ESTUDIO DE CASO

ENCUADERNADORA S.A.

JULIAN RODRIGUEZ HURTADO

CD. 1411023365
JOHN RODRIGUEZ TORRES
CD. 1321830339
DIANA DEL PILAR RODRIGUEZ BAYONA
CD. INCGB0044907602
JHONNATHAN RODRIGUEZ
CD. 1111540005
PAULA ANDREA RODRIGUEZ MARTINEZ
CD. 1411020056
ANDRES ROJAS ALARCON
CD. 1221790041
LUIS GABRIEL RODRIGUEZ JIMENEZ
CD. 1321080153

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

1
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOT D. C.
2016

ESTUDIO DE CASO
ENCUADERNADORA S.A.

JULIAN RODRIGUEZ HURTADO

CD. 1411023365
JOHN RODRIGUEZ TORRES
CD. 1321830339
DIANA DEL PILAR RODRIGUEZ BAYONA
COD: INCGB0044907602
JHONNATHAN RODRIGUEZ
CD. 1111540005
PAULA ANDREA RODRIGUEZ MARTINEZ
CD. 1411020056
ANDRES ROJAS ALARCON
CD. 1221790041
LUIS GABRIEL RODRIGUEZ JIMENEZ
CD. 1321080153

TUTOR

LEYDI CLEMENCIA LEN CASTILLO

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOT D. C.
2016

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN.......................................................................4
OBJETIVO PRINCIPAL................................................................5
OBJETIVOS SECUNDARIOS........................................................5
JUSTIFICACIN........................................................................6
METODOLOGA........................................................................7
DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PROBLMICA...........................8
CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS.............................9
Primera Alternativa.......................................................................9
Segunda Alternativa....................................................................10
Tercera Alternativa......................................................................13

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION.4
2. OBJETIVO GENERAL ...5
3. OBJETIVO SECUNDARIOS .....5
4. JUSTIFICACION..6
5. METODOLOGIA..7
6. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMTICA....9

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INTRODUCCIN
Este trabajo a continuacin tiene como finalidad establecer y distinguir los diferentes
conceptos del proceso de compras y aprovisionamiento, frente a una dificultad que se
puede presentar en la gestin de la misma; para entender la importancia de ver con
antelacin y en un corto plazoa un futuro todas las variables que se pueden presentar,
para poder tomar la mejor decisin posible.
Tambin se observar la importancia de la materia prima para desarrollar un producto
terminado segn las especificaciones de calidad, de la compaa objeto del estudio, como
lo es el bagazo de caa de azcar, as como la de tener un segundo y tercer proveedor
alternativo en una empresa.
Se presenta un anlisis en donde se trata el proceso de compras, aprovisionamiento y si
no se tiene un estudio, anlisis, orden y clasificacin de los posibles problemas de
estructura y procedimientos muy claro; no se puede llevar a cabo una buena gestin.
Se hace nfasis en las competencias que necesitan ser fortalecidas, para poder tener un
buen desarrollo de acciones preventivas y correctivas frente a circunstancias que se
pueden presentar.

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OBJETIVO PRINCIPAL
Identificar, abordar y plantear una solucin con xito a la problemtica de la funcin de
compras y abastecimiento en el caso de estudio particular de la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A.

OBJETIVOS SECUNDARIOS
Estudiar el tema bsico del mdulo de compras y aprovisionamiento, para ser
aplicados en el estudio de la problemtica del caso propuesto de la empresa
LA ENCUADERNADORA S.A.
Analizar el entorno en el cual se desempea la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A., para poder determinar las variables que afectan o
impactan la problemtica presentada.
Hacer un comparativo con antelacin de la empresa LA ENCUADERNADORA
S.A., acerca del impacto que se obtendra a tomar una u otra solucin
planteada, frente al caso de escasez de materia prima y el tener que cumplir con
compromisos comerciales.
Proponer una solucin con el objetivo de garantizar el abastecimiento de sus
principales materias primas para la elaboracin de sus productos, bsqueda de
nuevos proveedores que lo suministren materias principales para satisfacer a
sus clientes y despachar los pedidos con los que tiene que cumplir en esta
temporada.

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JUSTIFICACIN
Empresarios caeros, representados en Asocaa, y las autoridades gubernamentales
obligaron a declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones
presentado el 14 de Julio de 2008.
Lo anterior afect claramente a la empresa PAPELITOS S.A., que est catalogada como
el principal fabricante de papel en el pas, ya que ellos manipulan como materia prima, el
bagazo de caa, que es un subproducto de la industria azucarera, disminuyendo su
produccin y llevndola a incumplir por fuerza mayor a muchos de sus usuarios que
dependen en gran medida de esta significativa materia prima para la fabricacin de otros
productos.
PAPELITOS S.A., es el primer y nico proveedor de la materia prima (el papel), de la
empresa ENCUADERNADORA S.A., especializada en el diseo y distribucin de
productos de papelera escolar, por ende este paro genera grandes inconvenientes para
poder atender la mayor demanda nacional e internacional paraa los pases como:
Venezuela, Mxico, Ecuador, Per y Panam y que est comprendida entre los meses de
Agosto a Enero de cada ao.
La misin es brindar apoyo en la bsqueda de las posibles soluciones a este problema
que enfrentan los directivos de la ENCUADERNADORA S.A.

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METODOLOGA
Se estudiaran las diferentes actividades de los tres actores principales de este acaso a
saber cmo son:
ENCUADERNADORA S.A
PAPELITOS S.A
INGENIOS
Se revisarn los inconvenientes o dificultades de cada una de las empresas para poder
cumplir con los requerimientos de los clientes.
Se plantearn posibles alternativas teniendo en cuenta que se tienen plantas de
produccin en otros pases que no se encuentran en paro.
Se revisarn los respectivos costos que puede generar el suplir la necesidad actual de la
empresa.
Posteriormente se identificar la forma ms adecuada y clara, las causas que estn
generando este problema, para poder generar alternativas de solucin a cada una de
ellas y las respectivas recomendaciones.
ENCUADERNADORA SA.
La Eencuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseo, produccin y
distribucin de productos de papelera escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar,
primaria, bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades
una gama completa de productos, que ayudan a hacer ms fcil y productiva la labor de
registro, archivo, escritura, manejo de informacin y comunicacin.
Tienen presencia directa en 12 pases: Mxico, Guatemala, El Salvador, Costa Rica,
Colombia, Panam, Venezuela, Ecuador, Per, Brasil, Puerto Rico y Repblica
Dominicana.
Cuenta con 3 plantas de produccin en Colombia, Mxico y Brasil, su principal materia
primas es el Papel, que representan el 80% sobre el costo final de sus productos.
Los competidores en la actualidad provienen de la China. Este pas tiene la industria de
papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel. Cuenta con
maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia.
En Amrica Latina La Encuadernadora S.A es lder en facturacin en todas las categoras
donde compite. Los competidores de la regin son: Anota, Fabio-Castillo, etc.
La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional e internacional de pases como:
Venezuela, Mxico, Ecuador, Per y Panam principalmente en el periodo comprendido

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entre agosto y enero.

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DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PROBLMICA.
A raz de la noticia del inicio del paro nacional de corteros de caa representados por
Asocaa, en los departamentos del Cauca Risaralda y Valle del Cauca, se consultaron a
un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a., quien comento:Papelitos an no ha parado la
planta, pues tienen bagazo de caa para 15 das, adems considera que ese paro no
durara ms de una semana, y las cosas continuarn como si nada.
Entiende que estn realmente preocupados, y que la empresa an le ha comunicado
nada formal al respecto, pero de lo que si tiene conocimiento, es que el segundo molino
de Papelitos S.A. no se ver afectado por el paro, porque el ingenio que lo abastece de
bagazo de caa no participo de l, pero que ese solo molino no puede cubrir toda la
demanda de la encuadernadora.
Debido a que esta reunin no les dio ninguna alternativa de solucin y en la planta los
comentarios y el nerviosismo de los empleados empeoraba, citaron a una reunin con la
alta gerencia de la empresa, cul era el estado de inventario para revisar las acciones
preventivas para no afectar la temporada principal de la empresa, teniendo en cuenta que
lo siguiente:
Papelitos s.a., su nico proveedor en su primer molino tiene provisin bagazo para
abastecer sus mquinas por quince das a partir de la fecha, el Molino dos no va a
parar su produccin por que no entro en paro, pero ese molino solo no puede cubrir
toda la demanda necesitada por la empresa.
Los niveles de inventario de papel de la encuadernadora que ascienden a dos mil
toneladas que sumado las correspondientes entregas de papelitos, existe un faltante
de 6.840 toneladas, lo que indica que no se cumplirn con lo planeado para atender la
temporada alta.

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CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Primera Alternativa: Produccin De Los Productos En Un

Pas Diferente

Teniendo en cuenta la afectacin actual y la falta de manufactura dentro de nuestro pas.

Se expone la posibilidad de entablar contactos con otras fbricas ubicadas en otros
pases, donde se consigan precios favorables. Lo anterior con el nimo de garantizar que
se tenga suficiente stock del producto para la temporada alta, manteniendo al mximo los
costos previstos, as como el margen de utilidad; y cumplir con la entrega de todos los
pedidos realizados.

Esto tambin podra llegar a fortalecer la marca de la empresa a nivel nacional y mejorara
su visibilidad en el mbito internacional.

Criterio de Evaluacin de la primera alternativa:

De acuerdo a la alternativa de produccin en otros pases en fbricas externas para

garantizar el stock necesario para cubrir la demanda de productos de la Encuadernadora
y el anlisis al ejecutar dicha alternativa, debemos tener en cuenta los siguientes criterios
de evaluacin:

Calidad de los productos elaborados por las fbricas consideradas, teniendo en

cuenta que si se facilitan las especificaciones de los productos propios podra
resultar favorable para ellas, aumentando su demanda y disminuyendo la nuestra
al manejar los mismos estndares de calidad.

Relacin costo-beneficio de la compra de los productos a las compaas

consideradas.

Rapidez y accesibilidad a la mercanca para cubrir la demanda en la temporada

alta.

Garanta y confiabilidad en el proceso de compra de productos a estas compaas.

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Segunda Alternativa: Importar materia prima para no
afectar la produccin interna.

Ya que la raz de los problemas de abastecimiento es el paro de Corteros de caa en

Colombia, una de las mejores alternativas es validar importar un lote de materia prima
(quizs un porcentaje del 10% del total solicitado en temporada alta) esta cantidad es
debido a que los rumores indican que el paro no superara 1 semana.
Para esto es importante que la empresa encargada de esta primera parte de la cadena
PAPELITOS S.A valide la mejor alternativa/pas al cual va a solicitar el material tomando
como aspectos claves (pases productores, fletes de importacin, impuestos, aranceles,
etc.)
A mi parecer el mejor pas para poder hacer este movimiento sera Mxico debido a su
frecuencia de embarques, tiempos de liberacin de la carga, flete y arancel son mucho
mejores que la opcin de Brasil.

PAISES PRODUCTORES CAA DE AZUCAR/BAGAZO.

Informacin recuperada de: http://www.sugarcanecrops.com/s/introduction/

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TARIFAS ARANCELARIAS DE EXPORTACIN (PAS DE ORIGEN DEL MATERIAL
PARA IMPORTAR A COLOMBIA)

Informacin recuperada de: http://www.siicex-

caaarem.org.mx/bases/tigie2007.nsf/d58945443a3d19d886256bab00510b2e/a
decab83638370dc862573020072b4bb?OpenDocument

COSTO DE EXPORTACIONES (US$ POR CONTENEDOR)

El costo calcula las tarifas aplicadas a un contenedor de 20 pies en dlares

estadounidenses. Todos los cargos vinculados con la realizacin de los procedimientos
para exportar o importar los productos estn incluidos. Estos incluyen costos de
documentacin, tarifas administrativas para despacho de aduana y control tcnico,
honorarios del despachante, gastos de manipulacin en la terminal y transporte terrestre.
El clculo del costo no incluye tarifas o impuestos comerciales. Solo se registran los
costos oficiales

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Informacin recuperada de:
http://datos.bancomundial.org/indicador/IC.EXP.COST.CD

Criterios De Evaluacin De Esta Segunda Alternativa:

Calidad Del Producto: Se realiza una evaluacin de la calidad del producto a

importar bajo los estndares ya establecidos por la compaa ya que las
diferencias relevantes del mismo podran afectar la calidad del producto final,
adems la devolucin o cambio de estos lotes nuevos de material tomaran mayor
tiempo debido a la distancia a la que se encuentra el proveedor, generando as
mayores costos.

Costos Totales De Inversin: Analizar el total de la inversin ejecutando esta

alternativa ya que podra presentar sobrecostos frente a la adquisicin normal del
producto y as reducir el margen de ganancia en el producto final, lo cual podra
afectar a la compaa o a los clientes dado a las alzas en el precio.

Tiempos Y Proceso Logstico: Se debe evaluar el tiempo en los nuevos procesos

de adquisicin del material como el despacho por parte del proveedor, transporte
del producto y logstica de importacin con el fin de asegurar y mantener los
tiempos de produccin de manera que no se vea afectado el proceso de
abastecimiento ni el nivel de servicio con los clientes.

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 Confianza Y Conocimiento Del Nuevo Proveedor: Buscar referencias del
proveedor con el que se va a negociar con el fin de establecer su confiabilidad,
calidad en sus procesos y en su servicio ya que se pueden generar nuevas
alianzas estratgicas en un futuro.

Tercera Alternativa: Abastecer con la materia prima que

proporciona Papelitos SA a travs del molino que no se ve
afectado por el Paro de Corteros

Teniendo en cuenta que la alternativa de NO FACTURAR que propone el gerente de

Mercadeo dentro del caso expuesto, vemos la posible solucin a travs de la siguiente
metodologa.

Abastecer La Encuadernadora con la materia prima que nos proporciona Papelitos SA a

travs del molino que no se ve afectado por el Paro de Corteros y la cantidad de
cuadernos que faltara por producir (Dficit) se comprara al exterior (Per) teniendo en
cuenta que este ltimo solamente tendra un porcentaje de participacin del total de las
ventas generadas por la Encuadernadora. Se debe buscar que el molino que no se afect
por el paro incremente sus volmenes de produccin para que las cantidades de producto
terminado que se compren al exterior sean menores y de esta manera se afecte lo menos
posible la compra de materia prima para La Encuadernadora

La mejor alternativa se tiene que enfocar a mantener o mejorar los volmenes de

produccin y ventas de la Encuadernadora, sin incrementar los gastos y costos generados
por los proveedores.

Criterios De Evaluacin De Esta Tercera Alternativa:

Se debe en claro un tema a nivel de presupuesto el cual tendra que determinar un

equilibrio entre la produccin interna y la compra de los faltantes, esto hara que
no se procese toda la materia prima en el tiempo estimado y se extienda el tiempo
en el que podemos quedar sin producto.

Identificar que producto tenemos el mejor margen de ganancia para as determinar

que producto vamos a comprar terminado a otro proveedor (competidor).

Los tiempos de entrega son esenciales y deben ser acordes a nuestros

compromisos de entrega para poder cumplir con las rdenes de pedido.

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