EL ANLISIS DE PUESTO Y DESCRIPCIN DE PUESTO

Definicin:
Segn el libro de Administracin de personal de Gary Dessler es:
El procedimiento a travs del cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las
posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser
contratadas para ocuparlas.
Segn William Werther y Keith Davis en el libro de Administracin de Personal y Recursos
Humanos, anlisis de puesto es:
Recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo
determinado

Reclutamiento

Situaciones donde se necesita o recomienda el anlisis de puesto:

Cuando se funda la organizacin
Cuando se crea nuevos puestos
Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas
tecnologas o procedimientos
Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una empresa.

Datos que se renen en el anlisis de puesto

Actividades del trabajo
Actividades y procesos del trabajo.
Registros de las actividades
Procedimientos utilizados.
Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador
Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el trabajo.
Movimientos elementales para el anlisis de mtodos.
Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
Habilidades requeridas Desempeo del trabajo
Anlisis de error.
Normas de trabajo.
Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
Condiciones fsicas de trabajo.
Requerimientos personales para el puesto
Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin.
Beneficios para los gerentes de departamentos
Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad
Permite realizar una mejor seleccin del personal

Facilita efectuar una

evaluacin objetiva de sus
subalternos.
Beneficios para los empleados
 Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
Puede ser utilizado como una gua para su autodesarrollo.
Proceso de obtencin de informacin

1. Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea visible.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.
3. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos
4. Reunir y organizar la informacin obtenida
5. Revisar la informacin con los participantes
6. Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

1. Apoyo visible de la administracin superior
Anuncio oficial que contenga elementos como:
La razn fundamental para realizar este anlisis.

La persona o grupo que se

encargar de su preparacin y
ejecucin.
Las unidades de organizacin que abarca el programa.
El calendario para la puesta en vigor.
Qu se esperar de los empleados y administradores durante el desarrollo del
programa
Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos
2. Identificar los puestos que es necesario analizar.
Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el anlisis de puesto
anterior
Organigrama
Grfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el ttulo
de la posicin y a travs de lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de
qu departamento.

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

3. Escoger el mtodo que se utilizar

La entrevista
La observacin de puesto
Cuestionario de puesto
Bitcora del empleado
Combinacin
Entrevistas
El analista discute todos los detalles del trabajo con
una o ms personas que ocupen el puesto en la
actualidad
Ventajas Desventajas

Logra la participacin libre y directa de los empleados.

Proporciona al analista una
mejor comprensin del puesto.
Permite el examen y aclaracin de sectores vagos
o complejos de trabajo

Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incmodos

Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que
tengan mayor vigencia y dejen de lado aspectos generales del puesto.
El supervisor puede enfatizar en lo que l desea que el
empleado haga, en lugar de lo
que en realidad hace.
Observacin de puestos.
El analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina
mientras desempean sus tareas
Ventajas Desventajas

Hay una familiarizacin directa con el trabajo.

Se observa condiciones importantes de trabajo que a menudo
constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos.
El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo
sin interferir en la corriente de trabajo

Algunos empleados pueden sentirse incmodos si se ven observados.

.
Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus elementos creadores
o requisitos mentales no se observan con facilidad.
La observacin adecuada de un puesto puede tomar mucho tiempo..
Cuestionario sobre puestos.
Es el mtodo ms empleado. Se lo distribuyen a todos los empleados de un departamento.
Estos lo completan y lo devuelven al supervisor o analista.
Ventajas Desventajas
Los cuestionarios son Eliminan el contacto

eficaces cuando los puestos estn

localizados en puntos

y el intercambio directo de informacin

con los empleados.

geogrficos dispersos.
Las respuestas escritas a los

Las respuestas escritas pueden dejar de lado

algunas cuestiones

cuestionarios son una esenciales.

constancia permanente de los hechos relatados.

Pueden surgir problemas de interpretacin para quien los

completa como para el analista que tiene que
correlacionar las respuestas.

Bitcora de empleados.
El cuarto mtodo impone a cada empleado llevar una bitcora
de sus actividades durante un perodo determinado.
Ventajas Desventajas

El analista ahorra tiempo

Los empleados pueden incluir en la bitcora toda
la diversidad de sus tareas rutinarias
sin tener que interpretar preguntas ambiguas.
El mtodo elimina la renuencia que tienen algunos empleados a participar
en entrevistas.

El analista no puede observar los factores que afectan el desempeo del puesto.
Los empleados tal vez sospechen que las bitcoras se emplearn para hacer anlisis
de tiempos que
permitan a la administracin fijar normas de
produccin.
El mtodo se limita a puestos rutinarios y repetitivos.

Combinacin
Se utiliza dos o ms mtodos al obtener informacin
Ejemplo en el con de un banco con sucursales en el interior del pas.
Posiciones Mtodo Gerenciales y de Entrevista
supervisin Cuestionario

Trabajos rutinarios
o manuales Observacin Bitcora

Ubicacin Mtodo Casa Matriz Entrevista

Observacin

Sucursales en el
interior cuestionario

Cmo elegir el mejor mtodo de

anlisis de puestos?
Tipos de puestos:
Los puestos profesionales y de supervisin se prestan al anlisis mediante entrevistas y
cuestionarios.
El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observacin y las bitcoras.
Acceso del analista al lugar de trabajo:
Las encuestas puede ser una buena alternativa en las sucursales distantes geogrficamente.
La entrevista y la observacin pueden ser ms convenientes para los puestos de la casa
matriz.
Preparacin previa por el analista:
Si el analista tiene poco tiempo para prepararse el mtodo de bitcora es una opcin, ya que
los cuestionarios exigen una inversin previa de mucho tiempo para su diseo y ensayo.
Aceptacin por los empleados:
La observacin pueden resultar contraproducentes si no les precede una comunicacin
eficaz a los empleados.

4. Reunir y organizar la informacin obtenida

5. Revisar la informacin con los participantes con el objetivo de verificar la correccin
del mismo.
6. Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto
Descripcin de puestos
Una descripcin de puesto es una explicacin escrita de las responsabilidades, las
condiciones de trabajo y otros
Especificacin de puesto
Resume las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos
para realizar el trabajo.

Elementos que componen las descripciones de puesto

Identificacin del puesto
Fecha
Resumen del puesto y sus responsabilidades
 Autoridad.
Condiciones de trabajo .
En algunos casos aparecen seguidamente la especificacin de puesto.
"Puesto" versus "Cargo"
Las palabras puesto y cargo suelen emplearse indistintamente.
Sin embargo, hay diferencias entre ambos trminos.
Cargo:
Se refiere a una misin o designacin especial dentro de la estructura de la
organizacin.
Puesto:
Alude a una ocupacin que consiste en una serie de tareas agrupadas en una unidad de
trabajo que puede ser desempeada por una persona.

Diseo (o rediseo) de puestos

Simplificacin del trabajo
Un trabajo se divide en tareas simples o repetitivas.
Ampliacin y rotacin del trabajo
Expansin horizontal de actividades asociadas
Enriquecimiento del trabajo
Ampliacin vertical de responsabilidades.
Cinco principios al implantar el enriquecimiento de puesto
Aumentar las exigencias del puesto
Aumentar las responsabilidades del trabajador
Proporcionar libertad para la programacin del trabajo
Proporcionar retroalimentacin
Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje.