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Como Implantar o PCM Planejamento e

Controle de Manuteno
Um dos desafios mais comuns dos Gestores de Manuteno de pequenas e
mdias industrias est relacionado ao planejamento e controle das atividades
de manuteno. Na grande maioria das vezes, o cenrio o mesmo: uma
indstria comea a crescer de forma inesperada, o volume de produo
aumenta, as vendas aumentam, se investe em novas tecnologias para suprir
essa demanda e algo acaba ficando para trs: a manuteno.
Esse cenrio muito comum em indstrias de porte mediano, que possuem at
500 funcionrios e que o volume de produo considervel. Geralmente
existe pouco ou nenhum planejamento e controle de manuteno e o impacto
disso notvel quando olhamos a sistemtica e rotina de produo com uma
tica mais analtica.
Geralmente a situao a mesma em todas as empresas que crescem sem se
preocupar com o setor de manuteno e esse cenrio possui basicamente 10
caractersticas em comum.
A implantao do setor de Planejamento e Controle de Manuteno acontece
geralmente aps a identificao da necessidade de uma gesto mais eficiente
da manuteno. A falta de gesto reflete diretamente na sade dos ativos e o
impacto no volume e eficincia de produo pode ser notado facilmente.
Como implantar o PCM Planejamento e Controle de
Manuteno?
O processo de implantao do Planejamento e Controle de Manuteno pode
mudar de acordo com o segmento da indstria ou empresa. Porm, a
sistemtica e o fundamento de implantao sempre sero os mesmos em
qualquer segmento.
Se fizermos uma anlise da causa de todos os problemas que ocorrem dentro
das empresas que ainda no fizeram a implantao do PCM, rapidamente
podemos chegar concluso que a principal causa a FALTA DE
INFORMAO.
Sem informao impossvel gerar dados, sem dados impossvel traar
qualquer estratgia e acabamos caindo naquela mxima aquilo que no se
mede no se gerencia.
A informao o bem mais valioso para o setor de manuteno. atravs da
informao que pouparemos recursos como tempo, mo de obra e
consequentemente, dinheiro. Por isso, a primeira e mais importante ao para
implantar o PCM criar uma sistemtica para colher, tratar e analisar
informaes.

PASSO 1 Colher informaes


Como vimos no infogrfico acima, a primeira e principal caracterstica que
indica que a implantao do PCM da sua empresa foi falha ou inexistente :
Alto nmero de Manutenes Corretivas.
Isso acontece basicamente porque no existe manuteno preventiva, preditiva
ou qualquer outro tipo de inspeo que tenha como objetivo encontrar
anomalias ainda em estgio inicial e corrigi-las antes que elas se agravem e
acabem causando a parada da linha de produo.
Voc deve estar pensando: U, ento podemos implantar um plano de
manuteno preventiva e acabar com esse problema!.
O problema maior que montar um plano de manuteno preventiva de forma
eficiente requer uma quantidade considervel de informaes sobre o processo
de produo, sobre os ativos e diversos outros fatores.
Sem essas informaes no conseguiremos montar um plano de manuteno
preventiva e consequentemente diminuir o nmero de corretivas.
O pior que em alguns casos as empresas nem sabem ao certo quantas
manutenes corretivas (sejam elas emergenciais ou programadas) que so
executadas ms a ms. Na maioria das vezes apenas se tem a cincia que as
coisas no vo bem, porm no existe um nmero exato para falar de forma
quantitativa sobre o problema.
Ento a primeira coisa que devemos fazer para implantar o PCM criar uma
sistemtica para colher informaes sobre as manutenes corretivas atravs
de uma Ordem de Servio.
As Ordens de Servio so valiosssimas para uma gesto da manuteno
eficiente. Atravs desse documento podemos colher vrias informaes, criar
indicadores e ter uma viso clara da real situao do setor de manuteno.

Como Implantar uma Ordem de Servio?


A implantao de uma ordem de servio para o controle dos servios de
manuteno corretiva pode ser feita de forma simples. Dependendo do
tamanho da empresa possvel fazer esse controle atravs de softwares
simples como Microsoft Excel ou at mesmo atravs de um bloco de ordens de
servio impressos em uma grfica rpida, sem a necessidade de investir
grandes quantias na compra de sistemas para gerenciamento da manuteno.
Nesse primeiro passo da implantao do PCM o importante colher a
informao, no importa como.
A Ordem de Servio uma ferramenta que ir padronizar a comunicao,
registrar as ocorrncias e as aes dos tcnicos de manuteno.
Posteriormente todas as informaes apontadas, sejam qualitativas ou
quantitativas, iro servir de base para calculo de indicadores.
O fluxo da ordem de servio deve ser padronizado. O processo deve ser
mapeado e todos os colaboradores devem ser instrudos quanto ao novo
procedimento de registrar as aes de manuteno na ordem de servio.
ATENO: Nada deve ser feito sem Ordem de Servio. Todas as solicitaes
para manuteno corretiva devem ser registradas e os tcnicos s podero
atender ao chamado aps a abertura da Ordem de Servio. Aps a abertura da
O.S, o tcnico est devidamente autorizado a iniciar o trabalho.
Aps a interveno corretiva do tcnico, o mesmo deve preencher o
documento e validar o trabalho com o solicitante da manuteno. de extrema
importncia que o tcnico tenho o cuidado de preencher todo o documento,
com riqueza de detalhes e muita ateno. Com a Ordem de Servio
devidamente preenchida e validada pelo solicitante da manuteno, ela
retornar para o setor de PCM Planejamento e Controle de Manuteno onde
as informaes sero tratadas e os indicadores sero gerados.

PASSO 2 Gerar e Tratar Dados


Aps implantar o controle de servios atravs da Ordem de Servio, chegada
a hora de gerar e tratar os dados e quantificar todas as informaes apontadas
pelos tcnicos no momento da manuteno.
Existem vrios indicadores que podem nos mostrar a real situao do setor de
manuteno, e esses indicadores so fundamentais para a implantar o pcm da
forma correta e definir as suas diretrizes.

Indicadores de Manuteno
A partir dos campos de Data/Hora de Incio e Data/Hora de Trmino
podemos calcular 4 indicadores:
1. Apropriao de Horas/Funcionrio: Que representa basicamente a
quantidade de horas que determinado funcionrio atuou no equipamento;
2. Indisponibilidade: Que representa o tempo em que a linha de
produo/equipamento ficou parado sem produzir;
3. MTBF: Tempo Mdio entre Falhas (no caso de paradas reincidentes);
4. MTTR: Tempo Mdio para Reparo (no caso de paradas reincidentes);

A partir do campo Materiais Utilizados podemos calcular 2 indicadores:


1. Custo Direto com Materiais;
2. LCC Life Cycle Cost: Indicador que representa o custo do ciclo de vida do
componente que veio a falhar.
Anlise de Falhas Causa, Sintoma, Defeito e Soluo.

A anlise de falhas um dos produtos mais importantes da ordem de servio


de manuteno corretiva. Ela ser o instrumento que indicar qual foi a causa
do problema que originou a manuteno, o sintoma apresentado, o defeito em
si e qual foi a soluo usada para recolocar o equipamento em operao de
forma segura e confivel.
O preenchimento dos campos Causa, Sintoma, Defeito e Soluo devem ser
feitos de forma criteriosa pelo tcnico, para que posteriormente cada um desse
itens possam ser quantificados, mapeados e tratados um a um. Veja um
exemplo abaixo:
TOTAL DE FALHAS/DEFEITOS: 227
Para cada falha temos que ter ao menos uma causa e um defeito, podendo ter
vrios sintomas e intervenes/solues.

PASSO 3 Analisar os Dados


Agora j possvel implantar o PCM Planejamento e Controle da
Manuteno. Com os dados quantitativos resultantes das manutenes
corretivas em mos, j possvel pensar em planos de manuteno preventiva
e preditiva que possam suprir as necessidades para manter os ativos
disponveis e confiveis.
A anlise desses dados deve comear pela separao por porcentagem de
cada item. As fatias maiores dos grficos so as que merecem maior ateno e
por onde devemos comear.
Algumas perguntas para se fazer durante a anlise:
1. Quais so as aes preventivas / preditivas que podemos realizar para que
o nmero de falhas reduza?
2. Como essas aes se repetem? Existe um padro?
3. Todas as intervenes corretivas deram certo?
4. Existe uma forma de prever os defeitos?
5. Qual o intervalo entre as falhas?
6. Os sintomas surgem a quanto tempo antes dos defeitos?
7. Como os sintomas foram detectados?

PASSO 4 Elaborar Planos de Manuteno


Preventiva / Preditiva
Manuteno Preventiva
O plano de manuteno preventiva uma pea fundamental para uma boa
gesto do setor de manuteno e um dos responsveis por alavancar os
ndices de disponibilidade e confiabilidade dos ativos.
Nesse artigo, iremos apontar quais so os cuidados que devemos tomar ao
elaborar os planos de manuteno preventiva, tambm iremos apontar alguns
erros que podem ser cometidos durante essa atividade e quais so os
principais resultados que podem ser colhidos atravs da elaborao, execuo
e gerenciamento dos planos de manuteno.
Segundo a Norma ABNT NBR 5462/1994, a definio de Manuteno
Preventiva : Manuteno efetuada em intervalos predeterminados, ou de
acordo com critrios prescritos, destinada a reduzir a probabilidade de falha ou
a degradao do funcionamento de um item.
Ou seja, todas as atividades destinadas a preveno de falhas, panes e
quebras so encaradas como Manuteno Preventiva. Exemplo: Inspees,
Reapertos, Substituio de Itens Desgastados, Limpezas, Lubrificao,
Ajustes, etc.
O objetivo principal da manuteno preventiva elevar e garantir os ndices de
disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos.
Elaborar um plano de manuteno geralmente no uma tarefa difcil de fazer.
Mas criar um plano de manuteno abrangente e eficaz nos traz alguns
desafios interessantes. Seria difcil apreciar as sutilezas do que torna um plano
de manuteno eficaz sem entender como o plano faz parte do ambiente de
manuteno como um todo.
Um plano de manuteno pode ser criado com o auxilio de vrias ferramentas.
Algumas podem elevar ou diminuir a produtividade da construo, execuo e
gesto do plano. Mas independente da ferramenta escolhida, o que e sempre
ser mais importante dentro do plano de manuteno so as informaes nele
contidas.

Manuteno Preditiva:
A manuteno preditiva tambm conhecida como manuteno sob condio
ou manuteno com base no estado do equipamento. baseada na tentativa
de definir o estado futuro de um equipamento ou sistema, por meio dos dados
coletados ao longo do tempo por uma instrumentao especfica, verificando e
analisando a tendncia de variveis do equipamento.
Esses dados coletados, por meio de medies em campo como temperatura,
vibrao, anlise fsico-qumica de leos, ultrassom e Termografia, permitem
um diagnstico preciso.
Esse tipo de manuteno caracteriza-se pela previsibilidade da deteriorao do
equipamento, prevenindo falhas por meio do monitoramento dos parmetros
principais, com o equipamento em funcionamento.

Manuteno Preditiva: O que e como ela pode te ajudar!

O fluxo de gerao das ordens de servio das manutenes preventivas e


preditivas diferente do fluxo de manuteno corretiva. Afinal, as solicitaes
no iro partir da produo e sero criadas de forma sistemtica, prevendo
antecipadamente as aes que devem ser realizadas antes dos defeitos
surgirem ou afetarem o funcionamento dos equipamentos.
PASSO 5 Verificar as aes que foram planejadas
Aps implantao dos planos de manuteno preventiva e preditiva
necessrio verificar tudo o que foi planejado e ver se realmente os ndices de
manuteno corretiva diminuram. Podemos aplicar aqui o Ciclo PDCA e
identificar os pontos de oportunidades e ameaas que identificamos durante o
planejamento das aes.
Essa abordagem tornou-se muito popular pelo Dr. Edwards Deming,
considerado por muitos como um dos maiores no controle de qualidade
moderno. Ela amplamente implementada em indstrias de grande porte de
quaisquer seguimentos, que utilizam sistemticas modernas de gesto da
manufatura e de controle de qualidade, como os sistemas de produo enxuta
e o Kaizen. Esta uma abordagem que pode ser implementada para qualquer
tipo de organizao e para qualquer tipo de processo, independente do seu
seguimento.
Para entender um pouco melhor como esse ciclo funciona, cabe salientar que
ele tem 4 etapas que se repetem continuamente por perodo indeterminado.
Dessa forma, a melhoria dos processos nunca tem fim, o que amplamente
conhecido no meio da qualidade como melhoria continua.

Leia mais sobre o Ciclo PDCA em:


ISO 9001:2015 Abordagem pelo Ciclo PDCA
Os 6 Pilares do Planejamento e Controle da
Manuteno
Implantar o PCM Planejamento e Controle da Manuteno em pilares podem
facilitar bem a tarefa e entendimento para a nova forma de trabalho que deve
ser adotada pelos colaboradores da manuteno.
So chamados de pilares, pois todos tm o mesmo nvel de importncia, como
em uma edificao, se falta um pilar, toda sua estrutura est comprometida.
Os pilares so:
Documentao;
Histrico;
Padronizao;
Estratgia;
Tecnologia;
Informao.

Documentao
O primeiro passo para implantao do setor de PCM a coleta de dados que
esto presentes na rotina da empresa. A maior parte dos dados fcil de
serem coletadas, porm a empresa no percebe isso por que no tem nenhum
instrumento de coleta desses dados.
Os principais instrumentos para coletas de dados so os documentos.
Esses documentos precisam ser elaborados de acordo com a rotina do setor
de manuteno, mas seguindo padres pr-estabelecidos para tais fins. Deve-
se tomar cuidado para que no se crie uma quantidade exagerada de
documentos e as pessoas passem a enxergar os documentos como fim e no
como meio de atingir um determinado objetivo.
Os documentos devem ser criados e implantados pouco a pouco, de acordo
com a adequao da equipe a essa nova metodologia de trabalho. Esses
documentos tambm devem passar por revises peridicas, com a finalidade
de coletar uma aumentar a quantidade e a qualidade dos dados colhidos.
Os principais documentos para o setor de PCM so:
Ordens de Servio: Fornecem os principais dados para a boa gesto da
manuteno, como: Tempo demandado a atividade, anomalias encontradas,
aes tomadas, causas dos problemas, funcionrios envolvidos e materiais
utilizados;
Relatrios de Inspeo: Os Relatrios de Inspeo realizados pela
manuteno so primordiais para se definir o real estado de conservao
dos equipamentos e instalaes. Pois at ento, antes da implantao do
PCM, no se tem qualquer histrico. Esses relatrios tambm so muito
teis para incio das manutenes preventivas;
Fichas Tcnicas: As Fichas Tcnicas servem para sabermos o que temos
em campo, em nvel de peas e componentes. Com base nas informaes
levantadas, deve-se comear o trabalho de gesto de compras e estoque
das peas de reposio para suprimento das manutenes preventivas e
corretivas;
Fluxogramas: Devem ser claros quanto aos novos mtodos de trabalho,
processos e posio hierrquica de toda a equipe;
Requisies e Solicitaes: Tudo que pedido ao setor de manuteno,
deve ser feito por meio de um documento, para que dessa forma o PCM
consiga controlar a demanda gerada atravs dessas solicitaes.

Histrico
Como vimos no primeiro pilar, a documentao o primeiro item que se faz
necessrio ao implantar o PCM. Mas de nada adianta criar vrios tipos de
documentos, coletar valiosos dados por meio desses documentos se nada for
feito com esses dados.
Os dados coletados devem servir de base para tomada de decises e se
transformarem em aes. Essas aes devem ser devidamente arquivadas em
uma lgica histrica para que com o passar do tempo, seja possvel analisar os
dados armazenados e fazer comparaes e assim calcular o avano obtido.
Quando usamos as palavras armazenar, criar histrico, rapidamente nos
vem mente um sistema ou software para armazenar os dados que vm sendo
criados dia aps dia nessa nova rotina da manuteno.
Pois bem, no h dvidas que a melhor maneira de se criar um histrico slido
por meio de um sistema prprio para tal. Mas essa maneira no a nica de
se fazer isso. Podemos criar esse histrico por meio de planilhas eletrnicas
via Excel ou at mesmo criando um arquivo fsico, armazenando os papeis. A
ltima opo sem dvidas a mais cara, trabalhosa e ecologicamente
incorreta, mas o importante que se faa um histrico, no importa como, mas
faa!
A partir do momento em que se implanta o PCM, de obrigao que se tenha
todo o histrico de manuteno de todas as mquinas, desde manutenes
rpidas e sem impacto significativo na rotina at manutenes de alta
complexidade.
A base de dados da manuteno servir de apoio para tomadas de decises
em todos os nveis: gerenciais, tcnicos e operacionais. Todos iro usufruir dos
arquivos dispostos uma hora ou outra.
A maneira mais eficiente de se manter a sade do histrico da manuteno
definir um responsvel pelo arquivamento dos documentos. Sendo eles de
forma eletrnica ou no, deve-se eleger uma pessoa responsvel por alimentar
o banco de dados, realizar back-ups peridicos (inclusive com planejamento
para tal)e revises sobre a segurana das informaes.
O local de instalao dos arquivos deve ser um local seguro, tanto
eletronicamente, quanto fisicamente. Se as informaes esto salvas em um
servidor, por exemplo, deve existir um back-up em outro endereo.

Padronizao
Como dito, ao implantar o setor de PCM a forma de trabalho de todas as
pessoas ir mudar. As tarefas que antes eram realizadas de forma
desordenada e sem um padro definido, devero ser analisadas e colocadas
em ordem.
As mquinas devem receber identidades para que todas as pessoas possam
aponta-las da mesma forma nos documentos. Imagine a quantidade de
oportunidades para falha ao solicitar, por exemplo, que se faa manuteno no
segundo motor eltrico em uma linha de 10 motores. A pessoa responsvel
pela manuteno pode enxergar o segundo motor de uma forma
completamente diferente de quem solicitou a manuteno, e assim ir
acontecer um erro por pura falta de padro e boa comunicao.
Tudo deve seguir um padro lgico, que facilite a comunicao e como
consequncia traga facilidade ao cotidiano da manuteno.
Tagueamento: O tagueamento dos equipamentos se fazem necessrios por
diversos motivos, sendo os principais: identidade nica dos equipamentos em
um sistema, facilitar a comunicao entre as pessoas e criao do histrico do
equipamento.
O tagueamento deve seguir um padro lgico, seguindo a estrutura hierrquica
da planta, seguindo a norma NBR-8190. Conforme exemplo abaixo:

As etiquetas de identificao devem ser instaladas seguindo um padro. Todos


os equipamentos iguais devem receber as etiquetas no mesmo local, salvo em
casos em que o acesso no seja possvel.
As etiquetas devem ser impressas em cores vibrantes, para facilitar a
localizao e o seu material de fabricao deve ser resistente ao ambiente.

Estratgia
Todo resultado positivo e sustentvel fruto de uma estratgia bem montada.
Todos os casos de sucesso no rea de manuteno passaram por uma etapa
estratgica de planejamento.
As estratgias devem estar presentes a todo o momento, desde pequenas
atividades at grandes atividades, para resultados em um curto ou longo prazo.
Atualmente, o conceito de estratgia uma das palavras mais utilizadas na
vida empresarial ou trata-se da forma de pensar no futuro, integrada no
processo decisrio, com base em um procedimento formalizado e articulador
de resultados. primeira vista parece tratar-se de um conceito estabilizado, de
sentido consensual e nico, de tal modo que, na maior parte das vezes,
entende-se ser escusada a sua definio.
Contudo, um pouco de ateno ao sentido em que a palavra usada permite,
desde logo, perceber que no existe qualquer uniformidade, podendo o mesmo
termo referir-se a situaes muito diversas. Se para uma leitura apressada
esse fato no traz transtornos, para o estudante destas matrias e mesmo para
os gestores tm por funo definir ou redefinir estratgias e implant-las nas
organizaes, a definio rigorosa do conceito que tm de levar a cabo o
primeiro passo para o xito dos seus esforos.
O PCM deve ser o setor estratgico da manuteno para administrar de forma
empreendedora o setor. Deve-se pensar em uma srie de fatores, que
combinados ou no, traro um benefcio para empresa, podendo ser
otimizao de custos, otimizao de mo de obra ou recursos, ou seja, algo
que no fim das contas resultar em dinheiro em caixa.
A estratgia se faz presente principalmente no momento da programao das
manutenes e o programador deve estar atento a todas as lacunas e
oportunidades para aproveitar da melhor forma possvel os recursos
oferecidos. Na grande maioria das vezes, a quantidade de trabalho pendente
de execuo ocupa quase todo o tempo disponvel do backlog, de forma que
qualquer imprevisto que acontea atrasar toda a programao criada.
Tecnologia
As coisas esto evoluindo de maneira espantosa dia aps dia so lanadas
centenas de novas tendncias tecnolgicas que afetam diretamente a nossa
maneira de viver. No mundo empresarial no diferente, apesar de essas
tecnologias demorarem um pouco mais para ser adotadas devido ao custo ou
por questes burocrticas.
O setor de PCM deve estar sempre a frente quando o assunto
desenvolvimento e implantao de novas tecnologias. Principalmente as que
envolvem a deteco de problemas em campo e acompanhamento preditivo
dos equipamentos.
J existem inmeras plataformas tecnolgicas para facilitar o trabalho da
manuteno. Os softwares usados no PCM, hoje em dia j podem ser usados
em tablets e smatphones, agilizando o trabalho e reduzindo a quantidade de
papeis.
Uma tendncia que chegou e mostrou timos resultados foi o uso de QR-
Codes em equipamentos industriais.
Essa aplicao na manuteno industrial aperfeioou o tempo de inspees
rotineiras de manuteno e reduziu os custos. O inspetor no precisa mais
andar com uma resma interminvel de folhas impressas, agora anda apenas
com um smartphone e cada mquina recebe sua etiqueta de QR-Code e tem
ali a sua certido de nascimento.
Alm desse exemplo dos QR-Codes, podemos citar vrias outras aplicaes
tecnolgicas introduzidas no ambiente de manuteno.
O uso de softwares automatizados para realizar anlise de espectros de
vibrao outro avano. Esse tipo de software ainda no comum, mas j
algo para ser usado rotineiramente em um futuro prximo, dessa forma o
tcnico analista de vibrao ter uma base maior para elaborar os diagnsticos
e prognsticos.

Informao
Toda empresa necessita de uma comunicao clara e objetiva com o intuito de
melhorar a convivncia entre setores e evitar erros, que por falta de uma boa
comunicao interna, isso pode acontecer com frequncia. Pode ser por falta
de esclarecimento ou por no dar objetivo ao assunto direcionado na
comunicao.
Aps implantar o PCM, construir toda a estrutura e seguir os novos padres de
trabalho, necessrio implantar a cultura de disseminao da informao.
Antes de implantar o PCM, todo o histrico e informaes importantes sobre os
processos de manuteno ficavam armazenados na memria dos funcionrios
mais antigos da equipe. Dessa forma, a veracidade e preciso dos fatos ficava
fortemente comprometida. O ncleo de PCM deve ser tambm uma central de
informaes, que transmita todas as informaes de forma clara.
A informao tcnica primordial para o bom andamento das atividades e o
PCM deve ter uma sistemtica para armazenar manuais e procedimentos de
forma que fiquem acessveis a todos.