Universidad Nacional de San Luis

Facultad de Ingeniera y Ciencias Agropecuarias

Departamento de Ciencias Bsicas

rea Computacin

2017
Asignaturas:

Gua de Trabajos Prcticos

Equipo docente

Equipo Docente
Mg. Mnica Pez
Mg. Jorge Olgun
CPN Mariana Saibene
CPN Celeste Fernndez
Srta. Mariela Rosa
Ejercicio 1

Se pretende generar una base para el manejo de un consultorio o de un pequeo centro mdico.
Para comenzar, ejecutar desde Inicio de Windows el programa Microsoft Office Access 2010. Aparecer
una pantalla de inicio:

Para crear un archivo nuevo, se debe seleccionar la opcin Base de datos en blanco como muestra la
figura anterior, luego se debe escribir el nombre con el que se guardar la base de datos (a diferencia de la
mayora de los programas, Access lo solicita al comenzar a trabajar). En este caso, ingresar el nombre
Consultorio y hacer clic en Crear.

Una vez creada la nueva base de datos (o abierta una existente) aparece la siguiente ventana:
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Desde la cinta de opciones se pueden seleccionar los comandos y operaciones que se desee llevar a cabo.
Como se pretende comenzar organizando los datos de los pacientes en una tabla, se debe seleccionar de
la cinta de opciones, la ficha Crear. A continuacin hacer clic en Diseo de tabla. La ventana tiene el
siguiente aspecto:

Tabla de pacientes
En esta ventana se comienza a generar una de las tablas ms importantes de la base de datos, donde se
guardar la informacin personal de los pacientes, fundamental en todo consultorio mdico. En esta
primera tabla se incluirn todos los elementos que permitan identificar al paciente y comunicarse con l.
Cuando se trabaja con una tabla en Vista diseo, aparecen en la parte superior los nombres de los campos
y el tipo. Al seleccionar alguno de los campos, en el sector inferior se muestra un detalle de todas sus
propiedades, que se pueden modificar.
Para este caso, los campos a generar son varios:
Escribir en la primera celda como nombre de campo: N ficha (pasar a la columna siguiente
pulsando Enter, o bien con la flecha de desplazamiento, o con un simple clic del ratn).
En la segunda columna aparece una lista desplegable. Al pulsar sobre se observa que
aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que se pueden
crear. Para este campo seleccionar Autonumeracin (es decir, Access numera
automticamente), ya que ser la clave principal de la tabla y servir para identificar a los
pacientes (al numerarse automticamente, no hay posibilidad que existan repeticiones).
Ingresar los siguientes nombres de campos definiendo correctamente el tipo de dato de cada uno:

Apellido: de tipo Texto. En la parte inferior, en Propiedades del campo establecer Si en la

opcin Requerido (ya que es obligatorio ingresar el apellido del paciente), tal como se observa
en la figura a continuacin:

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Nombre: de tipo Texto y Requerido.
Direccin: de tipo Texto, en Propiedades del campo, definir en Tamao del campo: 100 (para
que permita ingresar todos los datos de la direccin).
Telfono particular: de tipo Nmero.
Telfono laboral: de tipo Nmero.
Sexo: de tipo Texto.
Fecha de nacimiento: de tipo Fecha/Hora y en Propiedades del campo, en la opcin Formato
desplegar las opciones (que presenta a la derecha del recuadro) y elegir Fecha corta:

Obra social: de tipo Texto.

Fecha de ingreso: de tipo Fecha/Hora y con Formato de Fecha corta.
Hipertensin: de tipo S/No.
Fumador: de tipo S/No.

Una vez definidos los campos y antes de guardar la tabla es necesario definir el campo que funcionar
como clave principal.
En este caso, ser el nmero de ficha, ya que este dato es nico para cada paciente; (no se admitirn
duplicados). Para establecerlo, ubicarse en el campo N ficha, pulsar el botn derecho del mouse y del
men contextual elegir Clave principal. (Otro modo de hacerlo es seleccionando el campo y luego hacer clic
en el icono Clave principal situado en la cinta de opciones). La tabla debera tener el siguiente
aspecto:

Una vez definidos todos los campos que conformarn la estructura de la tabla, es necesario guardarla
antes de comenzar a introducir datos en ella. Para ello, se puede hacer clic en el botn de la barra de
herramientas de acceso rpido, o bien se puede hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la ficha

de la tabla y en del men contextual elegir la opcin Guardar. En cualquier caso, Access
pedir un nombre para la tabla. En este caso se ingresar como nombre: Pacientes y se pulsa luego
[Aceptar].

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Al cerrar la ventana de la tabla se visualiza nuevamente la ventana principal de la base de datos. En el
panel de navegacin, que se encuentra a la izquierda de la pantalla, se observa que ya existe la tabla
recientemente creada:

Tabla Mdicos
Para continuar con el sistema de administracin de un consultorio mdico, se necesita crear ahora una
tabla con los datos de los mdicos. Definir los siguientes campos:
Cdigo mdico: Autonumeracin y la clave principal de la tabla.
Apellido: de tipo Texto.
Nombre: de tipo Texto.
Direccin: de tipo Texto, Tamao del campo 100.
Telfono: de tipo Nmero (en Descripcin escribir: Telfono particular).
Mvil: de tipo Nmero (en Descripcin escribir: Telfono celular).
Documento: de tipo Nmero.
Especialidad: de tipo Texto.

Guardar la tabla con el nombre Mdicos. En la ventana principal deberan aparecer las siguientes tablas:

Tabla Horarios

En este consultorio es posible asignar citas o turnos cada 15 minutos y en determinados horarios. Para
poder registrarlos, generar una tabla en la vista Diseo que incluya:
Cdigo horario: Autonumeracin y la clave principal de la tabla.
Horario: de tipo Fecha/Hora, con Formato de hora corta.

Guardar la tabla con el nombre Horarios.

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Tabla Citas
Esta tabla se utilizar para registrar los datos que permitirn organizar a los pacientes y a los mdicos. Al
generar la tabla, se colocarn los datos a ingresar. Luego, al crear el formulario para completarla, se
modificar y personalizarn algunas opciones para que resulte ms fcil de usar y se muestren los datos
que sean necesarios.
Para comenzar, generar una nueva tabla en la vista Diseo que incluya:
Cdigo cita: Autonumeracin y la clave principal de la tabla.
Da: de tipo Fecha/Hora, con formato de fecha corta.
Cdigo horario: de tipo Nmero.
Cdigo mdico: de tipo Nmero.
Cdigo paciente: de tipo Nmero.
Observaciones: de tipo Texto y tamao 255 (el mayor posible).
Diagnstico: de tipo Texto.
Medicacin: de tipo Texto.
Al cerrar la tabla, se solicita un nombre para grabarla. Asignarle como nombre: Citas.
Para comenzar a usar la base, es preciso ahora relacionar las tablas a travs de campos en comn.

Las relaciones entre las tablas

Una vez creadas las diferentes tablas, se necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe
volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas.
Una vez realizada esta operacin, se pueden crear consultas, formularios e informes para mostrar
informacin de varias tablas a la vez.
Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el
mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son
la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una
clave externa de la otra tabla.
Para definir las relaciones se debe, en primer lugar, cerrar todas las tablas que se encuentren activas y

luego activar el botn Relaciones que se encuentra en la ficha Herramientas de base de datos de la
cinta de opciones.
En la ventana que aparece, seleccionar todas las tablas (pulsando sobre la primera y manteniendo pulsada
la tecla [Shift] hacer clic sobre la ltima tabla). Luego presionar el botn [Agregar] y por ltimo, [Cerrar].

En la ventana de Relaciones se mostrarn pequeos cuadros, cada uno representando una tabla, con sus
campos en el interior. Se pueden mover y aumentar su tamao para visualizar todos los campos.

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Para su mejor visualizacin, mover la tabla Citas hacia el centro de la pantalla (pulsando sobre su barra de
ttulo), y luego desplazar el resto de las tablas para formar una disposicin tal como se muestra en la figura:

Es necesario establecer en este paso las siguientes relaciones:

1. Campo Cdigo horario de la tabla Horarios - Campo Cdigo horario de la tabla Citas
2. Campo Cdigo mdico de la tabla Mdicos - Campo Cdigo mdico de la tabla Citas
3. Campo N ficha de la tabla Pacientes - Campo Cdigo paciente de la tabla Citas

Para generar las relaciones, se debe vincular un campo de una tabla con uno de otra. Para hacerlo, hacer
un clic sobre el campo Cdigo horario de la tabla Horarios y, manteniendo presionado el botn izquierdo
del mouse, llevarlo hacia el campo homnimo de la tabla Citas. Al soltarlo, aparecer la siguiente ventana:

En el cuadro de dilogo marcar la opcin [Exigir integridad referencial] y las siguientes. Observar que en la
parte inferior de la ventana se indica que el tipo de relacin es Uno a varios.
Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relacin que se crea depende de la definicin
de las columnas relacionadas.

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La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, la fila de una
tabla A puede coincidir con muchas filas de una tabla B, pero una fila de la tabla B slo puede
coincidir con una fila de la tabla A. Una relacin uno a varios se crea slo si una de las columnas
relacionadas es una clave principal o posee una restriccin nica.
Este tipo de relacin se visualiza con una lnea entre las tablas, en uno de los extremos aparece un
nmero 1 y en el otro el smbolo infinito.

Para generar la relacin presionar [Crear]. As, ya quedar establecida y aparecer una lnea que une esos
campos entre las dos tablas. De la misma manera, generar el resto de las relaciones. El resultado debera
verse como en la figura:

Cerrar la ventana. Ante la solicitud de guardar los cambios, pulsar sobre el botn Si.

Carga de datos
El ingreso de datos se puede realizar simplemente ingresando a la tabla o bien generando especialmente
un formulario para el ingreso de informacin.
En el caso de los pacientes, se ingresarn directamente los datos en la tabla.
Para acceder a la misma se debe hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el panel de navegacin.
Aparece una ventana con la tabla al estilo de Excel, donde se pueden ingresar los datos de los campos.

El primer campo no requiere ingreso de datos, ya que es autonumrico y se ir completando solo, con
nmeros correlativos. Para desplazarse entre columnas, se pulsa la tecla de tabulacin o Enter o bien se
hace un clic en la siguiente celda. En los dos ltimos campos, slo se tilda el cuadro si la informacin a
consignar es Si. Ingresar los siguientes registros:

N Telfono Telfono Fecha de Obra Fecha Hiper- Fuma

Apellido Nombre Direccin Sexo
ficha partic. laboral nacim. social ingreso tensin dor

1 Rojas Marina Salta 938 430010 430555 F 01/08/75 DOSEP 01/07/98 No S

2 Snchez Juan Belgrano 32 444555 422088 M 22/02/60 UOCRA 01/09/85 No S

Guardar nuevamente y volver a la ventana principal de la base de datos. (Una vez guardada la tabla se
puede modificar el contenido de los campos haciendo doble clic sobre la misma para aadir ms registros o
modificar los ya existentes).
A continuacin, abrir la tabla Horarios en vista hoja de datos e ingresar todos los horarios posibles en
los que se darn citas. Por ejemplo, si el consultorio estar abierto de 17 a 21 hs., se deber ingresar

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17:00, 17:15, 17:30, etc., hasta completar un registro por cada una de las citas posibles en la tabla, tal
como lo muestra la tabla que se muestra a continuacin:

Generar un formulario
Access dispone de una herramienta ms sencilla para realizar la carga de datos. Adems, permite generar
una verdadera aplicacin profesional de gestin para el consultorio, con el fin de que cualquier persona
pueda trabajar de manera sencilla e intuitiva sin necesidad de saber cmo se manejan las tablas en
Access. Se crear entonces un formulario que permita ingresar los datos de cada paciente en forma de
ficha personal.
Access ofrece varias opciones para generar un formulario. Se pueden acceder a todas ellas desde la
pestaa Crear. En este caso, para cargar el resto de pacientes, utilizaremos el asistente para formularios,
ya que es la opcin ms sencilla y dirigida para la creacin de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaa Crear, grupo Formularios, haciendo clic en el botn Asistente para
formulario. Aparece la siguiente ventana:

En ella se elige en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que se desean incluir en l:
En este caso, presionar el botn [>>] para incluir a todos los campos disponibles en el formulario. (Tambin
se podra hacer este proceso incluyendo uno a uno los campos, usando el botn [>]). Luego presionar
Siguiente.
En la prxima ventana se solicita elegir el tipo de distribucin para aplicar al formulario. Seleccionar En
columnas. (Pulsando en cada opcin se visualiza a la izquierda cmo se vera) y luego pulsar Siguiente.

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Ahora se debe asignar el nombre al formulario. Aparece por defecto Pacientes (dejarlo as), y dejar activa
la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin. Pulsar el botn Finalizar.

Al pie de la ventana se observan los controles que permiten desplazarse entre los registros:

Primer registro Ultimo registro Crear nuevo registro

Cantidad total de registros

Registro anterior Registro siguiente
N de registro actual (se puede escribir el nmero al que se desea ir)

Ingresar la informacin del resto de los pacientes (10 en total), a su eleccin. De esta manera se observa la
diferencia de cargar los datos con un formulario diseado para tal fin, que ingresarlos directamente en la
tabla, tal como se cargaron los dos primeros pacientes.
Es importante aclarar que los datos no se guardan en los formularios, sino que simplemente son el vehculo
que ofrece Access para ingresar los datos en las tablas de forma ms sencilla. Y como estos dos objetos
estn relacionados, los datos que se ingresan se van guardando automticamente en los campos
correspondientes de la tabla. Simplemente, luego de la carga, se cierra la ventana.

A continuacin, generar un formulario con el nombre Mdicos que permita ingresar la informacin
correspondiente a los profesionales de la institucin. Seguir la metodologa empleada para el formulario de
carga Pacientes. En este ejemplo, los mdicos de la institucin son:

Cerrar el formulario Mdicos y volver a la ventana principal de la base de datos.

El formulario para registrar las citas
De la misma manera que se gener un formulario para incorporar los datos de los pacientes, aqu se
generar otro para el registro de las citas o turnos.

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En la ficha Crear hacer clic en el botn Asistente para formularios. Aparece la ventana del Asistente donde
se visualiza un recuadro que permite elegir la tabla con la que se trabajar y ms abajo, en otro recuadro,
se enumeran los campos disponibles.
1. En primer lugar, seleccionar la tabla Citas y agregar al formulario los campos Da, Cdigo horario,
Cdigo mdico, Cdigo paciente, Observaciones, Diagnstico y Medicacin.
2. A continuacin, (sin pasar a otra ventana), seleccionar la tabla Pacientes, e incorporar los campos
Apellido, Nombre, Sexo, Fecha de nacimiento, Hipertensin y Fumador. Pulsar el botn [Siguiente].
3. En la siguiente ventana elegir la opcin [por Citas] y presionar [Siguiente].
4. Para la distribucin del formulario, elegir [Justificado].
5. En la ltima ventana asignarle el nombre Citas, pulsar en [Modificar el diseo del formulario] y
hacer clic en [Finalizar].
El formulario Citas se visualizar con el siguiente aspecto:

Como se puede observar, los campos aparecen en el orden en que fueron seleccionados al disear el
formulario, y probablemente, su ubicacin no sea la ms adecuada. Quiz se podra reubicar algunos
campos para que la carga de informacin sea ms eficiente.
En esta vista Diseo del formulario se pueden personalizar todos los aspectos, tanto en lo que hace a la
apariencia como a las propiedades de los campos. En este caso, en principio, como se pretende modificar
la ubicacin de los campos, se comenzar de la siguiente manera:
Observar que al final aparece un sector Pie del formulario. Ubicar el puntero sobre el borde superior
de esta barra y cuando el puntero adopte el aspecto de doble flecha, desplazarlo hacia abajo (tal
como se muestra en la figura a continuacin):

Se debera haber generado un espacio vaco:

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A ese lugar se trasladar el campo Observaciones. Para moverlo, pulsar sobre l y cuando el
puntero adopta la forma de doble flecha, desplazarlo hacia el inferior de la ventana.
En el lugar que estaba Observaciones y qued liberado, ubicar los campos Cdigo paciente,
Apellido y Nombre, en ese orden, uno al lado del otro. Mover Diagnstico y Medicacin y ubicarlos
antes del Observaciones, al pie del formulario.
En el lugar que qued liberado, (debajo de Nombre y Apellido) disponer los siguientes campos:
Fecha de nacimiento, Sexo, Hipertensin y Fumador.

Hacer las modificaciones necesarias para que el aspecto general del formulario sea semejante al siguiente:

Campos y etiquetas en el formulario

Como se habr observado, al pasar a la vista Diseo, aparecen todos los campos incorporados
al formulario. Cada uno se muestra como si estuviera repetido: una vez sobre fondo gris y otra
sobre fondo blanco.
El primero corresponde a la etiqueta del campo (algo as como su ttulo) y se puede modificar
su texto de acuerdo al aspecto que se desea ver en el formulario.
En el otro caso, el recuadro es el campo propiamente dicho, y all se completar o visualizar la
informacin ingresada en las tablas (en el modo Diseo se visualiza con el nombre del campo).
Cuando se trabaja con los campos y las etiquetas en la vista Diseo, hay que tener en cuenta
que si se selecciona el campo tambin se seleccionar la etiqueta y se podr mover ambos
elementos a la vez (el puntero adopta el aspecto de doble flecha). Si se desea desplazar slo su
etiqueta o el campo, se puede hacer desde el ngulo superior izquierdo, cuando el cursor se
transforma en doble flecha.

Listas desplegables
Otra modificacin interesante que se puede aplicar a este formulario es que en los campos Horario y
Mdico se muestre una lista desplegable con las opciones disponibles, ya que en este caso son limitadas.
De esta manera, en lugar de ingresar los datos, se seleccionan de la lista. Para hacerlo se debe:
Seleccionar el campo y la etiqueta correspondientes al Cdigo horario (manteniendo pulsada la tecla Shift o
para que seleccione a ambos) y eliminarlos, pulsando la tecla Suprimir o Del. (Se debera ver el espacio
vaco en el formulario). Desplazar hacia la derecha el campo Cdigo mdico.

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En el grupo Controles de la ficha Diseo, seleccionar de la lista la opcin Cuadro combinado :

Aparece el puntero del mouse con la imagen del

botn seleccionado. Se debe definir ahora el rea
donde se incorporar al formulario.
Con el puntero -que ahora tiene forma de cruz
con la imagen del cono cuadro combinado
adjunto- indicarle el lugar (preferentemente, en el
lugar dnde estaba el campo anterior) donde
aparecer el campo. Trazar el recuadro.

Al soltar el botn del mouse aparece una ventana con el Asistente para cuadros combinados. En esta
ventana se solicita el origen de los datos:
Pulsar sobre la opcin que indica que el cuadro combinado buscar los valores en una tabla o
consulta.
Al pulsar el botn Siguiente, aparece un nuevo cuadro de dilogo solicitando se indique el nombre
de la tabla a utilizar. Activar Horarios y pulsar Siguiente. Cuando solicite el campo a incluir,
seleccionar Horario y pulsar Siguiente.
En el paso siguiente solicita el orden para la lista. Seleccionar Horarios y aplicar orden Ascendente.
En esta nueva ventana se puede modificar el ancho que tendr el campo en el formulario. Reducir
el tamao convenientemente y pulsar Siguiente.
En la prxima ventana seleccionar la opcin Almacenar el valor en el campo. Al desplegar sus
opciones, seleccionar el campo Cdigo Horario. Pulsar Siguiente.
Ahora solicita la etiqueta o rtulo para el campo combinado. Escribir Horario. Pulsar Finalizar.
Cerrar la ventana y guardar los cambios incorporados al formulario Citas.

En la ventana principal de la base de datos, en Formularios, hacer doble clic sobre Citas. El campo
Horario debera tener un aspecto como el de la figura:

Gua de Prcticos MS-ACCESS para CPN y LA Pg. 12

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Como se puede observar en la imagen, el campo Horario presenta una lista desplegable donde se
visualizan los horarios establecidos para dar turnos. Cerrar el formulario.

Nota: en caso que el campo horario no se visualice como muestra la figura anterior, cerrar esta ventana, y
volver a abrir la opcin Diseo. Borrar el campo y repetir el procedimiento para crear la lista desplegable o
bien modificar el lugar o disposicin de las etiquetas o el campo mismo.
La apariencia del formulario
Si bien el formulario est listo para usar, se incorporarn algunas modificaciones a su aspecto ya que como
se utilizar para asignar los turnos, muchas veces quedar a la vista de los pacientes y es importante que
tenga buena presentacin.
Por ejemplo, se podra incorporar un texto a modo de ttulo y una imagen (puede ser el logotipo del
consultorio o una imagen general, que le dar mejor apariencia). Por otra parte, se podra modificar el
color de fondo del formulario para evitar el estndar utilizado por Access. Para hacerlo se debe:
Ingresar al Formulario Citas a travs del botn Diseo. Hacer clic con el botn derecho sobre el
fondo del formulario (preferentemente en una zona donde no haya campos) y elegir [Propiedades].

En la solapa [Formato] pulsar en el recuadro de la opcin [Color del fondo]. Se ver un botn que se
encuentra a la derecha del recuadro, ingresar en l y en la ventana que aparece elegir un color
bsico o bien ingresar en el botn [Definir colores personalizados].

Luego, hacer clic en [Aceptar]. Observar el color elegido en el formulario. Si no es apropiado, repetir
el proceso hasta encontrar uno adecuado.

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Para agregar una imagen o un ttulo se puede utilizar el Encabezado del formulario. Se agranda el sector
desplazando el lmite hacia abajo. Eliminar la etiqueta que aparece por defecto y a continuacin hacer clic
en el botn [Etiqueta] del grupo Controles que se encuentra en la solapa Diseo (que tiene un aspecto
semejante a: [Aa] ) y con el mouse dibujar el espacio en el Encabezado (preferentemente a la derecha).
Escribir all Consultorio: registro de citas.

Hacer clic fuera en otra parte del formulario para observar el texto. Para modificar el formato del texto,
pulsar sobre el recuadro que contiene el texto y cuando quede marcado, desde la solapa Formato de
Herramientas de diseo de formulario, ajustar tamao, tipo de letra, etc. Tambin se puede cambiar el color
de fondo, seleccionando previamente el recuadro que contiene el texto.
Siguiendo un procedimiento similar tambin se puede incorporar una imagen. Presionar el botn Imagen
del grupo Controles que se encuentra en la solapa Diseo y asignarle lugar en el Encabezado.
Una vez definido el recuadro y al soltar el botn del mouse, se abrir un cuadro de dilogo en donde se
deber indicar el archivo grfico que se desea incluir. Para incorporar una imagen a este ejercicio, recorrer
las carpetas del disco hasta encontrar alguna o bien descargar de internet.

As, la imagen quedar dentro del encabezado. Tambin se pueden modificar los dems elementos hasta
adaptarlos al estilo que se desee. Cerrar el formulario guardando los cambios.

Registrar las citas

El formulario ya est listo. Ahora, cada vez que se desee registrar una cita se deber abrirlo en la vista
Formulario, simplemente haciendo doble clic sobre su cono.
Una vez que se encuentra abierto, para comenzar a usarlo, se escribe la fecha, se selecciona un horario y
un mdico desde la lista desplegable y se ingresa el cdigo del paciente. Automticamente se completarn
todos sus datos personales. A modo de ejemplo, se visualiza el formulario terminado:

Gua de Prcticos MS-ACCESS para CPN y LA Pg. 14

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Por otro lado, luego de que el mdico evale al paciente, l mismo o algn asistente completar los ltimos
tres campos: Observaciones, Diagnstico y Medicacin.
A medida que se van completando las citas en el formulario, los datos se almacenan en la tabla Citas, ya
que todo qued correctamente relacionado. De esta manera, quedarn ordenados en esta tabla y luego se
podr usar esos datos para imprimir los listados de citas por da o por mdico o realizar consultas.
Las citas del da
Al cargar las citas a travs del formulario, stas se fueron registrando en la tabla correspondiente, pero no
necesariamente ordenadas por da y hora, sino segn el orden en que fueron ingresadas en la base de
datos. En realidad, esto no representa ninguna dificultad, ya que, al tener la informacin en una base de
datos digital, es posible ordenarla de diversas maneras y realizar bsquedas.
Para visualizar da por da las citas o turnos registrados, se generar una consulta, que es una especie de
filtro que limitar la visualizacin de los registros segn un criterio determinado.
Para comenzar, y poder ver los resultados de este proceso, cargar 3 turnos para el da de hoy y 2 turnos
para maana en el Formulario Citas. Luego, ir a la ventana principal de la base de datos y en la solapa
Crear, en el grupo Consultas hacer clic en Diseo de consulta. Aparecer una ventana solicitando las
tablas a utilizar. Seleccionarlas a todas y pulsar el botn Agregar. Aparecern las tablas en la consulta:

Cerrar la ventana Mostrar tabla. Ahora se deben incluir en la consulta los campos que se utilizarn para
filtrar la base y todos los que se desean visualizar. Para este caso, se incluirn los siguientes campos:

Gua de Prcticos MS-ACCESS para CPN y LA Pg. 15

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Da, de la tabla Citas.

Apellido, de la tabla Mdicos.

Horario, de la tabla Horarios.

N ficha, de la tabla Pacientes.

Apellido, de la tabla Pacientes.

Nombre, de la tabla Pacientes.

Obra social, de la tabla Pacientes.

Para seleccionarlos, se realizar el siguiente procedimiento: se pulsa sobre el campo elegido y sin soltar el
botn del mouse se desplaza hasta la parte inferior de la ventana, ubicando cada campo en una columna.
Luego de trasladar todos los campos, el resultado debera verse como se muestra en la figura siguiente:

Es posible establecer criterios en cada campo. Como ejemplo, para este caso particular slo se definir un
criterio para el campo Da. Situarse en la fila [Criterios] de esa columna y escribir all la funcin =Fecha() tal
como se indica:

Guardar la consulta con el nombre Consulta Citas. Si se abre, se ejecutar la consulta y se visualizarn
todos los registros correspondientes al da de hoy.

Las citas por mdico

De un modo similar, se pueden generar consultas para cualquier otra visualizacin de datos. Por ejemplo,
tambin se puede generar una consulta sobre las citas que tiene un mdico en particular.
Para hacerlo, se puede partir de la consulta creada anteriormente, haciendo un duplicado de ella. (De esa
manera se evita todo el procedimiento anterior para crearla).
Situados en la ventana de la base de datos, hacer clic con el botn derecho sobre la Consulta Citas y del
men contextual elegir [Copiar]. Luego, volver a hacer clic con el botn derecho y seleccionar [Pegar].
Access solicitar un nuevo nombre para la consulta, de modo que se escribir el nombre de alguno de los
mdicos (ejemplo: Martnez). Ahora existen dos consultas en el listado.
Abrir la nueva consulta pulsando el botn derecho del mouse y seleccionando Vista Diseo. Para agregar
el nuevo criterio, en la columna Apellido de la tabla Mdicos, en la fila [Criterios] escribir el apellido, entre
comillas.

Gua de Prcticos MS-ACCESS para CPN y LA Pg. 16

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Guardar los cambios a la consulta y cerrar la ventana. Al abrirla nuevamente, se visualizarn las citas de
ese mdico para el da de hoy. Con el mismo procedimiento se pueden generar consultas para los mdicos
restantes.

Ejercicio 2
En este caso se tratar de construir una base de datos que permita gestionar una empresa inmobiliaria,
dedicada al alquiler de propiedades.
En principio, la informacin bsica con la que se debera contar sera:

Cdigo de la propiedad (Nmero que identificar a la propiedad alquilada)

Nombre, apellidos, DNI, y direccin
Fecha de alquiler del contrato
Fecha de expiracin del contrato
Alquiler mensual que paga el cliente
Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)
Tiene garaje?
Nmero de habitaciones, direccin de la propiedad, ciudad, provincia y cdigo postal
Superficie en m/2
Extras (observaciones, extras instalados, situacin privilegiada, etc...)

Crear la base
Crear una nueva base de datos y definirle como nombre: Inmobiliaria
Crear una tabla con el nombre Clientes que contenga los siguientes campos:

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Crear ahora otra tabla, denominada Propiedades, con las siguientes caractersticas:

Crear una tercera tabla, Contratos, con las siguientes caractersticas:

En la ventana principal de la base de datos se visualizarn las tablas recientemente creadas.

Hasta aqu se han preparado tres tablas: una para llevar el control de los clientes, otra para llevar el control
de las propiedades y adems, una tercera para los contratos.

Relaciones
Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que se pueda trabajar con varias tablas
relacionadas a travs de un campo en comn.

Con la base de datos del ejemplo abierta, activar el botn Relaciones que se encuentra en la
ficha Herramientas de base de datos de la cinta de opciones.
En la ventana que aparece, seleccionar todas las tablas (pulsando sobre la primera y manteniendo
pulsada la tecla [Shift] hacer clic sobre la ltima tabla). Luego presionar el botn [Agregar] y por ltimo,
[Cerrar]. (Si no aparece esta ventana y simplemente se muestra una ventana vaca con el ttulo
Relaciones, se pulsa el botn derecho del mouse y se activa Mostrar tabla). Aparece la siguiente
ventana:

Arrastrar ahora el campo Cdigo de propiedad desde la tabla Propiedades hasta la tabla Contratos. Es
decir, pulsar sobre el campo y sin soltar el botn del mouse trasladarlo a la otra tabla. Al soltar el botn,
aparecer la siguiente ventana:

Gua de Prcticos MS-ACCESS para CPN y LA Pg. 18

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Aqu se pueden definir algunas caractersticas de la relacin. Algunas opciones de esta ventana son:
Exigir integridad referencial
Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2010 que no nos
deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el
registro relacionado en la tabla principal.
Se utiliza para asegurarse de que los datos se mantendrn correctamente relacionados cuando
se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, se pueden elegir dos opciones ms:
Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados, que hace que cuando se
modifica un dato en la tabla principal, ste tambin ser modificado en la tabla/s relacionada/s.
Desde el botn Tipo de combinacin se puede acceder a ms caractersticas de la relacin.
Dejar activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y luego pulsar en el botn
Crear. Aparecern unas lneas que reflejan la relacin entre las tablas.
Crear la otra relacin entre las tablas Clientes y Contratos a travs del campo Cdigo de cliente.

Cerrar esta ventana guardando los cambios de la relacin.

Ingresar datos

Las tablas ya estn listas para introducir los datos. Para ingresarlos se puede elegir entre cargarlos
simplemente abriendo la tabla o bien generando un formulario a tal fin.

Generar un Formulario en base a todos los campos de la tabla Propiedades y mediante el uso del
asistente darle el formato que se considere ms apropiado. A modo de ejemplo se presenta:

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Cargar las veinte propiedades que dispone la inmobiliaria para alquiler.

Con similar procedimiento, generar otros formularios que permitan la carga de quince Clientes y
diez contratos (en este ltimo caso, al cargar el monto del alquiler mensual, tener en cuenta un
rango entre $3.000 y $20.000).
Guardar los formularios.

Consultas
Se pretende crear ahora una consulta sencilla que permita conocer algunos datos de los inquilinos que
tienen alquilado un departamento.
Con la base de datos Inmobiliaria abierta, generar una Consulta en Vista Diseo y agregar las tablas
creadas.
Llevar a la ventana inferior los siguientes campos (mediante el arrastre con el mouse o bien haciendo
doble clic en el campo correspondiente):

Pulsar en el botn Vista Hoja de datos , situado a la izquierda en la cinta de opciones o en la

barra de estado, a la derecha.
En pantalla aparece un listado con informacin de la base de datos en funcin de los campos
seleccionados de las tablas. Se puede ahora volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista

que ahora se visualiza con esta imagen: . Volver a la ventana de consulta.

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Cerrar la ventana de la consulta. Access solicitar si se desea guardarla. Responder afirmativamente y
darle como nombre: Consulta1.
Si se desea ejecutar la consulta para ver su contenido, se hace doble clic sobre Consulta 1. Si se quisiera
modificar la consulta, se debera abrir la misma y luego pulsar el botn Vista Diseo .Realizar ambos
procesos para observar el efecto.

Consultas con criterios

La consulta anterior fue una consulta bsica, que comprende todos los registros de la base de datos. Una
de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios se
pueden seleccionar registros que cumplan determinadas condiciones.
Ahora se crear una consulta que muestre datos sobre los inquilinos que pagan ms de 1000 pesos de
alquiler mensual.
Crear una nueva consulta de las tablas con los campos Cdigo de propiedad (Contratos), Apellido,
Nombre (Clientes), y Alquiler mensual (Contratos).
En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribir: >5000
Visualizar el resultado de la consulta con el botn Vista Hoja de datos. Deberan aparecer los campos
de los clientes que pagan ms de 1000 pesos al mes.
Volver al modo Diseo desde el mismo botn. Agregar el campo Tipo de propiedad y aadir el
siguiente criterio: Casa. (Access inmediatamente agrega comillas en el texto). Visualizar el resultado y
comprobar que se cumplen los criterios. Grabarla como Consulta2.

Campos Calculados
En ocasiones se tiene la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Se pueden
crear campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos.
En este ejemplo en particular, se supone que se ha incrementado la cuota mensual a todos los inquilinos
en 200 pesos. Es evidente que sera muy dificultoso modificar uno a uno todos los campos de los
alquileres. Para ello, se realizar una operacin matemtica siguiendo los pasos:
En la ventana principal de la Base de Datos, activar la solapa Crear y hacer clic en Diseo de consulta.
Cargar la tabla Contratos
Cargar los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual

En la cinta de opciones aparece una seccin nueva denominada Herramientas de consulta. En el grupo

Tipo de consulta seleccionar la opcin Actualizar .

Situar el cursor en la casilla Actualizar a: del campo Alquiler mensual y escribir lo que se indica:

(Se ha puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que se ha sumado el nmero
200).
Cerrar la consulta. Guardarla con el nombre Aumento alquiler en $200.

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Observar que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que
significa que cuando se ejecute, cambiar los datos de la tabla. En estos casos se debe tener cuidado en
preparar adecuadamente la consulta, ya que un error podra traer consecuencias no deseadas en la base.

Seleccionar la consulta y Abrir. Access avisar de que se van a modificar los datos. Aceptar el
mensaje. Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje indicando la cantidad de filas
que actualizar y advirtiendo la imposibilidad de deshacer. Volver a aceptar.
Abrir la tabla Contratos. Observar el campo Alquiler mensual. Si la consulta se realiz correctamente,
debera aparecer el campo alquiler con un incremento de 200 pesos.

Informes
Generar un informe activando la opcin Asistente para informes de la solapa Crear.
Seleccionar la Consulta1 y de ella, todos los campos. Continuar con los siguientes pasos:
Ver los datos por Propiedades, pulsar Siguiente. Seleccionar como nivel de agrupamiento el de
Apellido.
Ordenar por Alquiler mensual. Aplicar distribucin En pasos y orientacin Horizontal.
Por ltimo, definir como ttulo del informe Contratos y Finalizar.
Se debera visualizar un informe con los datos extrados de la base de datos.

Para mejorar su aspecto pulsar en el botn Vista Diseo, y desde las solapas que integran la seccin
Herramientas de diseo de informe, realizar todos los cambios que se consideren necesarios para su
mejor presentacin. El aspecto final podra ser:

Guardar el informe y cerrar.

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