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La primera vez que vi cmo se usaban las tablas dinmicas en Excel bsicamente alucin. La potencia que tienen es increble. Poder hacer
anlisis rpidos de informacin masiva, ordenarla, contabilizarla en un par de clicks y esto no es una exageracin, es la verdad sobre las tablas
dinmicas de Excel. Las podis usar en Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 y Excel 2016.
El uso de tablas dinmicas en Excel es una de las funcionalidades que ms temen los usuarios y que ms les puede servir en su da a da. La curva
de aprendizaje es rapidsima pero exige un par de horas de concentracin y algunos ejercicios prcticos para poder manejarse bien con las tablas
dinmicas en Excel.
A continuacin te vamos a explicar algunas de las opciones ms interesantes de las tablas dinmicas Excel.
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Si quisiramos saber cmo organizar esta informacin por vendedor y producto podramos hacer una serie de filtros, o clculos con
SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho ms rpido y fcil (cuando la informacin es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla
dinmica.
Una vez que hemos hecho esto la informacin de nuestra tabla quedar de la siguiente manera:
Esto nos permitir, que al hacer crecer la informacin de nuestra tabla en nmero de filas, al refrescar las tablas dinmicas, todo el rango sea
cogido por la tabla dinmica en cuestin.
Pero ahora s, para crear una tabla dinmica en excel seleccionamos nuestra recin creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas
>> Tabla Dinmica
Filtros de reporte: nos permitir filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
Columnas: nos permitir organizar nuestra informacin por columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)
Filas: nos permite organizar nuestra informacin por filas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)
Valores: sern los valores de clculo. Podremos visualizar los valores como suma, mximo, media, contar valores
Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido segn los filtros seleccionados.
Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos conocer los datos de ventas.
Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han vendido en el mes seleccionado.
Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosar para cada vendedor los productos que ha vendido y la suma
de su precio.
Esto, explicado as, es un poco abstracto, lo mejor ser ver cmo queda la tabla dinmica Excel una vez que hemos hecho las diferentes
selecciones:
En la imagen anterior vemos como la informacin de ventas queda organizada para el mes de Enero segn los vendedores y los diferentes
productos. Adems de esto, veremos las columnas de totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior y columna derecha
respectivamente).
Como puedes ver, crear tablas dinmicas en Excel es mucho ms sencillo de lo que habas pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrs ir a
toda velocidad sacando interesantes conclusiones de tus anlisis.
Por ltimo, cmo cambio el tipo de valores mostrados? y si me viniera mejor ver cmo se reparten porcentualmente las ventas? Pues es
muy sencillo, tan slo tendremos que seguir los siguientes pasos:
Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinmicas sobre los valores que queremos cambiar (en nuestro ejemplo el
valor suma de precio).
Elegimos la opcin de Configuracin de campo de valor.
Elegimos la pestaa de Mostrar valores como.
Del desplegable de Mostrar valores como elegimos % de Gran Total.
Descargas y recursos
En el siguiente enlace puedes descargar este mismo ejercicio para que puedas comprobar y retocar todo lo que necesites para aprender a usar esta
potentsima herramienta:
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En la ventana Campos de tabla dinmica diseamos su estructura de filas (y su orden), columnas, filtros y la forma de presentar los datos.
Sigamos con el ejemplo del tutorial de tablas dinmicas.
Continuacin del tutorial de tablas dinmicas
Como ya vimos en el tutorial, la lista de todos los campos disponibles se encuentra en el cuadro superior de la ventana. Esos campos son los
nombres de columna de los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dar un error si intentamos insertar una tabla dinmica
utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna. Esto suele pasar cuando utilizas un rango con muchas columnas, alguna
se nos pasa.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2, imagnate cuando quieras estructurar el informe. No
sern nombres largos pero s lo suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.
la otra Diseo
Por supuesto, como en otras ocasiones, slo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos encontramos se sita en el informe. Desde
estas dos pestaas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos aadido o cambiado alguna
informacin.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinmica, en concreto a la zona de reas en las que hemos situado algunos campos. Observa la
flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrs acceso a un men contextual desde el que podrs realizar distintas
acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarn accesibles y otras no, dependiendo del tipo de dato y del rea en la que se encuentre.
Entra en Configuracin de campo. Esta opcin del men te da acceso a una ventana con dos pestaas.
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas est en el rea Filas, podrs indicar a Excel que no quieres un subtotal para este campo o que el
subtotal ser uno concreto. Tambin le podrs indicar que quieres personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos y que repita
etiquetas de elementos.
En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de nmero con dos decimales a mi campo. Mi informe tendr el siguiente aspecto:
Qu hacemos con el campo MES?
No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:
No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que dispongo.
Aadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinmica. Esto ya lo conocemos pero ser buena idea un pequeo
recordatorio en este enlace.
Poner un filtro de informe.
Incluirlo como un campo de fila.
Incluirlo como un campo de columna.
Lo nico que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al rea Filtro para obtener un informe como el siguiente:
Como veis, parece que la nica diferencia con respecto al informe anterior es que ahora tenemos una fila adicional ms arriba, en la que aparece
Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha tenemos una lista en la que
podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botn Seleccionar varios elementos y elegimos febrero y marzo, nos quedar un
informe como el siguiente:
Arrastramos nuestro campo Mes al rea Columnas, debajo de Producto y tendremos un informe como el que sigue:
Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto con sus correspondientes de ventas por Mes pero a
efectos didcticos esto es suficiente para ver de qu estamos hablando.
Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No estara de ms gastar algo de tiempo en hacer cambios de un rea a
otra, probar formatos de nmero, etc.
Ms sobre Excel:
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