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Gerenciamento Aplicado em

Curso Online Empresas Produtoras de Carne

Módulo 3

Plano de Ação e Padrões

Gustavo Moglia Dutra


Engenheiro Agrônomo
Msc. Produção Vegetal
Assessoria Agropecuária Marcon S/C Ltda.

Reprodução parcial ou total apenas sob autorização da AgriPoint Consultoria Ltda.

Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação...

Organização de Tarefas;

Determinação dos Objetivos;

Determinação de responsáveis;

Determinação de prazos;

Elaboração de estratégia;

Determinação do Local;

Acompanhamento das tarefas;

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Objetivos do Plano de Ação

Ferramenta 5W1H...

Esta ferramenta de qualidade é bastante prática e muito utilizada


para execução de tarefas. Deve ser utilizada sempre que for preciso
montar um plano de ação com seus objetivos, prazos, responsáveis, etc...

O que significa 5W1H?

W What?
What? O que?
W Why?
Why? Por que?
W Who?
Who? Quem?
W When?
When? Quando?
H How?
How? Como?
W Where?
Where? Onde?

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Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação

Determinação de Tarefas;
Como devemos proceder com as informações coletadas de um
brainstorming ou de uma reunião com funcionários, sócios ou colaboradores?
Dentre várias reuniões que acontecem durante a gestão de um negócio, seja
ele rural ou urbano, várias idéias são lançadas e dentre essas idéias algumas
são boas e algumas são ruins. Cabe aos participantes da reunião decidirem. O
importante é trabalhar com as boas idéias e é nessa parte em que grandes
idéias de perdem ou são esquecidas no meio do caminho. Um bom plano de
ação faz com que essas idéias sejam fixadas e bem planejadas. Essa idéia é
gravada no primeiro quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 1º “W” (What – O
Quê)
ATIVIDADE (O QUE)

Aqui você coloca


as contramedidas
provenientes do
"brainstorming"

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Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação

Determinação dos Objetivos;

Depois de determinada a tarefa a ser trabalhada devemos ter certeza


de que essa idéia é válida e necessária. Podemos fazer exercício trabalhando
com a nossa curiosidade e capacidade de questionamento fazendo a pergunta
“Por quê”. Por exemplo: “Por quê necessitamos desta atividade ou tarefa?”,
“Terá melhoria para empresa ou algum setor?” Por quê, por quê, por quê...
Esse objetivo é gravada no segundo quadrante do plano 5W1H e é utilizado o
2º “W” (Why – Por Quê).

ATIVIDADE (O QUE) OBJETIVO (POR QUE)

Aqui você coloca Deve-se deixar claro


as contramedidas aqui o objetivo de se
provenientes do fazer. As pessoas
"brainstorming" querem saber porque
fazer cada coisa.

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Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação

Determinação dos Responsáveis;

Já determinamos que atividade que vamos desenvolver e porque ela


é necessária. Não podemos esquecer que, conforme o módulo 1, pessoas de
ação sempre terminam aquilo que começam, portanto devemos colocar um
responsável pela realização da atividade e de preferência uma pessoa pró-ativa,
isso não quer dizer que ela tem que realizar a tarefa do início ao fim, é possível
determinar que a sua equipe tenha uma boa participação mas a
responsabilidade é única e exclusivamente dela. O nome do responsável é
gravado no terceiro quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 3º “W” (Who –
Quem).
ATIVIDADE (O QUE) OBJETIVO (POR QUE) RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui você coloca Deve-se deixar claro Aqui só se coloca o


as contramedidas aqui o objetivo de se nome e não um grupo
provenientes do fazer. As pessoas ou uma sigla. O
"brainstorming" querem saber porque responsável deve ser
fazer cada coisa. uma pessoa

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Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação

Determinação de Prazos;

Todo e qualquer objetivo deve ter um prazo bem determinado. Isso


se faz necessário para podermos eleger prioridades de atividade por prazo de
encerramento e também para que possamos cobrar e ser cobrados de maneira
adequada. É importante que a determinação dos prazos sejam determinadas
em conjunto. É possível que um funcionário participa de mais de uma atividade
ou tarefa então devemos ter o cuidado para eleger os responsáveis e ao prazos.
O prazo é gravado no quarto quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 4º “W”
(When –Quando).

ATIVIDADE (O QUE) OBJETIVO (POR QUE) RESPONSÁVEL PRAZO (QUANDO)


(QUEM)

Aqui você coloca as Deve-se deixar claro Aqui só se coloca o


Aqui só se coloca a
contramedidas aqui o objetivo de se nome e não um
data de término da
provenientes do fazer. As pessoas grupo ou uma
tarefa ou atividade
"brainstorming" querem saber porque sigla. O
fazer cada coisa. responsável deve
ser uma pessoa

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Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação

Elaboração de estratégia;
Como temos certeza de que a nossa tarefa terá um bom desfecho? O
que me garante que eu estou no caminha certo? E que diretrizes eu vou usar?
Esse é o momento em que eu determino como fazer as coisas. A estratégia é
usada para determinar os passos que o responsável vai seguir. Se o
responsável dividir sua tarefa com a equipe, as estratégias devem ser
montadas com o grupo. Isso facilita a comunicação e a divisão de
responsabilidades. A estratégia é gravado no quinto quadrante do plano 5W1H
e é utilizado o “H” (How –Como).
ATIVIDADE (O OBJETIVO (POR QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) PRAZO ESTRATÉGIA
QUE) (QUANDO) (COMO)

Aqui você coloca Deve-se deixar Aqui só se coloca o Aqui Colocamos


as claro aqui o nome e não um colocamos a passo a passo a
contramedidas objetivo de se grupo ou uma sigla. data de metodologia
provenientes do fazer. As pessoas O responsável deve término da que
"brainstorming" querem saber ser uma pessoa tarefa ou resolveremos a
porque fazer cada atividade tarefa
coisa.
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Objetivos do Plano de Ação
Objetivos do Plano de Ação
Determinação do Local;
Nem todas as atividades ou tarefas determinadas que devem ser
desenvolvidas precisam ser realizadas dentro da empresa, principalmente se,
para a realização é necessário a compra de matéria-prima, insumos, etc.
Devemos especificar onde será realizada a tarefa para que o responsável saiba
como está o andamento das atividades e onde estão as fontes necessárias para
a sua realização. O Local é gravado no sexto quadrante do plano 5W1H e é
utilizado o 5º “W” (Where –Onde).
ATIVIDADE OBJETIVO (POR RESPONSÁVEL PRAZO ESTRATÉGIA LOCAL
(O QUE) QUE) (QUEM) (QUANDO) (COMO) (ONDE)

Aqui você Deve-se deixar Aqui só se coloca Aqui Colocamos Colocamos


coloca as claro aqui o o nome e não um colocamos a passo a o local de
contrame- objetivo de se grupo ou uma data de passo a busca e
didas fazer. As pessoas sigla. O término da metodologia realização
provenientes querem saber responsável deve tarefa ou que de
do porque fazer cada ser uma pessoa atividade resolveremo atividades
"brainstor- coisa. s a tarefa
ming"

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Objetivos do Plano de Ação


Objetivos do Plano de Ação
Acompanhamento das tarefas;
O acompanhamento não faz parte do 5W1H, ele foi colocado, como
um processo de melhoria, para que os responsáveis pela atividade e os
responsáveis pela equipe, controle o desenvolvimento da atividade. Serve como
um guia. Os responsáveis não se preocupam com todas as atividades
simultaneamente, e sim com as atividades que apresentarem seu
acompanhamento na coloração vermelha. Como mostra a figura abaixo:
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁV PRAZO ESTRATÉ- LOCAL Acompanha-
(O QUE) (POR QUE) EL (QUEM) (QUANDO) GIA (COMO) (ONDE) mento

Aqui você Deve-se Aqui só se Aqui Colocamos Coloca-


coloca as deixar claro coloca o colocamo passo a mos o
contramedi aqui o nome e não s a data passo a local de
das objetivo de se de metodologi busca e
um grupo ou
proveniente realização
fazer. As uma sigla. O término a que
de
s do pessoas responsável da tarefa resolverem atividades
"brainstormi querem saber deve ser ou os a tarefa
ng" porque fazer uma pessoa atividade
cada coisa.

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Plano de Ação e PDCA

Como proceder com prazos não cumpridos?


Embora não seja agradável nem é o objetivo de um colaborador
dentro de uma empresa, o não cumprimento de prazos podem vir a ocorrer e
devemos saber como contornar a situação utilizando a ferramenta 5W1H. Para
isso colocaremos no quarto quadrante (Prazo) uma nova data que será
discutida em conjunto com o responsável pela tarefa e no quadrante
acompanhamento pintaremos de vermelho, indicando que a tarefa não foi
concluída.
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁV PRAZO ESTRATÉGI LOCAL Acompa-
(O QUE) (POR QUE) EL (QUEM) (QUANDO A (COMO) (ONDE) nhamento

Aqui você Deve-se Aqui só se Aqui Colocamos Colocam


coloca as deixar claro coloca o colocamo passo a os o local
contramedi aqui o nome e não s a data passo a de busca
das objetivo de se um grupo ou de metodologi e realiza
proveniente fazer. As uma sigla. O término a que ção de
s do pessoas responsável da tarefa resolverem ativida
"brainstormi querem saber deve ser ou os a tarefa des
ng" porque fazer uma pessoa atividade
cada coisa.

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Objetivos do Plano de Ação


Similaridade entre Plano de Ação e PDCA
Como podemos perceber os Planos de Ação são bastante similares
aos PDCA´s. podemos fazer com que uma ferramenta auxilie a outra, por
exemplo: Rodar o PDCA nada mais é do que repassar toda a estratégia
utilizando uma metodologia de controle.
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁ PRAZO ESTRATÉG LOCAL Acompanhame
(O QUE) (POR QUE) VEL (QUEM) (QUAND IA (COMO) (ONDE) nto
O)

Aqui você Deve-se Aqui só se Aqui Colocamo Coloca


coloca as deixar claro coloca o colocam s passo a mos o
contramed aqui o nome e os a passo a local de
idas objetivo de não um data de metodolog busca e
provenient se fazer. As grupo ou término ia que realiza
es do pessoas uma sigla. da resolvere ção de
"brainstor querem O tarefa mos a atividad
ming" saber responsáv ou tarefa es
porque el deve ser atividad
fazer cada uma e A P
coisa. pessoa

C D
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Objetivos do Plano de Ação

Exemplo de Plano de Ação 5W1H

Abaixo segue um exemplo prático de 1 item de um plano de ação.

ATIVIDA OBJETIVO RESPONS PRAZO ESTRATÉ LOCAL Acompanha


DE (O (POR QUE) ÁVEL (QUAND GIA (ONDE) mento
QUE) (QUEM) O) (COMO)

Adubaçã Aumentar João 30 / 04 Aplicar Potreiro


o de produção Alcindo / 06 150 kg / 1
pasta- de matéria 30 dias ha de Potreiro
gens de seca. após Map 6
inverno semea- Potreiro
dura 9

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Curso Online

Padrões

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Padronização de Processos

Objetivos

- Assegurar o resultado das operações repetitivas


- Levar ao operador as necessidades dos clientes
- Diminuir a ocorrência de falhas e ou retrabalho

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Padronização de Processos

Uma visão geral do módulo

Antes de falar em padrão precisamos entender o que são processos e para


que eles servem. Isso nos ajudará na futura explicacão de padrão que
será apresentada nesse módulo.
Na propriedade rural, um trabalho ou um determinado serviço que se
obteve sucesso, pouco valerá se não pudermos repeti-la sempre com o
mesmo êxito. Da mesma forma, não será possivel trabalhar para a sua
melhoria, sem conhecermos a sua fórmula e todos os procedimentos
necessários para a sua reprodução.
Por isso, a normatização / padronização de métodos e procedimentos
impera hoje nas empresas e nas propriedades rurais. Constitui, no
conjunto de conhecimentos, a garantia de que aquele determinado
trabalho ou serviço observará características e padrões bem definidos e
uniformes. Um valioso patrimônio, portanto, a ser preservado e
aperfeiçoado.

Fonte: programa de qualidade


total rural – fruticultura irrigada.

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Padronização de Processos

Conceito de processo

Relacionamento de causa / efeito

O controle de processos é a essência do gerenciamento em todos os níves


hierárquicos na propriedade rural, desde o dono da propriedade até o
capataz. O primeiro passo do entendimento de controle de processo é a
compreensão do relacionamento causa / efeito.
Sempre que algo ocorre (efeito, fim, resultado) existe um conjunto de
causas (meios) que pode ter influenciado. Observando a importância da
separaçao das causas de seus efeitos no gerenciamento e como nos
temos a tendência de confundi-los os japones criaram a “diagrama de
causa e efeito”. Este diagrama, tambem conhecido como “Espinha de
peixe”, foi criado para que todas as pessoas da empresa pudessem
exercitar a separacao dos fins de seus meios.

Fonte: TQC controle da qualidade


total (no estilo Japones –
Vincente Falconi Campos)
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Padronização de Processos

Matéria-Prima Máquina Medida

Produtor Trator Balança


Terneiro

Produção Própria Implementos

BOI GORDO

Clima Consultoria Característica da qualidade


Colaboradores
Item de Controle
Solo Informações
Terceiros

Meio Mão-de-Obra Método


Ambiente
Fatores de Qualidade
Causas Itens de verificação

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Padronização de Processos

Conceito de processo

Definição de Processo

Processo é um conjunto de causas (que provoca um ou mais efeitos).


Uma propriedade rural é um processo e dentro dela existem vários
processos que devem ser padronizados.

Fonte: TQC controle da qualidade


total (no estilo Japones –
Vincente Falconi Campos)

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Padronização de Processos

Porque Padronizar?

O padrão é o instrumento básico do gerenciamento da rotina e este é o


instrumento que indica a meta (fim) e os procedimentos (meios) para
execução dos trabalhos, de tal maneira que cada uma tenha condições de
assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho.
O padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo
indivíduo ou pela organização e não esquecendo que não existe
Gerenciamento sem Padronização

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Padronização de Processos

O que são Padrões operacionais

Padrões operacionais são descrições que especificam os métodos,


procedimentos e condições de trabalho de tal forma que ao serem
adotados, a qualidade requerida do resultado do trabalho possa ser
obtida.
Ao mesmo tempo, tais padrões devem garantir a execução das tarefas
de forma fácil, correta e segura, sem riscos e num ambiente relaxado.
Padrões operacionais não descrevem apenas seqüências de tarefas ou
ações, mas devem especificar também os recursos necessários para sua
execução. Isto se torna relevante pois, a partir do conhecimento disto,
o executante pode controlar a eficiência do seu trabalho em termos de
facilidade de execução, qualidade do resultado e segurança nas ações.

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Padronização de Processos

Processos na empresa rural

Dentro de um processo, as pessoas que dele participaram ora são


fornecedores, ora são clientes. Por exemplo: o capataz que preparou as
vacas para o inseminador é um fornecedor de serviços para quem vai
insemiar (que é o cliente, no caso). Por sua vez, quem insemina passa a
ser um fornecedor de quem vai dar os tratos culturais (o cliente), por
exemplo. E, assim, por diante.
Um controle de plantas daninhas bem feito contribuirá para uma
colheita mais fácil ou mais limpa; o contrário também é verdadeiro.

Fonte: programa de qualidade


total rural – fruticultura irrigada.

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Padronização de Processos

Macrofluxo ou Processo
lista de processos Parição

Ponto de Nascimento
Processo partida 1º Terneiro
Gestação
anterior

Atividade Registro
Inicial Caderneta

Atividade Controle
Final Sanitário

Processo Nascimento
Ponto de Lactação
Posterior Último
entrega
Terneiro

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Padronização de Processos

Padronização de processos

Padronizar é criar hábitos, normas (procedimentos) e requisitos a serem


cumpridos, especificações que desejamos atingir, ou seja, é atuar
seguindo o como fazer em cada tarefa (nas causas) para que tenhamos
os resultados (efeitos), que são as nossas metas.
Contudo padronizar não significa apenas repetir ou simplesmente
acomodar-se. É preciso analisar melhorias que possam ser
acrescentadas a cada safra ou a cada ciclo de criação. Para conquistar a
padronização dos processos, é necessário registrar os procedimentos,
ou seja, o passo-a-passo para executar
cada tarefa. A representação gráfica do passo-a-passo das tarefas
denominamos “fluxograma”. A obediência aos procedimentos elimina as
variações na Qualidade, desde que observados por todas as pessoas
que estarão trabalhando em cada tarefa, quer familiares, quer
trabalhadores fixos ou temporários.Se queremos garantia da Qualidade,
devemos verificar se os procedimentos, requisitos ou especificações
estão sendo plenamente cumpridos.

Fonte: programa de qualidade


total rural – fruticultura irrigada.
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Padronização de Processos
Para melhor visualizarmos melhor a ferramenta utilizaremos como exemplo
uma revisão de cercas elétricas.
Revisão cerca elétrica Número / Revisão: PP 01 Ver. 02

Medir choque Com voltímertro, todos fios, no fim da cerca


1

2 Está abaixo de 4? Recorrer, buscando achar contatos com terra, fio


interrompido, trama ou isolador quebrado.
3 Revisar a cerca

4 Possível Arrumar?

5 Arrumar •Trama quebrada: substituir


•Isolador quebrador: anotar
•Fio interrompido: desligar a cerca, emendar, cuidado
para que o contato fique firme
•Contatos com terra: Remover, cuidando para que se
atue na causa do problema

Consertos não feitos ou provisórios;


6 Relatar anomalias
Contato excessivo com a vegetação

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Padronização de Processos

Os padrões operacionais podem ser classificados


em três categorias:
PO Padrão do Operador;
PI Padrão de Instrução;
RO Registro Operacional

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Tipos de Padrão
Padrão de Operação
Padrão de Instrução
PO
PI
Fica com o operador
Fica com o Supervisor
Ele é necessário durante a execução
Contem o que o operador deve ter na
do trabalho:
memória.
- Não consegue memorizar;
Considera o que o supervisor sabe
- Não deve memorizar.
Considera o que o operador sabe.
Considera o que o operador sabe.
Deve estar acessível!
Deve estar acessível!

RO
Serve para o operador fazer registros:
-Para colher dados;
-Para mantê-lo atento

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Tipos de Padrão
Padrão de Operação
Padrão de exemplo
Colocar Instruçãode PI – PO - RO
PO
PI
Caderneta de Campo
Padrão de recorrida
Planilha de Pesagem
Padrão de Inseminação
Padrão de Pesagem
Padrão de Embarque

RO
Ficha de Inseminação
Ficha de Lotação

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Exercício de Fixação 1

1) O padrão precisa ser feito levando em conta a ____________ de


entendimento do operador real.

2) O padrão operacional leva ao operador as necessidades dos _________.

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Exercício de Fixação 2

1) Planilha de Pesagem PO

2) Desmame de Terneiros PI

3) Orientações e Treinamentos
RO

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Para assegurar que as pessoas façam corretamente suas tarefas você
precisa explica-las uma vez e passar o resto dos seus dias verificando
se elas estão procedendo como combinado

E não podemos esquecer que a ação é definida após o registro da


evidência do fato e da análise das causas da anomalia.

Façam os planos de ações de sua propriedade, leiam o material


complementar e tirem suas dúvidas com o instrutor.

Até o próximo módulo:


ORÇAMENTO

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