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MANUAL DE PROCEDIMENTO

MPR/SAF-071-R00

GESTO DO ARQUIVO

06/2017
MPR/SAF-071-R00

REVISES
Reviso Aprovao Aprovado Por Modificaes da ltima Verso
R00 29/06/2017 SAF Verso Original

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NDICE

1) Disposies Preliminares, pg. 5.

1.1) Introduo, pg. 5.

1.2) Revogao, pg. 5.

1.3) Fundamentao, pg. 5.

1.4) Executores dos Processos, pg. 6.

1.5) Elaborao e Reviso, pg. 6.

1.6) Organizao do Documento, pg. 6.

2) Definies, pg. 8.

2.1) Sigla, pg. 8.

3) Artefatos, Competncias, Sistemas e Documentos Administrativos, pg. 9.

3.1) Artefatos, pg. 9.

3.2) Competncias, pg. 9.

3.3) Sistemas, pg. 10.

3.4) Documentos e Processos Administrativos, pg. 10.

4) Procedimentos Referenciados, pg. 11.

5) Procedimentos, pg. 12.

5.1) Arquivar Documentos em Fase Intermediria, pg. 12.

5.2) Disponibilizar Documento Arquivado, pg. 16.

5.3) Eliminar Documentos, pg. 20.

6) Disposies Finais, pg. 25.

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PARTICIPAO NA EXECUO DOS PROCESSOS

GRUPOS ORGANIZACIONAIS
a) CPAD - Comisso
1) Eliminar Documentos

b) SAF - Arquivo
1) Arquivar Documentos em Fase Intermediria

2) Disponibilizar Documento Arquivado

3) Eliminar Documentos

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1. DISPOSIES PRELIMINARES

1.1 INTRODUO
O presente Manual trata da gesto do Arquivo Central da ANAC, por meio de procedimentos e
instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento de documentos e de seu acesso
ao pblico.

Tais procedimentos esto alinhados s polticas e s diretrizes de gesto de arquivos pblicos


emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo central do Sistema Nacional de
Arquivos.

O MPR estabelece, no mbito da Superintendncia de Administrao Financeira - SAF, os


seguintes processos de trabalho:

a) Arquivar Documentos em Fase Intermediria.

b) Disponibilizar Documento Arquivado.

c) Eliminar Documentos.

1.2 REVOGAO
Item no aplicvel.

1.3 FUNDAMENTAO
Resoluo CONARQ n 40, de 9 de dezembro de 2014 - dispe sobre os procedimentos para a
eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.

Resoluo CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001, e alteraes posteriores - Aprova a verso


revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos
estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica.

Portaria ANAC/SAF n 2284, de 26 de agosto de 2016 - define as rotinas e procedimentos de


instruo de processos administrativos eletrnicos no mbito da Agncia Nacional de Aviao
Civil.

Portaria ANAC n 1814, de 6 de agosto de 2014 - institui a Comisso Permanente de Avaliao


de Documentos - CPAD da Agncia Nacional de Aviao Civil - ANAC.

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Portaria CPAD/ANAC n 131, de 21 de janeiro de 2016, e alteraes posteriores - aprova o


Regimento Interno da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da ANAC -
CPAD/ANAC.

1.4 EXECUTORES DOS PROCESSOS


Os procedimentos contidos neste documento aplicam-se aos servidores integrantes das
seguintes reas organizacionais:

Grupo Organizacional Descrio


CPAD - Comisso Servidor(es) da ANAC formalmente
designado(s) para integrar(em) a Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
SAF - Arquivo Servidor(es) da SAF responsvel(eis) pelo
arquivamento de documentos em fase
intermediria.

1.5 ELABORAO E REVISO


O processo que resulta na aprovao ou alterao deste MPR de responsabilidade da
Superintendncia de Administrao Financeira - SAF. Em caso de sugestes de reviso, deve-se
procur-la para que sejam iniciadas as providncias cabveis.

Compete ao Superintendente de Administrao Financeira aprovar todas as revises deste MPR.

1.6 ORGANIZAO DO DOCUMENTO


O captulo 2 apresenta as principais definies utilizadas no mbito deste MPR, e deve ser visto
integralmente antes da leitura de captulos posteriores.

O captulo 3 apresenta as competncias, os artefatos e os sistemas envolvidos na execuo dos


processos deste manual, em ordem relativamente cronolgica.

O captulo 4 apresenta os processos de trabalho. Para encontrar um processo especfico, deve-


se procurar sua respectiva pgina no ndice contido no incio do documento. Os processos esto
ordenados em etapas. Cada etapa contida em uma tabela, que possui em si todas as
informaes necessrias para sua realizao. So elas, respectivamente:

a) o ttulo da etapa;

b) a descrio da forma de execuo da etapa;

c) as competncias necessrias para a execuo da etapa;

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d) os artefatos necessrios para a execuo da etapa;

e) os sistemas necessrios para a execuo da etapa (incluindo, bases de dados em forma de


arquivo, se existente);

f) os documentos e processos administrativos que precisam ser elaborados durante a execuo


da etapa;

g) instrues para as prximas etapas; e

h) as reas ou grupos organizacionais responsveis por executar a etapa.

O captulo 5 apresenta as disposies finais do documento, que trata das aes a serem
realizadas em casos no previstos.

Por ltimo, importante comunicar que este documento foi gerado automaticamente. So
recuperados dados sobre as etapas e sua sequncia, as definies, os grupos, as reas
organizacionais, os artefatos, as competncias, os sistemas, entre outros, para os processos de
trabalho aqui apresentados, de forma que alguma mecanicidade na apresentao das
informaes pode ser percebida. O documento sempre apresenta as informaes mais
atualizadas de nomes e siglas de grupos, reas, artefatos, termos, sistemas e suas definies,
conforme informao disponvel na base de dados, independente da data de assinatura do
documento. Informaes sobre etapas, seu detalhamento, a sequncia entre etapas,
responsveis pelas etapas, artefatos, competncias e sistemas associados a etapas, assim como
seus nomes e os nomes de seus processos tm suas definies idnticas da data de assinatura
do documento.

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2. DEFINIES

A tabela abaixo apresenta as definies necessrias para o entendimento deste Manual de


Procedimento.

2.1 Sigla

Definio Significado
ASTEC Assessoria Tcnica
BPS Boletim de Pessoal e Servio
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
DOU Dirio Oficial da Unio
SEI Sistema Eletrnico de Informaes
SIGAD Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos - Utilizado
pela ANAC para gerenciar o trmite de documentos e
processos administrativos de interesse da Agncia.
SINAR Sistema Nacional de Arquivos

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3. ARTEFATOS, COMPETNCIAS, SISTEMAS E DOCUMENTOS


ADMINISTRATIVOS

Abaixo se encontram as listas dos artefatos, competncias, sistemas e documentos


administrativos que o executor necessita consultar, preencher, analisar ou elaborar para
executar os processos deste MPR. As etapas descritas no captulo seguinte indicam onde usar
cada um deles.

As competncias devem ser adquiridas por meio de capacitao ou outros instrumentos e os


artefatos se encontram no mdulo "Artefatos" do sistema GFT - Gerenciador de Fluxos de
Trabalho.

3.1 ARTEFATOS

Nome Descrio
Guia de Devoluo de Caixa Arquivo Modelo de Guia para devoluo de Caixa-
Arquivo rea tcnica responsvel.
Manual Operacional do SIGAD Agrupa os procedimentos tcnicos e
operacionais a serem executados no SIGAD
para realizao das atividades de gesto dos
documentos produzidos e recebidos pela
ANAC.
Orientaes Tcnicas para Envio de Orientaes tcnicas quanto aos
Documentos ao Arquivo procedimentos a serem utilizados pelas
unidades para o envio de documentos ao
Arquivo Central da ANAC.

3.2 COMPETNCIAS
Para que os processos de trabalho contidos neste MPR possam ser realizados com qualidade e
efetividade, importante que as pessoas que venham a execut-los possuam um determinado
conjunto de competncias. No captulo 4, as competncias especficas que o executor de cada
etapa de cada processo de trabalho deve possuir so apresentadas. A seguir, encontra-se uma
lista geral das competncias contidas em todos os processos de trabalho deste MPR e a
indicao de qual rea ou grupo organizacional as necessitam:

Competncia reas e Grupos


Aprova listagem de eliminao de CPAD - Comisso
documentos, observando o tempo de guarda
necessrio e as normas pertinentes.

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Arquiva documentos em fase intermediria, SAF - Arquivo


de forma sistematizada, observando as
tcnicas de arquivo e a legislao pertinente.
Disponibiliza documento arquivado, SAF - Arquivo
observando as restries legais de acesso.
Elabora listagem de eliminao de SAF - Arquivo
documentos, observando o tempo de guarda
necessrio e as normas pertinentes.
Elimina documentos previamente aprovados CPAD - Comisso
pela autoridade arquivstica competente.
Verifica se a documentao encaminhada SAF - Arquivo
pelas reas tcnicas foi devidamente
arquivada em fase corrente, conforme
Manual Operacional do SIGAD e orientaes
tcnicas.

3.3 SISTEMAS

Nome Descrio Acesso


SEI Sistema Eletrnico de https://sistemas.anac.gov.br/sei
Informao.
SIGAD Sistema Informatizado de http://sigad.anac.gov.br/proton/
Gesto Arquivstica de
Documentos. Sistema
utilizado para o
gerenciamento, consulta e
trmite de documentos e de
processos.

3.4 DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ELABORADOS NESTE MANUAL


No h documentos ou processos administrativos a serem elaborados neste MPR.

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4. PROCEDIMENTOS REFERENCIADOS

Procedimentos referenciados so processos de trabalho publicados em outro MPR que tm


relao com os processos de trabalho publicados por este manual. Este MPR no possui nenhum
processo de trabalho referenciado.

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5. PROCEDIMENTOS

Este captulo apresenta todos os processos de trabalho deste MPR. Para encontrar um processo
especfico, utilize o ndice nas pginas iniciais deste documento. Ao final de cada etapa
encontram-se descritas as orientaes necessrias continuidade da execuo do processo. O
presente MPR tambm est disponvel de forma mais conveniente em verso eletrnica, onde
pode(m) ser obtido(s) o(s) artefato(s) e outras informaes sobre o processo.

5.1 Arquivar Documentos em Fase Intermediria


Abrange os procedimentos de guarda de documentos que se encontram em fase intermediria.

Consideram-se documentos em fase intermediria aqueles que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

O processo contm, ao todo, 4 etapas. A situao que inicia o processo, chamada de evento de
incio, foi descrita como: "Caixa Transferida para Arquivamento", portanto, este processo deve
ser executado sempre que este evento acontecer. Da mesma forma, o processo considerado
concludo quando alcana seu evento de fim. O evento de fim descrito para esse processo :
"Caixa Armazenada no Arquivo".

Os grupos envolvidos na execuo deste processo so: SAF - Arquivo, Solicitante.

Para que este processo seja executado de forma apropriada, necessrio que o(s) executor(es)
possua(m) as seguintes competncias: (1) Arquiva documentos em fase intermediria, de forma
sistematizada, observando as tcnicas de arquivo e a legislao pertinente; (2) Verifica se a
documentao encaminhada pelas reas tcnicas foi devidamente arquivada em fase corrente,
conforme Manual Operacional do SIGAD e orientaes tcnicas.

Tambm ser necessrio o uso dos seguintes artefatos: "Guia de Devoluo de Caixa Arquivo",
"Manual Operacional do SIGAD", "Orientaes Tcnicas para Envio de Documentos ao Arquivo".

Abaixo se encontra(m) a(s) etapa(s) a ser(em) realizada(s) na execuo deste processo e o


diagrama do fluxo.

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01. Verificar a conformidade da documentao recebida


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve verificar se a documentao encaminhada pelas
reas tcnicas da ANAC foi devidamente arquivada em fase corrente, conforme Manual
Operacional do SIGAD e orientaes tcnicas, antes de ter sido inserida na caixa virtual para
arquivamento.

No caso de documentos que no possuem nmero de protocolo, a Equipe deve verificar se a


documentao est devidamente especificada no campo "Descrio" da funcionalidade
"Caixa" do Mdulo Arquivo no sistema SIGAD.

Na verificao da documentao, devem ser retirados os documentos que no possuem valor


arquivstico, como, por exemplo: cpia de legislao, material publicitrio e material didtico.
COMPETNCIAS:
- Verifica se a documentao encaminhada pelas reas tcnicas foi devidamente arquivada
em fase corrente, conforme Manual Operacional do SIGAD e orientaes tcnicas.

ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE: Orientaes Tcnicas para Envio de Documentos ao


Arquivo, Manual Operacional do SIGAD.
SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.
CONTINUIDADE: caso a resposta para a pergunta "A documentao est conforme?" seja
"documentao No Conforme", deve-se seguir para a etapa "02. Devolver caixa para rea
tcnica". Caso a resposta seja "documentao Conforme", deve-se seguir para a etapa "04.
Arquivar documentos em fase intermediria".

02. Devolver caixa para rea tcnica


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve comunicar a rea tcnica, via telefone ou e-mail,
sobre a inconsistncia encontrada na caixa enviada para arquivo.

Aps, deve preencher a Guia de Devoluo da Caixa para que seja feito, por parte da rea
tcnica, o cancelamento da transferncia no SIGAD.
ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE: Guia de Devoluo de Caixa Arquivo.
SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "03. Aguardar adequao da documentao pela
rea tcnica".

03. Aguardar adequao da documentao pela rea tcnica


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve aguardar a adequao da documentao por
parte da rea tcnica.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "01. Verificar a conformidade da documentao
recebida".

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04. Arquivar documentos em fase intermediria


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve receber a caixa de documentos na lista de
transferncia do Mdulo Arquivo no SIGAD.

Deve, ainda, inserir na caixa o nmero de controle interno, conforme sequncia registrada no
Livro de Protocolo.

Aps, deve registrar o nmero de controle interno da caixa no SIGAD, atualizando o campo
"Caixa", do menu "Alterar Caixa".

Encerrados esses procedimentos, a Equipe do Arquivo deve armazenar a caixa na estante


correspondente sua sequncia numrica.
COMPETNCIAS:
- Arquiva documentos em fase intermediria, de forma sistematizada, observando as tcnicas
de arquivo e a legislao pertinente.

SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.


CONTINUIDADE: esta etapa finaliza o procedimento.

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5.2 Disponibilizar Documento Arquivado


Trata dos procedimentos operacionais para a disponibilizao de acesso a documentos
arquivados.

O processo contm, ao todo, 5 etapas. A situao que inicia o processo, chamada de evento de
incio, foi descrita como: "Solicitao de Acesso a Documento Arquivado", portanto, este
processo deve ser executado sempre que este evento acontecer. Da mesma forma, o processo
considerado concludo quando alcana algum de seus eventos de fim. Os eventos de fim
descritos para esse processo so:

a) Acesso a Documento Concedido.

b) Acesso a Documento Negado.

Os grupos envolvidos na execuo deste processo so: SAF - Arquivo, Solicitante.

Para que este processo seja executado de forma apropriada, necessrio que o(s) executor(es)
possuam a seguinte competncia: (1) Disponibiliza documento arquivado, observando as
restries legais de acesso.

Tambm ser necessrio o uso do seguinte artefato: "Manual Operacional do SIGAD".

Abaixo se encontra(m) a(s) etapa(s) a ser(em) realizada(s) na execuo deste processo e o


diagrama do fluxo.

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01. Pesquisar documento solicitado e tipo de acesso desejado


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve pesquisar, no SIGAD, o documento solicitado
para identificar se est disponvel eletronicamente no sistema.

Deve, tambm, verificar o tipo de acesso que o solicitante deseja: fsico ou eletrnico.

Caso o solicitante no pertena rea que encaminhou a documentao arquivada, deve-se


entrar em contato com a rea responsvel pela documentao para autorizao do acesso.
SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.
CONTINUIDADE: caso a resposta para a pergunta "Documento disponvel para
disponibilizao?" seja "no", deve-se seguir para a etapa "02. Informar impossibilidade de
acesso ao solicitante". Caso a resposta seja "sim, documento fsico", deve-se seguir para a
etapa "03. Disponibilizar documento fsico ou cpia digitalizada". Caso a resposta seja "sim,
documento eletrnico e acesso fsico", deve-se seguir para a etapa "04. Disponibilizar
documento fsico". Caso a resposta seja "sim, documento eletrnico e acesso eletrnico",
deve-se seguir para a etapa "05. Disponibilizar documento eletrnico".

02. Informar impossibilidade de acesso ao solicitante


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: Caso a rea responsvel pela documentao no autorize o acesso a
servidor ou unidade diversa, a Equipe do Arquivo deve informar ao solicitante a
impossibilidade de atendimento.
CONTINUIDADE: esta etapa finaliza o procedimento.

03. Disponibilizar documento fsico ou cpia digitalizada


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve consultar o demandante se deseja ter acesso ao
documento fsico ou a cpia digitalizada.

Em caso de documento fsico, deve localizar, no SIGAD, a caixa em que est armazenado o
documento, desarquivar e inserir comentrio no registro do documento com as seguintes
informaes:
- nmero da caixa e o controle interno do Arquivo;
- nome do responsvel pelo desarquivamento;
- data do desarquivamento.

Registra, na capa do processo, o nmero do controle interno do Arquivo.

Aps, deve tramitar, no SIGAD, o registro do documento para a unidade solicitante, imprimir
a Guia de Tramitao, encaminhar o documento fsico e colher assinatura do recebedor na
Guia.

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Em caso de cpia digitalizada, deve localizar, no SIGAD, a caixa em que est armazenado o
documento, retirar a documentao solicitada e proceder digitalizao, nomeando o
arquivo com o nmero de protocolo (NUP).

Aps, deve enviar ao interessado por intermdio do e-mail institucional da GTGI.


COMPETNCIAS:
- Disponibiliza documento arquivado, observando as restries legais de acesso.

SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.


CONTINUIDADE: esta etapa finaliza o procedimento.

04. Disponibilizar documento fsico


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve localizar, no SIGAD, a caixa em que est
armazenado o documento, desarquivar e inserir comentrio no registro do documento com
as seguintes informaes:
- nmero da caixa e o controle interno do Arquivo;
- nome do responsvel pelo desarquivamento;
- data do desarquivamento.

Registra, na capa do processo, o nmero do controle interno do Arquivo.

Aps, deve tramitar, no SIGAD, o registro do documento para a unidade solicitante, imprimir
a Guia de Tramitao, encaminhar o documento fsico e colher assinatura do recebedor na
Guia.
COMPETNCIAS:
- Disponibiliza documento arquivado, observando as restries legais de acesso.

SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.


CONTINUIDADE: esta etapa finaliza o procedimento.

05. Disponibilizar documento eletrnico


RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve disponibilizar o documento eletrnico, liberando
o acesso no sistema, conforme Manual Operacional do SIGAD, pelo prazo mdio de 5 dias
teis.
COMPETNCIAS:
- Disponibiliza documento arquivado, observando as restries legais de acesso.

ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE: Manual Operacional do SIGAD.


SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.
CONTINUIDADE: esta etapa finaliza o procedimento.

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5.3 Eliminar Documentos


Abrange as operaes tcnicas necessrias eliminao de documentos, mediante autorizao
da instituio arquivstica pblica.

No podem ser objeto de eliminao, os documentos considerados permanentes, ou seja,


aqueles com valor histrico, probatrio ou informativo, os quais devem ser definitivamente
preservados.

O processo contm, ao todo, 6 etapas. A situao que inicia o processo, chamada de evento de
incio, foi descrita como: "Anualmente", portanto, este processo deve ser executado sempre que
este evento acontecer. Da mesma forma, o processo considerado concludo quando alcana
seu evento de fim. O evento de fim descrito para esse processo : "Documentos Eliminados".

Os grupos envolvidos na execuo deste processo so: CPAD - Comisso, SAF - Arquivo,
Solicitante.

Para que este processo seja executado de forma apropriada, necessrio que o(s) executor(es)
possua(m) as seguintes competncias: (1) Aprova listagem de eliminao de documentos,
observando o tempo de guarda necessrio e as normas pertinentes; (2) Elabora listagem de
eliminao de documentos, observando o tempo de guarda necessrio e as normas pertinentes;
(3) Elimina documentos previamente aprovados pela autoridade arquivstica competente.

Abaixo se encontra(m) a(s) etapa(s) a ser(em) realizada(s) na execuo deste processo e o


diagrama do fluxo.

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01. Realizar levantamento dos documentos a serem


eliminados, elaborar listagem e submeter CPAD
RESPONSVEL PELA EXECUO: SAF - Arquivo.
DETALHAMENTO: A Equipe do Arquivo deve realizar, no mdulo Arquivo do SIGAD,
levantamento da documentao que se encontra apta eliminao, ou seja, com prazo de
guarda vencido.

Para documentos com assuntos relativos rea meio, deve-se observar a Resoluo CONARQ
n 14/2010.

Para documentos com assuntos relativos rea finalstica, deve-se aguardar a aprovao dos
instrumentos arquivsticos pelo Arquivo Nacional.

Aps, deve realizar conferncia entre o levantamento do Sistema e o acervo fsico do Arquivo
Central.

Por fim, deve formar processo no SEI, com o tipo Gesto da Informao - Destinao de
Documentos - Eliminao, elaborar a listagem de documentos a serem eliminados, conforme
modelo disponvel no Sistema, e submet-la CPAD para aprovao, seguindo a orientao
da Resoluo CONARQ n 40/2014 e Portaria ANAC n 1814/2014.
COMPETNCIAS:
- Elabora listagem de eliminao de documentos, observando o tempo de guarda necessrio
e as normas pertinentes.

SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SEI, SIGAD.


CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "02. Deliberar a aprovao da listagem e
encaminhar ao Arquivo Nacional".

02. Deliberar a aprovao da listagem e encaminhar ao Arquivo


Nacional
RESPONSVEL PELA EXECUO: CPAD - Comisso.
DETALHAMENTO: A Comisso deve deliberar sobre a documentao apresentada durante a
reunio, para fins de aprovao de sua eliminao.

Caso haja dvida, pode-se requerer o documento fsico para avaliao tcnica.

Em seguida, o Presidente da CPAD deve encaminhar, autoridade arquivstica competente,


o processo contendo a Listagem de Eliminao e a Ata da Reunio onde consta a aprovao
da Comisso.

O funcionamento da CPAD deve observar o disposto no seu Regimento Interno.


COMPETNCIAS:
- Aprova listagem de eliminao de documentos, observando o tempo de guarda necessrio
e as normas pertinentes.

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SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SEI.


CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "03. Aguardar aprovao do Arquivo Nacional".

03. Aguardar aprovao do Arquivo Nacional


RESPONSVEL PELA EXECUO: CPAD - Comisso.
DETALHAMENTO: A Comisso deve aguardar a aprovao da Listagem de Eliminao de
Documentos por parte do Arquivo Nacional.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "04. Providenciar a publicao do edital de
cincia de eliminao de documentos".

04. Providenciar a publicao do edital de cincia de


eliminao de documentos
RESPONSVEL PELA EXECUO: CPAD - Comisso.
DETALHAMENTO: O Presidente da Comisso deve elaborar o Edital de Cincia de Eliminao
de Documentos, conforme modelo disponvel no SEI, e encaminhar o processo ASTEC para
publicao.

Deve-se encaminhar uma cpia da publicao do Edital no DOU ao Arquivo Nacional, por meio
de Ofcio.
SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SEI.
PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE: 'Publicar no DOU', publicado no
MPR/ASTEC-002-R00, obrigatoriamente.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "05. Aguardar prazo de manifestao de
interessados".

05. Aguardar prazo de manifestao de interessados


RESPONSVEL PELA EXECUO: CPAD - Comisso.
DETALHAMENTO: A Comisso deve aguardar, pelo prazo de 30 dias a partir da publicao do
Edital de Cincia de Eliminao, para efetivar a eliminao.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "06. Eliminar documentos e publicar o Termo de
Eliminao".

06. Eliminar documentos e publicar o Termo de Eliminao


RESPONSVEL PELA EXECUO: CPAD - Comisso.
DETALHAMENTO: O Presidente da CPAD deve informar a Equipe do Arquivo para proceder
eliminao dos documentos.

A eliminao de documentos arquivsticos pblicos e de carter pblico ser efetuada por


meio de fragmentao manual ou mecnica, pulverizao, desmagnetizao ou
reformatao, com garantia de que a descaracterizao dos documentos no possa ser
revertida.

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Aps, deve elaborar, no processo SEI respectivo, o Termo de Eliminao de Documentos,


conforme modelo disponvel no Sistema, e encaminhar ASTEC para publicao no BPS.

Deve-se encaminhar cpia da publicao do Termo no BPS ao Arquivo Nacional, por meio de
Ofcio.
COMPETNCIAS:
- Elimina documentos previamente aprovados pela autoridade arquivstica competente.

SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SEI.


PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE: 'Publicar no BPS', publicado no
MPR/ASTEC-002-R00, obrigatoriamente.
CONTINUIDADE: esta etapa finaliza o procedimento.

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6. DISPOSIES FINAIS

Em caso de identificao de erros e omisses neste manual pelo executor do processo, a SAF
deve ser contatada. Cpias eletrnicas deste manual, do fluxo e dos artefatos usados podem ser
encontradas em sistema.

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