as mudanas que ocorrem
durante o projeto. Essas mudanas e seu impacto no projeto em termos de tempo, custo e risco so comunicadas
s partes interessadas apropriadas.

13.3.1.4 Ativos de processos organizacionais


Descritos na Seo 2.1.4. Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo
Gerenciar o engajamento das partes interessadas incluem, entre outros:
Requisitos de comunicao da organizao,
Procedimentos de gerenciamento das questes,
Procedimentos de controle das mudanas, e
Informaes histricas sobre projetos anteriores.

13.3.2 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: ferramentas e tcnicas

13.3.2.1 Mtodos de comunicao 13


Descritos na Seo 10.1.2.4. Os mtodos de comunicao identificados para cada parte interessada no
plano de gerenciamento das comunicaes so usados durante o gerenciamento do engajamento das partes
interessadas. Com base nos requisitos de comunicaes das partes interessadas, o gerente de projetos decide
como, quando e quais desses mtodos de comunicaes sero usados no projeto.

13.3.2.2 Habilidades interpessoais


O gerente de projetos se utiliza de habilidades interpessoais para gerenciar as expectativas das partes
interessadas. Por exemplo:
Estabelecimento de confiana,
Soluo de conflitos,
Escuta ativa, e
Superao da resistncia mudana.

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13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13.3.2.3 Habilidades de gerenciamento


O gerente de projetos utiliza habilidades de gerenciamento para coordenar e harmonizar o grupo a fim de
cumprir os objetivos do projeto. Por exemplo:
Facilitar o consenso para alcanar os objetivos do projeto,
Influenciar as pessoas a apoiar o projeto,
Negociar acordos para atender s necessidades do projeto, e
Modificar o comportamento organizacional para aceitar os resultados do projeto.

13.3.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: sadas

13.3.3.1 Registro das questes


O gerenciamento do engajamento das partes interessadas pode resultar no desenvolvimento do registro das
questes. O registro atualizado quando so identificadas novas questes e as questes atuais so resolvidas.

13.3.3.2 Solicitaes de mudana


O gerenciamento do engajamento das partes interessadas pode resultar em uma solicitao de mudana
do produto ou do projeto. Ele tambm pode incluir aes corretivas ou preventivas no projeto propriamente dito
ou na interao com as partes interessadas impactadas, conforme necessrio.

13.3.3.3 Atualizaes no plano de gerenciamento do projeto


Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros, o
plano de gerenciamento das partes interessadas. Esse plano atualizado quando so identificados requisitos
de comunicao novos ou modificados. Por exemplo, algumas comunicaes podem no ser mais necessrias,
um mtodo de comunicao ineficaz pode ser substitudo por outro, ou um novo requisito de comunicao pode
ser identificado. tambm atualizado como resultado do solucionamento das preocupaes e da resoluo das
questes. Por exemplo, pode ser determinado que uma das partes interessadas tem necessidades adicionais
de informaes.

408 2013 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quinta Edio
13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13.3.3.4 Atualizaes nos documentos do projeto


Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas no se limitam, ao registro das partes
interessadas. Este atualizado quando h mudanas nas informaes sobre as partes interessadas, quando so
identificadas novas partes interessadas, ou se partes interessadas registradas no estiverem mais envolvidas
ou no forem mais afetadas pelo projeto, ou se forem necessrias outras atualizaes para partes interessadas
especficas.

13.3.3.5 Atualizaes nos ativos de processos organizacionais


Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros:
N
 otificaes das partes interessadas. Podem ser fornecidas informaes s partes interessadas
sobre questes solucionadas, mudanas aprovadas e a situao geral do projeto.
R
 elatrios do projeto. Os relatrios formais e informais do projeto descrevem o andamento do
projeto e incluem lies aprendidas, registros de questes, relatrios de encerramento do projeto e
resultados de outras reas de conhecimento (Sees 4 a 12).
A
 presentaes do projeto. Informaes formal ou informalmente fornecidas pela equipe do projeto
a qualquer ou a todas as partes interessadas do projeto.
R
 egistros do projeto. Os registros do projeto podem incluir correspondncia, memorandos, atas de 13
reunies e outros documentos que descrevam o projeto.
F eedback das partes interessadas. As informaes recebidas das partes interessadas relacionadas
com as operaes do projeto podem ser distribudas e usadas para modificar ou melhorar o
desempenho futuro do projeto.
D
 ocumentao de lies aprendidas. A documentao inclui a anlise das causas principais dos
problemas enfrentados, o motivo que ocasionou a ao corretiva escolhida, e outros tipos de lies
aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas. As lies aprendidas so documentadas
e distribudas para que faam parte do banco de dados histrico tanto do projeto quanto da
organizao executora.

13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas


Controlar o engajamento das partes interessadas o processo de monitorar os relacionamentos das
partes interessadas no projeto em geral, e ajustar as estratgias e planos para o engajamento das mesmas.
O principal benefcio desse processo a manuteno ou aumento da eficincia e eficcia das atividades
de engajamento das partes interessadas medida que o projeto se desenvolve e o seu ambiente muda. As
entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas desse processo esto ilustradas na Figura 13-10. A Figura 13-11
ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo.

2013 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quinta Edio 409
13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

Entradas Ferramentas e tcnicas Sadas

.1 Plano de gerenciamento .1 Sistemas de gerenciamento .1 Informaes sobre o


do projeto de informaes desempenho do trabalho
.2 Registro das questes .2 Opinio especializada .2 Solicitaes de mudana
.3 Dados de desempenho .3 Reunies .3 Atualizaes no plano de
do trabalho gerenciamento do projeto
.4 Documentos do projeto .4 Atualizaes nos
documentos do projeto
.5 Atualizaes nos ativos de
processos organizacionais

Figura 13-10. Controlar o engajamento das partes interessadas:


entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas

Gerenciamento das partes interessadas do projeto

13.3
Gerenciar o
engajamento das
4.2 Atualizaes no plano de partes interessadas
Desenvolver o gerenciamento do projeto
plano de Empresa/
gerenciamento Registro organizao
do projeto das questes
Atualizaes nos
Plano de gerenciamento ativos de processos
do projeto organizacionais
13.4
4.4
4.3 Controlar o
engajamento Monitorar e
Orientar e gerenciar
das partes Informaes sobre o controlar o trabalho
a execuo Dados de
desempenho interessadas desempenho do trabalho do projeto
do projeto
do trabalho

Solicitaes
Documentos de mudana
do projeto 4.5
Documentos Realizar o controle
Atualizaes nos integrado de
do projeto documentos do projeto mudanas

Figura 13-11. Diagrama do fluxo de dados do processo


Controlar o engajamento das partes interessadas

As atividades de engajamento das partes interessadas esto includas no plano de gerenciamento das
partes interessadas e so executadas durante o ciclo de vida do projeto. O nvel de engajamento das partes
interessadas deve ser continuamente controlado.

410 2013 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quinta Edio
13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13.4.1 Controlar o engajamento das partes interessadas: entradas

13.4.1.1 Plano de gerenciamento do projeto


Descrito na Seo 4.2.3.1. O plano de gerenciamento do projeto usado para desenvolver o plano de
gerenciamento das partes interessadas, como descrito na Seo 13.1.3.1. As informaes usadas no processo
Controlar o engajamento das partes interessadas incluem, entre outras:
Ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que sero aplicados a cada fase;
Como o trabalho ser executado para completar os objetivos do projeto;
C
 omo os requisitos de recursos humanos sero cumpridos, como os papis e responsabilidades, a
estrutura hierrquica e o gerenciamento do pessoal sero abordados e estruturados para o projeto;
U
 m plano de gerenciamento de mudanas que documenta como as mudanas sero monitoradas e
controladas; e
Necessidades e tcnicas para a comunicao entre as partes interessadas.

13.4.1.2 Registro das questes


Descrito na Seo 13.3.3.1. O registro das questes atualizado quando so identificadas novas questes,
e as questes atuais so resolvidas.
13

13.4.1.3 Dados de desempenho do trabalho


Descritos na Seo 4.3.3.2. Os dados de desempenho do trabalho so as observaes e medies bsicas
identificadas durante a execuo das atividades realizadas para levar a cabo os trabalhos do projeto. Vrias
medies das atividades e entregas do projeto so coletadas durante vrios processos de controle. Os dados
so frequentemente vistos como o nvel mais baixo de abstrao de onde as informaes so extradas por
outros processos.

Exemplos de dados de desempenho do trabalho incluem a percentagem registrada do trabalho concludo,


medidas de desempenho tcnico, datas de incio e trmino das atividades do cronograma, nmero de
solicitaes de mudana, nmero de defeitos, custos reais, duraes reais, etc.

13.4.1.4 Documentos do projeto


Muitos documentos do projeto resultantes dos processos de iniciao, planejamento, execuo ou controle
podem ser usados como entradas de apoio para o controle do engajamento das partes interessadas. Eles
incluem, entre outros:

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13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

Cronograma do projeto,
Registro das partes interessadas,
Registro das questes,
Registro das mudanas, e
Comunicaes do projeto.

13.4.2 Controlar o engajamento das partes interessadas: ferramentas e tcnicas

13.4.2.1 Sistemas de gerenciamento de informaes


O sistema de distribuio de informaes fornece uma ferramenta padro para que o gerente de projetos
possa coletar, armazenar e distribuir as informaes para as partes interessadas sobre os custos, o andamento
e o desempenho do projeto. Ele tambm permite que o gerente de projetos consolide os relatrios de diversos
sistemas e facilita a distribuio dos relatrios para as partes interessadas do projeto. Exemplos de formatos de
distribuio podem incluir tabelas, anlise de planilhas e apresentaes. Podem ser usados recursos grficos
para criar representaes visuais das informaes de desempenho do projeto.

13.4.2.2 Opinio especializada


Para assegurar a identificao abrangente e a listagem de novas partes interessadas, uma nova avaliao
das atuais partes interessadas pode ser realizada. Pode ser solicitada a opinio de grupos ou pessoas com
treinamento ou conhecimento especializado, tais como:
Alta administrao;
Outras unidades ou indivduos dentro da organizao;
Principais partes interessadas identificadas;
G
 erentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma rea (diretamente ou por meio de
lies aprendidas);
Especialistas no assunto da rea de negcio ou do projeto;
Grupos e consultores do setor; e
Associaes profissionais e tcnicas, entidades reguladoras e organizaes no governamentais.
A opinio especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reunies particulares, entrevistas,
etc.) ou em formato de painel (tais como discusses de grupo, pesquisas de opinio, etc.).

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13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13.4.2.3 Reunies
As reunies de avaliao do andamento so usadas para trocar e analisar informaes sobre o nvel de
comprometimento das partes interessadas.

13.4.3 Controlar o engajamento das partes interessadas: sadas

13.4.3.1 Informaes sobre o desempenho do trabalho


As informaes sobre o desempenho do trabalho so dados de desempenho coletados de vrios processos
de controle, analisados em contexto e integrados baseados nos relacionamentos entre as reas. Assim, os
dados sobre o desempenho do trabalho foram transformados em informaes de desempenho do trabalho.
Os dados por si mesmos no so usados no processo decisrio, porque seu significado pode ser interpretado
de modo incorreto. As informaes, no entanto, so correlacionadas e contextualizadas, e fornecem uma base
slida para as decises do projeto.

As informaes sobre o desempenho do trabalho so circuladas atravs dos processos de comunicao.


Exemplos de informaes sobre o desempenho so a situao das entregas, a situao da implementao das
solicitaes de mudana e as estimativas previstas para terminar.
13
13.4.3.2 Solicitaes de mudana
A anlise do desempenho e das interaes com as partes interessadas do projeto muitas vezes gera
solicitaes de mudana. Essas solicitaes de mudana so processadas por meio do processo Realizar o
controle integrado de mudanas (Seo 4.5) do seguinte modo:
A s aes corretivas recomendadas incluem mudanas que alinhem o desempenho futuro esperado
com o plano de gerenciamento do projeto; e
A s aes preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrncia de um desempenho
negativo futuro para o projeto.

13.4.3.3 Atualizaes no plano de gerenciamento do projeto


medida que as partes interessadas se comprometem com o projeto, a eficcia geral da estratgia de
gerenciamento das partes interessadas pode ser avaliada. proporo que mudanas na abordagem ou
estratgia so identificadas, pode haver a necessidade de atualizaes nas sees afetadas do plano de
gerenciamento do projeto para refletir essas mudanas. Os elementos do plano de gerenciamento do projeto
que podem ser atualizados incluem, entre outros:

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Plano de gerenciamento das mudanas,


Plano de gerenciamento das comunicaes,
Plano de gerenciamento dos custos,
Plano de gerenciamento dos recursos humanos,
Plano de gerenciamento das aquisies,
Plano de gerenciamento da qualidade,
Plano de gerenciamento dos requisitos,
Plano de gerenciamento dos riscos,
Plano de gerenciamento do cronograma,
Plano de gerenciamento do escopo, e
Plano de gerenciamento das partes interessadas.

13.4.3.4 Atualizaes nos documentos do projeto


Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas no esto limitados, a:
R
 egistro das partes interessadas. Este atualizado quando h mudanas nas informaes sobre as
partes interessadas, quando so identificadas novas partes interessadas, ou se partes interessadas
registradas no estiverem mais envolvidas ou no forem mais afetadas pelo projeto, ou se forem
necessrias outras atualizaes para partes interessadas especficas.
R
 egistro das questes. Ele atualizado quando so identificadas novas questes e as questes
atuais so resolvidas.

414 2013 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quinta Edio
13 - GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

13.4.3.5 Atualizaes nos ativos de processos organizacionais


Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros:
N
 otificaes das partes interessadas. Podem ser fornecidas informaes s partes interessadas
sobre questes solucionadas, mudanas aprovadas e a situao geral do projeto.
R
 elatrios do projeto. Os relatrios formais e informais do projeto descrevem o andamento do
projeto e incluem lies aprendidas, registros de questes, relatrios de encerramento do projeto e
resultados de outras reas de conhecimento (Sees 4 a 12).
A
 presentaes do projeto. Informaes formal ou informalmente fornecidas pela equipe do projeto
a qualquer ou a todas as partes interessadas do projeto.
R
 egistros do projeto. Os registros do projeto podem incluir correspondncia, memorandos, atas de
reunies e outros documentos que descrevam o projeto.
F eedback das partes interessadas. As informaes recebidas das partes interessadas relacionadas
com as operaes do projeto podem ser distribudas e usadas para modificar ou melhorar o
desempenho futuro do projeto.
D
 ocumentao de lies aprendidas. A documentao inclui a anlise da causa-raiz dos problemas
enfrentados, o motivo que ocasionou a ao corretiva escolhida, e outros tipos de lies aprendidas
sobre o gerenciamento das partes interessadas. As lies aprendidas so documentadas e distribudas
para que faam parte do banco de dados histrico, tanto do projeto como da organizao executora.
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